HCM Änderungsantrag ist eine innovative Workflow Software zur Erfassung, Bewertung und Steuerung von Änderungen und Änderungsanträgen. Sie behalten den Überblick über alle eingehenden Anträge, können diese kategorisieren, den Verantwortlichen weiterleiten, und haben stets den aktuellen Bearbeitungszustand im Blick. Die Lösung von HCM unterstützt Sie im gesamten Prozess entlang des Produktlebenszyklus bei auftretenden Änderungen.

1. HCM Änderungsmanagement
Schnelles und effizientes Änderungsmanagement mit
der flexiblen und leistungsstarken Lösung von HCM

2. Wer ist die HCM?
Allgemeine Informationen zu HCM
Referenzen
Leistungsspektrum

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Wer ist die HCM?
Wir sind ein Stuttgarter Unternehmen, das sich der Entwicklung und Verbesserung von
Software aus dem Workflowmanagement, Enterprise Content und Collaboration
Management verschrieben hat. Es ist uns wichtig, dass dabei unternehmensspezifische
Anforderungen im Fokus stehen, und unsere Software anwenderoptimiert und
tätigkeitsangepasst ist.
Wir sehen unsere Kernkompetenz im Human Collaboration Management: wir möchten
mit unserer Software die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen unterstützen und
koordinieren.

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HCM in Zahlen
Über 14 JAHRE ERFAHRUNG
Über 1750 ANWENDER in DE, CH und A
Mehr als 1000 KUNDEN weltweit
IN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VONIN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VONIN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VONIN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VON
GESCHÄFTSPROZESSEN.GESCHÄFTSPROZESSEN.GESCHÄFTSPROZESSEN.GESCHÄFTSPROZESSEN.
ERLEICHTERNERLEICHTERNERLEICHTERNERLEICHTERN DIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRERDIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRERDIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRERDIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRER
TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.
VERTRAUEN AUFVERTRAUEN AUFVERTRAUEN AUFVERTRAUEN AUF UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.

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HCM Referenzen
Ein kleiner Auszug unserer Kunden:

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HCM Leistungsportfolio
1
2
Software-Produkte & Lösungen
Software & IT-Systeme: Softwareentwicklung, Portale & Prozessmanagement,
Workflowsysteme, Dokumentenmanagement-Systeme, Archivsysteme, Wissens-
und Datenmanagementsysteme
Dienstleistung & Consulting
Beratung, Projektmanagement, Entwicklung, Design & Konfiguration,
Installation, Systembetreuung und Schulung
3 Experten & Know-How
Expertenvermittlung, Weiterbildungen und Fachveranstaltungen

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HCM Änderungsmanagement
Wir bieten Ihnen zahlreiche Business-Lösungen aus verschiedensten Anwendungsbereichen.
Allen gemeinsam ist eine webfähige Bedieneroberfläche, anpassbare Workflows, integriertes
DMS, Reporting und mehr…
HCM
Prozess
Management
Software
HCM
Prozess
Management
Software
HCM
Änderungs-
Management
HCM
Lieferanten-
Management
HCM
Lieferanten-
Management
HCM
Bewerber-
Management
HCM
Bewerber-
Management
HCM
Beschwerde-
Management
HCM
Beschwerde-
Management
HCM
Ideen-
Management
HCM
Ideen-
Management
HCM
Projekt
Management
HCM
Projekt
Management
Die Lösungen von HCM
unterstützen Sie bei der
Automatisierung und Steuerung
Ihrer Geschäftsprozesse.
Praxiserprobte Module aus
vielen Geschäftsbereichen
verfügbar
Modulares Konzept:
Lösungen sind einzeln oder
in Kombination erhältlich.
Anwender profitieren von
einer einheitlichen
Bedienoberfläche.
Benutzerakzeptanz wird
gesteigert.

