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Expériences de gestion des connaissances avec IDELIANCE: supprimons le document!

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Cet article tire quelques leçons de la conception et
de l’usage de l’outil IDELIANCE depuis une di-
zaine d’années. Idéliance est un outil de gestion de
réseaux sémantiques développé à partir de 1993,
c’est à dire à une époque où Internet était encore
très peu répandu dans l’industrie, et le Web sé-
mantique tout à fait in
existant. Nous résumons
brièvement les caractéristiques de Idéliance, et
nous nous intéressons surtout aux applications in-
dustrielles qui en ont été faites. Ceci est l’occasion
de s’interroger sur les
motivations des « cols
blancs » vis à vis de la gestion des connaissances,
que nous opposerons ici à la gestion documen-
taire.
Mots clés :
Ingénierie des connaissances ; représen-
tation des connaissances ; attitudes personnelles et
collectives face à la gestion des connaissances

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Expériences de gestion des connaissances avec IDELIANCE: supprimons le document!

  1. 1. Dix ans d’expériences industrielles en gestion des connaissances avec le gestionnaire de réseaux sémantiques IDELIANCE ou : comment se débarrasser des documents ? Jean Rohmer Centre des Nouvelles technologies d’Analyse de l’Information Thales Communications France jean.rohmer@fr.thalesgroup.com Résumé Cet article tire quelques leçons de la conception et de l’usage de l’outil IDELIANCE depuis une di-zaine d’années. Idéliance est un outil de gestion de réseaux sémantiques développé à partir de 1993, c’est à dire à une époque où Internet était encore très peu répandu dans l’industrie, et le Web sé-mantique tout à fait inexistant. Nous résumons brièvement les caractéristiques de Idéliance, et nous nous intéressons surtout aux applications in-dustrielles qui en ont été faites. Ceci est l’occasion de s’interroger sur les motivations des « cols blancs » vis à vis de la gestion des connaissances, que nous opposerons ici à la gestion documen-taire. Mots clés : Ingénierie des connaissances ; représen-tation des connaissances ; attitudes personnelles et collectives face à la gestion des connaissances . 1 Introduction à Idéliance Idéliance est un outil individuel ou collectif qui permet de créer et de partager des réseaux sémantiques. L’idée de base de Idéliance était très forte, puisqu’elle invitait à abandonner la notion de texte, de document, au profit de la notion de réseau de concepts. Voici une introduction très élémentaire à Idéliance. Toute chose dont on veut parler est un «sujet ». Un su-jet peut être très court (« Boeing ») ou très long (« La hausse des cours du pétrole relance l’intérêt pour les gi-sements de charbon»). À partir de sujets, on créé des énoncés de la forme « sujet/verbe/complément » : Boeing 777 / est construit par / Boeing À chaque énoncé est associé automatiquement son énoncé inverse : Boeing / est le constructeur de / Boeing 777 On dit que « est le constructeur de » est la relation inverse de la relation « est construit par ». Une relation peut être symétrique (égale à son inverse). C’est le cas pour « est un concurrent de ». On appelle Collection Idéliance un ensemble de «sujets » et d’« énoncés » entre ces sujets. On peut dire qu’une Collection est un réseau, un graphe dont les noeuds sont les sujets et les arcs les énoncés . Indépendamment de cette structure de graphe, les sujets peuvent être rangés dans des catégories : la catégorie des personnes, des lieux, des problèmes à résoudre… Un sujet peut appartenir à un ou plusieurs catégories ou à aucune. On peut définir des catégories calculées : ce sont des caté-gories définies à partir d’autres catégories . Le complément d’un énoncé peut être autre chose qu’un sujet : une valeur quelconque (numérique ou alphanuméri-que), une date ou tout type de ressource informatique (adresse Email, adresse de fichier, URL). Enfin, à tout sujet est associé une zone de texte libre de longueur non limitée, qui permet d’exprimer sur ce sujet tout ce qui n’est pas dit par des énoncés.
