8.le thinga qt1001p

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hƣớng đa dạng
hóa, hiện đại hóa, từng bƣớc hội nhập với khu vực và thế giới. Đứng trƣớc
những cơ hội và thách thức mới, năng lực quản lý hành chính của nhà nƣớc
đóng một vai trò quan trọng. Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lý hành
chính nhà nƣớc là một yêu cầu mang tính khách quan, thƣờng xuyên và cần
đƣợc thực hiện cả về chiều rộng và chiều sâu.
Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động của nhà nƣớc thì vấn đề
nâng cao năng lực quản lý nhà nƣớc ở UBND cấp huyện – cơ quan hành chính
nhà nƣớc ở địa phƣơng là một tất yếu khách quan.
Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ
chức, cơ quan. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh
tay phải đắc lực của lãnh đạo. Trong tổ chức bộ máy nhà Nƣớc, văn phòng - dù
ở cấp nào và lĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao
hiệu lực quản lý của nhà Nƣớc, góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của
đất nƣớc phù hợp với xu hƣớng chung của thời đại.
Huyện Đầm Hà là một huyện miền núi, nằm ở phía đông bắc của tỉnh
Quảng Ninh, đƣợc tái lập theo Nghị định số 59/2001/NĐ – CP về việc chia
huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai huyện Đầm Hà và Hải Hà.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có chức năng tham mƣu,
tổng hợp, giúp việc cho Thƣờng trực HĐND và UBND huyện. Hoạt động văn
phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà với các nghiệp vụ:
thông tin, văn thƣ, lƣu trữ, xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức giao
tiếp... đã thực sự là cánh tay phải đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo,
điều hành và năng lực quản lý của cơ quan nhà nƣớc cấp huyện, là cầu nối thông
tin, cánh cửa giao tiếp giữa nhân dân và Nhà nƣớc.
Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà,
nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của Văn phòng và nhận thấy trên thực tế đã
có nhiều nghiên cứu lý luận về văn phòng, song chƣa có nghiên cứu nào về Văn

Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P -1-

phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, do đó em mạnh dạn chọn đề tài : “ Một
số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, với mong muốn đóng góp
những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phần nâng cao hiệu lực quản lý
nhà nƣớc trên địa bàn huyện.
2. Mục đích nghiên cứu
Các mục đích cơ bản của khóa luận này là:
1- Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng.
2- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và
UBND huyện Đầm Hà để thấy đƣợc những thành tựu và hạn chế.
3- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
HĐND và UBND huyện Đầm Hà.
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
Do thời gian có hạn nên khoá luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động
văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong khoảng thời
gian từ năm 2008 đến năm 2010.
Đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là : Hoạt động văn phòng, mặc dù
một số vấn đề nhƣ Văn phòng và Quản trị văn phòng cũng đƣợc đƣa vào để
phục vụ đối chiếu.
4. Giả thuyết nghiên cứu
Một là, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đóng một vai trò
quan trọng đối với việc đạt đƣợc hiệu quả quản lý, điều hành của UBND huyện
Đầm Hà.
Hai là, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần
đƣợc tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động
quản lý hành chính nhà nƣớc của UBND huyện.
Ba là, để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, song các biện
pháp này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau.


5. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này vận dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng và một số
phƣơng pháp cụ thể nhƣ: khảo sát, phân tích, đối chiếu, so sánh, thống kê, tổng
hợp…
6. Bố cục của khoá luận
*Kết cấu của khoá luận gồm 3 phần:
Phần mở đầu.
Phần nội dung: Gồm 3 chƣơng
Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng
Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Đầm Hà.
Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.
Kết luận.



Chương 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ
HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
Đặt vấn đề
Chƣơng này nhằm hai mục tiêu chính sau đây: Một là, khảo cứu lý luận
chung về văn phòng với chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng trong cơ
quan, tổ chức. Hai là, khảo cứu lý luận chung về hoạt động văn phòng với các
nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng và các yếu tố ảnh hƣởng tới hoạt động văn
phòng. Do vậy, chƣơng này sẽ cung cấp lý luận cho đánh giá thực tiễn ở chƣơng 2.
1.1. Lý luận chung về văn phòng.
1.1.1. Khái niệm văn phòng.
Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào
cũng có hoạt động văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng. Cùng với
sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà văn
phòng có nhiều cách hiểu và có nhiều tên gọi khác nhau. Có bốn cách hiểu sau
đây về văn phòng:
Một là, văn phòng đƣợc hiểu là nơi thực hiện các công việc hành chính
hàng ngày của cơ quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hoặc là
nơi thực hiện các công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ...
Hai là, văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối
nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị do văn phòng thƣờng gắn với một địa điểm cụ
thể.
Ba là, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy tham mƣu, tổng hợp quan
trọng của cơ quan, đơn vị, là cánh tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo.
Bốn là, văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo nhƣ “Văn
phòng giám đốc”, “văn phòng nghị sĩ”... Hoặc đƣợc dùng để gọi các tổ chức độc
lập đƣợc pháp luật thừa nhận nhƣ : “Văn phòng luật sƣ” , “Văn phòng tƣ vấn”,
“Văn phòng kiến trúc sƣ”...
Cả bốn cách hiểu trên đều đúng nhƣng chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh


nào đó của văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định nghĩa chính xác về văn phòng
cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ
quan, tổ chức, đơn vị.
Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống bao gồm các
tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào là
các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng thông tin theo các
phƣơng án khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu trong từng hoạt động của
đơn vị. Đây là nội dung hoạt động đặc thù của công tác văn phòng. Ở đầu ra là
hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội
bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động
này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành thông tin
trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá
trình tổ chức điều hành của cơ quan đạt mục tiêu mong muốn.
Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp
của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt
động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều
kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”.[2;10]
1.1.2. Chức năng của văn phòng
Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực
hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó, văn
phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là:
- Nhóm chức năng tham mƣu, tổng hợp.
- Nhóm chức năng hậu cần .
a. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, chức năng tham mƣu, tổng hợp của văn phòng đƣợc coi là chức
năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản
lý.
Nội dung của công tác tham mƣu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác
văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý


thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Muốn có đƣợc những
quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời thủ trƣởng không thể chỉ dựa vào ý chỉ
chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý kiến
tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Việc thu thập, phân tích
và tổng hợp những ý kiến đó thông thƣờng và phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ
phận văn phòng. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa
mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu.
Mặt khác, kết quả tham vấn ở trên phải xuất phát từ những thông tin cả ở
đầu vào, đầu ra và những thông tin ngƣợc trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tƣợng
mà văn phòng thu thập đƣợc. Nhƣ vậy, tham mƣu cần có tổng hợp và tổng hợp
là để tham mƣu. Hai nội dung này cùng nhằm một mục đích chung nhất là trợ
giúp cho thủ trƣởng, lãnh đạo cơ quan có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định
tối ƣu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.
b. Chức năng hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các phƣơng tiện ấy phải
đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời,
đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc
về chức năng hậu cần của cơ quan và đƣợc thực hiện với mục tiêu đảm bảo đầy
đủ nhƣng tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nhất.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức
năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung
cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong
mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
1 - Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp.
2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.
3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản
4 - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.


