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Hilde Van Brempt: “Notre productivité a énormément progressé.”L’Antwerp Management School est d’ores et déjà            ti...
La troisième intégration concerne la comptabilité. Les tâ-                                                         ches fi...
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Customercase Ams Fr

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Customercase Ams Fr

  1. 1. L’Antwerp Management School confie sesprocessus spécifiques à Dynamics CRM L’Antwerp Management School donne des formations à des managers locaux et internationaux, actuels ou fu- turs. L’institution avait besoin d’une nouvelle solution+32 (0)9 361 82 33 logicielle pour supporter et automatiser ses processussales@net-it.be internes.pays: Belgique Net IT, son partenaire, a adapté Microsoft Dynamicssecteur: enseignement CRM aux besoins spécifiques de l’Antwerp Management School. Désormais, tous les contacts sont repris dans laprofil nouvelle base de données qui supporte les processusL’Antwerp Management School donne des forma- administratifs et opérationnels liés aux programmes detions à des managers, actuels et futurs. L’école s’ap- cours. Tous les utilisateurs jouissent d’une vision clairepuie sur quelque 50 collaborateurs permanents et et d’un accès rapide à l’information. Le site Web, laun corps enseignant. Chaque année, environ 2.500 comptabilité et la gestion des salles ont en outre étéclients s’enregistrent aux diverses formations. La intégrés à l’application CRM. L’Antwerp Managementplupart des étudiants des programmes master à School dispose en outre de toutes les fonctions de suivitemps plein viennent de l’étranger. des processus marketing et commerciaux.défi L’automatisation a minimisé le travail manuel, réduisantL’Antwerp Management School désire offrir à ses le nombre d’erreurs. La productivité est par ailleurs enétudiants et participants un service rapide et pro- hausse tandis que les clients ont droit à un meilleur ser-fessionnel. Une nouvelle solution logicielle était, vice. La génération de rapports a quant à elle été sensi-pour ce faire, nécessaire. Les processus administra- blement accélérée et enrichie, permettant à l’Antwerptifs étaient encore trop manuels, synonymes de Management School de prendre de meilleures décisions stratégiques.
  2. 2. perte de temps et d’erreurs. La production de rap- Depuis peu, l’Antwerp Management School utilise Micro-ports, elle aussi, laissait à désirer. soft Dynamics CRM. Cette solution logicielle n’est pas seu- lement mise à contribution pour supporter les ventes et le marketing mais également pour automatiser les processussolution opérationnels et administratifs spécifiques de l’institution afin de les rendre plus rapides et efficaces.Le partenaire Net IT a proposé Microsoft DynamicsCRM en guise de réponse aux besoins spécifiques L’Antwerp Management School prépare les managers auxde l’Antwerp Management School. Le logiciel a été étapes suivantes de leur carrière. L’école emploie environadapté aux besoins de l’institution et intégré à son 50 collaborateurs permanents et un corps professoral.site Web, à la gestion logistique et à la comptabili- Quelque 2.500 clients s’enregistrent chaque année auxté. Tous les processus administratifs liés aux pro- différentes formations en management. La majorité desgrammes de formations s’appuient sur Microsoft étudiants qui suivent les programmes master à temps pleinDynamics CRM. viennent de l’étranger. Le campus dénombre ainsi environ 24 nationalités.avantages “Notre ancienne base de données avait été développée¦ Travail plus rapide et plus efficace par l’Université d’Anvers de laquelle nous dépendions ঠDiminution des erreurs l’origine”, explique Marijke De Roost, IT Officer à l’Antwerp Management School. “Nous devons toutefois faire face ঠInformations actuelles d’autres besoins dans la mesure où nous travaillons fré-¦ Service clientèle souple et de meilleure qualité quemment avec des clients professionnels. Un scénario qui¦ Réduction des tâches manuelles exige une approche différente. Qui plus est, tout le monde¦ Convivialité n’avait pas accès à la base de données et les potentiels de¦ Image de professionnalisme génération de rapport étaient insuffisants.”