REPENSER SON ANIMATION DE
RÉUNION, IMPLIQUER LES ACTEURS
ET FAIRE PREUVE DE CRÉATIVITÉ.
Mylène Bèze Formation - 33650 Sain...
LE PROGRAMME
Les points de
vigilance pour
organiser une
réunion
Les fondamentaux
de la
communication
en public
Techniques ...
COÛT D’UNE RÉUNION
Une réunion coûte !
= salaires des participants
+ charges sur salaires des participants
+ frais de dépl...
OBJECTIFS, LIEUX, PARTICIPANTS… DIFFÉRENTS
ORGANISER UNE RÉUNION
 Les différents objectifs d’une réunion.
 Informer, s’informer
 Débattre
 Résoudre des problèmes...
ORGANISER UNE RÉUNION
INVITATION À UNE RÉUNION
Objectif de la réunion :
Lieu : Horaires (début et fin) :
Présence (requise ou souhaitée)
Animate...
 Après avoir préparé votre TOP
 le Thème
 l’ Objectif
 le Plan
 Préparer le COFRE
 le COntenu (c'est-à-dire le fond)...
Inviter des participants " dernier CRI ":
 Compétents par rapport au sujet
 Responsables par rapport au sujet
 Intéress...
Il contient :
 les séquences
 les objectifs,
 le temps alloué à chacune des séquences
 les techniques d’animation
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Une bonne trame se reconnait si :
 les séquences s’enchainent
naturellement
 les participants savent à
chaque instant où...
 l’animateur est maître de son
timing et l’animation est rythmée
sans temps mort
 la finalité des travaux (ou des
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Se présenter si nécessaire
 Pas de minimisation :
ex : éviter le « je vais essayer de vous montrer comment … »
 Etre at...
L’introduction
 Préparer ce que vous allez dire
 Préparer la façon dont vous allez le dire
 Les annonces dans l’introd...
Une image Trouver une image représentative du sujet abordé
Une anecdote / déclaration
Le mois dernier, j’ai assisté à une ...
Animation d’un démarrage d’une réunion 4 étapes, présenter :
 Choisir son langage
 Choisir de la position
 Ecouter activement (oublier vos propres représentations)
 Utiliser les s...
Et …exploiter votre corps
Attention aux zones d’intervention !
 Zone publique : au-delà de 3 m
 Zone sociale : de 1m20 à...
Les gestes à éviter
 Le doigt pointé ou levé (accusateur ou moralisateur)
 Les mains collées, agrippées
 Les bras crois...
TECHNIQUES D’ANIMATION.
Pourquoi utiliser différentes méthodes d’animation ?
Beaucoup d’adultes :
 ne considèrent pas comme acquise, l’autorité d...
La méthode pédagogique pose le cadre général, dans lequel on va y
intégrer des techniques d’animation.
Comment je fais pou...
Un même objectif peut s’animer selon 5 méthodes différentes.
Certaines sont transversales.
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DEMONSTRATIVE
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 Le photolangage
 Le méta plan et / La méthode des post-it
 Le mind mapping ou carte heuristique
 Le 635
 Le méli mél...
Techniques Objectif Particularité
Le brainstorming
Trouver beaucoup
d’idées
Aucun jugement
Tout est valable
Méthode des po...
Techniques Objectif Particularité
Le portrait chinois
Percevoir un concept,
une idée (trouver un nom
de marque par ex)
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Le scénario d’animation
OBJECTIF PROCESSUS TECHNIQUE SUPPORT DUREE
Acquérir les
connaissances
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Gérer les comportements des participants.
Le groupe a 2 fonctions :
 Une fonction de production: celle-ci est centrée sur la tâche (objectif) de la
réunion.
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Une réunion rassemble avant de les « ré- unir » trois groupes d’individus :
Les badauds venus là par hasard d’une rencontr...
GÉRER LA PRISE DE PAROLE
 L’animateur donne la parole
 Il veille à ce qu’une seule personne parle à la fois, il favorise...
RÉACTION VIS-À-VIS DES MEMBRES DU GROUPE
Le bagarreur
Rester calme
Ne pas polémiquer
L’enfermer dans ses
contradictions
Le...
