CEDHYS : Retours sur transparence 17 octobre 2013

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Petit-déjeuner du 17 octobre 2013
Organisé par Market iT et Micropole, avec la participation du CEDHYS
« Sunshine Act : Comment bâtir une solution pérenne ? »

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CEDHYS : Retours sur transparence 17 octobre 2013

  1. 1. Petit-déjeuner du 17 octobre 2013 Organisé par Market iT et Micropole, avec la participation du CEDHYS « Sunshine Act : Comment bâtir une solution pérenne ? » Retours d’expérience sur les projets de Transparence des Liens Jean-Louis QUEVA, DSI LFB QUEVA@LFB.FR 06 76 78 95 43
  2. 2. Quels sont les processus touchés? Evolutions des legislations ? Nouveaux contrôles ? Qualité des données ? Laboratoire Avantages Bénéficiaires Suivi des Evénements / Congrès/ RP / Prestations Invitations / Campagnes / Prestations / Investigations / Partenariats… DMOS Référentiels Laboratoire ? Référentiels extérieurs, par pays ? Sanctions ? Conventions/ Contrats Tiers ? Risques ? Reingéneering Modification des process? Des régles internes ? Quels Identifiants? ? Format réglementaire ? Reporting interentreprises @ ? Communication extérieure? Répartition des Dépenses Data crunching ? CNOXX Site Unique Site Labo … Modifications d’organisation ? Par Stratégie filiale corporate? Filiale Rémunérations Remboursements Engagements Notes de frais et réalisés financiers Consolidation Informations multi sociétés ? Législations par pays et timing different ? Moyens nécessaires ? Capacité à faire ? Analyses dans l’entreprise Compliance Reporting Efficience … Modification du portefolio Projets ?
  3. 3. Dissocier ou non DMOS et Transparence? Déclaration DMOS (L.4113-6 CSp) • Un périmètre élargi aux étudiants • Les dons aux associations des PS interdits (mais possibilité de convention) • Toutes les conventions soumises à l’Ordre en amont (pour avis) et en aval Sanction pénale (Article L.4163-2 ) Publication Transparence des relations (L.1453-1 CSp) • Un périmètre des destinataires élargi par rapport aux dispositions DMOS • Une publication de toutes les conventions et avantages • Un suivi en « temps réel » Sanction pénale (Article L.1454-3) DMOS et Transparence: un seul et même processus
  4. 4. Quelles modifications des organisations • • • • • Percussions d’organisations existantes Centralisation d’équipes anciennement décentralisées ou inversement Nouvelles structures de contrôles, d’animations Nouveaux liens matriciels entre des services Nouveaux liens matriciels entre le Corporate et les départements des Filiales (ou non) A nouveau process, nouvelle organisation
  5. 5. La qualité des données, leurs validations Agrégati on Collecte • Arbitrage Validation Publication Clôture La saisie des données est difficile, car la Transparence est un nouveau processus souvent transversal à ceux existants, structurés par des ‘silos’ applicatifs et organisationnels: Par exemple: o Identifier toutes les sources de conventions et d’avantages o Collecter les données de prévision de dépenses et le comptable réalisé o Bien identifier les différences entre types d’acteurs (internes/externes, entre départements,…) • Augmenter les points de contrôles, car: o o o Multiplicité des sources, des acteurs, des canaux de remontée de l’informations, nouvelles données (par exemple: post manifestation,..) Nouvelle traçabilité des décisions Dans les applications informatiques Bien définir la profondeur du reingeneering Redéfinir les contrôles
  6. 6. Les identifiants à utiliser • Le RPPS ? • Comment gérer: o o o o o o • Les étudiants Les personnes morales ( associations, organismes,…) Les CRO Les agences Les partenaires … Comment gérer les nouveaux bénéficiaires hors référentiels ? • Comment tirer profits des bases de données du commerce ? Bonne chance !
  7. 7. L’arbitrage des dépenses  Les dépenses relatives aux projets de relations professionnelles déclarés aux Ordres ne sont pas nécessairement en intégrité avec le « réalisé » (ex : no show)  Quels frais associer aux personnes présentes à la manifestation? o Les frais directs et frais indirects (location de salle et de matériel) o Les frais imputables et frais non imputables (no shows)  Nécessité de documenter précisément les présents, absents, remplacés… o Les « no-shows » o Les professionnels de santé o Les autres auditeurs (collaborateurs, journalistes, accompagnateurs, …)  Nécessité de définir les règles des situations particulières o Sur-classement hôtel, transports spécifiques  Modification nécessaire du mode de gestion des agences d’évènementiels Définir précisément les règles adoptées pour la ventilation des dépenses forfaitaires
  8. 8. Bien définir l’urbanisation des applications informatiques  Lances-t-on des sous-projets de modernisation? Modifie-t-on les applications ‘’connexes’’? ◦ ◦ DMOS ◦ Note de Frais ◦ ERP ◦ Contrats ◦  Congrès Flux CRO… Pourquoi? Dans quels schémas d’évolutions: ◦ ◦ Refonte des processus. Re-ingéniering ◦  Nouveaux partages de référentiels Nouvelle informatisation Nouveau rôle de la Business Intelligence La transparence, ce n’est pas installer un nouveau logiciel. Adopter une démarche processus
  9. 9. La qualité des dates  Saisir et contrôler les dates ◦ La date de signature de la convention, ◦ La date à laquelle l’avantage en nature a été consenti ◦ La date à laquelle le paiement a été effectué ◦ La date de publication des résultats ◦ Les dates auxquelles les activités débutent, prennent fin La Publication dépend de la qualité des dates
  10. 10. La clôture des actions  Archiver toutes les informations dans un même dossier ◦ ◦ Justification des décisions (par qui et quand?) ◦ Le réalisé ◦ Les choix de ventilation des dépenses ◦  Le déclaratif Les dates de paiement Quand clôturer le dossier ? ◦ ◦  À la fin de l’action ? À l’issue de tous les paiements? Qui prend la décision de clôturer? ◦ En cas de dossier complet ◦ En cas de dossier incomplet (dépenses non remboursées) La clôture définitive ne pourra survenir qu’une fois toutes les dépenses réglées. Les systèmes d’informations utiliseront des règles de gestion définies
  11. 11. La stratégie internationale          Aujourd’hui les règlementations suivent des spécificités nationales Ces règles de conformité sont en évolution Possibilité d’une harmonisation européenne? Futures règles d’équivalences entres pays ? Certains groupes connaissent des projets concurrents Proposition pragmatique d’une démarche par pays et d’une centralisation Corporate en fin de cycle ? Globalisation européenne? Systèmes différents pour les Etats-Unis? Quelles futures règles pour la gestion de l’extra territorialité?
  12. 12. Des questions…. Jean-Louis QUEVA, DSI LFB QUEVA@LFB.FR 06 76 78 95 43

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