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Guide de fonctionnement du comité de club

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Guide de fonctionnement du comité de club

  1. 1. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ Introduction : Les fonctions et responsabilités du comité Le comité est le corps administratif du club. Il est composé du président, du Vice-Président, du secrétaire, du trésorier et de tous les autres dirigeants prévus par le règlement intérieur du club. Les affaires administratives du club doivent se conduire pendant les réunions du Comité et non lors des réunions du club. Le comité doit donc se réunir régulièrement dans un lieu et à une heure convenant parfaitement à la discussion des affaires du club. Le comité doit présenter un compte-rendu sur toutes les actions et les changements de procédures approuvés pendant ses réunions. Chaque rapport émis par le Comité doit être soumis à discussion en réunion aussitôt que possible. • Le président et le comité du club La manière dont le président travaille avec le comité révèle ses capacités de dirigeant du club. Lors de ses réunions, le comité traitera des affaires courantes relevant de sa compétence. Il peut cependant jouer le rôle du groupe de réflexion au cours de réunions supplémentaires pour : 1. Passer en revue le programme et les choix adoptés par le club, afin de déterminer s'ils sont scrupuleusement respéctés. 2. Rechercher de nouveaux moyens de promouvoir le Rotaract 3. Analyser la conjoncture locale et évaluer dans quelle mesure le club remplit sa mission.
  2. 2. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ • Le budget du club Le Comité veille à ce que le club n'entreprenne pas d'activités au dessus de ses moyens financiers. Il s'assure que les programmes du club ne nuisent pas aux responsabilités administratives, au recrutement des membres et à la collecte de fonds. Un budget équilibré et une vérification des comptes constituent les meilleures garanties contre les problèmes d'ordre financier. C'est au comité du club qu'il revient d'agir en tant que commission du budget ou des finances ; et il serait bon, dès sa première réunion, qu'il établisse un budget fixant des allocations suffisantes pour chaque commission et chaque activité. Dans ce contexte, il est impératif que toute dépense ne figurant pas dans le budget ou dépassant les limites prévues soit, même dans les cas d'urgence, soumise au comité. Tout paiement doit être effectué uniquement par le trésorier du club. • Travail avec les commissions Le Comité maintient l'équilibre des activités afin que le club puisse continuer de progresser. Le comité doit aider du mieux possible les commissions du club tout en évitant d'empiéter sur leur travail. Un service qui est toujours apprécié des commissions : être tenue au courant.
  3. 3. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ La Fonction de Secrétaire Une des décisions délicates du Président est le choix de son secrétaire. En effet, le rôle de cette personne est primordial pour le Club : un bon secrétaire fera toujours un bon Club ; un mauvais secrétaire risque de faire un mauvais club. Le secrétaire du club s'occupe des communications avec les membres et le public, des documents et des notes prises lors des réunions du club, du comité et des assemblées. Il fournira à son homologue du Rotary Club parrain les informations nécessaires au sujet des anciens Rotaractiens qui pourraient devenir Rotariens. Il est à la fois la mémoire du Président, un garant de la discipline du Club, et l'interface entre le bureau et les membres. • Avant la prise des fonction Une fois par an, lorsque le nouveau secrétaire prend ses fonctions, le secrétaire passe en revue les dossiers avec ce dernier, lui montre la manière d'écrire les compte-rendus des réunions et la manière de s'occuper de la correspondance du club. Le secrétaire entrant doit se familiariser avec les directives concernant les rapports réguliers du club. Il doit organiser le fichier du club et assurer le suivi matériel des besoins. Il prépare aussi périodiquement des rapports pour le Représentant Rotaract de District.
