Korte samenvatting van hét boek over de samenwerking tussen professionals en opdrachtgevers

1. De professional op het witte paard
Zeven handvatten voor het succesvol
inhuren van professionals
Marco Plasier, Edwin Martherus en Achraf Talhaoui
PWP#1.indd 3 09-12-09 14:13

2. Meer informatie over deze en andere uitgaven kunt u verkrijgen bij:
Sdu Klantenservice
Postbus
Den Haag
tel.: ( )
www.sdu.nl/service
© Sdu Uitgevers bv, Den Haag
Academic Service is een imprint van Sdu Uitgevers bv.
Redactie: Redactiepunt, ’s-Hertogenbosch
Ontwerp en opmaak binnenwerk: Holland Graphics, Amsterdam
Omslagontwerp: Studio Jan de Boer, Amsterdam
Druk- en bindwerk: Drukkerij Wilco, Amersfoort
Alle rechten voorbehouden. Alle auteursrechten en databankrechten ten aanzien van
deze uitgave worden uitdrukkelijk voorbehouden. Deze rechten berusten bij Sdu Uit-
gevers bv.
Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen, mag niets uit
deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbe-
stand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, me-
chanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande
schriftelijke toestemming van de uitgever.
Voor zover het maken van reprogra sche verveelvoudigingen uit deze uitgave is toe-
gestaan op grond van artikel h Auteurswet, dient men de daarvoor wettelijk ver-
schuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus ,
Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave
in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel Auteurswet) dient
men zich te wenden tot de Stichting (Stichting Publicatie- en Reproductierechten
Organisatie, Postbus , Hoofddorp, www.cedar.nl/pro). Voor het overnemen
van een gedeelte van deze uitgave ten behoeve van commerciële doeleinden dient
men zich te wenden tot de uitgever.
Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, kan voor
de afwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan
en aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever deswege geen aansprakelijkheid
voor de gevolgen van eventueel voorkomende fouten en onvolledigheden.
All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval
system, or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photoco-
pying, recording or otherwise, without the publisher’s prior consent.
PWP#1.indd 4 09-12-09 14:13

3. Inhoud
Voorwoord
Inleiding
Grote belangen bij de inkoop van professionals
. Toenemende vraag naar professionele dienstverleners
. Een veranderende vraag
. Enkele complicerende factoren
Inzicht in een complexe markt
. Groei, omvang en golfbeweging van de markt
. Veranderingen in de leveranciersmarkt
De weg naar een volwassen inkoopfunctie
. De ontwikkeling van de inkoopfunctie
. De kenmerken van het inkopen van professionele
dienstverlening
Samenwerking loont
. De drie factoren voor een succesvolle samenwerking
. De problematiek binnen de samenwerking
. Bouwen aan de samenwerkingsrelatie
PWP#1.indd 5 09-12-09 14:13

4. De professional op het witte paard
Negen uitdagingen bij de inkoop van professionals
Zeven succesfactoren voor de inkoop van professionals
Literatuur
Bijlage Professionele dienstverleners en soorten diensten
Bijlage Praktijkonderzoek naar het inhuren van professio-
nele dienstverleners
Over de auteurs
Register
PWP#1.indd 6 09-12-09 14:13