5 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tƣ, tài sản của
cơ quan, doanh nghiệp.
6 - Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ
sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp.
1.1.4. Vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức
Vai trò của văn phòng đƣợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức
năng, nhiệm vụ cụ thể của nó.
Trƣớc hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền
hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý
diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nếu văn phòng không làm việc
thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động. Văn phòng làm trung gian giữa lãnh
đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển
giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang
đến cho lãnh đạo.
Văn phòng đƣợc ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,
bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông
qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng đƣợc
ví nhƣ là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ quan,
doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề về hậu cần chỉ
có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện, …. đến mua sắm
các máy móc, trang thiết bị … cũng đều do văn phòng làm cả.
Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo,
văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản
lý, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh
nghiệp theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc giao. Bên cạnh đó,
văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối
ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo vé
máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đƣa đón khách; chuẩn bị
chỗ nghỉ cho khách…


1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng.
1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng
Trong hoạt động văn phòng thực hiện một số nghiệp vụ cơ bản sau:
1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp.
Khái niệm:
Chƣơng trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tƣơng lai của một cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định.
Chƣơng trình, kế hoạch là phƣơng tiện hoạt động quan trọng của ngƣời
lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những
hoạt động đƣợc thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra.
Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải
pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực
hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi
cá nhân.
Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận,
phòng ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hƣớng phát triển
cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế
hoạch tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban
thực hiện theo chƣơng trình, kế hoạch đó, ví dụ nhƣ: kế hoạch sản xuất, kế
hoạch đào tạo, kế hoạch đầu tƣ, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà
văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng
của cơ quan, doanh nghiệp sẽ đƣợc kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn,
phối hợp tốt trong công việc.
Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chƣơng trình, kế hoạch
công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo, giúp
lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch này hết sức quan trọng vì
sẽ tránh đƣợc tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hƣởng đến
những chƣơng trình cần thiết hơn. Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng, tháng thì
văn phòng phải thƣờng xuyên tổng kết đƣa ra những việc đã làm, chƣa làm để có biện
pháp bổ sung kịp thời. Do đó kế hoạch luôn phải đƣợc lập đầu tiên.


2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.
Khái niệm:
Thông tin hiểu theo một cách khái quát nhất là quá trình trao đổi giữa
ngƣời gửi và ngƣời nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện,
hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều ngƣời cùng biết.
Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức
vận động liên lạc giữa các đối tƣợng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống
đó với môi trƣờng xung quanh.
Trong cơ quan hành chính Nhà Nƣớc thì thông tin là phƣơng tiện để ra
các quyết định,xác định phƣơng hƣớng chỉ đạo sát thực với thực tế,nâng cao
hiệu quả hoạt động.
Thông tin có nhiều loại nhƣ: thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội,
thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhƣng mỗi cơ quan,
doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin. Bởi vì thông
tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đƣa ra những quyết định kịp thời, chính xác.
Mà thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý tất
cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Văn phòng
là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi đều đƣợc thu thập, xử
lý, chuyển phát tại văn phòng.
Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải
và lƣu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có
liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng
mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt
những quy định về văn thƣ, lƣu trữ trong quản lý thông tin.
Công tác thông tin của văn phòng phải đƣợc cập nhật và tổng hợp đƣợc
tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực của cơ quan,
doanh nghiệp, của ngành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáo cho
lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trƣơng, biện pháp lớn nhằm thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình và tổng hợp báo cáo
định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, doanh nghiệp mình.


Khi thông tin đƣợc thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, đƣợc xử lý khoa
học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải
quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải
quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, doanh nghiệp mình
3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản
Khái niệm
Theo nghĩa hẹp, văn bản là các tài liệu, giấy tờ… đƣợc hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ thị, thông tƣ,
nghị quyết, nghị định, quyết định, đề án, kế hoạch, báo cáo, đơn từ… Ngày nay
khái niệm này đƣợc dùng một cách rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều hành
ở các cơ quan, doanh nghiệp.
Theo nghĩa rộng văn bản là vật mang tin đƣợc ghi bằng ký hiệu hay ghi
bằng ngôn ngữ. Ví dụ nhƣ bia đá, câu đối ở đình chùa, tác phẩm văn học nghệ
thuật, khẩu hiệu, băng ghi âm…
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của UBND huyện và
cơ quan thuộc UBND huyện bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hành chính.
Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật số 17/2008/QH12 của Quốc hội khóa XII ban hành ngày 03
tháng 06 năm 2008: “ Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan
nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có
quy tắc xử sự chung, đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các
quan hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa”.
Văn bản hành chính bao gồm:
1. Các văn bản thể hiện quyết định quản lý mang tính áp dụng pháp luật
do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành
trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc cụ thể đối với các đối tƣợng
nhất định nhƣ: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt).
2. Các văn bản mang tính thông tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi,

Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 10 -

phản ánh tình hình, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức nhƣ: Thông báo,
thông cáo, báo cáo, đề án, chƣơng trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng,
công văn, giấy nghỉ phép, giấy đi đƣờng…
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đƣợc thực hiện theo quy định tại
Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005
của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.

Nguyên tắc soạn thảo văn bản:
Một là, nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm
pháp luật đƣợc ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp
hiện hành. Văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp dƣới ban hành phải phù hợp và
không trái với quy định trong văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên.
Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản
Luật và các văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên phải đƣợc cơ quan nhà nƣớc
có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành.
Hai là, văn bản phải đƣợc soạn thảo đúng thể thức: Văn bản phải đảm bảo
đúng thể thức nhà nƣớc quy định, nếu văn bản không đúng thể thức thì văn bản
sẽ không có giá trị pháp lý.
Cũng phải lƣu ý đến thể thức trình bày của từng loại văn bản nhất định vì
mỗi loại văn bản cụ thể có hình thức mẫu quy định.
Ba là, văn bản phải đƣợc soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: Đối với
văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của các cơ quan
quản lý nhà nƣớc đã đƣợc phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót
lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan.
Đối với văn bản hành chính thông thƣờng, các cơ quan, doanh nghiệp đều có
thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch… Cần lƣu ý là
một cơ quan, doanh nghiệp không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vƣợt quá
thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã đƣợc pháp luật quy định.
Bốn là, văn bản phải đảm bảo tính khả thi: Nếu là văn bản pháp luật thì
phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ


đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải
đƣợc soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác.
Năm là, văn bản phải đƣợc trình bày bằng phong cách hành chính công
vụ: Đây là phong cách ngôn ngữ dung trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà
nƣớc. Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của
phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh.
Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến UBND huyện bằng con
đƣờng trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị hoặc
qua đƣờng bƣu điện … đƣợc gọi chung là văn bản đến.
Tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý diều hành công
việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đƣợc gửi đến các đối
tƣợng có liên quan gọi là văn bản đi.
* Nguyên tắc quản lý văn bản đi:
- Tất cả văn bản đi phải đƣợc đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở văn thƣ
- Tất cả văn bản đi phải đƣợc kiểm tra về nội dung và thể thức trƣớc khi
gửi đi.
Văn bản là phƣơng tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông
tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật,
chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản nhƣ một phƣơng
tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy công
việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lƣu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanh
nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, đƣợc bổ sung, sửa đổi năm
2002 và các văn bản dƣới luật hƣớng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban hành
văn bản nhƣ Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.
Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúp
lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban
hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về
nội dung, thể thức văn bản. Do đó văn phòng phải nắm vững thông tin đầu vào,


xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan
trọng của văn phòng.
Việc tổ chức lƣu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực cho
hoạt động của ngƣời làm công tác quản lý. Công việc này gồm có phân loại,
chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phƣơng
pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng
phục vụ các nhu cầu khác nhau.
Công tác lƣu trữ thông tin, văn bản đƣợc tổ chức tốt còn là việc đảm bảo
an toàn, bí mật thông tin theo quy định.
4- Nghiệp vụ lưu trữ
Nội dung nghiệp vụ lƣu trữ:
Một là, phân loại tài liệu lưu trữ:
Phân loại tài liệu lƣu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào
những đặc trƣng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng
có hiệu quả những tài liệu lƣu trữ.
Hai là, xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ: là việc xem xét, đánh giá các mức độ giá
trị của tài liệu để xác định thời hạn bảo quản tài liệu (Bảo quản có thời hạn và
bảo quản vĩnh viễn) và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy đối với lƣu trữ
lịch sử.
Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản và tài liệu hết giá trị để tiêu hủy
do Hội đồng xác định tài liệu xem xét và tƣ vấn cho Lãnh đạo.
Việc xét tài liệu hết giá trị đƣợc thực hiện theo công văn số
879/VTLTNN_NVĐP ngày 19/12/2006 của Bộ Nội vụ, Cục văn thƣ và lƣu trữ
Nhà nƣớc “V/v hƣớng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị”.
Ba là, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập tài liệu lƣu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã giải
quyết xong ở văn thƣ, ở các đơn vị vào kho lƣu trữ huyện.
Bốn là, thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lƣu trữ: là việc sử dụng phƣơng tiện chuyên môn, nghiệp


vụ để nắm đƣợc chính xác số lƣợng, chất lƣợng, thành phần, nội dung, tình hình
tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản lƣu trữ.
Nguyên tắc của thống kê tài liệu lƣu trữ:
+ Bảo đảm toàn vẹn tài liệu lƣu trữ.
+ Bảo đảm chính xác,thống nhất giữa thống kê và bảo quản.
+ Bảo đảm thống nhất quan điểm quản lý tập trung tài liệu lƣu trữ quốc
gia.
Các loại sổ sách thống kê tài liệu lƣu trữ:
+ Sổ nhập tài liệu lƣu trữ.
+ Mục lục hồ sơ.
+ Sổ đăng ký mục lục hồ sơ.
+ Báo cáo tổng hợp.
+ Sổ xuất tài liệu lƣu trữ.
Năm là, chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phƣơng án phân loại,
trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác
định giá trị tài liệu làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ƣu cho công
tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu.
Một số nhiệm vụ trong chỉnh lý:
- Phân loại tài liệu
- Lập hồ sơ
- Biên mục hồ sơ
- Hệ thống hóa hồ sơ
- Lập công cụ tra cứu
- Lập bản kê tài liệu tiêu hủy
- Sắp xếp hồ sơ
Sáu là, bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lƣu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm
đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu.
Tài liệu phải đƣợc sắp xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt chẽ, tài liệu


phải đƣợc làm vệ sinh thƣờng xuyên, có các phƣơng tiện và trang thiết bị bảo
quản cần thiết nhƣ cặp, tủ...
Chánh văn phòng thực hiện chỉ đạo việc bảo quản tài liệu lƣu trữ.
Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm về sự hƣ hỏng, mất mát tài liệu lƣu trữ do
lỗi chủ quan của mình gây ra. Trƣờng hợp phát hiện tài liệu bị mối mọt, hƣ
hỏng, ngƣời quản lý, bảo quản phải báo ngay với lãnh đạo Văn phòng để có biện
pháp xử lý, khắc phục.
Bảy là, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin
tài liệu lƣu trữ để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu, yêu cầu giải quyết công việc
của các cơ quan, cá nhân.
Cán bộ lƣu trữ có trách nhiệm:
Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định, nội quy làm việc, hƣớng dẫn
và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho ngƣời khai thác sử dụng tài
liệu lƣu trữ.
Kiểm tra số lƣợng và tình trạng hố sơ, tài liệu khi giao cho
ngƣời khai thác, sử dụng tài liệu cũng nhƣ khi nhận lại tài liệu
do ngƣời khai thác hồ sơ tài liệu trả.
Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong
quá trình khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu.
Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ là một trong những công tác quan trọng
nhất và là mục đích cuối cùng của công tác lƣu trữ.
5- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức các
phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng ngƣời phù hợp với từng loại công
việc là rất quan trọng. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vào
mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhƣng chủ yếu diễn ra tại văn phòng
và do văn phòng tổ chức. Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp
khi giao lƣu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này
thi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo đƣợc ấn tƣợng ban đầu tốt đẹp và có thiện


cảm với khách hàng, đối tác. Thấy đƣợc tầm quan trọng của hoạt động này thì
mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần chú ý, quan tâm hơn để luôn tạo dựng đƣợc ấn
tƣợng tốt với các đối tác, khách hàng. Để có đƣợc thành công này thì công việc
lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảm
bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ.
6- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ
quan, doanh nghiệp.
Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu
cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan,
doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua săm
trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi
phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới
theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp.

Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các
hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp. Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết
kiệm có ảnh hƣởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó
nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học. Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần
tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

7- Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức
khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp.
Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm
vụ quan trọng của văn phòng. Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau:
- Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao động cho ngƣời lao động theo
quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp.
- Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trƣờng nơi làm
việc.
- Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn
cho các trang thiết bị.
- Đảm bảo an ninh trật tự: thƣờng trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ
quan trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ.


- Đảm bảo độ an toàn của các phƣơng tiện giao thông vận tải.
- Phối hợp, liên kết với địa phƣơng và liên cơ quan, doanh nghiệp trong
bảo vệ trật tự an toàn xã hội.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng để phục vụ
yêu cầu chung nhằm đạt đƣợc mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp một cách có
hiệu quả nhất. Tuy nhiên, do đặc trƣng, tính chất hoạt động của các cơ quan,
doanh nghiệp khác nhau mà văn phòng có những nhiệm vụ khác phù hợp với
hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó.
8- Tổ chức hội họp
Khái niệm
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nƣớc, một cách thức
giải quyết công việc, thông qua đó thủ trƣởng cơ quan hành chính nhà nƣớc trực
tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết
các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của
pháp luật.
Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong
hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời
sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.
Nhìn chung, hội họp thƣờng đƣợc hiểu là một hình thức tập hợp một số
đông ngƣời ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin
hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó.
Mục tiêu của hội họp
Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng
nhƣ tính phức tạp nhƣng đều hƣớng tới mục tiêu chung nhƣ sau:
- Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị.
- Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt đƣợc sự nhất trí về quan
điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cƣờng sự
ủng hộ cũng nhƣ phối hợp.
- Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân
chủ.


