Alfresco en une heure
Agenda     Alfresco et le marché de l’ECM     Les services Alfresco     Les points d’entrée Alfresco     Intégrations     ...
ECM traditionnel   Coûteux         Complexe   Adoption limitée
Les tendances du marché ECM•   Cloud Computing, Mobile, accès distant, et Internet•   Arrivée de nouveaux standards : CMIS...
Alfresco est différentCoût plus faible     Simple   Adopté par les                                utilisateurs
Une solution ECM complète                    Gestion Electronique            Gestion de                      de Documents ...
Fonctions de base  Organisation de l’informationSuivi des modifications et Sécurité  Cycle de vie des documents
Contenu et propriétés•   Gestion de tout type de    contenu (.doc .ppt .xls    .jpg .mp3 .mp4)                            ...
Un modèle de données flexible                        Type = Rapport      Type = Contrat      Type = Email        Type = Ca...
Suivi de version•   Plus besoin de    changer le nom de    fichier                                         Propriétés    o...
Contrôle d’accès•   Verrouillage pendant    l’édition    o   Limite les risques de   Verrou                Propriétés     ...
Rôles        Collaborateur        Coordinateur        Contributeur        Lecteur        Editeur        X X X X    X    V ...
Contrôle d’accès            Patti   Jennifer           Risley   Watmore            RH        DG
Organisation du contenu•   Stocke le contenu    dans un “espace”•   Navigation par               Verrou     Dossier   Prop...
Rendus et commentaires•   Création de fichiers    associés•   Transformation vers          Verrou     Dossier    Propriété...
Autres services
Règles et Actions•   Les règles                                          Règles    o   sont appliquées à un espace.      A...
Règles et Actions•   Les règles sont filtrées en            Exemple    fonction de conditions.    o   Tout contenu (pas de...
Workflow•   Les documents ont un                          Règles                                                  Actions ...
Workflow etGestion des processus métier•   Basé sur le moteur                                        Auteur    Jboss jBPM ...
Workflows avancés•   Basé sur le moteur de formulaire•   Fonctionnalités Explorer+    o   Dashlet des tâches en attente   ...
Workflows avancés
Recherche•   Opérateurs de    recherche “à la                                                 Règles                      ...
Exemple – name: plan
Exemple – modifier: phampton                               Retourne tous les                               objets : Messag...
Exemple – name: plan AND modifier:phampton
Recherche avancée•   Basé sur le moteur de formulaire    o   Extension du service de formulaire existant•   Chaque formula...
Recherche avancéeCaptures d’écran                    Liste des formulaires prédéfinis
Recherche avancéeCaptures d’écran              Propriétés de recherche              spécifiques au formulaire choisi
Fonctions avancéesStockage et haute disponibilitéInterfaces de développement          Supervision
Politique de stockage● Aussi appelé                         Règles                                       Actions    Inform...
Politique de stockage     ● Exemples :                                                            Règles de               ...
Un contenu accessible depuis ...                    WebLecteur réseau                   Client de messagerie              ...
Accès et pilotage d’Alfresco●    Programmation                              ●     Clients      ● API Webservices          ...
Le plus utilisé des outils d’ECM ?• Le lecteur réseau ...• Pourquoi ?  o   Facile à utiliser  o   Pas de formation  o   Fa...
Accès de typelecteur réseau partagé•   CIFS / FTP / NFS /                                               Toutes les règles ...
Gestion de documents
Détails de documents
Collaboration équipes / projets• Tableau de bord configurable• Outils inclus  o   Documents  o   Calendriers  o   Wikis  o...
Open Source Records Management                          • Première ...                             o   Solution Open Sourc...
Records Management
Intégration IMAP                   ● IMAP utilisable comme point                     d’accès                      ●   Util...
Dématérialisation• Numérisation• Script Kofax• Capture des documents    papier.•   Gestion du scan à la    demande et par ...
Réplication•   Réplication de contenu sélective entre    entrepôts Alfresco distincts.•   2 concepts importants    o   Cib...
Transferts chainés     Alfresco A               Alfresco B                Alfresco C         X        Transfert   X       ...
Travaux de réplication• Gérés par un composant dédié de la console d’administration  o   Création, édition, lancement, sup...
Répartition de charge    Haute disponibilité• Installation en    cluster•   Configuration    simplifiée•   Configurations ...