5. Voorwoord
Het inkopen van professionals is in velerlei opzichten een spannend
onderwerp voor overheden en bedrijven. Het staat op dit moment
volop in de belangstelling van de bedrijfsleiding. Vooral om bij te
dragen aan kostenbewustzijn of bezuiniging en een optimale exi-
bilisering van de toekomstige personele inzet. Zonder te generali-
seren is een uitvloeisel daarvan dat er meer over prijs wordt gespro-
ken dan over kwaliteit. Bij producten is dat nog te accepteren. De
gewenste kwaliteit van het product is namelijk vooraf eenvoudiger
te bepalen en onderling te vergelijken. Daarnaast produceert de één
nu eenmaal beter en tegen lagere kosten dan de ander, met markt-
werking tot gevolg.
Spannender wordt het als het gaat om de inhuur van professionele
dienstverlening. Menig manager of bestuurder vergaloppeert zich
hieraan. De eerste misstap ontstaat al bij het helder krijgen van de
vraag. Dit omdat de interne behoefte vaak niet goed wordt geana-
lyseerd en het juiste antwoord of de benodigde oplossing hiervoor
vooraf lastig te speci ceren is. De tweede misstap ontstaat bij het
vinden van de juiste professionele dienstverlener en de professio-
nal die het werk gaat uitvoeren. Dit wordt veroorzaakt doordat de
markt van professionele dienstverleners omvangrijk en niet trans-
parant is, de inkoopfunctie hiervoor niet is ingericht en het lastig
is om goed onderscheid te maken tussen de toegevoegde waarde
van de ‘vent’ en de ‘tent’. De mate waarin de dienstverlener en de
professional zijn ingevoerd in het gevraagde vakgebied en/of de ei-
gen branche kan bij de selectie met anderen worden vergeleken.
PWP#1.indd 7 09-12-09 14:13

6. De professional op het witte paard
Als dat het enige belangrijke is bij de totstandkoming van de profes-
sionele dienstverlening - iemand die als expert zijn werk komt doen
en geen rol hoeft te spelen in de sociale of culturele context van het
probleem - dan is er wellicht weinig aan de hand. Maar zijn naast
de vaktechnische benadering ook de samenwerking en de sociale
en culturele context van belang, dan komt ook de persoonlijkheid
om de hoek kijken. In de praktijk hebben we het dan over het al dan
niet aanwezig zijn van de bekende ‘klik’. De externe inhuur krijgt
daarmee een heel ander karakter en heeft grote gevolgen voor het
inkoopproces.
Maar het wordt naar mijn mening nog spannender. Meerdere stu-
dies geven aan dat er een tekort gaat ontstaan aan hoogopgeleide
professionals. Ook is bekend dat op dit moment zeer veel profes-
sionals ervoor kiezen om zich al dan niet als zelfstandige in de
markt te presenteren. Als we kijken naar de markt van zzp’ers, dan
gaat het om nagenoeg één miljoen mensen, waarvan er ongeveer
. hoogopgeleid zijn. Op dit moment neemt dat aantal nog
steeds toe. Dit ondanks of dankzij de economische crisis. Een op de
zeven werknemers is inmiddels exibel in te huren. Bij een tekort
op de arbeidsmarkt en een toenemende exibilisering van het aan-
bod is het inhuren van de juiste professionals een uitdaging voor
inkopende organisaties. Daarnaast is de externe inhuur van profes-
sionals van groot belang gezien de enorme bedragen die hier jaar-
lijks mee zijn gemoeid. Ook voor de professionele dienstverleners
zelf geeft dit voldoende strategische uitdagingen om in te spelen op
het veranderende speelveld en zich te onderscheiden in een grote
en niet-transparante markt.
Tot slot kan de spanning nog wat worden opgevoerd. We zien de
beweging bij bedrijven om hun exibiliteit op te voeren door het
introduceren van zogenoemde ex-schillen. Een bewuste keuze
om een deel van de organisatie in te vullen met medewerkers met
een tijdelijk contract of het gebrek aan speci eke kennis tijdelijk
aan boord te halen door het inhuren van een professionele dienst-
PWP#1.indd 8 09-12-09 14:13

