Herramientas colaborativas

Herramientas
colaborativas
Gestión de documentación, cloud-computing,
colaboración y almacenamiento on-line.
Presentación hecha para los alumnos de los
CFGS del IES San Roque de Badajoz.

IES San Roque - Ciclos Formativos de Grado Superior
José María Delgado

1. Docum entos on-line

2. Zoho

3. Prezi

1. Google Docs


Google Docs
Ofﬁce on-line (y off-line)

https://docs.google.com/

Google Docs es una herramienta que permite la creación, edición y transferencia de archivos oﬁmáticos (texto con formato, hojas
de cálculo, presentaciones, formularios, dibujos...)


Google Docs


exportar documentos,
1. Permite crear, importar y
on line:
hojas de cálculo y presentaciones
2. Permite la edición colaborativ
.ods, .rtf, .ppt, etc. a.
• Formatos más comunes: .doc, .odt,
entos.
• Permite importar y exportar docum • Formatos más comunes: .doc, .odt, .ods, .rtf,
.ppt, etc.
• Permite importar y exportar documentos.
• ¡No es necesario que los colaboradores
tengan cuenta de
Google. Pueden acceder al doc
umento con su correo de otro
3. Se integra con servicio.
otros servicios d
e Google • Los documentos pueden editarse simultánea
mente por varios
• Permite publicar docu usuarios, proporcionando herram
m ientas de comunicación.
• Se integra con otros se entos.
rvicios (Blogger,
• Se integra como App Google Sites).
en Google Chrom
e.


Google Docs


Actividad:

1. Crea una cuenta de Google y accede a Google Docs.

2. Escribe tu dirección de correo en el documento “Nombres” que verás
compartido.

3. Crea un documento de texto con tu nombre y apellidos y escribe dentro
tu nombre. Da permiso a los demás compañeros para que puedan escribir
igualmente su nombre en él.

4. ¡¡Al final cada uno debe tener escrito en su propio documento los
nombres de todos!!.


Google Docs


Ventajas Inconvenientes

Permite un trabajo colaborativo cómodo y rápido. Las funciones de procesamiento de textos o cálculos son
Espacio de almacenamiento amplio: 1 Gb. reducidas.
Se integra con otros servicios de Google. No respeta los formatos de archivos importados si estos
Su interfaz está especialmente integrada con Android y tienen elementos no soportados por la herramienta.
con otros sistemas o dispositivos (iOS). La velocidad de operación no es la misma que en los
Permite importar y exportar la mayoría de documentos equipos locales.
oﬁmáticos. No existe almacenamiento local de los documentos
Su interfaz es simple y sencilla. (excepto con la herramienta de Google Docs Ofﬂine)
El guardado automático de documentos es cómodo.
El posible el almacenamiento off-line.


Zoho
Otra forma de trabajo individual o colaborativo

http://www.zoho.com/

Zoho es una suite integral que, además de los servicios ofrecidos por otras aplicaciones como Google Docs, ofrece múltiples formas
organizativas y de estructuración de documentos.


Zoho


exportar documentos,
1. Permite crear, importar y
on line:
hojas de cálculo y presentaciones
2. Permite la edición colaborativ
.ods, .rtf, .ppt, etc. a.
• Formatos más comunes: .doc, .odt,
entos.
• Permite importar y exportar docum • Formatos más comunes: .doc, .odt, .ods, .rtf,
.ppt, etc.
• Permite importar y exportar documentos.
• Los documentos pueden editarse simultánea
mente por varios
usuarios, proporcionando herram
ientas de comunicación.
3. Permite la inte
gración con otro
s servicios.
• Permite importar do
cum
• Se integra con otros se entos de Google Docs.
rv de
• Se integra como App icios (Blogger, Google Sites). múltiples posibilidades
en Google Chrom
e. 4. Proporciona
tiva.
organización colabora
permiten la gestión colaborativa
• Los espacios de trabajo bitos.
les ám
con usuarios en múltip


Zoho



Permite un trabajo colaborativo cómodo y rápido. Las funciones de procesamiento de textos o cálculos son
Espacio de almacenamiento amplio: 1 Gb. reducidas.
Se integra con otros servicios (Google y Dropbox). No respeta los formatos de archivos importados si estos
Permite importar y exportar la mayoría de documentos tienen elementos no soportados por la herramienta.
ofimáticos. La velocidad de operación no es la misma que en los
Su interfaz es simple y sencilla. equipos locales.
El guardado automático de documentos es cómodo. No existe almacenamiento local de los documentos
Su interfaz es más similar a las herramientas locales (excepto con la herramienta de Google Docs Offline).
tradicionales. Más lento en operación que otros servicios como Google
Permite más funciones y modos de operación que otros Docs.
servicios como Google Docs. No permite el almacenamiento offline.