- Để phát huy trí tuệ tập thể.
- Là một cơ hội để đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài
Ý nghĩa của hội họp
Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh
nghiệp. Đây là phƣơng pháp tốt nhất để lấy đƣợc ý kiến của nhiều ngƣời cùng
một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham
gia tiến trình ra quyết định.
1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng
a. Môi trường bên trong tổ chức
Các yếu tố thuộc môi trƣờng bên trong tổ chức gồm có: tổ chức, nguồn
nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật.
Một là, cơ cấu tổ chức: Hoạt động của văn phòng trƣớc hết phụ thuộc và
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh
hƣởng, đối tƣợng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ
quan, doanh nghiệp đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có
thể đƣợc quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy
định. Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn
phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà nƣớc
cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong
yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hƣởng trong mối quan hệ
tƣơng tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh nghiệp.
Hai là, đội ngũ nhân sự: Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện
nay, con ngƣời có ý nghĩa rất to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng.
Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào
tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không đƣợc coi trọng, thậm chí văn
phòng là nơi dồn dịch những ngƣời dôi dƣ, khó sắp xếp ở các bộ phận khác
trong cơ quan. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện đang thay đổi mạnh
mẽ do những quy đinh mới của Nhà nƣớc. Việc áp dụng những biện pháp quản
lý mới nhƣ khoán chi, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán…
Tóm lại, yếu tố con ngƣời rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý,


điều hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu
không có yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng
hoặc làm việc kém hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật
quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thƣờng xuyên,
có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí…Ngƣợc lại, sẽ kìm hãm, bế tắc
trong các hoạt động của văn phòng. Do đó, đòi hỏi ngƣời lãnh đạo phải biết điều
hành tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng và đòi hỏi nhân viên là những ngƣời
có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ
đƣợc giao.
Ba là, cơ chế hoạt động của văn phòng: Cơ chế hoạt động văn phòng của
các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang có nhiều cải tiến. Vai trò của văn
phòng ngày càng đƣợc đánh giá đầy đủ và rõ ràng hơn. Sự ràng buộc trách
nhiệm giữa văn phòng với các phòng ban chuyên môn ngày càng đƣợc củng cố.
Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết phối hợp giữa các
phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan
trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và chống
tham nhũng.
Bốn là, cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
đƣợc đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo,
có ảnh hƣởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lƣợng công việc, tác động
dến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu
tố này là luôn đầy đủ về số lƣợng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh
doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và ngƣời lãnh đạo phải kết
hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí.
b. Môi trường bên ngoài
Các yếu tố ảnh hƣởng từ môi trƣờng bên ngoài gồm: yếu tố chính sách,
pháp luật, kinh tế - xã hội.
Một là, chính sách - pháp luật: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hƣởng
đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh
nghiệp đều hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nƣớc bằng các quy định, pháp


luật do Nhà nƣớc ban hành. Những chính sách, quy định của Nhà nƣớc về văn
phòng là hành lang pháp ly chung, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy,
quy chế hoạt động. Những chính sách này đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi
hành cao sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng. Bên cạnh đó, hệ thống
chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn hoàn chỉnh cho phù hợp với tình
hình phát triển mỗi thời kỳ và có tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn
phòng thực hiện có hiệu quả hơn.
Hai là, trình độ phát triển kinh tế - xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải
vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác
động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng.
Nếu thị trƣờng và chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích các doanh nghiệp
tăng cƣờng đầu tƣ, hiện đại hoá trang thiết bị trong doanh nghiệp. Ngoài ra, môi
trƣờng kinh tế, xã hội ổn định, phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội
tạo môi trƣờng kinh tế lành mạnh. Hơn nữa, sự tăng trƣởng, phát triển kinh tế
đất nƣớc, khu vực và cả thế giới đều có ảnh hƣởng rất lớn tới sự phát triển của
doanh nghiệp. Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp
không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bƣớc đi đúng hƣớng trong đó hoạt động
văn phòng cũng đƣợc quan tâm, cải tiến cho phù hợp với xu thế phát triển hiện
nay.
Nhƣ vậy, với sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hƣởng đến hoạt
động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, cần vận dụng những
điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hƣởng tiêu cực để hoạt
động của doanh nghiệp cũng nhƣ hoạt động văn phòng đạt đƣợc hiệu quả tốt
nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động.
1.3. Quản trị văn phòng
Hoạt động văn phòng chịu nhiều yếu tố khác nhau, trong đó, quản trị văn
phòng đóng vai trò quyết định.
“ Quản trị ” có thể đƣợc hiểu là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có
trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể đƣợc giao nhằm đạt đƣợc


mục tiêu của tổ chức.
Chính vì vậy, Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định
hƣớng của chủ thể đến các đối tƣợng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã xác
định.
1.3.1. Mục tiêu của Quản trị Văn phòng
Quản trị văn phòng hƣớng tới một loạt các mục tiêu sau:
1- Khẳng định và nâng cao uy tín ngƣời lãnh đạo trong cơ quan, doanh
nghiệp, làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan,
doanh nghiệp. Đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ
nhau trong công việc.
2- Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một
cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại
3- Xây dựng nét văn hoá công sở hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm
việc tập thể, đề cao tinh thần tự giác của mỗi cá nhân để mang lại hiệu quả cao
nhất cho hoạt động văn phòng.
4- Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên
nghiệp
5- Đầu tƣ trang thiết bị và từng bƣớc hiện đại hoá công tác văn phòng
nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp.
1.3.2. Các nội dung của Quản trị văn phòng
Nội dung cơ bản của công tác Quản trị văn phòng bao gồm các công việc
sau:
- Lập kế hoạch quản trị văn phòng
- Xây dựng quy chế văn phòng.
- Xây dựng và vận hành cơ cấu tổ chức văn phòng hợp lý.
- Phân công công việc việc và tổ chức phối hợp
- Xây dựng và đổi mới quy trình thực hiện các nghiệp vụ văn phòng
- Kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động văn phòng.
- Xây dựng hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý của văn
phòng.

- Xây dựng văn hoá tổ chức tích cực, hỗ trợ tốt cho thực thi.
- Cung cấp và đảm bảo các điều kiện làm việc cho văn phòng.

Tiểu kết chương
Chƣơng này đã trình bày lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn
phòng. Mục đích của khóa luận này là nghiên cứu về hoạt động văn phòng, do
đó, lý luận về quản trị văn phòng chỉ đƣợc đƣa vào với tính chất tham khảo.
Trên cơ sở lý luận này thì chƣơng 2 sẽ làm sáng tỏ vấn đề này ở phần nội
dung hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.



