Elaboration du premier bilan social             de l’Université de Strasbourg                        Mémoire de stage - Se...
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Partie 1:Le bilan social, unprojet ambitieux   aux enjeux    multiples
PARTIE 1 : LE BILAN SOCIAL, UN PROJET AMBITIEUX AUXENJEUX MULTIPLES     A) Présentation du concept de bilan social        ...
En effet, le champ d’application initialement prévu par la loi du 12 Juillet 1977 (code dutravail, art. L. 2323-68, alinéa...
Néanmoins, nous allons voir qu’en ce qui concerne les établissements d’enseignementssupérieurs, cette absence d’obligation...
De plus, il est évident que l’autonomie grandissante des universités depuis ces dernièresannées impose que ces dernières d...
B) Un document aux fonctions et objectifs variés           1) Un outil de communication et d’informationLe bilan social, d...
Cela peut notamment être le cas lors des discussions avec les partenaires sociaux ouencore lors de « négociations » avec l...
Car comme l’a dit Marc Bloch, historien, « Lignorance du passé ne se borne pas à nuire à laconnaissance du présent : elle ...
L’ampleur du projet impose de ne pas se lancer sans réflexion préalable, et l’importance debien définir les objectifs du b...
composantes de manière indifférenciée, faisant fi des cloisonnements passés. Tous lesdomaines étant couverts, la comparais...
Partie 2:Préparation etconception du  bilan social
PARTIE 2 : PREPARATION ET CONCEPTION DU BILAN                   SOCIAL    Comme nous l’avons expliqué, au travers de sa dé...
Le projet s’étalant sur plusieurs mois, il faut prendre garde à ne pas s’enliser, d’autant que,les informations contenues ...
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B) Structuration du plan et recueil des informations           1) La recherche d’un plan pour structurer et valoriser l’en...
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Dans la même idée une page « pourquoi le bilan social » expliquant l’apparition, ladéfinition et l’utilité d’un bilan soci...
D’autres interlocuteurs du service Ressources Humaines ont apporté leur concoursen transmettant des données.Parmi eux, le ...
Partie 3:    De laconception à la  réalisation
PARTIE 3 : DE LA CONCEPTION A LA REALISATION   A) Le processus de mise en forme et d’interprétation des donnéesIl est évid...
structurer et faciliter la lecture, par exemple à l’aide de puces, tirets, flèches ou« organigrammes » censés schématiser ...
Certains établissements choisissent même de ne publier aucun commentaire du tout. Il n’y aen effet aucune obligation légal...
impliquer et de les faire prendre part au projet. Il est, en effet, probable que chaquedestinataire apprécie dy être assoc...
blanche ». Il fallait simplement que la couverture soit en cohérence avec le type dudocument, c’est-à-dire, un document so...
ConclusionA l’heure où le service s’affaire aux derniers ajustements du bilan social et à la veille de sonaboutissement et...
En un sens, les difficultés daujourdhui nous poussent à prévoir des solutions pour demain etdonc, gageons-le, à saméliorer...
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Elaboration du 1er bilan social de l’UdS - Mémoire

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Elaboration du 1er bilan social de l’UdS - Mémoire

  1. 1. Elaboration du premier bilan social de l’Université de Strasbourg Mémoire de stage - Service Ressources Humaines de l’ Université de Strasbourg Département Etudes et Développement - Bureau du Contrôle de Gestion Madeline BURGAIN Licence 3 Administration Economique et Sociale Université de Strasbourg Année 2010-2011Maître de Stage : Mme Brigitte GROSSEDirecteur de mémoire : M. BrunoTRESCHER
  2. 2. REMERCIEMENTSRemerciements Je tiens à exprimer ma reconnaissance à toutes les personnes qui ont apporté leurs concours à l’élaboration de ce mémoire. Mme Brigitte Grosse pour sa bienveillance, son accueil et la confiance qu’elle m’a témoignée tout au long du stage; Monsieur Bruno Trescher, pour sa disponibilité, ses conseils avisés et son sens de l’humour à la lecture de mes intitulés de titres initiaux (retravaillés en conséquence depuis…) ; L’ensemble du Département Etudes et Développement, soit Laetitia Felder, Emilie Huber, Patricia Muller et Alexandra Becker, pour leur bonne humeur et leur accueil ainsi que pour leur aide et leur pédagogie à mon égard ; Et également, l’ensemble des professeurs et cama- rades présents ou passés au cours de ces trois années en licence d’Administration Economique et Sociale.
  3. 3. SommaireINTRODUCTION PARTIE 1 : LE BILAN SOCIAL, UN PROJET AMBITIEUX AUX ENJEUX MULTIPLESA) Présentation du concept de bilan social 1. Définition globale 2. Un contexte actuel propice à la généralisation du bilan social dans les universitésB) Un document aux fonctions et objectifs variés 1. Un outil de communication et d’information 2. Un outil de négociation 3. Un outil de gestion et de planificationC) Le premier bilan social de l’Université de Strasbourg : un contexte particulier PARTIE 2 : PREPARATION ET CONCEPTION DU BILAN SOCIALA) Un projet nécessitant planification 1. En amont, une indispensable prévision 2. Une nécessaire détermination préalable du contenuB) Structuration du plan et recueil des informations 1. La recherche d’un plan pour structurer et valoriser l’ensemble 2. Une indispensable coopération entre différents interlocuteurs PARTIE 3 : DE LA CONCEPTION A LA REALISATIONA) Le processus de mise en forme et d’interprétation des donnéesB) Diffusion à grande échelle : l’aboutissement d’un projet ambitieuxCONCLUSION
  4. 4. Présentation de l entreprise daccueil "Ex nihilo nihil, in nihilum posse reverti" Rien ne vient de rien, ni ne retourne à rienTout comme Rome ne s’est pas fait en un jour, l’Université de Strasbourg, telle qu’elle existeaujourd’hui, est le résultat d’un long processus d’évolution au fil de l’Histoire. On trouve sespremières sources en 1538 sous la forme du Collège Protestant fondé par Jean Sturm. Maisplus récemment, les Universités Strasbourgeoises ont connu une modification importante. « Rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme… »En effet, depuis le 1er Janvier 2009, scientifiques, juristes et littéraires unissent leursdestins et donnent alors naissance à l’Université de Strasbourg, symbole de lafusion des Universités Louis Pasteur, Marc Bloch, et Robert Schuman. L’InstitutUniversitaire de Formation des Maîtres (IUFM) se rajoute à l’ensemble. Suite auvote du 15 mars 2011, lUniversité de Haute Alsace devrait également êtrerattachée à lUniversité de Strasbourg dici Janvier 2013.Suite à cette fusion, unifiée et imposante, l’Université de Strasbourg devient alorsla plus grande Université de France du fait de ses plus de 42 000 étudiantsaccueillis, et plus de 6 000 personnes employées.La pluridisciplinarité est assurée grâce à ses désormais 38 composantes (cf. annexe3) et 77 unités de recherche, réparties en 5 grands domaines de formation et 9collégiums (cf. annexe 4) .Un tel ensemble, de par sa taille imposante et sa complexité, impose une gestionadaptée. Ainsi, afin de permettre la bonne marche de l’établissement, les servicescentraux de l’Université de Strasbourg se composent de 29 directions et servicesdont chacun a sa mission (cf. annexe 1).En dehors des services rattachés à la présidence, les services centraux serépartissent en deux grands domaines ; l’un étant dévolu à la gestion desressources, l’autre à l’appui aux missions.C’est au sein de la Direction des Ressources Humaines que mon stage s’est déroulé.Situé à l Institut Le Bel, 4 rue Blaise Pascal, on trouve à sa tête Mme MarylèneOberlé, Directrice des Ressources Humaines de lUniversité de Strasbourg.La Direction des Ressources Humaines dans son ensemble compte environ 80personnes, réparties dans 3 départements différents. (cf. annexe 2) - le département de la gestion administrative et financière (département le plus important en terme deffectifs de personnel)
  5. 5. - le département des études et du développement o Responsable : Brigitte GROSSE Composition : • Bureau du contrôle de gestion : Laëtitia Felder et Emilie Huber • Bureau du contrôle qualité : Patricia Muller • Bureau de la Gestion Prévisionnelle des Emplois Et des Compétences: Alexandra Becker - le département de la gestion et du développement des compétencesMon stage sest plus précisément déroulé au sein du Bureau du contrôle de gestion.Celui ci se charge entre autres missions, dassurer le suivi des emplois et dapporterson concours à des enquêtes (ministérielles notamment) ou requêtes dautresbureaux, en leur fournissant des informations.Un nouveau projet faisait alors partie de leur mission: lélaboration du premierbilan social de lUniversité de Strasbourg.Tâches réaliséesLa réalisation de ce premier bilan social est un projet ambitieux qui nécessitebeaucoup de travail. La mission de mon stage consistait donc à participer à sonélaboration.Jai ainsi pu suivre tout le processus et participer à sa concrétisation.La mise en forme et la présentation des données fût sans doute la tâche à laquelleje consacrai le plus de temps durant mon stage.En parallèle, jai apporté mon aide sur dautres tâches, telle que la mise à jour detableaux de suivi de contrats ou laide à la préparation du dialogue de gestion.