  4. 4. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ • Transmission des archives et des biens du club Les archives complètes du club comportent la charte, les statuts et le règlement intérieur du club, l'historique du club, les compte-rendus de chaque réunion du club et du comité, les rapports des assemblées et la liste des membres du club avec leurs coordonnées. Si ces archives ne sont pas complètes, le secrétaire devrait faire son possible pour trouver les documents manquants, qui auront une grande valeur pour le club dans le futur. • Répartition des responsabilités avec le président Le sécrétaire et le président forment une équipe. Le travail de l'un complétant celui de l'autre pour assurer le plus de succès possible aux actions du club. Ce travail d'équipe commence au moment des élections et il se poursuit pendant toute la durée du mandat. Les obligations du secrétaire sont en étroite relation avec celles du président. Il est donc souhaitable qu'il y ait dès le début un accord complet en ce qui concerne la répartition des fonctions. L'entente entre le Président et le secrétaire doit être parfaite, et une confiance mutuelle doit s'intaurer.
  5. 5. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ • Responsabilité lors des réunions Le secrétaire aide le président à préparer un ordre du jour pour les réunions et lui rappelle les points qu'il doit porter à l'attention des participants. Il peut collaborer avec le responsable du protocole à veiller à ce que tout soit prèt pour la réunion. Il prend note des membres présents, excusés, des visiteurs et des invités. Il rédige un compte rendu succinct des réunions qu'il envoie à tous les membres. Un exemplaire de tous les compte-rendus devrait figurer dans les archives du club. • En bref Le poste de secrétaire du club Rotaract de par sa nature même demande une personne qui est organisée et qui prète attention aux détails. Certains clubs nomment deux secrétaires pour partager cette lourde tâche. Il est important que le secrétaire sache communiquer efficacement car il représente le club dans ses contacts avec le public, avec les autres club Rotaract aussi bien au niveau du district qu'au niveau national et international et avec le Rotary Parrain. Il peut pour cela être aidé par la nomination d'un chargé de communication. Les qualités nécessaires pour faire un bon secrétaire : l'écoute, la rigueur, l'impartialité et une facilité à communiquer. Le secrétariat amène à développer son sens des relations humaines et ses qualités d'analyse et de synthèse. Il permet d'approfondir sa connaissance du Club, de ses membres, et ouvre la porte à la prise de la Présidence.
  6. 6. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ La Fonction de Trésorier Le rôle et les responsabilités du trésorier Le Trésorier est le dépositaire et le gestionnaire de tous les fonds du club. Il encaisse de l'argent et fait face aux dépenses. Il participe en outre à l'établissement du budget et doit mener toutes les opérations financières relevant de sa compétence. Le trésorier a un rôle de garant des avoirs du club et doit soumettre annuellement, et à chaque fois que le comité en fera la demande, un rapport financier au club. Le trésorier est le mieux placé pour savoir s'il est raisonnable ou non d'engager une dépense. Il est impératif qu'il soit consulté à cette occasion. Le trésorier doit effectuer, avec le président, toutes les opérations bancaires. Ce qui signifie qu'il doit disposer de la signature sur le compte du club et d'un chéquier. Dans la pratique le trésorier dispose d'une procuration que le président lui octroie. Il arrive qu'en dehors des attributions susmentionnées le trésorier ait également à traiter de questions juridiques relatives aux associations. Les cotisations des membres Les Rotaractiens doivent payer à titre individuel, une cotisation annuelle à leur club pour couvrir ses frais de fonctionnement.
  7. 7. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ Les membres du club sont en droit d'être informés des raisons motivant leurs paiements. Ils doivent savoir que le club a pour obligation de verser des cotisations au Rotary International ainsi qu'à d'autres structures du Rotaract. Il peut en outre avoir à payer une redevance annuelle à leur district pour couvrir les frais administratifs du Représentant Rotaract de District. De plus, comme il est clairement spécifié dans les lignes de conduite du Rotaract, le club peut souscrire par le paiement d'une cotisation à l'abonnement à des services complémentaires offerts par les Groupes Multidistrict d'information. Attention, même si elle est fortement conseillée à un club, la cotisation à un G.M.I. est facultative. La méthode la plus fréquemment appliquée pour la perception des cotisations de club consiste à adresser des appels de cotisations aux membres. Cette initiative peut être du ressort du secrétaire du club. Cette démarche est à accomplir, selon la procédure en cours dans le club, mensuellement, trimestriellement, ou juste une fois pas an. Une fois les paiements effectués, le trésorier doit délivrer un accusé de récéption de ces versements. Il revient au secrétaire du club de signer et de distribuer les cartes de membres aux Rotaractiens à jour de cotisation. (Ces cartes de membres peuvent être commandées auprès de la boutique Rotaract France ou auprès du Rotary International.) Une ou feux fois dans l'année, il incombe au trésorier de rédiger et de distribuer aux membres un bilan de la situation financière du club, mettant en évidence aussi bien les recettes que les dépenses.
