Completamente in tecnologia web, ZTravel è la soluzione Zucchetti che permette di ottimizzare l'intero processo di gestione delle trasferte e note spese: semplifica i processi di comunicazione, favorisce la collaborazione, aumenta la produttività di tutti i settori coinvolti, riduce notevolmente i costi di gestione e migliora l'efficienza dei processi. ZTravel è una soluzione innovativa per il governo dell'intero processo di gestione delle trasferte: pre-travel, on-travel, post-travel, analisi. La struttura modulare della soluzione, inoltre, permette di configurare il software in base alle specifiche esigenze dell'azienda e dell'organizzazione.

1. FAI VOLARE
IL TUO BUSINESS
NON I COSTI
DELLE TRASFERTE!

2. Un processo ad alta complessità…
perché prevede molte attività correlate
IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL
1 2 3 4
Richiesta
Autorizzazione
Prenotazioni
Registrazione
contabile nota spesa
Liquidazione rimborsi
Viaggio
Spesa sostenuta
Raccolta giustificativi
Nota spese
Controllo
Approvazione

3. Un processo ad alta complessità…
perché coinvolge innumerevoli funzioni aziendali
IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL
direzione
hr organizzazione
ufficio acquisti
ufficio viaggi
finanza e controllo
responsabili
logistica
sistemi informativi
amministrazione

4. Un processo ad alta complessità…
perché coinvolge anche soggetti esterni all’azienda
IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL
Compagnie aeree Agenzie di viaggio
Produttori
di tool e servizi
Strutture alberghiere
Consulenti
esterni

5. 5
FINO AL 3° POSTO
SUL BILANCIO AZIENDALE
UNA VOCE DI SPESA RILEVANTE
Oxford Economics
+ 6,6% NEGLI STATI UNITI
+ 5,1% IN EUROPA

6. QUALE EFFICIENZA?
• CARTA: sistema paperless che garantisce
l’affidabilità dei dati
Ottimizzare la gestione delle trasferte genera RISPARMI
di sicuro interesse economico e nel complesso dell’azienda
• DENARO: recupero immediato dell’IVA
detraibile
• TEMPO: meno costi indiretti di gestione

7. FAI VOLARE
IL TUO BUSINESS
NON I COSTI
DELLE TRASFERTE!

8. PRE-TRAVEL
Pianificazione della trasferta
Prenotazione mezzi di trasporto/hotel
Autorizzazione alla trasferta
Gestione anticipi

9. ON-TRAVEL
Inserimento offline spese sostenute
direttamente da dispositivi mobile

10. POST-TRAVEL
Compilazione guidata della nota spese
Acquisizione pagamenti elettronici
Liquidazione automatizzata dei rimborsi
Gestione dei flussi di contabilizzazione

11. ANALISI
Monitoraggio processo di trasferta
Analisi e valutazioni sui costi
Supporto alle decisioni

12. sviluppata completamente in tecnologia web
multicompany
multivaluta
multilingua
BUSINESS TRAVEL A 360°
gestione fiscalità estere

13. MODULI AGGIUNTIVI
(arricchimento funzionale)
MODULI PRINCIPALI
(indipendenti)
PORTALE
anagrafica e servizi comuni
BUSINESS TRAVEL A 360°

14. acquisizione dei titoli di viaggio (biglietti e prenotazioni)
richiesta biglietti di viaggio e prenotazione hotel aggiornata in tempo reale
grazie all’integrazione con l'agenzia di viaggio tramite protocolli web services
integrazione con self-booking tool
richiesta e gestione anticipi per cassa o per bonifico
TRASFERTE
Pianificazione ottimale della trasferta
dal dipendente a tutti i soggetti coinvolti
rispetto dei tempi grazie a un sistema di notifiche automatiche

15. definizione del budget di trasferta in base a
commessa, centro di costo, tipologia di trasferta
multicompany: gestione di più travel policy contemporaneamente
controllo dei costi in base alla travel policy già in fase di richiesta
TRASFERTE
Una risposta per tutti,
qualunque sia la travel policy aziendale
strumento a supporto alle politiche di cost saving secondo la travel policy

16. prenotazioni a seguito di e-mail strutturate o fornendo l’accesso alla soluzione
documenti di trasferta archiviati in automatico nel Dossier Trasferta dell’utente
acquisizione automatica delle fatture in nota spese
TRASFERTE
Collaborare con le agenzie di viaggio
non è mai stato così facile!

17. liquidazione diretta e automatica dei rimborsi su conto corrente/cassa/cedolino
documenti riepilogativi e registri sezionali IVA relativi alle spese con fattura
predisposizione della distinta rimborsi
trasmissione dati riepilogativi dei rimborsi ai fini LUL (Libro Unico del Lavoro)
NOTE SPESE
contabilizzazione delle spese sostenute in trasferta
…perché gestire le note spese
non deve essere una spesa!