8. Grundlegende Funktionen
& Module
Wichtige grundlegende Komponenten der Lösung
Die Portaloberfläche

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Module des HCM Änderungsmanagements
Bewertung
Maßnahmen-
verfolgung
Detailliertes
Reporting
Webbasiertes
Portal
Individueller
Änderungs-
antrag

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Der Prozess hinter HCM Änderungsmanagement
Der Standard-Prozess kann jederzeit flexibel an Ihre Unternehmensanforderungen angepasst und
erweitert werden. Ebenso können alle dazugehörigen Online-Formulare sowie Ansichten
individualisiert werden.
Antrag
erfassen
Meeting
planen
Meeting Genehmigung
Kostenabschätzung
Marketing
Phase 1: Bewertungsphase
Verantwortlichen
auswählen
Änderungsmitteilung
erstellen
Arbeitsvorbereitung
planen
Beschaffung klären
Bestätigung der
Fachbereiche einholen
Bestätigung durch… Abschluss
Kundendienst
Produktion
….
Phase 2: Änderungsmitteilung/Vorbereitung der Umsetzung
Phase 3: Umsetzung

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Module des HCM Änderungsmanagements
Änderungsportal
- Webbasierte Portaloberfläche
- Portaloberfläche kann vollkommen individuell aussehen/gestaltet werden
- Rollen- und Rechtekonzept
Individuell anpassbare Prozesse
- Änderungsanträge werden nach einem fest hinterlegten Prozess gehandhabt
- Änderungen können in einer Ansicht mit Ampelsymbolik versehen werden = schnelle Übersicht
Bewertungen
- Jeder Änderung können ein oder mehrere Bewertungen oder Abschätzungen zugeordnet werden
- Eskalationsstufen können bei Verzögerungen eingebaut werden
Maßnahmen
- Integrierte Maßnahmenverfolgung = Umsetzung des Änderungsantrags
- Kann als Subprozess einem Antrag untergeordnet werden bzw. von ihm abgeleitet werden
Reporting
- Umfangreiche Auswertung aller wichtigen Daten & Kennzahlen
Erweiterte Suche (kostenpflichtiges Modul)
- Änderungen und dazugehörige Daten schnell und effizient wiederfinden

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Grundlegende Funktionen HCM Änderungsmanagements
Benutzerfreundliche Weboberfläche zur
Navigation im System (Startseite).
Automatische Prozesssteuerung von
der Antragsabgabe bis zur
Maßnahmenverfolgung durch das
System.
Persönlicher Schreibtisch zur einfachen
Übersicht aller von einer Person betreuten
und zu bearbeitenden Vorgänge.
Strukturierte Übersicht aller
Beschwerden/Maßnahmen (grafischem
Statusanzeiger möglich)

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Vorteile des HCM Änderungsmanagements
Intuitives, webbasiertes System in Ihrem Corporate Design mit weltweitem Zugriff
ohne Installation auf Arbeitsplätzen/Clients.
Ganzheitliche Prozesssteuerung von der Antragsabgabe, Bearbeitung bis zu
Prozessen für Maßnahmenverfolgung und Bewertung
Individuelle Prozessvarianten möglich
Direkte Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller Vorgänge und Stati.
Strukturierte Übersicht zu allen Änderungsanträgen sowie diverser Filter und
Sortierfunktionen.
Integrierte Maßnahmenverfolgung
Statistiken und Reports in Echtzeit.
Automatisierung des Prüfungs-
verfahrens
Schlankere Abstimmungsprozesse
Schnellere Identifikation von
Änderungen
Mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben

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Optionen
Anpassbarkeit der Prozesse:
Selbstverständlich können die Prozesse der einzelnen Lösungen an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden. Es können
Prozessschritte ergänzt und erweitert und für Sie unnötige Prozessschritte entfernt werden. Auch das Wording der Formulare und
Masken kann an Ihre unternehmenseigene Sprache angepasst werden. Durch den integrierten Webdesigner können
Prozessänderungen innerhalb weniger Stunden bis Tage ohne Programmierung vorgenommen werden.
Design und Layout der Portaloberfläche:
Die Portaloberfläche der Lösungen ist mittels eines CMS-Systems frei gestaltbar, und kann an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden
(Farben, Schrifttypen, Logos, Bilder).
Export nach Word/PDF:
Es steht ein Mappingkonnektor zur Verfügung, der u. a. die Ausgabe von Vorgangsinhalten in eine Wordvorlage erlaubt. So bestehen
vielfältige Möglichkeiten für die automatische Erzeugung von z.B. Antwortschreiben.
Schnittstellen:
Es bestehen umfangreiche Möglichkeiten und Konnektoren für die An- und Einbindung wie z.B. nach SAP, PDM-Systemen.
Integration von weiteren Prozessen:
Auf Wunsch können weitere Prozesse aus anderen Unternehmensbereichen integriert werden. Diese werden dann ebenfalls über das
Portal aufgerufen und sind ohne lange Suchaktionen jederzeit aktuell verfügbar.

