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                   Prévenir assurance + contrat ou avenant
    
    

                      Envoi de communiqué de presse
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                      Premier collage et dépôt d’affiches

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                      Second tractage et vérification affichage

    


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LE JOUR J

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Cette méthode QQCOQP


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          Etat des lieux (salle, terrain…)
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Lors du bilan de
 votre événementiel

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odi.C tourisme 13/11/08
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   il est important de conserver la trace de votre
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   Évaluer
     – fréquentation, profil, satisfaction…
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Quelques exemples :
   Quel type de public ?
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LES ENQUÊTES

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La connaissance des retombées

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   Par la prise en compte des différents
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    – Médias,
    – Publics,
    – Acteurs locaux,
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MERCI
         DE VOTRE ATTENTION
                          Chantal Couralet



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Coordonner LéVéNementiel 13 Novembre 2008

  1. 1. COORDONNER votre événementiel touristique odi.C tourisme 13/11/08
  2. 2. Assurer la coordination pour la mise en œuvre de votre plan d’actions est une base de réussite dans l’organisation de votre événement touristique odi.C tourisme 13/11/08
  3. 3. PLANIFIER LES ÉTAPES DE VOTRE PROJET  Dans l’organisation de votre événement touristique il est essentiel d’en décliner toutes les phases pour mieux les piloter.  Pour aider à cette réalisation le rétro-planning est un outil adapté auquel il est utile d’associer une check-list permettant le contrôle des actions définies odi.C tourisme 13/11/08
  4. 4. A titre d’exemple Nous allons lister les étapes « quasi – communes » et essentielles à toute organisation d’un événementiel ( à J - 180) odi.C tourisme 13/11/08
  5. 5.       Définition objectifs, public(s) ciblé(s) Choix date(s) et liste de(s) lieux,   des thèmes et des artistes J - 180 Recherche aides, subventions       Budget prévisionnel     Recherche de bénévoles pour constitution d’équipes odi.C tourisme 13/11/08
  6. 6.       Choix de la programmation Choix visuel de l’événement et   composition charte graphique J - 90 Préparation documents (tracts,     affiches) avec le visuel       Recherche de partenariats, de sponsors odi.C tourisme 13/11/08
  7. 7.   Réunion et mise en place des pôles     administratif, sécurité, communication Démarches (autorisation Mairie, Préfecture…)   J - 60 Démarches sécurité (Pompiers, Gendarmerie, Croix Rouge…)       Recherche hébergements artistes…et     demande devis nuitées + restauration Évaluation besoins matériels + demande devis et demande de prêt odi.C tourisme 13/11/08
  8. 8.       Contact « point de vente » (billetterie) Contact imprimerie (devis affiches,   billets, tracts) J - 45 Constitution fichiers médias + plan de       communication     Récupération logos partenaires + invitation (relations publiques) odi.C tourisme 13/11/08
  9. 9.   Prévenir assurance + contrat ou avenant     Envoi de communiqué de presse Contrats (artistes, matériel…)   J - 30 Réunion avec partenaires + pot     « bon à tirer » à l’imprimeur       Mise en place « point de vente » billets Logistique artistes/intervenants odi.C tourisme 13/11/08
  10. 10.       Premier collage et dépôt d’affiches Prévenir SACEM Envoi invitations (financeurs…)   Préparation des badges (équipe, artistes, J - 20 techniciens…)       Elaboration du questionnaire     (outil de mesure) Envoi de plan d’accès (itinéraire) + fiche infos (hôtel, horaires) artistes/interv odi.C tourisme 13/11/08
  11. 11.       Actions médiatiques :(jeu concours avec radio pour faire gagner des places)   J - 20 Envoi du dossier de presse           Comptage billetterie avec « points de vente » odi.C tourisme 13/11/08
