Formation tableur

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Support de formation à l'utilisation de tableur comme Libreoffice Calc ou Microsoft Excel

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Formation tableur

  1. 1. TABLEUR Libre Office Calc
  2. 2. Interface
  3. 3. Le nombre maximum de colonnes est de 1024 (de la colonne A à la colonne AMJ) Le nombre maximum de lignes est de 1 048 576 Le nombre maximum de cellules dans une feuille est de 1 073 741 824 (soit plus de 1 milliard de cellules) Le nombre maximum de feuilles dans un classeur est 256. Interface
  4. 4. Les feuilles de calcul Ajouter, déplacer, supprimer et renommer les feuilles de calcul Ajouter une feuille de calcul Pour ajouter une feuille de calcul cliquez simplement sur l'onglet contenant le signe « + » vert ou noir en bas de l'écran Déplacer une feuille de calcul Positionnez le curseur de la souris sur l'onglet affichant le nom de la feuille, effectuez un clic gauche puis sans relâcher le clic déplacez la feuille à l'emplacement voulu. Relâchez le clic.
  5. 5. Les feuilles de calcul Ajouter, déplacer, supprimer et renommer les feuilles de calcul Supprimer une feuille de calcul Effectuez un clic droit sur l'onglet de la feuille à supprimer puis cliquez sur « supprimer la feuille... » Renommer une feuille de calcul Effectuez un double clic gauche sur l'onglet de la feuille à renommer, entrez le nouveau nom puis valider avec la touche Entrée. Masquer - démasquer une feuille de calcul Pour masquer une feuille de calcul, effectuez un clic droit sur l'onglet de la feuille concernée puis cliquer sur « Masquer » Pour la faire réapparaître, effectuez un clic droit sur un onglet de feuille puis sur « Afficher »
  6. 6. Les cellules Identifier Les cellules Les cellules ont une adresse définie par le nom de la colonne et celui de la ligne ! A1, A2, A3, B15, … Les cellules peuvent aussi avoir un nom si on le souhaite : sélectionnez la cellule dont vous souhaitez définir le nom, cliquez sur l'item insertion du menu, puis sur « nom » et enfin sur « Définir » Entrez le nom voulu, choisissez si ce nom doit être valide pour toutes les feuilles ou seulement pour la feuille active puis validez. Remarque : Cette fonctionnalité fonctionne aussi avec des plages de cellule
  7. 7. Les lignes et les colonnes Pour modifier la hauteur d'une ligne ou la largeur d'une colonne, positionnez le curseur de la souris sur le bord de l'entête de ligne ou de colonne. Effectuez un clic gauche et sans lâcher le clic étirez. Lorsque la dimension souhaitée est atteinte relâchez le clic. Modifier la hauteur d'une ligne ou la largeur d'une colonne Remarque : effectuer un double clic au même endroit adapte automatiquement la largeur de la colonne ou le hauteur de la cellule au contenu le plus long de la colonne ou de la ligne.
  8. 8. Les lignes et les colonnes Masquer une ligne ou une colonne Pour masquer une ligne ou une colonne, effectuez un clic droit sur l'entête de la ligne ou de la colonne puis cliquez sur « Masquer », pour la démasquer, sélectionnez les deux lignes ou colonnes entourant la (ou les) ligne(s) ou colonne(s), effectuez un clic droit sur l'entête de la sélection puis cliquez sur démasquer Remarque : vous pouvez masquer plusieurs lignes ou colonnes en une seule opération : sélectionnez la première ligne ou colonne puis en maintenant la touche « Ctrl » enfoncée, sélectionnez une seconde ligne ou colonne. Effectuez un clic droit sur l'entête d'une des sélections et cliquez sur masquer.