Supervision du système• Supervision JMX• Support du standard JMX.  Utilisable avec tout client JMX.   o   Jconsole (fourni...
Configuration du système• Administration à chaud• Sous-systèmes Alfresco    o   Authentification    o   Synchronisation an...
Gestion de contenu Web     Web Quick Start
Web Quick StartConcepts•   Un condensé de bonnes pratiques de développement•   Un exemple de bout en bout : de la création...
Web Quick StartCaptures
Web Quick StartArchitecture
Web Quick Start FluxWeb Application                                                   HTTP Quick Start                    ...
Web Quick StartFonctionnalités•   Validité XHTML Strict, basé sur CSS   •   Accessibilité    et modèles avec jQuery       ...
En résumé …          OuvertureModèle de diffusion et de support
Gestion de contenu complèteDéploiement facilité  Gestion      Collaboration    Gestion de    Records     Archivagedocument...
Services disponibles                          Client CMIS             Lecteur réseau             MS Office        WEB     ...
Les engagements contractuelsAlfresco Enterprise                                   Alfresco Community•   Support           ...
Support à couverture mondialeTous fuseaux horaires         Austin         Maidenhead   Sydney
Version EntrepriseFonctions spécifiques● Supervision JMX● Clustering avancé en mode unicast● Administration à chaud   ● Au...
Et ensuite ?• Essayez Alfresco !• Essai pendant 24 heures en mode Cloud  o   http://bit.ly/EntTrial  o   http://bit.ly/RM-...
En résumé•   Alfresco est disponible à une fraction du coût    des solutions traditionnelles•   Alfresco est conçu pour êt...
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Tour d'horizon exhaustif des fonctions disponibles dans Alfresco. GED, ECM, WCM, RM, Social, Plateforme, ...

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Webinar "Alfresco en une heure"

  1. 1. Alfresco en une heure
  2. 2. Agenda Alfresco et le marché de l’ECM Les services Alfresco Les points d’entrée Alfresco Intégrations Comparaison des éditions Pour aller plus loin ...
  3. 3. ECM traditionnel Coûteux Complexe Adoption limitée
  4. 4. Les tendances du marché ECM• Cloud Computing, Mobile, accès distant, et Internet• Arrivée de nouveaux standards : CMIS• Open Source• Interopérabilité• Explosion du contenu, généralisation du besoin.• Réduction des coûts
  5. 5. Alfresco est différentCoût plus faible Simple Adopté par les utilisateurs
  6. 6. Une solution ECM complète Gestion Electronique Gestion de de Documents contenu Web Archivage Collaboration E-mail Records Dématérialisation Management Gestion des ressources Workflow Numériques (DAM)
  7. 7. Fonctions de base Organisation de l’informationSuivi des modifications et Sécurité Cycle de vie des documents
  8. 8. Contenu et propriétés• Gestion de tout type de contenu (.doc .ppt .xls .jpg .mp3 .mp4) Propriétés• Métadonnées – information sur le document Nom, Titre, auteur, dates de Document o création et modification, ...• Extensible o Nom de client, référence, ...• Support de types et aspects personnalisés
  9. 9. Un modèle de données flexible Type = Rapport Type = Contrat Type = Email Type = Cas Attributs du type Attributs du type Attributs du type Attributs du type Sujet Date d’effet Sujet Format Date d’envoi Valeur Expéditeur Résumé DestinatairesAspect = ClientAttributs de l’aspectNom de clientRéférenceContactStatut
  10. 10. Suivi de version• Plus besoin de changer le nom de fichier Propriétés o Alfresco –v1.ppt o Alfresco – v1.2.ppt o 2010-05 Alfresco.ppt Version Document• Conservation des relations entre versions• Retour en arrière• Traçabilité
  11. 11. Contrôle d’accès• Verrouillage pendant l’édition o Limite les risques de Verrou Propriétés conflit• Rôles utilisateurs• Sécurité Version Document Rôles o Détermine • Qui a accès • Avec quel droit Sécurité
  12. 12. Rôles Collaborateur Coordinateur Contributeur Lecteur Editeur X X X X X V ir e p c s e lec n n o s ae t o te u X X X M ttreàjo r, é ite e u d r X X X A u ru c n n jo te n o te u X X X E ite le p p té d r s ro rié s X In ite d s u a u v r e tilis te rs X D v n p p ta e e ir ro rié ire
  13. 13. Contrôle d’accès Patti Jennifer Risley Watmore RH DG
  14. 14. Organisation du contenu• Stocke le contenu dans un “espace”• Navigation par Verrou Dossier Propriétés o Dossier o Tag Catégorie Version Document Rôles o o Filtres (ex: favoris) Sécurité
  15. 15. Rendus et commentaires• Création de fichiers associés• Transformation vers Verrou Dossier Propriétés des formats différents o Ex: HTML, PDF, JPG• Permet le Version Document Rôles commentaire sur des contenus Sécurité Rendus Commentaires o Les commentaires sont gérés comme des objets indépendants.