CONCRÈTEMENT QUE FAIT-ON AVEC CHACUN D’ENTRE EUX ?
 La posture à tenir
 Les mots et phrases à dire
 Les gestes et regar...
Je vous souhaite bon courage dans vos apprentissages
et je reste à votre disposition pour vous apporter mon aide si
besoin...
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    1. 1. REPENSER SON ANIMATION DE RÉUNION, IMPLIQUER LES ACTEURS ET FAIRE PREUVE DE CRÉATIVITÉ. Mylène Bèze Formation - 33650 Saint Morillon - 06 74 24 62 74 Email : mylene@beze-formation.fr Site : www.beze-formation.fr Facebook : www.facebook.com/Mylène Bèze Formation
    2. 2. LE PROGRAMME Les points de vigilance pour organiser une réunion Les fondamentaux de la communication en public Techniques pour gérer la prise de parole et faciliter l’expression de chacun • Différents types de réunions et leurs différents objectifs • Créer un séquençage • Réponses aux objections • Mieux gérer son stress • Les fondamentaux du non verbal • Gérer les comportements des personnalités particulières • Principales techniques d’animation • Quelques techniques de créativité.
    3. 3. COÛT D’UNE RÉUNION Une réunion coûte ! = salaires des participants + charges sur salaires des participants + frais de déplacements
    4. 4. OBJECTIFS, LIEUX, PARTICIPANTS… DIFFÉRENTS
    5. 5. ORGANISER UNE RÉUNION  Les différents objectifs d’une réunion.  Informer, s’informer  Débattre  Résoudre des problèmes, décider  Sensibiliser…  Choisir les participants nécessaires pour atteindre les objectifs définis (éviter les invitations de convenance)
    6. 6. ORGANISER UNE RÉUNION
    7. 7. INVITATION À UNE RÉUNION Objectif de la réunion : Lieu : Horaires (début et fin) : Présence (requise ou souhaitée) Animateur : Participants : Thèmes : Objectif : Horaires : Documents à préparer : Intervenants : Préparation demandée : Documents en annexe (éventuellement) :
    8. 8.  Après avoir préparé votre TOP  le Thème  l’ Objectif  le Plan  Préparer le COFRE  le COntenu (c'est-à-dire le fond)  la Forme  le Relationnel  Préparer un SCÉNARIO D’ANIMATION, qui vous servira de fil conducteur Attention : Le temps de la préparation est souvent plus long que l’intervention elle-même. ORGANISER UNE RÉUNION
    9. 9. Inviter des participants " dernier CRI ":  Compétents par rapport au sujet  Responsables par rapport au sujet  Intéressés par rapport au sujet Et les engager à préparer la réunion. TOP COFRE CRI
    10. 10. Il contient :  les séquences  les objectifs,  le temps alloué à chacune des séquences  les techniques d’animation Il permet de :  respecter le temps annoncé  faire participer tout le monde  aborder tout ce que vous avez prévu  bref, être professionnel dans le déroulé de votre intervention. L’objectif répond à la question « pourquoi » Le scénario d’animation  répond à la question « comment » et il sera le fil directeur de votre animation. LE SCÉNARIO D’ANIMATION
    11. 11. Une bonne trame se reconnait si :  les séquences s’enchainent naturellement  les participants savent à chaque instant où ils en sont
    12. 12.  l’animateur est maître de son timing et l’animation est rythmée sans temps mort  la finalité des travaux (ou des apports) apparait clairement
    13. 13. Se présenter si nécessaire  Pas de minimisation : ex : éviter le « je vais essayer de vous montrer comment … »  Etre attentif à chacun, repérer les agités, les « sages »… BIEN DÉMARRER
    14. 14. L’introduction  Préparer ce que vous allez dire  Préparer la façon dont vous allez le dire  Les annonces dans l’introduction :  le plan ou les grandes lignes,  la manière dont cela va se dérouler et le temps alloué.  le sujet et l’objectif. Trouver un élément déclencheur pour créer une ambiance agréable et mettre le groupe en écoute active.