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Funktionsübersicht
Koordinierter Antrags-, Beurteilungs- und Genehmigungsprozess
Webbasiert, daher weltweit verfügbar und keine Desktop-Installation erforderlich
Freie Definition von Kriterien und Kategorien für Ihre Änderungen
Freie Definition des Prozessablaufs und der Online-Formulare durch integrierten Prozess- und
Formulardesigner
Beliebige Ansichten (Anträge, Gutachten, Maßnahmen, Verantwortliche, Typ, Status, …)
Bestätigungs- und Statusinfos für die Auslöser eines Antrags
Ständige Statusübersicht über alle geplanten Aktivitäten und deren Erledigungsgrad
Zeitliche Vorgaben für jede Tätigkeit definierbar
Erinnerungs- und Eskalationsfunktion
Zeitliche Überwachung mit Ampelsystem
Umfangreiches beliebig erweiterbares personen-, gruppen- und rollenbezogenes Rechtekonzept
Mehrsprachig vorbereitet und Mandantenfähig
Exportfunktion nach MS Excel
Freie Konfiguration von Berichten und Indikatoren mit Reportingsytem BIRT
LDAP Anbindung
Portal Modul – Persönlicher Schreibtisch mit To Do´s und Aufgaben
CMS Modul – Freie Gestaltung der Portaloberfläche

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Die Portaloberfläche
Die Weboberfläche Ihres Änderungsmanagement-Portals ist vollkommen frei gestaltbar.
Anpassungen der Farben, Schriften, Bildanordnungen, Schaltflächen usw. sind mittels enthaltenem
Webcontent-Modul möglich.

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Die Portaloberfläche
Die Weboberfläche Ihres Änderungsmanagement-Portals ist vollkommen frei gestaltbar.
Anpassungen der Farben, Schriften, Bildanordnungen, Schaltflächen usw. sind mittels enthaltenem
Webcontent-Modul möglich.
Beispiel einer
Portaloberfläche
eines Kunden

18. Die Arbeitsoberfläche
Rundgang durch das System

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Schritt 1: Einen neuen Antrag abgeben
Durch Klick auf den Button „Neuen Antrag erstellen“ öffnet sich automatisch das Online-Formular
und der User kann seinen Antrag eintragen und abgeben.

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Der Prozess hinter HCM Änderungsmanagement
Der Prozess des HCM Änderungsantrags ist in 3 Phasen mit den dazugehörigen Aufgaben unterteilt,
die komfortabel über die Navigationselemente auf der Startseite angesteuert werden können.

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Schritt 1: Einen neuen Antrag abgeben
Der Mitarbeiter füllt die Online-Felder aus. Es können jederzeit Tooltipps/Online-Hilfen hinterlegt
werden. Durch Klick auf den Aktionsbutton (unten rechts) reicht der Mitarbeiter seinen Antrag ein.

22. www.hcm-infosys.com
Von Schritt 1 zu Schritt 2
Im Hintergrund wird nun die Workflow-Engine aktiv.
Sie sorgt dafür
dass der nächste Mitarbeiter im Prozess darüber benachrichtigt wird, dass eine Aufgabe für
ihn bereit steht (er erhält von der Workflow-Engine eine Mail mit Link zu seiner Aufgabe)
dass seine Aufgabe vollautomatisch in den Ordner „Meine offenen Aufgaben“ geschoben
wird
dass eine automatische Eingangsbestätigung an den Einreicher geschickt wird
dass zeitliche Vorgaben eingehalten werden (Eskalationsmanagement)
Ihre Mitarbeiter und Sie müssen sich also nur noch auf die
eigentlichen Aufgaben – das Bearbeiten von
Änderungsantragen – konzentrieren, und nicht mehr auf
das lästige Verteilen und Überwachen von Arbeitsschritten.
Das macht die Workflow-Engine für Sie!