Chương 2:
THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ
Đặt vấn đề
Chƣơng này tập trung vào phân tích, đánh giá thực tiễn hoạt động văn
phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trên cơ sở lý luận đã đƣợc
trình bày ở chƣơng 1. Chƣơng này đƣợc bắt đầu bằng việc giới thiệu khái quát
về UBND huyện Đầm Hà, nhằm mô tả bối cảnh trong đó hoạt động văn phòng
đƣợc thực hiện và đánh giá.
2.1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Đầm Hà
Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà
Điạ chỉ: Phố Lê Lƣơng - Thị trấn Đầm Hà - Huyện Đầm Hà – Quảng
Ninh
Điện thoại: 033.3880031 Fax: 033.3880081
Email: ubnddh@quangninh.gov.vn
Đầm Hà xƣa là một tổng thuộc châu Hà Cối phủ Hải Đông. Sau cách
mạng tháng tám năm 1945, tổng Đầm Hà đƣợc tách ra thành huyện Đầm Hà bao
gồm tổng Đầm Hà cũ và ở phía tây có thêm xã Dực Yên từ huyện Tiên Yên cắt
sang.
Ngày 04 tháng 06 năm 1969, hai huyện là huyện Đầm Hà và huyện Hà
Cối hợp nhất lại thành huyện Quảng Hà.
Ngày 29 tháng 08 năm 2001, huyện Đầm Hà đƣợc tái lập theo nghị định
số 59/2001/NĐ – CP về việc chia huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai
huyện Hải Hà và huyện Đầm Hà. Huyện Đầm Hà đƣợc tái lập với 10 đơn vị
hành chính cơ sở gồm thị trấn Đầm Hà và 9 xã: Đầm Hà, Đại Bình, Dực Yên,
Tân Bình, Quảng An, Quảng Lâm, Quảng Tân, Quảng Lợi và Tân Lập.
Cùng với sự tái lập của huyện Đầm Hà , UBND huyện Đầm Hà ra đời, đã
từng bƣớc khắc phục những khó khăn, hạn chế về trình độ chuyên môn, chính
trị, nhân lực và cơ sở vật chất, đem lại những thay đổi tích cực cho huyện.


2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Đầm Hà
Chức năng, hiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện đƣợc thực hiện theo
Luật tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 của Quốc hội khóa XI ban
hành ngày ngày 26 tháng 11 năm 2003.

Chức năng:

UBND huyện do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng, chịu trách nhiệm trƣớc HĐND cùng cấp và
cơ quan nhà nƣớc cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nƣớc cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực
hiện chủ trƣơng, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng, góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nƣớc từ trung
ƣơng tới cơ sở.

Nhiệm vụ

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm báo cáo HĐND
cùng cấp để thông qua và trình HĐND cấp tỉnh phê duyệt.

Lập dự toán ngân sách Nhà nƣớc trên địa bàn huyện; Dự toán thu chi
ngân sách địa phƣơng; Phƣơng án phân bổ dự toán ngân sách cấp huyện; Tổ
chức thực hiện ngân sách địa phƣơng, hƣớng dẫn các UBND xã, thị trấn xây
dựng, thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã, thị trấn, phê
chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội của xã, thị trấn.

Xây dựng và trình HĐND cấp huyện thông qua chƣơng trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện chuyển dịch
cơ cấu kinh tế phát triển nông nghiệp, xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng
đất, xây dựng quy hoạch thủy lợi.
Quản lý khai thác các công trình giao thông kết cấu hạ tầng, cấp phép xây
dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc

sở hữu nhà nƣớc trên địa bàn huyện.
Xây dựng các chƣơng trình,đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao; Quản lý phát triển mạng lƣới y tế, phòng chống dịch bệnh, tổ
chức công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân; Giải quyết việc làm cho ngƣời lao
động, xóa đói giảm nghèo.
Quản lý thị trƣờng, chống hàng giả hàng kém chất lƣợng.
Tổ chức thực hiện bầu cử đại biểu quốc hội, HĐND; Quyết định tổ chức
bộ máy và nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan chuyên môn thuộc UBND, quản lý
hồ sơ mốc địa giới

2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà

BAN LÃNH ĐẠO UBND HUYỆN

Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng
Nội vụ Lao động Tài Giáo Y tế Văn hóa
Thƣơng chính dục và và
binh và Kế Đào Thông
Xã hội hoạch tạo tin

Phòng Phòng Phòng Phòng Thanh Văn
Tƣ Tài Nông Công tra phòng
pháp nguyên nghiệp và thƣơng HĐND
và Môi Phát triển và
trƣờng nông thôn UBND

(Nguồn: UBND huyện Đầm Hà, 2010)


2.2. Giới thiệu khái quát về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà
2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Đầm Hà
Về cơ bản, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà thực hiện đầy
đủ chức năng, nhiệm vụ nhƣ lý luận đã trình bày, cụ thể:
a. Vị trí, chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là cơ quan chuyên môn của
HĐND, UBND huyện Đầm Hà , giúp việc cho Thƣờng trực HĐND, UBND
huyện và Chủ tịch, các phó chủ tịch HĐND, UBND huyện Đầm Hà.
Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan trực thuộc UBND huyện, chịu sự
quản lý trực tiếp, toàn diện của UBND huyện.
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan có tƣ cách pháp nhân, có
con dấu riêng và đƣợc mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nƣớc theo quy định của
pháp luật.
Có chức năng trực tiếp tham mƣu tổng hợp cho UBND về hoạt động của
UBND huyện; Tham mƣu,giúp UBND huyện về công tác dân tộc; Tham mƣu cho
chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND; Cung cấp thông
tin phục vụ quản lý và hoạt động của thƣờng trực HĐND, UBND huyện và các cơ
quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; Đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động của
HĐND và UBND huyện.

b. Nhiệm vụ chung của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà căn cứ vào
Nghị định số 14/2008/NĐ- CP của Chính phủ về “Quy định tổ chức các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”.

1. Trình HĐND và UBND huyện ban hành các quyết định, chỉ thị, các
văn bản hƣớng dẫn thực hiện về các lĩnh vực quản lý.

2. Trình HĐND và UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và
hàng năm của HĐND và UBND huyện; hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện sau
khi đƣợc phê duyệt.


3. Trình HĐND và UBND huyện chƣơng trình, biện pháp tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính thuộc lĩnh vực quản lý nhà nƣớc đƣợc
giao.
4. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch sau khi đƣợc phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp
luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý đƣợc giao.
5. Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm tổng hợp các hoạt
động của UBND; có trách nhiệm cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của UBND và các cơ quan quản lý nhà nƣớc thuộc huyện; tổng hợp báo
cáo tình hình kinh tế – xã hội của toàn huyện theo quy định; đảm bảo việc lƣu
trữ văn bản của huyện.
6. Tham mƣu, giúp UBND huyện về công tác dân tộc, đảm bảo các hoạt
động công tác dân tộc trên phạm vi toàn huyện theo sự phân công, hƣớng dẫn
của UBND huyện và Ban Dân tộc tỉnh; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động của UBND và các hoạt động theo phân công của UBND huyện.
Bảo đảm các hoạt động tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho tổ chức, công
dân theo quy định.
7. Hƣớng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức thuộc phạm
vi quản lý.
8. Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống
thông tin, lƣu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nƣớc, chuyên môn nghiệp vụ của
Văn phòng.
9. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình
thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao theo quy định của UBND huyện và Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
10. Kiểm tra, thanh tra theo ngành, lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách đối
với tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực thực hiện các quy định của pháp luật; giải
quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật,
theo phân công của UBND huyện.
11. Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của pháp luật và
phân công của UBND huyện.
12. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND huyện giao.