  6. 6. IntroductionLa mission de mon stage était clairement définie dès le commencement à savoir, participer àlélaboration du bilan social qui était alors en projet au Département Etudes etDéveloppement du Services Ressources Humaines de lUniversité de Strasbourg.Cette mission, en plus dêtre précise et claire, présentait lavantage dêtre assez "unique" etme permettait ainsi daborder un sujet assez peu commun en tant que stagiaire. Ainsi cesttrès naturellement que mon choix de sujet de mémoire de stage sest porté sur ce thèmeprécis.Cest-à-dire présenter le concept de bilan social et son intérêt, mais aussi informerconcrètement sur son mode de réalisation, en lespèce, à lUniversité de Strasbourg.Très brièvement, le bilan social compile et récapitule en un même document, diversesdonnées permettant dapprécier la situation sociale et les conditions de travail dans unétablissement.Cela dit, bien que sa rédaction ne relève pas dune obligation légale stricte dans lesétablissements denseignement supérieur, le contexte actuel tendant de plus en plus à uneautonomie accrue des Universités les incite à se prêter volontairement à lexercice.LUniversité de Strasbourg nayant vu le jour quau 1er Janvier 2009, lélaboration de ce bilansocial, à laquelle jai pris part, consistait donc à mettre en place ce document pour lapremière fois. Rendant ainsi , selon moi, ma mission, et donc le thème de mon mémoire,dun intérêt dautant plus grand.De plus, ce projet délaboration de bilan social étant concret et pratique, bon nombre desinformations transmises dans ce mémoire seront le constat et le récit dactions ou réflexionsdont jai pu être témoin ou actrice. Livrant ainsi plus le récit dexpériences vécues au sein duservice, que le fruit de recherches purement théoriques. Ces dernières furent néanmoinsindispensables sur certains points, notamment pour présenter le concept de bilan social.Cette mission ayant lavantage, sans doute peu fréquent pour un stage, de présenterlévolution dun projet du début à la fin, jai pensé intéressant de faire transparaitrelensemble du processus dans ce mémoire.Aussi, le bilan social nétant pas un document connu de tous, nous veillerons tout dabord àle définir et à en présenter ses différentes utilités. Etape préalable nécessaire afin de mieuxsintéresser et mieux comprendre le processus pratique nécessaire à sa création.Processus long et lourd, dont nous verrons dabord laspect réflexion et organisation, avantdaborder la réalisation concrète du document et son achèvement. Et ce, afin de tenter defaire suivre à notre récit une certaine logique, et chronologie.Je vous en souhaite bonne lecture,
  7. 7. Partie 1:Le bilan social, unprojet ambitieux aux enjeux multiples
  8. 8. PARTIE 1 : LE BILAN SOCIAL, UN PROJET AMBITIEUX AUXENJEUX MULTIPLES A) Présentation du concept de bilan social 1) Définition globale Genèse du bilan social. quand? quoi? Bien qu’étant déjà apparu dans les multinationales américaines dès les années 50, c’estpar la loi du 12 Juillet 1977 (loi 77-769) que le bilan social fut institué par le législateurfrançais.Cette loi fit suite à la parution en 1975 du Rapport du Comité d’étude pour la réforme del’entreprise recommandant « d’établir un bilan social annuel au niveau de chaque entreprise àpartir d’indicateurs représentatifs de sa situation sociale et des conditions de travail ».Ainsi, un recours au Code du Travail (le bilan social y est développé de l’article L 2323-68 àL2323-77. cf. annexe 5), article L 2323-70 (anciennement L 438-3) nous permet de poser lesbases de notre réflexion et de découvrir une première définition dudit document.« Le bilan social récapitule en un document unique les principales données chiffrées permettant dapprécier la situationde lentreprise dans le domaine social, denregistrer les réalisations effectuées et de mesurer les changements intervenusau cours de lannée écoulée et des deux années précédentes.Le bilan social comporte des informations sur lemploi, les rémunérations et charges accessoires, les conditions de santéet de sécurité, les autres conditions de travail, la formation, les relations professionnelles ainsi que sur les conditions devie des salariés et de leurs familles dans la mesure où ces conditions dépendent de lentreprise. » En d’autres termes, tout comme le bilan comptable d’une entreprise traduit la situationfinancière d’une entreprise à un moment précis, le bilan social permet quant à lui dephotographier la situation de la vie sociale d’un établissement à un moment donné, auxmoyens de divers indicateurs. L’outil visant à devenir pérenne, il permettra par la suite d’enmesurer l’évolution, aux moyens de comparaisons avec les années antérieures, constituantainsi avec le temps la mémoire de cette collectivité en matière sociale.Le bilan social en synthétisant toutes les informations de manière globale, va au-delà destableaux de bord ou autres documents de synthèse. Une fois établi, ce document doit être soumis chaque année au comité d’entreprise,après quoi, le bilan social devient définitif.Notons bien que la publication d’un tel document ne décharge pas l’employeur de sesobligations d’information et de consultation du Comité d’ Entreprise. Qui? Comment?Des modalités d’application qui varient selon les secteurs Il convient de préciser que ces dispositions légales ne s’appliquent pas à tous lesdomaines avec la même force.De même la date de création du bilan social est plus ou moins récente selon les secteurs.
  9. 9. En effet, le champ d’application initialement prévu par la loi du 12 Juillet 1977 (code dutravail, art. L. 2323-68, alinéa l) comportait quelques conditions à la naissance de cetteobligation.Dans les entreprises et organismes mentionnés au premier alinéa de larticle L. 2321-1 ainsi que dans les entreprisesmentionnées à larticle L. 2323-77, lemployeur établit et soumet annuellement au comité dentreprise un bilan sociallorsque leffectif habituel de lentreprise est au moins de trois cents salariés. Ainsi, dans un premier temps, sont concernées par cette obligation toutes lesentreprises soumises à la législation sur les comités d’entreprise, et qui, par ailleurs,totalisent un effectif d’au moins 300 salariés. En se référant à l’article L2321-1 du Code du travail on s’aperçoit que sont alorsconcernés « les entreprises industrielles et commerciales, les offices publics et ministériels, lesprofessions libérales, les sociétés civiles, les syndicats professionnels, les sociétés mutualistes, lesorganismes de sécurité sociale, à lexception de ceux qui ont le caractère détablissement publicadministratif, et les associations quels que soient leurs forme et objet », ainsi que « les exploitations,entreprises et établissements agricoles et assimilés et les organismes professionnels agricoles dequelque nature qu’ils soient ». Dans un second temps, le renvoi à l’article L2323-77 nous permet de voir que doiventaussi établir un bilan social les entreprises publiques qui sont tenues de constituer un CE ouune instance de représentation du personnel en tenant lieu, en vertu soit de dispositionslégislatives ou règlementaires autres que celles du Code du travail (cest le cas de la SNCF,dEDF, etc.), soit de stipulations conventionnelles (exemple :RATP) Pour finir, l’article 4 de la loi 77-769 instituant le bilan social ajoute que ces dispositionssont aussi applicables aux établissements publics de l’Etat et des collectivités locales, nonvisés aux articles L. 438-1 et L. 438-9 du code du travail ainsi quaux services de lEtat, dontles conditions de fonctionnement sont assimilables à celles dune entreprise. Pour ce qui est de la fonction publique, il était prévu que des décrets en Conseil d’Etatfixent les modalités d’application de cette législation. Ce n’est donc que progressivement quel’élaboration d’un bilan social y a été rendu obligatoire.C’est ainsi que, concernant la fonction publique hospitalière, le décret du 7 Octobre 1988 aétendu cette obligation de réalisation d’un bilan social aux établissements publics hospitaliers.Six ans plus tard, la fonction publique territoriale se voyait obligée par la loi « Hoeffel » du27 décembre 1994 à constituer et présenter un rapport au comité technique paritaire de lacollectivité, et ce, tous les deux ans. Vient enfin le cas de la fonction publique d’Etat, qui nous intéresse plusparticulièrement puisque c’est de cette catégorie que relèvent les universités, et donc parconséquent l’Université de Strasbourg. En l’espèce, et pour l’heure, aucun décret n’estencore paru. Cest-à-dire qu’aucun texte n’impose aux établissements relevant de la fonctionpublique d’Etat la constitution d’un bilan social.
