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Livre blanc : quel ROI pour le Software Asset Management (gestion des actifs logiciels) ?

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Livre blanc ROI gestion des licences : convaincre vos interlocuteurs des gains potentiels

Ce livre blanc ROI gestion des licences, vous aidera à convaincre vos interlocuteurs de mettre en place un programme de gestion des licences.

Expliqué avec une grande clarté, il pose les risques auxquels votre organisation se confronte sans un bon programme de gestion des licences. Puis, il met en exergue les 7 domaines sur lesquels, grâce à la mise en place d’un programme de gestion des licences, vous obtiendrez de vrais gains.

Chiffrés et fournis d’exemples, ce livre blanc vous fournira les arguments clés à a mise en place d’un programme de gestion des licences face à des interlocuteurs issus du Top management aussi bien IT, finances et achats.
Le sommaire du livre blanc ROI gestion des licences

- Les erreurs commises sans SAM*
- Maximisez 7 fois vos chances de ROI

* SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels)

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Livre blanc : quel ROI pour le Software Asset Management (gestion des actifs logiciels) ?

  1. 1. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 • www.mersy.fr Gestion Des Licences Copyright © 2012 - mersy Software Assets Management : maximisez 7 fois votre ROI
  2. 2. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012GestionDes LicencesSoftware Assets Management :maximisez 7 fois votre ROI Introduction Chapitre 1 Les 5 erreurs commises sans SAM* Chapitre 2 Maximisez 7 fois votre ROI SAM* Conclusion Votre nouvelle vie SAM* *SAM : Software Assets Management (gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy
  3. 3. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Introduction Ce  livre  blanc  a  pour   objec/f  de  vous  fournir  les  arguments  clés  à  a   mise  en  place   d’un   programme   de   ges/on   des   licences   face   à   des   interlocuteurs   issus   du   Top   management  aussi  bien  IT,  finances  et  achats. Il  détaille   dans   la   première  par/e  les  risques  auxquels  votre  organisa/on  s’expose   en  cas   de  mauvaise  ges/on  des  licences.     Puis,   il  met  en  exergue  les   7  domaines  sur   lesquels   vous  ob/endrez  de  vrais   gains  grâce  à  la  mise  en  place  d’un  programme  de   ges/on  des  licences  appelé  aussi  programme  SAM  (SoPware  Assets  Management). N’oubliez   pas   que   l’enjeu   dans   ce   domaine   est   de   taille   tant   pour   lever   les   risques   de   non-­‐conformité   (et   les   amendes   associées)   que   pour   réaliser   des   économies  substan<elles. Tout   comme   le   Gartner,   nous   évaluons   les   poten3els   de   gains   jusqu’à   30   %   des  dépenses  logicielles  la    1re    année  et  entre  7  et  10  %  en  récurrent.   Selon   le   poids   des   ac3fs   logiciels   dans   l’entreprise,   les   gains   poten3els   peuvent   aCeindre   1   million   d’euros   pour   10   millions   de   dépenses   IT   !   (hypothèse  :  poids  des  ac3fs  logiciels  à  30  %  du  budget  IT)   L’assiee  des  gains  poten/els  recouvre  tous  ces  domaines  : -­‐  applica/ons  et  progiciels -­‐  redevances  (cloud) -­‐  middleware -­‐  databases -­‐  infrastructure Selon  l’ITIL  «  la  ges/on  des  ac/fs  logiciels  est  un  impéra/f,   pas  une  op/on.  Les  ac/fs   logiciels   sont   des   ac/fs   commerciaux.   Sans   une   bonne   maitrise,   les   hauts   responsables   de   l’entreprise   s’exposent   à   des   risques   juridiques,   financiers   et   opéra/onnels  ». Une   ges/on   efficace   de   ces   ac/fs   exige   un   programme   SAM*   (SoPware   Assets   Management)   mature   et   la   coopéra/on   de   mul/ples   fonc/ons   au   sein   de   votre   organisa/on. * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 1
