Concentrez-vous sur l’essentiel !
TIANA RAOILISON 
Entrepreneur et General Manager 
Smartelia
SMARTELIA 
Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones 
pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME
Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar) 
est une véritable personne, qui réalise à votre p...
Accompagner les entrepreneurs du web 
dans leur quête de gain de temps et d’organisation 
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Aider les dirigeants et chefs d’entreprise 
à se concentrer sur leur expertise : 
développer le business et la stratégie d...
Concentrez-vous sur l’essentiel !
Pour vous 
qu’est-ce qu’un entrepreneur ?
1. Fondateur 
2. Entrepreneur 
3. CEO
Entrepreneur 
Un entrepreneur est dans le FUTUR 
saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit 
une stratégie ...
ENTREPRENEUR n’est pas (seulement) un technicien
ENTREPRENEUR n’est pas (seulement) un Manager
MANAGER 
DANS LE PASSE 
Coordonne / dirige / délègue 
détecte les problèmes du passé 
et trouve des solutions 
TECHNICIEN ...
ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR 
Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision
1. Créateur 
2. Entrepreneur 
3. CEO
1. FONDATEUR 
« Un jour, je serai CEO »
FONDATEUR 
Innove, saisit des opportunités…
2. Entrepreneur 
« UN jour je serai grand 
et je déléguerai »
ENTREPRENEUR 
DANS LE PASSE, PRESENT…Mais aussi dans le FUTUR…
3. CEO 
à la tête d’un SYSTEME - BUSINESS MODEL
"Un jour je serai CEO"
CEO 
3 rôles : Il est entrepreneur, technicien et 
Manager… 
A la fois et à la tête d’un système durable, 
pérenne et soli...
Objectif : 
Passer du stade de fondateur à CEO, 
en passant par le stade de l’entrepreneur
ECUEIL / ECHEC 
SE CREER SON PROPRE EMPLOI 
ET ÊTRE SALARIE DE SA PROPRE BOÎTE
PRINCIPALE CAUSE D’ECHEC 
ABSENCE DE RENTABILITE 
RESSOURCES SOLLICITEES (temps) > RESULTATS
LE CREATEUR N’ASSUME PAS 
SA POSTURE D’ENTREPRENEUR - Futur CEO 
…et reste (trop longtemps) 
au stade seul de Fondateur-En...
Burn Out !
EPUISEMENT - BURN OUT ! 
ABSENCE DE RENTABILITE 
JOURNEE DE 15H ! 
LA RESSOURCE « TEMPS » > RESULTATS
MAIS COMMENT PREPARER 
SON FUTUR DE CEO ?
Votre objectif : 
Adopter la posture d’un véritable CEO 
dès les premiers pas de fondateur 
tout en gardant l’âme d’un ent...
Votre objectif sur le long-terme 
DIRIGER UNE ENTREPRISE 
SOLIDE, PERENNE, DURABLE
Entrepreneur 
Un entrepreneur est dans le FUTUR 
saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit 
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A terme, 
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ENTREPRISE ?
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fondé sur un système 
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Back office 
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Votre expertise 
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Back office 
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LE TEMPS
Pouvez-vous 
lever du temps ?
Pouvez-vous 
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1 ressource
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Le temps 
Dépenser ou l’investir ?
L’investir comme une ressource !
Investir son temps 
pour en gagner plus ensuite
par quel moyen ?
1. un jour, je serai Ceo… 
2. un jour je serai grand et je déléguerai 
3. dès aujourd’hui, j’investis et optimise 
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PREPAREZ VOTRE CROISSANCE 
et VOS FUTURES DELEGATIONS
PENSEZ KIT DE PROCESS Clé en MAIN
POUR QUELS RESULTATS ?
GAGNEZ DU TEMPS !
VOUS CONCENTRER SUR LES TÂCHES 
CREATRICES DE VALEUR
CONSTRUIRE LE « PILOTAGE AUTOMATIQUE » 
DES TÂCHES ROUTINIERES
CONSTRUIRE UN FUTUR SYSTEME NE REPOSANT 
PAS UNIQUEMENT SUR VOUS
COMMENT SAVOIR CE QUE JE VAIS DELEGUER ?
Préparez la délégation des tâches 
à faible valeur ajoutée
Identifier les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 
80% de résultats dans votre business ! 
ET Concentr...
Identifiez TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent 
plusieurs fois dans une journée, dans une ...
ENTREPRENEUR 
Wonder délégator - aime déléguer ! 
La Boutique doit tourner même en son absence
ENTREPRENEUR 
Un Wonder délégator qui aime déléguer !
COMMENT PRepARER 
LES FUTURES DELEGATIONS ?