  10. 10. Néanmoins, nous allons voir qu’en ce qui concerne les établissements d’enseignementssupérieurs, cette absence d’obligation réglementaire stricte de publication de bilan socialtend à s’estomper. En effet, il convient d’ajouter quelques précisions, du fait d’un contexte qui tend àvivement encourager, voire à imposer sous une forme alternative proche, les Universités àconstituer un bilan social. Les Universités y sont par ailleurs encouragées par les avantagesque constituent et procurent un tel document.Tant d’éléments qui tendent à faire de la réalisation du bilan social un phénomène croissantet de plus en plus généralisé. 2) Un contexte actuel propice à la généralisation du bilan social dans les universités Afin de mieux mesurer la généralisation du bilan social dans les Universités, il convientde brièvement en retracer l’historique, avant d’en explorer la description du contexte et lesexplications.Le premier bilan social réalisé par une Université date de 1994-1995, élaboré par l’UniversitéNancy 2. Suite à quoi, d’autres universités ont commencé à considérer les avantages de cetoutil novateur de gestion des ressources humaines, et à en publier elles aussi à partir de1998-1999.A l’heure actuelle, la majorité des Universités réalisent un bilan social. Cette démocratisationde la pratique ne s’est pas faite par hasard ou sans raison. En effet le contexte y estparticulièrement propice.Parmi ces explications, commençons par l’élément qui a sans doute le plus influer, à savoir laloi relative aux Libertés et Responsabilités des Universités. En effet, l’impact de cette loi n°2007-1199 du 10 Août 2007 sur l’évolution des publications de bilans sociaux, s’explique parle fait que plus qu’inciter et encourager les Universités à la publication du document « bilansocial », elle leur a imposé, dans son article 16, la réalisation d’un document s’enrapprochant fortement.En effet cette loi, tout en rendant obligatoire la création d’un comité technique paritairedans chaque établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP),prévoit et impose, dans son article 16 que ce comité technique paritaire soit « consulté surla politique de gestion des ressources humaines de l’établissement », ajoutant qu’ « un bilande la politique sociale de l’établissement lui est présenté chaque année ». Disposition enconformité avec l’article L951-1-1 du code de l’Education prévoyant la présentation annuelled’un tableau de politique sociale de l’établissement.Ainsi, du fait de cette différence de dénomination, bien que n’ayant en théorie pasl’obligation de réaliser un « bilan social », dans la pratique, le devoir de présenter au CTPchaque année un bilan de la politique sociale de l’établissement, pousse les universités àdécider de réaliser un bilan social qui satisferait à ce devoir d’information du CTP, tout enfournissant un outil de gestion des ressources humaines aux avantages nombreux, ets’adressant tant au niveau interne qu’ externe.
  11. 11. De plus, il est évident que l’autonomie grandissante des universités depuis ces dernièresannées impose que ces dernières disposent de moyens de gestion, de pilotage et d’analysesuffisants et efficaces. Le bilan social y contribuant dans les entreprises et autresétablissements concernés par l’obligation légale, il n’est pas surprenant que des universitésde plus en plus autonomes y voient elles aussi un intérêt.C’est ainsi quen autres raisons, suite à la loi relative aux Libertés et Responsabilités desUniversités, et notamment son article 16, on aboutit assez logiquement à une« démocratisation » de la pratique au sein des Universités.Avant cela, la Direction de l’Enseignement Supérieur recommandait déjà à tous lesétablissements de réaliser un bilan social. Mission qui était parfois inscrite dans le contratquadriennal, contrat liant l’établissement au ministère.Par ailleurs, l’autonomie aidant sans doute, les Universités deviennent de plus en plussoucieuses de leur image, souhaitant améliorer et entretenir leur visibilité et attractivité.Etant donné que le bilan social est un document accessible à tout un chacun et quil contientdes données habituellement réservées aux sphères dirigeantes, sa publication volontaireconfère aux Universités émettrices une impression de transparence et de communication,favorable à leur image et à leur visibilité. N’ayant en apparence « rien à cacher », cela laissesupposer au lecteur un bon fonctionnement de l’établissement, et inspire confiance.On peut aussi faire référence au concept de Responsabilité Sociale (ou sociétale) desOrganisations/ Entreprises (RSO/RSE), sorte de concept de développement durable, ôcombien dans l’air du temps, appliqué/décliné au monde de l’entreprise, notamment autravers de la norme ISO 26000 publiée le 1er Novembre 2010. Le principe de cette normeinternationale est de fournir aux organisations des lignes directrices (pas d’obligation donc)en matière de responsabilité sociétale, et ce, au travers de 7 grands thèmes, dont l’un intitulé« relations et conditions de travail ». (cf. annexe 7b)Aussi, au vu de la définition du bilan social, à savoir un document réunissant les principalesdonnées sociales de l’organisation, et n’étant pas complètement obligatoire dans lesuniversités, on peut considérer qu’en en réalisant un, les Universités assument leurresponsabilité sociale. Ce qui, indéniablement, ne peut être que positif pour leur image.Dans la même idée, on peut citer le concept de bilan sociétal, mis en place en 2002 par leCentre des Jeunes Dirigeants et des acteurs de l’Economie Sociale (CJDES). Ainsi, par unedémarche volontaire, cet outil permet de mesurer les performances sociales,environnementales et citoyennes de l’entreprise au travers de 15 critères. (cf. annexe 7a) A ces points positifs, s’ajoutent les fonctions et objectifs multiples de ce document, qu’ilconvient de détailler.
  12. 12. B) Un document aux fonctions et objectifs variés 1) Un outil de communication et d’informationLe bilan social, de par son contenu, sa forme et le message qu’il transmet, constitue un outild’information, de communication, et de transparence. Ces caractéristiques étant liées lesunes aux autres nous en démontrerons de façon globale les origines.L’objectif premier du document est de fournir aux acteurs impliqués dans la vie del’établissement, qu’ils soient internes à l’université ou non, une information objective, carchiffrée et se basant sur des sources fiables. Information structurée au moyen d’uneprésentation par thème sur la situation sociale de l’établissement.Tout comme un bilan comptable se doit d’être neutre, équilibré et fidèle à la réalité, un bilansocial se doit de veiller à ne pas orienter le lecteur dans sa lecture, et à ne pas montrer unevision manichéenne des choses.Tout éventuel jugement de valeur, positif ou négatif, est proscrit d’un bilan social. Même si laneutralité totale n’existe pas, les données chiffrées issues de sources fiables garantissent uneinformation ne laissant guère de place à la dissimulation. Les chiffres étant censés permettreà eux seuls de dégager les forces et faiblesses de l’organisation.Comme on l’a précédemment évoqué, le bilan social, à la différence d’autres documents RHplus généralement adressés aux professionnels et dirigeants, a la particularité d’êtrelibrement accessible et adressé à tous. Le bilan social étant généralement diffusé à la foissous forme électronique, et sous sa forme papier.Ce désir de le rendre accessible transparait dans sa mise en forme qui veille à délivrer lesinformations de façon synthétique, au travers de tableaux et graphiques, et tant que faire sepeut de façon « ludique » et accessible à l‘individu lambda, non spécialiste du domaine desressources humaines. On retrouve bien ici l’idée de transparence et de communication.La réalisation d’un bilan social qui nécessite le concours de nombreux intervenants, ainsi quele mode de diffusion et les informations contenues par le document participe à créer unsentiment d’appartenance.En effet la lecture du document peut permettre à certains acteurs de prendre connaissancede facettes du fonctionnement de l’organisation ou de l’existence d’autres acteurs, qu’ilsignoraient jusqu’alors. Il existe par exemple une rubrique consacrée aux actions sociales etculturelles, dont la lecture sera sans doute l’occasion pour certains personnels de découvrirdes activités ou prestations dont ils n’avaient jusqu’ici jamais su pouvoir profiter. 2) Un outil de négociation Le bilan social en fournissant des données chiffrées, fiables et objectives sur l’ensembledu personnel d’un établissement permet de donner des bases solides sur lesquelles il estpossible de s’appuyer dans différentes situations de négociations ou de discussion.