  4. 4. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Chapitre 2 Les 5 erreurs commises sans SAM* Gérer   des   ac/fs   logiciels   consiste   à   rechercher   à   minimiser   les   coûts   tout   en   fournissant  une   capacité   suffisante   et  une  flexibilité  pour  répondre  aux  besoins  des   mé/ers.   Peu   d’organisa/ons   savent   gérer   les   licences   logicielles   comme  des   ac/fs   de   l’entreprise   bien   qu’elles   aient   la   charge   de   plusieurs   centaines   voire   millions   d’euros  de  licences  logicielles. Sans  un  bon  programme  SAM*,  les  erreurs  suivantes  se  produisent  fréquemment  et   peuvent  influer  considérablement  sur  la  rentabilité  de  toute  l’entreprise  : Erreur  N°  1  :   Le  risque  de  non-­‐conformité Sans   un   programme   SAM*,   vous   prenez   un   risque   de   non-­‐conformité.  Prendre   ce   risque   conduit   forcément   à   payer   de   lourdes   amendes   lorsque   la   non-­‐conformité   est  mise  au  jour. Comptez  entre  600  et  1000  euros  par  poste  et  par  licence  non-­‐conforme  (prix   de   la   licence   +   le   raCrapage   des   frais   de   maintenance   sur   une   base   de   3   années  +  des  pénalités). © 2012 - mersy * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 2
  5. 5. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Erreur  N°2  :   Le  sur-­‐licensing   Faire   du   sur-­‐licensing   consiste   à   posséder   plus   de   licences   que   de   besoins.   En   somme,  vous  avez  acheté   trop  de  licences  et   vous  payez  des  frais  de  maintenance,   de  support  et  de  ges/on  inu/lement. Le  calcul  à   la  louche  des  besoins  en  licences  conduit   invariablement  à  faire  du  sur-­‐ licensing  ou  du  sous-­‐licensing.  Par  ailleurs,  l’absence  de   processus  de  contrôle  dans   les  domaines  impliquant  l’u/lisa/on  de  licences  peut  amener  à  du  sur-­‐licensing.   Par   exemple   :   une   organisa3on   qui   n’a   pas   mis   en   place   de   processus   de   contrôle   sur   les   licences   lors   des   entrées   et   sor3es   de   personnels   conduit   à   laisser  ac3ves  des  licences  pour  du  personnel  qui  ne  fait  plus  par3e  de  votre   organisa3on  ! En  outre,   sans  un  suivi  approprié  de  l’u/lisa/on  de  vos  ac/fs  logiciels,   des  licences   disponibles   pour   un   redéploiement   et   des   besoins   existants   dans   divers   départements,   vous   risquez   de   ne   pas   faire   bénéficier   votre   organisa/on   des   licences  disponibles. Pire,   plusieurs   départements   peuvent  acheter   individuellement  un  certain  nombre   de   licences   logicielles   d’une   même   applica/on   alors   que   le   poten/el   existant   de   licences   couvraient   les   besoins   de   tous.   En   bref,   un   vrai   gaspillage   de   temps   et   d’argent. Erreur  N°3  :   Le  sous-­‐licensing Faire   du   sous-­‐licensing   consiste   à   sous-­‐es/mer   les   besoins   en   licences   logicielles   pour  contenir  les  dépenses  informa/ques. C’est   une   méthode   qui   peut   vous   coûter   très   cher   in   fine   car   vous   prenez   non   seulement   des   risques   opéra/onnels   mais   également   des   risques   juridiques   et   financiers. www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 3