Grâce à des procédures testées, écrites, claires, précises 
et définies dans le temps
Pour disposer d’une lecture claire du fonctionnement 
de votre entreprise (pour vous et pour les investisseurs)
1. identifiez les tâches a déléguer 
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3. briefez ces tâches et mesurez les 
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première étape 
1. identifiez les tâches a déléguer
COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE 
PEUT ÊTRE DELEGUEE ?
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semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire 
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1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées 
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3 conditions cumulatives pour considérer 
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Votre expertise 
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Back office 
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Seconde étape 
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Construisez-vous un Kit de délégation 
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Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?
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PROCEDURE 
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Michael Gerber : 
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Un système durable, actionnable, duplicable 
grâce à des kits de procédures clé en main
Kit de procédures clé en main 
Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »
troisième étape 
3. archivez en brief toutes ces procédures 
(au fur et à mesure de votre avancement)
Présenter la mission de façon MACRO 
Objectif : offrir une vision d’ensemble 
Définir les Résultats attendus 
Objectif : f...
PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous) 
Présenter votre activité et fournir tous les documents 
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UN BRIEF NEGLIGE 
Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : 
Phase très importante d’assimilation 
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Des procédures peu claires 
Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin 
d’éviter de multi...
Manque d’indicateurs 
nécessaires pour ajuster les tâches 
Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? 
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déléguer les tâches hors coeur de métier 
à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre
un conseil 
regroupez et archivez toutes ces procédures 
(au fur et à mesure de votre avancement)
ASPECT ORGANISATION / GESTION DE SON AGENDA 
3. INVESTIR ET OPTIMISER SON TEMPS
« Alors dès aujourd'hui, j'investis 
et j’optimise mon temps au quotidien ! »
working smarter, not HARDER, not LONGER
1. Lois du TEMPS 
Des lois à connaître pour optimiser et investir son temps
La loi de Murphy 
Prévoir un temps pour l’imprévu….
La loi de Carlson 
Limitez les interruptions 
il faut 3 minutes pour se RE concentrer
La loi de Carlson 
Stop Au multitasking 
Coupez toutes les sollicitations off / online
Loi de Pareto 
« focalisez-vous sur l’essentiel » 
20% du travail effectué produit 80% des résultats. 
Déléguez les tâches...
Loi de Parkinson 
Cyril Northcote Parkinson : un travail tend à se « dilater » 
pour occuper tout le temps disponible 
San...
Loi d’Illich 
Des pauses toutes les 25 à 45mn 
Ivan Illich : « Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif, v...
Loi de Laborit 
Le biologiste Henri Laborit : l’homme est doté d’un programme biologique de 
survie qui lui fait fuir le s...
2. Se connaître pour ajuster son organisation
Mesurez le temps passé à certaines tâches 
et Challengez-vous !
Mesurez le temps passé à certaines tâches 
et Challengez-vous ! RESCUETIME
Quand suis-je le plus productif(ve) ? 
Regroupez un certain type de tâches 
au moment de la journée, le plus opportun
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Lean how to delegate, with Tiana Raoilison @Smartelia

  1. 1. Concentrez-vous sur l’essentiel !
  2. 2. TIANA RAOILISON Entrepreneur et General Manager Smartelia
  3. 3. SMARTELIA Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME
  4. 4. Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar) est une véritable personne, qui réalise à votre place des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel
  5. 5. Accompagner les entrepreneurs du web dans leur quête de gain de temps et d’organisation pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité
  6. 6. Aider les dirigeants et chefs d’entreprise à se concentrer sur leur expertise : développer le business et la stratégie de leur entreprise « Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »
  7. 7. Concentrez-vous sur l’essentiel !
  8. 8. Pour vous qu’est-ce qu’un entrepreneur ?
  9. 9. 1. Fondateur 2. Entrepreneur 3. CEO
  10. 10. Entrepreneur Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière
  11. 11. ENTREPRENEUR n’est pas (seulement) un technicien
  12. 12. ENTREPRENEUR n’est pas (seulement) un Manager
  13. 13. MANAGER DANS LE PASSE Coordonne / dirige / délègue détecte les problèmes du passé et trouve des solutions TECHNICIEN Dans le PRESENT EXPERT dans son domaine et Il maîtrise son expertise VISIONNAIRE Dans le FUTUR Saisit des opportunités et constamment à l’écoute du marché et des innovations
  14. 14. ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision
  15. 15. 1. Créateur 2. Entrepreneur 3. CEO
  16. 16. 1. FONDATEUR « Un jour, je serai CEO »
  17. 17. FONDATEUR Innove, saisit des opportunités…
  18. 18. 2. Entrepreneur « UN jour je serai grand et je déléguerai »
  19. 19. ENTREPRENEUR DANS LE PASSE, PRESENT…Mais aussi dans le FUTUR…
  20. 20. 3. CEO à la tête d’un SYSTEME - BUSINESS MODEL
  21. 21. "Un jour je serai CEO"
  22. 22. CEO 3 rôles : Il est entrepreneur, technicien et Manager… A la fois et à la tête d’un système durable, pérenne et solide.
