Webinar "fonctions documentaires Alfresco"

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Webinar "fonctions documentaires Alfresco"

  1. 1. Gestion Documentaire
  2. 2. Agenda Gestion Documentaire et ECM Fonctionnalités Administration Pour aller plus loin ...
  3. 3. Agenda Gestion Documentaire et ECM Fonctionnalités Administration Pour aller plus loin ...
  4. 4. Gestion documentaire et ECMLa gestion de contenu (ECM) s’oriente autour de la mise à disposition, decontenus divers au sein d’une plateforme. Ces contenus peuvent êtrede tout type (contenus html web, photos, archives légales etc …)La gestion documentaire (GED) est une application particulière de lagestion de contenus, appliquée aux documents. Une plateforme deGED assure leur stockage et pilote leur cycle de vie (création, mises-à-jour, suppression). ECM systems
  5. 5. Gestion documentaire et ECMPour mettre fin à une idée reçue …L’interface Share est apparue en version 3.0 d’Alfresco, offrant desfonctionnalités collaboratives Alfresco 3.0Depuis la version 3.4, l’interface Share permet le travail collaboratif et lagestion documentaire Alfresco 3.4
  6. 6. Agenda Gestion Documentaire et ECM Fonctionnalités Administration Pour aller plus loin ...
  7. 7. Contenu et propriétés• Gestion de tout type de contenu (.doc .ppt .xls .jpg .mp3 .mp4)• Métadonnées – informations sur le document o Nom, Titre, auteur, dates de création Propriétés et modification, ...• Support de types et aspects personnalisés Document• Extensible o Nom de client, référence, ...
  8. 8. Un modèle de données flexible Type = Rapport Type = Contrat Type = Email Type = Cas Attributs du type Attributs du type Attributs du type Attributs du type Sujet Date d’effet Sujet Format Date d’envoi Valeur Expéditeur Résumé DestinatairesAspect = ClientAttributs de l’aspectNom de clientRéférenceContactStatut
  9. 9. Organisation du contenu• Stocke le contenu dans un “espace”• Navigation par Dossier Propriétés o Dossier o Tag o Catégorie Document o Filtres (ex: favoris)
  10. 10. Suivi de version• Plus besoin de changer le nom de fichier o Alfresco –v1.ppt o Alfresco – v1.2.ppt Dossier Propriétés o 2010-05 Alfresco.ppt• Conservation des relations entre versions Versions Document• Retour en arrière• Traçabilité
  11. 11. Contrôle d’accès• Verrouillage pendant l’édition o Limite les risques de conflit Verrou Dossier Propriétés• Sécurité par permissions • Qui a accès • Avec quel droit Version Document Rôles• Les permissions sont agrégées pour définir des rôles lecteur, éditeur, contributeur, collaborateur, coordinateur Sécurité
  12. 12. Contrôle d’accès Collaborateur Coordinateur Contributeur Lecteur EditeurLes rôles par X X X X X V ir e p c s e lec n n o s ae t o te u défaut X X X M ttreàjo r, é ite e u d r X X X A u ru c n n jo te n o te u X X X E ite le p p té d r s ro rié s X In ite d s u a u v r e tilis te rs X D v n p p ta e e ir ro rié ire
  13. 13. Contrôle d’accès Patti Jennifer Risley Watmore RH DG
  14. 14. Rendus, transformations et commentaires• Création de fichiers associés• Transformation vers des Verrou Dossier Propriétés formats différents Ex: HTML, MS Office, PDF, Images• Permet le commentaire Version Document Rôles sur des contenus o Les commentaires sont gérés comme des objets indépendants Sécurité Rendus Commentaires
  15. 15. Prévisualisation FlashPrévisualisation Flash des documents dans lenavigateur• Aucune installation sur le poste client• Zoom, multi-pages• Streaming des pages (bande passante)• Fichiers PDF, MS Office, Texte, Image• Cas d’usage : > Recherche d’une information dans un document > Recherche d’un document à télécharger
  16. 16. Prévisualisation Flash
  17. 17. Règles et Actions• Une règle de contenu est appliquée à un espace Règles• Une règle de contenu : Actions 1/ un évènement déclencheur (contenu entrant / sortant / modifié) 2/ un ensemble de conditions (sur le nom du contenu, son type, etc …) 3/ une action à appliquer (déplacer le contenu, lui appliquer un aspect, envoyer un mail etc …)• On peut cumuler les règles, choisir leur ordre• Les règles ajoutent de l’intelligence aux espaces