  13. 13. Cela peut notamment être le cas lors des discussions avec les partenaires sociaux ouencore lors de « négociations » avec le ministère.En effet, par exemple, lors de la signature du contrat quadriennal, les données précisesfournies par le bilan social, et a fortiori les comparaisons dans le temps, peuvent permettreau chef d’établissement de consolider son argumentaire lors de la demande d’augmentationou de meilleures allocations de moyens par le ministère. Et ce, en arguant par exemple des« carences » éventuellement mises en lumière par le bilan social, afin de prouver la légitimitéet nécessité de sa demande. Rappelons que le contrat quadriennal est un contrat conclu entre, d’une part, le ou laministre de l’enseignement supérieur et de la recherche, et d’autre part, le Président del’Université.C’est un document par lequel les deux parties s’engagent, l’Université d’une part à atteindreles objectifs fixés, et d’autre part le ministère à accorder les moyens aidant à les atteindre.Le contrat quadriennal ayant cours actuellement à l’université de Strasbourg, et signé parValérie Pécresse et Alain Beretz a été établi pour les années 2009 à 2012. De la même façon, on peut aisément penser que les composantes et services del’Université, soient tentés de se servir de ce document pour appuyer et justifier leursdemandes lors du dialogue de gestion.De façon générale, on peut définir le dialogue de gestion comme un processus d’échange quiexiste entre un niveau administratif et les niveaux administratifs qui lui sont subordonnés.Processus au cours duquel chaque composante et service formule des souhaits relatifs auvolume de moyens mis à sa disposition, en fonction des objectifs qui lui sont assignés parl’Université.Ainsi, contrat quadriennal et dialogue de gestion sont deux processus assez similaires.Les données transmises permettent donc aux composantes et services de se comparer entreeux, mais aussi de comparer leur propre situation d’une année sur l’autre. Ce qui peut parexemple faire naitre des revendications si l’une ou l’autre de ces entités jugent la répartitiondes moyens déséquilibrés, ou constate une évolution défavorable des moyens alloués. Comme tout nouvel outil, il est évident qu’un temps d’adaptation et d’appropriationsera nécessaire à chacun pour réellement et concrètement se l’approprier et l’exploiter aumieux.Il ne suffit pas qu’il soit mis à la disposition de chacun pour qu’immédiatement il soit adoptéet utilisé par tous. D’où l’importance de le pérenniser, et de persévérer, malgré leséventuelles scepticismes et réticences de chacun face à tout changement. 3) Un outil de gestion et de planificationOutre être un outil de négociation, le bilan social, en fournissant une base d’information àlaquelle se référer, est également un outil d’aide à la prise de certaines décisions et depilotage.Bien qu’étant par essence un document rétrospectif, le bilan social, en dressant un portraitde la situation d’un établissement à un moment précis et passé, sorte d’inventaire desfonctions humaines et sociales, sert de base pour mieux prévoir l’avenir.
  14. 14. Car comme l’a dit Marc Bloch, historien, « Lignorance du passé ne se borne pas à nuire à laconnaissance du présent : elle compromet, dans le présent, laction même ».Ainsi, disposer d’informations précises sur la situation passée et présente permet de décelerles éventuels points à améliorer ou à modifier, fixer de nouveaux objectifs, ou encoreanticiper les évolutions futures, et donc agir en conséquence.En résumé, de par la large vision sur la situation qu’il fournit, le bilan social est aussi un outilde prévision, qui permet de ne pas être pris au dépourvu et incite à développer une politiquede gestion des ressources humaines tant à court et moyen terme qu’à long terme.Par ailleurs, le bilan social se trouve être un outil très utile, bien qu’insuffisant à lui seul, dansle cadre de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, notamment dans laphase nécessaire de « diagnostic de l’existant ».Par ailleurs, le bilan social ne doit pas être considéré comme une occasion de « vendre » sonuniversité et d’en vanter les prouesses. Réciproquement il faut tout de même prendre gardede ne pas volontairement insister sur des informations susceptibles de créerincompréhension et d’attiser les « jalousies », ni de souligner des éventuelles anomalies. Après avoir présenté le concept de bilan social de façon plutôt générale, il paraitnécessaire de décrire plus précisément le cas du Bilan Social de l’Université de Strasbourg,du fait du contexte particulier. C) Le premier bilan social de l’Université de Strasbourg : un contexte particulierLe bilan social en cours d’élaboration à l’Université de Strasbourg, du fait du contexte qu’onrappellera, a plusieurs spécificités par rapport à d’autres bilans sociaux.Ces spécificités sont autant d’éléments à prendre en compte lors de l’élaboration, puisquede ces caractéristiques et de ce contexte particulier vont dépendre les choix deconstruction, rédaction et diffusion de ce document.Dans le cas du bilan social de l’Université de Strasbourg, il est important de garder à l’esprit,tant du côté des « rédacteurs » que des lecteurs, qu’il s’agit du premier bilan social del’établissement depuis la fusion. Aussi, même si avant la fusion de 2009, les Universités MarcBloch (2002-2006 et 2006-2008) et Louis Pasteur (2007) s’étaient prêtées à l’exercice derédaction d’un tel document, du fait de la fusion et des changements qui l’accompagnent, ilserait erroné de considérer le bilan social de l’Université de Strasbourg comme la continuitédes bilans sociaux déjà publiés par des universités, anciennement indépendantes, lacomposant désormais.Comme pour tout projet n’ayant pas eu de précédent, il convient alors de poser lesbases/fondations.En effet, on ne construit pas la première édition d’un bilan social de la même façon que leséditions suivantes, le modus operandi diffère et évolue au fil des publications.
  15. 15. L’ampleur du projet impose de ne pas se lancer sans réflexion préalable, et l’importance debien définir les objectifs du bilan social, et d’en fixer les limites, est d’autant plus grande dansle cas d’une première édition. L’importance de la tâche également donc.En effet, le but du document étant à terme de devenir pérenne et de permettre descomparaisons dans le temps, il est évident que les choix faits lors de la première édition d’unbilan social influeront notablement sur les éditions suivantes. Changer la structure, lecontenu ou tout autre élément, d’une année sur l’autre, enlèverait toute son utilité audocument, et d’un point de vue pratique, impliquerait une tâche de travail supplémentaire etinutile/non nécessaire chaque année.C’est pourquoi il faut prêter une attention si importante au travail de réflexion et deconception. Le temps passé à cette tâche la première année, sera autant de temps « gagné »les années suivantes. Il convient de réfléchir sur le long terme.Le recueil des informations est également plus compliqué lors d’une première édition que lessuivantes, puisqu’il faut trouver les bons interlocuteurs capables de transmettre les donnéesrequises.Aussi, au vu de l’importance du travail demandé la première année, il parait plus sage derester assez modeste quant au volume du contenu, cest-à-dire de ne pas vouloir forcémentdétailler absolument tout, dés la première édition.Il est effectivement probablement préférable de se limiter dans un premier temps à uncertain nombre d’indicateurs contenant les informations essentielles, présentées de façonclaire et facilement compréhensibles, plutôt que de vouloir donner le maximumd’informations en risquant de perdre en lisibilité et en fiabilité des données.L’idée du premier document étant de dresser les fondations, avec les éléments essentiels àson bon fonctionnement, avec pour mission pour les éditions ultérieures de l’étoffer afin dele rendre de plus en plus complet.Comme le dirait le dicton, dans le cadre d’une première édition, « le mieux est l’ennemi dubien », donc mieux vaut privilégier la qualité à la quantité.C’est en tout cas le choix qui a été fait au sein de l’Université de Strasbourg. L’autre élément particulier du contexte de création de ce bilan social, tient au fait quela fusion des 3 universités ( Louis Pasteur, Marc Bloch, Robert Schuman) est un phénomènerelativement récent, qui a eu pour effet de créer une entité de taille particulièrementimportante, puisqu’étant en chiffres la plus grande université de France.Aussi, du fait des identités respectives fortes des 3 anciennes universités, et de l’importancede l’effectif de l’actuelle Université de Strasbourg, on peut douter de l’existence pourl’instant d’un réel sentiment d’appartenance à ce grand ensemble.Des documents tels que le bilan social, de par sa transparence et sa couverture large de tousles types de populations travaillant au sein de l’ensemble des composantes et services del’Université de Strasbourg, sont autant de moyens de tenter de fédérer les personnes ytravaillant, développer leur sentiment d’appartenance, en leur communiquant desinformations qui les concernent de façon claire.Réaliser un bilan social au sein de l’Université de Strasbourg est donc l’occasion de donnerune image d’ensemble pour la première fois, de transmettre des données sur des
  16. 16. composantes de manière indifférenciée, faisant fi des cloisonnements passés. Tous lesdomaines étant couverts, la comparaison y gagne en intérêt.Le document est donc d’un grand intérêt aussi pour communiquer avec l’extérieur, afin degagner en visibilité, et donner l’image d’une université unifiée, transparente et dynamique.Le bilan social de l’Université de Strasbourg étant très attendu, il est de la volonté del’Université de Strasbourg d’en faire une action de communication en le diffusant largement.Mais avant den arriver à cette ultime étape, dautres étapes sont à soigner, nous allons doncles présenter.
