1. El Plan Operativo
07-01-2013
- el instrumento del (t)error „ ... Se hace camino al andar ...“ (A. Machado)
Serie: Workshop-papers

2. ¿Por qué estamos aquí?
• WEM solicitó un colaborador que les apoyase en
trabajar ciertos temas que en su día se les dió gran
importancia.
• Bueno, ¡el colaborador llegó!
• Los dos temas „fuertes“ a trabajar son:
o El fortalecimiento de la organización y
o La planificación en toda su amplitud y complejidad

3. En vez de una propuesta ...
• Quisiera trabajar con ustedes temas que considero
relevantes para abordar el encargo que se me ha
dado.
• La visión al futuro mía es :
o Disponer de un instituto WEM preparado para los retos
actuales y de futuro y al mismo tiempo
o hacer florecer más las capacidades y destrezar de sus
integrantes

4. ¿Cómo haremos?
•
Estamos iniciando un proceso
... por lo tanto no nos limitaremos a
dar un taller sino „X“, y
•
Integrar las intevenciones en sus
quehaceres (= planifiquen tiempos)
•
Hay cierto nivel de flexibilidad, en
tiempos pero no hay mucha
flexibilidad en el compromiso, pues
son ustedes los primeros beneficiados
de lo que aquí conjuntamente
trabajemos
•
El formato de „taller“ es solamente
una forma de abordar los temas.
•
En general, los talleres no concluyen
temas
... más bien orientan y estimulan.
•
Todo lo que hagamos
conjuntamente se documentará.
•
Taller de tres horas
•
Un receso si lo ven necesario
•
Una retroalimentación al final
•
Un compromiso de seguimiento
(tema y fecha)

5. ¿Cómo haremos?
•
Estamos iniciando un proceso
... por lo tanto no nos limitaremos a
dar un taller sino „X“, y
•
Integrar las intevenciones en sus
quehaceres (= planifiquen tiempos)
•
Hay cierto nivel de flexibilidad, en
tiempos pero no hay mucha
flexibilidad en el compromiso, pues
son ustedes los primeros beneficiados
de lo que aquí conjuntamente
trabajemos
•
El formato de „taller“ es solamente
una forma de abordar los temas.
•
En general, los talleres no concluyen
temas
... más bien orientan y estimulan.
•
Todo lo que hagamos
conjuntamente se documentará.
•
Taller de tres horas
•
Un receso si lo ven necesario
•
Una retroalimentación al final
•
Un compromiso de seguimiento
(tema y fecha)

6. Objetivo del proceso
• Trabajar conjuntamente „herramientas de gestión“
• Rescatar conocimientos, buenas prácticas y
valores de la organización
• Disponer de herramientas amigables que sean de
uso cotidiano
• Resolver „cuellos de botella“ de la organización
• Desarrollar fortalezas y disminuir debilidades
• ...

7. Objetivo del proceso
... con el fin de

8. Hoy hablaremos de „Planes
operativos anuales“ (POA)
• ¿Qué es planificación?
• Introducción al ciclo de
planificación
• Elementos del ciclo
• PLAN OPERATIVO
o Qué es
o Para qué sirve
o Qué hacer para que sirva
a lograr la visión de WEM
• Crear formato orientador
para la elaboración de
planes operativos
 Identificar interés o
demanda por trabajar
el tema „planificación“
con más profundidad.
o Es clave para garantizar
la calidad de la
prestación de servicios de
WEM.

9. Ya arrancando ...

10. Ejercicio 1:
Lluvia de ideas:
Planeación, ¿para qué?

11. Ejercicio 2:
... Después de la dinámica para definir grupos,
Dos grupos:
1. Planificar una salida de fin de semana con amigos
2. Preparar un plato típico de Costa Rica
Objetivo: Identificar elementos claves de una
planificación

13. Resultado visual del ejercicio ...

14. Definición: Primer
acercamiento
„La planificación se efectúa para dar orden y sistema
a nuestro actuar de futuro.“
„Un proceso que define las pautas y acciones a
realizar para llegar a un determinado fin.“

15. Conceptualizando
La planeación es el proceso de establecer objetivos y
escoger los medios más apropiados para el logro de
los mismos – antes de emprender la acción.
Es un proceso orientado a conducir un futuro.
y
Estamos anticipando los sucesos!

16. Proceso de planeación
Objetivos
Medios

17. ... y más técnico
Es una herramienta que permite relacionar OBJETIVOS
(= lo que se pretendde lograr) con ESTRATEGIAS (= los
caminos para lograrlo) y ACCIONES (= poner en
práctica las estrategias) y define el procedimiento
para su seguimiento y evaluación.
Estrategias
Acciones
Objetivos

18. Pero intentemos
nosotros ...
Ejercicio 4:
¿Qué es para nosotros planeación? y ¿para qué nos
sirve en el marco de nuestra organización WEM?
...

