Guia didactica no. 1 iesj 01082011

IESJ Ministerio de Educación Nacional CÓDIGO:
Secretaría de Educación y Cultura Municipal
INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ
Sincelejo, Sucre – Colombia VERSIÓN:
01
GUÍA DIDÁCTICA No. 1: Para una buena práctica empresarial
rial FECHA:
01-08-2011

1. Inventarios y Balances
Para una buena práctica empresarial
GUÍA DIDÁCTICA No. 1:

2. Kárdex
3. Libros auxiliares

2011
Mg. Jorge Sánchez Noguera Página 1

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01-08-2011

CONTENIDO
Pág.

ORIENTACIONES GENERALES PARA EL USO DE LA GU DIDÁCTICA
GUÍA ÁCTICA 3

1. INVENTARIOS Y BALANCES 4

2. EL KÁRDEX 7

3. LIBROS AUXILIARES 16

BILBIOGRAFIA 19


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ORIENTACIONES GENERALES PARA EL USO DE LA
GU DIDÁCTICA
GUÍA
Amigo estudiante de Gestión Empresarial del grado 11º de la Institución Educativa Técnico Empresarial
ón ón
San José, recuerde que las personas que toman la iniciativa en el aprendizaje tienen más posibilidades de
ecuerde
retener lo que aprenden que el estudiante pasivo Esto significa que usted mismo deberá encontrar la
n pasivo.
fuerza para continuar con el proceso de aprendizaje y descubrir el camino para adquirir el conocimiento
que ignora.

Mi primera orientación va encaminada a sugerirle que disponga de un método o procedimiento que le
disponga
permita poner en práctica, de manera independiente, lo que va aprendiendo. Tome en cuenta los
siguientes pasos:

Elabore permanentemente mapas conceptuales, cuadros sinópticos, esquemas, entre otros, con el fin de
lograr una significación y estructuración jerárquica de los elementos objeto de aprendizaje, además le
permitirá relacionarlos entre sí para descubrir nuevos y más amplios aspectos del conocimiento.

Promueva y mejore diariamente estrategias comunicativas con los demás compañeros de su clase. Ello le
ayudará a despertar y descubrir la necesidad de compartir y de socializar lo aprendido. En tal sentido, en
cada una de los aspectos temáticos incluidos en la presente GUÍA DIDÁCTICA No. 1: Para una buena
áticos ÁCTICA
práctica empresarial, se recomienda socializar los resultados obtenidos en las diferente tareas o
diferentes
actividades evaluativas propuestas. No olvide, que al tiempo que aprende, podrá cimentar y desarrollar
valores humanos y sociales, como la rectitud, responsabilidad, puntualidad, honradez intelectual, el
espíritu crítico bien intencionado y la c
capacidad de tomar decisiones cuando las circunstancias lo ameriten
en su práctica empresarial.

ÉXITOS

“La disciplina es la mejor amiga del hombre, porque ella le lleva a realizar los anhelos más profundos
de su corazón”
Madre Teresa de Calcuta


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1. Inventarios y Balances
En forma general al hablar de inventarios se debe entender el registro y
control físic y documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una
físico
persona o negocio. Hay que recordar que en el Artículo 52 del Código de
Comercio se nos indica que: “Al iniciar sus actividades comerciales y por lo
menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y su
elaborará
balance general que permita conocer de manera clara y completa la
situación de su patrimonio
patrimonio”.

Por otra parte, dependiendo de la actividad económica, en los negocios
parte,
encontraremos diferentes clases y tipos de inventarios, por ejemplo: Inventarios iniciales y finales,
Inventarios periódicos y permanentes, Inventarios generales e inventarios específicos como es el caso del
inventario de mercancías o de propiedades, planta y equipo, Inventarios de Productos en Proceso de
Fabricación. Inventarios de Materias Primas, entre otros.

