1. Formato condicional en excel 2ª
parte
Cuando una función facilita el trabajo al usuario, tarde o temprano habrá que potenciarla.
Esto es lo que ha sucedido con el formato Condicional.
A partir de Excel 2007, se aprecia un aumento sustancial de su potencia y un ligero cambio de
look.
Para aquellos de vosotros que a nivel personal tengáis instaladas versiones superiores a las
corporativas, va dirigido este pequeño resumen.
A partir de Excel 2007 el formato condicional, que hasta entonces se limitaba a tres
condiciones como máximo, consigue obtener formatos diferentes para todas las condiciones
que se te presenten definiendo lo que llamaremos reglas; además aumentan los formatos que
se pueden aplicar considerablemente con lo que la potencia adquirida es considerablemente
superior.
El acceso al formato condicional es verdaderamente sencillo: en el menú Inicio, apartado
Estilos, descubrimos el icono de formato condicional buscado.
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Fco. Javier fernandez Castelo 18 de marzo de 2012

2. En la imagen superior puedes ver un pequeño ejemplo en el que se supera con creces el límite
establecido por Excel en versiones anteriores.
Como se hace?
Bien, para nuestro primer ejemplo, partimos de un calendario donde queremos diferenciar
utilizando el color las diferentes incidencias que pueden surgir en el transcurso de un mes.
Enumeramos los tipos de incidencias de forma que las tengamos “a mano” .
Ahora vamos a dar formato.
En este caso es sencillo. En cada celda, elaboramos una condición o regla por cada incidencia.
Para el caso de plasmar un descanso, en la celda correspondiente escribiremos la letra “D” y si
esto ocurre, la celda cambiará de color tornándose el fondo de color negro y el texto en
negrita de color blanco.
Para conseguirlo, vamos a seleccionar una celda, y pulsar sobre el icono de formato
condicional (menú Inicio , grupo Estilos). En el desplegable, escogemos la entrada “Nueva
regla”. Vemos el nuevo
cuadro presentado donde
aparecen diversas opciones.
Ahora nos vamos a centrar
en la segunda: “Aplicar
formato únicamente a las
celdas que contengan” y
vemos que es bastante
similar a la forma en que lo
hacíamos en versiones
anteriores de Excel. En el
segundo desplegable, el que
por defecto pone “entre”, elegimos “igual a” y en el espacio destinado escribimos “D”.
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3. pulsamos seguidamente en el botón formato, y escogemos la trama de color negro y el
formato de texto en negrita y color blanco. Pulsamos aceptar y listo.
La misma operación para el resto de las incidencias y tenemos resuelta la presentación de
estos resultados.
Como vemos, tenemos varias reglas en este apartado que nos facilitan la operación de dar
formato.
La primera de estas reglas, “Aplicar formato a todas las celdas según sus valores”
registra los valores de las celdas seleccionadas y aplica diferentes colores mezcla
de dos colores base o de tres dependiendo del valor de cada celda. Para explicarlo
mejor,
tomemos
como ejemplo
una sencilla
lista de
números. El formato condicional empleado, asigna un tono diferente a cada
valor, otorgando un color base al valor mínimo, el otro color base al máximo y
diferentes porcentajes de cada uno delos colores a los valores intermedios.
Si elegimos tres colores, un color será el máximo, otro color el mínimo y el
tercero indica el percentil.
Elegidos los colores, solo resta pulsar el botón aceptar y listo, el formato se aplica
a toda la selección. El aspecto es el que se puede ver en la imagen derecha.
La segunda regla ya la conocemos por haberla empleado en el primer ejemplo.
La tercera regla “Aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior”
modifica el formato de aquellas celdas cuyo número especificado están en el rango superior, o
bien aquellas cuyo
número especificado
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4. está en el rango inferior.
Si se especifica el número 3 para el rango superior, el formato condicional tratará de encontrar
los tres valores superiores del rango especificado. De haber por ejemplo, dos nueves y dos
ochos, y estos valores son los mayores del rango, entonces, aún habiendo especificado 3 en el
número de valores,
aparecerán los valores
9,9,8 y 8 y no 9, 8 y 7 de
existir este último valor.
Si en la misma regla,
seleccionamos la casilla %
del rango seleccionado,
como vemos en el
ejemplo, nos devuelve
seleccionados solamente
los valores 9 y 9, que
representan el 3% de los
valores presentados en la selección.
La opción “Detener si es verdad” del Administrador de reglas, evalúa las condiciones para
compatibilizar los formatos con versiones anteriores a Excel 2007, de forma que dependiendo
de si la casilla está o no activada, se tendrá en cuenta o no esta condición.
Como norma general, hay que hacer notar que cuando se aplican dos o más reglas de formato
condicional a una misma celda, estas se evalúan según su orden de prioridad y este, a su vez
depende de la posición que ocupen en el cuadro Administrar reglas: las reglas más altas, las
superiores, tienen prioridad sobre las inferiores y, al crear una nueva regla esta se sitúa
automaticamenteen el lugar superior. Luego tiene prioridad.
Por otra parte, decir también que dos o más reglas sobre una misma celda pueden dar como
resultado verdadero, es decir, no entran en conflicto. En este caso, se aplican ambas reglas. Si
entran en conflicto, por el contrario, se aplica la que tenga más prioridad.
La regla “Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del
promedio” da formato al
resultado de calcular
precisamente la media de los
valores del rango ( se suman
todos los valores de todas las
celdas del rango y el resultado se
divide entre el número de celdas
implicadas en el cálculo).