  6. 6. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 En  effet,   du  sous-­‐licensing  ressen/   comme   tel  auprès   des   mé/ers  peut  conduire   à   des   dérives   de   piratage   et   d’installa/on   illégale   de   l’applica/on   sur   les   postes   de   travail   et   au   final   vous   conduire   à   être   déclaré   non-­‐conforme   lors   d’un   audit   de   licences. Par   ailleurs,   des   erreurs   de   paramétrage   sur   les   serveurs   liées   à   un   manque   de   connaissance  des  condi/ons  d’u/lisa/on  et   de  factura/on   des  licences  par  les  DBA   (Database   administrateur)   peut   amener   également   à   du   sous-­‐licensing   et   peut   provoquer  la  non-­‐conformité. Par   exemple   :   les   personnels   informa3ques   ne   sont   pas   au   courant   des   condi3ons   de   factura3on   et   peuvent   ac3ver   des   licences   (licences   illégales   fréquentes   sur   des   environnements   virtualisés),   sans   connaitre   les   conséquences  des   op3ons  produits.  Le   facteur  de   risque   peut  facilement  aller   de  1  à  10  :  achat  de  20  K  €  et  redressement  à  200  K  €. Erreur  N°4  :   Le  mauvais  alignement  des  licences Parfois,   une   même   applica/on   logicielle   peut   être   en   sur-­‐licensing   dans   un   département  et  en  sous-­‐licensing  dans  un  autre.   Le   partage   des   licences   permerait   d’économiser   des   coûts   et   de   promouvoir   la   produc/vité.   Toutefois,   sans   le   contrôle   et   la   visibilité   créée   par   un   programme   SAM*,   il   est   difficile   pour   une   organisa/on   de   /rer   pleinement   par/   de   ses   ac/fs   logiciels. Par   exemple   :   acheter   des   logiciels   hors   du   cadre   du   catalogue   de   logiciels   référencé   (dans   lequel   des   condi3ons   ont   été   négociés)   amène   à   une   hétérogénéité  du  parc  et  à  une  dérive  vers  la  non-­‐conformité. * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 4
  7. 7. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Erreur  N°5  :   La  non-­‐mutualisa3on  des  achats En  raison  de  la  décentralisa/on  des  achats  de  licences,  il  est  souvent  complexe  pour   une  organisa/on  de  : -­‐ bénéficier  des  remises  sur  quan/té  des  fournisseurs  de  logiciels -­‐ de  bénéficier  de  licences  redistribuées -­‐ de  faire  des  achats  adaptés  aux  besoins  globaux  de  l’organisa/on   Ce  sont   des  coûts  inu/les  qui  pourraient   être  contenus   par   un   programme  SAM*  et   la  désigna/on  d’un  responsable  SAM*  au  sein  de  l’organisa/on  chargée  de  s’assurer   de  la   cohérence  globale   des  achats   tout  en  permeant  aux  départements  de  garder   leur  indépendance  de  choix. Par   exemple   :  faire   des  achats   en  référence  à  un  contrat  groupe   qui  a  expiré,   c’est   souvent   le   cas   de   la   filiale   qui   n’est   pas   informé   des   évolu3ons   contractuelles.   Ou   encore,   la   non-­‐connaissance   d’un   contrat   groupe   peut   amener  à  négocier  un  contrat  local  à  des  condi3ons  moins  privilégié. * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 4
  8. 8. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Chapitre 2 Maximisez 7 fois votre ROI SAM* Les   bénéfices   poten/els   d’une   bonne   implémenta/on   SAM*   (SoPware   Assets   Management)   sont   très   importants   et   excèdent   largement   son   coût   d’implémenta/on.   La   mise   en   place   d’un   bon   programme   SAM*   permet   de   faire   de   substan/elles   économies  non  seulement  en  dépenses  logicielles   directes  mais  également  en  coûts   d’infrastructures  et  de  processus. Le  Gartner  évalue  les   poten/els   de   gains   jusqu’à   30%  des  dépenses   en  logiciels   la   1ère  année  et  10  %  en  récurrent.   