Een succesvol intranet is eerder uitzondering dan regel. Het is haalbaar, maar het vergt veel inspanning om een intranet te creëren dat door medewerkers wordt omarmd en een positieve ROI laat zien. Een succesvol intranet vraagt vaak meer inspanning dan initiatiefnemers zich vooraf realiseren.

1. mei 2013Een sociaal Intranet is niet zomaar succesvol
personeelscommunicatie

2. Beste lezer,
Het intranet is volop in ontwikkeling. ‘Social intranet’ en ‘digital
workplace’ zijn veelgehoorde termen. Reden voor MediaTest om te
onderzoeken wat werkt en wat niet. Waarin verschilt een succesvol
intranet van de minder succesvolle.
De resultaten In deze whitepaper zijn gebaseerd op onderzoek onder
200 intranet gebruikers en gesprekken met vele experts;
verantwoordelijken voor het intranet binnen hun organisatie.
Belangrijke conclusie is dat een succesvol intranet eerder uitzondering
dan regel is. Het is haalbaar, maar het vergt veel inspanning om een
intranet te creëren dat door medewerkers wordt omarmd en een
positieve ROI laat zien, meer inspanning dan initiatiefnemers zich
vooraf vaak realiseren.
We hopen dat deze whitepaper inspiratie oplevert voor de verdere
optimalisatie van uw intranet.
Julia Akkerman Michiel Rotteveel
Stagiaire Directeur / Partner
mrotteveel@mediatest.nl
Amsterdam, juni 2013
> Inleiding personeelscommunicatie
Over MediaTest
MediaTest levert communicatie-
onderzoek met toegevoegde waarde.
We geloven in slim communicatie-
onderzoek, nieuwe technieken en
creatieve oplossingen. We combineren
dit met onze unieke benchmarks, onze
passie voor media en de allerbeste
analyses. Op deze wijze is onderzoek
een strategisch instrument met een
prima ROI.
We combineren onze vakkennis met
ijzersterke analyses en compacte
rapportages. Niet voor niets zijn we de
Preferred Supplier voor al uw
communicatie-onderzoek.

3. > Een geslaagd Intranet is hard werken! personeelscommunicatie
Bij onze klanten is een sociaal intranet een vast onderwerp van gesprek. Internationaal liggen
succesvolle cases voor het oprapen, waardoor de inspanningen die het vergt onderbelicht blijven.
Uit deze studie blijkt dat er ook in Nederland succesvolle intranetten zijn. Zij besparen de
medewerker tijd en zorgen voor een positiever beeld van de organisatie.
Uit deze studie blijkt echter ook dat het aanbieden van een sociaal intranet geen garantie voor
succes is. Het vraagt een enorme inspanning, waarbij de wensen van de medewerker centraal
moeten staan. Hoe past intranet idealiter in de werkprocessen? Wat gebruikt men wel en niet en
waarom? Wat zijn de barrières? Juist door deze vragen continu te stellen ontstaat een intranet van
en door de medewerkers.
Daarnaast toont deze studie aan dat een succesvol intranet (waardering 8+) aan twee
voorwaarden moet voldoen: sterke werk gerelateerde informatie en beschikbaarheid thuis en op
mobiel. Op de volgende pagina staan concrete tips voor optimalisatie.
Zoals gesteld is een belangrijke voorwaarde voor succes het in gesprek blijven met de gebruiker, de
medewerker. Daar kan MediaTest u bij helpen. Wij laten u op een andere manier naar uw intranet
kijken en maken betrokkenen bewuster van de noodzaak om relevant te blijven. Dát is onze passie:
het verbeteren van uw intranet.
Het kan immers altijd net even slimmer....

4. © 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 4
1. Start met een solide basis
Werk gerelateerde informatie blijft een wezenlijk en gewaardeerd onderdeel van het intranet.
Deze vormt de basis van het intranet. Een goede zoekfunctie, heldere navigatie en begrijpelijke
content zijn cruciaal voor het gebruik.
- Monitor gebruik en koppel dit aan het verwachte gebruik.
- Raadpleeg regelmatig medewerkers over ervaren plussen en minnen.
- Kijk mee met medewerkers hoe zij het intranet gebruiken.
2. Geef medewerkers ook thuis en mobiel toegang
Beschikbaarheid leidt tot gebruik. Bovendien betrek je op deze manier ook de medewerkers die
gedurende werktijd geen computer tot hun beschikking hebben.
3. Stimuleer de sociale componenten
Sociale componenten zijn een belangrijke voorwaarde voor een succesvol intranet. Lezen en
plaatsen van blogs en reageren op blogs zijn gewenste componenten. Vooral door
medewerkers die dit al tot hun beschikking hebben.
4. Blijf werken aan dagelijks gebruik
Sociale componenten zijn voorwaarde, maar een goede instructie maakt het succes.
Voorlichting, uitleg en luisteren naar de wensen van medewerkers maken het intranet
succesvol. Het gaat niet vanzelf.
5. Zorg voor participatie van het management
Voortdurend blijkt het belang van participatie door het management. Juist blogs van
directieleden worden veel gelezen een zorgen ook voor een gevoel dat het intranet meer is dan
nice-to-know. De voorbeeldfunctie van directie stopt niet in de virtuele wereld.
5 concrete tips