  8. 8. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ L'élaboration du budget Le budget a pour but de guider le club dans la réalisation de ses activités humanitaires, professionnelles et de camaraderie. Un budget protège contre toutes les dépenses intempestives décidées par des commissions ou son président ; il permet au club de rester dans les limites de ses possibilités. Il est important que le comité établisse ou fasse établir une estimation des recettes et des dépenses de l'année. Il est impératif de s'en tenir à ces prévisions, à moins naturellement qu'il n'en soit décidé autrement par le comité Les idées développées ci-après devraient être prises en considération lors de la préparation du budget : • Se garder d'une surestimation des rentrées de fonds et d'une sous-estimation des débours. • Faire preuve de prudence dans l'octroi des allocations destinées aux activités du club. • Etablir le budget de manière à conclure l'exercice financier sur un bilan positif. La meilleure garantie à cet égard est de soumettre, à des dates régulières, des rapports sur la gestion du club. Parmis les dépenses, il conviendra de prévoir les postes suivants : Le bureau du secrétaire. Les dépenses à anticiper concernant les frais d'impression, le papier à lettres, les frais d'affranchissement, de téléphone et de télécopies, les badges, les insignes, les cartes de membres et les diverses fournitures de bureau. Les commissions. Il est vivement conseillé de fixer le montant à allouer à chaque commission et de le notifier à son responsable.
  9. 9. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ Le Rotary International. Les clubs Rotaract doivent payer une cotisation annuelle s'élevant à 20 dollars au Rotary International avant le 30 Septembre. Cette cotisation est obligatoire. Tout club Rotaract qui n'acquittera pas sa cotisation sera dissout. En France, vous pouvez régler cette cotisation par l'intermédiaire de la Coordination Nationale Rotaract France. Il est important de noter que le Rotary International ne fournit pas de reçus. En cas de contestation, comme ce fut déjà le cas, il demeure le maître d'oeuvre. La Coordination Nationale Rotaract France vous retourne contre votre cotisation un reçu attestant qu'elle a bien reçu votre règlement et qu'elle vous couvre en cas de litiges. Les cotisation de district. Cette cotisation vise à permettre au Représentant Rotaract de District de couvrir ses frais administratifs. Le montant de cette cotatisation doit être voté par l'ensemble des clubs du district après présentation par le RRD d'un budget. La Cotisation des G.M.I. (Groupe Multidistrict d'Information). De par leur fonction, les G.M.I. diffusent de l'information et facilitent la communication entre les clubs Rotaract. Les fonds nécessaires à la mise en place des activités du groupe sont obtenus uniquement de manière bénévole. La cotisation de la Coordination Nationale Rotaract France est de 40 F par membre. La cotisation d'ERIC (Centre d'information Européen du Rotaract) regroupe l'abonnement du club ou d'un ou plusieurs membres au Magazine Européen du Rotaract. Elle s'élève à 140 F. Cette cotisation peut être réglée directement auprès d'ERIC par carte de crédit VISA/Mastercard ou via la Coordination Nationale qui fera suivre. Les conventions Rotaract. Le club devrait envoyer tous les ans au moins un représentant aux conventions Nationales, Européennes ou Internationales. Certains Rotaract clubs, qui reçoivent une aide financière de leur club parrain, participent financièrement au frais de déplacement.
