Studiedag Door de bomen terug het bos (2010) - Verslag werksessie 1

1. Verslag studiedag Door de bomen terug het bos
Bibliotheek Tweebronnen Leuven – 26/10/2010
Werksessie 1
Maak een goede analyse van wat je wil en wat je kan. Over keuzes maken voor de toekomst vanuit
behoeften, ambities en mogelijkheden.
Moderator Hoe maak je een goede analyse?
Stef Steyaert Wat kunnen we leren uit de balans tussen 'willen' en 'kunnen'? Wint het
'willen' het van het 'kunnen'? En hoe kunnen we de eventuele kloof
dichten?
Als voorzet lichten collega’s van HaBoBIB, het Buurtinformatiecentrum
van Mariekerke, Kortrijk en Gent, enkele aandachtspunten toe die in hun
analyse en aanpak essentieel blijken.
HaBoBIB Vanaf 2011 wonen en werken de bibliotheek van Haacht/Boortmeerbeek
An Mares, en het Centrum voor Basiseducatie geïntegreerd samen. Het
assistent-dienstleider gemeenschappelijk open leercentrum staat centraal in de toekomstige
(vervangt de zieke samenwerking.
Kathleen De Meester)
De samenwerking tussen HaBoBIB en Basiseducatie biedt een unieke kans
om een nog betere dienstverlening uit te bouwen, voor een nog meer
gediversifieerd publiek. Door deze samenwerking moet de vernieuwde
vestiging uitgroeien tot een waar informatie- en leerpunt en op die
manier een duidelijke meerwaarde bieden voor de gebruiker. Voor ons is
het ondertussen duidelijk geworden dat volgende zaken cruciaal zijn om
uit te groeien tot een succesvol informatie- en leerpunt
1. Gebruikersprofielen opmaken
Als informatie- en leerpunt moet je zicht krijgen op de aanwezige
profielen binnen je publiek. Een doelgroepenanalyse van de inwoners
(b.v. op basis van de VAT-studie van Ugent) is noodzakelijk om een
beeld te krijgen van de specifieke informatiebehoeften van elke
doelgroep en de soorten vragen die de medewerkers
(informatiebemiddelaars) kunnen verwachten. Om deze
doelgroepenanalyse te kunnen uitvoeren, hopen wij een beroep te
kunnen doen op ondersteuning van externe consultancy.
2. Vraagafbakening
Eens de gebruikersprofielen en bijhorende potentiële
informatiebehoeften in kaart werden gebracht, moet er worden
gewerkt aan een systeem van vraagbehandeling. Er moet worden
vastgelegd hoever we het personeel als informatiebemiddelaars laten
gaan in het beantwoorden van de vragen van het publiek: kan je met
alle vragen in het informatiepunt terecht, welke vragen worden op
het moment zelf door het personeelslid behandeld, in welke gevallen
wordt doorverwezen naar interne of externe bronnen, enz.?
1