  9. 9. Mise en forme des cellules La mise en forme des cellule permet de définir la manière dont la cellule et son contenu vont être rendu visuellement. Pour définir le format d'une cellule effectuez un clic droit sur la cellule puis cliquez sur « Formater les cellules » Les lignes et les colonnes La mise en forme concerne : Le format des nombres La police les effets de caractère l'alignement du contenu de la cellule les bordures de la cellule l'arrière plan de la cellule la protection de la cellule
  10. 10. Les lignes et les colonnes Type de données Elles peuvent être de deux type : numérique ou texte Comment reconnaître le type de donnée ? Les données de type numérique sont par défaut alignées à droite de la cellule alors que les données de type texte sont alignées par défaut à gauche. Saisir des données Sélectionnez la cellule que vous souhaitez renseigner, entrez à l'aide du clavier vos données puis validez avec la touche « entrée »
  11. 11. Remplissage automatique des cellules Vous souhaitez par exemple remplir les 100 premières cellules de la colonne A avec des chiffres allant de 1 à 100. Vous pouvez remplir chaque cellule une à une mais vous risquez d'y passer du temps, heureusement les tableurs possèdent une fonctionnalité de remplissage automatique ! Saisissez le chiffre 1 dans la première cellule et valider. Sélectionnez de nouveau la première cellule. Vous devriez voir en bas à droite de la cellule un carré noir (une poignée) qui va vous permettre de recopier le contenu de la cellule en l'incrémentant automatiquement. Saisissez cette poignée avec le bouton gauche de la souris et sans relâcher le clic, étirez vers le bas jusqu'à la ligne 100 → vos cellules sont maintenant remplies des chiffres de 1 à 100. Cette technique fonctionne avec les chiffres, les jours de la semaine, les mois, les années, les dates, ... Les lignes et les colonnes
  12. 12. Impression Définir une zone d'impression Afin limiter l’impression aux seules zones nécessaires, il est utile de définir une zone d'impression : Sélectionner la zone à imprimer puis cliquer sur le menu « Format » → « Zone d'impressions » --> « Définir »
  13. 13. Impression Il est parfois nécessaire d'insérer des sauts de page pour contraindre l'impression sur plusieurs pages : sélectionnez la cellule au dessus de laquelle vous souhaitez insérer un saut de page puis cliquez sur le menu « Insertion » → « Saut de page » → « Saut de ligne » Il est également possible de le faire sur les colonnes : « Insertion » → « Saut de page » → «Saut de colonne » Les sauts de page sont matérialisés par des lignes bleues.
  14. 14. Pour visualiser ce que donnera l'impression : «Fichier » → « Aperçu » Impression
  15. 15. Impression Mise en page de l'impression Pour affiner les réglages de l'impression après avoir affiché l'aperçu, cliquez sur le bouton « Formater la page » S'ouvre alors une boite d'option concernant le document.
  16. 16. Les formules Les formules dans un tableur se situent dans les cellules en lieu et place des données, il faut donc sélectionner la cellule dans laquelle on souhaite voir le résultat avant de taper une formule… Les formules de base : addition, soustraction, multiplication et division Les formules commencent toujours par le signe « = » qui signifie : le contenu de la cellule doit être égal à suivi de l'opération que l'on souhaite réaliser. = 3 + 5 Addition de 3 et de 5 = 3 / 5 Division = 3 * 5 Multiplication = 3 – 5 Soustraction
  17. 17. Les formules Cependant l’intérêt d'un tableur est de pouvoir automatiser les opérations, c'est à dire de ne pas avoir à retaper la formule à chaque fois. Il est donc préférable de faire appel à l'adresse des cellules dans ces opérations. = A1 + A2 Addition du contenu de la cellule A1 avec celui de A2 = A1 / A2 Division du contenu de la cellule A1 avec celui de A2 = A1 * A2 Multiplication du contenu de la cellule A1 avec celui de A2 = A1 – A2 Soustraction du contenu de la cellule A1 avec celui de A2
  18. 18. Les formules L'assistant Formules Un grand nombre de formules sont déjà existantes et préprogrammées. Pour y accéder effectuer un clic sur l'assistant fonctions. Zone déroulante de sélection de catégorie de fonction Affichage des fonctions existantes de la catégorie sélectionnée Affichage du détail de la Fonction sélectionnée Affichage de la formule telle qu'elle apparaîtra dans la cellule
  19. 19. Les formules Exemple de la fonction somme
  20. 20. Les formules Sélectionnez la catégorie « Mathématique » Effectuez ensuite un double clic sur la fonction « Somme »
  21. 21. Les formules Vous pouvez maintenant ajouter les nombres dont vous souhaitez faire la somme
  22. 22. Les formules Soit vous connaissez l'adresse de la cellule et vous tapez à l'aide du clavier son adresse dans le champ de saisie Soit vous ne connaissez pas son adresse vous pouvez alors la sélectionner à l'aide de la souris
  23. 23. Les formules Vous pouvez également entrer une formule à la place de l’adresse d’une cellule.