  10. 10. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ Frais divers. La rubrique des frais divers peut comprendre des dépenses telles que : fannions, frais bancaires, contribution à la fondation Rotary, cadeaux aux dirigenants sortants, documentation destinée aux nouveaux membres, annuaires, commandes à la Boutique Rotaract France, etc... Imprévus. Il serait bienvenu de diposer d'un fonds de secours pour couvrir certaines dépenses exceptionnelles susceptibles d'être autorisées par le comité. Comptabilité des fonds destinés aux actions et projets. Les cotisations perçues sur les membres ne doivent servir qu'à couvrir les frais de fonctionnement du club. Le club doit réunir, indépendamment de ces cotisations, les fonds destinés à financer les activités et actions du club. Le club va avoir souvent recours à des collectes publiques pour réunir les sommes nécessaires à la réalisation de ses projets. Il est impératif dans ce cas de prévoir un poste spécial pour chaque projet et de faire ressortir lors de l'édition du compte de résultat du club. La gestion de la trésorie d'un club demande des connaissances de base en matière juridique comptable. Nous vous recommandons vivement la lecture du Guide de la Trésorie de Nicolas Champs, (Trésorier Rotaract France 1994/96) ainsi que de l'utilisation du progiciel informatique qu'il a crée à cette effet.
  11. 11. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ La Fonction de Responsable du Protocole Il incombe au responsable du protocole de veiller au bon déroulement de la réunion afin qu'elle produise une impression favorable sur les visiteurs et les invités. Il doit se mobiliser afin de prévenir tout incident qui pourrait porter atteinte à la réputation des Rotaract clubs. C'est donc au responsable du protocole qu'il revient de prendre soin des aspects techniques de la réunion et de superviser avec discrétion son déroulement. La position qu'il occupe est déterminante pour le succès des réunions hebdomadaires. En effet, la nature même de ses attributions permet au président du club de tenir le rôle qui lui est dévolu. C'est également de l'efficacité de son action que dépend la réalisation du programme prévu. La compétence dont il fera preuve aura une influence certaine sur l'assiduité. Quelques aspects des attributions La première tâche du Responsable du Protocole est de demander au président du club et au secrétaire de définir le soutien qu'ils attendent de lui à chaque réunion. C'est avec leur collaboration qu'il pourra assurer la partie technique des réunions du club pendant toute l'année. Le Responsable du Protocole doit arriver aux réunions 15 à 20 minutes à l'avance afin de contrôler les préparatifs, c'est à dire de vérifier la disposition des tables et des sièges et de s'assurer que tout est en place. Des efforts particuliers doivent être accomplis pour accueillir les visiteurs et les aider à s'intégrer au sein du club.
  12. 12. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ Il incombe au Responsable du Protocole de veiller aux détails pratiques, tels que la rapidité du service lors d'un dîner, l'attention accordée aux intervenants, l'arrivée discrète des retardataires, les départs prématurés, l'achèvement de la réunion, etc. Le Responsable du Protocole doit rester constamment à l'écoute des participants afin d'aller au devant de leurs besoins et de déceler les problèmes. C'est de cette manière qu'il pourra découvrir les différents aspects du fonctionnement du club et qu'il sera à même de les améliorer.