18. gestione parametrica riconoscimento indennità e diarie
gestione parametrica voci di spesa e massimali
gestione parametrica rimborso percorrenze stradali
NOTE SPESE
Note spese più veloci
con una gestione… su misura!
possibilità di differenziare i trattamenti fiscali in ciascun paese

19. percorrenze stradali con la possibilità di acquisire automaticamente
da Google Maps le distanze per ciascuna tratta inserita dall’utente
estremi della trasferta (località di partenza/arrivo, orari, ecc.)
voci di spesa con possibilità di definire valuta, modalità di pagamento
e tipologia di documento (ricevuta, fattura, ecc.)
copia dei documenti, automaticamente archiviati nel Dossier Trasferta (DMS)
NOTE SPESE
I dati che l’utente può gestire
in sede di compilazione della nota spese:
riferimenti contabili (commessa, centro di costo, cliente, ecc.)
gestione di diversi anticipi in più valute

20. MODULI AGGIUNTIVI
Pagamenti elettronici
Prenotazione auto aziendali
Booking
Gestione da mobile
Analisi

21. fatture schede carburante (fuel card)
il flusso delle carte di credito aziendali
fatture delle agenzie di viaggio
fatture telepass
PAGAMENTI ELETTRONICI
Il modulo per acquisire
direttamente in nota spese:

22. PRENOTAZIONE VEICOLI AZIENDALI
Il modulo che consente una gestione
efficiente del pool di automezzi aziendali
gestione per azienda o per filiale
cruscotto con automezzi, disponibilità, prenotazioni e periodi di manutenzione
prenotazione in completa autonomia del dipendente,
in alternativa definizione di un utente gestore
gestione storico delle prenotazioni per assegnazione multe

23. possibilità di aggiungere hotel con convenzioni in essere con l’azienda
self-booking tool: il dipendente può provvedere di persona alla prenotazione
ricerca secondo i criteri definiti dalla travel policy aziendale
ricerca per variabili di prezzo, categorie e catene alberghiere
BOOKING
Un servizio completo e customizzabile
per la prenotazione degli hotel.

24. App disponibile per iOS e Android
ottimizzazione dei tempi con la registrazione delle spese
applicazione per smartphone e tablet, anche in assenza di connessione dati
sincronizzazione e import automatico delle voci di spesa nel modulo Note Spese
GESTIONE DA MOBILE
Rendicontazione delle spese in mobilità:
click, fatto!

25. possibilità di allegare fotografia del giustificativo,
per velocizzare le fasi di controllo della nota spese
icone delle voci di spesa parametrizzabili
scelta tipologia di documento:
fattura o ricevuta fiscale
scelta tipo di pagamento e valuta
GESTIONE DA MOBILE

26. dashboard dinamici, grafici a torta, istogrammi, cruscotti di approfondimento…
informazioni contestualizzate, strutturate e integrate nell’applicativo ZTravel
evidenza immediata su trend, costi e raggiungimento degli obiettivi
supporto decisionale per gli uffici coinvolti e il management
ANALISI
Business Analytics sui costi di trasferta
per prendere la giusta… direzione!

27. ammontare dell’IVA recuperata
superamento di eventuali massimali
costi di trasferta per destinazione, voci di spesa
costi per cliente, commesse, dipendente, divisione…
chilometri percorsi per utilizzatore, per autovettura…
ANALISI

28. Dematerializzare il processo
di business travel si può
riduzione dei costi
firma elettronica della distinta di rimborso
Document Management System
per conservare elettronicamente la documentazione cartacea
comunicazione azienda-dipendente completamente digitalizzata
PAPERLESS OFFICE

29. PERCHE’
SCEGLIERE ZTRAVEL?

30. • integrato: ZTravel dialoga
nativamente con gli applicativi
Zucchetti e si interfaccia con le
soluzioni di altre software house
• flessibile: ZTravel è disponibile
sia in Licenza d’uso sia in Cloud
PERCHE’ ZTRAVEL?

31. 31
RICONOSCIMENTI
Report “What You Need to Know
Before Choosing a Travel Expense Management Solution”
Marzo 2014
Zucchetti annoverata da Gartner
tra gli 8 principali vendor a livello mondiale
di applicazioni ERP e HR
integrate con soluzioni di Travel Management.

32. 32
RICONOSCIMENTI
ZTravel Zucchetti premiato come
“miglior sistema di gestione delle note spese”
all’Italian Mission Awards 2015

33. ADATTO A TUTTE LE ESIGENZE
Più di 450 aziende hanno scelto ZTravel.
Eccone alcune!
Toyota Motor Italia
Honda Italia Industriale
Hyundai
FAAC
Cartiera Lucchese
Puma
Bialetti Industrie
Clementoni
Sony Music Entertainment
Bose
Galbusera
Granarolo
Muller Martini
Carapelli Firenze
Parmacotto
Cameo
Rigamonti Salumificio
Coca Cola HBC Italia
Fileni
Poltrona Frau
Missoni
Patrizia Pepe
Porsche
Credit Suisse
Banca Pop. di Milano
Fed. BCC Emilia Romagna
Banco Santander
ICCREA
Axa
Banca di San Marino
MANIFATTURIERO ALIMENTARE
LUSSO
FINANZASERVIZI
Randstad Group
Fininvest Gestione Servizi
Virgin Active
Snai
Sodexo
The Space Cinema
Cerved Group
RDS
Markas
Manutencoop
Autostrade per l’Italia
ISTITUZIONI
Confcommercio
Autorità Garante Concorrenza
Ist. Naz. Geofisica e
Vulcanologia
Università Cattolica Milano
TERZO SETTORE
Fondazione Telethon
Soleterre
GDO & RETAIL
Penny Market
Avanzi Holding
Stefanel

34. www.ztravelzucchetti.it
SCOPRI DI PIU’ SUL SITO DEDICATO

35. FAI VOLARE
IL TUO BUSINESS
NON I COSTI
DELLE TRASFERTE!