Presentaciones on-line
http://prezi.com

Prezi es una herramienta on line que permite diseñar presentaciones de detalle de forma rápida y cómoda, con una interfaz sencilla y
sin coste. Para poder utilizarla es necesario darse de alta en la herramienta en alguna de las modalidades que ofrece, siendo Public la de
más amplia difusión por ser gratuita.

de licencia
Existe una modalidad
educativa gratuita para
, pero es
profesores / estudiantes
rporativo
necesario un correo co
la condición.
para poder demostrar


http://prezi.com

El tablero de dibujo de Prezi responde a una estructura habitual: En la parte superior izquierda observamos una barra de menús. En la
derecha las herramientas de impresión, guardar, deshacer y salir. En el centro, mientras no se desactive la casilla de veriﬁcación
correspondiente, cada vez que abramos el programa, tendremos a nuestra disposición un video tutorial que nos guiará en los primeros
pasos a través de Prezi. Os recomiendo vivamente que echéis unos minutos en verlo. Aunque Prezi es muy intuitivo, aquí encontraréis las
claves básicas de su bloque de herramientas, bloque que podéis observar en la izquierda superior del tablero de dibujo:


Prezi
http://prezi.com

Entorno de trabajo de Prezi

Prezi se basa en el manejo de una serie de menús contextuales que permiten acceder a las diferentes características de la aplicación oin
line y te permitirán diseñar su aspecto y su posterior presentación. Algunos de ellos son los que puedes ver en la imagen adjunta:

1. Espacio Prezi de Zoom. Puedes colocar
textos, imágenes y videos en diferente
tamaño, aumentarlos, disminuirlos o cambiar
su tamaño.
2. Menú central. Acceso a Guardar, Rehacer
y Deshacer, Meeting, Imprimir, Ayuda y
Salida.
3. Menú Burbuja. Acceso a las herramientas
para crear presentación Prezi.
4. Transformation Zebra. Esta herramienta
permite manejar los elementos dentro del
espacio de zoom.
5. Editor de textos.
6. Menú de navegación.
7. Botones de Zoom y Home. Zoom in y
out, o vista general con botón Home.


Prezi
http://prezi.com

Manejo del menú burbuja

El menú burbuja contiene las herramientas
básicas para el diseño de Prezi y la definición
del flujo de transiciones (Path), que permitirán
posteriormente completar la presentación. En él
tenemos acceso a las herramientas de inserción
(formas, imágenes, videos, dibujos
preestablecidos como esquemas o líneas de
evolución, archivos,...), de marco (permiten
dibujar formas establecidas para marcos de
presentación), de flujo y de colores y fuentes,
donde pueden elegirse una serie de diseños
base para los colore y fuentes de la
presentación.


Prezi
http://prezi.com


El manejo de la herramienta es sencillo y la curva de Necesita internet para su diseño y visualización.
aprendizaje es rápida. No permite el almacenamiento local (al menos, no de
Permite compartir presentaciones de forma rápida. forma directa).
La herramienta Meeting permite la presentación on line. La galería de diseños y las posibilidades son limitadas.
El diseño de la presentación es muy ﬂexible. Algunas de las funciones no son accesibles en la licencia
En un sólo espacio permite la inserción de todos los Public.
elementos de la presentación.
La herramienta es gratuita.


http://prezi.com

Actividad:

1. Crear una presentación Prezi con al menos 15 puntos de evolución sobre un tema relacionado con la
Eficiencia Energética o las instalaciones térmicas (puede ser cualquier tema de clase). La presentación debe
contener:

Al menos 5 imágenes.
Al menos un video.
Marcos de diapositiva.
Diferentes textos, formas y colores para títulos, desarrollos y elementos de la presentación.
Diferentes dibujos de presentación en los elementos de transición.
Un diseño que se adapte a tu gusto y al tema a exponer.
Un flujo de 15 puntos de evolución, que tendrán que adaptarse a lo que quieres mostrar o explicar.