  13. 13. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ La gestion des réunions Une grande partie des activités du Rotaract se font au cours de réunions. On distingue quatre types de réunions : • La réunion de commission qui sert à coordonner et mettre en place les projets qui se rattachent à cette commission. • La réunion de comité qui sert à étudier les dossiers touffus pour ensuite les présenter au club • La réunion statutaire qui sert à conduire les activités du club • L'assemblée du club est une réunion où tous les dirigeants et membres du club passent en revue le programme et les activités du club. Une bonne réunion encourage les membres à s'engager pleinement dans les activités du club. Les réunions qui sont trop longues, mal organisées, inintéressantes et à des heures impossibles engendreront la désaffection des membres. La préparation minutieuse d'une réunion est la base d'une bonne communication dans un Club
  14. 14. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ • l'ordre du jour Selon les statuts, la mise au point de l'ordre du jour est du ressort du Président (club ou commission). Cependant, cette tâche doit être partagée: le secrétaire doit rappeler au Président les thèmes à aborder, les questions encore en instance, ..., et le Président doit impérativement communiquer l'ordre du jour définitif à son secrétaire. Les précédents comptes-rendus doivent logiquement servir à l'établir. Surtout, l'ordre du jour doit être communiqué longtemps à l'avance aux membres ou au bureau, afin que ces derniers puissent y réfléchir avant d'arriver en réunion, et ne pas se trouver devant un fait accompli. C'est le rôle de la convocation. • la convocation Elle doit comporter impérativement: - le type de réunion concernée (club, commission, comité, assemblée) - la date exacte - l'heure précise - le lieu précis - l'ordre du jour détaillé, avec les temps de parole (si nécessaires) En fonction de la difficulté de gérer le Club, un coupon réponse est parfois nécessaire. Dans ce cas, une relance téléphonique est difficilement évitable. Quoiqu'il en soit, battez-vous en permanence pour que les membres répondent aux convocations dans les délais. Une convocation doit parvenir à son destinataire une quinzaine de jours avant la réunion, avec un délai de réponse de huit jours maximum. • la feuille de présence Au début ou en cours de réunion, le secrétaire doit faire passer une feuille de présence ou d'émargement, que signeront les membres présents.
  15. 15. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ La réunion statutaire Comme le stipule les statuts du Rotaract, le club doit se réunir au minimum deux fois par mois, en un lieu et selon un horaire convenant à tous les membres. La réunion statutaire est donc un moment important dans la vie du club. Les suggestions suivantes devraient être adaptées aux besoins du club. Il est essentiel que le comité prépare minutieusement les réunions statutaires. Chaque club le fait différemment suivant son esprit et ses habitudes. Il s'agit de rendre les réunions attractives afin de motiver les membres à venir à toutes les réunions, à intéresser les nouveaux et leur donner envie de s'intégrer. Le comité doit veiller à ce que toute les réunions s'articulent autour d'un ordre du jour respectant un équilibre entre les quatre domaines d'action. Même si chaque réunion doit suivre un ordre du jour précis, il est important de ménager des moments pour la camaraderie. En effet parmi les participants, il y a des points communs qui les amènent à échanger des sensations. Ces échanges importants au niveau de la relation entre personnes sont le fondement du climat de la réunion. S'ils n'ont pas lieu avant, ils se déroulent au cours de la réunion risquant de la perturber. De plus tous les participants ne se connaissent pas systèmatiquement. Le président et les membres du comité peuvent donc profiter de cet instant de prologue à la réunion pour procéder aux présentations si elles ne concernent que quelques personnes. La réunion débute par différentes annonces, on présente les visiteurs (Rotariens et Rotaractiens) et on annonce les invités. La présentation des invités doit permettre leur intégration immédiate dans le groupe de membres potentiels. Une des solutions est de procéder à un tour de