  2. 2. La production des énoncés Il y a trois grandes manières d’obtenir des énoncés : les écrire «à la main », traduire des données structurées (numériques ou codées) en énoncés et traduire des textes quelconques en énoncés. La première possibilité est la plus élémentaire. Elle peut être considérablement facilitée par l’existence d’éditeurs d’énoncés, comme celui du logiciel Idéliance, qui propose tout un environnement informatique permettant d’écrire des énoncés à l’aide de menus et d’un système de sugges-tions, qui fait que l’on ne réécrira jamais deux fois un même sujet ou une même relation : il suffira de les sélec-tionner dans des listes de propositions. Une application de ce type de saisie manuelle est la réalisation de collections «mémoires personnelles », qui contiennent toutes les notes d’organisation, contacts, réflexions, notes de lecture d’un individu, et peuvent comporter des milliers de sujets et des dizaines de milliers d’énoncés. À plus grande échelle, dans une entreprise, on pourra tenter de fusionner l’ensemble des mémoires personnelle des collaborateurs (carnets de contact des commerciaux par exemple). Dans de telles collections, on va trouver des énoncés du genre : Pierre Martin est le directeur de Service Après-Vente EDS ; EDS France est dirigé par Louis Dupont ; Louis Dupont participe à Réunion Annuelle Clients 2002. L’idée de la seconde possibilité (traduire des donnéesstruc-turées existantes en énoncés) découle tout naturel-lement de la première : tout le monde tient à jour des tableaux Excel (Tab. 1) listant des personnes, des adresses, des sociétés…. De même, toutes les informations saisies sous des outils organiseurs, comme Outlook, sont dispo-nibles sous forme de tels tableaux. On n’a évidemment aucune envie de ressaisir sous forme d’énoncés « manuels » ce genre d’informations. Or il est extrêmement simple de les traduire en énoncés, puisque la sémantique de chaque information est parfaitement définie par sa position ligne / colonne. Imaginons maintenant que l’on dispose non pas simple-ment de tableurs, mais de grandes bases de données. On pourra leur faire subir la même traduction en énoncés Idéliance. Ainsi, à partir d’une base de gestion de ressour-ces humaines, on pourra obtenir des énoncés du genre : Pierre Martin a comme diplôme HEC ; Pierre Martin a comme diplôme Harvard ; EDS emploie Louis Dupont. Pierre Martin occupe la fonction de Directeur Commercial ; Réunion Annuelle Clients 2002 se tient à La Défense ; Service Après-Vente EDS est une unité de EDS France ; Pierre Martin a été embauché en 1997 ; La troisième manière d’obtenir des énoncés est de partir de textes libres. Etant donné un document quelconque, comment exprimer son contenu par un ensemble d’énoncés simples ? On voit immédiatement que le problème ainsi posé n’est autre que celui de la compréhension générale du langage naturel, et qui n’a pas à ce jour de solutions. Obte-nir ces énoncés reviendrait en effet à résoudre toutes les difficultés si insurmontables aujourd’hui pour l’ordinateur, et si facilement traitées par le cerveau humain. Il faudra donc en la matière faire preuve de modestie, et utiliser les capacités des outils linguistiques disponibles. Navigations, requêtes, tableaux de bord à l’intérieur d’une collection d’énoncés Sans nous y attarder ici, il est clair que la double face d’un énoncé suffisamment proche du langage naturel pour être compréhensible par l’homme et suffisamment simple et structuré pour être traité efficacement par la machine va autoriser de nombreux modes de consultation : • naviguer de sujet en sujet : lorsque l’on clique sur un sujet, on va créer une page qui contient tous les énoncés où il est présent, comme sujet ou complément, et ainsi de suite de sujet en sujet ; • poser des questions très structurées : trouver tous les sujets qui habitent à Marseille, qui travaillent à la SNCF et qui ont plus de 43 ans ; • poser des questions de recherche full text : quels sont tous les sujets qui sont présents dans une phrase qui contient les mots « Martine » ou « Lille » ; • demander la construction de tableaux croisés : montrer les personnes habitant Marseille classés selon le secteur d’activité de leur employeur et la nature de
