03 moderne budgetierung rossegger-2012-v3

Industriewirtschaft / Industrial Management

Industriewirtschaft/Industrial Management

Moderne Budgetierung
Adäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung
Sabine Rossegger
Prof. Dr. Martin Tschandl

CIB - Berlin
27. Oktober 2012


Ausgangssituation Industriewirtschaft/Industrial Management

Neue Ansätze
aufgrund anhaltender Kritik an der klassischen Budgetierung

Klassische Better Advanced Beyond
Budgetierung Budgeting Budgeting Budgeting

niedrig Veränderungsradikalität hoch

■ Einfachheit: Verringerter Detaillierungsgrad bei vereinfachten Prozessen
■ Flexibilität: Erhöhte Anpassungsfähigkeit durch dynamische Planung
■ Integration: Verknüpfte operative und strategische Planung

Seite 2


Die Moderne Budgetierung geht wieder auf den
nutzenbringenden und steuerungsrelevanten Kern zurück


Zielsetzung / Methodisches Vorgehensmodell Industriewirtschaft/Industrial Management

Welche Anforderungen Definition Definition und Gruppierung
1 von Anforderungen
werden an die IT- entscheidungsrelevanter
1 Anforderungen
Unterstützung gestellt, 2
Erhebung Anforderungs-
(Anforderungsprofil) erfüllung und Kosten
1 um eine effiziente
Umsetzung der Eliminierung allgemein
Erhebung der am Markt 3 erfüllter Anforderungen
Modernen Budgetierung bestehenden IT-Systeme
2 zur Planung Eliminierung nicht
zu ermöglichen? (Leistungsprofil) 4 relevanter Kriterien

Welche IT-Systeme kön-
Gewichtung der
nen diesen Anforde- 5 Anforderungen
rungen gerecht werden Anforderungsgerechter
2 3 Vergleich der einzelnen IT- Bewertung der
und eine optimale Systeme 6 Anforderungserfüllung
Praxisumsetzung
7 Ranking der Alternativen
gewährleisten?

Welche konkreten Bei- Auswahl der besten Auswahl der Showcase-
träge leisten diese aus- 4 Alternative 8 Teilnehmer
gewählten Planungs-
9 Bewertung der Showcases
3 systeme zur Umsetzung Überprüfung der theo-
des Konzeptes der retischen Entscheidungs-
findung auf ihre Auswahl der besten
5 10 Alternative
Modernen Budgetierung Praxistauglichkeit
im Einzelnen? (Showcase)


Methodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management

Welche Anforderungen werden an die IT-Unterstützung der
1
Modernen Budgetierung gestellt?

■ Anforderungsanalyse zur optimalen IT-Unterstützung für
Vorgehen
Planung und Budgetierung
■ Kombinierung mit Anforderungen der Modernen Budgetierung
■ Anforderungskatalog, spezifiziert durch konkrete
Planungsfunktionalitäten
Ergeb- Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten

Einfachheit Eingabe-
anforderungen


Validierung
Web-Unterstützung/Eingabe über Internet

nisse  Eingabe auf verdichteter Ebene

Eingabeunterstützung  Kommentierungen (für Zusatzinformationen)

Einfachheit (Beherrschbar/Verständlichkeit)
 Vorbelegen bzw. Vordefinieren



spezifische Anforderungen
Prozess- Workflow-Funktion

Prozessunterstützung anforderungen 


Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung
Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen
Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit

Methodenunterstützung Methoden- und
Modellanforderungen



Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen
Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten
Detailplanungen

Analyseunterstützung
 Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)
 Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung
 Automatisierte Top-down-Verteilungen

Analyse-  Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports

Flexibilität anforderungen 


Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen
Simulationen/Trendrechnungen
Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)

Konfigurationsflexibilität Konfigurations-
flexibilität
 Variable Eingabe (-masken)
 Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,

generische Anforderungen

Flexibilität
Informationspräsentation)

Anpassungsflexibilität Anpassungsflexibilität  Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)
 Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)
 Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)