¦ Rapidité et richesse dans la génération de rap- ports Souplesse d’adaptation aux besoins¦ Meilleures décisions de gestion L’école de management s’est donc mise en quête d’un logiciel pouvant assurer la gestion de ses contacts et l’ad- ministration des formations. L’Antwerp Management School a tout d’abord étudié ce que le marché proposaitsoftware&services en termes de logiciels spécifiques pour le secteur de l’en-Servers seignement. Aucun d’entre eux, toutefois, n’a émergé comme pouvant satisfaire les besoins de l’institution an-Developer Tools versoise. C’est ainsi que Microsoft Dynamics CRM est ap- paru sur son radar. “Ce logiciel propose toutes les fonc-Windows tions CRM typiques destinées aux activités de vente et de marketing”, déclare Hilde Van Brempt, Directrice Opera-Desktop Applications tions & Finance à l’Antwerp Management School. “De sur- croît, nous avons pu adapter le logiciel à nos besoins. NousBusiness Solutions pouvons par ailleurs coupler le logiciel à notre administra- Microsoft Dynamics CRM tion pour tout ce qui concerne la gestion des programmes de formations.”Microsoft Services Pour les besoins de ce projet, l’Antwerp ManagementMicrosoft Technologies School a décidé de faire appel au partenaire Net IT. Une étude préliminaire séduisante et l’approche déployée parMicrosoft Security Net IT furent déterminants dans la prise de cette décision. “Microsoft Dynamics CRM offre énormément de possibili- tés en standard mais il s’adapte également avec beaucoup de souplesse aux besoins spécifiques de chaque client”, explique Kristof D’Hoossche de Net IT. “Voilà pourquoi nous le qualifions de ‘xRM’. Nous utilisons Dynamics CRM comme socle de départ et nous procédons aux adapta- tions nécessaires en vue de supporter les processus opéra- tionnels du client.”
  3. 3. Hilde Van Brempt: “Notre productivité a énormément progressé.”L’Antwerp Management School est d’ores et déjà tion contenue dans notre application CRM afin desatisfaite de la collaboration engagée avec Net IT. formaliser et d’optimiser nos propres processus.”“Ils connaissent très bien notre environnement etnos besoins”, souligne Marijke De Roost. “Par ail- Productivité accrueleurs, nous travaillons toujours avec le même consul- L’intégration avec d’autres applications permet àtant, de sorte que nous ne devons pas à chaque fois l’Antwerp Management School de travailler plus ra-refaire le même topo.” pidement et plus efficacement. “Notre productivité progresse énormément mais il est encore trop tôtAdministration très poussée pour pouvoir la chiffrer”, déclare Hilde Van Brempt.Le projet a été initié en septembre 2008 et s’est dé-roulé en phases successives. Dans un premier temps, C’est ainsi que Dynamics CRM fut tout d’abord inté-tous les processus concernant les formations propre- gré avec le site Web de l’Antwerp Managementment dites ont été intégrées dans Dynamics CRM. School. “Les candidats peuvent s’inscrire en ligne”,Ce volet implique une dose non négligeable d’admi- explique Hilde Van Brempt. “Une fois qu’ils se sontnistration, avec des tâches telles que les inscriptions enregistrés, les informations qui les concernent di-des candidats, la planification des formations, l’enre- rectement s’affichent ensuite automatiquement dansgistrement des professeurs, la gestion des salles, la les formulaires en ligne. En sens inverse, toutes lesrestauration, les horaires, l’administration des points informations des inscriptions en ligne sont transva-et la facturation. En septembre 2009, tous les pro- sées dans l’application CRM, suite à quoi, celui quicessus opérationnels étaient fin prêts pour les pro- s’est inscrit reçoit un courriel automatique de confir-grammes qui débutaient alors. mation.”Ce n’est qu’après cette première étape que l’Ant- Deuxième exemple: la gestion logistique s’effectuewerp Management School a pu embrayer sur les elle aussi désormais à l’aide de Dynamics CRM. “Parfonctions CRM plus typiques, telles que l’organisa- le passé, nous devions encore effectuer beaucouption d’événements ou la gestion de campagnes de d’interventions manuelles dans des tableurs et d’au-marketing. “Nous proposons également des pro- tres documents”, déclare Hilde Van Brempt. “Celagrammes élaborés sur mesure pour des clients, dans provoquait des erreurs, comme par exemple desle cadre desquels nous procurons des formations doubles réservations de locaux. Aujourd’hui, on peutaux entreprises”, déclare Hilde Van Brempt. “Pour ce voir immédiatement quelles salles sont adéquates etfaire, nous mettons en oeuvre un processus de vente disponibles. Ce faisant, les collaborateurs préposés àet de marketing plus classique, avec visites de l’accueil peuvent mieux se concentrer sur le serviceclients, offres et mailings. Nous utilisons l’informa- aux clients et visiteurs.”
