Dokumen tersebut menyenaraikan beberapa masalah yang dihadapi oleh INTAN, termasuk proses tawaran dan pengesahan kehadiran kursus yang memakan masa, arahan penggunaan sistem EPSA yang kurang berkesan, dan pengurusan stor serta sistem kad perakam waktu yang kurang sistematik dan kerap rosak. Kumpulan Zoom akan menganalisis masalah-masalah tersebut untuk memilih satu projek untuk diselesaikan.

1. KUMPULAN ZOOM

4. PENDAHULUAN
CARTA ORGANISASI JPA
KETUA PENGARAH
PERKHIDMATAN AWAM
PROGRAM PERANCANGAN
SUMBER MANUSIA & HAL
EHWAL KORPORAT
PROGRAM OPERASI SUMBER
MANUSIA
TIMBALAN KETUA
PENGARAH PERKHIDMATAN
AWAM (P)
BAHAGIAN PERANCANGAN,
PENYELIDIKAN & KORPORAT
PROGRAM PEMBANGUNAN
SUMBER MANUSIA
TIMBALAN KETUA
PENGARAH PERKHIDMATAN
AWAM (O)
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
ORGANISASI
UNIT AUDIT DALAM
BAHAGIAN PERKHIDMATAN
BAHAGIAN PASCA
PERKHIDMATAN
BAHAGIAN SARAAN
BAHAGIAN PENGURUSAN
MAKLUMAT
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
MODAL INSAN
UNIT MAJLIS BERSAMA
JABATAN
PENASIHAT UNDANGUNDANG
BAHAGIAN PENGURUSAN
PSIKOLOGI
BAHAGIAN KHIDMAT
PENGURUSAN
MAJLIS BERSAMA
JABATAN - JPA

5. PENDAHULUAN
PERANAN INTAN
Membangunkan
modal insan
yang berdaya
saing
Membangunkan
organisasi yang
mantap
Mendorong
prestasi
unggul
Menetapkan
halatuju yang
dinamik
Mengurus
modal insan
yang
terbaik
Memimpin
melalui
teladan

6. PENDAHULUAN
OBJEKTIF KUALITI INTAN
Menjalankan sekurang-kurangnya 90% daripada
bilangan kursus yang dirancang
Mendapatkan skor purata penilaian:

7. PENDAHULUAN
VISI INTAN

8. PENDAHULUAN
MISI INTAN

9. PENDAHULUAN
PIAGAM PELANGGAN INTAN
Kami berjanji untuk :
Merancang dan melaksanakan projek latihan yang berkualiti dan menepati keperluan
pelanggan dengan :-
Memaklumkan
pelanggan tentang
sesuatu kursus yang
akan dijalankan
sekurang-kurangnya
satu (1) bulan
sebelum kursus
bermula;
Menjalankan
sekurang-kurangnya
90% daripada kursus
yang dirancang
setiap tahun;
Menjalankan
sekurang-kurangnya
dua belas (12) kajian
setahun;
Menghasilkan
sekurang-kurangnya
lima belas (15)
penerbitan setahun;

10. PENDAHULUAN
PIAGAM PELANGGAN INTAN
Kami berjanji untuk :
Memastikan
prasarana latihan
dan peralatan
latihan berfungsi
dengan baik dalam
keadaan siap sedia
untuk digunakan
dalam tempoh satu
(1) hari sebelum
kursus bermula;
Memastikan
perkhidmatan
penginapan
mendapat skor
purata penilaian
tidak kurang
daripada skala 5.2
berasaskan MS ISO
9001:2008;
Memastikan
perkhidmatan pusat
sumber mendapat
skor purata
penilaian tidak
kurang daripada 5.2
berasaskan MS ISO
9001:2008;
Memastikan
perkhidmatan sajian
mendapat skor
purata penilaian
tidak kurang
daripada skala 5.2
berasaskan MS ISO
9001:2008;
Memastikan
penyampaian kursus
keseluruhan
mendapat skor
purata penilaian
tidak kurang
daripada skala 5.5
berasaskan MS ISO
9001:2008;
Menjalankan
sekurang-kurangnya
lima (5) konsultasi
setahun;
Memberikan
maklum balas
terhadap setiap
aduan dan
pertanyaan dalam
tempoh tidak lewat
dari satu (1) hari
bekerja;

12. PENGENALAN KUMPULAN
LATAR BELAKANG KUMPULAN
NAMA
KUMPULAN
ZOOM
TARIKH
PENUBUHAN
7 MEI 2012
MOTO
KOMITED,
EFISYEN &
PROAKTIF
ETIKA
KERJASAMA
BERSEMANGAT
KEANGGOTAAN
KUMPULAN
PENGURUSAN
&
PROFESIONAL
KUMPULAN
PELAKSANA
BIJAK
MENGATUR
STRATEGI

13. PENGENALAN KUMPULAN
Kekuatan, keberanian
& semangat ahli
kumpulan untuk
menyiapkan projek
LOGO KUMPULAN
Keikhlasan dan
harapan ahli untuk
memberi
perkhidmatan yang
lebih efisyen, cepat &
mudah kepada warga
INTAN dan peserta
kursus
Berinovasi ahli ke arah
mempercepatkan
proses penawaran dan
pengesahan surat
tawaran kursus.