  17. 17. Partie 2:Préparation etconception du bilan social
  18. 18. PARTIE 2 : PREPARATION ET CONCEPTION DU BILAN SOCIAL Comme nous l’avons expliqué, au travers de sa définition dans la première partie, le bilansocial est un projet long et ambitieux dont la réalisation nécessite une planification matérielleet temporelle des différentes étapes, de nombreuses réflexions préalables concernantnotamment le choix du contenu et du plan, ainsi que le concours de différents intervenants.Tant d’éléments que nous veillerons d’aborder dans cette deuxième partie. "Ce qui se conçoit bien sénonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément" Nicolas Boileau A) Un projet nécessitant planification 1) En amont, une indispensable prévision Au vu de l’ampleur du projet, il convient de ne pas s’y atteler/aventurer sanspréparation.Ainsi il est indispensable de savoir dès le début le résultat auquel on souhaite aboutir.Et ce, tant au niveau du fond que de la forme. Concrètement, la question du contenu, quellesinformations souhaite-on délivrer afin qu’il soit un document utile et utilisé? Mais aussi de lamise en forme, le plan, comment organiser et hiérarchiser ces informations ?Une fois le résultat final à atteindre clairement défini, on peut alors objectivement dresser laliste des tâches à accomplir pour y parvenir. En outre, il faut garder à l’esprit qu’il est bienévident qu’à ces éléments théoriques prévisionnels, s’y ajouteront d’autres imprévus etretardant, au cours de la réalisation, quand théorie et réalité se confronteront. Voyons unaperçu des tâches à accomplir.Il faut donc commencer par choisir les thèmes et chapitres qui composeront ledocument. On peut alors s’inspirer d’autres bilans sociaux déjà réalisés reprenantgénéralement les 7 thèmes visés par l’article L2323-70 du code du travail, à savoir, « l’emploi,les rémunérations et charges accessoires, les conditions de santé et de sécurité, les autres conditionsde travail, la formation, les relations professionnelles ainsi que sur les conditions de vie des salariéset de leurs familles dans la mesure où ces conditions dépendent de l’entreprise ».Après quoi il faut encore définir les données chiffrées que l’on souhaite faire figurer,c’est alors l’étape du choix des indicateurs. En fonction des données choisies, il faudras’assurer de leur disponibilité, en en faisant la demande à l’interlocuteur approprié,puis enfin vérifier leur « fiabilité ».Une fois les informations collectées et validées, il s’agira de les mettre en forme et de lescommenter sous la meilleure présentation possible.
  19. 19. Le projet s’étalant sur plusieurs mois, il faut prendre garde à ne pas s’enliser, d’autant que,les informations contenues dans le bilan social devenant rapidement obsolètes, un retard depublication n’est pas vraiment envisageable.Ainsi, pour veiller au bon avancement du bilan social, ne pas sous-estimer la charge de travailrestante et ne pas se laisser dépasser par la variable temps, au sein du bureau du contrôle degestion du département études et développement, il a été décidé de suivre et consigner aumaximum les avancées.Pour se faire, chaque démarche entreprise est renseignée dans un tableau d’avancement.Toutes les dates, passées et prévisionnelles y figurent. Par exemple, la date de réalisation duplan, de sa validation, la date d’envoi de mail aux personnes et services devant noustransmettre des données, la date de réception espérée, la date de réception effective. Lesdates et compte-rendu de rendez vous. Les impératifs de bouclage, en tenant compte desdélais d’impression et de l’échéance à tenir, à savoir, la présentation en comité techniqueparitaire, normalement à la fin du mois de Juin.De la même façon des réunions de suivi ont eu lieu pour faire le point sur l’avancement,réajuster la liste de tâches restant à accomplir en fonction des avancées réalisées etéventuels imprévus intervenus entre temps.Tant d’étapes qui ont jalonné la réalisation du bilan social de l’Université de Strasbourg, etque nous allons examiner plus longuement, et de façon chronologique, au fil du mémoire. 2) Une nécessaire détermination préalable du contenu Comme on l’a dit précédemment, la liste des informations devant apparaitre dans lebilan social a été fixée par décret d’application au fur et à mesure pour les entreprises,établissements de la fonction publique hospitalière puis territoriale. On retiendra notammentcomme référence le décret n° 77-1354 du 8 décembre 1977 fixant la liste des informations,thèmes et indicateurs, devant figurer dans le bilan social d’entreprise et d’établissement,conformément aux 7 thèmes cités par l’article L2323-70. (cf. annexe 6)Or dans le cas de la fonction publique d’Etat, et donc des Universités, aucune listed’éléments obligatoires n’existe. En l’absence d’obligation réglementaire stricte, lesétablissements peuvent ainsi réaliser un bilan social de façon plus personnalisée, adapté enfonction de leurs besoins, de l’orientation qu’ils souhaitent donner à leur document, et de laqualité des informations qu’ils détiennent.Toutefois, dans la pratique, malgré cette liberté, c’est bien à ces 7 thèmes que se réfèrent lesuniversités lorsqu’elles commencent par déterminer le contenu qui figurera dans leur bilansocial.Aussi, nous allons donc présenter ces sept items, tels qu’ils sont initialement présentés par ledécret d’application. Même si nous verrons ensuite que, dans le cas du bilan social del’Université de Strasbourg, des choix différents ont parfois été faits concernant la structuredu plan. La partie emploi est la partie la plus conséquente, puisqu’à elle seule elle regroupel’essentiel des informations concernant les emplois et effectifs. Ces derniers seront bien
  20. 20. évidemment détaillés en fonction de différentes variables tels que le type de population, lecorps, la composante ou service d’affectation, l’âge, le genre, titulaires ou contractuels,personnels en situation de handicap… Suite à quoi on pourra réaliser des pyramides desâges afin de donner un aperçu de la démographie de l’établissement et de la répartitionhomme-femme.Cette partie informe également sur les mouvements des personnels en présentant parexemple les arrivées, départs, promotions ou autre.De même c’est aussi dans cette partie qu’on doit en théorie trouver les informationsrelatives aux absences. La partie rémunérations et charges accessoires donne un aperçu de la grille derémunérations, des principales primes allouées, et ainsi nous informe de la masse salariale del’établissement. De même on trouve, les données concernant les heures complémentairesd’enseignement réalisées. Il convient dans cette partie plutôt sensible de traiter les donnéesde chaque population de façon identique, cest-à-dire de ne pas donner plus (ou moins)d’informations et de détails pour une population qu’une autre. La partie Hygiène et sécurité peut être introduite par une présentation desdifférents acteurs concernés, puis détaillera ensuite si possible les dépenses en la matière, lesaccidents de travail et de trajet, le nombre de réunions CHSCT… Les quotités de travail et données relatives à la médecine du travail sont en principeévoquées dans la partie nommée « Conditions de travail ». Les dépenses, volume et détails des formations réalisées sont, sans surprise, compilésdans la partie Formation. La partie relations professionnelles présente les différences instancesinstitutionnelles de l’établissement, leur rôle, composition et nombre de réunions. Parailleurs, on trouve aussi les informations relatives aux conflits et contentieux. Pour finir, les dépenses en matière d’œuvre sociale et culturelle sont évoquées dansla partie autres conditions de vie relevant de l’entreprise/actions culturelles etsociales, présentant les différentes actions et prestations accessibles au personnel. En quelque sorte on peut résumer cela par tout d’abord une présentation du capitalhumain, pour ensuite aborder un aspect plus fonctionnel/institutionnel. N’ont été ici cités que les éléments qu’il a effectivement été décidé d’inclure au bilansocial de l’université de Strasbourg, présentés en fonction des 7 catégories du décret. Cependant, une fois le contenu défini, il reste encore à le recueillir et l’organiser,cest-à-dire à trouver les bons interlocuteurs et le plan le plus adapté. Nous allons voirconcrètement ce processus au sein de l’Université de Strasbourg.
