¿Que es una gestión por procesos? ¿Como organizo mi compañia por procesos? ¿Que beneficios obtengo? ¿Como RPS, el ERP para la empresa industrial que sigue creciendo, puede ayudarme en esta tarea?

1. Cómo organizar su
gestión empresarial
por procesos con RPS
Febrero 2014

2. Febrero 2014 / 1
1
Créditos
Introducción
Acerca de
RPS
RPS es la solución de software de gestión ERP desarrollada por Ibermatica para la industria de
manufactura. Cubre las áreas de Contabilidad, Tesorería, Configurador de Producto, Ventas
, Logística, Compras, Producción, Planificación Calidad, Gestión de Proyectos, Mantenimiento y
Servicios de Asistencia Técnica , y Business Intelligence. RPS tiene distribuidores en España, Europa
y Latinoamérica. Sus señas de identidad son, profunda funcionalidad para la industria, absolutamente
configurable a las necesidades reales de los clientes, de uso familiar y rápido aprendizaje, y
extremadamente fácil de implantar.
Ibermática
Ibermática es una de las principales compañías de servicios en Tecnologías de la Información (TIC)
del mercado español. Creada en 1973, su actividad se centra en las siguientes áreas: Consultoría
TIC, servicios de infraestructuras, integración de sistemas de información, outsourcing e implantación
de soluciones integradas de gestión empresarial. Asimismo, está presente en los principales sectores
de actividad, donde ofrece soluciones sectoriales específicas.
Tras 40 años de actividad en el sector de las TIC, Ibermática se ha consolidado como una de las
primeras empresas de servicios de TI de capital español. Actualmente agrupa a 3.278 profesionales y
representa un volumen de negocio de 247,7 millones de euros.
Oihana Martinez de Iladuia
Técnico Superior en gestión comercial y marketing.
Consultor preventa RPS.

3. Febrero 2014 / 2
1- Introducción
2- ¿Qué es una gestión por procesos?
3- ¿Cómo organizo mi empresa por procesos?
4- ¿Qué beneficios obtengo?
5- ¿Cómo puedo conseguirlo con RPS?
Índice

4. Febrero 2014 / 3
1- Introducción
2- ¿Qué es una gestión por procesos?
3- ¿Cómo organizo mi empresa por procesos?
4- ¿Qué beneficios obtengo?
5- ¿Cómo puedo conseguirlo con RPS?
Índice

5. Febrero 2014 / 4
Una única directriz empresarial
El clima económico empresarial exige un
requisito estratégico
Eficiencia, calidad y Ahorro de Costes
Rentabilidad
Calidad
Servicio

6. Febrero 2014 / 5
¿Cómo puedo conseguir mi objetivo?
 Aplicando un cambio en la filosofía de
gestión centrándonos en los procesos de
negocio
 Apoyándonos en una plataforma
tecnológica que nos ayude en la gestión
de este nuevo enfoque

7. Febrero 2014 / 6
1- Introducción
2- ¿Qué es una gestión por procesos?
3- ¿Cómo organizo mi empresa por procesos?
4- ¿Qué beneficios obtengo?
5- ¿Cómo puedo conseguirlo con RPS?
Índice

8. Febrero 2014 / 7
ISO 9000: Conjunto de actividades/tareas mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
DEFINICIONES
DE PROCESO
Conjunto repetitivo de actividades/tareas interrelacionadas que se realizan
sistemáticamente mediante las cuales, una entrada se convierte en una salida o
resultado después de añadirle valor.
EFQM: Secuencia de actividades/tareas que van añadiendo valor mientras se produce
un determinado producto o servicio a partir de determinadas aportaciones.
PROCESOEntrada
Responsable
Profesionales
Infraestructuras
Recursos materiales
Salida:
Resultados
Métodos
Procedimientos
Conocimiento
Control del proceso
Cliente
¿Qué es un proceso?
Gestión por procesos

9. Febrero 2014 / 8
Procesos, tareas y procedimientos/instrucciones de trabajo
Proceso
Tareas
Procedimientos ó instrucciones de trabajo
• Actividades o Tareas y su flujo entre los distintos grupos.
• Colección de datos que son producidos y/o manipulados.
• Roles/grupos de usuarios que participan en el proceso.
• Reglas de negocio que rigen el proceso.
• Puntos de medida para controlar el proceso.
• Ejecución concreta de un proceso.
• Intervienen los distintos actores que ejecutan cada una de las tareas.
• Los puntos de medida permiten disponer de información para su mejora.
Existen tareas manuales, asistidas y automáticas.
Permiten realizar las tareas manuales y asistidas de una forma ordenada.
Instancia de un proceso
Gestión por procesos

