10 niksiä ajanhallintaan (O365)
•
1 like•929 views
Työelämässä tulostavoitteet ja deadlinet painavat päälle. Palavereita on liikaa ja ne ovat tehottomia. Sähköposteihin ja sosiaalisen median tietovirtaan hukkuu. Missä olikaan viimeisin versio raportista tai tarjouksesta? Kuinka saada ote omista työpäivistä ja työtehtävistä? Ajanhallinta on yksi työelämän ja itsensä johtamisen keskeisimmistä taidoista. Ajanhallinnan avulla saa enemmän tuloksia, ja hallittu ajankäyttö lisää työhyvinvointia, kun kontrollin ja aikaansaamisen tunne lisääntyy. Tässä esityksessä käsitellään ajanhallintaa yleisesti sekä tarjotaan runsaasti käytännönläheisiä vinkkejä ajanhallinnan tehostamiseksi.
Recommended
More Related Content
Viewers also liked
Viewers also liked (11)
Similar to 10 niksiä ajanhallintaan (O365)
Similar to 10 niksiä ajanhallintaan (O365) (20)
10 niksiä ajanhallintaan (O365)
- 2. 3 Työn tuottavuuden parantamisen keskiössä pitäisi olla työn sujuvuus ja sisältö ja mittareina tulisi olla työn tulokset, ei aika. Työtehoseura
- 3. TAVOITTEET • Antaa vinkkejä ajanhallinnan suunnitteluun ja seurantaan • Antaa vinkkejä keskittymiseen ja tavoitteelliseen työskentelyyn • Antaa vinkkejä viestintään ja ryhmätyöhön 4
- 4. 10 VINKKIÄ AJANHALLINTAAN Häiriöt 1 2 3 Suunnittelu 4 5 6 Viestintä 7 8 9 Tauot 10 5
- 5. MICROSOFT O365 • https://portal.office.com • Outlook (sähköposti, kalenteri, henkilöt eli osoitekirja, tehtävät) • Word, Excel, PowerPoint, OneNote (ns. toimisto-ohjelmat) • OneDrive, Sivustot, Delve (dokumenttien tallennus, jakaminen ja haku, intra) • Sway (esitykset) • Yammer (yhteistyöalusta) 6
- 6. VINKKIEN HYÖDYNTÄMINEN • Tässä ei käydä yksityiskohtaisesti läpi ohjelmia ja niiden käyttöä • Kalvojen kuvissa ja teksteissä on käytetty sanastoa, jonka avulla voit tarvittaessa itse hakea tarkempia ohjeita • Hyödynnä ohjelmien omaa ohjetta • Hae ohjeita ja lisävinkkejä hakukoneella 7
- 7. HARJOITTELE • Mieti, mitkä ovat omat kehityskohteesi • Valitse sopiva vinkki tai kaksi, harjoittele niitä vähintään pari viikkoa sitkeästi • Valitse sen jälkeen seuraavat vinkit ja harjoittele 9
- 8. HÄIRIÖT: TUOTTAVUUSKYYKKY • Tutkimuksen mukaan keskeytykset vievät 20- 30% toimihenkilön työpäivästä. • Puolet keskeytyksistä oli häiriöitä, jotka eivät edistä työtä. • Häiriöitä vähentämällä on mahdollisuus lisätä tehollista työaikaa. 10 • Tehokas ja tuottava työ on tehottoman ja tuottamattoman työn vastakohta. • Tehoton työ on ponnistelua ilman tuloksia eli resurssien tuhlausta.
- 9. #1 VÄHENNÄ HÄIRIÖITÄ • Ota hälytykset ja merkkiäänet pois käytöstä • Sähköposti, pikaviestimet, sosiaalinen media • Käytä pikaviestimen eri tiloja • Kerro milloin olet tavoitettavissa ja milloin haluat olla rauhassa • Kunnioita työkaverin työrauhaa • Sopikaa työyhteisössä säännöt esimerkiksi avokonttorissa puheluille tai pikapalavereille 11 Häiriöt
- 10. 12 Outlook:Tiedosto > Asetukset > Sähköposti File > Options > Mail > Message Arrival Skype for Business: Ratas >Työkalut > Asetukset > Soittoäänet ja äänet Tools > Options > Ringtones and Sounds
- 11. 13 Aivot huijaavat meitä luulemaan, että monen asian tekeminen yhtä aikaa on tehokasta ja palkitsevaa. Todellisuudessa moniajo (multitasking) alentaa ongelmanratkaisu- ja päätöksentekokykyä. Vaikutukset vastaavat huonosti nukuttua yötä. Vaikutukset aivoihin voivat olla pysyviä.