  12. 12.       1er Tractage et contrôle affichage Point avec l’équipe de base + bénévoles   et planning répartition des tâches J - 10 Vérification réceptions dossier presse         Calendrier interview   2e Comptage avec « points de vente » odi.C tourisme 13/11/08
  13. 13.       Second tractage et vérification affichage   Vérification venue presse/médias J-5 - nouvel article + passage radio           Récupération dons pour lots (commerçants) odi.C tourisme 13/11/08
  14. 14.       Briefing de l’équipe Coordination équipes Contrôle des tâches du rétro planning   Reconnaissance du parcours J-1 Mise en place de la signalisation         Récupération barrières sécurité   Récupération arrêtés municipaux Livraison, vérification matériel odi.C tourisme 13/11/08
  15. 15.   Rapide briefing équipes     Accueil artistes, techniciens, sécurité…. Installation matériel, vigilance des accès   secondaires, issues de secours Jour J Installation barrières de sécurité   Mise en place des Arrêtés (fermeture de     rues)     Vérification du stationnement extérieur Préparation caisses pour diverses ventes odi.C tourisme 13/11/08
  16. 16.     Mise en place « point de vente » billets     Accueil presse Jour J   Accueil public         Placement public (option) odi.C tourisme 13/11/08
  17. 17. LE JOUR J Il est important de procéder à la répartition des tâches. Pour en faciliter la réalisation : la méthode du QQCOQP odi.C tourisme 13/11/08
  18. 18. Cette méthode QQCOQP est tout simplement un éventail de questions à se poser pour établir un véritable échange et éviter les oublis, les erreurs… odi.C tourisme 13/11/08
  19. 19. Quelques questions de l’éventail  QUI : est concerné par le sujet ?  QUOI : quelle est l’idée principale ?  COMMENT : dans quelles circonstances ?  OỦ : cela se passe t il ?  QUAND : cela se produit il ?  POURQUOI : pour quelles raisons ? odi.C tourisme 13/11/08
  20. 20.       Etat des lieux (salle, terrain…) Vérification matériel et restitution Débriefing avec l’équipe, bilan de l’opération   (points forts/faibles) Récupération des articles de presse et l’après Dépouillement et analyse des enquêtes           Planifier une réunion et pot de remerciements pour les partenaires et les bénévoles Envoyer bordereau Sacem
  21. 21. Lors du bilan de votre événementiel Il est important odi.C tourisme 13/11/08
  22. 22. D’analyser les retombées presse  il est important de conserver la trace de votre événement touristique  il est donc utile de constituer un recueil de coupures de presse, référencées (nom du journaliste) et datées  Cela permet de mesurer, à court terme • les diverses retombées Et à moyen terme • d’apprécier l’efficacité de telle ou telle action, • de confirmer ou de changer sa politique globale de communication. odi.C tourisme 13/11/08
  23. 23. De définir des outils de mesure  Évaluer – fréquentation, profil, satisfaction… • Public, – satisfaction, retombées économiques, • Acteurs locaux – ….  Se poser la question : « que m’importe t-il de connaître ?» odi.C tourisme 13/11/08
  24. 24. Quelques exemples :  Quel type de public ? – origine géographique, âge, catégorie socio- professionnelle…  Quel est l’animation/activité préférée ? – animation de rue, expo…  Quel hébergement choisi ? – hôtel, gîte, famille… odi.C tourisme 13/11/08
  25. 25. LES ENQUÊTES Un outil de mesure efficace odi.C tourisme 13/11/08
  26. 26.  Garder toujours à l’esprit l’(les) objectif (s) mais également le dépouillement : – les questions permettront-elles d’obtenir des données exploitables ?   odi.C tourisme 13/11/08
  27. 27. La connaissance des retombées  apporteront : – Une donnée qualitative (ton des critiques de presse, satisfaction public…) – Une donnée quantitative (fréquentation à l’événementiel et aux diverses activités…) – Une donnée économique (vente de prestations directement liées à l’événementiel ou associée aux acteurs locaux…) odi.C tourisme 13/11/08
  28. 28.  Par la prise en compte des différents indicateurs liés aux – Médias, – Publics, – Acteurs locaux, – Partenaires –… dépendra en majeure partie, la pérennisation de votre événement touristique. odi.C tourisme 13/11/08
  29. 29. MERCI DE VOTRE ATTENTION Chantal Couralet odi.c-tourisme@orange.fr odi.C tourisme 13/11/08 06 33 96 72 42  

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