EN: presentation about optimised intranet projects - mostly in German DE: Präsentation vom IX. Austrian Intranet Dialog am 20.09.2013 in Wien über die Notwendigkeit neue und besser geeignete Projektansätze für Intranets und Digital Workplaces zu verwenden

1. 1
Jenseits von Wasserfall
und Lastenheft:
Vorgehensweisen
für Intranet-
Projekte
Wien
20.09.2013
Stephan Schillerwein
stephan@schillerwein.net
www.schillerwein.net
www.intranet-matters.de
@IntranetMatters
IX. Austrian Intranet Dialog

2. 2
WARUM?
Bisherige Vorgehensweisen berücksichtigen
meist nicht die Besonderheiten des Mediums

3. 3
Der Klassiker …

4. 4
Source: unknown

5. 5
Unterschätze Komplexität

6. 6
Projekte: der Pfad von der Idee oder dem
Problem zur Lösung
Idee/Problem
Lösung

7. 7
Projekte: der Pfad von der Idee oder dem
Problem zur Lösung
Idee/Problem
IndenLadengehtund
Produktkaufen
Lösung

8. 8
Projekte: der Pfad von der Idee oder dem
Problem zur LösungIdee/Problem
Ziele
Analyse,Anforderungen&
Spezifikation
Auswahlder
Lösungskomponenten
Umsetzungskonzept&
Implementierung
Roll-out
Lösung
Alle Schritte sind erforderlich Das «Wie» ist anpassbar

9. 9
Der Redesign-Irrtum

10. 10
Common misconceptions about Redesigns
AnewDesignand…
alittlepaint…willsolveallproblems
Photo credits: Robert Crum, http://flickr.com/photos/13010608@N02/2441931412/, Jennifer Bührer, http://flickr.com/photos/jenniferbuehrer/64482736/,
Natalie!!, http://flickr.com/photos/taiyo/2318277706/

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… und viele weitere …

12. 12
Gründe gegen herkömmliche
Vorgehensweisen
• Fehlende Balance in der Konzeption – zwischen
unzureichend (Technologie-orientierung) und
«overkill» (Wasserfall-orientierte Vorgehensweisen)
• Fehlende oder fehlgerichtete Benutzer-orientierung
• Mangelnde Abstimmung zwischen Konzeptions- und
Umsetzungsphase (am System vorbei konzeptioniert)
• Übermässiger Fokus auf die «3 magischen
Projektdimensionen»

13. 13
Gründe gegen herkömmliche
Vorgehensweisen
• Unterschätzung der politischen Dimension, der
Vielzahl an Stakeholdern, Disziplinen, erforderlichen
Voraussetzungen (nicht nur auf technischer Ebene),
Abhängigkeit von kulturellen Faktoren, …
• Fehlen einer ganzheitlichen Sicht
• Übermässige Fokussierung auf den Launch
• …

14. 14
… plus: geänderte technologische
Rahmenbedingungen

15. 15
Warum Vorgehensweisen aus der «Ära vor
2010» nicht mehr funktionieren
Das «Speiseplan»-Intranet…
• relativ wenig Front-end Funktionalität
und somit einen geringen Anteil an
individuellem Interaktionsdesign
• intensive Beschäftigung mit diesem
Funktionsspektrum (CMS) – was mit der
Zeit aber durch die Software-Hersteller
weitgehend und standardisiert abgedeckt
wurde
• Interaktionsdesign im Backend wurde
typischerweise nicht angepasst, da der
Nutzerkreis beschränkt war und geschult
wurde
• Stakeholder meist weitgehend im Projekt
integriert (Autoren, Kommunikation, …)
 Konzeption konnte weitgehend isoliert
erfolgen
Der digitale Arbeitsplatz …
• viel Front-end Funktionalität und somit
einen hohen Anteil an individuellem
Interaktionsdesgin
• vor allem vor dem Hintergrund der
mangelnden Usability-Orientierung und
Reife der Anbieter in diesem Markt
• viele generische Funktionen (z.B.
Collaboration), aber ebenso sehr viele
hochgradig individuelle Funktionen und
Abläufe (z.B. Apps)
• Backend-Funktionen unrelevant, sofern
sie vom normalen Nutzer versteckt
bleiben
• Upgrade-Fähigkeit ein grosses Thema
• Jeder Mitarbeiter ist ein Stakeholder
 Konzeption losgelöst vom System und
Endanwender funktioniert nicht mehr

16. 16
INTRANET PROJEKT-
METHODE

17. 17
Aus hoher Flughöhe betrachtet nicht anders
als jede andere Projektmethode auch …
Explore &
Envision
Prepare &
Design
Build &
Implement
Use &
Sustain

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Intranet & Digital Workplace Project Structure Plan
Operations: Use & Sustain
Go-Live Process Project Review Technical Operations Business Operations
Phase 3b: Build & Implement (Business-Stream)
Adoption Support Creation & Migration Roll-out of organisational concept
Phase 3a: Build & Implement (Technology-Stream)
Technical Concept System Setup Implementation Content Integration Testing & Quality Assurance
Phase 2: Prepare & Design
Business Requirements Roadmap Solution Concept Organisational Concept System Evaluation
Phase 1: Explore & Envision
Analysis Vision & Strategy
Phase 0: Project Initialisation
Business Case Project Scope Project Setup
xPhaseA:Project&ExpectationManagement
xPhaseB:ChangeManagement
xPhaseC:Communication
Stephan Schillerwein, version 1.4 – Licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License