2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VP PHỤ TRÁCH PHÓ CHÁNH VP PHỤ TRÁCH
HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ TỔNG HỢP

KẾ LƢU BẢO ĐÁNH CÔNG
TOÁN TRỮ VỆ MÁY TÁC
DÂN
TỘC

THỦ TẠP LÁI QT TRỰC BỘ
QUỸ VỤ XE MẠNG VP- PHẬN
-LIÊN VĂN HÀNH
LẠC THƢ CHÍNH
MỘT
CỬA

(Nguồn:Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà làm việc theo chế độ thủ
trƣởng.

Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc Thƣờng trực HĐND và UBND
huyện về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.Phó chánh văn phòng giúp việc cho
Chánh văn phòng và chịu trách nhiệm trƣớc Chánh văn phòng và trƣớc pháp
luật về nhiệm vụ đƣợc giao. Trong trƣờng hợp lãnh đạo thƣờng trực HĐND và
lãnh đạo UBND huyện giao nhiệm vụ trực tiếp cho các Phó chánh văn phòng
hoặc các chuyên viên, nhân viên thừa hành trong văn phòng, thì các Phó chánh
văn phòng hoặc các chuyên viên nghiên cứu, nhân viên thừa hành đó có trách
nhiệm thi hành và báo cáo với Chánh văn phòng.


2.2.3. Nhân sự Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà
Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà gồm 03 ngƣời là
01 chánh văn phòng và 02 phó chánh văn phòng. Giúp việc cho chánh văn
phòng, ngoài các phó chánh văn phòng còn có 01 chuyên viên và 12 nhân viên
thừa hành.
Hình 2.3: Trình độ đội ngũ nhân viên

Trình độ chuyên Chƣa
Trình độ chính trị Qua
Chức môn qua
Số đào
danh,chức đào
lƣợng Trung Cao Đại Sơ Trung Cao tạo
vụ tạo
cấp đẳng học cấp cấp cấp nghề
nghề
Lãnh đạo 03 03 03
Bộ phận
hành chính 11 02 03 04 02
quản trị
Bộ phận
02 01 01
tổng hợp
Tổng 16 03 03 04 03 04 02

(Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)
Qua bảng kê trên cho thấy trình độ của đội ngũ lãnh đạo Văn phòng
HĐND và UBND huyện Đầm Hà tƣơng đối cao và đồng đều với 100% lãnh đạo
có trình độ đại học về chuyên môn và 100% lãnh đạo có trình độ cao cấp về
chính trị. Tuy nhiên trình độ đội ngũ nhân viên chƣa cao : 7,7 % trình độ đại học
(chỉ có 01 nhân viên trong tổng số 13 nhân viên thừa hành nhiệm vụ của văn
phòng) ; trình độ trung cấp là 23% ; trình độ cao đẳng là 23%; số nhân viên qua
trung tâm đào tạo nghề đạt 30,8% ; và nhân viên chƣa qua đào tạo là 15,5% .

Văn phòng là nơi đảm nhiệm những chức năng quan trọng nhƣ tham mƣu,
tổng hợp thông tin, phục vụ, giúp đỡ lãnh đạo UBND huyện trong công tác chỉ
đạo, quản lý. Điều đó đặt ra yêu cầu cao về trình độ cán bộ, nhân viên văn
phòng. Trình độ chuyên môn của nhân viên văn phòng HĐND và UBND huyện
Đầm Hà còn nhiều hạn chế, số lƣợng nhân viên đạt trình độ đại học ít, công tác
bồi dƣỡng nâng cao trình độ nhân viên cần đƣợc đẩy mạnh, nhƣng vấn đề này


cũng có ảnh hƣởng không nhỏ tới sự ổn định về số lƣợng nhân viên và hoạt
động của văn phòng.

Nhƣ vậy Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần có kế hoạch
nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên thừa hành nhiêm vụ thuộc văn
phòng nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng cũng nhƣ hiệu lực quản
lý của UBND huyện.

Cán bộ, công chức văn phòng đƣợc quan tâm nâng cao trình độ. Kết quả
đào tạo, bồi dƣỡng từ năm 2006 đến năm 2009 là:

- Kết quả đạt đƣợc: Tổng số cán bộ, công chức đã đƣợc bồ đào tạo, bồi
dƣỡng từ năm 2006 đến năm 2008 là:

+ Lớp cao cấp chính trị: 02 đ/c

+ Chuyên viên : 01 đ/c

+ Chuyên viên chính: 03 đ/c

+ Lớp Đại học tài chính – kế toán tại chức: đang học 01 đ/c

+ Lớp Đại học luật kinh tế : đang học 01 đ/c

+ Lớp bồi dƣỡng tin học: 03 đ/c

+ Lớp bồi dƣỡng ngoại ngữ: 01 đ/c

- Kế hoạch: Trong năm 2010 - 2011 dự kiến đào tạo

+ Chuyên viên : 02 đ/c

+ Bồi dƣỡng ngoại ngữ : 04 đ/c

Do số lƣợng nhân viên biên chế của Văn phòng ít mà khối lƣợng công
việc lại nhiều, do đó việc đƣa nhân viên đi học nâng cao, bồi dƣỡng chuyên
môn, nghiệp vụ của Văn phòng gặp nhiều khó khăn.

2.2.4. Điều kiện làm việc
Phƣơng tiện và các điều kiện làm việc phục vụ công tác là các yếu tố
không thể thiếu để cán bộ, nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đƣợc giao.


Nhân sự tốt và điều kiện làm việc tốt là hai yếu tố quyết định đến sự thành công
trong công việc. Cùng với sự phát triển của kinh tế, khoa học kỹ thuật công nghệ
ngày càng phát triển kéo theo điều kiện làm việc của con ngƣời ngày càng hiện
đại, đầy đủ và phong phú cả về số lƣợng lẫn chất lƣợng.
Càng ngày các nhà lãnh đạo càng quan tâm, chú trọng đến việc áp dụng
các phƣơng tiện làm việc tiên tiến vào công việc, phục vụ hữu dụng cho con
ngƣời trong công việc, giúp giảm thời gian làm việc, giảm sức ngƣời và nâng
cao năng suất và chất lƣợng công việc.
Đối với Văn phòng HĐND và UBND huyện, việc mua sắm bao gồm định
mức và kinh phí mua trang thiết bị và phƣơng tiện làm việc đƣợc thực hiện theo
quyết định số 170/2006/QĐ - TTg ngày 18/07/2006 của Thủ tƣớng Chính phủ
về việc ban hành quy định, tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phƣơng tiện
làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nƣớc.
Lãnh đạo văn phòng và nhân viên thừa hành nhiệm vụ của văn phòng
HĐND và UBND huyện Đầm Hà sử dụng những trang thiết bị tài sản của văn
phòng theo đúng phạm vi, giới hạn quyền sử dụng của mình, sử dụng có mục
đích, đem lại hiệu quả hoạt động tối ƣu nhất cho văn phòng và có trách nhiệm
bảo vệ trang thiết bị văn phòng.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có trách nhiệm báo cáo về
tình hình sử dụng, quản lý trang thiết bị văn phòng theo yêu cầu của các cấp, các
ngành có thẩm quyền.