Apreciado estudiante, en esta parte de nuestra GUÍA DIDÁCTICA Para una buena práctica empresarial,
n empresarial
usted encontrará suficientes modelos e ilustraciones para presentar inventarios y Balances de negocios
dedicados a distintas actividades comerciales.
cados

1.1 Modelo de formato para preparar inventarios

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA O NEGOCIO
INVENTARIO:_______________________
FECHA DE ELABORACIÓN: _______________

CANT. U.M DETALLE Vlr. U. PARCIALES TOTALES


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1.2 Modelo de Inventario General Inicial

ALMACÉN ELECTROEQUIPOS Ltda.
INVENTARIO GENERAL INICIAL
10 de febrero de 2011

CANT. U.M. DETALLE Vlr. U. PARCIALES TOTALES

ACTIVO
CAJA 1.000.000
En efectivo 1.000.000
M/CÍAS. NO FAB. POR LA EMPRESA 4.900.000
5 u. Televisores, Ref. UH
UH-200 300.000 1.500.000
4 u. Neveras, Ref. TY-100100 500.000 2.000.000
2 u. Juegos de alcoba, Ref.: TF
TF-700 700.000 1.400.000
EQUIPO DE OFICINA 700.000
3 u. Escritorios, Ref.: SC
SC-100 200.000 600.000
2 u. Calculadoras, Ref.: AC
AC-150 50.000 100.000
EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y COM. 3.500.000
2 u. Computadores, Ref.: WX
dores, WX-1000 1.000.000 2.000.000
1 u. Computador, Ref.: RS RS-1500 1.500.000 1.500.000
TOTAL ACTIVO: 10.100.000
PASIVO 0
PATRIMONIO
APORTES SOCIALES 10.100.000
Jaime Jiménez 5.000.000
Cristina Londoño 6.100.000
TOTAL PASIVO MÁS PATRIMONIO: 10.100.000
Aportes de capital según escritura pública
No. 7255


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1.3 Modelo de Inventario de Mercancías
.3

EL TENDERO
INVENTARIO DE MERCANCÍAS
10 de marzo de 2011

CANT. U.M DETALLE Vlr. U. PARCIALES TOTALES
Abarrotes $ 2.244.718
40 Libra Arroz imperial $ 1.200 $ 48.000
120 Libra Harina de trigo las delicias $ 1.000 120.000
500 Libra Sal La Mejor $ 800 400.000
300 Kilo Azúcar Ingenios del Pacífico $ 2.100 630.000
250 Frasco Aceite Ricapalma x 500 grms. $ 2.500 625.000
53 Lata Atún Pacifico $ 3.000 159.000
75 Lata Sardina en salsa de tomate $ 2.500 187.500
282 Frasco Café soluble $ 240 67.680
542 Tarro Leche Nido $ 139 75.338

Artículos de aseo y tocador 1.321.250
250 U Jabón de baño Sol $ 1.500 $ 375.000
300 Rollo Papel higiénico Hogar $ 1.300 390.000
250 Tubo Crema dental Colgate mediano $ 1.200 300.000
200 U Esponjas fibra verde $ 1.000 200.000
125 Frasco Shampoo sedal mediano $ 4.500 562.500
TOTAL INVENTARIO
INVENTARIO: $ 3.565.968


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2. El Kárdex

Un Kárdex o tarjetero de mercancías es un registro ordenado de los
productos o bienes que se tiene en una bodega. Generalmente, para poder
hacerlos hay que hacer un inventario de todo el contenido que tiene la
bodega, y determinar la cantidad, un valor de medida, y el pr precio unitario,
esta información pasaría a ser el inventario inicial con el que se parte.
Luego se pueden clasificar los productos por sus características comunes,
y una vez que se hace todo eso se puede llenar los Kárdex, que se pueden
encontrar en papelerías o en cualquier programa contable. En estos registros se hace una tarjeta de kárdex
ías
por producto, en donde se registra el nombre del producto, el código del producto, la cantidad existente,
unidad de medida el valor unitario y el valor total, y de ahí en adelante se seguirá registrando en el mismo
en
kárdex todas las salidas y entradas del producto, y cada una de estos procesos se irá registrando los
mismos datos, es decir la cantidad del producto que entró, la unidad de medida, el valor unitario y el total
total.
También hay que tomar en cuenta que para efectos de valorización de ese inventario, se utilizan diferentes
métodos: los más comunes son el UEPS ( (LIFO), PEPS (FIFO) o Promedio Ponderado: Dependiendo del
D
método que se utilice, el valor del producto aumenta o disminuye, y el orden en el que salen o entran las
mercancías también varía.

