O trudnym temacie – znaczenia komunikowania się w rodzinie oraz w firmie rodzinnej - opowiadali prelegenci grudniowego Śniadania Czwartkowego Instytutu Biznesu Rodzinnego – na początku Mateusz Kowalewski z firmy Hortimex Plus, a następnie ekspert IBR – pani Wiesława Machalica, psycholog. Problemów z rozmowami w czasie sukcesji przez pokolenia nie mieli widocznie przedstawiciele kolejnej firmy – Foto Studio Kołecki, która w listopadzie obchodziła swoje stulecie. Firmę reprezentowała córka obecnego właściciela Barbara Kołecka-Hermann.
Mateusz Kowalewski, Wiceprezes i potencjalny sukcesor w firmie Hortimex, podkreślał w swojej prelekcji znaczenie dobrej komunikacji. Sam na swoim przykładzie widzi, że konflikty w rodzinie szybko przekładały się na konflikty w firmie – brak zaufania, brak spójności w komunikacji z pracownikami, podważanie decyzji ojca / syna. Te konflikty spowodowały niepewność i stres oraz konieczność poszukiwania alternatyw poza rodzinną firmą. W jego firmie sukcesja wiedzy nastąpiła bardzo wcześnie, sukcesja władzy – na przełomie 2009 i 2010 roku, a sukcesja własności jeszcze nie nastąpiła, ale według niego nie jest konieczna do prawidłowych relacji w firmie.
Następnie swoją część rozpoczęła pani Wiesława Machalica – mówiła o rolach w rodzinie i w firmie. Czy na pewno mama nie patrzy na dzieci przez pryzmat ich dzieciństwa? Czy w dorosłym synie nie widzi piętnastolatka – bałaganiarza i spóźnialskiego? I jak jej sposób komunikacji wpływa na jego i jej funkcjonowanie w firmie? Ekspert wraz z uczestnikami zauważył, jak wiele zalet ma dobra komunikacja (dobre relacje i równowaga psychiczna prowadzą do wzrostu motywacji, oszczędności czasu, a następnie zwiększenia efektywności oraz sukcesu rodziny i firmy). Zła komunikacja powoduje natomiast stres, frustrację, zmęczenia oraz spadek motywacji. Jeśli poprzez dbanie o „bycie zrozumiałym” przez drugą stronę poprawimy komunikację, szanse na sukces w rodzinie i firmie są znacznie wyższe.
Na końcu Śniadania gratulowaliśmy firmie Foto Studio Kołecki sukcesu – stulecia firmy. Kuluarowe rozmowy odbywały się więc dziś nie tylko przy kawie i domowych bułeczkach, ale i urodzinowym torcie.
4. Wiesława Machalica
Komunikacja w firmie rodzinnej
to proces bardzo złożony.
Istota komunikacji: wzajemnie się zrozumieć.
Rozmawiać – czyli mówić i słuchać.
5. Wiesława Machalica
Ważne założenia
• Wzajemne zrozumienie nie polega na ujednoliceniu
poglądów, ale na ich prezentacji, wysłuchaniu
i wzajemnym poszanowaniu
• Twój rozmówca myśli podobnie lub inaczej niż Ty
i ma do tego prawo
• Każdy ma prawo do swoich przekonań, do swojego
zdania
6. Wiesława Machalica
Jak to zrobić,
by zwiększyć prawdopodobieństwo
bycia dobrze zrozumianym?
•Być wiarygodnym
•Wysyłać zrozumiałe informacje
•Uzyskiwać informacje zwrotne, o tym jak odbiorca
reaguje na twoje przesłanie
7. Wiesława Machalica
Co wpływa na wiarygodność nadawcy komunikatu?
• Znawstwo tematu
• Rzetelność nadawcy jako źródła informacji
• Intencje nadawcy
• Wyrażanie ciepła i życzliwości
8. Wiesława Machalica
Jak to robić, by wysyłać zrozumiałe komunikaty?
• Używać wielu kanałów przekazu – wzrok, słuch,
kinestetyka; wielokrotne powtórzenia
• Być spójnym w wypowiedziach werbalnych i
oznakach niewerbalnych
• Przekazywać komunikaty pełne i całkowite
9. Wiesława Machalica
Jak sprawdzić jaki efekt wywołuje Twoja informacja,
i czy została zrozumiana zgodnie z twoją intencją?
Prosić o informację zwrotną, jak Twój komunikat został
zrozumiany.
Informacja zwrotna to najlepszy sposób, by zapewnić
sobie dokładne zrozumienie nadawanego
komunikatu.
10. Wiesława Machalica
Narzędzia efektywnej komunikacji w rodzinie,
w firmie
• Świadomość co wnoszę do kontaktu
• Umiejętność nawiązywania dobrego kontaktu:
dostrojenie się, podążanie, odzwierciedlenie
Czyli spójność mowy ciała z treścią
11. Wiesława Machalica
Umiejętność skutecznego, asertywnego
komunikowania/wyrażania opinii, emocji, potrzeb –
komunikat JA
F – Fakty – obiektywny opis zachowań /jasny i zrozumiały/
U – Uczucia – wyrażenie stanu uczuć, emocji
K – Konsekwencje faktów – opis konkretnego efektu zachowania
O – Oczekiwania – określenie jakiej zmiany oczekuję, wymagam
12. Wiesława Machalica
Efektywne, aktywne, rozumiejące słuchanie
ze zrozumieniem i empatią
Mówiący: Jak możesz rozpoznać, że jesteś rozumiany?
Zapytaj: „czy mógłbyś powiedzieć jak mnie
zrozumiałeś?” Pamiętaj, że za zrozumienie komunikatu
odpowiedzialny jest jego nadawca .
Słuchający: Jak możesz sprawdzić czy rozumiesz? Daj znać
co rozumiesz z tego co do ciebie mówi nadawca, czyli
stosuj parafrazę: „z tego co mówisz rozumiem,
że…” i powtórz swoimi słowami jak
zrozumiałeś.
13. Wiesława Machalica
Najczęstsze błędy w komunikowaniu się w FR
• przedwczesna ocena i polemika z wypowiedzią
mówiącego
• uprzedzenia własne – skojarzenia emocjonalne
• przekonanie, że tylko ja mam rację; narzucanie
własnego zdania; moralizowanie i udzielanie rad
14. Wiesława Machalica
Najczęstsze bariery komunikacyjne
blokujące porozumienie
• podawanie gotowych rozwiązań i decydowanie za
innych – rozkaz, groźba, moralizowanie
• osądzanie – krytyka, obrażanie, orzekanie,
diagnozowanie
• unikanie i ucieczka od problemu – doradzanie,
zmiana tematu, pocieszanie