7. Voorwoord
verlener. Hiermee willen zij de mogelijkheid creëren om tijdig in
te kunnen spelen op de op- en neergangen in de economie en de
uctuatie in de actuele behoefte aan specialistische kennis en er-
varing als gevolg van de veranderende omgeving waarin zij zich
bevinden. Naast de traditionele inhuur gaat het hier nadrukkelijk
ook om hoogopgeleide medewerkers, die qua vakkennis en erva-
ring moeten passen, maar ook de persoonlijke vaardigheden moe-
ten hebben om een zichtbare meerwaarde te hebben in het team en
het proces van de totstandkoming van de dienstverlening. Als deze
exibiliseringstendens doorzet, zal dat nog meer druk leggen op de
volwassenheid van de inkoopfunctie.
De professional op het witte paard is het eerste boek dat in ons taal-
gebied speci ek ingaat op het inhuren van professionele dienst-
verlening. Zowel in zijn theoretische als praktische benadering en
handvatten sluit het aan bij de essentiële vragen van deze tijd. Een
boek dat niet alleen als inspiratie en naslagwerk kan dienen voor
inkopers, maar zeker ook voor eindverantwoordelijke managers en
bestuurders, om vat te krijgen op een belangrijk strategisch onder-
werp waar zij mee te maken hebben of zullen krijgen. Daarnaast
helpt het professionals en professionele dienstverleners om zicht te
krijgen op ontwikkelingen die meehelpen om onderscheidend te
zijn.
Prof. dr. mr. Leo Witvliet
Professional Services Institute
Nyenrode Business University
PWP#1.indd 9 09-12-09 14:13

8. Inleiding
Organisaties geven de laatste jaren steeds meer uit aan externe
professionele dienstverleners, variërend van interim-managers tot
juristen en van organisatieadviseurs tot -specialisten. Binnen
het bedrijfsleven en overheidsorganisaties die veel activiteiten uit-
besteden omvatten deze uitgaven soms wel tot % van het totale
inkoopvolume. Gemiddeld wordt tot % van de omzet van een
bedrijf of overheidsinstelling besteed aan het inhuren van externe
professionele dienstverlening. Het aandeel van externe professio-
nele dienstverleners in de uitgaven van organisaties is de laatste ja-
ren sterk toegenomen en zal naar verwachting, na een dip door de
kredietcrisis, in de toekomst blijven toenemen. De inzet van deze
externe professionals wordt door de opdrachtgevers al jaren ge-
waardeerd met een gemiddelde van , (Incompany, ). Dit cijfer
is – in vergelijking met andere tevredenheidindices met betrekking
tot leveranciers van diensten in een business-to-businessomgeving
– laag te noemen. Veel organisaties vragen zich af hoe zij het toene-
mende volume en de kosten van externe inhuur kunnen beheersen
en de tevredenheid over de dienstverlening kunnen verhogen. Dit
boek gaat uitgebreid in op die vraag.
Professionele dienstverlening
Voordat we dit boek verder inleiden, willen we eerst ingaan op het
begrip ‘professionele dienstverlening’. Hoewel er vanuit theore-
tisch oogpunt de nities voorhanden zijn, is de af bakening van wat
er in de praktijk onder professionele dienstverlening wordt verstaan
lastiger te maken. De ene organisatie ziet de inkoop van interim-
PWP#1.indd 11 09-12-09 14:13