  4. 4. La troisième intégration concerne la comptabilité. Les tâ- ches financières de l’Antwerp Management School sont externalisées mais grâce à l’intégration réalisée avec Dyna- mics CRM, les factures sont désormais automatiquement transférées vers le logiciel comptable externe. Là aussi, les choses se déroulent donc plus rapidement et plus efficace- ment que par le passé. Accès rapide à l’information Chacun peut désormais avoir accès à l’information conte- nue dans la base de données. “Il s’agit, en premier lieu, de tous les membres du personnel qui assurent le support des formations - notamment, l’administration, la communica- tion, le marketing, la logistique et la gestion financière. A côté de cela, nous pourrons bientôt octroyer aux profes- seurs un accès à l’information qui leur est utile. Par exem- ple, les formations qu’ils donnent eux-mêmes, les salles, les Kristof D’Hoossche horaires et les participants.” Génération de rapports“Microsoft Dynamics CRM offre Le potentiel de production de rapports a été sensiblementénormément de possibilités en standard renforcé. “Nous pouvons générer beaucoup plus de rap-mais il s’adapte également avec beaucoup ports, qui plus est beaucoup plus rapidement”, déclarede souplesse aux besoins spécifiques de Hilde Van Brempt. “Le Ministère flamand de l’Enseigne-chaque client”, déclare Kristof D’Hoossche, ment nous a récemment demandé combien nous avionsassocié chez Net IT. d’étudiants néerlandais et de quelles provinces ils prove- naient. Nous pouvons désormais produire un rapport en cinq minutes là où cette opération était hier compliquée et chronophage.” De même, les informations provenant de la solution CRM servent de base pour la production de rapports de gestion. “Tous les quinze jours se tient une réunion de manage- ment au cours de laquelle nous devons présenter des rap- ports et des chiffres”, explique Hilde Van Brempt. “La ri- chesse des fonctions nous permet désormais de prendre des décisions business bien documentées, de meilleure qualité et plus rapides et, ainsi, réagir aux questions que nous posent nos clients ainsi qu’aux évolutions du marché.Pour plus d’informations C’est là une chose importante dans la mesure où il est éga- lement question de concurrence dans notre secteur. EnPour toute information complémentaire concernant tant qu’institution ayant des ambitions, nous désirons dou-les produits et services Microsoft, veuillez contacter bler notre chiffre d’affaires dans un délais de trois ans.le +32 (0)2 503 31 13 ou visiter le site C’est une des raisons pour lesquelles nous avons opté pourwww.microsoft.be/cases. Vous y trouverez d’autres un système flexible qui offre une bonne base pour notresociétés qui utilisent des applications similaires. stratégie.”Pour toute information complémentaire concernantNet IT, contactez le +32 (0)9 361 82 33 ou visitez lesite www.net-it.bePour toute information complémentaire concernantl’Antwerp Management School, visitez le sitewww.antwerpmanagementschool.be

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