¡¡Podéis tomar como referencia cualquier de las presentaciones de Prezi.com!!


2 . Gestión de
doc umentación

2. Google Reader
1. Evernote


Evernote
Almacenamiento y clasiﬁcación de elementos

Evernote es una potentísima herramienta para la gestión de documentación en forma de notas accesibles en forma local y on-line. Una
nota es cualquier elemento susceptible de ser clasiﬁcado: documentos de todo tipo (PDF, .doc, .txt,...), imágenes, enlaces, notas de voz o de
vídeo, notas geolocalizadas, y un enorme y largo etcétera.

Evernote permite (pero no
obliga!!) sincronizar de forma
automática las notas de forma que
sean accesibles desde cualquier
lugar y cualquier punto. Para ello
dispone de clientes en diferentes
plataformas y SO (MS Windows,
Mac, Linux, Android, iOS, ...).


Evernote

cosa en infinitas
1. Permite clasificar cualquier
categorías.
s con sincronización incluida
2. Permite el almacenamiento col
• Accesible vía dispositivos móvile aborativo.
(geolocalización de notas). • Pueden crearse libretas compartidas
• Cliente multiplataforma. compartir contenidos.
y/o públicas para
• Sistema de etiquetas.
de archivo (con tamaño límite
• Puede almacenarse cualquier tipo
de 25 Mb para cuentas gratuitas).

B de
amiento hasta 60 M
3. Gran can
tidad de plu 4. Cuenta gratuita de almacen
gins para ex
(especialmente
Chrome) y herra ploradores transferencia al mes.
móviles. mientas para dis
positivos
enamiento!!!.
• No hay límite de almac es de 60 MB al mes
(sólo para
ferencia
• Facilitan la captura de • La limitación de trans
no
• Permiten un procesad tas vía web. libretas sincronizadas
).
ium para necesidades
más
o
• Proporcionan integrac previo de las notas. • Es posible adoptar planes Prem de cliente,
ión con otros serv de facturas, datos
• (...) icios. específic as (almacenamiento
año, ...).
catálogos de gran tam


Evernote
Ideas Evernote (de Evernote.com):


Evernote
Ideas Evernote para organización de documentación:

1. Organización para el estudio.

Podemos crear en Evernote tantas libretas como módulos profesionales tengamos, almacenando en cada una de ellas
documentación como temas, ejercicios, exámenes, enlaces interesantes, notas de voz o imágenes (pizarras, aclaraciones, ...).


Evernote

2. Almacenamiento de enlaces.

La estrella de Evernote: almacenamiento de enlaces de interés, clasificados por temas, con sus correspondientes etiquetas,
que pueden versar casi de cualquier cosa: soluciones técnicas, manuales, páginas de interés, fotografías de obra, catálogos
de fabricantes, y todo lo que se te pueda ocurrir...


Evernote

3. Almacenamiento de fotografías.

Es posible almacenar imágenes por categorías de soluciones técnicas de instalaciones, de edificación, realizando
previamente una edición de las mismas mediante alguna herramienta on-line (picnik, picasa, ...). Las fotos pueden incluso
geolocalizarse en las notas.

Consejo: ¡¡Cuidado con la calidad de las imágenes, o el límite de 60 MB se llenará rápidamente si la libreta es sincronizable!!


Evernote

4. Repositorio de ideas o de proyecto.
Puede utilizarse Evernote como un almacén de ideas para proyectos aún en forma incipiente, almacenando enlaces
relacionados con el tema, documentos o plantillas.

Por ejemplo, es posible almacenar en una libreta los documentos necesarios para un proyecto (formularios de certiﬁcación, memorias
técnicas de diseño, resultados de programas de cálculo empleados,...).


Evernote

5. Repositorio de normativa.
Una solución de Evernote muy útil en el sector técnico es emplearlo como repositorio de normativa técnica, haciendo uso de
las etiquetas para la fácil localización y búsqueda. De este modo pueden almacenarse enlaces a normativa, documentos PDF
con disposiciones, normas UNE/EN/ISO,...

Puedes crear una única libreta de Normativa o tantas libretas como sectores normativos te interese clasiﬁcar. Ten en cuenta que en
ocasiones una gran cantidad de libretas diﬁculta el acceso. ¡Haz uso del sistema de etiquetas!


Evernote
Integración de Evernote...