  3. 3. Titre du document leur diplôme. Un point important est que toutes ces opérationsse font sans aucune programmation : les énoncés sont « autopor-teurs » de leur sémantique, qui est exploitée à la fois pour aider l’utilisateur à exprimer sa requête et à la machine pour faire les bons filtrages et les bons liens. Une nouveauté rendue possible par les réseaux sémantiques : la recherche de liens Si l’on considère un réseau sémantique comme une carte dont les villes représentent les sujets et les routes figurent les relations entre ces sujets, il est naturel de se poser des questions comme : - Comment peut-on aller du point A au point B ? - Quels sont les moyens d’aller de A à B en passant par C ? Dans la terminologie Idéliance, ceci s’appelle l’opération « Quoi Entre ». Elle permet de rechercher tous les chemins (avec certains critères de limitation) entre deux ensembles de sujets . 2 Les différents types de mises en oeuvre d’Idéliance 2.1 Idéliance en tant qu’outil personnel de gestion des connaissances Historiquement, et ceci a de l’importance, Idéliance a d’abord été un outil de gestion de connaissances person-nelles, développé dans le cadre du projet Eureka MNEMOS « Mémoire d’Entreprise », en coopération avec –en utilisant les noms de l’époque- Matra Marconi Space, Aérospatiale, Bull, le CEA et NFT Raufoss (Norvège). Le but initial était de permettre à un individu d’organiser ses connaissances personnelles et à seule fin de les exploiter personnellement. Si d’un côté cela simplifiait certaines contraintes de mise en oeuvre informatique, d’un autre côté cela élevait le niveau d’exigence : il fallait que la motiva-tion à l’usage d’un tel outil soit purement personnelle, c’est à dire sans aucune contrainte ni obligation collective. Cela impose que l’individu ait envie d’utiliser un tel ou-til. Ce travail de conception d’Idéliance en tant qu’instrument personnel de gestion de connaissances per-sonnelles à des fins personnelles a essentiellement été mené à bien par Sylvie Le Bars, dont on retrouve au-jourd’hui sur le blog www.arkandis.com la philosophie de l’implication de l’individu dans la gestion de l’information. Il a été frappant de constater que ce que proposait Idé-liance : « abandonner la notion de document au profit de celle de réseau sémantique » a attiré énormément certaines personnes, au point que celles qui ont commencé à l’utiliser il y a des années ne se sont jamais arrêtées. C’est une bonne nouvelle, la mauvaise étant que d’après notre expérience moins de 1% des personnes adopte spon-tanément cette attitude. Il existe ainsi des personnes qui tiennnent quotidiennement à jour la « mémoire » de leur activité professionnelle personnelle sous forme d’un réseau sémantique. Ceci est tout à fait remarquable si on le rap-proche du lent décollage du Web Sémantique. De telles collections personnelles peuvent contenir plus de 10 000 sujets et 50 000 énoncés. Un autre point relativement positif est le constat de la vi-tesse avec les personnes jeunes –étudiants, jeunes diplô-més- apprennent les gestes de base pour utiliser un tel outil : le temps nécessaire dépasse rarement les 30 minutes, alors qu’il est souvent de 2 jours ou plus pour les profes-sionnels « confirmés ». Le constat de cette différence de temps d’apprentissage invite à la réflexion sur la faisabilité de la mise en place d’outils de gestion de connaissances à grande échelle dans une collectivité réunissant tous les âges de la vie profes-sionnelle.