  21. 21. B) Structuration du plan et recueil des informations 1) La recherche d’un plan pour structurer et valoriser l’ensemble Bien qu’il soit possible de réaliser un plan suivant scrupuleusement la répartition etles intitulés proposés par le décret du 8 décembre 1977, il serait un peu simplificateur depenser que c’est systématiquement le cas. Et ce, du fait de l’absence d’obligation légale, quipermet aux universités d’adapter la structure et les données présentées dans leur bilansocial.Le plan finalement arrêté par l’Université de Strasbourg comprend 10 chapitres, reprenantles thèmes cités dans une répartition différente. (cf. annexe 8)L’observation et la comparaison des plans choisis par d’autres universités fut d’ailleurs l’undes points de départ de notre réflexion et recherche d’inspiration.A cette occasion, on constate et on confirme que la répartition n’est pas toujours la même.Ainsi il est fréquent que la première partie « Emploi et effectifs » soit finalementdécomposée en plusieurs chapitres du fait de la masse d’informations à y faire figurer. Eneffet, on remarque qu’en moyenne, cette partie Emploi représente la moitié voir les 2/3 dudocument.Dans un souci de clarté il nous a donc paru préférable de suivre l’exemple d’autresuniversités, tel que Lille 3 en 2009 et Marc Bloch à 2 reprises, de diviser toutes cesinformations en 4 chapitres, traitant respectivement des emplois, des effectifs, desmouvements et suivi des personnels, et enfin des absences et congés.Dans ces quatre premiers chapitres, il a été choisi de garder un même découpage, cest-à-dire en séparant la population enseignante de la population non-enseignante (BIATOS:Ingénieurs, administratifs, techniciens, ouvriers et personnel de service) puis d’affiner ledécoupage en différenciant à l’intérieur de ces deux groupes les types de population.La population enseignante détaille donc les différentes informations, dans l’ordre,concernant: les personnels enseignants chercheurs, les enseignants chercheurs hospitaliers universitaires, les personnels enseignants du second degré, ainsi que pour la partie Effectifs: les enseignants non titulaires, en séparant: ceux sur mission reconnue comme permanente par le conseil d’administration, les enseignants contractuels hospitaliers universitaires, puis enfin les autres enseignants contractuels de l’Université).Parallèlement à cela, les BIATOS se séparent en: personnels Ingénieurs Techniques, administratifs de Recherche et Formation (ITRF), personnels administration de léducation nationale et de lenseignement supérieur (AENES), personnels des bibliothèques et des musées,
  22. 22. personnels médicaux et sociaux, personnels contractuels.On note que la population enseignante est présentée avant la population non enseignante. Ilsemblerait que la population enseignante, et en son sein, les enseignants chercheurs, soientun peu la vitrine de l’université, ou du moins une population qu’il convient de traiter avec lesplus grands égards.Dire que tous ces découpages ont été opérés par ordre décroissant d’importance seraitexagéré, mais il est néanmoins vrai qu’on remarque une certaine « hiérarchie » dans leclassement. Par exemple, à l’intérieur de ces différents découpages, on remarque que lespopulations, et les corps qui les composent sont généralement classés en commençant parles niveaux les plus « élevés ».Toutefois, ici rien de remarquable ni de surprenant ou révoltant, puisque c’est un choixpartagé par la grande majorité des Universités ayant réalisé un bilan social, et qui présenteindéniablement une certaine logique. Choix rendant la lecture des données et lescomparaisons plus compréhensibles et aisées que ne l’aurait permit un classement par ordrealphabétique par exemple.Après avoir présenté l’humain, c’est un aspect plus financier que l’on aborde dans unchapitre 5 dédié aux rémunérations, régimes indemnitaires et heures complémentaires.Lequel présente une grille de rémunération générale ainsi que les données relatives auxdifférentes primes et subventions versées par l’Université à certains personnels.Autre élément de ce chapitre susceptible de comprendre des informations « sensibles » etde prêter à comparaison, les heures complémentaires d’enseignement attribuées dans lesdifférentes composantes.La suite du document, contient plus d’informations rédigées que chiffrées, contrairement aux5 premiers chapitres.En effet, les parties suivantes nécessitent une présentation initiale des différents acteurs,instances et actions. Se contenter de livrer le nombre de réunions, d’actions, ou autres sansen donner préalablement le sens ne serait que de peu d’utilité. A plus forte raison quand onsait que le document ambitionne de s’adresser et d’être utilisé par le plus grand nombre.Aussi, la suite du plan ne comporte pas beaucoup de différences avec le plan traditionnelpuisque le chapitre 6 évoque bien actions et actions réalisées en matière d’hygiène et desécurité. Le chapitre 8 présente les stages assurés au cours de l’année Le chapitre 9 traitedes relations professionnelles et enfin le dernier aborde les actions culturelles et sociales.La seule différence intervient donc au niveau du chapitre 7, puisque ce chapitre et consacréau service de médecine de prévention des personnels, séparation non prévuetraditionnellement. C’est un choix qui avait également été réalisé précédemment parl’Université de Haute Alsace dans son Bilan Social 2009. Par ailleurs, afin de faciliter la compréhension de l’ensemble, une partie « clefs pourcomprendre » est introduite au début de chaque chapitre afin d’en délivrer les principalesdéfinitions et résumer les chiffres clés à retenir.
  23. 23. Dans la même idée une page « pourquoi le bilan social » expliquant l’apparition, ladéfinition et l’utilité d’un bilan social dans une université apparait dès les premières pages dudocument, au côté d’un rappel des principales données à connaitre sur l’université deStrasbourg en guise de présentation. 2) Une indispensable coopération entre différents interlocuteurs Comme on l’a vu, le bilan social couvre un large éventail de thématiques. Ceci est d’ailleursà l’image du service ressources humaines, qui se divise lui-même en divers départements auxmissions variées mais néanmoins complémentaires et interdépendantes.Ainsi, ce document synthétisant la situation sociale de l’établissement, est une sorte desymbole de cette coopération entre les différents acteurs de l’Université de Strasbourg, duservice Ressources Humaines, mais aussi au delà.En effet, au vu de la variété des informations nécessaires à l’élaboration du bilan social il estévident qu’il a fallu recueillir les données auprès de différentes sources. Comment ce recueil de données s’est il effectué dans le cas du bilan social del’Université de Strasbourg ?Les parties emplois et effectifs ont majoritairement pu être réalisées grâce à un tableau déjàexistant (mis en forme pour le dialogue de gestion 2010) recensant les données nécessairesà l’établissement des tableaux prévus pour ces parties du bilan social. Tableau qui nous futtransmis par le service d’aide au pilotage.Il convient de faire une brève présentation et explication de la façon dont sont généralementobtenues les informations en matière de ressources humaines. En effet, à l’Université deStrasbourg, comme dans d’autres Université, un logiciel d’harmonisation de la gestion despersonnels, nommé « Harpège » est utilisé pour enregistrer de nombreuses informationsrelatives au personnel. Base de données essentielle, permettant la gestion des emplois et despostes, donnant l’historique des agents à bien des niveaux (contrats, carrières, absences,modalités de service, congés…) et bien d’autres fonctionnalités utilisées par le service desressources humaines. (cf. annexe 10)Ainsi, c’est de cette base de données que sont extraites de nombreuses données relativesaux agents. Et ce, grâce à un autre logiciel et outil de gestion, appelé Business Objects,permettant de construire des requêtes et extractions en fonction de critères déterminéespar l’usage.L’évocation de ces logiciels, bien qu’un peu complexe, technique et éventuellementrébarbative pour une personne extérieure, est nécessaire afin d’expliquer l’importance de laqualité et fiabilité de cette base de données Harpège, sans quoi, tous les travaux réalisés ens’appuyant dessus ne serait pas fiables. Notamment le bilan social donc. C’est une tâche quirevient au bureau qualité, du département études et développement, qui veille à lafiabilisation de la base de données.
  24. 24. D’autres interlocuteurs du service Ressources Humaines ont apporté leur concoursen transmettant des données.Parmi eux, le bureau de la mobilité et le bureau de la Commission Paritaire d’établissementnous ont fourni des informations sur les mouvements, avancements, ainsi qu’uneprésentation de leurs rôles respectifs.Le bureau de la formation ainsi que l’assistance sociale de l’Université de Strasbourg en firentde même.Des données nous furent également transmises concernant l’hygiène et la sécurité (ACMO),les heures complémentaires (Service d’aide au pilotage), médecine de prévention despersonnels, et les actions culturelles et sociales (SPACS).La direction de la finance nous a quant à elle transmis tout ce qui était relatif auxrémunérations et primes.Toutes ces informations ont été obtenues à la suite d’échanges par mails ou d’entrevues.« L’inconvénient » de devoir faire appel à d’autres interlocuteurs réside dans le fait quel’avancement de la mise en forme du bilan social devient dépendante de la vitesse à laquelleles retours d’informations nous parviennent, ainsi qu’au fait qu’une fois les données reçues ilfaut se les approprier, bien les comprendre pour pouvoir réutiliser celles pertinentes etnécessaires dans le bilan social.En effet, la demande envoyée aux interlocuteurs énonçaient les éléments qu’il seraitappréciable de pouvoir faire figurer dans le bilan social, mais on ne leur demandait pas denous fournir directement un tableau construit et pouvant être présenté en l’état. Ce travailde reconstruction était pris en charge par le bureau du contrôle de gestion. Pour certainesparties il nous est arrivé de recevoir un fichier Excel de plusieurs pages, à l’information trèscomplète et détaillée, mais justement trop détaillée pour le bilan social. Il fallait alorsconstruire un nouveau tableau en y faisant figurer que les chiffres nécessaires.Du fait de cette tâche de mise en page postérieure, il apparut donc nécessaire de fixer desdélais. Tant de réflexions préalables et de travaux préparatoires, recueil de l’information quiconstituent l’étape essentielle de l’élaboration d’un bilan social, a fortiori d’une premièreédition. La bonne organisation et préparation du projet étant des éléments destinés à faciliterla réalisation concrète du document, et donc déterminant du résultat final. Etape deréalisation que nous allons aborder maintenant.