Existen una gran cantidad de Hardware y Software que proporcionan integración con Evernote ,permitiendo simpliﬁcar acciones como
la toma de notas, la organización de las mismas, el tratamiento de documentos, la integración con otros servicios y un largo etcétera.

En la galería de Evernote (http://www.evernote.com/about/intl/es/trunk/) existen cantidad de soluciones para diversas operaciones,
dispositivos o plataformas. Algunas de ellas son:


Evernote

Actividad:

Vamos a crear una libreta colaborativa para el almacenamiento de
enlaces a normativa y almacenamiento de PDFs de normas.

1. Descargamos el cliente Evernote para Windows / Mac de https://
www.evernote.com/

2. Creamos una libreta llamada “Normativa”.

3. Cada uno vamos a crear un enlace a un documento normativo (CTE,
RITE, RBT,...) a añadir un PDF de norma (RD, Norma UNE,...) con la
etiqueta “normativa”.

4. Compartimos la libreta con el resto de usuarios que tenemos en nuestro
Google Docs y enlazamos el resto de sus libretas con la nuestra!!.


Google Reader
El colector de información.

Google Reader es una aplicación web de Google basada en la suscripción mediante RSS (Really Simple Syndication) a cualquier
página web cuya información nos sea en cierta forma relevante (blogs técnicos, noticias de interés en el sector en cuestión, ...).

Google Reader comprueba constantemente si hay contenido nuevo en tus suscripciones y sitios de noticias favoritos.
Independientemente de si un sitio se actualiza diariamente o mensualmente, puedes estar seguro de que no te perderás nada. De esta forma,
Google Reader es el sustituto a una visita continua a las páginas de interés,

GReader es un servicio que
está automáticamente activo si
tienes una cuenta Google
(correo GMail).


Google Reader

Es posible emplear Google Reader también como almacén de
Ventajas información desde web y para web, empleando el sistema de
etiquetas.

Permite añadir cualquier web con contenido dinámico,
tenga o no tenga un feed RSS integrado.
Está integrado con otros servicios de Google.
Permite gestionar las suscripciones online y se integra con
otros programas de trabajo local (MS Windows, Mac, Linux,
iOS, RIM o Android).
Permite añadir servicios personalizados de publicación
(Evernote, Google +, Twitter, Facebook, etc).
El sistema puede recomendarte feeds en función de tus
aﬁnidades.
Implementa un sistema de estrellas para destacar
elementos.
Se integra con Google + añadiendo una capa social.


Google Reader

Actividad:

Vamos a añadir el RSS Feed del Blog de Aula TermOeficiencia a
Google Reader y a gestionar su suscripción. Existen varias
posibilidades:

1. Visitamos directamente la página a la que nos interese suscribirnos
(https://termoeficiencia.wordpress.com/) y buscamos el RSS Feed,
añadiéndolo automáticamente a Google Reader.

2.Desde Google Reader, añadimos el feed pinchando en “suscribir”, previa
copia del enlace del RSS Feed.

3. Una vez añadido, lo colocaremos en una carpeta denominada “IES San
Roque” y añadiremos su último artículo a la libreta predeterminada de
Evernote.


3. Alma cenamiento y
sincronizació n de datos.

2. 4Shared
1. Dropbox


Dropbox
Datos sincronizados desde cualquier sitio

Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía Dropbox. El servicio permite a
los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y entre computadoras y compartir archivos y carpetas con otros.1 Existen versiones
gratuitas y de pago, cada una de las cuales con opciones variadas.

La gran ventaja de Dropbox, que no es sino
un servicio de almacenamiento on line
(limitado para cuentas gratuitos) es el
funcionamiento de sus programas cliente:
permiten la sincronización de forma
transparente al usuario, funcionando en
background y proporcionando al usuario
carpetas sincronizadas.


Dropbox

Dropbox permite varios tipos de cuenta, cada una
con un espacio límite de almacenamiento diferente para
el usuario.

La cuenta Basic proporciona 2 Gb gratuitos de
almacenamiento, pudiendo obtener hasta un límite de 8
Gb mediante diferentes acciones (invitación de amigos,
uso de Dropbox desde dispositivo móvil, compartir
mensaje desde Facebook o Twitter, etc).