14. AHLI KUMPULAN ZOOM
Mohammad Khairu Farhan bin Md Saad
Sarjana Muda Teknologi Maklumat (UUM)
Unit Pengurusan Inovasi dan Kreativiti
Wan Noor Asiah Binti Wan Mohammad Nawi
Sarjana Teknologi Maklumat (UiTM)
Pusat Penyelidikan dan Inovasi ICT
Nadhirah binti Anang @ Talib
Sarjana Muda Sains Komputer (UTM Skudai)
Pusat E-Pembelajaran Sektor Awam
Wan Nurhazwani bt Wan Ghazali
Sarjana Muda Teknologi Maklumat (UNITEN)
Unit Pengurusan Inovasi dan Kreativiti
Juwita Ahza Binti Abdul Hakim
Sarjana Muda Sains Komputer (USM)
Pusat Pengurusan dan Pembangunan Aplikasi
Mohd Yuzwan bin Yunan
Diploma Teknologi Maklumat (UniKL)
Pusat Pengurusan dan Pembangunan Aplikasi
Thllaikumaran A/L Segaran
Diploma Kejuruteraan Elektrik (Politeknik Kulim)
Pusat Pengurusan dan Pembangunan Aplikasi
Mohd Faizal Bin Yahya
Sijil Pelajaran Malaysia - V (SPM)
Unit Pengurusan Inovasi dan Kreativiti
Julia Inne Azrina Binti Mohammad
Diploma Pengurusan Perniagaan (UiTM)
Pusat Pembangunan Strategis ICT
Rahaidah Binti Ahmad Ramli
Diploma Teknologi Maklumat( UiTM)
Pusat Pembangunan Teknologis

15. PENGENALAN KUMPULAN
SURAT PELANTIKAN AHLI KUMPULAN

16. PENGENALAN KUMPULAN REKOD KEDATANGAN AHLI KUMPULAN
18%
HADIR
TIDAK HADIR
82%
: 82%
: 18%
TARIKH
Julai 2012
Ogos 2012
September 2012
8
15
25
8
14
30
10
11
12
13
14
Farhan
/
/
x
/
x
/
/
x
/
x
/
Juwita
/
/
/
/
/
/
x
/
/
/
/
Yuzwan
/
/
/
/
/
/
x
/
/
x
/
Kumaran
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
Wanie
/
x
/
/
/
/
/
/
x
/
/
Asiah
/
/
/
/
/
/
/
/
/
x
/
Rahaidah
x
/
/
/
/
x
x
/
x
/
/
Nadhirah
/
/
x
/
/
/
/
x
/
/
/
Julia
/
x
/
/
/
/
/
x
/
x
/
Faizal
/
/
/
/
x
/
/
/
/
/
/
NAMA

17. PENGENALAN KUMPULAN MERANCANG PELAKSANAAN PROJEK
•Penilaian
•Persembahan
Pengurusan
•Ukur kejayaan
•Pemantauan
•Penyeragaman &
• Tindakan susulan
•Pengenalan
•Penubuhan Kumpulan
•Pelan Tindakan
•Penyenaraian&Pemilihan
Masalah
•Analisis Punca Masalah
•Pengumpulan & Analisis
Data
•Cadangan Penyelesaian
•Pembangunan Sistem
•Persembahan Pengurusan
•Ujian Rintis & Analisis Data

18. PENGENALAN KUMPULAN
CARTA PERBATUAN KUMPULAN
Tahun
AKTIVITI
Bulan
Minggu
Penubuhan
Kumpulan
Pelan tindakan
pembahagian tugas
P
Penyenaraian
Masalah
Pemilihan Masalah
Penjelasan Masalah
Analisis Punca
Masalah
Pengumpulan Data
& Analisis Data
D
C
Cadangan
Penyelesaian
Pembangunan
Sistem
Persembahan
Pengurusan 1
Ujian Rintis &
Analisis Data
Penilaian
Persembahan
Pengurusan
Ukur Kejayaan
Pemantauan
A
Penyeragaman &
Tindakan Susulan
2012
1 2
Mei
3
Jun
4
1
2
Jul
3
4
1
2
Aug
3
4
1
2
Sep
3
4
1
2
Okt
3
4
1
2
Perancangan
Pelaksanaan
3
4

20. PEMILIHAN PROJEK
SENARAI PROJEK DIKENALPASTI
1.
Proses tawaran dan pengesahan kehadiran kursus mengambil masa.
2.
Arahan pengunaan Sistem EPSA kurang berkesan.
3.
Pengurusan stor kurang sistematik.
4.
Sistem kad perakam waktu kerap rosak.
5.
Pokok yang kurang diselenggara.
6.
Tiada sistem repositori untuk menyimpan kajian pegawai dan peserta kursus.
7.
Gangguan bekalan elektrik kerap berlaku.
8.
Kekurangan tempat meletak kenderaan di sesetengah bahagian.
9.
Papan tanda arah yang mengelirukan peserta kursus.
10. Pengagihan tugas pemandu kurang efisyen.

21. PEMILIHAN PROJEK
PEMBUKTIAN MASALAH
PROSES TAWARAN DAN PENGESAHAN KEHADIRAN KURSUS MENGAMBIL
MASA
Masa
Kod
Aktiviti
A
Aktiviti
Kemukakan permohonan kursus secara
dalam talian
*Sistem akan jana notifikasi mengesahkan
penerimaan permohonan
B
C
Semak kelayakan dan buat pemilihan
peserta menerusi I-TIMS
*Proses hanya akan bermula selepas tarikh tutup
permohonan kursus
Sediakan surat tawaran dan surat
pengesahan kehadiran
D
Tandatangan surat tawaran
E
Edarkan Surat Tawaran
Jawatan/ Jabatan
Masa
Standard
(MS)
Masa
Proses
(MP)
Pemohon
-
-
Penolong Pengarah/
Ketua Penolong
Pengarah
5 hari
1 hari
Setiausaha Kursus
3 hari
20 minit
Penolong Pengarah/
Ketua Penolong
Pengarah
1 hari
10 minit
Pejabat Pendaftar
2 hari
30 minit

22. PEMILIHAN PROJEK
PEMBUKTIAN MASALAH
PROSES TAWARAN DAN PENGESAHAN KEHADIRAN KURSUS MENGAMBIL
MASA (sambungan)
Masa
Kod
Aktiviti
F
Terima Tawaran Kursus dan
mengembalikan borang pengesahan
kehadiran
Jawatan/ Jabatan
Masa
Standard
(MS)
Masa Proses
(MP)
Pemohon
-
-
Setiausaha Kursus
1 hari
15 minit
Pemohon
Aktiviti
-
-
12 hari
3 hari 1 jam
15 minit
*melalui faks, tel atau emel seminggu sebelum
tarikh kursus
G
Terima pengesahan dan daftarkan ke
dalam sistem
H
Menghadiri kursus
JUMLAH MASA
Proses yang
mengambil
masa

