Vortrag auf dem Methodentag PM - 19.9.2009

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2. P RAGMATISCHES R ISIKOMANAGEMENT
Methodentag Projektmanagement
Jorg Floegel, PMP
¨
Gesch¨ ftsfuhrer
a ¨
19. September 2009

3. A GENDA
1 Z IELE
2 E INORDNUNG
3 G RUNDLAGEN
4 V ORGEHEN
5 I HRE F RAGEN

4. Z IELE DES W ORKSHOPS
Ihre Erkenntnisse
1 Verst¨ ndnis der Grundlagen
a
2 Verst¨ ndnis der Prozesse
a
3 Praktisches, pragmatisches Vorgehen
4 Darstellung von Risiken

5. proiectum
lat. “Das nach vorn Geworfene”

6. rhizikon
griechisch ”Klippe”

7. E INORDNUNG
”bekanntes Unbekanntes”
=
”unbekanntes Unbekanntes”

8. M ERKMALE EINES P ROJEKTS
Ein Projekt zeichnet sich aus durch:
1 Neuartigkeit
2 Komplexit¨ t
a
3 Planungshorizont

9. WARUM R ISIKOMANAGEMENT ?

10. P ROJEKTMANAGEMENT
Zentrale Handlungsfelder
1 Risikomanagement
2 Management des Projektumfangs
3 Zeitplanung
4 Kostenmanagement
5 Qualit¨ tsmanagement
a
6 Personalmanagement
7 Management der Projektkommunikation
8 Beschaffungsmanagement

11. Ihre Risiken!

12. D EFINITION
Drei Bestandteile des Risikos
1 Ursache
2 Risiko-Ereignis
3 Schadens-Auswirkung
Zus¨ tzliche Faktoren
a
1 Relevanter Zeitraum
2 Risiko-Treiber

13. R ISIKO -B ESCHREIBUNG
Risiko ⇒ (Ursache; Ereignis; Auswirkung)

14. S EMANTIK
Ursache:
Aufgrund der ....
Ereignis:
kann es zu ...... kommen,
Auswirkung:
was zu ...... fuhrt.
¨

15. Zuruck zu Ihren Risiken!
¨

16. PARAMETER DES R ISIKOS
Risiken werden bestimmt durch
1 Eintrittswahrscheinlichkeit
2 Hohe der Auswirkung
¨
Berechnung der Risiko-Kennzahl
RK = Wahrscheinlichkeit * Auswirkung

17. A BGRENZUNGEN I
Interne Risiken Externe Risiken
• Unternehmens-intern • Generelle
• Operativ beeinflussbar Rahmenbedingungen
• Gefahr der • Umwelteinflusse
¨
”Betriebsblindheit” • Selten operativ
beeinflussbar
• Strategischer Aspekt

18. A BGRENZUNGEN II
Merke:
Probleme sind keine Risiken (mehr)!

19. R ISIKOMANAGEMENT
Was - Wann - Wie

20. P HASEN DES R ISIKOMANAGEMENTS

21. Risiko-Identifizierung

22. R ISIKO -I DENTIFIZIERUNG
Welche Gefahren drohen Ihrem Projekt?

23. R ISIKO -I DENTIFIZIERUNG
Ziele
• Erkennung und Benennung von Risiken
• Dokumentation der Risiken
Methoden
• Analyse der Projektdokumente
• Orientierung an einem Risiko-Struktur-Baum
• Workshop zur Risiko-Identifikation
• Interviews
• Erstellung einer ”Risiko-Karte”
(Risk Concept Map)