  16. 16. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ table où chacun se présente rapidement et ainsi l'invité se sent déjà rattaché au groupe. La réunion ne doit pas être le lieu où l'on organise les actions en cours. Une réunion de club doit servir à faire la synthèse du travail des commissions. C'est le moment où les présidents de commission font leur rapport sur le travail effectué et sur le travail à faire. Ensuite chacun peut s'exprimer sur ce rapport. Afin de motiver les membres à venir aux réunions, il n'est pas inutile d'apporter un plus à cette réunion. On peut envisager de faire des conférences, des visites d'entreprises, de musée... ou aussi pourquoi pas une réunion à thème. Schéma type de la réunion statutaire : 1. Ouverture Présentation des visiteurs et des invités 2. Temps réservé au président • Rappels • Questions administratives (limiter au strict nécessaire) • Nouveaux membres • Félicitations • Anniversaires • Distinctions • Information Rotaractienne et Rotarienne • Annonces • Evénements spéciaux 3. Programme • Rapport des commissions • Conférencier • Questions diverses • Fin de la réunion
  17. 17. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ Les assemblées du club Un assemblée de club est une réunion où tous les dirigeants et membres du club passent en revue le programme et les activités du club. La fréquence de ces assemblées aura une importante répercussion sur la vie et le succès de ce dernier. • Fonction de l'assemblée du club Le comité est le corps administratif du club et l'assemblée est l'organe consultatif et planificateur. Des assemblées de club tenues régulièrement permettront au président de coordonner et de diriger les travaux des commissions, de contrôler l'exécution des projets approuvés et de stimuler la réalisation des activités suggérées lors de discussions informelles. De nombreux clubs tiennent des assemblées mensuelles. L'expérience a toutefois prouvé qu'il était plus efficace d'en tenir six durant l'année. • Idées et sujets à aborder durant les assemblées de club La lecture des rapports des principaux responsables pourra servir de point de départ à la discussion. Prévoir la présentation de rapports soit par les quatre membres du comité responsables des domaines d'action, soit par chaque participant à l'assemblée. Il n'est pas inutile de rappeler aux participants qu'il n'appartient pas à l'assemblée du club de faire le travail des commissions, mais de débattre dans le cadre d'un forum des sujets concernant la marche du club en général, par exemple son programme.
  18. 18. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ • Elargissez la conception du Rotaract Un intérêt accru pour les affaires du district et du Rotaract en général est la condition fondamentale pour découvrir le mouvement sous tous ses aspects. Les assemblées peuvent être l'occasion également pour le club de débattre de sujets se référant à la gestion du district Rotaract ou à des thèmes liés à l'action des structures multidistrict du Rotaract.
  19. 19. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ Les 9 règles d'or pour une réunion efficace L'activité Rotaractienne se compose de nombreuses réunions de travail pour préparer, coordonner et faire le bilan des activités du club. Que ce soit pour la réunion statutaire, l'assemblée générale du club, la réunion de comité ou la réunion d'une commission de travail, il est important de préparer suffisament les réunions afin de pas faire perdre du temps aux participants. Voici donc 9 règles simples qui permettrent d'assurer le succès des réunions : 1. Quel ordre du jour ? Le diffuser à J-3 et le rappeler en début de réunion 2. Qui participe ? Clarifier le rôle de chacun dans la réunion. qui est l'animateur ? 3. Quel objectif ? Informer, décider, répartir les tâches 4. Quelle durée ? Respecter l'horaire de début et de fin de réunion 5. Comment travailler ? Méthode de travail : tour de table, brainstorming, Métaplan, etc.. 6. Comment décider ? Préparation : recueil des avis, choix multicritères, par consensus La décision prise engage tous les participants 7. Quel est le bilan de la réunion ? Objectifs atteints, décisions prises 8. Qui va faire quoi ? Répartition des tâches et calendrier 9. Le compte-rendu ? A diffuser rapidement L'idéal : rédaction et distribution en fin de réunion Si votre temps est précieux, préparez-vous à en gagner !
