1. TEMA: “ANÁLISIS DEL CICLO CONTABLE” “Documentación Fuente” Por: Katherine Maribel Rivera Ríos 1er ciclo Lcda. Ximena Franco DOCUMENTACIÓN FUENTE: La documentación fuente constituye la justificación de las transacciones realizadas por la empresa y el elemento esencial para el registro contable; es decir, son una prueba íntegra y verificable por parte de terceras personas. La finalidad de estos documentos es el asegurar una adecuada y veraz relación entre el resultado obtenido al final de un ejercicio económico y los movimientos realizados durante el mismo. CLASIFICACIÓN: Por su importancia: Documentos principales: Son aquellos que soportan o justifican las transacciones realizadas por la empresa. Ej.: facturas, notas de crédito, notas de débito, etc. Documentos secundarios: Son aquellos documentos que se adjuntan a las transacciones realizadas como complemento de información. Ej.: facturas proformas, guías de remisión, etc. Por su origen: Documentos internos: Son aquellos documentos o soportes elaborados por la empresa, de acuerdo a sus necesidades. Ej.: notas de pedido. Documentos externos: Son aquellos documentos que sirven de respaldo a las transacciones realizadas por la empresa con terceras personas. Ej.: facturas, notas de débito, etc. COMPROBANTES DE VENTA Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS: Facturas: es un documento que se lo registra con las transacciones de compra o venta de bienes y servicios, a personas naturales que tengan derecho al uso de crédito tributario, y en operaciones de exportación. Es necesario identificar y registrar el nombre del cliente, la razón del documento y su RUC, el desglose del IVA. Notas o boletas de ventas: se emitirán y entregarán notas de venta en operaciones con consumidores o usuarios finales. Cuando los contribuyentes requieran sustentar costos y gastos para efectos de la determinación del impuesto a la renta, se deberá consignar el número del RUC o cédula de identidad y el nombre, denominación o razón social del comprador, por cualquier monto de la transacción- En la emisión de la nota de venta, no se desglosa el IVA, que debe estar incluido en el valor total del bien o servicio conforme lo dispone la Ley de Defensa al Consumidor, el vendedor debe declararlo y pagarlo oportunamente, no sirve de sustento de crédito tributario del IVA. Liquidaciones de compra de bienes o prestación de servicios: se emiten en los siguientes casos: Cuando se adquieran servicios ocasionales prestados en el Ecuador por personas naturales extranjeras sin residencia en el país, las que serán identificadas con su número de pasaporte, nombres y apellidos. Las adquisiciones de servicios prestados en el Ecuador por sociedades extranjeras, sin domicilio ni establecimiento permanente en el país, las que serán identificadas con su nombre o razón social. En la adquisición de bienes muebles, corporales y prestación de servicios a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, que por su nivel cultural o rusticidad no se encuentren en posibilidad de emitir comprobantes de venta. Tiquetes o vales emitidos por máquinas registradoras: se emitirán tiquetes de máquinas registradoras autorizadas por el SRI en operaciones con consumidores o usuarios finales. Estos tiquetes al igual que los boletos o entradas a espectáculos públicos no dan lugar a crédito tributario por el IVA ni sustentan costos y gastos al no identificar al comprador. Sin embargo, en el caso que el consumidor requiera sustentar costos y gastos o tenga derecho a crédito tributario, podrá elegir, para el caso de los tiquetes la correspondiente nota de venta o factura. Boletos de entrada a espectáculos públicos: los boletos o entradas a espectáculos públicos los emiten los organizadores de estos espectáculos, no dan lugar a crédito tributario ni sustentan costos y gastos al no identificar al comprador. Notas de crédito: las notas de crédito son documentos que se emiten por la modificación en las condiciones de las transacciones originalmente pactadas; es decir, anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones Las notas de crédito, dan a conocer al cliente la razón por la cual se le acredita un valor a su cuenta. El comprador o quien a su nombre reciba la nota de crédito, deberá consignar en ella su nombre, número del RUC o cédula de ciudadanía, pasaporte, fecha de recepción y de ser el caso, el sello de la empresa. Notas de débito: las notas de débito se emiten por el