  23. 23. Objectif : Passer du stade de fondateur à CEO, en passant par le stade de l’entrepreneur
  24. 24. ECUEIL / ECHEC SE CREER SON PROPRE EMPLOI ET ÊTRE SALARIE DE SA PROPRE BOÎTE
  25. 25. PRINCIPALE CAUSE D’ECHEC ABSENCE DE RENTABILITE RESSOURCES SOLLICITEES (temps) > RESULTATS
  26. 26. LE CREATEUR N’ASSUME PAS SA POSTURE D’ENTREPRENEUR - Futur CEO …et reste (trop longtemps) au stade seul de Fondateur-Entrepreneur
  27. 27. Burn Out !
  28. 28. EPUISEMENT - BURN OUT ! ABSENCE DE RENTABILITE JOURNEE DE 15H ! LA RESSOURCE « TEMPS » > RESULTATS
  29. 29. MAIS COMMENT PREPARER SON FUTUR DE CEO ?
  30. 30. Votre objectif : Adopter la posture d’un véritable CEO dès les premiers pas de fondateur tout en gardant l’âme d’un entrepreneur
  31. 31. Votre objectif sur le long-terme DIRIGER UNE ENTREPRISE SOLIDE, PERENNE, DURABLE
  32. 32. Entrepreneur Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière
  33. 33. A terme, il Travaille SUR son entreprise et non DANS son Entreprise
  34. 34. ENTREPRISE ?
  35. 35. business model
  36. 36. un système d’entreprise fondé sur un système solide, durable et rentable
  37. 37. BUILD MESURE LEARN
  38. 38. Essentiel de votre offre Votre expertise haute valeur ajoutée Back office Les coulisses de production de votre offre Front office Mise à disposition de votre offre FOCUS
  39. 39. Votre expertise haute valeur ajoutée Back office Les coulisses de la production de votre offre 20% de mon temps ? Front office Mise à disposition de votre offre 60% de mon temps ? 20% de mon temps ?
  40. 40. Votre expertise haute valeur ajoutée Back office Les Coulisses de la production de votre offre 60% de mon temps Front office Mise à disposition de votre offre 20% de mon temps ? 20% de mon temps ?
  41. 41. 10% de mon temps 10% de mon temps Votre expertise haute valeur ajoutée Back office Coulisse de la production de votre offre Front office Mise à disposition de votre offre 80% de mon temps
  42. 42. Vous concentrer uniquement sur votre expertise et votre mission d’entrepreneur
  43. 43. votre 1er obstacle ?
  44. 44. 1er ennemi LE TEMPS
  45. 45. Pouvez-vous lever du temps ?
  46. 46. Pouvez-vous Allonger la durée d’une journée ?
  47. 47. 1 ressource
  48. 48. faîtes en un allié
  49. 49. Le temps Dépenser ou l’investir ?
  50. 50. L’investir comme une ressource !
  51. 51. Investir son temps pour en gagner plus ensuite
  52. 52. par quel moyen ?
  53. 53. 1. un jour, je serai Ceo… 2. un jour je serai grand et je déléguerai 3. dès aujourd’hui, j’investis et optimise mon temps
  54. 54. PREPAREZ VOTRE CROISSANCE et VOS FUTURES DELEGATIONS
  55. 55. PENSEZ KIT DE PROCESS Clé en MAIN
  56. 56. POUR QUELS RESULTATS ?
  57. 57. GAGNEZ DU TEMPS !
  58. 58. VOUS CONCENTRER SUR LES TÂCHES CREATRICES DE VALEUR
  59. 59. CONSTRUIRE LE « PILOTAGE AUTOMATIQUE » DES TÂCHES ROUTINIERES
  60. 60. CONSTRUIRE UN FUTUR SYSTEME NE REPOSANT PAS UNIQUEMENT SUR VOUS
  61. 61. COMMENT SAVOIR CE QUE JE VAIS DELEGUER ?
  62. 62. Préparez la délégation des tâches à faible valeur ajoutée
  63. 63. Identifier les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business ! ET Concentrez-vous sur ces tâches !
  64. 64. Identifiez TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois Préparez votre délégation
  65. 65. ENTREPRENEUR Wonder délégator - aime déléguer ! La Boutique doit tourner même en son absence
  66. 66. ENTREPRENEUR Un Wonder délégator qui aime déléguer !
  67. 67. COMMENT PRepARER LES FUTURES DELEGATIONS ?
