Gestion de la com

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Cette présentation parcours les éléments majeurs dans la gestion de la communication pour une ONG et toute organisation similaire. Je l'ai exposée dans le cadre d'un camp de formation régional des YMCA du Littoral (Cameroun) tenu à Limbé du 02 au 09 août 2015.

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Gestion de la com

  1. 1. Gestion de la Communication (é) Ndock Kong Innocent, Bienvenue!
  2. 2. Com. / Gescom: Quelle différence? Quiz 1
  3. 3. Présentations! • Noms et prénoms • Statut social • Titre dans notre groupe • Différence com./gescom • Objectif • Attentes
  4. 4. Objectifs de la gescom. 1. Donner l’information pour résoudre un problème 2. Créer un effet pour résoudre un problème 3. Créer une réaction pour résoudre un problème
  5. 5. Quel est l’objectif final de la gescom? Quiz 2
  6. 6. La théorie de Roman Jakobson – 1963/73
  7. 7. Quels sont les éléments communs entre le destinateur et le destinataire? Quiz 3
  8. 8. 1. Je connais les éléments basiques qui intègrent la gestion de la communication dans une organisation
  9. 9. 2. Je peux manier des outils d’analyse ex- ante
  10. 10. 3. Je peux élaborer un plan de communication pour une organisation ou pour un événement
  11. 11. Donnez un résultat attendu à la fin de cette formation Quiz 4
  12. 12. - Cours introductif - Quizzes - TP Présentation de l’Atelier
  13. 13. - Eléments de la gescom - L’analyse ex-ante - Le plan de communication Indice du cours introductif
  14. 14. - L’Analyse Ex-ante - La Planification stratégique - La communication exécutive la com. Interne la com. Externe la com. Événementielle - L’Outillage (IT) - L’Evaluation - Le Reporting Eléments de la gescom
  15. 15. - L’Analyse Ex-ante Eléments de la gescom C’est un ensemble d’opérations effectué en prélude à une période exécutive afin d’identifier les problèmes ou les besoins de communication que pose une organisation dans ses rapports avec sa cible potentiel
  16. 16. - Le plan stratégique Eléments de la gescom C’est un ensemble d’opérations effectué en prélude à une période exécutive permettant d’élaborer un plan de communication (ou plan stratégique de communication) afin de résoudre les problèmes de communication que pose une organisation dans ses rapports avec sa cible potentiel.
  17. 17. - La com Exécutive Eléments de la gescom Toutes les activités de communication effectuées dans le cadre de la réalisation d’un plan de communication. La communication interne situationalise le destinateur le destinataire dans l’organisation. Dans la communication externe, le destinateur c’est l’organisation et le destinataire c’est une cible externe potentiel.
  18. 18. - l’outillage Eléments de la gescom C’est l’ensemble des outils spécialisés utilisés dans la réalisation de la communication. L’outillage fait appel à une technologie spécifique. On distingue: les publications, les magazines, les médias, le mailing, la télécom, l’infographie, les réseaux sociaux, la webotechnologie, la technologie du renseignement, l’IT, etc. Aujourd’hui la plupart des outils sont numériques et contenus dans la Technologie de l’information.
  19. 19. - l’évaluation Eléments de la gescom C’est l’ensemble des opérations qui permettent de mesurer les résultats d’une communication exécutive par rapport au plan de communication correspondant.
  20. 20. - Le reporting Eléments de la gescom C’est l’opération par lequel on met à la disposition des personnes compétentes toute l’information nécessaire à la prise d’une décision. Cette phase doit être précédé d’une évaluation ex-post.
  21. 21. Quel est l’élément de la gescom que vous avez l’impression de mieux connaître? Que pouvez-vous nous dire de plus à ce propos? Quiz 7
  22. 22. - L’amorce L’analyse ex-post Toute gestion de communication est tenue de partir d’une analyse ex-ante. D’après les experts internationaux, 52% de la réussite d’une communication exécutive sont déterminés par cette analyse. Elle peut aussi être appelée évaluation ex-ante à ne pas mélanger avec l’évaluation ex-post qui se conduit à la fin de l’exécution du plan de communication.
  23. 23. - L’objectif Eléments de la gescom L’objectif d’une analyse ex-ante est de dégager les problèmes finaux de communication liés à l’organisation.