19. 19
Beispiel: Übersicht der Arbeitspakete der Phase 1
WP 1-1
Analysis
Verständnis für den Ist-
Zustand herstellen
WP 1-2
Vision & Strategy
(Fern-) Ziel und Weg
skizzieren

20. 20
Beispiel eines Arbeitspakets:
WP 1-2: Vision & Strategy
WP 1-2
Vision & Strategy
Vision, mission and value
drivers
Values & principles
Strategy
Goals & objectives
Implications of the
strategy
Change management
plan
 Milestone 

21. 21
VERTIEFUNG AM BEISPIEL
DER KONZEPTIONSSCHRITTE

22. 22
Die zwei Hauptkomponenten der
Lösungskonzeption
Bedürfnis-
analyse
Spezifikation Umsetzung
ZielWeg / Mittel zum Zweck

23. 23

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Die 4 kritischen W’s eines Intranet-Projekts
Warum? Was? Womit? Wie?
Ich versteh’
nicht, wie das
gehen soll...?!
Wie sieht das
denn aus…???
Vorher war
das aber
besser!!!

25. 25
Bedürfnisanalyse

26. 26
«Wenn ich die Menschen gefragt
hätte, was sie wollen, hätten sie
gesagt schnellere Pferde»
- Henry Ford

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Listening  Watching /
Documenting  Showing
„Don't just implement feature requests from "user
representatives" or "business analysts." The most
common way to get usability wrong is to listen to what
users say rather than actually watching what they do.
Requirement specifications are always wrong. You must
prototype the requirements quickly and show users
something concrete to find out what they really need.“
(Jakob Nielsen's Alertbox, February 19, 2008: Top-10 Application-Design Mistakes,
http://www.useit.com/alertbox/application-mistakes.html )

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Techniken für die Bedürfnisanalyse
Befragungen
• Online-Umfragen
• Interviews
• Auswertung von Feedback
• Apreciative Inquiry
• Excellence-focused Inquiry
• «Value proposition»-focused Inquiry
Gruppen-basiert
• Focus Groups
• World Café
• Brainwriting
• Collaborative Sketching
Aufgaben
• Usability-Testing
• Arbeitsbeobachtung (Contextual
Inquiry/ Observation)
• «Tagebuch» -Analyse (Self-Reporting)
• Auto-Reporting
• Prozess-Analyse
Potentiale
• Business Analyse
• Benchmarking
• Historic Lost Opportunities Analysis

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Aber welche
Technik nehme ich
denn für was und
wann?

30. 30
Übersicht Techniken nach Phasen
•Business Analyse
•(Potential-orientierte)
Interviews
•Prozess-Analyse
•(Online-Umfrage)
Business Case
•Online-Umfrage
•Auswertung von
Feedback
•Interviews
•Arbeitsbeobachtung
Analysis
•Gruppen-basierte
•Interviews
Strategy
•Arbeitsbeobachtung
•Spezifische
Befragungen
•Business Analyse
•Prozess-Analyse
Requirements
•Interviews
•Arbeitsbeobachtung
•Sketching
Solution
Concept

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Spezifikation

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Fokus auf Funktionalität reicht nicht aus
Usability
• Funktionalität
• Intuitivität
• Berechenbarkeit
Feel
• Joy of Use
• Interaktion
• Reaktion
Look
• Glaubwürdigkeit
• Vertrauen
• Stimmung

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Benutzerorientierte Produktgestaltung
mittels User-centered Design
>User-centeredDesign<
Usability
«Can Do»
Zufriedenstellung
Benutzbarkeit
Nützlichkeit
User Experience
«Will Do»
Attraktivität
Erwartungskonformität
(Positive) Reaktion

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An approach to user-centered and lean
specification
Basic
Personas
Mental
Model
Key Tasks
Rough
Scenarios
Prototypes
Other Tasks Outline
Consol-
idation
System
evaluation
Specification on system
Feasability
check

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Je klarer die Ausrichtung, desto einfacher und
unaufwändiger die Konzeptionsschritte
Explore &
Envision
Prepare &
Design
Build &
Implement
Use &
Sustain
Klarheit und Konzeptionsaufwand
Systemauswahl
Festpreis-Umsetzung

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ZUSAMMENFASSUNG

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Don’t aim for a perfect
solution with the first
release, as the real user
input will only start to
come in after the roll-out
of the solution.
www.fredericw.com

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Die wichtigsten Punkte im Überblick
• Intranets sind komplexe Projekte – Anforderungen an
Projektmanagement nicht unterschätzen
• Ein Projektstrukturplan ist die Grundlage aller
durchzuführenden Schritte
• Das Optimierungspotential liegt darin, wie man die
Schritte durchführt
• Iterativ vorgehen, mit frühen Ergebnissen,
durchgängigem Einbezug der Benutzer und möglichst
wenig Politik

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Profile Stephan Schillerwein
 15+ years of experience in Digital Media and Information
Management, specializing in Intranets, Social Collaboration and
the Digital Workplace
 100+ projects at 50+ organizations of all sectors & sizes
 Formerly Online and Intranet Manager at several large
enterprises and Director of the Intranet Benchmarking Forum
 Business computer scientist – speaks language of “both sides”
 Author, conference speaker, jury member, blogger, …
 Partner of the Worldwide Intranet Challenge Intranet & Digital
Workplace Advisor
Project Focus:
 Vision & Strategy
 Coaching & Enabling
 System evaluation
 Intranet Methodology
 360° Intranet Assessment
 Findability
 Lean specification
 Organisational Concepts
 …

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Thank you !
Taking the next step in Digital Transformation - together
Stephan Schillerwein
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