5. Inhoud
© MediaTest BV
> Een sociaal intranet is niet zomaar succesvol Pagina
5 concrete tips
1. Een ‘social’ component is voorwaarde voor succes 6
2. Toegevoegde waarde op de werkvloer is essentieel 11
3. Alleen een succesvol (social) intranet levert ROI 13
Bijlage: Steekproef

6. > Een ‘social’ component is voorwaarde voor
succes1

7. © 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 7
Succes start bij een stevige basis
Figuur 1. Intranet pyramide
Er is een duidelijke driedeling
in intranetten. Deze is als
volgt:
1. De basis bestaat uit sterke
werk gerelateerde
informatie. Deze zorgt voor
een waarderingscijfer 6,
een nipte voldoende.
2. Beschikbaarheid, thuis en
mobiel tilt de waardering
op naar een 7.
3. Een gewaardeerde ‘social’
component maakt een
waardering van 8 of hoger
mogelijk.
Sociaal
Beschikbaar
(thuis / mobiel)
Werk
gerelateerde
informatie
6of
lager
7
8of
hoger

8. © 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 8
Gewaardeerd intranet heeft social component
Figuur 2. Aanwezige onderdelen afgezet naar waardering
‘Werk gerelateerde informatie
inzien’ aangevuld met
‘handleidingen en procedures’
behoren tot de basis en zijn
vrijwel altijd beschikbaar. Dit
heeft weinig invloed op de
waardering.
Bij thuis en mobiel inloggen
ontstaat een duidelijk verschil
in waardering.
Hoger dan 8 of een lagere
waardering wordt met name
bepaald door blogs lezen,
video’s bekijken en chatten
met collega’s.
%
20%
40%
60%
80%
100%
Handleidingen en procedures
Berichten plaatsen
Chatten met collega's
Video's plaatsen
Persoonlijke pagina instellen
Verjaardagskalender
collega's
Menu van de kantine
Spelletjes
Salarisstroken inzien
Werkgerelateerde info zien
Vakantiedagen opgeven
Thuis inloggen
Mobiel inloggen
Video's bekijken
Blogs lezen
Reageren op berichten
6 of lager
7
8 of hoger

9. © 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 9
Figuur 3 laat zien dat veel
basiscomponenten vaker gewenst
zijn dan nu aanwezig.
Opvallend is dat sociale
componenten als blogs lezen,
reageren en chatten vooral
gewenst worden door de huidige
gebruikers. Blijkbaar maakt
onbekend onbemind. Dit vraagt
om voorlichting, instructie en
continue stimulans.
“Thuis inloggen zou standaard moeten
zijn.” (gebruiker)
“Wij werken op locatie, thuis inloggen
om onze uren te registreren zou dan
een uitkomst zijn.” (gebruiker)
“Ik ben continu in gesprek met
medewerkers om te achterhalen
waarom zij bepaalde onderdelen niet
gebruiken. Op basis hiervan geef ik
voorlichting of pas ik dat onderdeel
aan.” (expert)
Figuur 3. Welke opties zitten momenteel op intranet en welke ziet u graag?
Social component vooral gewenst door huidige gebruiker
10,0%
20,4%
38,8%
43,8%
54,7%
34,8%
55,2%
36,3%
69,2%
65,2%
43,3%
48,3%
45,3%
79,1%
75,1%
1,0%
11,4%
21,9%
25,4%
33,8%
35,3%
35,8%
41,3%
43,3%
44,3%
53,7%
58,2%
63,7%
66,2%
91,5%
Spelletjes
Video's plaatsen
Persoonlijke pagina instellen
Menu van de kantine
Mobiel inloggen
Chatten met collega's
Verjaardagskalender collega's
Video's bekijken
Vakantiedagen opgeven
Salarisstroken inzien
Berichten plaatsen
Reageren op berichten
Blogs lezen
Thuis inloggen
Handleidingen en procedures
Momenteel aanwezig Gewenst