24. R ISIKO -S TRUKTUR

25. R ISIKO -K ARTE

26. R ISIKO -I DENTIFIZIERUNG
Ergebnisse
• Risiko-Register
• Risiko-Karte
• (Aktualisierter) Risiko-Strukturbaum

27. R ISIKO -R EGISTER
Risiko-Register
Projekt: Entwicklung eines Systems zur Robotersteuerung
Projektbudget: e 1 500 000,00
Nr. ID Bereich Ursache Ereignis Auswirkung
Bedingt durch ..., kann es zu ... kommen, was zu ... fuhrt.
¨
1 090815-1 Vertrag Alter Vertrag fehlende Regelungen Nachverhandlungen
2 090815-2 Design Fehlende Erfahrungen Designlucken
¨ Nacharbeit
3 090816-1 Personal Nichtverfugbarkeit
¨ Nachschulungen zus¨ tzl.Kosten
a
4 090816-2 Anforderungen Unvollst¨ ndig
a zus¨ tzl. Anforderg.
a zus¨ tzl.Kosten
a
5 090819-1 Architektur Neue Architektur luckenhaft
¨ zus¨ tzl. Erweiterungen
a
6 090815-2 Design Fehlende Schnittstellen Inkompatibilit¨ ten
a zus¨ tzl. Entwicklg.
a
7 090816-1 Vertrag Keine internat. Regelg. Polit. Verzog.
¨ Aufw¨ ndg. Verhandlg.
a
8 090816-2 Anforderungen Internat. untersch. Interessenkonfl. zus¨ tzl.Kosten
a
9 090816-1 Software Fehlende Erf. Prog.Spr. Nachschulungen zus¨ tzl.Kosten
a
10 090816-2 Test Fehlende Testspez. Fehler bei Prod.Eins. Nacharbeit

28. Qualitative Risiko-Analyse

29. Q UALITATIVE R ISIKO -A NALYSE
Welcher Natur sind die Gefahren?

30. Q UALITATIVE R ISIKO -A NALYSE
Zentrale Aspekte:
• Beschreiben, Interpretieren und Verstehen
• Klassifizieren
• Hypothesen

31. Q UALITATIVE R ISIKO -A NALYSE
Zielsetzung
• Verst¨ ndnis der Risiko-Situation
a
• Zuordnung von Verantwortung
• Priorit¨ ten
a
• Basis fur die Einleitung von Maßnahmen
¨

32. Q UALITATIVE R ISIKO -A NALYSE
Wie Sie vorgehen:
• Workshop
• Risiko Register
• Expertenbefragungen

33. Q UALITATIVE R ISIKO -A NALYSE
Ergebnisse
• Aktualisiertes Risiko-Register
• Eintrittswahrscheinlichkeiten
• Hohe der Auswirkungen
¨
• Klassifizierungen & Priorit¨ ten
a
• Summe der Risikokennzahlen
• Grafische Darstellungen

34. Q UALITATIVE R ISIKO -A NALYSE
Erweiterung des Risiko-Registers
(Sortierung absteigend nach Risiko-Kennzahl)
Nr. Verantw. Phase Wahrsch. Schadenshohe
¨ % vom Budget Risiko-Kennzahl
6 J. Maier K 60% 890k 59% 534k
3 C. Neumann K-P-A 50% 800k 53% 400k
1 J. Calahan K-P-A 62% 500k 33% 310k
10 C. Bode A-S 32% 630k 42% 202k
7 C. Neumann K-P-A-S 34% 250k 17% 85k
4 C. Bode K-P-A 10% 1 050k 70% 105k
5 S. Connor K 9% 1 000k 67% 90k
9 C. Neumann A 18% 290k 19% 52k
2 I. McDonnell P 25% 120k 8% 30k
8 C. Bode K-P 15% 120k 8% 18k
1 826k
Legende
K: Konzeptphase
P: Planungsphase
A: Ausfuhrungsphase
¨
S: Schlussphase