  18. 18. Workflows• Basé sur le moteur Jboss jBPM Règles Actions• Propose toutes les fonctions BPM o Branchements, jointures et conditions Workflow o Script• Gestion du cycle de vie Ex : création, brouillon, relecture, approbation, publication etc …
  19. 19. Workflows
  20. 20. Accès de type lecteur réseau partagé• CIFS / FTP / NFS / WebDAV o Emule un protocole réseau o Peut être monté comme lecteur partagé (CIFS) o Toutes les règles sont appliquées o Les lecteurs réseau deviennent des o Toutes les permissions sont espaces intelligents grâce aux règles respectées o Permet le glisser-déposer dans o Le suivi de version est assuré si il est activé. l’entrepôt o Permet l’édition directe avec les logiciels associés
  21. 21. Accès de type lecteur réseau partagé FTP CIFS
  22. 22. Accès par client messagerie (IMAP)Vos emails sont des contenus que vous pouvez gérer dans la GED Alfresco :• Aucune installation sur le poste client• Compatibilité outlook, thunderbird, Apple Mail• Drag’n Drop des emails dans Alfresco• Extraction et affichage des métadonnées des mails
  23. 23. Accès par client messagerie (IMAP)
  24. 24. Recherche• Opérateurs de recherche “à la Google” pour le contenu Règles• Exemples : Actions o Type – type:document o Property – modified:today o Date – created:“2009-01-01” o Text – text:“alfresco faq” Workflow Recherche• Possibilité de recherche combinée o AND, OR, NOT• Recherche sur le contenu plein-text et les métadonnées
  25. 25. Recherche avancée• Basé sur le moteur de formulaire o Extension du service de formulaire existant• Chaque formulaire de recherche décrit les champs disponibles pour la recherche o Il est possible d’avoir autant de formulaire que de types de recherche, par exemple : • Tous documents de type “Z” avec l’aspect “X” • Tous documents approuvés • ...• Les formulaires disponibles apparaissents dans une liste déroulante de la page associée
  26. 26. Agenda Gestion Documentaire et ECM Fonctionnalités Administration Pour aller plus loin ...
  27. 27. Gestion des utilisateursVous pouvez gérer des utilisateurs internes d’Alfresco,mais aussi connecter Alfresco à un annuaired’entreprise (LDAP, AD …)• Assignation des utilisateurs dans des groupes• Profils riches des utilisateurs• Recherche « Google » des utilisateurs• Changement de mot de passe
  28. 28. Gestion des groupesVous pouvez gérer des groupes au sein d’Alfresco, cesgroupes peuvent être extraits d’un annuaired’entreprise (LDAP, AD …)• Gestion de groupes et sous-groupes• Recherche « Google » des groupes• …
  29. 29. Tâches de réplication• Réplication de contenu sélective entre entrepôts Alfresco distincts• 2 concepts importants o Cibles de transfert – Détermine où transférer le contenu o Travaux de réplication – Détermine le quoi et le quand du contenu à transférer vers la cible• A la demande ou planifié par des travaux de réplication• Rapports et suivi des travaux de réplication• Les transferts peuvent être chaînés• Cas d’usage siège / succursales : production centralisée de contenus, et transfert vers les agences locales
  30. 30. Tâches de réplication Alfresco A Alfresco B Alfresco C X Transfert X Transfert X Transfert Y Y Alfresco D Lecture / X Ecriture X Y Lecture X seule
  31. 31. Agenda Gestion Documentaire et ECM Fonctionnalités Administration Pour aller plus loin ...
  32. 32. Pour aller plus loin …• Essayez Alfresco !• Essai pendant 24 heures en mode Cloud o http://bit.ly/EntTrial o http://bit.ly/RM-Trial• Version d’évaluation 30 jours o http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/• Vidéos de démonstration o http://www.youtube.com/alfresco101
  33. 33. Ce qu’il faut retenir

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