GBS Ficha Tecnica Ordenes de Compra

1. FICHA TÉCNICA DE ÓRDENES DE COMPRA GBS
Módulo Órdenes de Compra GBS
¿Creería usted que es posible Gerenciar Mis Compras y ganar
dinero comprando? Es decir, Planear, Hacer, Verificar, Actuar
en Mis Compras, y, todo, ¡Automático!? (PHVA de Compras)
¡Saber Comprar es tan buen negocio, como vender! ¡Incluso, a veces, se gana
más rentabilidad Comprando que vendiendo!
¿Ha pensado usted que gestionar las ventas, los clientes es una ventaja competitiva para
su empresa? ¡De acuerdo!
Pero, permítanos compartirle la visión de GBS: Para satisfacer a esos clientes, que son el
principal activo de su empresa, usted necesita, primero:
1. Satisfacer las necesidades, aspiraciones y deseos, en una palabra ¡HACER FELIZ! a
sus empleados, pues ellos son quienes tienen contacto permanente con sus
clientes
2. Gestionar la relación con sus proveedores, convertirse en el cliente consentido de
sus proveedores, de manera que usted siempre pueda contar con los mejores
suministros, al mejor precio, en el momento “justo” que usted lo requiera para
poder a su vez, consentir a sus clientes
Por eso, porque en GBS estamos seguros que:
1. Lo importante no es vender. Es crear una relación con el cliente, conocerlo,
anticiparse a sus necesidades, venderle, por supuesto, y, ¡Recaudar!
2. Usted puede generar más ingresos si piensa en “venderle a sus proveedores”,
“comprarle a sus clientes” y hacer una excelente gestión de clientes y proveedores
Por lo anterior, GBS 2012 incluye nuevos módulos que le ayudan con estas tareas tan
importantes.
Conozca:
¿Cómo puedo Automatizar el de Proceso de Compras? ¿Cómo puedo
tener siempre mi inventario en la cantidad justa para NO perder
oportunidades de ventas, SIN tener inventarios improductivos?
GBS 2012 ¡hace todo por usted! ¡Y más, mucho más! Vea qué y cómo…
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GBS es una marca Registrada de GBS, La Casa Colombiana de Software.
Todos los Derechos Reservados 1989- 2011
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2. FICHA TÉCNICA DE ÓRDENES DE COMPRA GBS
En el escritorio de GBS 2012, en el Panel “Asistente Comercial”, seleccione la opción
“Mis Órdenes de Compra” como se muestra en la imagen a continuación (ver círculo en
rojo)
Entonces, aparece la única pantalla (¡Todo en una única pantalla!) en la que usted podrá
automatizar sus Compras, como se muestra en la imagen:
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3. FICHA TÉCNICA DE ÓRDENES DE COMPRA GBS
Realicemos una nueva Orden de Compra, haciendo CLIC en el botón Nueva Orden de
Compra y, entonces, usted verá una imagen como esta:
En la gráfica anterior se muestra cómo, al crear una Orden de Compra nueva, para “surtir
el inventario de mi empresa”, GBS 2012 me permite escribir mi orden de compra o
permitir que el sistema la genere automáticamente, con un el fin de:
• Hacer una orden de compra tal que, cada producto de mi inventario quede con
una existencia igual al “mínimo” deseable
• Hacer una orden de compra tal que, cada producto de mi inventario quede con
una existencia igual al “máximo” deseable
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4. FICHA TÉCNICA DE ÓRDENES DE COMPRA GBS
Entonces, GBS 2012 crea la Orden de Compra por usted, automáticamente y la
propone en pantalla así:
Bien, GBS 2012 me sugiere que debo comprar esas cantidades, por valor de $150.878.
Pero ¿Es la mejor oferta? Es decir, ¿puedo comprar a mejor precio? ¿Puedo revisar otros
proveedores para escoger al mejor?
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5. FICHA TÉCNICA DE ÓRDENES DE COMPRA GBS
En la siguiente imagen le mostraremos cómo GBS 2012 incluye en la parte inferior del
Formulario Órdenes de Compra un Asistente de Compras que trabaja por usted,
haciendo todo, incluso, convirtiendo su orden en factura de compra, rastreando las
ordenes que se han recibido de proveedores, los pendientes por recibir y más mucho más.
(Por favor vea el Asistente de Compras, encerrado en el círculo en rojo, en la imagen a
continuación)
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6. FICHA TÉCNICA DE ÓRDENES DE COMPRA GBS
¡Compare!
GBS 2012 le permite comparar esta orden de compra que usted ha preparado para el
proveedor más frecuente, con dos proveedores alternativos así:
En la parte inferior del formulario de Órdenes de Compra, seleccione la pestaña
“¡Compare!, escoja dos proveedores alternativos y pulse CLIC en el botón “¡Compare
Proveedores! Entonces, obtiene el comparativo:
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7. FICHA TÉCNICA DE ÓRDENES DE COMPRA GBS
¡Todo en uno!
Órdenes de Compra GBS le permite fácilmente hacer todo el proceso automático,
siguiendo estos pasos, en una única pantalla o formulario:
Antes de Comprar, consulte su Rotación de Inventarios y el Informe de
Máximos y mínimos, para saber qué comprar
Elabore la Orden de Compra e Imprímala o Expórtela a Excel
¿Qué pasaría sí?
GBS 2012 hace una simulación para saber cómo quedaría el Inventario una vez
contabilizada la Orden de Compra en la pestaña “Después”, haciendo CLIC en el botón
“¿Qué pasaría sí?“
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8. FICHA TÉCNICA DE ÓRDENES DE COMPRA GBS
El informe luce como se muestra en la siguiente Imagen:
¡Felicidades!
GBS 2012 le permite saber que, con esta Orden de Compra, su inventario “queda
surtido” con existencias mínimas de cada producto, de manea que usted ¡siempre tenga
productos en existencia para no perder negocios!, pero en la cantidad mínima necesaria
para que la inversión a realizar sea inteligente.
¿Y, ahora?
Muy bien, GBS ya le ayudó a saber:
1. Qué necesita comprar (cantidades y precios)
2. VALOR de la compra a realizar
3. OFERTAS ALTERNATIVAS
Y, entonces, usted puede enviar esa orden de Compra al Proveedor seleccionado. Desde
el mismo programa usted puede enviar su ORDEN POR FAX O EMAIL AL PROVEEDOR.
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9. FICHA TÉCNICA DE ÓRDENES DE COMPRA GBS
¡FIN DEL PROCESO DE ÓRDENES DE COMPRA!
Pero, GBS le ayuda aún más.
¿Recuerda que antes era necesario digitar en el Sistema GBS las facturas enviadas por
sus proveedores? ¡Ya no lo es necesario!
En la imagen que se muestra a continuación, usted puede ver cómo, existe un botón que
hace esa labor por usted: “Nueva factura de Mis órdenes de Compra” que convierte la
ORDEN ENVIADA AL PROVEEDOR en una FACTURA DE COMPRA. Así usted solo hace
esto:
1. Escribe la fecha y el número de la factura de su proveedor
2. Selecciona la ORDEN DE COMPRA a la cual corresponde
GBS genera la factura, la presenta en pantalla, para que usted COMPARE lo que PIDIÓ,
con lo que recibió y VERIFIQUE el cumplimiento de su proveedor
(PHVA – Eso es Gerenciar las Compras: PLANEAR, HACER, VERIFICAR, ACTUAR)
Fin del Documento.
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