35. Q UALITATIVE R ISIKO -A NALYSE
Zur Erinnerung: Identifizierte Risiken
Nr. ID Bereich Ursache Ereignis Auswirkung
Bedingt durch ..., kann es zu ... kommen, was zu ... fuhrt.
¨
1 090815-1 Vertrag Alter Vertrag fehlende Regelungen Nachverhandlungen
2 090815-2 Design Fehlende Erfahrungen Designlucken
¨ Nacharbeit
3 090816-1 Personal Nichtverfugbarkeit
¨ Nachschulungen zus¨ tzl.Kosten
a
4 090816-2 Anforderungen Unvollst¨ ndig
a zus¨ tzl. Anforderg.
a zus¨ tzl.Kosten
a
5 090819-1 Architektur Neue Architektur luckenhaft
¨ zus¨ tzl. Erweiterungen
a
6 090815-2 Design Fehlende Schnittstellen Inkompatibilit¨ ten
a zus¨ tzl. Entwicklg.
a
7 090816-1 Vertrag Keine internat. Regelg. Polit. Verzog.
¨ Aufw¨ ndg. Verhandlg.
a
8 090816-2 Anforderungen Internat. untersch. Interessenkonfl. zus¨ tzl.Kosten
a
9 090816-1 Software Fehlende Erf. Prog.Spr. Nachschulungen zus¨ tzl.Kosten
a
10 090816-2 Test Fehlende Testspez. Fehler bei Prod.Eins. Nacharbeit

36. K ALIBRIERUNG
Wahrscheinlichkeits-Kategorien
Wahrschein- Kategorie
lichkeit
≤ 10% 1
≤ 20% 2
≤ 35% 3
≤ 50% 4
> 50% 5
Schadens-Kategorien
Qualit¨ t
a Termin Kosten Kategorie
gering minimal ≤ 10% 1
moderat ≤ 1 Monat ≤ 20% 2
kritisch ≤ 2 Monate ≤ 45% 3
Inakzeptabel >2 Monate ≤ 60% 4
Umgehung mgl.
Inakzeptabel Termin nicht haltbar ≤ 100% 5
KEINE Umgehg.

37. ¨
R ISIKO -W URFEL
Wahrscheinlichkeits-Kategorie
5 6
4 1 3
3 2 7 10
2 8 9
1 4, 5
1 2 3 4 5
Schadenskategorie

38. Quantitative
Risiko-Analyse

39. Q UANTITATIVE R ISIKO -A NALYSE
Wie hoch genau ist das Risiko-Potenzial?

40. Q UANTITATIVE R ISIKO -A NALYSE
Zielsetzung
• Detaillierte Analyse
• Konkrete Zahlen
• Grafische Darstellungen

41. Q UANTITATIVE R ISIKO -A NALYSE
Methoden
• Verfahren des Operations Research
• Monte-Carlo-Analyse
• Entscheidungsbaum-Analyse

42. M ONTE C ARLO A NALYSE
Phase Gering Mittel Hoch
Konzept 130k 210k 295k
Planung 310k 490k 680k
Ausfuhrung
¨ 790k 1 290k 1 640k
Abschluss 980k 1 250k 1 985k
Summe 2 210k 3 240k 4 600k
Mittelwert: 3 350k