  4. 4. 2.2 Idéliance en tant qu’outil collectif de gestion des connaissances Les premiers clients de Idéliance ont acheté la version personnelle de l’outil à partir de 1997. Parmi eux on peut citer le CEA, L’Etat Major de l’Armée de Terre, Danone, L’Oreal, L’Institut Français du Pétrole … Mais très vite ces clients nous ont demandé de disposer d’un Idéliance collectif : c’est à dire permettant de consti-tuer un réseau sémantique partagé par un groupe de per-sonnes, c’est à dire où chacun, selon ses droits, puisse consulter ou mettre à jour le réseat sémantique. Ceci a abouti à la disponibilité d’une version serveur HTTP / Client Léger en 2000, un véritable outil de Web Sémantique avant la lettre. De nouveaux clients ont alors adopté cette solution : Les Laboratoires Merck Lipha, France Telecom, la Section Technique de l’Armée de Terre, l’Institut National des Telecommunications, Gaz de France, la RATP … Dans un tel usage collectif, la perspective devient très différente de celle de l’usage individuel La décision d’adopter ce mode de travail n’est plus individuelle, volon-tariste. Elle est collective, et –au moins partiellement-imposée. Le rythme de travail n’est plus donné par un individu passionné, mais plus souvent par la lenteur inhé-rente à tout projet collectif. Si le bon côté des choses est que chacun bénéficie du travail de tous, ce qui est moins évident est le problème du choix de termes communs pour désigner les sujets, les relations, les catégories . 3 Les obstacles à la gestion des connaissances La petite société qui a créé le logiciel Idéliance n’a pas survécu à la difficulté qu’elle a rencontrée en 2001 pour lever des fonds après l’explosion de la bulle Internet. Idéliance est maintenant la propriété du groupe Thales, qui a commencé à l’utiliser dans le domaine du Rensei-gnement Mi litaire et de la fusion d’informations hétérogè-nes. A ce titre, il est utilisé opérationnellement par plu-sieurs unités militaires, avant certainement de retourner également vers les applications civiles courant 2006. Mais il y a aussi des raisons plus profondes qu’un man-que de moyens de la société éponyme pour expliquer que’un logiciel comme Idéliance n’ait pas fait plus d’adeptes. Un autre argument pour cela est l’interminable décollage du Web Sémantique, malgré tout le poids du W3C. Or il faut réaliser que la démarche Idéliance était exac-tement celle du Web Sémantique – à l’échelle près- : re-noncer, pour représenter certaines informations ou connais-sances, à utiliser le document au profit de réseaux sémanti-ques. Dit de manière plus triviale, il s’agit de passer de la notion de document, de texte à celle de phrase. Cela suppose de changer des manières séculaires de travailler, réfléchir, lire, écrire, apprendre. Depuis des siècles, les « manipulateurs de symboles » -pour ne pas dire les détenteurs du pouvoir, pouvoir de l’argent ou des idées, ont utilisé le document pour asseoir ce pouvoir à travers les livres, les journaux, les articles, les revues, les devoirs scolaires, les dissertations …. Nous allons maintenant lister quelques obstacles à cette gestion sémantique, structurée des connaissances telle que la proposent des outils comme Idéliance ou plus générale-ment le Web Sémantique. Le mode de travail en projet déresponsabilise les in-dividus face à la gestion des connaissances Alors qu’une bonne gestion des connaissances semble aller de soi pour favoriser le succès d’un projet, la nature temporaire, flexible, d’un projet décourage ses acteurs : tous ses membre s’éparpillent à la fin, on risque de ne jamais plus croiser le chef du projet, si un projet s’est mal passé, on préfère le taire. Il n’y a jamais deux projets qui se ressemblent, d’un projet à l’autre les rôles et les organisa-tions ne sont pas les mêmes … Finalement, on se raccroche à la seule chose visible dans la production d’un projet : les documents qui en sortent (essentiellement PowerPoint, Word et Excel). Et l’outil numéro un devient et reste un outil de GED et non de gestion de connaissances. Il est très difficile de capitaliser de projet en projet à par-tir du moment où aucune structure permanente ne semble présente pour « regarder » ces projets de l’extérieur. Quand un contributeur arrive dans un nouveau projet, on ne lui demande pas de raconter ses faits d’armes passés mais de s’adapter au plus vite à la spécificité du nouveau projet. Le seul « point fixe » dans la gestion par projets est pa-radoxalement l’individu. Et ceci incite à penser que le dernier refuge de gestion des connaissances serait -retour aux sources de Idéliance- la gestion de la connaissance personnelle –dans la tradition Idéliance on parle de « mé-moire personnelle – de l’individu . Mais dans ces condi-tions, cette gestion des connaissance sera non seulement personnelle mais aussi privée, discrète, invisible …