  25. 25. Partie 3: De laconception à la réalisation
  26. 26. PARTIE 3 : DE LA CONCEPTION A LA REALISATION A) Le processus de mise en forme et d’interprétation des donnéesIl est évident que la justesse des données est un élément primordial, mais néanmoinsinsuffisant à la bonne transmission de l’information.En effet, partager des données fiables, mais d’une façon complètement incohérente, illisibleou rébarbative n’aurait que peu d’intérêt puisque bon nombre de lecteurs seraient rebutéspar une présentation peu engageante et rendant la recherche et la compréhension desinformations transmises bien plus laborieuses Or cela irait à l’encontre de l’ambition du bilansocial de devenir un document de référence utilisé.Il est en effet bien connu, et ce dans de nombreux domaines, que « l’emballage » joue parfoisautant que le contenu.Susciter l’intérêt du public, être lisible ou encore donner une image favorable del’établissement sont quelques-uns des éléments qui dépendent en partie de la bonneréalisation de cette étape.Aussi il convient donc de soigner cette partie du projet, trop souvent sous-estimée, detravail de mise en forme des données.Quels furent les choix effectués en la matière pour cette première édition du bilan social del’Université de Strasbourg ?Il s’agissait de rendre le bilan social le plus pratique, attirant et lisible possible.Dans cette optique de compréhension et d’ergonomie, le choix d’un plan cohérent était unepremière étape afin d’aider le lecteur à retrouver facilement l’information qui l’intéresse. Demême, réutiliser le même découpage par population dans les premières parties, permet aulecteur de s’y retrouver plus facilement, puisque le classement ne varie pas d’un chapitre àl’autre.Afin d’être agréable à lire et « ludique », il convient de ne pas se limiter à l’utilisation degrands tableaux chiffrés risquant de lasser et décourager le lecteur. Aussi il vaut mieuxpréférer plusieurs tableaux de tailles moins imposantes présentant différentes variables detri, plutôt que de vouloir faire figurer tous ces critères dans un seul et même grand tableau."Trop d’informations tuent l’information" si l’on peut dire.Mais même dans ce cas, il demeure malgré tout important de ne pas se limiter à la simpleprésentation de données chiffrées en tableau.Il paraît en effet, nécessaire et intéressant de compléter les informations chiffrées brutes parune mise en valeur plus visuelle de ces données. Cest-à-dire, en y introduisant par exemplediagrammes circulaires plus concrètement parlant dans le cas de répartition d’effectifsnotamment ou encore pyramide des âges.De même, dans les parties plus « rédigées » présentant le fonctionnement d’un domaine(ex : hygiène et sécurité, formation, instances…), un effort de présentation se doit d’êtreapporté, pour ne pas livrer l’information d’un seul bloc peu attirant. Il est en effet possible de
  27. 27. structurer et faciliter la lecture, par exemple à l’aide de puces, tirets, flèches ou« organigrammes » censés schématiser les liens logiques entre différents éléments.A titre de remarques générales, on peut rappeler quelques « évidences ».Le document se doit d’être le plus lisible possible, ce qui passe donc par une présentationaérée, ainsi qu’une police de type et de taille choisi avec soin. En effet, tenter de réduire aumaximum le nombre final de page en « radinant » sur la taille de la police, ou en« compactant » les tableaux serait un choix peu judicieux et ce, même dans un soucid’économie. De la même façon, l’usage de la couleur lors de l’impression peut apporter unréel atout au rendu final du document, notamment en ce qui concerne les différentsgraphiques. Il convient de voir si le surcoût entrainé est justifié.Aux données chiffrées et graphiques doivent s’ajouter des commentaires explicatifs,éventuellement mis en évidence. Ces derniers ne doivent pas pour autant être omniprésents,mais il est évident que certaines notions se doivent d’être définies ou rappelées au préalablepour permettre une bonne compréhension des données de chaque chapitre. D’où l’intérêtnotamment des pages « clés pour comprendre » dont on a parlé un peu plus tôt.Pour ce qui relève de l’interprétation ou commentaire relatif aux données et non passimplement à des termes à définir, la prudence et la réflexion s’imposent.En effet, une fois nos premiers tableaux mis en forme, je me suis « essayée » à l’exercice ducommentaire de tableau. Exercice délicat s’il en est, tel est le constat que j’en fis. Et pourcause, ma première approche fut sans doute un peu « scolaire » (déformationprofessionnelle peut être) ou du moins trop « spontanée ». En effet, telle la vérité sortant dela bouche des enfants, des comparaisons entre différentes catégories, ou concernant larépartition hommes-femmes, ou titulaires/contractuels me venaient spontanément, commeje l’aurais fait lors d’un exercice de statistiques mathématiques.Or en l’espèce, les différentes populations sont loin d’être aussi homogènes et donc bienmoins comparables que dans un exercice théorique. De plus, il est certains éléments qu’il estplutôt sensible de pointer du doigt.Par exemple, insister sur un déséquilibre de répartition hommes femmes dans certainescatégories (titulaires, enseignants chercheurs par exemple), reviendrait à faire sous-entendre au lecteur qu’on donne moins leur chance/place aux femmes, ou qu’on hésite à lestitulariser. Or la réalité est souvent plus complexe que ne peut le laisser penser un simplepourcentage de répartition par exemple.Et comme on le sait, un « bilan » social, par définition se doit d’être neutre. Aussi il a étédécidé, pour celui de l’Université de Strasbourg, de ne pas réellement faire d’interprétationou de comparaison des données, mais de se limiter à des commentaires qui indiqueraient aulecteur comment lire le tableau à l’aide d’une phrase exemple contenant des donnéesextraites du tableau.On remarque à la lecture de nombreux bilans sociaux que tous les tableaux n’ont pasnécessairement besoin d’être soulignés de commentaires. Cela risquerait en effet d’alourdirl’ensemble, d’autant plus quand les mêmes types de tableaux sont réutilisés pour différentescatégories.