23. PEMILIHAN PROJEK
PEMBUKTIAN MASALAH
PROSES TAWARAN DAN PENGESAHAN KEHADIRAN KURSUS MENGAMBIL
MASA (sambungan)
SEBANYAK 15 KES
ADUAN DITERIMA DARI
HELPDESK ITIMS
(APRIL – MEI 2012)

24. PEMILIHAN PROJEK
PEMBUKTIAN MASALAH
PROSES TAWARAN DAN PENGESAHAN KEHADIRAN KURSUS
MENGAMBIL MASA (sambungan)
30
25
20
Faks
15
E-mel
10
Telefon
5
0
Kursus CCNA Kursus Excel Kursus ISMS
Kursus PPD
Sumber:
Pusat Pembangunan Strategis ICT INTAN
Jan – Sept 2012

25. PEMILIHAN PROJEK
PEMBUKTIAN MASALAH
ARAHAN PENGUNAAN SISTEM EPSA KURANG BERKESAN
Profil Pengguna
5.7%
Surat Tamat Kursus Lain-Lain*
3.3%
1.9%
Terlupa ID dan Kata
Laluan
22.2%
Tatacara Permohonan
EPSA
Penerangan &
35.3%
Pembelajaran EPSA
31.6%
KATEGORI
Terlupa ID dan Kata
Laluan
Penerangan &
Pembelajaran EPSA
Tatacara
Permohonan EPSA
JAN
FEB
MAC
APR
MEI
JUN
JUL
34
52
48
34
48
45
67
38
366
45
79
83
145
49
55
48
17
521
52
67
57
94
102
76
76
58
582
Profil Pengguna
14
11
5
3
10
16
18
17
94
Surat Tamat Kursus
18
3
7
10
5
2
3
6
54
Lain-Lain*
2
3
14
2
2
2
5
2
32
165
215
214
288
216
196
217
138
1649
JUMLAH E-MEL
ADUAN YANG
DITERIMA
OGOS JUMLAH

26. PEMILIHAN PROJEK
PEMBUKTIAN MASALAH
PENGURUSAN STOR KURANG SISTEMATIK
Sumber : Temubual
bersama Pegawai Stor
Bahagian Pengurusan ICT
(10 Mei 2012)
Pegawai Stor perlu
mengemaskini Kad Petak
setiap kali stok
dikeluarkan dari stor.
Proses rumit, memakan
masa dan terdedah
kepada kesilapan ketika
mengira stok.

27. PEMILIHAN PROJEK
PEMBUKTIAN MASALAH
SISTEM KAD PERAKAM WAKTU KERAP ROSAK
Buku Log Penyelenggaraan
menunjukkan secara anggaran
terminal kad perakam
rosak sebanyak 2 kes sebulan.
Sumber : Unit Khidmat Sokongan (UKS)

28. PEMILIHAN PROJEK
PEMBUKTIAN MASALAH
POKOK KURANG DISELENGGARA
Berdasarkan
pemerhatian, ini adalah
antara pokok-pokok tua
yang membahayakan
pengguna jalan

29. PEMILIHAN PROJEK
PEMBUKTIAN MASALAH
TIADA SISTEM REPOSITORI UNTUK MENYIMPAN KAJIAN PEGAWAI DAN PESERTA KURSUS
Pemerhatian mendapati Kertaskertas Kerja dan Kertas-kertas
Kajian disimpan di kabinetkabinet dan rak-rak di bilik
pegawai / kakitangan. Tiada
sistem khas digunakan untuk
menyimpan.

30. PEMILIHAN PROJEK
PEMBUKTIAN MASALAH
GANGGUAN BEKALAN ELEKTRIK KERAP BERLAKU
• Temuramah dilakukan bersama Pegawai
Penyelenggara Elektrik INTAN.
• Pada tahun 2012, jumlah kejadian
sebanyak 2 kes sahaja. Punca gangguan
bekalan elektrik di sebabkan kerosakan
pada jentera TNB.
• Pemeriksaan sistem elektrik INTAN
dilakukan setiap minggu bagi memastikan
bekalan elektrik INTAN sentiasa dalam
keadaan baik.

31. PEMILIHAN PROJEK
PEMBUKTIAN MASALAH
KEKURANGAN TEMPAT MELETAK KENDERAAN DI SESETENGAH BAHAGIAN
Kereta – kereta dipakir di
sisi-sisi bangunan.

32. PEMILIHAN PROJEK
PEMBUKTIAN MASALAH
PAPAN TANDA ARAH YANG MENGELIRUKAN PESERTA KURSUS
Peserta sering
terkeliru dengan papan
tanda di INTAN kerana
tidak dikemas kini dan
kertas tanda arah yang
rosak.

33. PEMILIHAN PROJEK
PEMBUKTIAN MASALAH
SISTEM PENEMPAHAN KENDERAAN KURANG EFISYEN
Tempahan pengangkutan bertindih
menimbulkan masalah kepada warga
INTAN yang memerlukan
perkhidmatan pengangkutan ketika
bertugas luar.