2. 3. Analyse reeds beschikbare en te ontwikkelen competenties
Om het personeel klaar te stomen voor de hervorming van hun job
naar informatiebemiddelaar, moeten verschillende stappen gezet
worden. Ten eerste moet er worden nagegaan over welke kennis,
vaardigheden en expertises de medewerkers momenteel beschikken
die van nut kunnen zijn bij hun nieuwe taakinvulling. Er moet ook
worden vastgelegd welke competenties er bijkomend nodig zijn en op
welke manier we de medewerkers met deze competenties vertrouwd
kunnen maken. De samenwerking tussen het personeel van HaBoBIB
en CBE betekent een verruiming van de beschikbare competenties
maar bijkomende ontwikkeling van competenties is daarnaast voor
beide partijen zeker noodzakelijk. We zijn van plan om voor deze
bijkomende competentieontwikkeling de hulp van een extern
consultancybureau in te schakelen.
4. Communicatieplan
Om het informatie- en leerpunt tot een succes te maken, is het erg
belangrijk dat het nieuwe imago duidelijk bij alle inwoners doordringt.
De nieuwe functies van de samenwerking bibliotheek - basiseducatie
als informatiepunt en ontmoetingsruimte moeten duidelijk en
wervend naar de bevolking gecommuniceerd worden. Het imago van
HaBoBIB moet veranderen van een aanbodgerichte naar een
vraaggerichte bibliotheek annex informatiepunt annex leercentrum.
Hierin ligt ook de meerwaarde voor elke individuele gebruiker. Een
mobiliserend imago, een aangepaste huisstijl en een dynamische
communicatiecampagne zullen nodig zijn om dit te realiseren. De
opening van de nieuwe uitbouw in Haacht vormt een unieke
gelegenheid om met het nieuwe imago naar buiten te komen. We
willen dit communicatieplan in samenwerking met een extern
consultancybureau op poten zetten.
5. Infrastructuur, tijd, financiële middelen
Om bovenstaande zaken te realiseren, is het noodzakelijk om over de
juiste infrastructuur en voldoende personeelsuren en budgetten te
beschikken. Wat de infrastructuur (gebouw, inrichting) betreft zijn al
heel wat zaken verwezenlijkt, mede dankzij reeds toegekende
subsidies.
Zaken als competentieanalyses en -ontwikkelingen en uitgebreide
communicatiecampagnes dreigen al snel in amateurisme te vervallen
als we deze met onze beperkte eigen ervaring moeten aanpakken.
Het is dus essentieel om over de nodige budgetten te beschikken om
hierin professionele ondersteuning van externe specialisten te
kunnen krijgen, alsook over voldoende personeelsuren om de
medewerkers de nodige vormingen te kunnen laten volgen zonder
dat de dagelijkse werking van bibliotheek en basiseducatie hieronder
lijdt.
6. De organisatie van een dergelijk samenwerkingsproject staat of valt
met de mensen die zich ermee kunnen bezighouden.
Van bij de start van de samenwerkingsplannen tussen de bibliotheek
2

3. en basiseducatie hebben zich bij beide partijen enkele mensen
geëngageerd om de samenwerking uit te bouwen. Er werd regelmatig
samen gezeten om te brainstormen rond bepaalde aspecten van de
samenwerking zodat deze meer en meer concreet werd. Voor dit
soort projecten is het essentieel dat van de betrokken partijen een of
meerdere personen zich op regelmatige basis en blijvend kunnen
bezighouden met de realisatie ervan.
Het gezamenlijk open leercentrum staat centraal in de geïntegreerde
samenwerking. Op bepaalde tijdstippen worden hier ook individuele
leertrajecten begeleid.
Discussie Delen alle medewerkers dezelfde ambitie om geïntegreerd samen te
werken? De taakinvulling van de medewerkers wordt hierdoor immers
anders. Er zijn afzonderlijke strategieën nodig voor het personeel wat
betreft willen/kunnen/moeten. Het is belangrijk om de enthousiaste
medewerkers mee te nemen in dit traject, maar ook de weerstanden bij
anderen niet uit het oog te verliezen.
Competentieontwikkeling: voorwaarde om kennis te delen is weten welke
kennis je in huis hebt. De bibliotheek van Vlissingen ontwierp hiervoor
een kennisscan.
Kortrijk Het concept van de toekomstige bibliotheek van Kortrijk gaat uit van een
Carol Vanhoutte, geïntegreerde visie rond levenslang leren (opleidingsinstellingen) en de
Bibliothecaris bibliotheekfunctie. Daarnaast wordt ook zoveel mogelijk synergie gezocht
met de aanwezig muziekpartners (conservatorium en muziekcentrum)
rond de functies leren, ontsluiten, ontmoeten, beleven en creatie.
Architect doet ons het project ‘herdenken’ en scherper stellen
Project van de nieuwe bibliotheek Kortrijk ‘BIBLLL’ is gegroeid vanuit
zoektocht naar een nieuwe locatie voor de bibliotheek en de ervaringen
en relaties in het kader van het project van smart city’s
‘wwwdewereldisvaniedereen’.
In Kortrijk werd duidelijk de keuze gemaakt om de bibliotheek en een
aantal partners van het volwassenenonderwijs (die toen ook op zoek
waren naar een gezamenlijke locatie) in één gebouw onder te brengen en
hun werking op elkaar af te stemmen. Wij kunnen elkaar immers op veel
vlakken versterken :
- Bibliotheek als derde leerplek
- LLL partners
Bovendien waren op dezelfde site andere (muziek)partners aanwezig :
conservatorium, muziekcentrum, de Kreun. In oorspronkelijk dossier
stond vermeld dat er een ‘synergie’ moest ontwikkeld worden met deze
partners .
- synergie tussen bv. afdeling beeld en geluid en de muziekpartners
- ontmoetingsfunctie (cultuurcafé)
De architect stelt voor om een werking uit te bouwen in eenzelfde
3