Hình 2.4: Trang thiết bị làm việc
STT TRANG THIẾT BỊ SỐ LƢỢNG ĐƠN VỊ
1 Máy tính để bàn 09 Bộ
2 Máy tính xách tay 03 Chiếc
3 Máy photocopy 03 Cái
4 Máy in 09 Cái
5 Máy điều hòa 08 cái
6 Máy chiếu 01 Cái
7 Máy fax 01 Cái
8 Máy hủy tài liệu 06 Cái
9 Máy phát điện 01 Cái
10 Điện thoại bàn 10 Cái
11 Bàn làm việc 10 Bộ
12 Bàn tiếp khách 04 Bộ
13 Bán ghế phòng họp 50 Bộ
14 Tủ hồ sơ,tài liệu 10 Cái
15 Quạt 10 Cái
16 Ô tô 04 Chiếc
17 Loa đài 02 Bộ
18 Máy scan 03 Cái

(Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)

Qua bảng kê trên cho thấy trang thiết bị văn phòng của Văn phòng HĐND
và UBND huyện Đầm Hà đã đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng của lãnh đạo và nhân
viên trong văn phòng. Điều này làm tăng hiệu quả công việc của văn phòng, góp
phần vào việc nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo của Thƣờng trực HĐND và
UBND huyện.



2.3. Nội dung hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND
huyện Đầm Hà.
2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là nơi tiếp nhận thông tin
chủ yếu của Thƣờng trực HĐND và UBND huyện, là nơi tiếp xúc giữa nhân dân
với UBND huyện. Bởi vậy hoạt động thu thập và xử lý thông tin của Văn phòng
rất quan trọng.
Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin:
Hình 2.5:Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin

Thu thập thông tin

Phân tích và xử lý
thông tin

Truyền đạt, phổ biến
thông tin

Bảo quản,lƣu trữ
thông tin

Bước 1: Thu thập thông tin
Khi thu thập thông tin, đầu tiên phòng xác định nhu cầu về thông tin của
UBND huyện. Bởi vì số lƣợng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng
nhƣng không phải tất cả các thông tin đó đều có giá trị nhƣ nhau, đây là vấn đề
cốt lõi trong quản lý thông tin của văn phòng. Đây là cơ sở trong việc hình thành
thông tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không
thích hợp cho việc ra quyết định của Thƣờng trực HĐND và UBND huyện.
Nguồn thông tin đến văn phòng bao gồm:
- Thông tin từ Trung ƣơng, từ UBND tỉnh (thông qua các công văn)


- Thông tin từ các xã,tập thể,cơ quan,ban,ngành.
- Thông tin từ các đơn vị phối hợp
- Thông tin từ báo chí,internet,đài truyền hình....
- Thông tin từ nhân dân.
Ngoài ra văn phòng còn cần phải thu thập thêm các thông tin theo yêu cầu
của thƣờng trực HĐND và UBND huyện.
Bước 2: Phân tích và xử lý thông tin
Đây là công việc đòi hỏi ngƣời làm công tác thông tin phải sử dụng sự
hiểu biết của mình để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lƣợng thông tin đã
thu nhận để đƣa ra các thông tin đầu ra cung cấp cho lãnh đạo. Yêu cầu của
công việc này là phải tổng hợp đƣợc tình hình, phản ánh đúng bản chất sự việc,
do đó phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ thống chỉnh lý, tổng
hợp, phân tích số liệu, so sánh, đánh giá để có đƣợc những thông tin đảm bảo
yêu cầu đặt ra. Nhân viên văn thƣ khi làm công tác xử lý thông tin phải xác định
thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Đồng thời phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ
những thông tin thiếu căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn, thiếu cơ sở khoa học.
Bước 3: Truyền đạt, phổ biến thông tin
Các thông tin đầu vào sau khi đƣợc phân tích, xử lý, cho các thông tin đầu
ra cần đƣợc truyền đạt, phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các phòng ban, bộ
phận, đối tƣợng cần thiết thông qua các hình thức truyền đạt nhƣ: văn bản, cuộc
họp, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại hoặc trực tiếp….
Để việc truyền đạt và phổ biến thông tin nhanh chóng, kịp thời đến các cơ
quan, đơn vị thuộc UBND huyện có thể sử dụng công nghệ thông tin (hệ thống
mạng internet nội bộ, điện thoại nội bộ). Do đó, giảm bớt đƣợc thời gian và chi
phí trong quá trình chuyển phát thông tin.
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thông tin
Vì thông tin không phải chỉ đƣợc sử dụng một lần hoặc một vài lần mà
cần phải đƣợc lƣu trữ bảo quản để sử dụng lâu dài. Do vậy thông tin phải đƣợc
bảo quản, lƣu trữ theo các phƣơng pháp khoa học và theo yêu cầu của nghiệp vụ
lƣu trữ, bảo quản thông tin. Có các phƣơng pháp bảo quản nhƣ sau:


+ Qua hệ thống máy tính điện tử
+ Sắp xếp vào các cặp, tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng.
Vai trò
Đối với Văn phòng HĐND và UBND huyện với chức năng chủ yếu là
tham mƣu, tổng hợp cho lãnh đạo UBND huyện thì thông tin có vai trò rất quan
trọng quyết định đến hiệu quả công tác tham mƣu của văn phòng, và điều này
ảnh hƣởng trực tiếp tới chất lƣợng quản lý, chỉ đạo điều hành của UBND huyện.
Vì thông tin chính là cơ sở để lãnh đạo đƣa ra quyết định quản lý.
Thông tin mà văn phòng thu thập đƣợc không những liên quan đến hoạt
động của văn phòng mà còn liên quan đến UBND huyện, do đó mà chất lƣợng
thông tin đóng một vai trò rất quan trọng.
Thông tin đƣợc thu thập chính xác, kịp thời giúp lãnh đạo đƣa ra các
quyết định hợp lý, đúng đắn, hiệu quả, giúp hiệu quả quản lý ngày càng nâng
cao. Ngƣợc lại, thông tin sai lệch, thiếu chính xác sẽ dẫn đến những sai lầm và
gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Thông tin còn là công cụ đắc lực cho Văn phòng trong việc xây dựng
chƣơng trình, kế hoạch.
Kết quả thực hiện
Trong thời gian qua công tác thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin đƣợc
văn phòng thực hiện một cách nghiêm túc, đúng quy trình giúp cho thông tin
luôn đƣợc cập nhập thƣờng xuyên, không có tình trạng thông tin nhận đƣợc đã
cũ hoặc sai lệch.
Đảm bảo thông tin đến lãnh đạo UBND huyện là thông tin chính xác, đã
đƣợc phân tích kỹ, đảm bảo tính chính xác của UBND khi ra quyết định.
Truyền tải thông tin đến đúng đối tƣợng tiếp nhận.
Văn phòng rất quan tâm đến thông tin phản hồi, điều này giúp văn phòng
nhận biết đƣợc những khuyết điểm, thiếu sót trong hoạt động của mình để nâng
cao hiệu quả hoạt động.
Hạn chế
Bên cạnh đó, công tác thu thập và xử lý thông tin của văn phòng còn một


số hạn chế:
Truyền tải thông tin đôi khi không đảm bảo thời gian, do văn phòng thiếu
biên chế và từ năm 2008 đến nay, dự án cải tạo và nâng cấp quốc lộ 18A đoạn
Mông Dƣơng - Móng cái làm giao thông không thuận tiện, thƣờng xuyên tắc
đƣờng làm ảnh hƣởng tới việc tiếp nhận và truyền tải thông tin của Văn phòng.
2.3.2. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản
Hình 2.6: Quy trình soạn thảo văn bản.