34. PEMILIHAN PROJEK
KAEDAH SMART

35. PEMILIHAN PROJEK
TEKNIK PEMILIHAN MASALAH
JADUAL SMART
Masalah
S
M
A
R
T
Proses tawaran dan pengesahan kehadiran kursus mengambil
masa
√
√
√
√
√
Pengurusan aduan Help Desk EPSA kurang berkesan
√
√
√
√
√
√
Sistem Pengurusan Stor kurang sistematik
Keputusan
DITERIMA
DITOLAK
DITOLAK
Sistem kad perakam waktu kerap rosak
√
√
√
Pokok yang kurang diselenggara
√
Tiada sistem repositori untuk menyimpan kajian pegawai dan
peserta kursus
√
Gangguan bekalan elektrik kerap berlaku
√
√
DITOLAK
Kekurangan tempat meletak kenderaan di sesetengah bahagian
√
√
DITOLAK
Papan tanda arah yang mengelirukan peserta kursus
√
√
Pengagihan tugas pemandu kurang efisyen
√
√
DITOLAK
DITOLAK
√
√
√
√
√
DITOLAK
DITOLAK
DITOLAK

37. PENJELASAN PROJEK
DEFINISI PROJEK
• Proses penawaran kursus dan pengesahan kehadiran masih dilaksanakan secara manual dan
What ? mengambil masa
Why?
• Menjejaskan persediaan kursus
• Menyulitkan peserta untuk faks/telefon/emel sedangkan proses boleh dimudahkan lagi (simplify)
• Sebaik sahaja peserta dipilih
When? • Sewaktu pendaftaran kursus
Where?
Who?
How?
• INTAN Bukit Kiara
• Pemohon yang terpilih
• Urusetia kursus
• Keperluan pengguna yang bertambah selaras arus semasa

38. PENJELASAN PROJEK
ISTILAH / TERMINOLOGI
ITIMS - INTAN Training Information And Management System.
MASA STANDARD (MS) - Proses yang diambil bermula dari
pemilihan peserta oleh urus setia sehingga kepada pengesahan
kehadiran peserta dan melibatkan gangguan sewaktu menjalankan
tugas.
MASA PROSES (MP) - Masa diambil bermula dari pemilihan
peserta oleh urus setia sehingga kepada pengesahan tanpa
melibatkan gangguan sewaktu menjalankan tugas.
FLYING SQUAD - Kumpulan yang ditubuhkan untuk meneliti
keperluan ITIMS. Ahli-ahlinya terdiri dari pegawai Pusat
Pembangunan Latihan (PPL).

39. PENJELASAN PROJEK
PENJELASAN TERPERINCI
RASIONAL PEMILIHAN PROJEK
Sistem ITIMS perlu ditambahbaik berdasarkan
keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan
Latihan Bil. 2/2012 pada 27 Januari 2012.
Justeru, Bengkel Flying Squad telah diadakan pada 27 28 Mac 2012 bagi membincangkan secara terperinci
keperluan memasukkan modul Penawaran dan
Pengesahan Kursus Secara Dalam Talian.

40. PENJELASAN PROJEK
CARTA ALIR PROSES SEDIA ADA
Jawatan
/Jabatan
Pemohon
Aktiviti
F. Mengesahkan Kehadiran Tawaran
MS : 2,400 min
(5 hari)
MP: 480 min
(1 hari)
A. Kemuka
permohonan
C. Sedia surat tawaran
dan surat pengesahan
kehadiran
MS : 1,440 min
(3 hari)
MP: 20 minit
Setiausaha
Kursus
Penolong
Pengarah/
Ketua
Penolong
Pengarah
B. Semak kelayakan
dan pemilihan
peserta
MS : 2,400 min
(5 hari)
MP: 480 min
(1 hari)
D: Tandatangan
surat tawaran
MS : 480 min
(1 hari)
MP: 10 minit
Dipilih
Tidak
Ya
Pej. Pendaftar
E: Mengedarkan Surat Tawaran
MS : 960 min
(2 hari)
MP: 30 minit
H. Menghadiri
kursus
G. Terima pengesahan dan
daftarkan ke dalam sistem
MS : 480 min
(1 hari)
MP: 15 minit
MASA STANDARD (MS)
= 12 HARI

41. PENJELASAN PROJEK
OBJEKTIF

43. ANALISIS PUNCA MASALAH RAJAH ISHIKAWA 1
KAEDAH
Sikap
(Prosedur)
endah
tak
endah
Tiada di
pejabat
PERSEKITARAN
Sibuk
dengan
kerja
Emel tidak
dibaca
Kecuaian
Jabatan Pemohon
Posmen
Penghantaran
Melalui Emel
Birokrasi
Aktiviti
luar
Lain-lain
tugas
Tugas luar
Sakit
Bercuti
Tugas
Ad-hock
Lewat untuk mendapat
tandatangan Ketua
Pusat
Tidak
berhemah
Pemohon
Entiti Luar
(Pos)
PA INTAN
Kod kursus tidak
seragam
Kakitangan tidak
pandai guna
Mesi Faks
Kurang latihan
Rosak
Prosedur Kerja
Penghantaran
Melalui Pos
Alamat tidak
lengkap
Penghantaran
Melalui Fax
Kehabisan
Toner
Proses tawaran
& pengesahan kursus
mengambil masa
Tiada Stok
Lewat
tempah
Tiada
kepakaran
ICT
Inventory
Arahan
Dalaman
Beban Tugas
Lewat hantar
Tiada sistem
penawaran online
BAHAN
Tiada tatacara
penggunaan
Kecuaian
manusia
Pertukaran
Kakitangan
Kurang kompeten
Kurang
penyelenggaraan
Kerosakan
Pencetak (Printer)
MESIN
Kurang Kakitangan
Malas
Bertangguh
MANUSIA
Masalah
peribadi
Urusan luar
Tiada fokus
Sikap dengan kerja
Stress
Kecuaian
Kakitangan
Tiada
Letih
Pengiktirafan
Tiada
Penghargaan
Masalah
Kesihatan
Kurang
Motivasi

44. ANALISIS PUNCA MASALAH VERIFIKASI PUNCA MASALAH
FAKTOR KAEDAH
Punca
Huraian
Sumber
Disah
Penghantaran Melalui
Faks
Berdasarkan buku log
penyelenggaraan aset,
peratusan mesin faks
rosak adalah tinggi.
Masih ada satu sahaja
mesin yang digunakan
di setiap Pusat.
Buku log faks
Pegawai Pentadbiran
IMATEC
Penghantaran Melalui
Pos
Kelewatan
penghantaran jarang
berlaku kerana jika
pegawai
bertanggungjawab
bercuti, pengganti akan
disediakan.
Log Daftar Surat
Pegawai UPSM
Penghantaran Melalui
Emel
Mesej Ralat
menunjukkan emel
dihantar tidak diterima
oleh peserta
kemungkinan kerana
silap alamat atau peti
mel penuh.
Urusetia kursus
Urusetia kursus
Keputusan