2.2 El Kárdex y los métodos de valoración de mercancías

VALORACIÓN DE
MERCANCÍAS

PEPS
(Fifo)
PROMEDIO
PONDERADO COSTO
UEPS
(Lifo)

2.2.1 Promedio Ponderado. Para comprender su concepto y aplicación veamos el siguiente caso
ilustrativo:

La empresa “Electroequipos S. en C.”, vende al por menor y al por mayor equipos y electrodomésticos.

Con respecto a la compra de sus mercancías presenta el siguiente movimiento:


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Compras del 10 de abril : 5 Televisores, Ref.: XC
XC-100 a $350.000 cada uno
Compras del 15 de abril : 7 Televisores, Ref. XC
XC-100 a $400.000 cada uno
Si el 18 de abril, se vende un televisor, Ref.: XC 100 por valor de $500.000, ¿Cuál sería el costo de la
XC-100
venta?, y ¿Cuál sería la utilidad bruta en la venta?

Supuesto a:

Considerar que el televisor vendido corresponde a los comprados el 10 de abril, o sea $350.000. En cuyo
e
caso, su costo sería $350.000 y la utilidad bruta en la venta $150.000 ($500.000 menos $350.000).

Suponer que el televisor objeto de la venta corresponde a los comprados el 15 de abril, es decir $400.000.
comprados
Su costo es entonces $400.000 y la utilidad bruta en la venta $100.000 ($500.000 menos $400.000).

Como se puede observar ante una misma venta, se tienen costo y utilidad bruta diferentes. Ahora bien, el
comerciante podría optar por una de las dos opciones teóricas como válidas (Ver: métodos PEPS y
nte
UEPS).

Una tercera solución teórica es propuesta por el método “Promedio ponderado”, bajo dicho método el
costo se obtiene al promediar el total de la compra entre el total de unidades adquiridas. Veamos:

Compras del 10 de abril : 5 Televisores, Ref.: XC 100 a $350.000 cada uno = $1.750.000
XC-100
XC-100 a $400.000 cada uno = $2.800.000
Totales: 12 televisores $4.550.000

Para obtener el valor promedio (Costo unitario) se procede así:

$4.550.000 / 12 televisores = $379.167 aproximado (Costo unitario por televisor)
Según método promedio ponderado el costo de la venta es $379.167 y la utilidad bruta sería $120.833

Utilizando el kárdex, su registro sería como sigue:

Método: Promedio ponderado

Artículo: Televisores, Ref.: XC-100 Unidad: Uno Mínimo: 5 unidades Máximo: 20 unidades

Proveedor: Induequipos S.A. Localización:Cra. 40 No. 12 – 78 Bodega principal

FECHA COSTO ENTRADAS SALIDAS SALDOS
UNITARIO
200? DETALLE Cant. Vlr. l Cant Vlr. Cant Vlr.

Abr. 10 S/Fact. 1055 350.000 5 1.750.000 5 1.750.000

Abr. 15 S/Fact. 2072 379.167 7 2.800.000 12 4.550.000


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Abr. 18 S/Fact. 0001 1 379.167 11 4.170.833

2.2.2 Primeras en Entrar, Primeras en Salir PEPS. (FIFO: first in – first out)
.2.2

Bajo este método, al valorar el costo de la mercancía, se supone que las primeras mercancías que entran
son las primeras que se venden, es decir, al momento de vender se toman con preferencia las mercancías
más antiguas (al menos teóricamente y para efectos de registro y control contable).