cobro de intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del comprobante de venta. Las notas de débito deberán contener los mismos requisitos pre impresos comunes de los comprobantes de venta, además de consignar la serie y número de los comprobantes a los cuales se refiere. Guía de remisión: la guía de remisión es un documento que sustenta el traslado de mercaderías dentro del territorio nacional. Se entiende que la guía de remisión acredita el origen lícito de las mercaderías, siempre que la información consignada en la misma sea veraz, referida a documentos legítimos y válidos y que concuerde con la mercaderías que efectivamente se transporte. Comprobante de retención: el comprobante de retención en la fuente es un documento que acredita las retenciones de impuesto a la renta y el valor agregado, realizadas por los distintos sujetos que reciben la calidad de agentes de retención. Para su impresión se debe cumplir con los mismos requisitos exigidos en los comprobantes de venta. Documentos bancarios: Cheques: es un título mediante el cual una persona o institución que dispone de cuenta corriente expide una orden de pago inmediata por una cierta cantidad, a favor de un beneficio que será cancelado por una institución bancaria. BANCO DEL PACÍFICO 29-001 CUENTA Nº 2900-35469-8 CHEQUE NACIONAL 300 CHEQUE Nº 000000 PAGUESE A LA ORDEN DE _________________________________________________________________ US. $ _______________________ LA SUMA DE _____________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________US. DOLARES. ____________________ ________________________DEL ______CIUDAD FECHA KATHERINE RIVERA no invadir la zona inferior con rasgos caligrafiados ni sellos 000000 29001300 2900354698CHEQUE Nº 000000Fecha: _____________A: ____________________________________Saldo ant.Deposito Sub total Cheque Saldo Cheque cruzado: CHEQUE Nº 000000Fecha: _____________A: ____________________________________Saldo ant.Deposito Sub total Cheque Saldo BANCO DEL PACÍFICO 29-001 CUENTA Nº 2900-35469-8 CHEQUE NACIONAL 300 CHEQUE Nº 000000 PAGUESE A LA ORDEN DE _________________________________________________________________ US. $ _______________________ LA SUMA DE _____________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________US. DOLARES. ____________________ ________________________DEL ______CIUDAD FECHA KATHERINE RIVERA no invadir la zona inferior con rasgos caligrafiados ni sellos 000000 29001300 2900354698 Cheque certificado: BANCO DEL PACÍFICO 29-001 CUENTA Nº 2900-35469-8 CHEQUE NACIONAL 300 CHEQUE Nº 000000 PAGUESE A LA ORDEN DE _________________________________________________________________ US. $ _______________________ LA SUMA DE _____________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________US. DOLARES. ____________________ ________________________DEL ______CIUDAD FECHA KATHERINE RIVERA no invadir la zona inferior con rasgos caligrafiados ni sellos 000000 29001300 2900354698CHEQUE Nº 000000Fecha: _____________A: ____________________________________Saldo ant.Deposito Sub total Cheque Saldo Nota de depósito bancaria: es el documento emitido por cada entidad bancaria, sirve para registrar los valores depositados en cuenta corriente o de ahorro, ya sea en monedas, billetes y/o cheques. Nota de retiro cuenta de ahorros: es un documento emitido por cada entidad bancaria, sirve para efectuar retiros de dinero de la cuenta de ahorros que se dispone en los bancos. Estado de cuenta corriente: es un documento emitido mensualmente por el banco a favor de las personas y/o empresas que disponen cuenta corriente, en donde se detalla los cheques cobrados, depósitos efectuados, notas de débito, notas de crédito emitida por el banco. Con la información del estado de cuenta corriente y el libro bancos se prepara la conciliación bancaria. Nota de débito bancaria: emite una entidad bancaria, en el cual informa al cliente que han sido descontadas, debitadas o disminuidas ciertas cantidades de dinero de su cuenta corriente. Nota de crédito bancaria: es un documento semejante a la nota de débito bancaria, pero en este caso significa un incremento de dinero al saldo de la cuenta corriente del cliente. Documentos comerciales: Letra de cambio: es un título a la orden, creado y regulado por la ley, que contiene un mandato de pago emitido por el girador para que otra persona – girado o librado- de aceptar la orden, la cumpla en los términos fijados en el documento, a favor de su