10. © 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 10
Begeleiden social intranet van groot belang
Op basis van voorgaande
bevindingen zien we dat er drie
typen intranetten zijn.
1. traditioneel intranet
2. Goed werkend sociaal intranet
3. Niet goed werkend sociaal
intranet
Wat opvalt is dat een traditioneel
intranet bijna altijd met een 7 of
lager gewaardeerd wordt.
Blijkbaar is een sociaal intranet
voorwaarde voor succes.
Toch wordt een sociaal intranet
niet altijd goed gewaardeerd.
Acceptatie en omarming spelen
hier een belangrijke rol bij.
Dit wordt onderschreven door
recente cases van KPN en ABN
AMRO. Hier zijn regie en stimulans
met betrekking tot het sociale
intranet belangrijke kritische
factoren (*).
Traditioneel Sociaal
Hoge waardering
Lage waardering
Goed werkend
sociaal intranet
Figuur 4. Drie groepen te onderscheiden
(*) http://www.communicatieonline.nl/opinie/bericht/hoe-jaag-je-een-sociaal-intranet-aan
Slecht werkend
sociaal intranet
Traditioneel
intranet

11. > Toegevoegde waarde op de werkvloer is
essentieel2

12. © 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 12
Intranet is en blijft een worktool
Figuur 5. Gewenste onderdelen
Welke onderdelen het intranet
moet bevatten is af te lezen uit
het schema op deze pagina.
Van de voorgelegde onderdelen
zijn de deze door meer dan de
helft gewenst.
Het minst behoefte heeft men
op dit moment aan:
- Spelletjes
- Video’s plaatsen
Hoewel beide onderdelen
volgens experts grote
toegevoegde waarde kunnen
hebben, zijn er onderdelen die
eerst op orde moeten zijn.
“Als je als organisatie merkt dat
niemand het intranet gebruikt en
overweegt spelletjes op het intranet
te plaatsen, ben je denk ik verkeerd
bezig.“
Basis:
- Werk gerelateerde informatie
- Handleidingen en procedures
- Salarisstroken inzien
- Vakantiedagen opgeven
- Verjaardagskalender collega’s
6of
lager
7
8of
hoger
Beschikbaar:
- Thuis inloggen
- Mobiel inloggen
Sociaal:
- Blogs lezen
- Reageren op berichten
- Berichten plaatsen

13. > Een succesvol intranet levert ROI3

14. © 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 14
Goed intranet heeft beperkt invloed op efficiëntie
Figuur 6. Wat voor invloed heeft een goed werkend intranet op u?
12%
27%
42%
Ik zou positiever over mijn werk praten
Het zou mij ergernis besparen
Ik zou hier efficienter van gaan werken
Gebruikers schatten het effect
van een goed werkend Intranet
hoog in. 42% gaat efficiënter
werken en bij 27% bespaart het
ergernis.
12% geeft aan door een
g o e d w e r k e n d i n t r a n e t
positiever over het werk praten.
Als het intranet naar mijn wens zou
werken, dan:
“… zou ik dingen kunnen vinden. Dat
bespaart denk ik veel dubbel werk.”
“… zou ik het vaker gaan gebruiken.”
‘… zou ik een stuk minder hoeven
zoeken. Het zou fijn zijn als het wat
overzichtelijker zou worden.”

15. © 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 15
Intranet kan personeelsblad vaak (nog) niet vervangen
Figuur 7. Goed intranet maakt personeelsblad overbodig
30%
26%
27%
6%
11%
25%
24%
34%
9%
9%
53%
11%
17%
8%
11%
Helemaal mee eens
-
-
-
Helemaal niet mee eens
6 of lager
7
8 of hoger
Een veelgehoorde stelling is
dat het intranet het
personeelsblad zou kunnen
vervangen.
Deze conclusie is voorbarig. Het
onderzoekt toont aan dat
vooral gebruikers van
eenhooggewaardeerd (8+)
intranet vinden dat dit een
personeelsblad kan vervangen.
Dit is nu bij een op de vijf (19%)
organisaties het geval.
Het personeelsblad integreren
in het intranet lijkt dus een stap
te vroeg.

16. mei 2013Vragen? Neem contact op met Michiel Rotteveel
personeelscommunicatie
E: mrotteveel@mediatest.nl
T: 06 53400599