Kommentierte Präsentationsfolien zur tekom Frühjahrstagung 2013 (Update 2016 04) Alles soll immer schneller werden. Schneller entwickeln, schneller produzieren, schneller dokumentieren, schneller übersetzen, kurzum: Schneller am Markt sein. Immer dann, wenn die Leistung von Menschen erbracht werden soll, stößt man jedoch auf Grenzen in der Beschleunigung der Prozesse. Im Vortrag werden Wege und Technologien vorgestellt, wie man trotzdem früher fertig werden kann, selbst wenn die Möglichkeiten der Effizienzsteigerung bereits ausgeschöpft scheinen. Nicht zuletzt werden die Auswirkungen auf Aufwand, Kosten und Qualität betrachtet.

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3. Wir alle spüren es, die Terminvorgaben bei der Erstellung der technischen Dokumentation werden immer straffer.
Dies betrifft natürlich auch den Bereich der Übersetzung.
Oft fehlt bei den Übersetzern und den weiteren Beteiligten das Verständnis für den Hintergrund dieser Zeitvorgaben.
Daher starten wir mit der Motivation aus Sicht der beauftragenden Unternehmen.
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4. Unternehmen wollen und müssen Gewinne erwirtschaften. Insbesondere bei produzierenden Unternehmen zeigt sich, dass die zu
erwartenden Gewinne über den Produktlebenszyklus nicht gleichmäßig verteilt sind.
In der Entwicklungsphase gibt es keine Gewinne, sondern es muss investiert werden. Auch während der Einführungsphase ist noch mit
hohen Kosten bspw. durch Marketing, für Fehlerbehebungen oder weitergehende Produktoptimierungen zu rechnen.
Erst wenn ein Produkt im Markt etabliert ist, steigen die Gewinne deutlich an. Mit Erreichen der Marktsättigung oder durch die Einführung
von Nachfolgeprodukten sinken die Gewinne wieder ab.
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5. Die Erweiterung des Szenarios durch die Betrachtung eines weiteren Wettbewerbers mit einem vergleichbaren Produkt zeigt, dass der
Technologieführer zumeist höhere Entwicklungskosten hat. Im Gegenzug ist sein Produkt jedoch früher am Markt und kann dort eine
bessere Position erreichen. Die Gewinnzone wird früher erreicht ist ist oft höher als beim Wettbewerber..
Für nachfolgende Unternehmen gelten jedoch die gleichen Bedingungen für die Phasen der Marktsättigung und auch für den Zeitpunkt des
Erscheinens von Nachfolgeprodukten. Seine Gewinnphase endet daher früher und erreicht auch nicht die gleiche Höhe.
Aus diesem Grund ist es für viele Unternehmen so besonders wichtig, möglichst früh mit ihren Produkten auf den Markt zu gehen.
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6. Technische Dokumentation und die dazu gehörigen Übersetzungen sind Teil des Produktes und müssen demnach mit „entwickelt“ werden.
Demnach sollte man die Prozesse und Strukturen auch Teil der Produktentwicklung betrachten.
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7. Per Definition umfasst die Produktentwicklung alle Tätigkeiten bis hin zur Markteinführung eines Produktes. Ohne technische
Dokumentation lassen und/oder dürfen viele Produkte nicht auf den Markt gebracht werden.
Bei sich verkürzenden Produktlebenszyklen und durch immer weitergehende Globalisierung sollen und müssen viele Produkte praktisch
zeitgleich in vielen Ländern in die Märkte eingeführt werden. Dies bedingt, dass auch die entsprechenden Übersetzungen zur globalen
Markteinführung frühzeitig verfügbar sein müssen.
Für viele Produkte gilt: Kein Export ohne Dokumentation in der jeweiligen Landessprache.
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8. Klassischer Abläufe der Produktentwicklung lassen sich als Abfolge verschiedener Phasen darstellen. Während dieser Phasen gibt es
Verbindungen zur technischen Dokumentation. Dies betrifft zum einen die Dokumentation der Produktentwicklung selbst als auch die
Erstellung der Produktdokumentation.
Früher wurden Produkte oft ergebnisorientiert entwickelt. Man hatte eine Idee und hat dann so lange entwickelt, bis das Produkt Marktreife
hatte. Heute gibt es zunehmend zeitgesteuerte Produktentwicklungsprozesse bei denen man einen Zeitrahmen vorgibt und in diesem so viel
wie möglich umsetzt. Am Ende jeden Zeitfensters muss dabei ein funktionsfähiges Ergebnis stehen. Diese Methoden werden bevorzugt auch
im Bereich der Softwareentwicklung eingesetzt. (siehe auch: Agile Methoden)
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9. Um diese modernen Methoden in der Produktentwicklung mit den Anforderungen der technischen Kommunikation und hier besonders der
Übersetzung zu verbinden, betrachten wir zunächst noch einmal die klassischen Arbeitsschritte in der Übersetzung.