Podemos escoger dar formato
“por encima de “ o por debajo de
(del valor promedio). En este
texto presentamos el resultado de
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5. formatear las celdas cuyo valor está por debajo del promedio.
Se puede elegir también seleccionando dar formato a valores que sean mayor o igual o menor
o igual que el promedio, o también aplicar formato únicamente a los valores que están por
encima o por debajo del promedio, 1, 2 o 3 por encima o por debajo de la desviación
estándar.
La 5ª regla “Aplicar
formato a los valores
único o duplicados tiene
muy poco que explicar. O
formateamos los valores
del rango que están
duplicados, o los que son
únicos. En el ejemplo
hemos resaltado los
datos duplicados con un
formato de fondo azul y
texto blanco en negrita.
La última regla de este editor, es “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar el
formato”. Permite esta regla definir un formato dependiendo del resultado de una fórmula
aplicada a otra. Para explicarlo, veamos un ejemplo: queremos construir un calendario en el
cual, la cabecera “domingo” aparezca con fondo rojo y texto amarillo y negrita. Las celdas de
los días “domingo”, habrán de aparecer en texto rojo y negrita.
En primer lugar construimos nuestro
calendario, por ejemplo, el mes de marzo de
2012, con sus cabeceras y sus días del mes.
Con las opciones de formato manual, damos
el color azul oscuro al fondo de la cabecera de
días de la semana, de lunes a domingo y
utilizamos el formato condicional para
modificar el domingo. Esto no tiene
operatividad ninguna pero sirve de ejemplo
de cuales son las
prioridades. Vemos que
la celda cuyo valor es
“D” se ha tornado al
formato condicionado,
sobre el valor de
formato que tenía
previamente.
Ahora, vamos a tratar de
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6. conseguir que, cada vez que escribamos un valor en la columna bajo la leyenda “D”, ese valor
se escriba de color de texto rojo. Para ellos utilizaremos una fórmula, que es el propósito de
este ejemplo.
Seleccionamos el rango donde evaluaremos la condición y pulsamos en el menú Inicio, grupo
Estilos y dentro de este, formato condicional. Elegimos nueva regla y en este cuadro,
seleccionamos “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar el formato”. En la
línea de fórmulas escribiremos la expresión correspondiente: =(B32=”D”) donde el signo igual
es necesario para indicar a Excel que es una fórmula y lo que se encuentra entre paréntesis, es
tal fórmula.
B32 hace referencia a la columna B fila 33 de la hoja de cálculo actual. La fórmula se lee: “la
celda B32 es igual a “D”. esta fórmula devolverá un valor verdadero si es cierto y falso en caso
contrario. En este caso devolverá Falso pues el valor de esa celda es “L”.
Hemos de tener cuidado con la referencia a las celdas. Tal y como está escrito, B32 es una
referencia relativa. Si copiamos la fórmula a la celda contigua, el valor se habrá modificado por
(C32=”D”), que en este caso contiene el valor “M” y el resultado de la evaluación falso, pero si
copiamos la formula a la celda inmediatamente inferior, el valor se habrá modificado a
(B32=”D”), que no es una celda que queramos evaluar y que además está vacía. Para que Excel
sepa que celdas evaluar, le
diremos como tiene que
referenciar las celdas. Si le
decimos =(B$32=”D”) lo
que le decimos es que si
copiamos la formula por la
derecha, por cada celda
que nos movamos a la
derecha B se convertirá
sucesivamente en C, D, E…
pero la fila 33, al tener el signo “$” delante, permanecerá invariante, por lo que Excel solo
evaluará los datos de la fila 32. Si pruebas a cambiar en el calendario cualquier día de la
semana por “D”, verás como toda la columna se reescribe en color rojo “D”.
En el menú de formato condicional, vemos que además hay otras opciones; resaltar reglas de
celdas, reglas superiores e inferiores y escalas de color, ya las hemos analizado en más
profundidad de la que muestran estas opciones, que lo son simplificadas.
Tenemos sin embargo las barras de datos y los conjuntos de iconos que conviene echar un
vistazo.
Para ser sincero, no se si estos últimos formatos pueden trabajar con datos alfanuméricos. Por
más que he mirado no encuentro ninguna indicación al respecto. Lo que si que se es que para
datos numéricos es extraordinariamente rápido y visual.
Vamos a ver un ejemplo de cómo utilizar cada una de estas opciones.
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7. Tomaremos como ejemplo el ranking de la imagen. En primer lugar veremos como clasificar los
valores mediante Barras de datos.
Seleccionamos el rango de valores y pulsamos formato condicional – Barra de datos. Vemos
que se despliega un submenú con las diferentes opciones de barras (diferentes colores) que se
pueden aplicar. A medida que pasamos el ratón sobre cada opción, podemos ver el resultado
preliminar en la misma lista de datos a formatear. Pulsando sobre la opción elegida, la
selección se formatea definitivamente.
En el caso de aplicar conjuntos de iconos, los pasos a seguir son similares. En esta ocasión
seleccionamos el rango “mayores ingresos” y de igual forma, pulsamos sobre Formato
condicional- Conjuntos de iconos. También en esta ocasión se despliega un submenú con las
opciones
disponibles.
Para el
ejemplo,
vamos a
escoger 5
flechas (de
color).
De esta
manera
podemos ver
los datos de
una forma
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8. rápida y precisa utilizando para ello el diseño o formato que mejor se amolde a nuestras
necesidades en cada momento.
Por último, todas estas opciones tienen propiedades que modificar en el administrador de
reglas.
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