VISIPost - elektronisch signierte PDF Rechnung für SAP

PDF Faktura VISIPost für SAP®

ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN MIT
SIGNATUR IN SAP R/3®

Agenda

Problemstellung

Lösung mit VISIPost

VISIPost Funktionalitäten

Referenzen

01.02.2012 PDF Faktura VISIPost SAP 2

Falsche Vorstellungen verwehren die enormen Vorteile

PROBLEMSTELLUNG


Schlagzeilen
E-Invoicing kommt langsam, aber sicher
http://www.cio.de/retailit/strategien/828455/index.html

„Jedes Unternehmen kann binnen weniger Wochen seinen kompletten
Rechnungsversand elektronisch abwickeln und so von den immensen
Kostenersparnissen profitieren“

Geldvernichtung durch Papier-Rechnungen
http://www.cio.de/knowledgecenter/ecm/2217925/index.html

Aber auch:
Papier-Rechnungen nicht tot zu kriegen
http://www.cio.de/knowledgecenter/ecm/895346/index.html


Einsparpotenzial

Faktura Druck Kuvertierung Versand

Konventionelle Rechnung: Kosten ca. 7 € 1

Elektronische Rechnung: Kosten ca. 1,50 € 1
• Zeitersparnis
Faktura
+ • Fehlerminimierung
• Kostenreduktion

Außerdem: Prozessoptimierung – kein Medienbruch!

1 Quelle: FH Gelsenkirchen - http://www.ibi.de/download/ERechnung/Online-Rechnungen_IT-Sicherheitstipp.pdf


Hindernisse

Fehlende Standards, Sicherheitsbedenken und fehlendes Know-How sind die
Hauptargumente gegen die Einführung
Quelle: Bearing Point, E-Invoicing-Studie 2009

Warum VISIPost?

LÖSUNG MIT VISIPost


Keine Hindernisse!
Fehlende Standards: Es gibt nicht • VISIPost kombiniert verschiedene Standards!
den Standard für die elektronische • Keine Modifikation. SAP Standard + AddOn
Rechnungsstellung.
• Die Funktionssicherheit von VISIPost ist
gesichert
Sicherheitsbedenken: Betreffen
• VISIPost protokolliert alle Fehler
hauptsächlich die Nachverarbei-
• VISIPost bietet Lastverteilung durch
tung z.B. Archivierung
Batchverarbeitung
• VISIPost nutzt das SAP Archiv

Fehlendes Know-How: Interne • VISIPost bietet Ihnen eine fertige Rundum-
Mitarbeiter verfügen nicht über Lösung, die schon bei mehreren
das nötige Wissen. Unternehmen eingesetzt wird!
• mit VISIPost fakturieren Sie wie gewohnt!
• VISICON schult Ihre Key-User!
Kein Einsparpotenzial: Die
qualifizierte elektr. Signatur • Mit VISIPost benötigen Sie keine neue
erforderte teure Hardware. Hardware zur Signierung!


Welches Transportformat ist am Womit sind wir gesetzeskonform?
verbreitetsten?

Rudolf Heber
Digitale
E-Mail qualifizierte
Signatur

Welches Format wird von den Welches Format wird von den
meisten Menschen gelesen? meisten Systemen verarbeitet?

PDF XML



• Empfänger erhält E-Mail mit Anhang:
– Rechnungs-PDF
• Inkl. Signatur
• Inkl. XML-Datei
– Signaturreport (falls gewünscht)

Ablauf in SAP (Ausschnitt)


DataHub als Schnittstelle


VISIPost bietet zusätzlichen Mehrnutzen

VISIPost FUNKTIONALITÄTEN


Batch-Versand
Abbildung Beschreibung
Erstellte Rechnungen werden in der
nächsten Batchverarbeitung an den
Kunden verschickt.

Standard-Funktionalität vs. Zusatzoption

Standard-Funktionalität
Zusatzoption
Bildquelle: http://help.sap.com/saphelp_sm40/helpdata/en/c4/3a5e5c505211d189550000e829fbbd/h-00100050000_image002.jpg [15.04.2011]

Fehlerbenachrichtigung
Falls es in der Batch-Verarbeitung bei
einer Nachricht zu einem Fehler
kommt (z.B. falsche E-Mail-
Adresse), erhalten Sie automatisch
eine E-Mail Benachrichtigung. Das
erspart Ihnen ein manuelles
Überprüfen!


Zusatzoption


Rechnungsmonitor
Sie können den Versand-Status aller
erstellten Rechnungen im
Rechnungsmonitor überprüfen. Sie
können die Anzeige auf spezielle
Verkaufsorganisationen und
Nachrichten-Status einschränken.


Zusatzoption


Manueller Versand
Sie können im Rechnungsmonitor
eine oder mehrere Rechnungen
auswählen um sie manuell zu
verschicken (z.B. Zweitversand oder
Versand nach einem Fehler).
Zusätzlich kann das zu verschickende
Rechnungs-PDF hier angezeigt oder
die E-Mail-Adresse geändert werden.
Nach erfolgreichem Senden wird
Ihnen das versendete PDF angezeigt
(signiert + XML).

Zusatzoption


Hybridpost
Sie haben immer Kunden, die auf
eine „klassische“ Papier-Rechnung
bestehen. Dies kann ebenfalls
VISIPost für Sie erledigen. Es wird
weiterhin eine Mail mit VISIPost
verschickt. Diese erhält jedoch ein
externer Partner, der die Rechnung
für Sie druckt, kuvertiert und auf den
Postweg bringt.


Zusatzoption


Anhänge versenden
Zusätzlich zu dem Rechnungs-PDF
können Sie weitere PDF-Dateien
verschicken. Einfach eine oder
mehrere Rechnungen auswählen und
einen Anhang zuweisen. In einem
weiteren Fenster (links) erhalten Sie
einen Gesamtüberblick über alle
Anhänge und können sie sich
anzeigen lassen.
Es ist ebenso im Batch-Vorgang
möglich, dynamisch Anhänge vom
Standard-Funktionalität vs. Zusatzoption Server zu beziehen und mit zu
versenden.
Standard-Funktionalität Ggf. sind auch weitere Dateitypen als
Zusatzoption Anhang möglich.


Promotion Aktionen --in Entwicklung--

Der VISIPost Promotion Builder
ermöglicht es Ihnen an alle oder
bestimmte Kunden
(Branche, Region, etc.) über einen
definierten Zeitraum ein oder
mehrere Promotion PDFs mit der
Rechnung zu versenden.
Hier kann auch eine Eingabe-
möglichkeit im Webbrowser erstellt
werden.


Zusatzoption


Archivierung
Die Rechnung in der Version, wie sie
der Kunde erhalten hat (signiert +
XML), wird archiviert und eine
Verknüpfung im System angelegt. In
der Transaktion „Faktura ändern/
anzeigen“ (vf02 bzw. vf03) kann man
sie wieder ansehen (Anlagenliste).


Zusatzoption


Wer nutzt bereits VISIPost?

REFERENZEN


VISIPost Referenzen

Gehören auch Sie mit dazu!

Für weitere Informationen stehe
ich Ihnen gerne zur Verfügung!
Ihr Ansprechpartner

Rudolf Heber
VISICON EDV-Integration GmbH
Heegwaldstraße 15
63694 Limeshain
Tel.: +49 (60 47) 98 55 99
Fax: +49 (60 47) 98 55 55
rudolf.heber@visicon.de


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