4. gebouw en het concept dieper uit te werken, een gebouw dat staat voor
een cultuur van LLL of een LLL-locatie waar cultuur haar plek verovert.
Een plek om te denken, te ontmoeten, te delen te creëren, te absorberen
en ideeën uit te wisselen. De bibliotheek zal dus niet alleen boeken en
informatie (bij uitbreiding muziek en films) aanbieden, maar zal samen
met de partners focussen op transformatie: ‘het stimuleren om kennis te
vergaren, te leren, te ontdekken en zich te ontwikkelen’.
Leerpunten en aanbevelingen:
1. De ‘synergie’ met partners benoemen! Voorbeeld: bibliotheek wil
games uitlenen en hogeschool ontwikkelt games. Bibliotheek
wordt testplatform.
2. Netwerk van partners uitbreiden
3. Proefprojecten samenwerking opstarten : digitale week,
bibunplugged, talenplan
4. Sterktes van de bibliotheek uitspelen : digitale kennis, ontsluiting,
laagdrempelig, …
5. Merknaam ‘bibliotheek ‘proberen te vrijwaren.
6. Medewerkers in vroeg stadium betrekken bij het concept!
Discussie Hoe groot wordt dit project? De kostprijs is hoog en wordt daardoor
uitgesteld. Oppassen voor valkuil: spektakelarchitectuur ten koste van de
inhoud. Ervoor waken dat het kernverhaal overeind blijft. In afwachting
van de realisatie van dit nieuwe concept wordt de samenwerking met
verschillende leerpartners alvast gestart via kleinschalige projecten.
Buurtinformatiecentru Het bibliotheekfiliaal van Mariekerke kreeg vorig jaar een nieuwe
m Mariekerke bestemming als Buurtinformatiecentrum (BIC). Deze heroriëntering ging
Diane Van Doorslaer, samen met de beslissing van het gemeentebestuur van Bornem om het
bibliothecaris gemeentehuis in Mariekerke te sluiten, maar tegelijkertijd ook het
tanende bibliotheekfiliaal een nieuwe invulling te geven. Met een lokaal
informatie- en ontmoetingscentrum wil het bestuur de gemeentelijke
dienstverlening bundelen en het sociaal weefsel in de deelgemeente te
versterken. Een testcase voor andere deelgemeenten van Bornem.
Het Buurtinformatiecentrum wil een plek zijn waar de bewoners van
Mariekerke elkaar kunnen ontmoeten bij een kop koffie of één of andere
activiteit. Ze kunnen er terecht voor administratieve vragen en sociale
zaken. Kranten en tijdschriften lezen of boeken lenen. Of een cursus
volgen om mee te zijn met nieuwe digitale media. Op woensdagnamiddag
wordt het internetcafé, the place to be voor de Mariekerkse jeugd.
Leerpunten en aanbevelingen:
1. Allemaal samen!
De gemeente heeft gekozen voor een geïntegreerde
dienstverlening: bib – cc – sociaal huis – dienst burgerzaken
houden met een beurtrol het BIC open. Deze aanpak staat of valt
met het enthousiasme van de hele ploeg om dit ‘experiment’ te
laten lukken.
4

5. 2. Try and error versus planmatig.
Niettegenstaande een visieoefening om te weten wat we nu echt
met het BIC willen, blijft het zoeken, zijn we goed bezig of niet?
3. Buurten.
Als een bestuur wil inzetten op sociale cohesie is het consequent
om de enige publieke voorziening in een deelgemeente niet te
sluiten, maar er een publieke ontmoetingsplaats met een heel
lage drempel van te maken.
4. Digitaal
is de toekomst. Het BIC heeft als OCR geïnvesteerd in een aantal
(gesubsidieerde) computers. Op woensdagnamiddag komen
jongeren surfen en gamen. De bib en het Centrum voor
basiseducatie organiseren regelmatig computercursussen.
5. Vrijwilligers inschakelen.
De oorspronkelijke ambitie dat het BIC op termijn zou moeten
evolueren naar een huis dat gedragen wordt door de lokale
gemeenschap wordt enigszins bijgesteld. In eerste instantie lijkt
het haalbaarder om vrijwilligers eerder projectmatig in te zetten.
Stedelijke Openbare De bibliotheek moet bij alles wat op haar afkomt steeds terugplooien op
Bibliotheek Gent hun basistaak: informatie voorzien en ontsluiten. Met het oog op de
Koen Temmerman, organisatie van de informatiebemiddeling in de nieuwe bib aan de Waalse
bibliothecaris Krook heeft de bibliotheek van Gent een interne analyse afgerond naar de
informatie vragen die gesteld worden aan de inlichtingenbalies van de
hoofdbibliotheek. 13 medewerkers hebben gedurende 3 maanden alle
informatievragen geïnventariseerd en geëvalueerd.
Informatiebemiddeling in de Stedelijke Openbare Bibliotheek Gent –
analyse
5