  16. 16. Autres services
  17. 17. Règles et Actions• Les règles Règles o sont appliquées à un espace. Actions o ajoutent de l’intelligence à un espace. o sont lancées suite à un évènement • Entrant – un contenu arrive dans l’espace • Sortant – un contenu quitte l’espace • Mise à jour – un contenu est modifié
  18. 18. Règles et Actions• Les règles sont filtrées en Exemple fonction de conditions. o Tout contenu (pas de filtre) Brouillons o Eléments avec un type MIME spécifique (ex: PDF, Word) Approuvé o Un type d’élément spécifique (espace ou contenu) o Fonction du nom de Publié l’élément (ex: *-qualité.rtf) o …• Elles peuvent se cumuler• On peut choisir leur ordre
  19. 19. Workflow• Les documents ont un Règles Actions cycle de vie o Ils sont créés o Ils sont relus o Ils sont approuvés Workflow o Ils sont publiés o ... puis ils sont révisés et tout recommence !
  20. 20. Workflow etGestion des processus métier• Basé sur le moteur Auteur Jboss jBPM Ecrit• Propose toutes les fonctions BPM Relecteur o Branchements, Commente jointures et conditions o Script Public• Gestion du cycle de Lit vie o Rôles, Relecteurs, Securité, Dossiers, Commentaires et Discussion, Workflow, Statut, Audit, ...
  21. 21. Workflows avancés• Basé sur le moteur de formulaire• Fonctionnalités Explorer+ o Dashlet des tâches en attente • Démarrer un Workflow, voir et éditer. des tâches o Page “Mes tâches” • Filtres – Echéance, priorité, assignation, type, … • Pagination o Page d’édition des détails d’une tâche o Page de détails d’un workflow • Tâches courantes et historique o Lancement de workflow sans document lié
  22. 22. Workflows avancés
  23. 23. Recherche• Opérateurs de recherche “à la Règles Actions Google” pour le contenu• Exemples : o Type – type:document Workflow Recherche o Property – modified:today o Date – created:“2009-01-01” o Text – text:“alfresco faq”• Possibilité de recherche combinée o AND, OR, NOT
  24. 24. Exemple – name: plan
  25. 25. Exemple – modifier: phampton Retourne tous les objets : Messages de Blog, Documents, Dossiers, Messages de Forums, pages de Wiki, etc.
  26. 26. Exemple – name: plan AND modifier:phampton
  27. 27. Recherche avancée• Basé sur le moteur de formulaire o Extension du service de formulaire existant• Chaque formulaire de recherche décrit les champs disponibles pour la recherche. o Il est possible d’avoir autant de formulaire que de types de recherche, par exemple : • Tous documents de type “Z” avec l’aspect “X” • Tous documents approuvés • ...• Les formulaires disponibles apparaissents dans une liste déroulante de la page associée.
  28. 28. Recherche avancéeCaptures d’écran Liste des formulaires prédéfinis
  29. 29. Recherche avancéeCaptures d’écran Propriétés de recherche spécifiques au formulaire choisi
  30. 30. Fonctions avancéesStockage et haute disponibilitéInterfaces de développement Supervision
  31. 31. Politique de stockage● Aussi appelé Règles Actions Information Lifecycle Management (ILM)• Stockage dynamique basé sur des Workflow Recherche politiques de stockage ou le cycle de vie du document.• Réduction des coûts Politique Stockage sans réduction des performances.