19. Ejercicio 5:
¿Qué clase de
planeación hago yo
en el Instituto WEM?

20. Corto plazo vs Largo plazo
„operativa“ vs „estrategica“

21. Operativo vs estratégico

Hablamos de Planificación operativa , cuando el periodo es a corto
plazo y se definen:
• Metas
• Actividades
• Responsables
• Recursos requeridos
• Plazos

Hablamos de Planificación estratégica, cuando es a mediano o largo
plazo y se determinan:
• El marco para el actuar a nivel MACRO
• Los valores, políticas, normas y lineamientos
• La misión y visión
• La naturaleza y el tipo de la población meta
• Los objetivos de largo y mediano plazo
• Las pautas del camino cómo lograrlos
• Las medidas de control en le transcurso y al final de la ejecución
• La organización de los recursos

22. Operativo vs estratégico

Hablamos de Planificación operativa , cuando el periodo es a corto
plazo y se definen:
• Metas
• Actividades
• Responsables
• Recursos requeridos
• Plazos

Hablamos de Planificación estratégica, cuando es a mediano o largo
plazo y se determinan:
• El marco para el actuar a nivel MACRO
• Los valores, políticas, normas y lineamientos
• La misión y visión
• La naturaleza y el tipo de la población meta
• Los objetivos de largo y mediano plazo
• Las pautas del camino cómo lograrlos
• Las medidas de control en le transcurso y al final de la ejecución
• La organización de los recursos

23. Operativo vs estratégico

Hablamos de Planificación operativa , cuando el periodo es a corto
plazo y se definen:
• Metas
• Actividades
• Responsables
• Recursos requeridos
• Plazos

Hablamos de Planificación estratégica, cuando es a mediano o largo
plazo y se determinan:
• El marco para el actuar a nivel MACRO
• Los valores, políticas, normas y lineamientos
• La misión y visión
• La naturaleza y el tipo de la población meta
• Los objetivos de largo y mediano plazo
• Las pautas del camino cómo lograrlos
• Las medidas de control en le transcurso y al final de la ejecución
• La organización de los recursos

24. Ciclo de proyecto

25. Lineamientos y Formatos
Cuáles son nuestras preguntas clave?
¿Que se quiere cambiar?
¿Cómo lograrlo?
Ciclo de un
Proyecto
¿De que manera informar?
¿Cómo observar los cambios?

26. Monitoreo y Evaluación
Mh,
seguimos
bien en
curso?
Sí mi capitan
como dice el
plan! Por qué
lo dice?
Es que
pareciese que
que el ambito
ha cambiado.

27. Ejercicio 6:
Elaborar una matriz de Plan operativo:
Identificar elementos:
• ...
¿Y a qué preguntas responden?
Cómo, cuándo, dónde, quiénes, con qué,
Ejemplo:
Cómo se va a ejecutar el proyecto /
Cuándo se desarrollarán las actividades /
Dónde estará localizado /
Quiénes estarán involucrados /
Qué recursos se utilizarán

28. Ejemplo de matriz:
Estrategia del proyecto
Indicadores
Medios de
verificación
Supuestos
Objetivo global
Objetivo del proyecto
• Situación de inicio
Resultados
• Efectos directos e
impacto
Actividades
• Fecha de inicio y final
• Responsable
Recursos & Cronograma
• no olvidarse de actividades de monitoreo y
evaluación; y de sistematización

29. Nuestra influencia tiene límites…
Impacto
Recursos, actividades,
productos
Efectos
directos
Nuevos conocimientos,
capacidades,
habilidades, recursos...
Cambios en el
comportamiento,
uso de los
productos
Esfera de
control
¿Qué se hizo?
Adaptación de Mapeo de Alcances
Esfera de
responsabilidad
¿Qué pasó?
Cambios en las
condiciones de
vida,
cambios sociales,
políticos ,
económicos,
culturales
Esfera de interés
¿Qué cambió?

30. Criterios básicos de calidad...
Tanto los objetivos del proyecto como sus indicadores tienen que
- expresar un cambio
- estar a nivel de uso de producto o efecto directo
- ser alcazables durante el período del proyecto
Los indicadores deben ademas
- tener estrecha relación con objetivos y actividades (atribución)
- ser eficientes (esfuerzo razonable para levantar datos)
- referirse al y ser llevantable durante el periodo del proyecto
- expresar ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Dónde?, ¿Cuándo? y ¿Cuánto?

31. Identificando temas
¿Qué necesito yo?
•
•
•
•
Profundizar los temas
Más práctico
Más ejemplos
Más tiempo

32. Retroalimentación
Positivo
Indicaciones
Negativo
Qué me llevo
Qué me faltó

33. ¡Gracias!
Próximo taller: 18-01-2013
Tema: Plan Operativo Anual (POA re-loaded)