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10. Auch die Arbeitsschritte in der Übersetzung lassen sich in eine der Produktentwicklung vergleichbare Abfolge bringen. Für die Umsetzung
eines terminorientierten Übersetzungsmanagements können wir hier schon festhalten, dass es möglich ist, die einzelnen Arbeiten im
Übersetzungsprozess im Hinblick auf die Erreichung früherer fertigstellungstermine optimiert anzuordnen.
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11. Das primäre Ziel eines terminorientiertes Übersetzungsmanagement ist die Umsetzung früherer Fertigstellungstermine. Dies betrifft vor
allem die Erreichung eines möglichst frühen Fertigstellungstermins für den Abschluss der Übersetzungen zu einer Produktdokumentation.
Ein leider viel zu häufiger Ansatz hierzu ist: Mehr Übersetzer und schneller übersetzen.
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12. Der scheinbar einfache Ansatz: Schneller arbeiten und/oder länger pro Tag Arbeiten.
Doch obwohl sich diese Methode über große Verbreitung erfreuen kann, ist sie keine praktikable Lösung, Übersetzungen werden von
Menschen mit begrenzten Fähigkeiten und begrenzter Belastbarkeit gemacht. Je näher man diesen Grenzen kommt desto mehr Fehler
werden gemacht.
Die Auswirkungen dieser Methode wird wohl jeder, der bereits unter Termindruck gearbeitet hat schon selbst erlebt haben.
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13. Ein zweiter scheinbar einfacher Ansatz:. Mehr Übersetzer einsetzen. Man kann dies en Ansatz auch mit „Schneller Arbeiten“ kombinieren.
Doch auch diese Methode birgt Risiken. Man stelle sich vor, ein Team von Autoren schreibt einen Krimi. Jeder hat seinen eigenen Stil, führ
verschiedene Charaktere und Orte ein. Wenn da am Ende ein in sich geschlossenes Werk entstehen soll, wäre da reines Glück oder ein
erheblicher Abstimmungsaufwand.
In der Praxis führt dieser Ansatz oft zu deutlich steigendem Aufwand weil die Qualität sich spürbar verschlechtert. Zudem stehen zusätzliche
Übersetzer oft nicht sofort zur Verfügung, müssen also erst gefunden werden und verfügen dann auch nicht über die erforderliche Produkt-
und/oder Prozesskenntnis und müssen erst eingearbeitet werden.
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14. Schließlich gibt es noch die Möglichkeit früher anzufangen. Dieser Ansatz ruft üblicherweise deutlichen Widerspruch hervor. Es finden sich
schnell sehr viele Gründe, warum man nicht früher anfangen kann. Bereits unsere Kinder in der Schule sind schon sehr geübt in dieser
Argumentation.
Bei genauerer Betrachtung der Abläufe finden sich jedoch eine Reihe von Ansätzen um dennoch früher mit den Übersetzungen zu beginnen.
Es gibt Arbeitsschritte, die die Übersetzung vorbereiten. Diese bereits vor Beginn der eigentlichen Übersetzung abzuschließen hilft zusätzlich
die Qualität zu verbessern. Dann kann die Übersetzung bereits mit teilfertigen Dokumenten beginnen. Durch den Einsatz moderner
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15. Übersetzungswerkzeuge lassen sich Doppelarbeiten stark reduzieren und der Mehraufwand ist minimal.
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16. Ein Vergleich der verschiedenen Prozessabläufe zeigt, dass im konventionellen Szenario eine bestimmte Zeitspanne für die Übersetzung
verfügbar war. Im zweiten Szenario haben wir die verfügbare Zeitspanne für die Übersetzung reduziert und erreichen dies durch schnelleres
Arbeiten und/oder mehr Übersetzer. Im dritten Szenario sieht man, dass bei einem frühzeitigen Beginn der Übersetzung ausreichend Zeit
vorhanden ist und trotzdem ein erheblich früherer Fertigstellungstermin erreicht werden kann.
Maßgeblich für die Gestaltung dieser Vorgehensweise ist eine möglichst enge Verzahnung der einzelnen Prozesse und eine transparente und
verlässliche Abstimmung zwischen allen Beteiligten.
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17. Für eine erfolgreiche Umsetzung sind möglichst viele vorbereitende Arbeiten vor den Beginn der Übersetzungen zu legen.
Im zweiten Schritt, sollten die Vorlagen für die Übersetzung optimiert werden, um hier eine höhere Effizienz beim Übersetzen selbst zu
erreichen. Dies ist vor allem auch eine Aufgabe der Redaktion und kann mit Tools zur Autorenunterstützung begleitet werden.
Um die eigentlich Übersetzung früher beginnen zu lassen, müssen die Prozesse in Redaktion und Übersetzung möglichst gut aufeinander
abgestimmt sein. Dies betrifft nicht nur die jeweiligen Übergabetermine sondern auch die Planung und Optimierung der zu bearbeitenden
Inhalte.
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18. Terminorientiertes Übersetzungsmanagement macht nicht frei von Anforderungen an Qualität und Kosten.
