Catalisis Media www.catalisis.ca 514.974.9400 We discuss about the dynamics of board communication for non-profit organizations (Spanish)

1. EL FUNCIONAMIENTO DE UN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Estrategias de comunicación interna y externa

2. Después de las elecciones…
INTRODUCCIÓN
Una vez elegido el consejo de administración y los cargos habiendo sido distribuidos, comienza el
verdadero trabajo de equipo. En sus primeros meses de funcionamiento, los administradores trabajan
arduamente para asentar las bases de su organismo. Y por lo tanto, participan a numerosas reuniones en
las que decisiones de vital importancia son tomadas.
Cómo se asienta el éxito de un organismo comunitario durante éste proceso?
Reflexionando desde el inicio sobre su manera de comunicar.
En ésta presentación veremos como organizar la comunicación en un organismo sin fines de lucro en
Canadá, tanto la interna como la externa…¡y nos divertiremos en el intento!

3. Las reuniones
COMUNICACIÓN INTERNA
Has sentido alguna vez que las reuniones a las que asistes son una pérdida de tiempo? Observas que las
tardanzas o las ausencias se repiten con frecuencia y sin motivo aparente? Te preguntas porqué a pesar
de tantas reuniones no se avanza en el trabajo como es debido?
Una mejor preparación individual y una mayor organización de tus reuniones es la solución a todos esos
males.
Las cuatro C de la preparación individual
Movilizar e influenciar a las demás personas no es un don divino o un acto de magia…se logra a través de
la comunicación eficaz. La comunicación eficaz es el acto de bien escuchar, bien analizar el mensaje y
bien exteriorizar nuestros pensamientos. El modelo de las 4 C define las cuatro facetas para la
comunicación eficaz: comprender, conectar, tener credibilidad y ser contagioso.
Hoy en día grandes corporaciones como Dunkin Donuts utilizan el modelo de las 4 C para desarrollar un
mensaje publicitario claro y conectado a la realidad
de su clientela.
Comprender
Pregúntate: la gente comprende realmente cuando
hablo? Observa su lenguaje corporal. Y recuerda:
- Tu mensaje debe ser al grano y claro
- Repite: di lo que vas a decir, di tu mensaje y dile lo
que les dijiste
- Presenta ideas sencillas, no profundices demasiado.

4. Las reuniones
COMUNICACIÓN INTERNA
Conectarse
Conectarse con los demás con tu ideas, no solo significa que te entiendan: sino que ellos se identifican
con tu mensaje, éste tiene propósito y significado y desata una reacción emocional
(frustración, alegría, entusiasmo, etc.) Cuando la conexión se logra, nuevos comportamientos y acciones
se desatan.
Tener credibilidad
La audiencia necesita saber quién esta diciendo el mensaje, qué es lo que esta diciendo y cómo se esta
diciendo. Si el resultado de este análisis es negativo, la conexión se pierde…immediatemente. La
credibilidad es el elemento clave de la comunicación porque tu audiencia puede entender tu
mensaje, conectarse con éste a un nivel emocional y luego darse la vuelta…y no creerte una sola
palabra.
Como obtienes credibilidad en tus reuniones?
- Comparte información en tu campo de especialización («habla poco pero bueno»)
- Evita repetir las ideas de los demás
- Sé objetivo: evita las generalizaciones, especulaciones, rumores
- Prepara tu reunión
Ser contagioso
En el ámbito de las comunicaciones, el ser contagioso es algo bueno. Tu quieres que tus compañeros
«entiendan tu mensaje», lo adopten y lo compartan con los demás. Piensa en un anuncio que viste en la
TV que te pareció inteligente o divertido y que le compartiste a tus amigos. Eso es un mensaje contagioso.
Para ser contagioso, un mensaje debe de ser enérgico, novedoso, diferente y memorable. Debe también
evocar una respuesta emocional palpable, e impulsar a la acción.
Como utilizar el método de las 4 C en tus reuniones o correspondencia? Observa como comunican los
demás. Y graba tus intervenciones. Lograrás decodificar tu comunicación…La práctica hace al moje.

5. Los documentos
COMUNICACIÓN INTERNA
El secretario es el guardián de los documentos oficiales y extra-oficiales de la organización. La
producción o edición de dichos documentos puede ser delegada a otro administrador, bajo la constante
supervisión del secretario.
Antes cada reunión
Con mínimo una semana de anticipación, el secretario (por instrucción del presidente) envía por correo
la convocatoria y agenda de la próxima reunión. En dicha agenda, se contempla un espacio para un
tema adicional que los administradores consideren necesario discutir. El administrador implicado debe
dar los detalles necesarios al secretario para incluir dicho tema en la agenda.
En la convocatoria, el secretario incluye cualquier documento de apoyo y el acta de la reunión
anterior, la cual debe de ser adoptada por el consejo de administración.
Los administradores deben leer la documentación, anotar sus comentarios e ir preparados. Si por algún
motivo un administrador debe ausentarse, puede confiarle a otro administrador que lo represente y
comparta al grupo sus ideas.
Durante cada reunión
El secretario u otra persona delegada toma nota del acta de reunión y lleva un estricto control del
tiempo. No se aconseja que las reuniones rebasen 3 horas.
Después de cada reunión
Antes del cierre de la reunión, se planifica y fija la fecha de la próxima reunión.

6. Comunicarse con los demás Esferas de interacción
COMUNICACIÓN EXTERNA
Para lograr una comunicación externa exitosa se debe
definir:
- Cuales son la misión y los objetivos del organismo Internet
- Cuales son los valores del organismo
- Cuales son los recursos disponibles
- Como se evalúan los resultados de las estrategias de
comunicación Publico
Otros grupos
sociales
Es importante recordar que todos los administradores
representan el organismo ante la sociedad en general.
Por lo tanto es importante recordar que su
participación en eventos, discursos u otros actos Influenciadores
deberán ser congruentes con los puntos mencionados
aquí arriba.
Acerca de
Catalisis Media es una casa productora multimedia
radicada en Montreal, Canadá. Desarrollamos
estrategias de comunicación y marketing para
profesionales, organismos y empresas. Además,
realizamos una amplia gama de productos mediáticos
(videos, audio, escritos, diseño grafico e Internet) para
brindarle la máxima visibilidad a su organismo o
empresa.
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