45. ANALISIS PUNCA MASALAH VERIFIKASI PUNCA MASALAH
FAKTOR MANUSIA
Punca
Huraian
Sumber
Disah
Cuai
Semakan dalam fail
kursus mendapati
kecuaian tidak
berlaku di pihak
urusetia kerana
pelaksanaan dibuat
mengikut prosedur
ISO PK (P)-02.
Urusetia kursus
Urusetia kursus
Pertukaran
Kakitangan
Pertukaran dalaman
kerap berlaku.
Maka, kelancaran
menjalankan tugas
terjejas dan
mengambil masa
untuk proses
pembelajaran
(hands-on).
UPSM
UPSM
Keputusan

46. ANALISIS PUNCA MASALAH VERIFIKASI PUNCA MASALAH
FAKTOR BAHAN
Punca
Huraian
Sumber
Disah
Printer
Laporan
penyelenggaraan
menunjukkan
kerosakan printer
kerap berlaku tetapi
ada back-up printer.
Laporan
Penyelenggaraan
Alatan ICT
Penolong Pendaftar
(Sokongan)
Inventori
Semakan dari Log
Inventori mendapati,
sekiranya stok
kehabisan ia akan
segera diganti oleh
pegawai stok.
Pegawai Inventori
Pegawai Inventori
Tiada sistem
pemprosesan
penawaran dan
pengesahan secara
online.
Semakan mendapati
bahawa tiada modul
penawaran dan
pengesahan dalam
sistem permohonan
latihan sedia ada.
Team Flying Squad
Ketua Pusat
Pengurusan dan
Pembangunan Aplikasi
Keputusan

47. ANALISIS PUNCA MASALAH VERIFIKASI PUNCA MASALAH
FAKTOR PERSEKITARAN
Punca
Huraian
Sumber
Disah
Birokrasi
Proses kelulusan
mengambil masa
kerana pegawai
bercuti tetapi masih
boleh diganti oleh
pegawai lain.
Urusetia Kursus
Urusetia Kursus
Bekalan Elektrik
Terganggu
Pegawai jentera
mengesahkan
gangguan bekalan
elektrik jarang
berlaku
Pegawai Elektrik
Pegawai Elektrik
Lain-lain Tugas
Mengikut
pemerhatian,
urusetia terlibat
dengan pelbagai
tugas ad-hoc yang
mengganggu
perjalanan tugas
hakiki.
Ketua Pembantu
Tadbir
Pegawai Tadbir
Bahagian
Keputusan

48. ANALISIS PUNCA MASALAH RAJAH ISHIKAWA 2
PERSEKITARAN
KAEDAH
Penghantaran Melalui Emel
Penghantaran Melalui Faks
Proses penawaran
& pengesahan kursus
mengambil masa
Pertukaran
kakitangan
Tiada sistem
Pemprosesan
Penawaran dan
Pengesahan Secara
Dalam Talian
BAHAN
MANUSIA

50. CADANGAN PENYELESAIAN CADANGAN PENYELESAIAN MASALAH
FAKTOR KAEDAH
PUNCA
Penghantaran
Melalui Emel
ALTERNATIF
CADANGAN
PRO
KONTRA
(KELEMAHAN)
Maklumat pasti
sampai/terus
sampai
Tiada dokumen
rasmi
Surat
Penghantaran
Melalui Faks
Telefon
Adanya bukti
penghantaran
Lambat diterima
Emel
Penghantaran
cepat/’real-time’
Kemungkinan tidak
sampai kepada
penerima
Selenggara mesin
faks secara berkala
Mesin faks berfungsi Meningkatkan kos
baik sepanjang masa penyelenggaraan
KEPUTUSAN

51. CADANGAN PENYELESAIAN CADANGAN PENYELESAIAN MASALAH
FAKTOR BAHAN
PUNCA
Tiada sistem
penawaran dan
pengesahan online
ALTERNATIF
CADANGAN
PRO
KONTRA
(KELEMAHAN)
-Bangunkan sistem
berkomputer.
-Memudahkan
proses kerja.
-capaian internet
terganggu.
-Penambahbaikan
sedia ada.
-Jimat masa/ kos/
kertas
-kurang kesedaran IT.
-mengurangkan
proses kerja secara
manual
Outsource kepada
konsultan luar
-Cepat, mudah,
senang
-melibatkan kos yang
tinggi
-tidak menggunakan
kepakaran yang sedia
ada.
KEPUTUSAN

52. CADANGAN PENYELESAIAN CADANGAN PENYELESAIAN MASALAH
FAKTOR MANUSIA
PUNCA
Kecuaian
ALTERNATIF
CADANGAN
PRO
KONTRA
(KELEMAHAN)
Menyediakan
Manual Panduan
Pengguna
Mengurangkan
Manual Penguna
berlakunya kecuaian tidak dipraktikkan
dan memudahkan
proses kerja.
Latih amal yang
berterusan
Proses kerja lebih
cekap dan teratur.
Pembelajaran
mengambil masa.
KEPUTUSAN

53. CADANGAN PENYELESAIAN
Surat Permohonan Melaksanakan Projek dan Surat Persetujuan
Pihak Pengurusan INTAN

55. PELAKSANAAN CADANGAN
Permohonan Kursus
PROSES KERJA
Kriteria BPR
1. Tempoh Masa
Memproses
RINGKASAN MAKLUMAT
Sedia Ada
(As-Is)
Baharu
(To-Be)
Catatan/ Cadangan Penambahbaikan
12 hari bekerja
5 hari bekerja
•
2. Borang
Sistem yang digunakan: INTAN
Training Information & Management
System (ITIMS)
Borang Online
Borang Online
3. Dokumen sokongan
Tiada
Tiada
-
4. Agensi Dirujuk
Tiada
Tiada
-
5. Perundangan
Tiada
Tiada
•
6. Kaedah Pemprosesan
Manual
Online
•
Surat tawaran boleh diperakukan
tanpa tandatangan dan dijana melalui
sistem.
Pemohon boleh membuat
pengesahan kehadiran melalui
sistem.