Tomando el ejemplo anterior que fue analizado bajo el método promedio ponderado, sería:
método

XC-100 a $350.000 cada uno
XC-100 a $400.000 cada uno

Al vender un televisor, bajo este método se tomaría el costo de los comprados el 10 de abril, que resultan
étodo
ser los primeros que la empresa había adquirido. Es decir el costo es $350.000 por televisor y la utilidad
bruta $150.000 ($500.000 menos $350.000).

Haciendo los registros en el respectivo Kárdex, se tiene:
ectivo

Método: Primeras en entrar, primeras en salir PEPS. (Fifo)


Proveedor: Induequipos S.A. Localización: Cra. 40 No. 12 – 78 Bodega principal

UNITARIO

Abr. 10 S/Fact. 1055 350.000 5 1.750.000 5 1.750.000

Abr. 15 S/Fact. 2072 400.000 7 2.800.000 7 2.800.000

Abr. 18 S/Fact. 0001 350.000 1 350.000 4 1.400.000

400.000 7 2.800.000


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Explicación: Si las compras de mercancías tienen costos diferentes, en el saldo deben ser registradas en
forma separada. Al vender, se procede a actualizar el saldo, así: de 5 unidades de televisores qu fueron
que
las primeras en entrar, ahora se resta un (1) televisor y en el saldo se registran 4 unidades por un valor
total de $1.400.000 ($1.750.000 menos $350.000), las siguiente 7 unidades se registran sin ninguna
variación.

Usted puede estarse preguntando, ¿Qué ocurre bajo el supuesto de que el día 20 de abril se vendan 6
do,
televisores más? El precio de venta por el momento no nos interesa, recuerde que en el kárdex
únicamente se considera el costo,

Veamos:

Método: Primeras en entrar, primeras en sali PEPS. (Fifo)
salir



UNITARIO

Abr. 10 S/Fact. 1055 350.000 5 1.750.000 5 1.750.000

Abr. 15 S/Fact. 2072 400.000 7 2.800.000 7 2.800.000

Abr. 18 S/Fact. 0001 350.000 1 350.000 4 1.400.000

400.000 7 2.800.000

Abr. 20 S/Fact. 0002 4 1.400.000
00.000

400.000 2 800.000 5 2.000.000

Explicación: Como las mercancías más antiguas son 4 unidades, primero se registra en la venta 4
unidades y luego se registran las restantes 2 unidades para completar un total de 6 televisores vendid
vendidos.
(Se indica con una llave o corchete, es una buena herramienta). Ahora observe, al actualizar el saldo,
únicamente se registran 5 unidades por un valor total de $2.000.000 a un costo unitario de $400.000. El
costo total de la venta, se obtiene sumando $1.400.000 (Costo de los 4 televisores) y $800.000 (Costo de
sumando
los 2 televisores), para un total de $2.200.000. Suponga usted además, que el precio de venta por unidad
hubiera sido de $500.000, se tendría entonces:


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6 televisores a $500.000 cada uno = $3.
$3.000.000 : total venta
Menos: Costo de ventas = 2.200.000 : total costo PEPS.
Utilidad bruta en ventas = $ 800.000

2.2.3 Últimas en Entrar, Primeras en Salir UEPS (LIFO: Last in – First out)
.2.3

Contrariamente al supuesto teórico del método PEPS., el método UEPS, considera que al momento de
o
vender se toman en cuenta las mercancías últimas en entrar, es decir las más nuevas (Como ya se indicó
anteriormente, solamente para efectos contables).

Tomando el ejemplo propuesto para el presente análisis, se tiene:
ara

XC-100 a $350.000 cada uno
XC-100 a $400.000 cada uno

Al vender un televisor, su costo sería $400.000 ya que corresponde a las últimas mercancías en entrar (las
más nuevas). Su costo se registra por valor de $400.000 y la utilidad bruta sería $100.000 ($500.000
menos 400.000).