  28. 28. Certains établissements choisissent même de ne publier aucun commentaire du tout. Il n’y aen effet aucune obligation légale en la matière.Par ailleurs, puisqu’il s’agit ici de la première édition du bilan social, il est assez probable qu’ilcontienne et nécessite moins de commentaires que les éditions suivantes où lescomparaisons temporelles seront bienvenues, et sauront plus légitimement trouver leurplace que les comparaisons sectorielles.L’aspect « technique » de la mise en page ne mérite sans doute pas un long développement.On se contentera de préciser, que bien qu’il soit possible de réaliser les tableauxdirectement à l’aide de l’outil Business Objects, pour des raisons de commodités (mechargeant principalement de cette étape, et ne maitrisant pas les subtilités de cet outilcomplexe), nous avons privilégié une construction des tableaux (notamment tableaux croisésdynamiques à partir des extractions) sur le logiciel Microsoft Excel, suivi d’un transfert versWord où on procède à une mise en page plus « finie » et fidèle au rendu final en format A4.Le tout se devant, une fois qu’il n’y a plus de modification à apporter, d’être transformé enformat PDF, figé, pour l’étape de l’impression. B) Diffusion à grande échelle : l’aboutissement d’un projet ambitieuxUne fois, le document final validé vient létape finale, mais essentielle de la publication.Celle ci étant un préalable indispensable à la présentation devant la commission paritairedétablissement et le conseil dadministration.Commençons par préciser la volonté qui est celle de lUniversité de Strasbourg en matièrede diffusion, avant daborder laspect plus matériel et concret de la phase de publication. Après avoir fourni de nombreux efforts aux différentes étapes de la réalisation dubilan social, tant sur le fond que sur la forme, avec toujours le souci dattirer le lecteur etdêtre adopté par lui, il est normal de tenter de faire en sorte que sa publication ne passe pasinaperçue. Les instances politiques ont notamment leur rôle à jouer en la matière, témoignerleur soutien et leur intérêt dans le projet, afin dy apporter plus de poids et éviter quun teldocument ne retombe aussitôt dans loubli. Ceci permet en outre dafficher une apparenteunité et cohésion. Dans cette optique, le bilan social commencera d’ailleurs par un avant-propos signépar le Président de l’Université de Strasbourg, M. Alain Beretz, ainsi que par la directrice desRessources Humaines, Mme Marylène Oberlé. Aussi, il a été décidé de faire de la parution du premier bilan social de luniversité deStrasbourg, une "action de communication". On peut, en effet, comparer cela à une volontéde faire connaitre un nouveau « produit » jusqu’alors inexistant à l’Université de Strasbourget donc inconnu de beaucoup. Et ce, en le diffusant à grande échelle.En lespèce, une impression de 180 documents papier (reprographiés) a été prévue.De nombreux acteurs pourront ainsi se voir remettre un exemplaire, dans lespoir de les
  29. 29. impliquer et de les faire prendre part au projet. Il est, en effet, probable que chaquedestinataire apprécie dy être associé de la sorte.Puisquencore une fois, un tel document nest pas établi pour rester cantonné au service RH,mais au contraire il a tout intérêt à circuler le plus largement possible.Parmi les destinataires, on pense notamment tout d’abord aux 39 composantes formantl’Université de Strasbourg, critère constituant par ailleurs une variable de tri présente dansplusieurs tableaux.Gageons que ces dernières seront sans nul doute curieuses de prendre connaissance decertaines informations qui ne leur étaient jusqu’ici pas formellement délivrées.Par exemple, dans le cas des heures complémentaires effectuées, chaque composante étaitinformée de son propre total mais n’était pas tenue informée de la situation des autrescomposantes en la matière. Certaines informations peuvent donc être plus ou moinsdélicates à publier, et toutes n’ont pas forcément intérêt à l’être comme on l’a vu.De même, services et directions participant au bon fonctionnement de l’ensemble recevrontchacun un exemplaire du document.Mais au-delà des acteurs internes, une diffusion en externe sera également effectuée vis-à-visdes syndicats, au ministère de l’Education Nationale ou encore à bien d’autres partenaires del’Université.Par ailleurs, comme on l’a déjà dit, l’accès au document se voulant complètement libre (doncgratuit et facilement accessible), il sera également mis en ligne dans sa version électroniquesur le site Unistra, devenant ainsi consultable partout en France ou ailleurs.Procédé d’ailleurs utilisé par la très grande majorité des universités, et qui nous permisnotamment de consulter et comparer certains de leur bilan social au début de la premièrephase de conception.Internet, outil populaire s’il en est, témoigne bien du fait que le bilan social ne se limite pas àêtre un document "élitiste" réservé aux sphères dirigeantes.La première édition d’un document implique forcément un plus grand effort decommunication. Il est donc prévisible que les quantités de documents papier imprimés soientmoindres au cours des années postérieures. En parallèle, le bilan social tendant à s’étofferd’années en années du fait des comparaisons et du possible enrichissement continuel, il estprobable qu’il gagne en volume avec le temps.D’un point de vue matériel, l’impression d’un tel document, qui se doit d’être de bonnefacture, implique dêtre confiée à un service compétent et spécialisé dans ce domaine. Nousfirent donc appel au service de la Direction des Affaires Logistiques Intérieures (DALI), ettout particulièrement à son service imprimerie. Ce service avait l’avantage non négligeable denous proposer à la fois une prise en charge de l’impression du document fini mais aussi etsurtout, de mettre au profit de la couverture du bilan social le talent de ses infographistes.Ainsi, nous avons discuté des détails techniques concernant l’impression et fait part de nosenvies concernant la couverture. Cela dit, la liste de nos « exigences » fût brève puisqu’onaccorda finalement au graphiste en charge de notre projet, en quelque sorte « carte
  30. 30. blanche ». Il fallait simplement que la couverture soit en cohérence avec le type dudocument, c’est-à-dire, un document somme toute plutôt institutionnel. Pour autant nous nevoulions pas quelque chose de trop sobre ou insipide et déjà vu, qui se perdrait trop dans lamasse des autres documents publiés par lUniversité de Strasbourg.Le graphiste nous apprit qu’il existait une charte graphique à respecter pour la réalisationd’une couverture d’un document institutionnel. Par exemple, la position du logo ou certainstypes de police…On décida que le graphisme de la couverture serait repris pour chaque en-tête de chapitre.De même, est normalement prévue l’impression d’un feuillet mobile indépendant dudocument qui résumerait et reprendrait les principaux chiffres clés à retenir du bilan social. Ilserait alors glissé à l’intérieur du livret et permettrait aisément à chaque lecteur d’en avoirun aperçu.Très rapidement, un graphiste nous envoya une proposition de maquette. Celle-ci était desplus originales et dynamiques, alliant couleurs « flashy » à des formes géométriquesentremêlées, dans une sorte de mouvement d’explosion. (cf. annexe 11)Tant d’élément qui firent que bien que je ne m’attendais pas à une proposition aussioriginale, je l’appréciais d’autant plus. D’autres collègues partageaient cette impression, maisnéanmoins après réflexion et concertation, le service s’accorda sur le fait que c’était unejolie couverture, dont se dégageait une certaine « sympathie », mais sans doute passuffisamment adaptée au document. En effet, tant de couleurs et de « désordre » de formesdonnaient peut-être un côté un peu enfantin à l’ensemble, trop de "fantaisie", peu en phaseavec le concept de bilan social.Il nous fit tout aussi rapidement une seconde proposition de maquette qui cette fois fitl’unanimité au sein de nos bureaux. Camaïeu de bleu, rappelant par cette occasion le bleuUdS de l’établissement, ainsi que formes géométriques assez structurées. Comme vouspouvez en juger avec un aperçu sur la couverture de ce mémoire, et en annexe, cetteseconde fois l’impression se dégageant était plus celle de « structure et d’ordre »qu’auparavant, et donc plus conforme à la nature du document. (cf. annexe 12)Gageons que le résultat final soit à la hauteur des efforts fournis dans sa réalisation.
  31. 31. ConclusionA l’heure où le service s’affaire aux derniers ajustements du bilan social et à la veille de sonaboutissement et de sa parution, qu’est-il bon de retenir de cette expérience et de cedocument ?Que se passe-t-il après ?Comme je l’ai déjà dit et tenté d’en faire la preuve, le bilan social est un outil de gestion (sion lui laisse sa chance et lui accorde l’intérêt qu’il mérite) dont chacun peut retirer unbénéfice, différent selon les acteurs.Culture commune, aide au pilotage, positionnement de chacun dans l’ensemble desstructures, sources d’améliorations du travail interne sont quelques-unes de ses vertuspotentielles.Il est important que ce lourd travail et cette démarche ambitieuse d’élaboration de bilansocial soient soutenus et portés par la direction. Il s’agit ici d’un réel projet d’établissement,et non pas d’un document de service.L’accueil qui sera réservé à cette édition est difficilement prévisible.Mais quel qu’il soit, il est important d’envisager la suite du processus enclenché par cettepremière parution en conservant la même conviction et ambition.En effet, un tel document, s’il se limite à une seule édition, perd grandement de tout sonintérêt. Se pose alors la délicate mais nécessaire question de sa pérennisation. Quels en sontles pré-requis et intérêts ?Il est important de communiquer le mieux possible pour que la communauté universitaire enperçoive l’intérêt et s’y engage.De même il importe que l’équipe en charge du projet reste mobilisée et se transmette lesavoir et savoir-faire nécessaires à l’élaboration de ce document à part entière. Cela passenotamment en consignant les étapes par écrit, une sorte de manuel d’explication, un guidequi permette de reproduire le processus, même en cas de changement de personnel dansl’équipe.Enfin il faut aussi continuer à veiller à la fiabilité des bases de données.La continuité et la constance des parutions de bilan social permettront de voir les évolutionspassées, anticiper les évolutions futures et ainsi procéder à des ajustements ou choix degestion. Cela aidera aussi l’établissement à dresser le compte-rendu de la situation et desactions et efforts entrepris, par exemple auprès du ministère, lors de la signature du contratquadriennal.Lexpérience a prouvé que tout ne se déroule pas toujours aussi aisément ou rapidementque prévu. Aussi, bien que certains éléments du document puissent peut-être être jugésmanquants ou "décevants" pour linstant, il faut garder à lesprit quune première expériencepermet à chacun dapprendre, de découvrir les éventuelles failles dorganisation et de lescorriger par la suite.
  32. 32. En un sens, les difficultés daujourdhui nous poussent à prévoir des solutions pour demain etdonc, gageons-le, à saméliorer au fil du temps. Réflexion tout aussi valable pour lélaborationdu bilan en lui-même que pour les données quil contient, susceptibles de mettre en lumièredéventuels points à améliorer au sein de lUniversité de Strasbourg.Quoiquil en soit, suivre et participer à la mise en place dun tel projet, être le témoin de sonévolution, des prémices à laboutissement a été riche dapprentissage et dintérêt.Enfin, voir limplication dont a fait preuve, notamment le Département Etudes etDéveloppement dans la réalisation du Bilan Social me pousse à espérer que laccueil qui luisera réservé par le monde universitaire et au-delà, saura également être à la hauteur decette implication.

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