Dropbox

x:
Trabajo colaborativo con Dropbo
r una
de carpetas compartidas. Al crea
borativo permitiendo la creación
Dropbox permite el trabajo cola cionando un enlace
os hacer la carpeta pública (propor
carpeta compartida Dropbox nos solicitará si querem carpeta, para lo que habrá que
usuario) o queremos compartir la
para su acceso desde cualquier equipo y
o nombres de usuario
indicar las direcciones de correo
las que queremos
de Dropbox de las personas con
compartir.


Dropbox

Actividad:

1. Vamos a crear una carpeta compartida para el módulo de EEI en Dropbox, dando privilegios únicamente a los
miembros de la clase. Para ello instalaremos abriremos una cuenta en Dropbox e instalaremos el cliente en
nuestros ordenadores (podéis seguir los pasos para obtener el almacenamiento gratuito).

Tras esto, iremos anotando nuestro nombre de usuario Dropbox en la hoja Google Docs que anteriormente
compartimos. Cada uno creará una carpeta compartida que se llame (EEI-Nombre del alumno), dando
privilegios al resto de la clase para poder acceder a ella.


4shared
Servicios de almacenamiento masivo

Existen multitud de servicios para alojamiento de archivos en la nube, pero 4shared se destaca por varios motivos: ofrece un espacio de
almacenamiento importante (10 Gb para cuentas gratuitas) y posee un entorno de manejo (similar a un cliente de escritorio) intuitivo y
cómodo. Permite igualmente compartir archivos y permite links para libre descarga de los mismos. Por contra adolece de servicio de
sincronización al estilo Dropbox y la gestión de documentos compartidos o la gestión de usuarios es mucho más pobre.


4shared
Servicios de almacenamiento masivo


Proporciona un espacio de almacenamiento grande. No posee cliente de escritorio.
Su interfaz web es cómodo e intuitiva. No implementa servicio de sincronización.
Se integra bien como herramienta de servidor de archivos. Sólo es posible acceder a nuestros archivos con conexión a
con servicios alojados en hosting con almacenamiento internet.
limitado No permite el trabajo colaborativo.
Permite compartir archivos de forma rápida en base a
links.
La herramienta es gratuita hasta 10 Gb.

En el almacenamiento en la nube
(on
line) el espacio no lo es todo!!.


4. Organización de
event os y tareas.


Google Calendar
Organización colaborativa

Google Calendar es un servicio de Google que permite crear calendarios y agendas de tareas para uso personal o colaborativo
mediante la compartición de calendarios. De esta forma, mediante el uso de esta herramienta, pueden crearse calendarios compartidos o
incluso públicos.


Google Calendar

Una vez se dispone de una cuenta de Google, crear un calendario es tan sencillo como acceder a la
herramienta Calendar y pulsar el botón Crear Calendario.

El primer paso es dar un nombre al
calendario, una descripción y una
ubicación. Posteriormente, deberás
decidir si este calendario será
público, privado o si lo
compartirás con determinadas
personas.


Google Calendar

Una vez creado el calendario, podrás crear eventos asociados al mismo de forma fácil y sencilla,
eligiendo fechas, duraciones, lugares, colores del evento y otros detalles que pueden complementar la
descripción de la actividad.

Aunque un calendario no
sea compartido, es posible
compartir eventos de forma
individual añadiendo
direcciones de invitados.


Google Calendar

Un calendario de Google Calendar permite manejar información
adicional, con algunas opciones como las siguientes:

• Configuración del calendario: permite modificar información
general del calendario, incrustarlo en una página web, etc.

• Notificaciones: es posible configurar alertas generales, además de
las individuales para cada tarea, en cada calendario. Incluso pueden
configurarse notificaciones vía SMS.

• Colores de calendarios o tareas: Es posible asignarle un color
diferente a cada calendario o tarea.

Consejo: emplea los colores de
eventos y calendarios. Ayuda a la
organización!!


Google Calendar

Actividad:

Vamos a crear un calendario privado para el curso, donde
copiaremos posteriormente las tareas del calendario compartido de
www.fpsanroque.es.

1. En primer lugar deberás crear un calendario propio. Dale el nombre que
quieras, será para tu organización propia.

2. Desde la página de www.fpsanroque.es añadirás posteriormente los
eventos del mes de Diciembre y Enero que figuren en el calendario. Para
ello sólo tendrás que pinchar en “Copiar a mi calendario”.

3. Una vez configurado el calendario, asigna colores a las diferentes
tareas y compártelo con tus compañeros de clase.


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