Durch terminorientiertes Übersetzungsmanagement lassen sich allerdings frühere Fertigstellungstermine ohne Einbußen bei der
Übersetzungsqualität bei sehr niedrigen Zusatzkosten erreichen.
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19. Der Vergleich spricht für sich. Selbst der Volksmund weiß dies ganz genau. Der frühe Vogel fängt den Wurm.
Besonders wenn es um die Gestaltung von Prozessen mit definierten Qualitätsanforderungen geht, kann die Forderung nach „Schneller
Arbeiten“ nicht die gewünschten und erforderlichen Ergebnisse liefern. Auch der Einsatz von mehr Übersetzern eignet sich nur in Szenarien,
die eine kontinuierliche Auslastung dieser Übersetzer ermöglichen. Sonst steigen die administrativen Aufwendungen stark an.
Je stärker auch der Aspekt Qualität im Anforderungsprofil berücksichtigt werden soll, desto mehr Vorteile bringt ein früher Start der
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20. Übersetzungen gegenüber dem Einsatz von mehr Übersetzern.
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21. Ein Schlüsselfaktor für die erfolgreiche Umsetzung eines terminorientierten Übersetzungsmanagements ist der Einsatz moderner
Technologien.
Diese zu finden und einzuführen ist eine gemeinsame Aufgabe der Prozessbeteiligten.
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22. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es leider auch bei den verfügbaren Tools nicht und wahrscheinlich wird es sie auch in absehbarer Zeit
nicht geben.
Daher muss man davon ausgehen, dass man unterschiedliche Werkzeuge für die Unterstützung der einzelnen Arbeitsbereiche einsetzen
muss. Diese müssen dann über vorhandene oder individuell zu implementierende Schnittstellen zu einem Komplettsystem zusammengefügt
werden.
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23. Die in Betracht kommenden Technologien decken Funktionalitäten aus den verschiedenen Anforderungsbereichen von Redaktion und
Übersetzung ab.
Neben der Unterstützung für einzelne Arbeitsschritte ist es insb. die Schnittstellenfunktionalität die besondere Beachtung erfordert.
Gerade der Einsatz von Workflow-Management-Systemen muss die Anforderungen aller Bereiche und Arbeitsschritte erfüllen.
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24. Ohne einzelne Tools zu vergleichen gibt es jedoch wichtige Grundsätze für die Auswahl der Systeme.
Zum einen ist ein strukturierter Auswahlprozess hilfreich, bei dem zuerst die aktuelle Situation und die geplanten Strukturen analysiert
werden. Auf Basis dieser Ergebnisse lassen sich dann die Tools finden, mit denen sich die Anforderungen umsetzen lassen.
Des Weiteren ist es erforderlich, auch nach der Einführung von Technologien, den Einsatz in der Praxis weiter zu beobachten und zu
optimieren.
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25. Bei der konkreten Auswahl von Systemen ist nicht nur die reine Funktionalität sondern auch die Verfügbarkeit bei den Prozessbeteiligten, die
Effizienz in der Arbeit mit den Systemen und nicht zuletzt die Stabilität des Gesamtsystems zu berücksichtigen.
Die reinen Kosten für eine Software treten im Vergleich zu den Kosten des Einsatzes zumeist deutlich in den Hintergrund und sollten daher
auch bei der Auswahl nicht überbewertet werden.
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26. Termin, Kosten und Qualität sind oft widersprüchliche Zielstellungen.
Sie lassen sich nur über einen Kompromiss miteinander in Verbindung bringen. Auch wenn beim terminorientierten
Übersetzungsmanagement der Fertigstellungstermin im Vordergrund steht, können Qualität und Kosten nicht völlig außer Acht gelassen
werden.
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27. Um diesen Kompromiss zu finden, bedarf es klarer und verlässlicher Zielstellungen. Dabei müssen die Prioritäten durch den Auftraggeber
offen und transparent festgelegt werden. Da sich Auftragnehmer hier zumeist in einer schwächeren Position sehen, ist es besonders die
Aufgabe der Auftraggeber , die Gegebenheiten und Möglichkeiten auch beim Auftragnehmer so zu berücksichtigen, dass insgesamt ein für
alle Beteiligten akzeptables Umfeld entsteht.
Unrealistische Anforderungen kann ein Auftragnehmer zwar zusichern, aber nicht erfüllen. Das Risiko hierfür bleibt letztlich beim
Auftraggeber.
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28. Andererseits ergeben sich durch Kooperation und Transparenz oft Perspektiven für zusätzliche Vorteile. Sei es die Nutzung einer
Terminologie für andere Abteilungen wie Marketing, Wissens-Management oder die SEO-Optimierung der Webseite. Oder vielleicht auch
einfach die Reduzierung von Reisekosten oder Vertragsstrafen durch eine besser Verfügbarkeit korrekter Informationen für Monteure im
Zielland. Die Einbeziehung von Experten aus verschiedenen Fachgebieten kann bspw. durch die Übertragung von Methoden und Verfahren
deutliche Mehrwerte schaffen.
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