9. De professional op het witte paard
managers als professionele dienstverlening, de andere organisatie
trekt een lijn bij hoogwaardig advies. In guur geven we een korte
afbakening van wat wij onder professionele dienstverlening ver-
staan. In bijlage wordt deze indeling verder uitgewerkt.
Indeling soorten Voorbeelden van Inkoop van Enkele kenmerken
professionele professionele professionele professionele diensten
diensten diensten diensten
Strategisch advies Strategie Vaak via hoger Kennisintensief
consultancy, management, geen
Gemiddeld 10% van management advies rol voor inkoop Klantspecifieke oplossingen
inkoopvolume
Niet tastbaar
Oplossingen Accountancy, Middelmanagement Moeilijk resultaat te evalueren
advocatuur, bepaald , inkoop
engineering, Hoog opgeleide mensen
Gemiddeld 30% van meestal beperkte rol
inkoopvolume opleidingen Mensen met sterke eigen
motivatie
Capaciteit Detachering, Via inkoop is het Frequent klantcontact
interim- en inkoop/inhuur-
Gemiddeld 60% van projectmanagement proces veelal Projectmatig werk
inkoopvolume ingericht
Figuur  Afbakening van professionele dienstverlening
Figuur laat zien dat onze de nitie van professionele dienstverle-
ning strategisch advies, oplossingen en capaciteit omvat. De inhoud
van dit boek richt zich voornamelijk op vraagstukken die betrek-
king hebben op deze drie punten.
Bedrijven en overheden maken steeds vaker gebruik van externe
professionele dienstverleners. Ontwikkelingen als de exibilisering
van de factor arbeid, het steeds meer outsourcen van activiteiten
die niet tot de kernactiviteiten behoren, de dynamiek van de veran-
derende omgeving en het ontbreken van specialistische kennis en
ervaringen binnen de eigen organisatie zijn hier debet aan. Binnen
organisaties ontbreekt vaak het (centrale) inzicht in en het besef van
hoeveel er jaarlijks wordt ingekocht aan professionele dienstverle-
ning. Ook is deze inkoop over de jaren heen qua behoefte en aard
van de externe inhuur niet te vergelijken. Dit wordt onder meer
veroorzaakt door bijvoorbeeld veranderingen in de markt, wet- en
PWP#1.indd 12 09-12-09 14:13

10. Inleiding
regelgeving of technologie. Binnen overheden en bedrijven zijn
hier substantiële bedragen mee gemoeid, die rechtvaardigen om
hier meer aandacht aan te besteden. Zeker als we in ogenschouw
nemen dat de toegevoegde waarde van de professionele dienstver-
lener en het rendement van de geleverde dienst vaak ter discussie
staan. Ondanks de vele kansen en uitdagingen die er zijn, krijgt het
inhuren van professionele dienstverlening helaas nog onvoldoende
aandacht van het hoogste management.
Een ander punt is dat de markt van professionele dienstverleners
voor opdrachtgevers moeilijk te doorgronden is. Inkopende organi-
saties kunnen een enorme leveranciersmarkt aanboren. Het is een
markt die een duidelijke golfbeweging kent en die de laatste jaren
ink is gegroeid, met alle positieve en minder positieve gevolgen
van dien. De meeste organisaties zijn zich er niet van bewust hoe
groot de keus aan professionele dienstverleners is. De markt is voor
hen ook niet transparant, doordat dienstverleners bijvoorbeeld on-
voldoende onderscheidend vermogen hebben. Daarom vallen ze
veelal uit gemak of gewoonte terug op de eerdere ervaring, groot-
te, reputatie en bekendheid van dienstverleners. Dit leidt niet per
de nitie tot het beste resultaat of de optimale toegevoegde waarde.
Daarnaast houdt dit de bestaande haat-liefdeverhouding tussen in-
kopende organisaties en professionele dienstverleners in stand. Een
haat-liefdeverhouding die eigenlijk altijd al heeft bestaan, doordat
inkopende organisaties externe adviseurs liever zien gaan dan ko-
men, maar tegelijkertijd ook weer niet zonder hen kunnen en dus
professionals blijven inhuren. Een beter inzicht in en begrip van
de andere zijde is een steeds belangrijker wordende uitdaging en
draagt bij aan een beter resultaat.
Tot slot zien we dat er onvoldoende ondersteuning vanuit de in-
koopfunctie komt. Binnen bedrijven en overheden is veelal een
inkoopcoördinator of inkoopafdeling aanwezig. De volwassenheid
van de inkoopfunctie verschilt per branche en is in ontwikkeling.
Het inkopen van professionele diensten blijft vaak ver achter bij die
PWP#1.indd 13 09-12-09 14:13