Sachant  que  les  ac/fs  logiciels  représentent  eux-­‐ mêmes   environ   30%   des   dépenses   IT,   le   gain   poten/el   peut   aeindre   1   millions   d’euros  pour  10  millions  de  dépenses  IT  ! ROI  N°  1  :   Etre  préparé  aux  audits  de  licences   Sans  une  bonne  ges/on   de  vos  ac/fs  logiciels,  vous  exposez  votre  entreprise  à  des   risques   de  non-­‐conformité.  Avec  un  bon  programme  SAM,  vous  êtes   assuré  d’être   parfaitement   préparé   aux   audits   de   licences   en   ayant   une   vision   parfaite   de   vos   droits  et  de  votre  u/lisa/on  réelle.   ROI  N°  2  :   Réduire  les  coûts  de  licences  et  les  frais  de  maintenance Un   bon   programme   SAM   vous   aidera   à   iden/fier   le   degré   d’u/lisa/on   de   chaque   logiciel   et   donc   d’évaluer   les   besoins   réels.   Les   configura/ons   standard   installées   sont  sur-­‐spécifiées   comparées  à   ce  que  les  u/lisateurs  u/lisent  réellement.  En  ayant   cee   connaissance   vous   contrôlerez   mieux   les   déploiements   afin   qu’ils   s’ajustent   aux   besoins   réels   de   vos   u/lisateurs   (redistribu/on   de   licences,   suppression   de   licences  non  u/lisées,  suppression  des  frais  de  maintenance  et  de  support). * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 5
  9. 9. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 ROI  N°3  :   Réduire  les  coûts  hardware Une  bonne  ges/on   de  vos  ac/fs  logiciels  vous  permera  également  d’éviter  le  sur-­‐ déploiement   hardware,   en   iden/fiant   des   opportunités   d’économies   telles   que   la   consolida/on  de  serveur,  ou   le   phasage  d’achat  dans  le  temps  ce  qui  peut  conduire   à  négocier  d’importantes  économies  auprès  des  fournisseurs. ROI  N°  4  :   Réduire  la  factura3on  grâce  au  regroupement  des  contrats La  ges/on  des  ac/fs  logiciels  est  basée   sur  une  centralisa/on  des  informa/ons.  Elle   permet   dans   des   grandes   organisa/ons   où   sont   éclatés   les   achats   de   faire   de   substan/elles  économies  en  réalisant  des  achats  mul/ples  centralisés ROI  N°  5  :   Avoir  de  vrais  leviers  de  négocia3on  avec  les  éditeurs Quant   une   organisa/on   sait   qu’elle   est   totalement   conforme   avec   les   termes   et   condi/ons  d’achat  de  licences,  elle  acquiert   une  posi/on  de  force  plus  grande   avec   les  éditeurs  de  logiciels  qui  lui  permet  d’avoir  de  vrais  leviers  de  négocia/on   quant   aux   contrats   en  cours  ou  futurs.   A  l’inverse,   si   elle  se   sait  faible  dans   ce  domaine,   l’éditeur   peut   en   jouer   en   agitant   la   carte   de   l’audit   de   licences   pour   obtenir   et   mieux  négocier  un  nouveau  marché. ROI  N°  6  :   Améliorer  la  planifica3on  stratégique  des  infrastructures   Une   meilleure   connaissance   de   ce   qui   est   installé   et   u/lisé   et   des   capacités   de   déploiement   faciliteront   l’évalua/on   de   solu/ons   logicielles   stratégiques   alterna/ves.   Elle   vous   permera   également   de   prendre   des   décisions   éclairées   concernant  vos  futurs  inves/ssements  logiciels. www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 6