Los registros en el Kárdex se pueden apreciar así:

Método: Últimas en entrar, primeras en salir UEPS. (Lifo)



UNITARIO

Abr. 10 S/Fact. 1055 350.000 5 1.750.000 5 1.750.000

Abr. 15 S/Fact. 2072 400.000 7 2.800.000 7 2.800.000

Abr. 18 S/Fact. 0001 350.000 1 400.000 5 1.750.000

400.000 6 2.400.000

Abr. 20 S/Fact. 0002 350.000 6 2.400.000 5 1.750.000

Explicación: A diferencia del método PEPS, como se puede observar, al vender un televisor se toman de
las 7 unidades correspondientes al 15 de abril, es decir de las más recientes. Aunque el saldo total en


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unidades a 20 de abril son 11 televisores, al igual que para los métodos promedio ponderado y PEPS, no
dades
obstante su costo total es diferente, veamos comparativamente:
Inventario según promedio ponderado : 11 televisores $4.170.833
Inventario según PEPS. : 4 a $1.400.000 más 7 a $2.800.000
para un total de $4.200.000
Inventario según UEPS. : 5 a $1.750.000 más 6 a $2.400.000
para un total de $4.150.000

Te invito a que analices comparativamente los tres métodos estudiados y descubre ventajas y desventajas a
descubre
nivel financiero y tributario. Socialízalas con tus compañeros de clase.

2.2.5 Aplicación. Completa las siguientes tarjetas de mercancías (Kárdex). Ten en cuenta el método de
de
valoración de mercancías sugerido:

Utiliza tu capacidad
creativa e imaginación


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Método: Promedio ponderado

Artículo: Calzado TST, Ref.:AC-30 Unidad: Par Mínimo: 10 pares Máximo: 50 pares

Proveedor: Calza Unión Ltda. Localización: Cra. 50 No. 30 – 22 Bodega principal

UNITARIO

May 2 Según inventario 12 300.000

May 4 S/Fact. 450 8 216.000

May 9 S/Fact. 610 5 135.000

May 12 S/Fact. 001 6

May 14 S/Fact. 740 10 285.000



May 20 S/Fact. 811 7 210.000


May 25 S/Fact. 910 12 372.000




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Método: Primeras en entrar, primeras en salir PEPS.


odega

UNITARIO


May 4 S/Fact. 450 8 216.000

May 9 S/Fact. 610 5 135.000


May 14 S/Fact. 740 10 285.000



May 20 S/Fact. 811 7 210.000


May 25 S/Fact. 910 12 372.000




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Método: Últimas entrar, primeras en salir UEPS.



UNITARIO


May 4 S/Fact. 450 8 216.000

May 9 S/Fact. 610 5 135.000


May 14 S/Fact. 740 10 285.000



May 20 S/Fact. 811 7 210.000


May 25 S/Fact. 910 12 372.000




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3. Libros Auxiliares

Según el Artículo 49 del Código de Comercio, cuando se haga
egún ódigo
referencia a los libros de comercio, se entenderán los que determine la
ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo
obligatorios
entendimiento de aquellos.

Lo libros auxiliares son libros de contabilidad donde se registran en
Los
forma analítica y detallada los valores e información registrada en los
libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que
necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:

Registro de las operaciones cronológicamente.
Detalle de las actividades realizada
realizadas.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Hay que anotar que existen variados tipos de libros auxiliares, entre otros, los siguientes:
, siguientes

Auxiliares para cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una
uentas
cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de
muchos registros individuales de una cuenta.

Auxiliares de subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores
Este libro
y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se
registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con
terceros y las cuentas por cobrar.

3.1 Auxiliares de Control: Las empresas que realizan operaciones comerciales con numerosas personas,
necesitan detallar y ampliar la información de una cuenta en varias subcuentas; para evitar los
inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta se abre una
registros
cuenta control, donde se registran los valores totales del movimiento débito o crédito de cada cuenta,
tomados de las columnas parciales del comprobante de contabilidad.