  20. 20. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ Le compte-rendu • la prise de note Lors d'une réunion, le rôle du secrétaire est surtout d'ÉCOUTER et de NOTER les "minutes" de la réunion, c'est à dire toutes les informations, idées, questions, réponses, suggestions, ... qui sont avancées, SANS PRENDRE POSITION. De ce fait, le secrétaire participe peu à la discussion. Ce n'est pas pour autant qu'il doive se taire. Au contraire, quand la discussion déborde du cadre de l'ordre du jour, il est souhaitable qu'il intervienne pour recadrer le débat. Pour faciliter la prise de notes, un petit truc facile: préparer une feuille pour chaque thème devant être abordé; Si l'ordre du jour a été correctement établi et communiqué, ces thèmes sont connus à l'avance; il ne reste qu'à prévoir une feuille pour les questions diverses. Ce truc facilite grandement la rédaction, puisque toutes les idées fortes sont normalement regroupées. • la rédaction Le compte-rendu doit rappeler dès l'entête le type, la date et le lieu de la réunion, ainsi que la liste des présents (d'où l'importance d'une feuille de présence), des excusés (d'où l'importance d'une relance téléphonique), et des absents. Les absents étant très souvent les plus contestataires, cette liste permet de leur rappeler qu'ils n'avaient qu'à assister à la réunion en question ... Le compte-rendu doit retracer le plus exactement possible le contenu de la réunion, tout en regroupant les thèmes. N'hésitez pas à préparer votre plan avant d'écrire: si vous utilisez le truc précédent, cette tâche devrait être simple. Pour en faciliter la lecture, évitez l'utilisation d'abréviations, de contractions de mots (souvent personnelles), et prenez, le temps de dactylographier le document. Quand vous êtes amenés à citer une personne, utilisez son nom et son prénom. Et si cette personne est en mesure de fournir des renseignements, rajoutez son adresse et son numéro de téléphone. Lorsque quelqu'un du groupe s'est engagé à faire quelque chose (prendre un contact, vérifier une
  21. 21. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ information, ... ), notez-le très précisément sur le compte-rendu, avec le délai prévu. Et dès que le délai approche, utilisez cette information dans l'ordre du jour. Une touche d'humour dans la rédaction ou la présentation de votre compte-rendu ne nuira jamais. Éventuellement, votre compte-rendu peut prendre la forme d'un bulletin ou d'un journal interne, selon la densité des informations. Le dernier article de votre document devrait indiquer les dates, heures et lieus de la prochaine réunion. Vous pouvez également demander à votre Président de désigner un secrétaire de séance pour vous soulager dans votre tâche. Mais cela ne vous empêche en rien de participer à la rédaction du compte-rendu ... • l'envoi Vous pouvez à loisir distribuer ou poster votre compte-rendu.. Mais ne laissez jamais passer plus de huit jours entre la date de la réunion et la date d'envoi du compte-rendu. C'est le secret d'une bonne communication interne car la rapidité d'action contribue à conserver la mémoire de la réunion aussi bien pour le secrétaire (cela facilite la rédaction du compte-rendu) que pour le lecteur, qui peut alors réagir rapidement si besoin. De plus, un compte-rendu tardif est rarement lu, donc inutile. • I'archivage A chacun sa méthode de classement. Sachez simplement que la conservation des compte-rendus constitue la mémoire du Club, peut permettre d'éviter de rééditer des erreurs passés, et que votre Rotary parrain est en droit de vous les réclamer.
  22. 22. " Partn ers in Se rvi ce " Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ Suggestions de Calendrier annuel pour les membres du comité o Mars - avril - mai - Juin (avant d'entrer en fonction) • Etude du classeur Voici le Rotaract • Réunion avec le président-élu • Réunion avec le comité sortant • Assister aux réunions de formation • Assister aux réunions du comité, si invité • Aider le futur président à préparer son programme o Juillet - Août • Recevoir du secrétaire sortant tous les dossiers du club et prendre en charge les possessions du club. • Etablir la liste des membres pour l'annuaire Rotaract France o Septembre - Octobre • Voter le budget du club et vérifier les paiements de cotisations • S'inscrire et participer à la Convention Nationale des clubs Rotaract et Interact de France o Janvier - Février • Evaluer les actions du club en collaboration avec le président et préparer le compte-rendu des activités du premier semestre. • Procéder à l'élection des futurs dirigeants du club o Mars - Avril • Mettre en place les activités de la Semaine mondiale du Rotaract • Préparer et soumettre au Rotary International les rapports suivants - Rapport annuel du Rotaract - Formulaires de Certificat de reconnaissance du Rotary pour projets Rotaract - Formulaire de participation à la Semaine mondiale du Rotaract • Commencer à informer les futurs membres du comité des différents aspects de leur tâches. o Juin • Aider le président à préparer la réunion de passation des pouvoirs

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