  32. 32. Politique de stockage ● Exemples : Règles de stockage SSD o Versions courantes sur des disques rapides (et chers) / Versions €€€ anciennes sur disques lents (et bon marché). Règles de FC o Documents multimédias sur disques €€ stockage rapides / Documents bureautiques sur disques plus lents. o Répartition par service o Répartition par âge de contenu SATA o … € o Utilisation par simple mise en place de règles de contenu. SSD = Solid State Drives FC = Fibre Channel32
  33. 33. Un contenu accessible depuis ... WebLecteur réseau Client de messagerie SharePoint / MS-OfficeIntégration SMTP
  34. 34. Accès et pilotage d’Alfresco● Programmation ● Clients ● API Webservices ● Navigateur Web ● API JCR 170 ● CIFS, FTP, NFS ● API JAVA ● WebDAV ● API PHP ● Protocole Sharepoint ● API JAVASCRIPT ● IMAP ● API REST ● CMIS Interface Web Portails / Intranets API Système de fichier virtuel Haute disponibilité
  35. 35. Le plus utilisé des outils d’ECM ?• Le lecteur réseau ...• Pourquoi ? o Facile à utiliser o Pas de formation o Faible coût Problèmes ... ● Difficultés de recherche ● Pas de contextualisation ● Pas de suivi de version ● Sécurité difficile à gérer
  36. 36. Accès de typelecteur réseau partagé• CIFS / FTP / NFS / Toutes les règles sont WebDAV o appliquées o Emule un protocole réseau o Toutes les permissions sont o Peut être monté comme respectées lecteur partagé (CIFS) o Le suivi de version est assuré si o Permet le glisser-déposer dans il est activé. l’entrepôt. o Permet l’édition directe avec les logiciels associés. o Les lecteurs réseau deviennent des espaces intelligents grâce aux règles. o Offre un lien direct vers l’espace à l’intérieur du client Web.
  37. 37. Gestion de documents
  38. 38. Détails de documents
  39. 39. Collaboration équipes / projets• Tableau de bord configurable• Outils inclus o Documents o Calendriers o Wikis o Blogs o Forums de discussion o Liens o Listes de données
  40. 40. Open Source Records Management • Première ... o Solution Open Source certifiée par le DoD o Solution de RM utilisant CMIS • Conçue pour être simple o Gestion de règles, collections de métadonnées, génération de rendus, ... • Permet la gestion depuis o Le mode Web (Site RM ou autres sites Share)Gestion de Gouvernance, o Email – support de IMAPRétention et Conformité o CIFS – Lecteur réseau
  41. 41. Records Management
  42. 42. Intégration IMAP ● IMAP utilisable comme point d’accès ● Utilisable avec tout client de messagerie supportant IMAP ● Vue documentaire ● Navigation dans les espaces documentaires qui apparaissent comme des dossiers IMAP. ● Vue archivage des messages ● Les e-mails sont stockés, les pièces jointes indexées, et visibles comme des messages standards.
  43. 43. Dématérialisation• Numérisation• Script Kofax• Capture des documents papier.• Gestion du scan à la demande et par lot.• Gestion complète du profil du document o Validation et insertion de métadonnées o Récupération de métadonnées depuis bases de données externes
  44. 44. Réplication• Réplication de contenu sélective entre entrepôts Alfresco distincts.• 2 concepts importants o Cibles de transfert – Détermine où transférer le contenu o Travaux de réplication – Détermine le quoi et le quand du contenu à transférer vers la cible.• A la demande ou planifié par des travaux de réplication.• Rapports et suivi des travaux de réplication.
  45. 45. Transferts chainés Alfresco A Alfresco B Alfresco C X Transfert X Transfert X Transfert Y Y Alfresco D Lecture / X Ecriture X Y Lecture X seule
  46. 46. Travaux de réplication• Gérés par un composant dédié de la console d’administration o Création, édition, lancement, suppression o Visualisation des travaux existants o Visualisation du statut d’éxécution o Annulation de travaux en cours o Gestion de la charge utile o Planification
  47. 47. Répartition de charge Haute disponibilité• Installation en cluster• Configuration simplifiée• Configurations possibles o Haute disponibilité o Répartition de charge
  48. 48. Supervision du système• Supervision JMX• Support du standard JMX. Utilisable avec tout client JMX. o Jconsole (fourni avec JDK), Hyperic, HP OpenView, extension Nagios, ...• Surveillance o Connexions base de données o Utilisation mémoire o Sous-systèmes Alfresco o ...