11. De professional op het witte paard
van goederen of werken. Dit maakt dat inkoop geen positie en rol
heeft bij het inhuren van professionele dienstverleners. In de prak-
tijk blijkt echter dat het hier zeker toegevoegde waarde kan hebben.
De beperkte aandacht voor het inhuren van professionele dienst-
verleners binnen organisaties, de complexiteit en ondoorgronde-
lijkheid van de leveranciersmarkt en de gebrekkige ondersteuning
vanuit de inkoopfunctie vormen de aanleiding van ons onderzoek.
Daarnaast werden we gemotiveerd door het gegeven dat het inhu-
ren van professionele dienstverleners in de literatuur nog weinig
is belicht. Het onderzoek is uitgevoerd onder representatieve op-
drachtgevers, inkopers en professionele dienstverleners. In totaal
hebben organisaties hieraan hun medewerking verleend. Dit
heeft geleid tot opmerkelijke bevindingen en conclusies ten aanzien
van het benodigde commitment, het vertrouwen en de tevreden-
heid over de samenwerking. Ook geeft het interessante inzichten
om binnen bestaande of toekomstige relaties te bouwen aan een
optimale samenwerking. Met dit boek beogen wij een stuk bewust-
wording te creëren bij inkopende organisaties en zo mogelijk het
gedrag ten aanzien van het inhuren van professionele dienstverle-
ners te beïnvloeden. Daarnaast willen wij met dit boek de discussie
op gang brengen. Zodat er niet alleen bij inkopende organisaties,
maar ook bij professionele dienstverleners en in de wetenschap
meer aandacht ontstaat voor dit belangrijke onderwerp.
Opbouw van dit boek
Hoofdstuk biedt inzicht in de omvang, belangen en diversiteit
van het inhuren van professionele diensten door opdrachtgevers.
Dit om duidelijk te maken dat het meer aandacht verdient dan dat
het nu vaak krijgt. Hoofdstuk gaat in op de complexiteit en on-
doorzichtigheid van de markt van professionele dienstverleners in
Nederland. We zijn ervan overtuigd dat dit inzicht van belang is
voor het inhuren van professionele diensten door inkopende orga-
nisaties. In hoofdstuk bespreken we vervolgens de volwassenheid,
rol en ontwikkeling van de inkoopfunctie en de verschillen tussen
PWP#1.indd 14 09-12-09 14:13

12. Register
A-diensten binden en boeien
B-dienst Boeding, Edwin
organisaties , boek
borgen kennis
aantal professionele dienstverleners borgen kennis en ervaring
accountmanagement en branches ,
relatiebeheer broker
AdviseurMakelaar brokers
Af bakening van professionele businesscase ,
dienstverlening
afnemers in Europa Capelleveen, Eric van
afnemers professionele diensten category management
autonomie professionele category managers
dienstverleners Category managers
-gegevens
Banken en verzekeraars commercial orientation
Bedrijven en overheden commitment , , , ,
behoefte , , , commodity
behoeftestelling commoditybenadering
belang communiceren
belangen competenties inkopers
belang professionele complexe markt
dienstverlening complicerende factoren
belangrijkste schakel Concurrentie en prijsdruk
Besluit aanbestedingsregels voor continuïteit
overheidsopdrachten Coppa Consultancy ,
PWP#1.indd 123 09-12-09 14:14

13. De professional op het witte paard
Copy-paste grootste inkopende organisatie
daling haat-liefdeverhouding
diensten heldere behoefte
Dingen, Frank Hypecyclus van nieuwe
diversiteit technologieën
doelgroep
drempelwaarde in de beperking toont zich de
drie typen diensten meester
Industrie
echte vraag informatiebronnen
economische neergang informatievoorziening
economische situatie inhouse professionele
elektronische dienstverleners
informatievoorzieningen inhuur professionele
Energie- en nutssector dienstverlening
Europa inkoop , ,
external integration inkoopafdeling
inkoopdiscipline
factsheet inkoopfunctie , , ,
nanciële besparingen inkoopmanagers
nanciële sector inkoopmethoden en -technieken
exibele schil inkooporganisaties
exibilisering van de arbeidsmarkt inkoopprestatiemeting
forecast inkoop professionele
forecasten dienstverlening
inkooprisico’s
Gadellaa, Bert inkoopstrategie ,
gespecialiseerde adviesbureaus inkoopstrategieën
gesprekspartner inkoop/verkooprelaties
Global Savings Programma’s inkoopvolume ,
Gool, Yves van innovatie
groei inspanningsverplichting
groei arbeidsmarkt intermediairs ,
groeimarkt internal integration
PWP#1.indd 124 09-12-09 14:14