Chuẩn bị Soạn thảo văn Duyệt bản thảo,
bản sửa chữa, bổ sung

Kiểm tra, ký và Đánh máy, nhân
ban hành văn bản bản

Bước 1: Chuẩn bị
- Xác định mục đích của văn bản: Khi dự định ban hành một văn bản cần
xác định rõ văn bản ban hành giải quyết vấn đề gì.
- Xác định nội dung và tên loại văn bản: Xác định vấn đề cần trình bày, từ
đó xác định biểu mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo.
- Xác định độ mật, độ khẩn của văn bản.
- Xác định đối tƣợng nhận văn bản: Xác định đối tƣợng mà văn bản sẽ tác
động đến.
- Thu thập và xử lý thông tin: Tập hợp thông tin, cần lựa chọn những
thông tin cần thiết và chính xác, loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng
lặp hoặc có độ tin cậy thấp.
Bƣớc này là bƣớc quan trọng để soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu.
Bước 2: Soạn bản thảo văn bản
Dựa trên những thông tin đã thu thập và xử lý ở trên, nhân viên văn thƣ
tiến hành trình bày, sắp xếp các thông tin trên theo đúng thể thức và kỹ thuật


theo quy định. Văn bản ở bƣớc này gọi là bản thảo.
Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung.
Nhân viên văn thƣ sau khi hoàn thành việc soạn thảo văn bản trình văn
bản lên Chánh văn phòng duyệt bản thảo.Trong trƣờng hợp văn bản do UBND
huyện ban hành thì Chánh văn phòng trình Chủ tịch UBND huyện duyệt bản
thảo.
Bản thảo văn bản đƣợc duyệt về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật
trình bày. Nếu có gì cần sửa chữa, bổ sung thì nhân viên soạn thảo tiến hành sửa
theo yêu cầu. Sau đó lại trình Chánh văn phòng xem xét lại.
Trong văn bản đƣợc duyệt, ngƣời duyệt phải ghi ý kiến 4 nội dung sau:
duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký ngƣời duyệt. Vị trí ghi ở lề
trái, dƣới số và ký hiệu văn bản.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Bản thảo sau khi duyệt đƣợc chuyển đến nhân viên đánh máy. Việc đánh
máy, nhân bản phải đƣợc thực hiện ngay tại cơ quan, tuyệt đối không đƣợc đánh
máy, nhân bản ngoài cơ quan.
Việc đánh máy phải đảm bảo những yêu cầu:
- Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
- Đánh máy, nhân bản đúng số lƣợng quy định.
- Giữ gìn bí mật nội dung và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian
quy định.
Bước 5: Kiểm tra, ký văn bản và ban hành văn bản
Chánh văn phòng hoặc nhân viên văn thƣ soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về độ chính xác của văn bản. Chánh văn phòng phải ký
nháy vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản đó.
Thẩm quyền ký văn bản: Chánh văn phòng có quyền đƣợc ký tất cả những
văn bản của Văn phòng HĐND và UBND và có thể giao cho Phó chánh văn
phòng ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách.
Nếu văn bản do UBND huyện phát hành thì văn phòng HĐND và UBND


trình lãnh đạo UBND huyện ký. Văn phòng có trách nhiệm về việc phát hành và
lƣu trữ văn bản.
Ngƣời có thẩm quyền ký văn bản phải ký đúng chữ ký đã ký và thông báo
số lƣợng bản chính cần ban hành do ngƣời ký văn bản quyết định. Không ký
bẳng mực đỏ, bút chì hoặc bằng mực dễ phai.
Sau khi ký, đóng dấu lên chữ ký, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký
hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản.Chuyển văn bản đến các cá nhân,
phòng ban có liên quan. Sau đó, phải có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực
hiện để kịp thời điều chỉnh rút kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.
Vai trò:
Công việc của văn phòng chủ yếu là thông qua văn bản, do đó văn bản
đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của văn phòng.
Văn bản là phƣơng tiện truyền đạt, phổ biến thông tin và lãnh đạo ra
quyết định quản lý giúp công việc đƣợc giải quyết một cách chính xác, nhanh
chóng, đúng đƣờng lối, chính sách.
Kết quả thực hiện
Việc thực hiện nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng
HĐND và UBND huyện Đầm Hà đƣợc thực hiện nghiêm ngặt theo đúng quy
định tại Nghị định 101/CP ngày 23 tháng 09 năm 1997 của Chính phủ quy định
“Thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản” và đảm bảo thể thức, kỹ
thuật trình bày theo Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 05 năm 2005.
Thực hiện tốt việc rà soát nội dung,thể thức văn bản trƣớc khi trình lãnh
đạo có thẩm quyền xem xét, phê chuẩn hoặc thông qua. Thực hiện rà soát lại
toàn bộ văn bản trƣớc khi ban hành, chỉ đạo việc sao in văn bản và lƣu trữ theo
đúng quy định pháp luật.


2.3.3. Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản
2.3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
Quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến
Hình2. 7: Quy trình quản lý văn bản đến

Loại không phải Chuyển trực tiếp cho
vào sổ đăng ký ngƣời nhận
Nhận văn bản,
phân loại, bóc
bì văn bản
Loại phải vào Đóng dấu đến
sổ đăng ký

Đôn đốc, theo dõi Trình, chuyển Vào sổ đăng ký
giao văn bản văn bản đến
việc giải quyết văn
đến
bản

Bước 1: Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn bản
Tất cả văn bản đến đều đƣợc tập hợp tại Văn thƣ Văn phòng HĐND và
UBND huyện để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ .
- Nhận văn bản: Khi văn bản đƣợc gửi đến Văn phòng, nhân viên văn thƣ
có trách nhiệm kiểm tra văn bản mới nhận, nếu không thuộc UBND huyện thì
phải gửi trả lại nơi gửi. Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất thì phải lập
biên bản ngay với sự chứng kiến của ngƣời đƣa văn bản.
- Phân loại văn bản:
+ Loại vào sổ đăng ký: Là những công văn, giấy tờ gửi cho UBND huyện,
các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện hoặc những ngƣời có chức
vụ lãnh đạo trong UBND huyện, lãnh đạo cơ quan trực thuộc UBND huyện
+ Loại không phải vào sổ đăng ký: Thƣ riêng, bản tin, báo, tạp chí.
+ Loại bóc bì: Các văn bản ngoài bì đề tên Chi nhánh, chức danh lãnh đạo
của Chi nhánh, không có dấu mật.
+ Loại không đƣợc bóc bì : Các văn bản ghi tên đích danh lãnh đạo cơ


8.le thinga qt1001p

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (13)

En vedette

En vedette (9)

Similaire à 8.le thinga qt1001p

Similaire à 8.le thinga qt1001p (20)

8.le thinga qt1001p