  24. 24. Les formules Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK
  25. 25. Les formules Recopier les formules De la même manière que le remplissage automatique, il est possible de recopier les formules directement avec la souris Exemple : Nous souhaitons diviser une suite de nombre par une valeur unique Le diviseur est en C2 et les données à diviser de D2 à D10 Je saisi la formule sur la première ligne à diviser : =D2/C2 Puis je copie ma formule en étirant à l'aide de la poignée. Résultat :
  26. 26. L'erreur rencontrée est due à l'adressage relatif des cellules : Lorsqu'on recopie une formule vers la droite ou vers le bas, les adresses des cellules référencées se trouvent automatiquement décalées vers la droite ou vers le bas. Pour s'affranchir de ce problème, il faut utiliser l'adressage absolu des cellules, pour ce faire, on note l'adresse de cette cellule avec des signes dollars $, un devant le numéro de ligne pour bloquer la ligne et un devant la lettre identifiant la colonne pour bloquer la colonne.. Ainsi pour que notre copie de formule se passe bien, nous aurions du saisir la formule suivante : =D4/$C$1 Remarque : vous pouvez aussi nommer la cellule contenant la valeur unique (par exemple Diviseur) et faire appel à son nom dans la formule : =D4/Diviseur Les formules Adresse relative A1 Adresse absolue $A$1 ou $A1 ou A$1
  27. 27. Les formules L'imbrication de formules Une formule peut contenir une ou plusieurs formules… Exemple avec la fonction « RECHERCHEV » imbriquée avec la fonction «SI» Détail de la fonction « SI » : retourne une valeur si une condition est remplie sinon en retourne une autre. =SI(Condition ; valeur si vrai ; valeur si faux) Condition : Condition que nous allons vérifier Valeur si vrai : valeur renvoyée si la condition est remplie Valeur si faux : valeur renvoyée si la condition n'est pas remplie
  28. 28. Les formules Détail de la fonction « RECHERCHEV » : effectue une recherche verticale dans une matrice selon un critère et renvoi un résultat situé dans une colonne adjacente si le critère de recherche est trouvé. =RECHERCHEV(Critère de recherche ; Matrice ; Indice ; Ordre de tri) Critère de recherche : ce que nous recherchons dans la matrice Matrice : plage de cellules sur lesquelles effectuer la recherche Indice : N° de colonne ou se trouve la valeur de notre recherche Ordre de tri : indique si la plage doit être triée ou non
  29. 29. Les formules Nous allons tester la valeur de A et afficher : Résultat positif si : A > 0 Résultat nul si : A = 0 Résultat négatif si : A < 0 La formule contenue par la cellule B10 : =SI(RECHERCHEV(A10;A1:B7;2;0)>0;"Résultat positif";SI( RECHERCHEV(A10;A1:B7;2;0)=0;"Résultat nul"; "Résultat négatif")) Ce que réalise cette formule :
  30. 30. Mise en forme conditionnelle Les tableurs vous offrent la possibilité de modifier la mise en forme des cellules en fonction du contenu qu'elles contiennent. Imaginons que vous souhaitiez identifier très rapidement quelles sont les valeurs négatives dans le tableau ci-dessous. Première solution : parcourir tout le tableau pour les retrouver. Si votre tableau comporte plusieurs dizaines ou centaines de lignes cela risque de vous prendre beaucoup de temps et surtout vous risquez d'en rater quelques-unes. Deuxième solution : utiliser la mise en forme conditionnelle .
  31. 31. Mise en forme conditionnelle Comment faire ? Commencez par sélectionner la plage de cellules sur laquelle appliquer ce formatage conditionnel puis effectuer un clic sur le menu « Format » → « Formatage conditionnel » → « Condition » 1- Laissez « La valeur de la cellule est » 2- Sélectionnez « Inférieur à » 3- Renseignez La valeur 0 4- Sélectionnez « Nouveau Style » ici
  32. 32. Mise en forme conditionnelle Définissez votre style de cellule qui sera affiché si la condition est remplie. Choisissez la police, la couleur de police et de fond, le contour de cellule, les effets de caractère, l'alignement, … Puis validez.
  33. 33. Mise en forme conditionnelle Le résultat est immédiat, vous venez d'identifier toutes les cellules comportant une valeur négative
  34. 34. Les filtres Vous vous trouvez devant une base de données comportant un nombre d’information importantes et dont certaines sont répétitive. Comment ne faire apparaitre que les lignes comportant une même information ? Nous allons pour réaliser cette opération utiliser les filtres.