14. Register
internationalisering Maters, Thijs
maverick buying
jaarlijkse uitgaven Monitor toegevoegde waarde
monopolies
kaf van het koren
kenmerken professionele Nederland
dienstverleners negen cruciale uitdagingen
kennisbehoud nieuwe technologie
Kennisinbedding , non-pro tsector
kennis markt noodzaak
kennisuitwisseling nut
keurmerken
key-suppliers objectievere samenwerking
kosten omvang ,
kostenbesparing omzet
kosten en toegevoegde waarde onderzoek , , ,
kostenreducties onderzoeksresultaten
Kraljic-indeling ontwikkelingen , , , ,
kunstje onvolwassenheid inkoopfunctie
kwaliteit samenwerking opdrachtgevers
kwaliteitsgaranties organiseer informatievoorziening
overheid , ,
leveranciersmarkt , ,
Lurvink, Andre pay for performance ,
persoonlijke click
Mark, Ronald van der Pijls, Emilie
markt Plasier, Marco
marktomvang en groei preferredsupplierprogramma’s
marktontwikkelingen preferred suppliers ,
marktplaats prestatie
Martherus, Edwin prestatiemeting
Matching prestaties van leveranciers
matchmake Procurement Service Providers
matchmaker , professionals ,
matchmakers professional service rms
PWP#1.indd 125 09-12-09 14:14

15. De professional op het witte paard
professionele diensten
professionele dienstverleners , , smart buy ,
, smart buyer
professionele dienstverlening , , soort diensten
soorten diensten
professionele inkopers soorten dienstverleners
Pronk, Arno soort professionele diensten
purchasing co-ordination , speci ceren
speld in de hooiberg
raamcontracten spend analyses , ,
raam- of mantelcontracten Steller, Frank
regie , , sturen op output
Reijniers, Jacques sturen op performance en
rendement , productiviteit
rendementsoptimalisaties
resultaatsverplichting Talhaoui, Achraf
resultaatverplichting tendensen
Rethinking the Sales Force tevredenheid , , , ,
rol inkoop , tevredenheidindices
Rutgers, Ingrid time to market
toegevoegde waarde , ,
samenwerking , , , toegevoegde waarde en
samenwerking inkoop en productiviteit
opdrachtgever toegevoegde waarde inkoop
samenwerking inkoop en toenemende concurrentie
professionele dienstverlener toenemende vraag
samenwerking opdrachtgever en transactional orientation
professionele dienstverlener transparant
samenwerkingsverband twaalf branches
samenwerking verbeteren type inhuur
Schaarste aan toptalent
selectie- en gunningcriteria , uitdagingen ,
sense of urgency uitdagingen in samenwerking
Slegt, Marco uitgaven
sleutel tot succes
PWP#1.indd 126 09-12-09 14:14

16. Register
vakverenigingen
value chain integration ,
value chain integrator
Value Performance Information
Procurement System
vendorrating
veranderende vraag
verkoopproces
verschillen inkopen goederen en
professionele dienstverlening
vertrouwen , , , ,
vervaging
vinden juiste professionele
dienstverlener
volwassenheid
volwassenheid inkoopfunctie
volwassenheidsmodel
volwassenheidsstadia
volwassenheidsstadia inkoop
Vootz, Sandra
Vos, Bart
Weima, Wim
win-winsituatie
Wynia, Sjoukje
zakelijke dienstverlening
zeven handvatten
zeven stellingen
zeven succesfactoren
Zorgsector
zzp’ers
PWP#1.indd 127 09-12-09 14:14