Integration Integrität
Integrität  Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung
 Integrität von Teilpläne
 Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme

Seite 6


Der Anforderungsprofil/-katalog zur IT-gestützten
Praxisumsetzung der Modernen Budgetierung
Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten

Eingabe-  Validierung
anforderungen  Web-Unterstützung/Eingabe über Internet
 Eingabe auf verdichteter Ebene
 Kommentierungen (für Zusatzinformationen)



spezifische Anforderungen

anforderungen  Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung
 Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen
 Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit

Methoden- und  Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen
Modellanforderungen  Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten
 Detailplanungen
 Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)
 Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung
 Automatisierte Top-down-Verteilungen

Analyse-  Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports
anforderungen  Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen
 Simulationen/Trendrechnungen
 Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)

Konfigurations-  Variable Eingabe (-masken)
flexibilität  Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,
generische Anforderungen

Flexibilität

Informationspräsentation)

Anpassungsflexibilität  Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)
 Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)
 Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)

Integrität  Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung
Integrität

 Integrität von Teilpläne
 Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme



Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen
2
gerecht zu werden?

Vorgehen ■ Erhebung bestehender IT-Systeme zur Planung
IT-Werkzeugeinsatz bei der Planung
Tabellenkalkulation 86,2 %

ERP-Systeme 50,1 %

OLAP-Datenbank 30,4 %

Eigenentwicklung 26,9 %

Dezidierte Planungslösung 11,2 % Vgl. Studie des Instituts für Business
Intelligence 2008.
Sonstiges 6% 349 Unternehmen in DACH-Region

■ Systematische Bewertung der potentiell geeigneten IT-
Systeme
1. Gewichtung der Anforderungen
2. Bewertung der Anforderungserfüllung
3. Berechnung des Gesamtnutzwertes und Auswahl der
besten Alternative Seite 8


Methodisches Vorgehen: Detailschritte Industriewirtschaft/Industrial Management

2 Tabellen-
gerecht zu werden?
kalkulation

hoch
Ergeb-
Flexibilität

Dynamik
nisse

mittel
Bewer-

gering
Tabellen-
tung kalkulation

IT-
Konfiguration Laufzeit gering mittel hoch
Systeme Lebenszyklus Komplexität
hoch

hoch
hoch

Planungssoftware
Flexibilität

Planungs- und

Dynamik
Dynamik
Dynamik

OLAP
OLAP Budgetierungs

mittel
mittel
mittel

software

ERP-Systeme

gering
gering
gering

ERP

Laufzeit Konfiguration gering Laufzeit
mittel Konfiguration
hoch gering Laufzeit
mittel hoch gering mittel hoch
enszyklus Lebenszyklus Komplexität Lebenszyklus Komplexität Komplexität



2
gerecht zu werden?
Adäquate IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung 100%

Einfachheit Integrität Flexibilität

33% 33% 33% 33% 33% 33%

Bewertung - Schritt 2:
Eingabe- Prozess- Methoden- und Bewertung
Analyse- - Schritt 1:
Konfigurations- Anpassungs-
unterstützung unterstützung Modellunterstützung
Berechnung des Gesamtnutzwertes auf unterstützung flexibilität flexibilität
Einzelbewertung der IT-Systeme anhand der
25% Basis der Einzelbewertung
8,25% 25% 8,25% 25% 8,25% 25% Planungsfunktionalitäten
8,25% 50% 16,5% 50% 16,5%

Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten

Eingabe-  Validierung
anforderungen  Web-Unterstützung/Eingabe über Internet
 Eingabe auf verdichteter Ebene
 Kommentierungen (für Zusatzinformationen)
rrschbar/Verständlichkeit)



he Anforderungen

anforderungen  Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung
 Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen
 Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit

Methoden- und  Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen
Modellanforderungen  Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten



2
gerecht zu werden?
Tabellen- OLAP – ERP – spez.
Anforderungsgruppe Planungsfunktionalität
kalkulation System System Planungssyst.
Eingabe- Validierung    
anforderungen Web-Unterstützung/Eingabe über Internet    
Eingabe auf verdichteter Ebene    
  

Kommentierungen (für Zusatzinformationen) 
   
Vorbelegen bzw. Vordefinieren

Prozess- Workflow-Funktion    
anforderungen    
spezifische Anforder.

Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung
Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen    
Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit    

Methoden- und Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen    
Modellanforderungen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten    
Detailplanungen    
Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)    
Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung    
   
Automatisierte Top-down-Verteilungen

Analyse- Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports    
anforderungen Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen    
Simulationen/Trendrechnungen    
Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)    

Konfigurations- Variable Eingabe (-masken)    
Flexibilität
generische Anforder.

flexibilität Variable Oberfläche (Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner etc.)    

Anpassungs- Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)    
flexibilität Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)    

Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung    
Integrität

Integrität von Teilpläne    
Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme    



2
gerecht zu werden?

Ergebnisse Tabellen-
kalkulation Eingabe-
unterstütz…
5
4 Prozess-
Integration 3 unterstütz…
2
1
0
Anpassungs Methoden-
-… unterstütz…

Konfiguratio Analyse-
ns-… unterstütz…



2
gerecht zu werden?
Tabellenkalkulation ERP-Systeme
Eingabe-
Eingabe-
unterstützung
unterstützung
Ergebnisse 5
4.5
5
4.5
4
4 3.5 Prozess-
3.5 Prozess- Integration
Integration 3 3 unterstützung
unterstützung 2.5
2.5
2 2
1.5 1.5
1 1
0.5 0.5
0 0
Anpassungs- Methoden- Anpassungs- Methoden-
flexibilität unterstützung flexibilität unterstützung

Konfigurations- Analyse-
flexibilität unterstützung

OLAP-Systeme
Eingabe-
Spezifische Planungssysteme
Eingabe-
unterstützung unterstützung
5 5
4.5 4.5
4 4
3.5 Prozess- 3.5 Prozess-
Integration 3 Integration
unterstützung 3 unterstützung
2.5 2.5
2 2
1.5 1.5
1 1
0.5 0.5
0 0
Anpassungs- Methoden- Anpassungs- Methoden-
flexibilität unterstützung flexibilität unterstützung




Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten
3 Planungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der
Modernen Budgetierung im Einzelnen?

Vorgehen
■ Methodisch gestützte Software-Evaluation zur Prüfung
der besten Alternative
■ Entwicklung eines generischen Vorgehensmodells
Vorevaluation Detailevaluation
Vorfilter Grobfilter Feinfilter
• Einholung von Offerten • Prüfung der • Ermittlung des
Durchfüh-
“Muss”- Kriterien
rungsschritte • Auswahl potentieller
Erfüllungs-
Anbieter grades

Hilfsmittel / • Beratungsunternehmen • K.O.-Kriterien- • Kriterien-
Informations • Messen liste katalog
• Softwareverzeichnis • Güte der • Bewertungs-
quellen • Kongresse/Seminare Offerte blätter
• Internet und Literatur • ev. Kosten-
• Referenzen rahmen
Seite 14



Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten
3 Planungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der
Modernen Budgetierung im Einzelnen?

Ergeb-
■ Praxistest des definierten Vorgehensmodells
nisse Kriterium Gewichtung Erfüllungsgrad
Einfachheit 33% 91,63%
Flexibilität 33% 88,70%
Integration 33% 85,80%

Wesentliche Charakteristik als Unterstützungsbeitrag
Einfachheit: “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente
Planungsmethode
Flexibilität: Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische
Anpassungen
Integration: KPMG-zertifizierte Konsolidierung der integrierten Planung (IFP-
Model) Seite 15



Adäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung

“Es kommt nicht darauf an, die Zukunft
vorherzusagen, sondern auf die Zukunft vorbereitet
zu sein.”
Perikles


Methodisches Vorgehen / Detailbewertung im Feinfilter Industriewirtschaft/Industrial Management

Lieferant: CP Corporate Planning AG Produkt: Corporate Planner

Stufen-
Pkt. Wert Bemerkung
gewicht
1.1 Eingabeanforderungen

Alle Eingaben – manuell als auch automatisiert – w erden
Plausibilitätsprüfungen unterzogen, um konsistente Daten
1.1.1 Validierung 20 0,9 18
sicherzustellen. Widersprechen sich Plandaten, w erden diese
zum Teil farblich angezeigt.