  68. 68. Grâce à des procédures testées, écrites, claires, précises et définies dans le temps
  69. 69. Pour disposer d’une lecture claire du fonctionnement de votre entreprise (pour vous et pour les investisseurs)
  70. 70. 1. identifiez les tâches a déléguer 2. traduisez les tâches en procédureS 3. briefez ces tâches et mesurez les résultats
  71. 71. première étape 1. identifiez les tâches a déléguer
  72. 72. COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE PEUT ÊTRE DELEGUEE ?
  73. 73. Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire en procédure impersonnelle
  74. 74. 1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise 1 tâche récurrente 1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise X X
  75. 75. 3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée (réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise) LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER Traduisible en PROCEDURE
  76. 76. Identifier les tâches à déléguer Votre expertise haute valeur ajoutée Back office Les coulisses de production de votre offre Front office Mise à disposition de votre offre FOCUS
  77. 77. Seconde étape 2. traduisez les tâches en procédure
  78. 78. Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer
  79. 79. ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)
  80. 80. Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente, en passant par l’après-vente de vos produits
  81. 81. Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?
  82. 82. Exemple d’une PROCEDURE Les moyens Succession de tâches
  83. 83. Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise » « Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »
  84. 84. Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement : Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber
  85. 85. Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de votre premier KIT de délégation
  86. 86. Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre
  87. 87. pour tout entrepreneur
  88. 88. Suivi lead & Prospect Webinar Inbox ZERO Tableaux de bords O Agenda prise de RDV Recherche Internet Stratégie - Vision Relation Client Marketing - Commerciale RDV New biz Finance Comptabilité
  89. 89. “Startup success can be engineered by following the process, which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries « This is how Uber in particular scaled so quickly. They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them. How did they do it? With a playbook. » So now they just execute, like turning a key.
  90. 90. Un système durable, actionnable, duplicable grâce à des kits de procédures clé en main
  91. 91. Kit de procédures clé en main Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »
  92. 92. troisième étape 3. archivez en brief toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement)
  93. 93. Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour mesurer, tester et avancer Feuille de route datée : planning de délégation
  94. 94. PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous) Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessaire Donner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine Indiquez un futur planning de délégation X X X X X concrètement ? X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)
  95. 95. Ecueils à éviter 95
  96. 96. UN BRIEF NEGLIGE Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : Phase très importante d’assimilation de la mission générale : contexte, activité, objectif…
  97. 97. Des procédures peu claires Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité
  98. 98. Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ? Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel
  99. 99. Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre
  100. 100. un conseil regroupez et archivez toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement)
  101. 101. ASPECT ORGANISATION / GESTION DE SON AGENDA 3. INVESTIR ET OPTIMISER SON TEMPS
  102. 102. « Alors dès aujourd'hui, j'investis et j’optimise mon temps au quotidien ! »
  103. 103. working smarter, not HARDER, not LONGER
  104. 104. 1. Lois du TEMPS Des lois à connaître pour optimiser et investir son temps
  105. 105. La loi de Murphy Prévoir un temps pour l’imprévu….
  106. 106. La loi de Carlson Limitez les interruptions il faut 3 minutes pour se RE concentrer
  107. 107. La loi de Carlson Stop Au multitasking Coupez toutes les sollicitations off / online
  108. 108. Loi de Pareto « focalisez-vous sur l’essentiel » 20% du travail effectué produit 80% des résultats. Déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre et commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats.
  109. 109. Loi de Parkinson Cyril Northcote Parkinson : un travail tend à se « dilater » pour occuper tout le temps disponible Sans délai, la tâche s’éternise…Fixez-vous des délais réalistes.
  110. 110. Loi d’Illich Des pauses toutes les 25 à 45mn Ivan Illich : « Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif, voir contre-productif ». La concentration optimale dure en moyenne 45 minutes. Faites des pauses hors du contexte du « bureau »
  111. 111. Loi de Laborit Le biologiste Henri Laborit : l’homme est doté d’un programme biologique de survie qui lui fait fuir le stress et chercher en priorité le plaisir. Le danger : repousser sans cesse les tâches ennuyeuses et de les expédier en dernière minute. Commencez votre journée par une tâche difficile pour vous. Accordez-vous une récompense (une pause, une activité plus plaisante …) une fois la tâche terminée.
  112. 112. 2. Se connaître pour ajuster son organisation
  113. 113. Mesurez le temps passé à certaines tâches et Challengez-vous !
  114. 114. Mesurez le temps passé à certaines tâches et Challengez-vous ! RESCUETIME
  115. 115. Quand suis-je le plus productif(ve) ? Regroupez un certain type de tâches au moment de la journée, le plus opportun
  116. 116. DES QUESTIONS ? tiana@smartelia.com

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