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Schritt 2: Planung Meeting

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Schritt 2: Kostenschätzung
Durch Klick auf den Link in der entsprechenden Mail oder über „Meine offenen Aufgaben“ gelangen
Sie direkt zum Arbeitsschritt „Kostenschätzung“. Der Sachbearbeiter hat nun mehrere Möglichkeiten,
den Prozess weiterzuleiten: ablehnen (=Ausgang/Ende des Prozesses), Delegieren (= Auswahl eines
anderen Mitarbeiters) oder Weiterleiten zum Meeting(= nächster Prozessschritt).

25. www.hcm-infosys.com
Der elektronische Prozess
Auf diese Weise geht es im Prozess weiter: jeder Prozessschritt ist durch ein Online-Formular
definiert. Die Aktionsbuttons verbinden einen Prozessschritt mit dem nächsten.
Im Hintergrund werden zeitliche Vorgaben durch die Workflow-Engine überwacht, und
automatische Mails versandt.
Das Workflow-System beschleunigt die Abläufe in Ihrem
Unternehmen.

26. www.hcm-infosys.com
Meine To Do´s
Ihre persönlichen Aufgaben werden zentral an einem Ort gesammelt. Sollten Sie zeitliche Vorgaben
nicht beachten, werden Sie per Mail informiert, und Ihre überfälligen Aufgaben werden in einem
separaten Reiter gesondert dargestellt. Auch delegierte Aufgaben können in einem speziellen Reiter
gesammelt werden.

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Ansichten
Es können verschiedenste Ansichten definiert und erstellt werden, etwa die Darstellung aller Ideen
nach ihrem Bearbeitungsstatus. Sobald ein Antrag seinen Status ändert (z.B. wird ein Antrag
vorgeprüft) wird er vom System automatisch in den betreffenden Reiter geschoben.
Alle Daten oder auch Teildaten können nach Excel exportiert werden.

28. www.hcm-infosys.com
Ansichten mit Ampeldarstellung
Symbole können ebenfalls in Ansichten eingebaut werden, etwa eine Ampel-Symbol für die
Übersicht von Kosten in verschiedenen Baureihen. Kritische Werte können so schnell und
übersichtlich gesichtet werden.

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Komfortable Akkordeon-Navigation
Um die Übersichtlichkeit in einem Online-Formular zu gewährleisten, können die einzelnen
Prozessschritt durch eine Akkordeon-Navigation komfortabel auf-und zugeklappt werden. Der
aktuelle Schritt ist stets farblich hervorgehoben.

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Grafische Reports
Das HCM Änderungsmanagement liefert zahlreiche vorkonfigurierte grafische Reports. Es können
auch individuelle Reports abgebildet werden

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Zusammenfassung
Auf diese Weise wird der elektronisch hinterlegte Prozess Schritt-für-Schritt abgearbeitet. Für jeden
Prozessschritt sind automatische Mail-Benachrichtigungen (auf Wunsch auch Serienbriefe) und
zeitliche Erinnerungen möglich.
→ Es ist jederzeit möglich, Ihre individuellen Prozesse
abzubilden.
→ Auch die Änderung der Formulare an Ihre
Anforderungen ist problemlos machbar.
→ Ansichten können ebenfalls jederzeit angepasst werden.

32. Ihr individueller
Änderungsmanagement-Prozess
Wie kommt Ihr Prozess ins System?
Wie können Anpassungen vorgenommen werden?

