Les clés de l\'efficacité

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Les clés de l\'efficacité

  1. 1. Les clés de lefficacité : 16 conseils pourmieux gérer votre tempsJoël de RosnayDirecteur de la Prospective et de lEvaluationCité des Sciences et de lInsdustrie – ParisSi vous utilisez ce texte, merci de citer la référence dorigineIl nexiste aucune règle valable pour tous et dans tous les cas de figure ;seulement des conseils ponctuels (des " tips "), tantôt naïfs, tantôtpertinents, souvent ironiques, résultant des observations, des expériences oudu simple bon sens de chercheurs ou de gestionnaires…1- Triez vos activités. Les activités A sont celles que vous devriezentreprendre en premier : elles sont urgentes et importantes ; les B sontimportantes mais pas urgentes ; les C, urgentes mais pas importantes ; lesD, ni urgentes ni importantes. Les études montrent que la majorité desresponsables commencent par les D, parce quelles leur semblent plusfaciles.2- Ne négligez pas le planning. Si vous ne faites pas de planning (fautede temps), vous risquez de perdre par la suite un temps précieux, quun bonplanning aurait permis déconomiser. Noubliez pas que les personnes sansbut sont utilisées par celles qui en ont un.3- Gérez votre temps comme une ressource rare… tantôt enléconomisant, tantôt en le réinvestissant dans votre " capital-temps "(bibliothèque, secrétariat, PC, GSM avec répondeur, E-mail...) pour générerdes " intérêts temporels ", tantôt en apprenant à le dépenser avecparcimonie (à le perdre en apparence) pour mieux linvestir dans des actionsà venir. Comme tout le monde, vous " navez pas le temps " dentreprendrede nouvelles activités. Mais vous pouvez choisir vos priorités et hiérarchiseren conséquence les différents temps de votre vie professionnelle etpersonnelle.4- Ne réagissez pas à chaud aux crises. Vous risquez damplifier leurseffets et de mobiliser votre temps, votre énergie et celle de voscollaborateurs pour résoudre des problèmes que vous avez créés.
  2. 2. 5- Comptez vos manipulations. Les documents de votre dossier "instances " ne doivent pas être manipulés plus de trois fois. Passé ce délai,trois actions simposent devant un document : jetez-le, classez-le ouannotez-le pour transmission.6- Nencombrez pas votre bureau de dossiers dans lespoir de ne pasles oublier. Non seulement vous risquez den égarer le contenu, maischaque fois que vous les apercevez, ils détournent votre attention des tâchesque vous devriez accomplir.7- Devant toute tâche, commencez " petit " en sélectionnant unprojet qui vous assure un aboutissement dans un délai raisonnable.Accroissez ensuite progressivement la difficulté. On nallume pas un feu avecde grosses bûches, mais avec du petit bois.8- Respectez les lois sociologiques. Dans lorganisation de votre travail,noubliez pas les "lois" suivantes. Loi de Parkinson : le travail se dilatejusquà remplir la durée disponible pour son accomplissement. Loi deDouglass : dossiers et documents sentassent jusquà remplir lespacedisponible pour leur rangement. Loi de Pareto : 80 % de la valeur vient de20 % des articles et 20 % de la valeur de 80 % des articles (pensez-y enconsidérant, par exemple, le nombre des dossiers dans votre bureau ou lesdocuments que vous souhaitez conserver). Lois de Murphy : rien nest aussisimple quil y paraît ; chaque chose prend plus de temps quon ne le croit ;ce qui a la possibilité de se détraquer se détraquera. Méditez la phrase deWinston Churchill : "Passé un certain délai, un problème dont on ne sest pasoccupé est un problème à moitié résolu."9- Ne vous laissez pas démoraliser par l"effet Zeigarnik", en vertuduquel on se rappelle beaucoup mieux les tâches interrompues ou nonaccomplies que celles menées à bien. Le souvenir des projets que vous netrouvez plus le temps de terminer vous poursuit beaucoup plus que celui desprojets réalisés et vous culpabilise.10- Fiez-vous aux statistiques ! Les études statistiques montrent que 40% de ce qui vous inquiète ne se produira jamais, 30 % sest déjà produit, 12% concerne votre santé, 10 % représente des soucis divers et dont les effetssannulent souvent, 8 % seulement est réellement légitime et mérite votreattention.11- Hiérarchisez dans tous les sens du terme. Passez toujours lessolutions vers le haut de la hiérarchie, les problèmes vers le bas.
  3. 3. 12- Méfiez-vous des listes indifférenciées. Evitez les ordres du jour deconseils ou de comités rédigés sous forme de listes, car ils mettent sur lemême plan des problèmes de niveaux différents et favorisent leffetParkinson.13- Nattendez jamais les retardataires. En attendant les retardatairesavant de commencer une réunion, vous récompensez ceux-ci et pénalisez lespersonnes ponctuelles. La prochaine fois, ceux qui étaient à lheure seront enretard, et les autres le seront encore plus.14- Contrôlez ce que vous déléguez. Si vous déléguez desresponsabilités, vérifiez fréquemment où en sont vos collaborateurs. Le pirepour votre crédibilité : une action "urgente" que vos collaborateurs auront,sur votre demande, accomplie dans les délais… et que vous aurez oubliée desuivre.15- Ne valorisez pas les signes extérieurs du travail en confondantactivité et résultats, fébrilité et réalisations, efficacité (produire leffetattendu) et efficience (obtenir de bons résultats). Vos collaborateurs risquentde perdre de vue les objectifs importants pour simplement paraître occupés.16- Complimentez ou critiquez non pas vos collaborateurs mais leursactions, en soulignant les effets de celles-ci sur lorganisation.
  4. 4. ANNEXE :Comment pratiquer la diététique de linformation ?Joël de Rosnay : Pour pratiquer la diététique de linformation, voiciquelques règles simples qui reposent surtout sur la gestion de son temps.1) connaître et sélectionner les bonnes sources dinformation ;2) savoir utiliser les moteurs de recherche les plus performants et surtout,les dossiers quils proposent en plus des sites référencés par un seul mot-clé ;3) savoir stocker sur son disque dur les informations utiles ultérieurementpour les comparer avec dautres, sen servir dans un article, un rapport, etc.Pour cela, utiliser sur son ordinateur des moteurs de recherche commegoogle.desktop (gratuit) ;4) avoir un réseau dinformateurs et damis, soit par e-mail, soit sur Skype,qui permet très vite de comparer les informations et de les rendrepertinentes ;5) toujours contextualiser les informations que lon reçoit pour les enrichir,les confirmer ou les mettre en seconde position.Avec ces cinq règles, il devient possible de rendre linformation pertinente,mais noublions pas quelle ne le sera quen fonction des objectifs quon sestfixés pour acquérir ces informations.

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