1.1.2 Web-Unterstützung/ Der Web Client von Corporate Planner (CP-Web) bietet eine
20 0,8 16
Eingabe über Internet einfache, standortunabhängige Dateneingabe.

Mithilfe der „Gießkannen“ Funktion können Summen auf
aggregierter Ebene eingegeben w erden, die gemäß den
1.1.3 Eingabe auf verdichteter Ebene 20 1 20
Kriterienkatalog Offert definierten Regeln auf die darunterliegenden Ebenen verteilt
1-n
w erden.
Notw endige Nebenrechnung könnenabsolutes Gewicht %
mithilfe eines eigenen Offert 1
Stufengewicht % Offert n
Dialogfensters „Corporate Planner Rechner “ durchgeführt (Corporate Planner)
(mögliche Punkte)
1.1.4 Kommentierungen
20 0,8 16 w erden. Zudem können alle Anw ender Tätigkeiten und
(für Zusatzinformationen) Haupt-/Teilkriterien Stufe 1 Stufe 2 Übertrag* Punkte Übertrag Punkte
Planungen kommentieren, um den Budgetierungsprozess
1 Einfachheit 33
transparent und nachvollziehbar zu gestalten. 30,236
1.1 Eingabeunterstützung 25 8,25 0,900 7,425
Durch die Vordefinierung von Multiplikatoren (t für Tausend, m
1.2 Prozessunterstützung für Millionen) w ird die Dateneingabe w esentlich erleichtert. Des0,900
25 8,25 7,425
Weiteren w erden Vorjahresw erte automatisiert übernommen 0,940
1.3 Methoden- und Modellunterstützung 25 8,25 7,755
1.1.5 Vorbelegen bzw . Vordefinieren 20 1 20
1.4 Analyseunterstützung
und Daten mithilfe eines Import-Wizard automatisch aus
25 8,25 0,925 7,631
Vorsystemen übertragen, sofern ein entsprechender
Kontenrahmen hinterlegt ist.
2 Flexibilität 33 29,271
Total 100 90
2.1 Konfigurationsflexibilität 50 16,50 0,850 14,025
2.2 Anpassungsflexibilität 50 16,50 0,924 15,246
1.2 Prozessanforderungen
Workflow -Funktionen ermöglichen beispielsw eise, den Zugriff
3 Integrität 33 28,314
auf einzelne Datenebenen (Ist, Plan, Budget) zeitlich
3.1 Integrität 100 33,00 0,858
einzuschränken, um einen organisatorisch definierten Planschritt 28,314
abzuschließen. Der Planer kann Aufgaben mit Status „erledigt“,
1.2.1 Workflow -Funktion 25 0,9 22,5 * aus Bew ertungsblatt



Einfachheit – “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als
effiziente Planungsmethode

■ Top-down-Prinzip mit
automatischer Top-
down-Verteilung
■ CP-Web ermöglicht
dezentrale
Werteeingabe durch
den jeweiligen
Kostenstellenbereich
■ Abgleich der
zurückgeschriebenen
Werte mithilfe
anfangs „gedeckelter“
Zielvorgaben

Seite 18



Flexibilität – Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf
dynamische Anpassungen
Abweichungsanalysen Kennzahlensysteme

■ Top-down-Prinzip mit
automatischer Top-
down-Verteilung
■ CP-Web ermöglicht
dezentrale
Werteeingabe durch
den jeweiligen
Break-Even-Analyse ABC-Analysen
Kostenstellenbereich
■ Abgleich der
zurückgeschriebenen
Werte mithilfe anfangs
„gedeckelter“
Zielvorgaben

Seite 19

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