56. PENJELASAN PROJEK
What ?
Why?
When?
Where?
Who?
How?
PROSES PENAWARAN DAN PENGESAHAN
KURSUS SECARA DALAM TALIAN
• Proses penawaran kursus dan pengesahan kehadiran secara dalam talian.
• Selaras dengan keputusan Mesyuarat Pembangunan Latihan 2/2012 yang telah dijalankan
pada 27 Januari 2012 dan Bengkel Flying Squad yang dijalankan pada 27-28 Mac 2012.
• Sewaktu proses mengeluarkan surat tawaran dan pengesahan kehadiran kursus.
• Di mana-mana sahaja yang mempunyai capaian internet
• Peserta Kursus
• Urusetia kursus – KPP, PP dan Setiausaha Kursus
• Memasukkan sub-modul penawaran dan pengesahan kehadiran ke dalam sistem ITIMS

57. PELAKSANAAN CADANGAN
PROSES KERJA CADANGAN
Masa
Kod
Aktiviti
A
Kemukakan permohonan kursus
secara dalam talian
Jawatan/ Jabatan/
Masa
Diambil
(MD)
Masa Proses
(MP)
Pemohon
-
-
Penolong Pengarah/
Ketua Penolong
Pengarah
5 hari
1 hari
Pemohon
Aktiviti
-
*Sistem akan jana notifikasi mengesahkan
penerimaan permohonan
B
Semak dan pemilihan peserta
kursus
* Sistem akan menjana surat tawaran dan surat
pengesahan kehadiran
Cetak Surat Tawaran, mengesahkan
kehadiran dan hadir kursus
C
-
*Sistem akan daftar kehadiran secara automatik
selepas pemohon membuat pengesahan
kehadiran
JUMLAH MASA
5 hari
1 hari

58. PELAKSANAAN CADANGAN
PELAN TINDAKAN
JADUAL PEMBANGUNAN SISTEM ITIMS

59. ALIRAN PAPARAN
1.
Menu Utama
Klik pada menu penyelaras latihan untuk membuat pemilihan peserta

60. 2.
Untuk memilih nama peserta - klik butang
‘Pilih’

61. 3. Acknowledgement auto emel akan dijana oleh sistem kepada peserta
(dan salinan kepada penyelia).

62. 4. Maklumat kursus yang telah dipohon oleh peserta akan dipaparkan.
Untuk kursus yang berjaya, peserta boleh klik pada [Cetak Surat] untuk mencetak
surat tawaran kursus dan membuat pengesahan kehadiran kursus pada butang
[Kehadiran].
Butang
‘Cetak Surat’
Butang
‘Kehadiran’

63. 5. Contoh surat tawaran yang dicetak.
Url : http://10.1.3.226:8080/itimsonline/courses status/suratTawaran1.php?id=24890&idstatus=282416
_

64. 6. Pengesahan kehadiran
Maklumbalas kehadiran akan dikemaskini dalam
sistem ITIMS secara automatik

66. UJI CUBA
UJI CUBA
AKTIVITI
TARIKH
PEMERHATIAN
Uji Cuba 1
15 Julai 2012
11 aduan
Uji Cuba 2
11 Ogos 2012
7 aduan
Uji Cuba 3
12 September 2012
Tiada aduan
SAMPLE LOG:

67. UJI CUBA
PERBANDINGAN DENGAN OBJEKTIF
PROJEK
MASA STANDARD
(MS) =
5
MASA STANDARD
(MS) =
2
HARI
Objektif
Projek
HARI
Keputusan
Selepas Uji
Cuba
OBJEKTIF
TERCAPAI

68. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
FAEDAH
PENJIMATAN MASA PEMPROSESAN
CARTA ALIR
SEDIA ADA
CARTA ALIR
BAHARU

69. UJI CUBA
BUKTI MASA PROSES

71. TINDAKAN PENYERAGAMAN
DOKUMEN SOKONGAN
PENYERAGAMAN

73. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
PENJIMATAN KOS OPERASI
KERTAS
SEBELUM UJI CUBA
SELEPAS UJI CUBA
ANGGARAN PENJIMATAN
KERTAS
Penggunaan kertas untuk tempoh 2
bulan sebelum uji cuba :
Penggunaan kertas bagi tempoh uji
cuba (15 Julai – 15 Sept 2012)
3 helai x 30 orang x 30 kursus
= 2700 helai
Penggunaan sebanyak 1 rim sahaja.
6 rim x RM 10 = RM 60
PENJIMATAN
SEBANYAK
RM 50.00
Penjimatan sebanyak 5 rim
=RM50.00

74. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
PENJIMATAN KOS OPERASI
SETEM
SEBELUM UJI CUBA
SELEPAS UJI CUBA
ANGGARAN PENJIMATAN
SETEM
Penggunaan setem untuk tempoh 2
bulan sebelum uji cuba :
Tiada penggunaan setem
RM0.50(1 keping) x 30 peserta x 30
kursus = RM45.00
PENJIMATAN
SEBANYAK
RM45.00
Penjimatan sebanyak RM45.00

75. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
PENJIMATAN KOS OPERASI
SAMPUL SURAT
SEBELUM UJI CUBA
SELEPAS UJI CUBA
ANGGARAN PENJIMATAN
SAMPUL SURAT
Penggunaan sampul surat untuk
tempoh 2 bulan sebelum uji cuba:
Tiada penggunaan sampul surat
RM0.30 (1 keping) x 30 peserta x 30
kursus =RM27.00
PENJIMATAN
SEBANYAK
RM27.00
Penjimatan sebanyak RM27.00

76. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
PENJIMATAN KOS OPERASI
TONER PENCETAK DAN MESIN FAKS
SEBELUM UJI CUBA
SELEPAS UJI CUBA
ANGGARAN PENJIMATAN
PENGGUNAAN TONER
Penggunaan pencetak membabitkan
penggantian toner pencetak pada
kadar 2 unit dan toner mesin faks
kadar 2 unit bagi tempoh 2 bulan:
Penggunaan pencetak membabitkan
penggantian toner pencetak pada
kadar 1 unit dan toner mesin faks
kadar 1 unit bagi tempoh 2 bulan:
Penjimatan sebanyak 1 unit toner
pencetak dan 1 unit toner mesin
faks.
Penjimatan kos:
Kos terbabit:
Toner pencetak:
RM320.00 x 2 unit = RM640.00
Toner mesin faks:
RM400.00 x 2 unit = RM800
Kos terbabit:
Toner pencetak:
RM320.00 x 1 unit = RM320.00
Toner mesin faks:
RM400.00 x 1 unit = RM400.00
PENJIMATAN
SEBANYAK RM720
Toner pencetak:
RM640.00 - RM320.00 = RM320.00
Toner mesin faks:
RM800.00 – RM400.00 = RM400.00

77. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
PENJIMATAN KOS OPERASI
PENJIMATAN KOS OPERASI
SEBELUM UJI CUBA
SELEPAS UJI CUBA
Kos terbabit:
Kos terbabit:
Kertas = RM60.00
Setem = RM45.00
Sampul surat = RM27.00
Toner pencetak = RM640.00
Toner mesin faks = = RM800.00
Kertas = RM10.00
Setem = RM0.00
Sampul surat = RM0.00
Toner pencetak = RM320.00
Toner mesin faks = RM400.00
PENJIMATAN KOS
OPERASI BAGI
TEMPOH 2 BULAN
SEBANYAK
RM842.00
PENJIMATAN KOS
OPERASI BAGI
TEMPOH SETAHUN
SEBANYAK
RM5,052.00

78. PENCAPAIAN HASIL PROJEK PENJIMATAN KOS PEMBANGUNAN
SISTEM
Dibangunkan
oleh vendor
Dibangunkan
secara dalaman

79. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
Kos Operasi
RM 5,052.00
PENJIMATAN KOS KESELURUHAN
Kos
Pembangunan
Sistem
RM50,000.00
Penjimatan
sebanyak
RM55,052.00

80. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
PENJIMATAN MASA
PENJIMATAN MASA PEMPROSESAN
Jawatan /Jabatan
Pemohon
Aktiviti
F. Mengesahkan Kehadiran Tawaran
MS : 2,400 min
(5 hari)
MP: 480 min
(1 hari)
A. Kemuka
permohonan
C. Sedia surat tawaran
dan surat pengesahan
kehadiran
MS : 1,440 min
(3 hari)
MP: 20 minit
Setiausaha
Kursus
Tidak
Penolong
Pengarah/
Ketua
Penolong
Pengarah
Pej. Pendaftar
B. Semak kelayakan
dan pemilihan
peserta
MS : 2,400 min
(5 hari)
MP: 480 min
(1 hari)
D: Tandatangan
surat tawaran
MS : 480 min
(1 hari)
MP: 10 minit
Dipilih
Ya
E: Mengedarkan Surat Tawaran
MS : 960 min
(2 hari)
MP: 30 minit
H. Menghadiri
kursus
G. Terima pengesahan dan
daftarkan ke dalam sistem
MS : 480 min
(1 hari)
MP: 15 minit

81. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
FAEDAH
PENJIMATAN MASA PEMPROSESAN
Jawatan /Jabatan
Pemohon
Aktiviti
F. Mengesahkan Kehadiran Tawaran
MS : 480 min
(1 hari)
MP: 480 min
(1 hari)
A. Kemuka
permohonan
C. Sedia surat tawaran
dan surat pengesahan
kehadiran
MS : 1,440 min
(3 hari)
MP: 20 minit
Setiausaha
Kursus
Penolong
Pengarah/
Ketua
Penolong
Pengarah
Pej. Pendaftar
B. Semak kelayakan
dan pemilihan
peserta
MS : 480 min
(1 hari)
MP: 480 min
(1 hari)
Dipilih
D: Tandatangan
surat tawaran
MS : 480 min
(1 hari)
MP: 10 minit
E: Mengedarkan Surat Tawaran
MS : 960 min
(2 hari)
MP: 30 minit
H. Menghadiri
kursus
G. Terima pengesahan dan
daftarkan ke dalam sistem
MS : 480 min
(1 hari)
MP: 15 minit
MASA STANDARD
BAHARU = 2 HARI

82. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
FAEDAH
PENJIMATAN MASA PEMPROSESAN
CARTA ALIR
SEDIA ADA
CARTA ALIR
CADANGAN

83. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
FAEDAH
PENJIMATAN SUMBER MANUSIA
Sumber Manusia Terlibat
• Pembantu Am Pejabat (PAP)
Tugasan Tidak Lagi Diperlukan
-Melekat setem
-Daftar log surat
-Hantar ke Pejabat Pos
-Menghantar surat
kepada peserta
• Posmen
-Mencetak surat tawaran
-Masukkan ke dalam
sampul
• Setiausaha Kursus (SUK)
• Ketua Penolong Pengarah/Penolong Pengarah
4
ORANG
Penjimatan Sumber Manusia
-Menandatangi surat
tawaran kursus
2
ORANG

84. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
FAEDAH
ANALISIS KEPUASAN HATI PELANGGAN
Laporan Skor Latihan dari
ITIMS menunjukkan
kepuasan peserta terhadap
Sistem Penawaran dan
Pengesahan Kursus Secara
Online berada di tahap yang
baik.

85. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
FAEDAH
KEPUASAN HATI PEKERJA
5
No Soalan
Mode
Soalan 1
5
Soalan 2
5
Soalan 3
5
S2
Soalan 4
5
S3
Soalan 5
4
S4
Soalan 6
5
4
S1
3
Markah
2
S5
1
S6
0
R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 R10
Responden
Petunjuk:
R-Responden
S-Soalan

86. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
Mencapai visi dan misi
INTAN untuk memberi
latihan yang berkualiti
dan bertaraf dunia
PENCAPAIAN OBJEKTIF ORGANISASI
Menambah baik proses
penawaran dan
pengesahan yang sedia
ada berdasarkan
dokumen
ISO (PK(P)-INTAN-02)
Menyediakan
infrastruktur dan
perkhidmatan yang
berkualiti, cepat dan
berteknologi melalui
sistem atas talian
Menjimatkan masa
memproses dan kos
operasi pelaksanaan
latihan di INTAN
Meningkatkan imej
organisasi

88. PENILAIAN KUMPULAN
Ahli
Kepimpinan
Sebelum
Selepas
PRESTASI AHLI KUMPULAN
Komitmen
Sebelum
Selepas
Kerjasama
Sebelum
Selepas
Pengetahuan KIK
Sebelum
Selepas
Kreativiti
Sebelum
Selepas
Khairu Farhan
8
10
9
10
9
10
8
9
8
9
Wan Noor
Asiah
8
10
9
10
9
10
7
9
8
9
Hazwani
8
9
9
10
10
10
7
9
8
10
Nadhirah
7
9
8
10
9
10
7
9
8
10
Rahaidah
7
9
7
10
9
10
6
9
7
9
Juwita
7
9
7
10
9
10
7
9
7
9
Yuzwan
7
9
7
10
9
10
6
9
8
10
Thllaikumaran
7
9
7
10
9
10
6
9
9
10
Faizal
7
9
9
10
10
10
6
8
6
9
Julia
7
9
7
10
9
10
7
9
7
9

89. TINDAKAN
TINDAKAN
KAEDAH
PENYELESAIAN
Fasilitator
Ahli Kumpulan
Mendapatkan
khidmat konsultansi
perunding secara
intensif
TINDAKAN
Kurang mahir dengan
prosedur KIK
Ketua Kumpulan
Perjumpaan berkala
dan santai diatur
untuk memberi ruang
diskusi kepada setiap
penglibatan ahli
KAEDAH
PENYELESAIAN
Perjumpaan dan
penyeliaan yang
berterusan
ISU/PERKARA
(4)
ISU/PERKARA
(3)
Kesuntukan masa
menyiapkan projek
Kerjasama ahli
pasukan terhad
berikutan komitmen
kepada tugasan hakiki
dan ad-hoc
TINDAKAN
KAEDAH
PENYELESAIAN
Mengemukakan memo
pelepasan daripada
pihak pengurusan
untuk menjalankan
kerja-kerja berkaitan
projek kumpulan KIK
ISU/PERKARA
(2)
Kekangan masa ahli
pasukan untuk
mengadakan
perbincangan
KEKANGAN AHLI KUMPULAN
KAEDAH
PENYELESAIAN
ISU/PERKARA
(1)
PENILAIAN KUMPULAN
Ketua Kumpulan

90. PENILAIAN KUMPULAN
PENINGKATAN PRESTASI
AHLI KUMPULAN
Bengkel KIK Siri 1
• Tarikh: 4-6 April 2012
• Tempat: INTENGAH
• Penglibatan: Juwita, Yuzwan
Bengkel KIK Siri 2
• Tarikh: 18-21 April 2012
• Tempat: Hotel A Famosa, Melaka
• Penglibatan: Hazwani, Yuzwan
Bengkel Pemantapan
KIK
Bengkel PHP &
MySQL
Bengkel Pemantapan
Dokumen KIK, JPA
• Tarikh: 9-10 Mei 2012
• Tempat: INTAN Bukit Kiara
• Penglibatan: Semua Ahli
• Tarikh: 18-21 Jun 2012
• Tempat: INTAN Bukit Kiara
• Penglibatan: Juwita, Yuzwan, Thllaikumaran
• Tarikh: 5-7 September 2012
• Tempat: Jabatan Perkhidmatan Awam, Putrajaya
• Penglibatan: Semua Ahli

91. PENILAIAN KUMPULAN
ZEALOUS
PEMBELAJARAN AHLI
Ahli kumpulan menunjukkan semangat waja
dan komitmen tinggi untuk menyiapkan projek
Memberi peluang kepada ahli kumpulan untuk berfikir secara
OPPORTUNIST
OPTIMISM
MULTISKILL
kreatif dan inovatif dalam menyelesaikan sesuatu masalah
Ahli kumpulan bersikap yang lebih optimis dan berfikiran positif
Ahli kumpulan berpeluang mempelajari pelbagai kemahiran yang
berkaitan dengan penyelesaian masalah di dalam organisasi

93. RUMUSAN
RUMUSAN
SEBELUM
Penawaran
Kursus Lebih
Cepat dan
Menjimatkan
Pengesahan
Kehadiran
Lebih Cepat
dan Mudah
Tempoh
Masa Lebih
Pendek
Penjimatan
Kos Operasi
Penawaran kursus dilakukan
secara manual menggunakan
kertas dan khidmat pos.
Pengesahan mengambil masa
kerana isu birokrasi.
Proses penawaran sehingga
pengesahan kehadiran dibuat dalam
tempoh dua belas (12) hari.
Melibatkan kos operasi yang
tinggi bagi penggunaan
kertas, toner, sampul surat dan
setem.
SELEPAS
Penawaran kursus dilakukan secara
dalam talian tanpa menggunakan kertas
dan khidmat pos.
Pengesahan boleh dibuat terus di mana-mana
sahaja pada bila-bila masa selagi ada capaian
internet sekaligus isu birokrasi terhapus.
Proses penawaran sehingga
pengesahan kehadiran dibuat
dalam tempoh dua (2) hari.
Kos operasi dapat dikurangkan
memandangkan penggunaan sampul
surat dan setem telah dihapuskan.

94. Sekian, terima kasih

95. DOKUMEN
SOKONGAN