- 12. #2 VARAA TYÖAIKAA KALENTERIIN • Älä anna palavereiden täyttää kaikkea työaikaa, varaa kalenteriin työaikaa erilaisten tehtävien valmisteluun ja viimeistelyyn • Keskity saamaan valmiiksi tavoittelemasi tehtävät • Missä tilassa ja olosuhteissa keskityt parhaiten? • Voitko valita paikan, missä työskentelet? 14 Häiriöt
- 13. 15
- 14. #3 KÄSITTELE SÄHKÖPOSTEJA • Joiden tutkimuksien mukaan jo moniajon (multitasking) mahdollisuus, esimerkiksi ajatus siitä, että inboxissa on uusia sähköposteja; vähentää älykkyysosamäärää 10 pisteellä • McKinseyn tutkimuksen mukaan työntekijät käyttävät 28% työviikostaan sähköpostien lukemiseen ja käsittelyyn • Varaa päivästä tietyt ajat sähköpostin käsittelyyn • Panosta otsikkoon, kirjoita napakasti, tee selväksi mitä odotat, mieti kelle lähetät • Luo sääntöjä, jotka vievät sähköposteja tiettyyn kansioon, esimerkiksi uutiskirjeet tai viestit, jotka eivät vaadi reagointia (nice to know) tai viestit, joissa olet cc:-kentässä • Kansiot käsiteltäville viesteille • Deletoi viestit, joihin ei tarvitse reagoida 16 Häiriöt
- 15. 17 Säännöt > Luo Sääntö > Ok tai Lisäasetukset >Valmis Rules > Create Rule
- 16. #4 HYÖDYNNÄ VIRKEÄ AIKA Työpäivä Virkeä aika (flow) Tärkeimmät tehtävät ja päätökset Tärkeimmät tapaamiset Vähemmän virkeä aika Rutiinitehtävät Tauot Älä unohda! 18 Suunnittelu
- 17. #5 TEHTÄVÄLISTAT • Ruutuvihko, muistilaput tai Outlookin tehtävälista pitää asiat muistissa, jotta voit keskittyä muuhun • Käytä erilaisia tehtävälistoja • Vuoden / kuukauden / viikon 3 tärkeintä tavoitetta – panosta näihin! • Juoksevien tehtävien tehtävälista – tee muutama pois, kun on hetki aikaa • Epämieluisat tehtävät – varaa tälle oma aika kalenterista ja neuvottele itsesi kanssa sopiva palkkio 19 Suunnittelu
- 18. 20 Outlookin tehtävälistalle voi poimia muistettavia asioita eri tavoin - Sähköposti, kalenterimerkintä - OneNote-muistikirja OneNote > Outlook-tehtävät OneNote > Outlook-tasks Tehtävät tulevat näkyviin Outlookin sähköposti- ja kalenterinäkymiin haluamallasi tavalla
- 19. 21 Sähköposti: Näytä > Tehtävät-palkki > Tehtävät View >To-Do Pane >Tasks Kalenteri: Näytä > Päivittäinen tehtäväluettelo > Normaali View > DailyTask List > Normal
- 20. #6 SUUNNITTELE JA SEURAA • Mihin käytät työaikasi? • Kohtaako ajankäyttö, tavoitteet ja tulokset? • Milloin ja miten saat parhaiten tuloksia aikaan? • Ajankäytön seurantaan on erilaisia tapoja • Nopean, visuaalisen näkymän saa käyttämällä kategorioita kalenterimerkinnöissä • Myynti, asiakasprojektit, sisäinen työ • Opetus, tutkimus, hankkeet, hallinto 22 Suunnittelu
- 21. 23 Kalenterimerkintä Luokittele >Valitse luokka tai Kaikki luokat Categorize > Category or All Categories
- 22. 24