    15. 15. Une image Trouver une image représentative du sujet abordé Une anecdote / déclaration Le mois dernier, j’ai assisté à une conférence de Gérard Baillard, aux journées du tourisme à Arcachon… Une question Qui parmi vous a déjà eu l’occasion d’admirer un conférencier ou un animateur au point de « boire » ses paroles ? Une citation « Aucun mortel ne peut garder un secret. Si ses lèvres restent silencieuses, ce sont ses doigts qui parlent » Sigmund Freud Un paradoxe En ces temps modernes d’opulence d’outils de communication, j’ai la sensation que nous perdons en qualité de communication ! Partir d’une attente commune de l’auditoire Nous sommes tous ici réunis pour apprendre des techniques de communication efficaces pour animer un groupe. Faire une remarque honnête exprimant un sentiment Je suis contente d’avoir à passer 2 jours parmi vous, avec pour mission de vous transmettre les trucs et astuces pour bien mener une réunion. Exemples d’éléments déclencheurs
    16. 16. Animation d’un démarrage d’une réunion 4 étapes, présenter :
    17. 17.  Choisir son langage  Choisir de la position  Ecouter activement (oublier vos propres représentations)  Utiliser les silences  Reformuler (reformulation recentrage, transformation…  Mettre du rythme dans votre discours QUELQUES RAPPELS Mémo : vous n’avez qu’1 bouche, mais 2 oreilles, c’est pour que écouter 2 fois plus que l’on ne parle »
    18. 18. Et …exploiter votre corps Attention aux zones d’intervention !  Zone publique : au-delà de 3 m  Zone sociale : de 1m20 à 3 m  Zone personnelle : de 60 cm à 1m20  Zone intime : de 0 à 60 cm
    19. 19. Les gestes à éviter  Le doigt pointé ou levé (accusateur ou moralisateur)  Les mains collées, agrippées  Les bras croisés  Les gestes, nerveux  Faire des gestes hauts pour une connotation active ou positive (affirmation de l’engagement et de la volonté)  Utiliser des gestes ouverts (ouvrent la discussion et l’échange)  Faire des gestes vers les autres (la prise en compte de l’autre) Les gestes à utiliser
    20. 20. TECHNIQUES D’ANIMATION.
    21. 21. Pourquoi utiliser différentes méthodes d’animation ? Beaucoup d’adultes :  ne considèrent pas comme acquise, l’autorité de l’animateur (il doit le prouver)  estiment que la réunion doit avoir un résultat concret pour eux dans l’exercice de leur fonction…  ils veulent qu’on prenne en compte leurs acquis, leurs expériences. Ils arrivent en réunion porteurs d’une réalité complexe, et viennent chercher des outils pour les aider. TECHNIQUES D’ANIMATION Ces techniques sont indispensables pour :  susciter la participation (tout en gardant la maîtrise de la conduite de l’intervention)  animer sans ennuyer.
