Valoración de propuestas de proyectos tic

1. NOMBRE PROGRAMA / Nombre profesor
www.eoi.es
Master Executive en Dirección de Empresas del
Sector Turístico
Gestión TIC
Valoración de Propuestas de
Proyectos TIC
Año de realización: 2013
PROFESOR
Mateo Amengual

2. GESTIÓN TIC DE EMPRESAS TURÍSTICAS/ Mateo Amengual
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Gestión TIC
Índice de contenidos
I. Introducción
II. Condiciones necesarias
III. Viabilidad de los proyectos
IV. Referencias

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Gestión TIC
Valoración de Propuestas de
Proyectos TIC
OBJETIVO
“… conocer los criterios a tener en cuenta a la hora
de valorar propuestas de colaboración externa
para la implementación y gestión de proyectos
TIC …”

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Introducción
CONSIDERACIONES DE BASE
En ocasiones la capacidad de la propia empresa para llevar a cabo proyectos
TIC está limitada.
Los motivos pueden ser de diversa índole:
• Desconocimiento de la tecnología
• La tecnología involucrada no es core business
• Dedicación de los recursos a otras tareas
• Necesaria la credibilidad que pueda aportar un externo
• Poca confianza en el equipo interno
En esas ocasiones puede ser conveniente contar con empresas de servicios
que nos ayuden a llevar a cabo el proyecto de implantación TIC.

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Condiciones necesarias
El procedimiento mas formal podría comenzar con seleccionar varias
empresas y lanzar una RFI (Request For Information). En esta consulta se
informaría a las empresas de los objetivos que perseguiríamos con
nuestro proyecto y se les solicitaría información (enfoque, tecnología,
dimensionamiento del equipo, calendario, etc). Este paso, el de la RFI,
en ocasiones se puede obviar.
Bien sea a través de un proceso formal de RFP (Request for Proposal) bien sea
a través de un proceso más informal, se va a solicitar propuesta de
proyecto a varias empresas externas.
Si lanzamos una RFP, ésta debe contener toda la información necesaria:
antecedentes, entorno tecnológico, entorno organizativo, situación
actual del negocio y tecnológica, situación futura y objetivos del
proyecto, procesos de negocio, requerimientos, etc para que el
proveedor pueda ponerse en contexto y hacer una propuesta que aporte
valor, que sea realista, que sea realizable y que sea un win-win.

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Condiciones necesarias
Las propuestas que nos hagan tienen que demostrar que conocen cómo implementar el
proyecto de acuerdo con las particularidades tecnológicas del mismo. Es decir, tiene
que hacer una definición de qué hay que hacer en el proyecto para conseguir las
funcionalidades que el negocio demanda (módulo de Gestión de la TIC – metodología
de implementación; los 15 procesos de OUM – implementación pueden servir de
checklist de referencia a verificar).
Asimismo, tienen que demostrar que saben cómo gestionar un proyecto y plantear los
procesos y actividades de gestión que consideren (módulo de Gestión de la TIC –
metodología de gestión ; los 13 procesos de OUM – gestión pueden servir de checklist
de referencia a verificar).
Además, tienen que demostrar que conocen el sector y la problemática específica que se
pretende resolver. Este conocimiento se suele reflejar en la propuesta en una de sus
secciones iniciales (Antecedentes, Retos del sector, …).
También tienen que demostrar que conocen nuestra empresa y los retos que afronta.
Este punto es importante porque para un alcance de proyecto dado el enfoque de
proyecto va a depender de la situación particular de nuestra empresa.

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Condiciones necesarias
Hasta ahora hemos hablado de papel. Una propuesta puede estar
muy bien redactada, encajar perfectamente con la situación de
nuestra empresa, plantear perfectamente cómo construir el
sistema y cómo asegurar su adopción por parte de los usuarios
finales. Esto es mucho; al menos nos indica que el colaborador
externo sabría cómo hacerlo.
Las condiciones necesarias se han de cumplir pero además han de ser
realizables y el proveedor ha de ser capaz de llevarlas a cabo.
Ahora solo falta tener la certeza de que efectivamente lo puede
hacer y que estamos de acuerdo con las condiciones económicas.
O sea, que el proyecto es viable por ese precio y con ese
proveedor.