  24. 24. Les opérations de l’analyse ex-ante L’analyse ex-ante - La collecte des informations - Le traitement des informations - La formulation des résultats de l’analyse
  25. 25. La collecte des informations L’analyse ex-ante - Sources d’information - Outils de collecte
  26. 26. Les sources d’information L’analyse ex-ante - Membres de l’organisation - Les responsables de l’organisation - Les personnes externes - Les rapports internes - Tout autre document - Les cibles antérieures
  27. 27. Les outils de collecte L’analyse ex-ante - L’interview - Le questionnaire - Le sondage - La lecture - Le focus group
  28. 28. 1. Connaissez-vous l’organisation YMCA de Bonaberi ? 2. Où avez-vous déjà entendu parler de cette organisation ? 3. Qu’y a-t-il de plus unique au sujet de cette organisation ? 4. Etes-vous satisfait de la façon dont les informations sur cette organisation sont communiquées ? 5. Quelle est ton opinion au sujet de cette organisation ? 6. Pourquoi ? 7. Quelle est ton attitude au sujet de cette organisation ? 8. Pourquoi ? 9. Cette organisation est-elle connue autour de toi ? 10. Pourquoi ? 11. Quelle peut être votre meilleure raison de soutenir cette organisation ? 12. Auriez-vous une raison de ne pas soutenir cette organisation ? 13. Y a-t-il d’autres organisations du même genre que vous jugez meilleures que YMCA de Bonaberi 14. Merci d’en porter à notre connaissance : ……………………………………………………… 15. Avez-vous déjà assisté à un événement de YMCA de Bonaberi? 16. Qu’en pensez-vous ? 17. Y a-t-il autre préoccupation au sujet de YMCA de Bonaberi que vous souhaiteriez relever SVP? L’analyse ex-ante Questions typiques d’un sondage
  29. 29. Les questions que nous venons de lire font référence à quoi? Quiz 8
  30. 30. Quelles sont les différentes opérations d’une analyse ex- ante? Quiz 9
  31. 31. Le traitement des informations L’analyse ex-ante - Le classement - L’analyse
  32. 32. Le classement L’analyse ex-ante - Grille quantitative - Grille qualitative: Swot (Ffom) - Grille mixte
  33. 33. La grille quantitative L’analyse ex-ante - Cette grille permet de classer les données d’une enquête sous forme numérique - Elle présente la ventilation de la quantité des réponses données à la suite d’une question posée - Elle tourne donc autour de 3 éléments: les données (questions ou réponses) et le nombre total de réponses données.
  34. 34. Exemple de grille quantitative Questions Réponse 1 Réponse 2 Réponse 3 total de réponse 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Total
  35. 35. La grille qualitative L’analyse ex-ante - Cette grille permet de classer les données d’une enquête selon la qualité de l’information - La grille SWOT par exemple permet de ressortir les forces, faiblesses, opportunités et menaces d’une organisation
  36. 36. Exemple de grille qualitative Strongs (forces) Weaks (faiblesses) Opportunities (opportunités) Threats (menaces)
  37. 37. La grille mixte L’analyse ex-ante - Cette grille permet de classer les données d’une enquête selon la qualité et la quantité de l’information - Elle s’applique par exemple lorsqu’il faut quantifier les données qualitative
  38. 38. Exemple de grille mixte Qualité Quantité Pourcentage 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Total
  39. 39. L’analyse L’analyse ex-ante L’analyse peut se mener au travers des méthodes suivantes: - Mathématique (positif – négatif) - Aspectuelle (plan) - Historique (passé) - Causale (cause – effet) - Prospective (avenir) - Structurelle (relation) - Comparative (différence) - Concurrentielle (différence organisationnelle) - dialectique (arguments)
  40. 40. La formulation des résultats L’analyse ex-ante - Les résultats de l’analyse doivent être ensuite exprimés sous forme de rapport - Ce rapport doit clairement définir les problèmes identifiés et leurs causes - Ce rapport doit indiquer une forme de hiérarchie entre les problèmes du plus important au moins important - La hiérarchie des problèmes doit tenir compte de la mission de l’organisation et correspondre à son plan stratégique
  41. 41. Exemple d’analyse ex-ante L’analyse ex-ante Alors que 1000 participants étaient attendus à l’événement, seuls 70 personnes ont effectivement pris part au Défi Mondial des UCJG qui a eu lieu le 06 juin 2015, à Bali au Parc des Princes. Au titre de Responsable de la prochaine édition de cet événement, vous êtes appelés à effectuer une analyse ex-ante avant l’élaboration de votre plan de communication.
  42. 42. Exemple d’analyse ex-ante L’analyse ex-ante Comment procéder?
  43. 43. Exemple d’analyse ex-ante L’analyse ex-ante -Quelles sont les sources d’information possibles? -Quels sont les outils de collecte? -Quelles sont les grilles de collecte? -Quelles sont les méthodes d’analyse adaptées? -Quels en sont les résultats? -Quels sont les problèmes de communication identifiables?