tenedor. Nº _____Por US$ ________ ___________________, a ______ de ___________ del _______ A __________________________, se servirá(n) Ud. (es) pagar, por esta LETRA DE CAMBIO, a la orden de ______________________________________________________ El valor de ________________________________________________________________________ __________________________________________________________________ dólares de E. U. A. Mas el interés del ___% anual y la mora del ___% anual, sin protesto. Exímese de presentación para aceptación y pago así como de avisos por falta de estos hechos. A: _______________________________Atentamente: Dirección: ________________________ _________________________________ ACEPTADA.- Sin protesto. Valor recibido. El pago no podrá hacerse por partes, ni aun por ____ herederos sujeto a los jueces de esta ciudad, y al juicio ejecutivo o verbal sumario, a elección del demandante.…………………… ………………………….del…….. Ciudad Fecha ____________________ FIRMA DEUDORC.I____________ R.U.C_____________POR AVAL____ constitu____ solidariamente responsable con _______________________Sin protesto. El pago no podrá hacerse por partes, ni aun por mis herederos. Estipulo las demás condiciones constantes de la letra y de aceptación. …………………… ………………………….del…….. Ciudad Fecha ____________________ FIRMA GARANTEC.I____________ R.U.C_____________PAGUESE a la orden de _________________________ Valor recibido. Sin protesto. El pago no podrá hacerse por partes, ni aun por mis herederos. Estipulo las demás condiciones constantes de la letra y de aceptación.…………………… ………………………….del…….. Ciudad Fecha ____________________ FIRMA Pagaré a la orden: es un título de crédito, creado y regulado por la Ley, y contiene una promesa incondicional del suscriptor de pagar una suma determinada a otra persona. PAGARÉ A LA ORDEN No. 234$ 5000,00 Vence el 30-04-2015 Debo (emos) y pagaré (mos) incondicionalmente a 25 días vista, en la ciudad de Loja o en lugar que fuéremos reconvenidos, a la orden del Banco de Loja la suma de CINCO MIL dólares. ($ 5000), que hemos recibido a nuestra entera satisfacción. Reconocemos el 10% de tasa de interés anual inicial desde esta fecha, interés que expresamente lo reconocemos como reajustable por períodos iguales y sucesivos. El cobro de interés, el Banco lo hará cada 25. días. El interés convenido estará sujeto a reajuste en los términos establecidos por la Ley y el Directorio del Banco Central, para lo cual acepto (amos) de manera expresa que la tasa de interés aquí pactada, equivalente a la tasa pasiva referencial vigente al inicio del período y publicada por el Banco Central……………… más……………., se reajustará por encima o por debajo de esta tasa convenida de acuerdo con la variación que registre la tasa pasiva referencial cada noventa días. El (los) deudor (es) deja (n) expresa constancia de que acepta (n) que el Banco modifique las tablas de amortización y las incorpore al contrato, de producirse el reajuste. En caso de mora, pagaré (mos) desde la fecha de vencimiento los intereses a la máxima tasa que para el efecto permita el Directorio del Banco Central, así como todos los gastos judiciales y extrajudiciales a que diera lugar el cobro del mismo. Autorizo (amos) al acreedor para que al vencimiento de esta obligación aplique los fondos o bienes que el tuviere a mi (nuestro) favor, al pago total o parcial de ella. El pago de este pagaré no podrá hacerse por partes ni aún por mi (nuestro) herederos. Exímese al acreedor de las obligaciones del protesto de pago y de aviso por falta de pago. Renuncio (amos) domicilio y quedo (amos) sometido (s) a los jueces competentes de este cantón y al trámite del juicio ejecutivo. Loja a, 05 de enero del 2010 FECHA Tania RíosHenry Rivera céd. 1102581574céd. 1104567839 VISTO BUENO: Lupe RíosRoberto Jadán Loja a, 19 de enero del 2010 FECHA Por aval me (nos) constituyo (imos) solidariamente responsable (s) con el (los) Tania Ríos y Henry Rivera deudor (es), sin protesto. El pago no podrá hacerse por partes ni aún por…….mis (nuestros) herederos. Estipulo (amos) las demás condiciones constantes del pagaré. Katherine RiveraDaniel Rivera Por aval me (nos) constituyo (imos) solidariamente responsable (s) con el (los) Tania Ríos y Henry Rivera. deudor (es), sin protesto. El pago no podrá hacerse por partes ni aún por…..mis (nuestros) herederos. Estipulo (amos) las demás condiciones constantes del pagaré. Loja a, 19 de enero del 2010FECHA UT SUPRA LUGAR Y FECHA