  5. 5. Titre du document L’influence de Google et autres moteurs de recherche De plus en plus d’informations qui nous intéressent sont indexées et retrouvées par Google et ses confrères sans qu’on n’ait le moindre effort à faire. C’est parfois sur Goo-gle que l’on trouve l’information indiquant à quelle époque on était à tel endroit, ce que l’on a dit à telle occasion, le nom de la personne rencontrée, le montant du capital social de son employeur, l’adresse email de sa cousine germaine, etc … De même que le mode de travail en projet tel que prati-qué actuellement ramène tout à la production de docu-ment, de même Google incite à tout « faire passer » dans des documents. Pire, alors qu’il y a 5 ou 10 ans, Google retrouvait essentiellement des pages de sites HTML, par définition bien structurées, les phénoménales augmenta-tions des débits de communication peuplent le Web d’un nombre grandissant de fichiers (au format PDF par exem-ple) de plus en plus grands. Une requête Google dans un domaine scientifique ramène aujourd’hui un fichier sur deux réponses. L’extraordinaire puissance –dans tous les sens du terme-de Google en fait à la fois un outil collectif et individuel de gestion de connaissances … à condition de passer par le paradigme du document. Tant que le Web sémantique n’existera pas ou si peu, les choses ne changeront pas, et la bonne question est peut-être : Google va-t-il prendre des initiatives autour du Web sémantique ? La multiplication des « micro-espaces collaboratifs en extranet » La gestion collective bien ordonnée des connaissances dans les entreprises n’ayant pas été généralisée, l’afflux des pièces jointes véhiculant les 100 versions successives d’un document s’amplifiant, les individus réagissent à l’échelle de micro-groupes en se définissant des « micro –espaces collaboratifs en extranet », qui dans leur plus simple ex-pression dont le partage d’un (1) document par deux (2) individus via internet, à travers des produits comme Write-ly (qui vient d’être racheté par … Google). D’une manière plus sophistiquée, il s’agit de la mise en place de Wiki corconscrits à un petit domaine. Nous n’évoquerons pas ici les Blogs et les RSS. Globalement, le résultat est que chaque individu se trouve non seulement en position de recevoir des docu-ments (via le courriel), de retrouver des documents (via Google), mais aussi de devoir surveiller / contribuer à des évolutions dynamiques de documents au sein de ces « micro –espaces collaboratifs en extranet ». Tout cela est très loin des grands programmes de gestion des connaissances en entreprise soigneusement planifiés. Finalement, alors que la gestion des connaissances est d’abord un effort réfléchi pour structurer l’information, les individus sont débordés par une avalanche irréfléchie de documents non structurés. 4 Conclusion : Revenir aux sour-ces de la gestion personnelle des connaissances ? La gestion des connaissances implique de quitter le para-digme du document alors même que : „ le document est le paradigme dominant depuis tou-jours „ les « NTIC » multiplient encore la prolifération de documents Depuis 15 ans, -époque du lancement de Lotus Notes- les initiatives pour le travail collaboratif, le partage des connaissances dans des espaces documentaires partagés connaissent des succès limités, et sont débordés par l’inondation de documents transportés en pièces jointes par le courrier électronique, et plus récemment par la multipli-cité des micro-espaces collaboratifs en extranet. Finalement, toute la charge cognitive retombe sur les in-dividus, et c’est peut-être là que peut surgir une nouvelle poussée de gestion des connaissances, à la fois personnelle, discrète et privée. Pour qu’elle ait des chances d’exister, deux conditions au moins semblent importantes au niveau des outils : „ offrir aux individus des outils de structuration de l’information qui leur donnent envie d’y consacrer des efforts. Il est notable que deux initiatives issues du Web Sémantique –et issues surtout de sa lour-deur- tentent d’aller dans cette direction : le Seman-tic Desktop et le Semantic Wiki. Des communautés sont en train de se structurer autour de ces néolo-gismes. C’était l’objectif d’origine d’Idéliance, et c’est un domaine qui nécessite des efforts renouve-lés „ avoir comme retombée première d’aider – dans un premier temps- les individus à produire des docu-ments PowerPoint, Word et Excel, puisque c’est sur cette production qu’ils seront jugés. Il faut accepter
  6. 6. de commencer à pactiser avec le diable document , puis, progressivement, espérer faire ressurgir la structuration sous-jacente à ces documents ainsi produits. Dans ce sens nous pensons remettre en service une initiative prise en 1998 , appelée « Ide-liance Inside » qui consistait à « cacher » des énon-cés sémantiques Idéliance dans des pages HTML.

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