  49. 49. Configuration du système• Administration à chaud• Sous-systèmes Alfresco o Authentification o Synchronisation annuaires o Serveurs de fichiers (CIFS, FTP, NFS) o Tierces parties (OpenOffice,Swftools, ImageMagick) o IMAP o Mécanismes de déploiement WCM• Démarrage, arrêt et configuration sans redémarrage du serveur.• Propagation en mode cluster
  50. 50. Gestion de contenu Web Web Quick Start
  51. 51. Web Quick StartConcepts• Un condensé de bonnes pratiques de développement• Un exemple de bout en bout : de la création à la publication. o Extensions de création pour Alfresco Share o Une application frontale réalisée avec Spring MVC + CMIS• Intégré au produit o Documenté o Supporté o Maintenu et évolutif.• Versions Enterprise et Community• Utilisation de l’entrepôt DM
  52. 52. Web Quick StartCaptures
  53. 53. Web Quick StartArchitecture
  54. 54. Web Quick Start FluxWeb Application HTTP Quick Start Site Web Quick Start Website API OpenCMIS CMIS (ATOM) Alfresco Share REST (JSON) Alfresco Editeur Web
  55. 55. Web Quick StartFonctionnalités• Validité XHTML Strict, basé sur CSS • Accessibilité et modèles avec jQuery • Contenu utilisateurs (UGC)• Site entièrement dynamique - o Commentaires, votes, signalement de sections et pages contenu.• Navigation à 3 niveaux avec • Composants du site cache o Carrousel d’images o Dernières nouvelles• Gestion de modèles hiérarchiques o Derniers articles de blog basée sur des sections et types o Contenu lié• Pages, Nouvelles, Publications, o Nouveautés – toutes sections Blogs, Contact o Tags• Recherche sur le site• Contenu d’exemple – facilement modifiable
  56. 56. En résumé … OuvertureModèle de diffusion et de support
  57. 57. Gestion de contenu complèteDéploiement facilité Gestion Collaboration Gestion de Records Archivagedocumentaire contenu web Management mail Entrepôt unique bâti sur des technologies modernes57
  58. 58. Services disponibles Client CMIS Lecteur réseau MS Office WEB SharePoint SAP Email IBM Lotus WebDAV Drupal Google Docs Joomla FTP58 Kofax
  59. 59. Les engagements contractuelsAlfresco Enterprise Alfresco Community• Support • Pas d’engagement Alfresco o Temps de réaction contractuel (Gold, o Forums communautaires Platinum, & Diamond) . o Centre d’appel, ingénieurs dédiés o Support long terme (3 ans sur une version donnée)• Prise en compte des bugs • Pas d’engagement Alfresco o Gestion par la communauté o Solutions de contournement / Service packs o Attente du reversement des correctifs o Patchs et portage sur toutes les versions• Portail dédié au support • Aucun• Documentation spécifique / • Documentation sur le wiki version • Aucune• Indemnités et garantie • Accès à la version Community• Accès à la version Entreprise
  60. 60. Support à couverture mondialeTous fuseaux horaires Austin Maidenhead Sydney
  61. 61. Version EntrepriseFonctions spécifiques● Supervision JMX● Clustering avancé en mode unicast● Administration à chaud ● Authentification, systèmes de fichiers, applications tierces, … ● Déploiement automatique sur tous les nœuds de cluster● Stockage dynamique (Information Lifecycle Management) ● Choix de la cible de stockage selon le cycle de vie● Mécanisme de validation d’index ● Validation incrémentale ● Reconstruction à chaud● Génération de rapports pour le support ● Dump de configuration en ligne de commande / depuis linterface● Interface avec systèmes de stockage compatibles XAM 61
  62. 62. Et ensuite ?• Essayez Alfresco !• Essai pendant 24 heures en mode Cloud o http://bit.ly/EntTrial o http://bit.ly/RM-Trial• Version d’évaluation 30 jours o http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/• Vidéos de démonstration o http://www.youtube.com/alfresco101
  63. 63. En résumé• Alfresco est disponible à une fraction du coût des solutions traditionnelles• Alfresco est conçu pour être une solution de gestion de contenu complète.• Alfresco propose de très nombreux points d’entrées et interfaces avec des outils tiers.• Alfresco peut être accédé depuis de nombreux types de clients• Essayez Alfresco !

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