1. Tipps für die
Softwareprojektabnahme
von Michael Whittaker; www.michael-whittaker.de; post@michael-whittaker.de; 17. Juli 2010
Ziel der Abschlusspräsentation
Das oberste Ziel der Abschlusspräsentation im Rahmen einer Projektabnahme ist die Bestätigung des
Auftraggebers, dass das die Software die in den Anforderungen, im Angebot und/oder im Pflichtenheft
genannten Funktionen leistet.
In der Regel wird mit dieser Abnahme nicht nur das Projekt abgeschlossen und das Projektteam
entlastet, sondern stellt auch eine Bedingung zur vollständigen Zahlung des Honorars dar1.
Das Unterschreiben zur Abnahme
Obwohl es sicherlich Fälle gibt, bei denen der Auftraggeber sofort und gerne die Abnahmeerklärung
unterschreibt, ist es in der Regel in Ordnung, wenn einige Stunden oder einige Tage bis zur endgültigen
Abnahme eingefordert werden2. So können Sie sich in Ruhe beraten und evtl. Rat von anderen Personen
einholen. Es empfiehlt sich außerdem, mindestens zu zweit zur Abnahme zu gehen, sodass man sich
gegenseitig beraten und unterstützen kann3.
Den Projektstatus beurteilen
Die Erreichung der Ziele kann einfach ermittelt werden: Vergleichen Sie den aktuellen Stand des Projekts mit
den im Projektauftrag definierten Zielen (i. d. R. Vertragsdokumente und Pflichtenheft). Haben sich die
Anforderungen häufiger geändert, so sind die hierzu generierten Dokumente (Skizzen, Beschreibungen,
E-Mails, ...) ebenso beim Vergleich zu betrachten.
Gehen Sie hier ruhig kleinlich und Punkt für Punkt durch – es geht schließlich um eine häufig nicht gerade
kleine Geldsumme.
Dokumentation (I)
Dokumentieren Sie die Abnahme! Neben dem aktuellen Status und dem Erreichungsgrad der einzelnen
Punkte, sind vor allem eine priorisierte Übersicht der noch offenen Punkte bzw. evtl. Mängel und
Abweichungen von den vorher festgelegten Zielen wichtig.
1Abgesehen von der Funktion als „Zahlungsfreigabe“ ist bei Werkverträgen (§640 BGB) die Abnahme vom
Auftraggeber sogar gesetzlich kodifiziert und somit unabdingbare Pflicht.
2 Ein Ende dieser „Bedenkzeit“ sollte jedoch deutlich fixiert werden.
3Diese Personen sollten am besten aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen kommen, um sich
gegenseitig mit Fachkenntnissen zu ergänzen.

2. Dokumentation (II)
Bestehen Sie auf eine angemessene Dokumentation der Software. Ein Benutzerhandbuch sollte
vorhanden sein, falls nicht explizit darauf verzichtet wurde. Außerdem sollte der Code kommentiert und
Änderungen5 an bestehenden System / Datenbanken beschrieben werden.
Falls es sich um ein externe Projektteam handelt, sollten außerdem alle in dem Projekt entstandenen
Dokumente und Daten, die auch nur denkbar in der Zukunft mal hilfreich sein könnten, dem Auftraggeber
zur Verfügung gestellt werden.
Nachbesserungen
Auch wenn nicht alle Ziele zu 100% funktionieren, kann es dennoch in einigen Fällen sinnvoll sein, das
Projekt in einer ersten Stufe abzunehmen und die Mängel, die zwingend nachgebessert werden müssen, in
einem separaten Dokument festzuhalten. Der Auftragnehmer verpflichtet sich dann, diese Punkte bis zu
einem festgelegten Zeitpunkt zu beheben.
Nach der Nachbesserung wird in einer zweiten Stufe dann das Projekt abgeschlossen.
Folgeprojekte
Haben sich während des Projekts neue größere Anforderungen ergeben, kann auch im Anschluss an die
erfolgreiche Abnahme über ein Folgeprojekt gemeinsam nachgedacht werden. Hier sollten jedoch
genauso wie auch im Erstprojekt detailliert die Anforderungen und Ziele in einem Pflichtenheft vereinbart
werden.
Verschwiegenheit und Datenschutz
Je nach dem was im Vertrag vereinbart wurde, müssen im Anschluss an das Projekt ggf. alle zur Verfügung
gestellten Dokumente an den Auftraggeber zurückgegeben bzw. gelöscht werden 5. Die
Verschwiegenheitsklauseln im Projektvertrag gelten natürlich immer noch.
Ggf. eingerichtete IT-Zugänge sollten deaktiviert werden.
4Insbesondere Änderungen an bestehenden System und Datenbanken müssen dritten Personen
verständlich sein und von ihnen ausgeführt werden können.
5 Eine sichere Speicherung beim Auftraggeber ist u. U. auch nötig und eine Alternative.