ECM & SharePoint 2013

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Les nouveautés de l'ECM dans SharePoint 2013,
Le role de la recherche dans SharePoint 2013,
Le eDiscovery

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ECM & SharePoint 2013

  1. 1. Michael.Nokhamzon@gfi.fr http://mickey75019.wordpress.com
  2. 2. Karine.Loubli@gfi.fr
  3. 3. Agenda
  4. 4. ECM : Les grands blocs fonctionnels Collaboration (espace de travail) Publication (Portail) GED (Référentiel, espace de capitalisation) Recherche Gestion de version F.I.D Outils collaboratifs Gestion de version Record Management Workflow WCM
  5. 5. Focus sur Le RM est un système de gestion de l’information à valeur probante et utile qui met en œuvre tout moyen nécessaire à la conservation de l’information jusqu’au terme de sa valeur probante et qui en garantit l’authenticité, l’intégrité, la traçabilité, la confidentialité et l’accessibilité. Le Record Management
  6. 6. Le Record Management Législation, jurisprudence, normes, codes de conduite s’appliquant à une activité doivent être identifiées en amont afin de prendre les dispositions idoines. International, Government and industry regulations Finance /U.S : Sarbanes-Oxley (SOX) Finance / France : LSF Gov/U.S : DOD 5015.2, RM / Europe : MoReq, RM/Internat. : ISO 1549 et ISO 3030x RM/ France : ZF 49013 Legal eDiscovery U.S. Federal Rules of Civil Procedure L’environnement règlementaire
  7. 7. Authenticité Les créateurs des documents sont autorisés et identifiés comme tels. Le Record Management Un document authentique est un document dont on peut prouver :  qu’il a effectivement été produit par la personne qui prétend l’avoir produit  qu’il a été produit au moment où il prétend l’avoir été
  8. 8. Fiabilité  Fonctionne de manière continue et régulière.  Protège les documents contre une altération ou une élimination abusive.  Fournisse un accès immédiat à tous les documents et leur métadonnées Le Record Management Il est recommandé que tout système de gestion des enregistrements :
  9. 9. Intégrité Le Record Management Il convient que la structure du document, c’est-à-dire sa forme et les relations entre les éléments constitutifs du documents demeurent intacte.
  10. 10. Traçabilité Le Record Management Les événements qui touchent le système ainsi que les documents (capture, consultations ou tentatives indues de consultation, destructions….) donnent lieu à un historique ou journal des événements … (extrait Nouveau glossaire de l’archivage – Février 2011 – Marie- Anne Chabin)
  11. 11. Expiration / Sort final Le sort final peut viser :  La destruction physique immédiate  La conservation pendant un temps supplémentaire  Le versement ou le transfert vers un autre silos ou organisme compétant Le Record Management Gestion de durées de conservation sur les documents (fonctions des contraintes règlementaires et de la criticité de l’information pour l’entreprise)
  12. 12. Conformité Le système doit fournir des moyens d’audit. La Norme Z 42-013 recommande la réalisation périodique d’audits internes et/ ou externes du système de records management Le Record Management
  13. 13. Le RM couvre l’ensemble du cycle de vie Création Collaboration Revue Approbation Publication Expiration Archive/ Destruction Destruction physique, augmentation du temps de conservation, versement vers un autre silos Production Utilisation courante Archivage
  14. 14. ECM & RM - Il manque quoi ?
  15. 15. Site Retention Site Mailboxes
  16. 16. Site Retention Les fonctionnalités de Record Management de SharePoint Server 2013 ont été étendues aux sites. Vous pouvez créer et gérer des stratégies de rétention dans SharePoint Server 2013, et les politiques (règles) seront appliquées aux sites SharePoint. Nouveauté 2013
  17. 17. Site Retention Nouveauté 2013
  18. 18. Site Retention La politique de rétention des sites va être dépendante de :  L’activité concernées (marketing, R&D) car les règlementations appliquées peuvent être différentes  La typologie du projet (plus où moins critique pour l’entreprise)  De la typologie des contenus (règles de conservation) Nouveauté 2013
  19. 19. Site Mailboxes
  20. 20. Site Mailboxes Facile d'ajouter une boîte aux lettres associée pour un site Faites glisser des courriels de Outlook dans les bibliothèques de documents Gestion des courriels en tant qu'enregistrements Fermeture et expiration de l’ensemble des sites et des boîtes aux lettres
  21. 21. SharePoint 2010 & 2013 Office 365 (SharePoint 2010) SharePoint 2010 On-Premises Office 365 (SharePoint 2013) SharePoint 2013 On-Premises Metadata Records Center Content Search Web Part Site Retention Site Mailboxes Outils Tiers
  22. 22. Recherche
  23. 23. SharePoint 2010 c’était : • La gestion de contenu pour tout le monde • Classique & Sociale • Recherche SharePoint 2013 c’est : • Une convergeance des produits • Une utilisabilité de la recherche • Un usage basé sur l’individu, l’équipe ou une entreprise (comme SP2013)
  24. 24. Élimine la frontière des Collections de sites Élimine le problème des listes d’envergures (large lists tresholds) Permet plus de flexibilité et de dynamisme à l’affichage Sépare la couche de présentation de celle du stockage
  25. 25. eDiscovery http://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_discovery
  26. 26. eDiscovery
  27. 27. eDiscovery
  28. 28. eDiscovery
  29. 29. eDiscovery
  30. 30. eDiscovery
  31. 31. eDiscovery http://www.cnil.fr/documentation/deliberations/deliberation/delib/209/

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