  35. 35. Les filtres Sélectionnez la première cellule de l’entête de votre tableau Ouvrez ensuite le menu « Données » puis sélectionnez «l’option « AutoFiltre ».
  36. 36. Les filtres Des listes déroulantes sont apparue sur les entêtes du tableau. Ce sont les choix dans ces listes qui vont filtrer le tableau. Cliquez sur la liste déroulant Pays par exemple, puis sélectionnez « Etats- Unis ».
  37. 37. Les filtres Le tableau ne fait maintenant apparaitre que les lignes dont le pays est « Etats-Unis »
  38. 38. Les filtres Cliquez ensuite sur la liste déroulante « Or » puis sélectionnez « 2 ». Vous ne voyez à présent que les lignes dont le pays est « Etats-Unis » et dont le nombre de médaille d’or est « 2 ». Les filtres sont cumulatifs.
  39. 39. Calculs en fonction des filtres Gardons cet exemple et ajoutons une somme au dessus des colonnes Or, Argent & Bronze qui comptabilisera chaque type de médaille. Commencez par annuler les filtres puis entrez les formules. =SOMME(E6:E226)
  40. 40. Calculs en fonction des filtres Appliquez maintenant les mêmes filtres sur les colonnes « pays » et « Or ». Malgré l’application des filtres les totaux ne changent pas.
  41. 41. Calculs en fonction des filtres Afin que les totaux prennent en compte le filtrage effectué, nous devrons utiliser la fonction « SOUS.TOTAL ». Cette fonction attend une fonction à appliquer et une plage sur laquelle l’appliquer.
  42. 42. Calculs en fonction des filtres Les fonctions possibles sont référencée par un chiffre, c’est ce chiffre qu’il faut indiquer lors de l’écriture de la formule. Ici pour l’exemple nous utiliserons la fonction SOMME soit le chiffre 9. La formule deviendra donc : =SOMME(E6:E226)  =SOUS.TOTAL(9;E6:E226)
  43. 43. Calculs en fonction des filtres Réappliquons maintenant les mêmes filtres. Cette fois-ci les totaux tiennent compte des filtres sélectionnés.
  44. 44. Les diagrammes Sélectionner la plage de données à représenter puis lancer la commande Insertion > Objet > Diagramme .... Un diagramme de base est automatiquement inséré et la première boîte de l'Assistant graphique (Étape 1/4) apparaît. Sélectionnez les données à représenter
  45. 45. Les diagrammes Insertion > Objet > Diagramme. Sélectionnez le type de diagramme
  46. 46. Les diagrammes Vérifiez la plage de données Indiquez si les données sont en ligne ou en colonne Indiquez si les 1er ligne et colonne contiennent les entêtes
  47. 47. Les diagrammes Si besoin définissez les nom pour les séries de données
  48. 48. Les diagrammes Saisissez le titre du graphique ainsi que celui des axes Affichez ou non les grilles du graphique Afficher ou non la légende du graphique
  49. 49. Les diagrammes Cliquez sur terminer, votre diagramme est affiché
  50. 50. Les tableaux croisés dynamiques Pour obtenir un tableau croisé dynamique, il est nécessaire d'avoir au préalable un tableau servant de base de données, appelé tableau source ou tableau base de données. Un tableau de type base de données doit répondre à plusieurs règles : – chacune de ses colonnes doit posséder un titre; – chaque ligne doit correspondre à une entrée (appelée aussi enregistrement ) : une entrée contient des données se rapportant à un seul objet ou sujet. – normalement, aucune ligne, c'est-à-dire aucune entrée, ne doit être strictement identique à une autre : au moins un critère doit être différent. Un tableau croisé dynamique (en anglais pivot table), en abrégé « TCD », est une fonctionnalité de certains tableurs qui permet de générer une synthèse d'une table de données brutes. Le « TCD » permet de regrouper des données selon une ou plusieurs de ses propres catégories (colonnes ou champs) et faire les opérations nécessaires entre les montants correspondants (sommes, moyennes, comptages, etc.). Le « TCD » peut donc créer des mises en forme de tableaux en répartissant les différents champs voulus, en abscisses ou en ordonnées... wikipedia
  51. 51. Les tableaux croisés dynamiques Pour créer un tableau croisé dynamique sélectionnez l'ensemble du tableau source puis ouvrez le menu « Insertion » puis « Table de pilote… »
  52. 52. Les tableaux croisés dynamiques Champs de la page : filtre le contenu du tableau selon un critère inséré Champs disponibles Champs de colonne : les titres des colonnes du tableau seront les différentes valeurs de la colonne du tableau source sélectionné
  53. 53. Les tableaux croisés dynamiques Champs de ligne : entêtes des lignes que l’on va pouvoir filtrer Champs de données : contient une synthèse des informations relatives aux croisement d’une colonne et d’une ligne. Différentes opérations sont possibles.