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Gestión TIC
Viabilidad de los proyectos
A continuación se presentará una serie de aspectos a tener en cuenta para
valorar mejor una propuesta TIC.
• Normalmente las empresas solicitan propuesta a varios proveedores y
estos responden con propuestas económicas agresivas. La propuesta más
barata no tiene porqué ser la mejor.
• El planteamiento del trabajo a realizar se tiene que entender, tiene que
ser razonable, tenemos que estar de acuerdo con el alcance y perfiles
requeridos. El precio es ya solo cuestión de multiplicar por tarifas de
mercado.
• Todos los proyectos tienen riesgos. La propuesta tiene que reflejar qué
riesgos ve el proveedor. Esto nos indicará su grado de conocimiento de
nuestra empresa y su nivel de experiencia.
• Es importante que los equipos de trabajo involucren de alguna forma a
personal de nuestra compañía. Esto ayudará a la adopción del sistema y a
su mantenibilidad.
• Nuestro personal está en condiciones de participar (está cualificado y
puede comprometer tiempo al proyecto) ?

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Gestión TIC
Viabilidad de los proyectos
• Hay referencias en el mercado de implantaciones del software que
queremos nosotros ? Mismo entorno y misma versión ?
• Cuántas referencias tiene nuestro potencial proveedor ? Podemos visitar o
hablar con alguna ?
• Hemos trabajado en el pasado con este proveedor ?
• El software a implantar, es estable o es de reciente creación ?
• Me asegura el proveedor dedicación al proyecto del equipo presentado en
la propuesta ? Es fácil reemplazar recursos con otros de la misma
empresa ? Hay recursos especializados en el mercado ?
• Cuán importante será este proyecto para el proveedor ?
• Cuál es la estabilidad y situación económica del proveedor ?
• Cuáles van a ser sus beneficios ? Solo económicos o de otra naturaleza ?
• Tenemos que llegar a tener la certeza de que el plan que el proveedor
nos está presentando sabe cómo ejecutarlo (en los ámbitos de
implementación y de gestión). Para ello tenemos que mantener reuniones
para “estresarlo”

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Gestión TIC
Viabilidad de los proyectos
• La experiencia indica que todo proyecto tiene retrasos en la conclusión
de los trabajos, retrasos en las validaciones, problemas con los entornos,
cambios de alcance, cambios en los stakeholders clave, problemas de
rendimiento por la BBDD, por tunning de la aplicación, de seguridad, de
calidad de datos, reticencias a utilizar el sistema, problemas en el
traspaso de la tecnología al equipo de explotación, … cómo vamos a
gestionar todo esto ? Sabemos seguro cuáles de estos riesgos potenciales
se van a convertir en problemas ?
• Hay cambios en los sistemas actuales o en la organización que puedan
impactar al proyecto ?
• Más allá del voluntarismo del proveedor (decir que sí a todo y ya
veremos) tenemos que entender claramente su planteamiento y ver
claramente que es realizable.
• La opción de que “como el proveedor lo ha firmado, lo va a hacer” nos
puede llevar a un escenario “lose-lose” y lo que queremos es “win-win”.
• El responsable del proyecto somos nosotros.

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Referencias
(1) Planificación de Sistemas de Información:
http://www.slideshare.net/kikebar/planificacin-de-sistemas-de-
informacin
(2) Marco de referencia de Métrica V3 (Plan
SI/Desarrollo/Mantenimiento):
http://www.slideshare.net/JoelRodriguez/metodologa-mtrica-3
http://alarcos.inf-cr.uclm.es/doc/ISOFTWAREI/Tema08.pdf
Gestión TIC