  44. 44. Définition Le plan stratégique de communication - C’est un plan qui définit les choix stratégiques par lesquels on va pouvoir résoudre sur une période exécutive les problèmes de communication qui se posent dans une organisation par rapport à sa cible potentiel
  45. 45. Essentiels Le plan (stratégique) de communication - Les résultats attendus - Les choix stratégiques - Le WBS
  46. 46. Les résultats attendus Le plan (stratégique) de communication - C’est la solution directe aux problèmes posés par l’analyse
  47. 47. Les choix stratégiques Le plan (stratégique) de communication - Doivent être liés aux missions et aux réalités de l’organisation - Doivent être des solutions aux problèmes identifiés dans l’analyse - Doivent être organisés par priorité
  48. 48. Les choix stratégiques Le plan (stratégique) de communication Plusieurs facteurs peuvent influencer les choix stratégiques: - La mission de l’organisation - Le temps - Les ressources humaines - Les ressources financières - L’environnement
  49. 49. Le WBS (Work Breaking System) Le plan (stratégique) de communication - Les priorités doivent être programmées sur une période - Les priorités doivent se convertir en activités et en outils - Les activités et les outils vont requérir du financement
  50. 50. Les éléments du psc Le plan (stratégique) de communication - Le sommaire - Les résultats attendus - Les objectifs - La cible - Les messages-clé de l’organisation - Les stratégies - Le WBS - Le budget - Le synopsis d’implémentation - Les indices de succès
  51. 51. Le sommaire Le plan (stratégique) de communication - Présente tous les éléments du plan et les pages liées
  52. 52. Les résultats attendus Le plan (stratégique) de communication - Au vu des problèmes posés, ils doivent répondre à la question: - Qu’est-ce qui devrait être qu’on ne retrouve pas dans l’organisation aujourd’hui? - Les résultats doivent être descriptifs - Ils doivent décrire la situation souhaité avec des verbes conjugué au présent ou au passé composé
  53. 53. Les objectifs Le plan (stratégique) de communication - Les objectifs permettent de convertir les résultats attendus sous une forme opérationnelle - Les objectifs doivent être spécifiques et précis - Les objectifs sont aussi qualifiés de SMART en anglais - Sustainable - Measurable - Accessible - Reachable
  54. 54. La cible Le plan (stratégique) de communication - La cible c’est l’ensemble des groupes et catégories de personnes potentiellement destinataires de la communication de l’organisation
  55. 55. Les stratégies Le plan (stratégique) de communication - Les stratégies doivent être liées aux missions de l’organisation - Elles doivent être liées aux résultats attendues - Elles doivent être organisées en priorités
  56. 56. Le WBS Le plan (stratégique) de communication - Dans cette phase les stratégies sont décuplées en activités et/ou en outils - Les outils sont liés aux choix stratégiques - Les outils concernent tout instrument de communication qui peut nous aider à obtenir les résultats attendus - Ce sont parfois des instruments spécialisés qui requiert le recrutement d’un spécialiste (infographie, imprimeur, informaticien, webmaster, logisticien, un communicateur, un linguiste, etc.)
  57. 57. Le budget Le plan (stratégique) de communication - Tous les besoins posés par les outils et les activités de coordination et de suivi doivent être évalué sous une forme financière - Cette évaluation commence par une identification des besoins - Les besoins sont ensuite chriffrés - Si on rencontre des difficultés dans l’évaluation financière de nos besoins, nous pouvons faire appel à un spécialiste comme un CAC
  58. 58. Le synopsis d’implémentation Le plan (stratégique) de communication - C’est une grille qui présente tous les éléments résumés qui participe à l’exécution d’un plan de com. sur un période déterminée - Les éléments d’un synopsis de cette nature sont: l’objectif, les stratégies, les outils (sous forme d’activité), les acteurs, la période d’exécution
  59. 59. Les indices de succès Le plan (stratégique) de communication - Ces indices sont issus de la description des résultats attendues - Ils doivent être clairement identifiable
  60. 60. Quels sont les éléments essentiels d’un plan stratégique Quiz 10
  61. 61. curieux Les qualités d’un responsable de communication - Le rc doit chercher l’information et doit rester informer tant des réalités de sont organisation que des événements extérieurs - Il doit poser des questions pour savoir davantage auprès des membres du groupe, du bureau, des personnes externes
  62. 62. proactif Les qualités d’un responsable de communication - Le siècle présent qualifié de siècle de vitesse parce qu’il est soutenu par l’information. - L’information est rapide et elle perd sa valeur à mesure que le temps passe - Éviter la procrastination - Le responsable de communication doit donc réagir immédiatement à l’information soit transmettre, soit traiter dès qu’il la reçoit
  63. 63. Maîtrise des outils Les qualités d’un responsable de communication - Le rc doit tout faire pour maîtriser les différents outils de communication vu que cela est indissociable à ses responsabilités - Il doit donc apprendre à utiliser les téléphones, les réseaux sociaux, le mail, l’ordinateur, les logiciels d’information, faire l’infographie, rédiger des communiqués, tracts, affiches, flyers, hold-up, créer et gérer un site web, les médias, la presse, comment faire des publications, des magazines, connaître les opportunités des opérateurs téléphoniques, etc.
  64. 64. Humble Les qualités d’un responsable de communication - Quand il ne maîtrise pas un outil le rc doit humblement faire appel à un spécialiste pour une meilleure communication
  65. 65. Définition La communication événementielle - Suit la même logique managériale que toute communication institutionnelle - Mais en principe, dans les entreprises cette communication commence d’abord par le budget avant les autres éléments - L’événement est une occasion idoine pour une organisation de se faire davantage connaître
  66. 66. Fin du cours introductif Merci!

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