43. K UMULIERTE B ETRACHTUNG

44. ¨
Strategien fur Risiken und
Chancen

45. R ISIKO -S TRATEGIEN
Wie handeln Sie?

46. Z IELSETZUNG
Wahrscheinlichkeits-Kategorie
5 6
4 1 3
3 2 7 10
2 8 9
1 4, 5
1 2 3 4 5
Schadenskategorie

47. Z IELSETZUNG
Wahrscheinlichkeits-Kategorie
5 6
4 1 3
3 2 7 10
2 8 9
1 4, 5
1 2 3 4 5
Schadenskategorie

48. S TRATEGIE -E NTWICKLUNG
Standard-Strategien fur Risiken
¨
• Akzeptanz
• Linderung
• Vermeidung
¨
• Ubertragen

49. S TRATEGIE -E NTWICKLUNG
Dokumentieren Sie:
• Warnzeichen
• Ausloser
¨
• Symptome

50. E INLEITUNG VON M ASSNAHMEN
Nr. Strategie Maßnahme Kosten Wahrsch. Schaden vom RKZ
NEU NEU Budget NEU
6 Linderung Erstellung Schnittstellenspezi- 150k 33% 450k 30% 149k
fikation
3 Vermeidung Einbindung externes SW-Haus 200k 20% 400k 27% 80k
1 Vermeidung Einschaltung Juristen 120k 35% 300k 20% 105k
10 Linderung Erstellung Testspezifikation 130k 10% 360k 24% 36k
7 Linderung Einschaltung Juristen 120k 20% 150k 10% 30k
4 Vermeidung Verifikation der Anforderungen 80k 5% 500k 33% 25k
5 Linderung Review durch externe Experten 100k 5% 500k 33% 25k
9 ¨
Ubertragung Zulieferung von ext. SW-Haus 110k 9% 120k 8% 11k
zum Festpreis
2 Akzeptanz Keine Aktion 0k 25% 120k 8% 30k
8 Akzeptanz Keine Aktion 0k 15% 120k 8% 18k
1 010k 508k

51. E RGEBNIS NACH M ASSNAHMEN
Wahrscheinlichkeits-Kategorie
5
4
3 2 1 6,
2 7, 8 3
1 9 4,5,
10
1 2 3 4 5
Schadenskategorie

52. P ROJEKT-B UDGET
Position Kosten Erl¨ uterung
a
Projektkosten 1 500k basierend auf initialer Kalk.
Kosten Maßnahmen 1 010k Kosten fur Maßnahmen
¨
+ Risiko-Kosten 508k basierend auf Risiko-Kennzahl
+ Management-Reserve fur das unbekannte Unbekannte
¨
= Projekt-Gesamtkosten 3 018k

53. PARADIGMA

54. S TRATEGIE -E NTWICKLUNG
Standard-Strategien fur Chancen
¨
• Ausschopfen
¨
• Teilen
• Erweitern
• Akzeptieren

55. Risiko-Kontrolle

56. R ISIKO -K ONTROLLE
Am Steuerrad!

57. P ROJEKTPHASEN

58. K ONTINUIERLICHES M ANAGEMENT
Hinterfragen Sie, was Sie erwarten
• Durchfuhrung von Audits
¨
• Regelm¨ ßige Wiederholung des RM-Prozesses
a
• Risiko-Ausloser beachten
¨

59. P ROJEKT-R EVIEW
Stellen Sie kritische Fragen:
1 Welches sind die Top-5-Risiken?
2 Gibt es eine zentrale Risiko-Datenbank?
3 Wann wurden die Daten zuletzt aktualisiert?
4 Wie hat sich die RKZ entwickelt?
5 Sind alle Teammitglieder eingebunden?

60. K ONTINUIERLICHE A NALYSE

61. A USREDEN
Seien Sie gefasst auf:
1 Die Bekanntmachung von Risiken verhindert das Projekt!
2 Unser Job ist Software-Entwicklung - nicht Burokratie!
¨
3 Wir haben weder Kosten- noch Terminrisiken, da die neue
Technologie unsere Produktivit¨ t enorm erhoht!
a ¨
4 Wir mussen Abkurzungen nehmen, um unsere Ziele zu
¨ ¨
erreichen!
5 Realistische Sch¨ tzungen will niemand horen!
a ¨

62. FAZIT
Erfolgskriterien
1 Risiko-Management ist eine Management-Verantwortung
2 Risiko-Management muss zentraler Bestandteil der
Organisation sein
3 Risiko-/Projekt-Manager mussen ad¨ quat ausgebildet sein
¨ a
4 Das ganze Team muss beteiligt werden
5 Schaffen Sie eine positive Haltung gegenuber Risiken
¨

63. Planung des
Risikomanagements

64. P LANUNG DES R ISIKOMANAGEMENTS
Beschreiben Sie,
was Sie meinen,
wie Sie vorgehen und
was Sie erwarten.

65. R ISIKOMANAGEMENT-P LAN
Zielsetzung
• Beschreibung der Vorgehensweise
• Begriffserl¨ uterungen
a
• Zuordnung von Verantwortung
• Definition von Metriken und Parametern
• Definition Standard-Strategien
• Berichts- und Eskalationslinien

66. Ihre Fragen!

67. Fin!
Vielen Dank fur Ihr Interesse!
¨