6. Intro
Om de
kwaliteit
van de
dienstverlen
ing in het
kader van
informatieb
emiddeling
te
garanderen/
controleren
denk ik aan
5
aandachtsp
unten.
Dat lijken
niet alleen
vanzelfsprek
ende
constatering
en, dat zijn
ze ook.
Maar ze zijn
wel één
voor één
een
voorwerp
van
aanhouden
de zorg.
De opgave
blijft: die
punten
onder de
aandacht
houden.
6

7. 1/ Collectie:
onderhoud
Efficiënt en
bevredigend
“zoeken en
vinden” in de
collectie kan
pas in een
permanent
geactualiseerd
e en
gesaneerde
collectie (up-
to-date).
Dat
veronderstelt:
• budge
tbehe
er
• collect
ieprofi
elen
• saneri
ngslijst
en
Tuinier
7

8. 2/ Collectie:
presentatie
Signalisatie:
gebouw,
rekken
(topbord en
zijkant), plank,
rugetiket
Frontaalplaats
ing
Focuscollectie
s (actualiteit)
http://startsc
hermen.biblio
theek.gent.be
/
Meest
gestelde
vraag: waar
staat?
Vitrine
3/ Catalogus
Goed
gereedschap
is het halve
werk.
http://zoeken.
bibliotheek.ge
nt.be/
ZBB en de
Bibliotheekpo
rtalen: de
toekomst is
begonnen
GPS
8

9. 4/ Netwerk
IBL via
Impala
http://www.b
ibliotheeknet
werk.be/
Netwerkmag
azijn
http://wieden
_in_vertrou
wen.bibnet.b
e/
Webwijzer
http://webwij
zer.bibliothe
ek.be/
Persmappen
Mediargus in
http://www.b
ibliotheek.be
/
Le réseau
fait la force
5/ Bijscholen
personeel
Intern en
extern (+
herhaling!)
In kaart
brengen van
vragen (bv.
onderzoek in
Gent)
Pianist
9

10. Leerpunten en aanbevelingen:
In de bibliotheek van Gent gaan informatiebemiddeling en
collectievorming samen en gebeurt dan ook door dezelfde medewerkers.
In een jungle vindt niemand iets. Hou daarom je collectie beheersbaar en
up to date. Vraaggericht collectioneren is een noodzaak! Hedendaagse
collecties moeten immers ‘renderen’. Breng daarom vraagprofielen in
kaart.
Je kan de vraag triggeren door een uitgekiende opstelling van de collectie.
Een tuinier loopt voortdurend rond in zijn tuin. Zorg dat je aanspreekbaar
bent voor de bezoekers. Maar ook dat mensen zoveel mogelijk zelf hun
weg vinden in de bibliotheek. Voor je doelgroepgerichte werking maak je
best deel uit van netwerken. De bibliotheek van Gent schrijft zich met een
aantal acties in het Gents Plan Geletterdheid.
De keuzes die gemaakt zijn voor de nieuwe bib aan de Waalse Krook
(multimediale site, samen met centrum voor nieuwe media, IBBT)
verschillen van de aanpak in de wijkbibliotheken in de 19deeeuwse gordel
(de Brugse Poort, Nieuw Gent, …) waar een agogische benadering (met
onder meer een aangepast medewerkerprofiel) primeert.
Tot slot • Het is belangrijk dat analyses en vernieuwingen gekaderd worden
in het globale stedelijk of gemeentelijk beleid.
• De meeste vernieuwingen vertrekken vanuit een opportuniteit.
Zijn dergelijke vernieuwende experimenten wel haalbaar zonder
extra stimulansen of opportuniteiten?
10