  54. 54. Les tableaux croisés dynamiques Pour construire votre tableau, glissez-déplacer vos boutons dans les champs souhaités, puis validez lorsque vous avez terminé
  55. 55. Les tableaux croisés dynamiques Votre tableau est construit, vous pouvez maintenant modifier les filtres pour afficher seulement les informations souhaitées.
  56. 56. Les macros Les tableurs comme LibreOffice et Excel permettent d'enregistrer des macros. Une macro est l'enregistrement en code informatique d'une suite d'instructions. Elle pourra par la suite être attachée à un bouton ou tout autre objet qui permettra de déclencher son exécution. Les instructions seront alors exécutées dans l'ordre ou elles ont été enregistrées. Ceci est très pratique lorsque l'on a des tâches répétitives à effectuer.
  57. 57. Les macros Préparation de l'interface Dans un premier temps il est utile de préparer son interface en vue de l'enregistrement et de l'utilisation des macros. Ouvrez pour cela le panneau de configuration de l'interface : « Outils » → « Options » Cochez les cases « Activer les fonctions expérimentales » et « Activer l'enregistreur de macro » Enfin cliquez sur le bouton « Ok » Dépliez l'arborescence « LibreOffice » et cliquez sur « Avancé »
  58. 58. Les macros Nous pouvons maintenant enregistrer et utiliser notre première macro Sélectionnez le menu « Outils » → « Macros » → « Enregistrer une macro » Une fenêtre apparaît comportant un bouton « Terminer l'enregistrement » Tout ce que vous allez faire à présent va être enregistré et codé en langage informatique
  59. 59. Les macros Sélectionnez la zone à trier, cliquez sur le menu « données » → « Trier... ». Sélectionnez la colonne à trier puis cliquez sur la case croissant et validez. Cliquez sur le bouton « Terminer l'enregistrement » une fenêtre s'ouvre ou vous devez définir l'emplacement et le nom d'enregistrement de la macro. Nous allons maintenant affecter cette macro à un bouton qui lors du clic déclenchera son exécution. Donnez lui le nom de « tri_croissant » et sélectionnez l'emplacement mes macros. Votre macro est Enregistrée
  60. 60. Les macros Affichez maintenant la barre d'outils nécessaire : « Affichage » → « Barres d'outils », cliquez sur la barre : Contrôle de formulaire Cliquez sur « Bouton » Dessinez un bouton sur votre feuille de calcul.
  61. 61. Les macros Effectuer ensuite un clic droit sur ce bouton pour faire apparaître le menu contextuel. Modifier l'étiquette « Bouton » par « Tri » Cliquez sur « Contrôle » une fenêtre s'ouvre
  62. 62. Les macros Trouvez la ligne Bouton de la souris enfoncé. Cliquez ensuite sur l'onglet « Événement ». Cliquez sur le bouton comportant trois points.
  63. 63. Les macros La fenêtre assigner une macro s’ouvre Cliquez sur le bouton « Macro »
  64. 64. Les macros La fenêtre Sélecteur de macro s’ouvre Retrouvez votre macro « Tri_croissant » dans le dossier « Mes macros ». Cliquez enfin sur le bouton « OK » Sélectionnez-la.
  65. 65. Les macros La fenêtre assigner une action s’ouvre La macro « Tri_croissant » est assignée à l’événement « Bouton de la souris enfoncé » Cliquez enfin sur le bouton « OK » pour valider votre choix.
  66. 66. Les macros Fermez la fenêtre Propriétés : Bouton Cliquez enfin sur le bouton « Basculer le mode conception » afin de rendre le bouton actif
  67. 67. Les macros Lignes de code de la macro enregistrée
  68. 68. TABLEUR Libre Office Calc Médiathèque Gaston Baissette – Mauguio – Septembre 2016

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