    22. 22. La méthode pédagogique pose le cadre général, dans lequel on va y intégrer des techniques d’animation. Comment je fais pour ….. Faire dire (interrogative) Faire faire (expérimentale) Dire (magistral) Faire découvrir (découverte) Faire comprendre, mémoriser (analogie) Montrer comment faire (démonstrative)
    23. 23. Un même objectif peut s’animer selon 5 méthodes différentes. Certaines sont transversales. DECOUVERTE DEMONSTRATIVE INTERROGATIVE MAGISTRALE TRANSVERSALE Mise en situation Brainstorming Etude de cas Jeu de rôle Méli-mélo Mise en situation Etude de cas Jeu de rôle Quizz Brainstorming Questionnement oral QCM Exposé Travail individuel Binôme Sous groupe Post-it Méta plan Powerpoint Intervention témoignage Tour de table (normal, aléatoire, avec un relai ou balle… Post-it ou méta plan Photo- langageMéli-mélo
    24. 24.  Le photolangage  Le méta plan et / La méthode des post-it  Le mind mapping ou carte heuristique  Le 635  Le méli mélo  Exercices en groupes  Le dernier survivant  Le vrai / faux  La vidéo modèle  La vidéo erreur 25 Focus sur leurs particularités
    25. 25. Techniques Objectif Particularité Le brainstorming Trouver beaucoup d’idées Aucun jugement Tout est valable Méthode des post it Idem Idem Le méta plan Rassembler beaucoup d’idées Jugement Priorisation Pondération Les sous groupes Résoudre un problème, expression d’idées Permet l’échange entre les participants La carte heuristique Sert à classer, ordonner, préparer… Parfois longue à réaliser Le méli mélo Remettre dans le bon ordre les étapes d’un processus Passer dans les groupes pour éviter les erreurs Le dernier survivant Trouver un maximum d’idées Très ludique Le vrai / faux Favorise la mémorisation Facile à corriger, mais spectre restreint
    26. 26. Techniques Objectif Particularité Le portrait chinois Percevoir un concept, une idée (trouver un nom de marque par ex) Ludique Le 635 Trouver un maximum d’idées Faire participer tout le monde La vidéo erreur Montrer les effets négatifs d’une solution Préparation en amont La vidéo modèle Montrer les effets positifs d’une solution Préparation en amont Photo langage Comprendre les représentations des participants Poser des questions claires
    27. 27. Le scénario d’animation OBJECTIF PROCESSUS TECHNIQUE SUPPORT DUREE Acquérir les connaissances Apprendre à préparer des supports pédagogiques Expliquer la méthode de construction d’un scénario d’animation (explications sur la création d’une trame d’animation) Les stagiaires doivent en groupe créer un scénario d’animation pour réaliser une séquence de leur choix dans le cadre d’une réunion réalisée auprès de prestataires touristiques Méta plan Exposé Sous groupe Paperboard Trame à montrer 20 mn 45 mn
    28. 28. Gérer les comportements des participants.
    29. 29. Le groupe a 2 fonctions :  Une fonction de production: celle-ci est centrée sur la tâche (objectif) de la réunion. - gagner du temps - valider à plusieurs - multiplier les informations - l'union fait la force.  Une fonction relationnelle L‘animateur doit faciliter la participation de tous et il doit réguler les échanges.
    30. 30. Une réunion rassemble avant de les « ré- unir » trois groupes d’individus : Les badauds venus là par hasard d’une rencontre ou parce qu’ils ont du temps et de la « bonne volonté » . En général ils n’ont pas lu la convocation, n’ont rien préparé et sont là sans être impliqués. Les spectateurs ont lu la convocation, sont ponctuels et attendent d’être guidés par l’animateur : comme au spectacle ! Les participants ont lu la convocation, sont ponctuels, ont préparé la réunion, sont prêts à l’échange et à apporter leur contribution pour faire avancer la réunion.
    31. 31. GÉRER LA PRISE DE PAROLE  L’animateur donne la parole  Il veille à ce qu’une seule personne parle à la fois, il favorise l’écoute mutuelle  Il questionne si nécessaire pour aider les participants à aller plus loin dans la réflexion  Il donne la parole aux personnes réservées  Il reformule si une ambiguïté est perçue
    32. 32. RÉACTION VIS-À-VIS DES MEMBRES DU GROUPE Le bagarreur Rester calme Ne pas polémiquer L’enfermer dans ses contradictions Le sage C’est une aide précieuse Le faire contribuer Je sais tout Faire saper ses théories par le groupe Le bavard L’interrompre Limiter son temps de parole Le timide Augmenter sa confiance en lui Le rebelle Faire jouer son ambition Le rusé Essaye de coincer le l’animateur Le flemmard L’interroger sur lui Lui faire donner des exemples Le grand seigneur Oui et…
    33. 33. CONCRÈTEMENT QUE FAIT-ON AVEC CHACUN D’ENTRE EUX ?  La posture à tenir  Les mots et phrases à dire  Les gestes et regards dans ce moments « difficiles »
    34. 34. Je vous souhaite bon courage dans vos apprentissages et je reste à votre disposition pour vous apporter mon aide si besoin. Mylène 06.74.24.62.74

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