10. Febrero 2014 / 9
Gestión por procesos (estratégica, transversal)
 Se centra en los Procesos que son críticos para el éxito del negocio, con independencia de los
departamentos tradicionales
 La responsabilidad es única, (no es compartida) conviviendo la organización vertical con la horizontal.
 Los procesos se mantienen “bajo control”
 Mejora continua. Permanente, gradual y radical de carácter proactivo
Procesos verticales vs procesos transversales
Gestión por procesos
Cada colaborador tiene una responsabilidad
y una función dentro de los procesos
Responsabilidades, roles y funciones en
relación a los procesos.
Dpto.AtenciónCliente
Servicio
Dpto.Compras
Dpto.RR.HH.
Orientación a procesos Organización por procesos
Cambio de una Perspectiva vertical: Por Funciones / Departamental
a una Perspectiva horizontal: Por Procesos / Interdepartamental

11. Febrero 2014 / 10
1- Introducción
2- ¿Qué es una gestión por procesos?
3- ¿Cómo organizo mi empresa por procesos?
4- ¿Qué beneficios obtengo?
5- ¿Cómo puedo conseguirlo con RPS?
Índice

12. Febrero 2014 / 11
1. Levantamiento de procesos.-Evidentemente si no se tiene establecidos y documentados los
procesos, se deberá realizar como primera actividad un levantamiento de procesos.
2. Implantación de un BPMS.- Una vez definidos los procesos de negocio, podemos iniciar un proyecto
de implantación.
3. Mejora continua.- En cualquier caso, siempre se puede establecer un servicio de mejora continua que
nos permita una monitorización y optimización continua que nos permita una gestión optima de los
procesos de negocio del cliente.
¿Cómo nos acercamos a la gestión de procesos?

13. Febrero 2014 / 12
Gestión por procesos
Levantamiento de mapa de procesos de una organización

14. Febrero 2014 / 13
¿Qué es el BPM?
•Como visualizamos y entendemos
nuestra organización.
• Comprender los comportamientos de
nuestros procesos.
• Entender que es lo que hacemos y
como lo hacemos
• Como entendemos nuestra realidad
para eliminar ineficiencias, reducir
costes y aumentar la productividad
Filosofía
de gestión
• Conjunto integrado de
componentes, que permiten:
• Modelado de procesos desde una
perspectiva de negocio
• Automatización del flujo del
proceso
• Gestión del rendimiento de la
organización
Plataforma
tecnológica
Implantación de un BPMS

15. Febrero 2014 / 14
1- Introducción
2- ¿Qué es una gestión por procesos?
3- ¿Cómo organizo mi empresa por procesos?
4- ¿Qué beneficios obtengo?
5- ¿Cómo puedo conseguirlo con RPS?
Índice

16. Febrero 2014 / 15
¿Qué ventajas nos aporta la gestión por procesos?
VISIBILIDAD FLUIDEZ CALIDAD
BPM

17. Febrero 2014 / 16
1- Introducción
2- ¿Qué es una gestión por procesos?
3- ¿Cómo organizo mi empresa por procesos?
4- ¿Qué beneficios obtengo?
5- ¿Cómo puedo conseguirlo con RPS?
Índice

18. Febrero 2014 / 17
Evolución RPS 2014 - Gestión por procesos
• Plan estratégico:
Plasmar 4 perspectivas:
 Perspectiva Financiera
 Perspectiva de Clientes
 Perspectiva de Procesos
 Perspectiva de Desarrollo y aprendizaje
ESTRATEGIA EMPRESARIAL
• BSC (balanced Scorecard – Cuadro de mando integral):
 Panel BSC donde los ejecutivos de la organización podrán disponer a tiempo real la
evolución de la organización y el grado de alineamiento con la estrategia definida.

19. Febrero 2014 / 18
• Gestión integral de los procesos empresariales:
 Definir el mapa de procesos de la organización
 Gestionar fichas de procesos abarcando los datos relativos al alcance, el equipo del
proceso, …
 Gestionar un Cuadro de Mando de Procesos
 Por cada proceso, asignar las aplicaciones/sistemas que lo sustentan
 Definir áreas de mejora para los procesos analizados
 Definir un plan de acciones para cada área de mejora detectada en los procesos.
• Explotación de datos:
 Influencia de los procesos en los objetivos estratégicos de la organización
 Relación entre los indicadores de los procesos y los indicadores estratégicos
 Análisis de los stakeholders (para ver cómo están implicados en los procesos)
 Análisis miembros equipos (para ver cómo tenemos distribuido el personal)
 Matriz indicadores (para analizar los indicadores por proceso a nivel general)
Evolución RPS 2014 - Gestión por procesos
PROCESOS DE NEGOCIO Y PANEL DE INDICADORES

20. Febrero 2014 / 19
Es el que permite “traducir” y ligar los flujos definidos en el módulo anterior:
 Genera y prioriza tareas a los usuarios
 Retroalimenta evolución de las tareas
 Gestiona colas de trabajo priorizadas
 Permite controlar a tiempo real la ejecución de las instancias y el efecto que estas
tienen sobre las variables de negocio.
 Las instancias en ejecución actualizan los indicadores de los procesos y por
consiguiente las métricas de las metas estratégicas.
Evolución RPS 2014 - Gestión por procesos
BPM – ORQUESTADOR DE PROCESOS

21. Febrero 2014 / 20
Muchas Gracias
Oihana Martinez de Ilarduia
RPS Consultant
o.martinezdeilarduia@ibermatica.com