Modelo:


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BANCOS (Control)

FECHA DETALLE
ETALLE No. DEBE HABER SALDO
200? Comp.
Marzo 15 Según comprob. de contabilidad 04 1.500.000 1.500.000
Marzo 18 “ “ “ “ 07 3.200.000 4.700.000
Marzo 20 “ “ “ “ 10 500.000 4.200.000
Marzo 21 “ “ “ “ 11 2.000.000 6.200.000
Marzo 23 “ “ “ “ 14 1.000.000 5.200.000
Marzo 24 “ “ “ “ 15 2.200.000 3.000.000
Marzo 26 “ “ “ “ 21 800.000 2.200.000
Marzo 30 “ “ “ “ 31 4.700.000 6.900.000
Marzo 31 “ “ “ “ 35 1.500.000 5.400.000

3.2 Auxiliares de subcuentas: Cada vez que en los libros Diario y Mayor se registre un valor en una
cuenta principal o grupo, se deben registrar en los libros auxiliares los valores correspondientes a las
subcuentas y auxiliares. La información se toma de la columna parciales del comprobante de
parciales
contabilidad. La suma de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo del control, y la suma
de los saldos de los auxiliares debe coincidir con el saldo de la respectiva subcuenta.

Modelo:

11100503 Banco Central (Cuenta N° 140
al 140-00418-5)

FECHA DETALLE No. DEBE HABER SALDO
200? Comp.
Marzo 15 Consignación N° 0007 04 1.500.000 1.500.000
Marzo 20 Cheque N° 5678 Distribuidora Nacional S.A. 10 500.000 2.000.000
Marzo 21 Consignación N° 0003 11 500.000 2.500.000
Marzo 23 Cheque N° 5679 Almacén Distrivarios
ue 14 1.000.000 1.500.000
Marzo 24 Cheque N° 5680 Comercializadora del No
omercializadora Norte 15 2.000.000 (500.000)


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3.3 Modelo de auxiliar para la cuenta Caja

CUENTA CAJA

20 ? Comp. (Entradas) (Salidas)

3.4 Modelo de auxiliar para la cuenta clientes

IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE

20 ? Comp. (Cargos) (Abonos)

3.5 Modelo de auxiliar para cuentas por pagar

IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR

20 ? Comp. (Abonos) (Cargos)


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BIBLIOGRAFÍA
ÁLVAREZ R., Néstor. Curso Básico de Contabilidad Bogotá, McGraw-Hill, 1986. 88 p.
o Contabilidad, Hill,

BOLAÑOS A., César A. y ÁLVAREZ NIÑO Jorge. Contabilidad Comercial, Mejorar Recursos
Humanos en la Empresa, Bogotá, Norma, 1993. 368 p.
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CODIGO DE COMERCIO, Bogotá, Legis, 20
, 2011

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA.
NICO Doctrinas Sobre Contaduría Pública,
Pública
Bogotá, Ecoe, 1996. 162 p.

CORAL DELGADO, Lucy del Carmen y GUDIÑO DAVILA, Emma Lucia. Contabilidad Universitaria,
Universitaria
Bogotá, McGraw-Hill Interamericana S. A., 996.311 p.
Hill

MEIGS, Walter A. y otros. Contabilidad la Base para las Decisiones Comerciales. Bogotá: McGraw-
Hill, 1982. 540 p.

Intermedia I, México, Trillas, 1989. 373 p.
NIÑO ÁLVAREZ, Raúl. Contabilidad I ,

OSORIO MARÍN, Iván. Elementos Básicos de la Contabilidad General, Medellín, Ediciones Previas,
General,
1988. 294 p.

OSORIO V., J. Edgar. Manual de Gerencia Financiera: Análisis, Diagnóstico y Pronóstico Bogotá, Usta,
Pronóstico,
1989. 593 p.

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SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones Bogotá,
Organizaciones,
McGraw-Hill, 1992. 338 p.


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