- 23. AGENDA • Valmistautuminen: lähetä materiaalia, pyydä materiaalia • Puheenvuorot: kuka, miten pitkään • Ollaanko päättämässä, tiedottamassa, keskustelemassa vai ideoimassa? • Ketä kutsutaan? • Kokoushuone, skype vai kävelykokous? • Tule ajallaan, lähde ajallaan • Keskity, kuuntele, kunnioita • Kuka tekee ja jakelee muistion? • Miten seurataan tehtäviä? • Varaa aikaa siirtymiin palaverista toiseen PELISÄÄNNÖT 25 #7 TEHOKAS PALAVERI Viestintä
- 24. #8 ONENOTE YHTEISTYÖN TUKENA • OneNote tukee muistiinpanojen tekemistä, tiedon jakamista ja työstämistä • Ryhmittele eri asiakokonaisuuksia • Muistikirja – välilehti - sivut • Ei tarvetta avata erillisiä tiedostoja eri kansioista – kaikki ovat yhdessä paikassa • Visuaalisuus ja monipuolisuus • Korosta tehtävät, tärkeät tai avoimet asiat • Liitä kuvia, videoita, taulukoita, linkkejä • Henkilökohtainen käyttö • Jaettu käyttö • Muistikirjojen jakaminen • Yhteinen asioiden valmistelu • Näe mitä muut ovat kirjoittaneet 26 Viestintä
- 25. 27 Muistikirjaan kuuluu Ajanhallintakoulutuksen välilehti Ajanhallintakoulutukseen liittyvät sivut Erilaiset korostustavat Muistikirja nimeltä Paju OneNote
- 26. #9 DELVE: OMAT JA MUIDEN TYÖT • https://portal.office.com • Delve näyttää omat sekä verkostosi viimeisimmät käsitellyt dokumentit sekä keskustelut • Hyvät haku- ja filtteröintimahdollisuudet • Toimii parhaiten organisaatioissa, joissa aktiivisesti käytetään tiedostojen jakamista ja yhteiskäyttöä 28 Viestintä
- 27. 23.8.2016 www.pajuconsulting.fi | @Pajuconsulting 29 Jos ihminen ei malta levätä välillä, ensimmäinen asia, joka rupeaa rapautumaan, on luova ongelmanratkaisu. Neurologi Kiti Müller
- 28. #10 TAUKO • Pidä taukoja • Juo vettä • Hengitä • Jaloittele, venyttele • Tee jotain kivaa 30 Tauot
- 29. YHTEENVETO Häiriöt 1 2 3 Suunnittelu 4 5 6 Viestintä 7 8 9 Tauot 10 • Ajanhallinnan tavoitteena on tukea suunnittelua ja viestintää niin, että voit keskittyä paremmin, työskennellä sujuvasti ja saada aikaan keskeiset tulokset • Käytä tärkeimpiin tehtäviin hyväksi ne vuorokauden ajat, kun olet virkeä, keskittynyt ja innostunut. • Harjoittele ajanhallintaa itsesi ja työyhteisön kanssa • Aina ei voi eikä tarvitse olla tehokas. • Pidä taukoja. 31
- 30. LÄHTEITÄ • Tuominen, Saku ja Pohjakallio, Pekka. Työkirja – työelämän vallankumouksen perusteet. WSOY 2012. • Multitasking is killing your brain http://observer.com/2016/02/multitasking-is-killing-your- brain/ • http://yle.fi/uutiset/onko_tyokaverisi_muuttunut_joustamattomaksi_kyynikoksi_han_voi_oll a_ylirasittunut/8730610 • http://www.kauppalehti.fi/uutiset/tehoja-tyohon--keskeytykset-pois---tuottavuushyppy- syntyy-helposti/LvYfmMQ8 32
- 31. OTA YHTEYTTÄ Jenni Rissanen jenni.rissanen@pajuconsulting.fi +358 400 910 300 www.pajuconsulting.fi @JennirRissanen fi.linkedin.com/in/jennirissanen