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Workflow-Designer: Das Anpassungs-Tool
Prozesse werden mit einem grafischen Workflow-Designer erstellt. Dieser ermöglicht das Erstellen
von Prozessen ohne Programmierung. Einige wenige Punkte müssen vielleicht konfiguriert werden,
jedoch hält sich der Aufwand i.d.R. in Grenzen.
Der Web Designer bietet dem Anwender alle
Funktionalitäten eines leistungsfähigen Editors zur
schnellen und einfachen grafischen Erstellung von
kompletten Workflowanwendungen.
Der Anwender definiert:
Prozessablauf mit Einzelaufgaben
Subprozesse
Rollen
Felder
Ansichten
Parallele Aufgaben
Automatische Verarbeitungsschritte
Verwalten von Statusindikatoren
Email Benachrichtigung
Eskalationsmanagement
…

34. www.hcm-infosys.com
Wie kommt Ihr Prozess ins System?
Ihr eigener Prozess unterscheidet sich sicherlich von unserem Bespielprozess. Es gibt verschiedene
Wege, damit Sie zu Ihrem persönlichen Änderungsmanagement kommen.
Variante 1:
Ihre unternehmensspezifischen Änderungen können wir gerne als Serviceleistung für Sie ins System
einpflegen.
In der Regel geschieht dies bei Ihnen vor Ort in einem Workshop, bei dem auch gleich die
Änderungen ins das HCM Änderungsmanagement übertragen werden.
Am Ende des Workshops ist der Großteil der Änderungen bereits im System.
Variante 2:
Wir schulen Sie, sodass Sie selbständig Änderungen vornehmen können.
Unsere Empfehlung aus verschiedensten Kundenprojekten:
Am Anfang empfehlen wir Ihnen, Änderungen gemeinsam mit uns vorzunehmen. Oftmals wird direkt
anhand der Änderungen eine Schulung vorgenommen, sodass künftige Anpassungen vom Kunden
selbstständig durchgeführt werden können.
, Qualität und Service)

35. www.hcm-infosys.com
Fazit
Unsere Lösung HCM Änderungsmanagement bietet den optimalen technischen Rahmen,
um Ihr Änderungsmanagement umzusetzen.
Durch unsere Dienstleistungen und unseren Service bringen wir Technik und
Anforderungen zusammen und liefern Ihnen Ihr lauffähiges System.
Wir stehen Ihnen gerne als ganzheitlicher
Partner zur Verfügung.
Sprechen Sie uns an – Fordern Sie uns heraus!

36. Technisches
Lizenzmodelle
Technische Voraussetzungen
Technische Grundinformationen des Systems

37. www.hcm-infosys.com
Wie können Sie HCM Änderungsmanagement beziehen?
Es gibt 2 Varianten, wie Sie unser HCM Änderungsmanagement beziehen können:
Variante 1: Installation auf Ihrem Server
HCM Änderungsmanagement wird auf Ihren Servern installiert, und Sie erwerben Lizenzen je nach
Anzahl Ihrer User für die Nutzung. Lizenzen fallen damit nur einmalig zu Beginn an. Ab dem 2. Jahr
kommt eine jährliche Maintenance hinzu.
Variante 2: Aus der Cloud
Sie beziehen HCM Änderungsmanagement aus der Cloud, d.h. wir hosten die Lösung. Sie zahlen eine
monatliche Miete für die Nutzung des Systems abhängig von der Anzahl Ihrer User.

38. www.hcm-infosys.com
Architektur
Anwender
Administrator
Database ServerVDoc Server
Intranet /
Extranet /
Internet
jdbc
http
http

39. www.hcm-infosys.com
Technische Voraussetzungen
Sollten Sie das HCM Änderungsmanagement auf Ihren eigenen Servern hosten, benötigen Sie
folgende technische Voraussetzungen:
Betriebssystem:
MS Windows (empfohlene Version: Windows 2008 Server x64 R2, 64 bits)
Linux (empfohlene Version: Red Hat Enterprise Linux)
HTTP Server:
MS IIS (empfohlene Version 7.5)
Apache (empfohlene Version 2.2)
Datenbanken
MS SQL Server (empfohlene Version 2008 R2 standard edition 64 bits)
Oracle (empfohlene Version 11g Ent. Editions 64 bits)
MySQL (empfohlene Version 5.5.18)

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Testzugang? – Try before buy
Möchten Sie unser System selbst testen und ausprobieren? Kein Problem!
Wir stellen Ihnen – nach einer kurzen Demonstration – gerne einen Testzugang zur Verfügung.

41. Weitere Informationen
HCM CustomerManagement GmbH
Ansprechperson: Anna Bednorz
Tel: + 49 711 933 425 82
Mail: bednorz@hcm-infosys.com
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