  10. 10. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 ROI  N°  7  :   Réduire  les  coûts  de  supports  interne  des  licences En   fournissant   des   ressources   centralisées   qualifiées   dans   la   connaissance   des   licences,   vous   diminuez   le   coût   de   développement   et   de   main/en   de   ces   connaissances  au  sein  du  management  et  des  équipes  opéra/onnelles. Et  pour  finir  quelques  chiffres  ITIL 5  millions  de  $ C’est   le   gain   réalisé   par   une   mul3na3onale   en   réalisant   un   programme   SAM   et   en   centralisant   la   négocia3on   de   ses   contrats   de   licences.   Fini   le   sur-­‐licensing   et   la   non   mutualisa3on  de  leurs  besoins  (Référence  ITIL). 500  000  € C’est   le   montant   des   frais   de   maintenance   annulés   suite   à   une   étude   menée   par   un   grand  groupe  dans   le  cadre  d’un  programme  SAM  révélant  qu’il  con3nuait  à  payer   des   frais  de  maintenance  pour  des  logiciels  qui  n’étaient  plus  u3lisés    (Référence  ITIL). Mere   en   place   un   programme   SAM*   permet   aux   organisa/ons   d’acheter   et   de   gérer   les   licences   logicielles   d’une   manière   qui   correspond   exactement   à   leurs   besoins  d’u/lisa/on.  Eliminer  le  gaspillage  d’argent  sur  le  sur-­‐licensing,  veiller  à  ce   que  l’ensemble  des  achats  soit  exploité  et  sous  contrôle  et  éviter  les  risques  de  non-­‐ conformité.   Avec  un  programme  SAM*,  les  organisa/ons  ob/ennent  le  rendement  maximal  de   leurs   inves/ssements   en   logiciels   en   op/misant   chaque   euro   dépensé   dans   des   ac/fs  logiciels. * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 8
  11. 11. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Conclusion Votre nouvelle vie SAM* Un  programme   SAM*  (SoPware  Assets   Management)  implique  d’avoir  les  ou/ls,   les   ressources  et  les  processus  appropriés  afin  de  bénéficier  d’une  ges/on  efficace  de   ses  ac/fs  logiciels.  Un  bon  programme  SAM  permet  de  mieux  comprendre  chaque   aspect  du  cycle  de  vie   du   logiciel  (choix,   achat,  déploiement,  ges/on,   maintenance/ support,  ges/on  des  retraits  et  redéploiements). * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 9
  12. 12. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Mersy : le cabinet de conseil spécialiste du SAM en France Mersy   est   un   cabinet   de   conseil   expert   dans   la   réduc/on   des   coûts   IT   et   l’améliora/on  de  la   qualité  des  services   IT  depuis  2009.  Ses  experts  sont  issus  des   plus  grands  cabinets  de  conseil. Mersy  est  le   cabinet  de  conseil   spécialiste  de  la  mise  en  place   de  programmes  de   ges/on   des   licences   en   France   avec   son   offre   Mersy   SAM®   (SoPware   Assets   Management).   Mersy   vous  accompagne   dans   votre   stratégie  de  maîtrise   de   vos   ac/fs   logiciels  et   vous  propose  4  presta/ons  : 1. Audit   des   coûts   de   licences   :   Pour   analyser   vos   coûts   de   licences,   iden/fier   vos   poten/els   de   gains   et   convaincre   de   l’opportunité   d’un   programme  de  ges/on  des  licences  dans  votre  contexte. 2. Exper/se   contrat   licence   :   Pour   auditer   les   contrats   tant   sur   le   plan   juridique  et  technique  et  renégocier  les  engagements  contractuels  afin   d’obtenir  des  gains  immédiats.   3. Programme   ges/on   des   licences   SAM   :   Pour   mere   en   place   votre   programme  de  ges/on  des  licences  et   économiser  jusqu’à  30  %  de  vos   dépenses  logicielles. 4. Cellule   externalisée  ges/on  des  licences  SAM   :     Nous   meons   à   votre   disposi/on   l’ensemble   de   nos   compétences   pour   gérer   au   quo/dien   votre  cellule  de  ges/on  des  licences  SAM. © 2012 - mersy Pour  en  savoir  plus,  contactez  dès  maintenant    :   Stéphane  Feuillu Directeur  Conseil  IT  Mersy   06    43  35  71  67  stephane.feuillu@mersy.fr www.mersy.fr www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 10

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