Полезна статия на Моби2 Фирмено управление: Ефективно провеждане на съвещания www.moby2.com

1. ÔÈÐÌÅÍÎ ÓÏÐÀÂËÅÍÈÅ
66
ÅÔÅÊÒÈÂÍÎ ÏÐÎÂÅÆÄÀÍÅ ÍÀ ÑÚÂÅÙÀÍÈß
Íàéäåí Íèêîëîâ, Moby2 Ltd.
Äíåâåí ðåä íà ñúâåùàíèåòî
Äíåâíèÿò ðåä íà ñúâåùàíèåòî å
ñâîåîáðàçíà ïúòíà êàðòà çà âàñ.
Òî ïîçâîëÿâà âèå è âàøèòå êîëåãè, ó÷àñòíèöè â ñúâåùàíèåòî, äà
ñå îðèåíòèðàòå ïî-òî÷íî çà ïîñîêàòà íà çàñåäàíèåòî, òåìèòå,
îñíîâíèòå ïðîáëåìè è çàäà÷èòå,
ñòîÿùè ïðåä îðãàíèçàöèÿòà âè.
Îò äðóãà ñòðàíà, òàçè „ïúòíà
êàðòà“ îïðåäåëÿ è ïðåäâàðèòåëíàòà îòãîâîðíîñò íà âñåêè åäèí
îò ó÷àñòíèöèòå.
è èíôîðìèðàíè çà çàñåäàíèåòî.
4. Èçáåðåòå ïîäõîäÿùî âðåìå çà
ñúâåùàíèåòî. Ïî âúçìîæíîñò
ïðåäâàðèòåëíî - ñåäìèöà èëè äâå,
èíôîðìèðàéòå ó÷àñòíèöèòå ïî
åëåêòðîííàòà ïîùà èëè ÷ðåç ëè÷åí ðàçãîâîð. Èìàéòå ïðåäâèä,
÷å ó÷àñòíèöèòå èìàò è äðóãè àíãàæèìåíòè. Òå ñ ãîòîâíîñò è ñ
óäîâëåòâîðåíèå ùå ïîñåùàâàò
çàñåäàíèÿòà íà âàøèÿ åêèï, àêî
âèå ãè ïðàâèòå êîíñòðóêòèâíè,
ïðåäñêàçóåìè è òîëêîâà êúñè êîëêîòî å âúçìîæíî.
Ïðåïîðúêè çà èçãîòâÿíå íà
äíåâíèÿ ðåä
• Îïðåäåëåòå òî÷íî âúâ âðåìåòî íà÷àëîòî è êðàÿ íà ñúâåùàíèåòî
• Îïðåäåëåòå ïðåäâàðèòåëíî
êúäå ùå ñå ïðîâåäå ñúâåùàíèåòî
• Îïðåäåòå îñíîâíèòå òåìè,
ïðîáëåìè èëè çàäà÷è
• Âêëþ÷åòå è äîïúëíèòåëíà èíôîðìàöèÿ êúì âñÿêà îòäåëíà
òåìà
• Ïðåäâàðèòåëíî ïîêàæåòå âðåìåòî çà âñÿêà òåìà
• Óòî÷íåòå êîè ó÷àñòíèöè â ñðåùàòà ïîåìàò îòãîâîðíîñò ïî
ñúîòâåòíèòå òåìè
áð. 5-6/2007
Ïðåäè ñúâåùàíèåòî
1. Äåôèíèðàéòå ÿñíî öåëòà íà
ñðåùàòà.
2. Çàåäíî ñ êëþ÷îâèòå ó÷àñòíèöè
ïîäãîòâåòå äíåâåí ðåä.
3. Ïðåäè ñðåùàòà ðàçïðîñòðàíåòå äíåâíèÿ ðåä, ôîíîâèÿ ìàòåðèàë è äîïúëíèòåëíèòå äîêóìåíòè,
êàòî ïî òîçè íà÷èí ó÷àñòíèöèòå
ùå áúäàò ïîäãîòâåíè, âúâëå÷åíè
5. Àêî å âúçìîæíî, ïîäðåäåòå çàëàòà òàêà, ÷å ó÷àñòíèöèòå äà
ãëåäàò åäèí êúì äðóã, ò.å. â êðúã
èëè ïîëóêðúã. Çà ïî-ãîëåìè ãðóïè
îò ó÷àñòíèöè ïîäõîäÿùèÿò äèçàéí å â ïðîôèëà „U“
6. Èçáåðåòå ìåñòîïîëîæåíèå,
ïîäõîäÿùî çà âàøàòà ãðóïà. Ìàëêèòå ñòàè (çàëè), íàïúëíåíè ñ ìíîãî õîðà ñòàâàò íåóþòíè è ñúç-
äàâàò íàïðåæåíèå. Ïî-ãîëÿìàòà
ñòàÿ å
ïðåïîðú÷èòåëíà è íàñúð÷àâà èíäèâèäóàëíèÿ èçðàç.
7. Èçïîëçóâàéòå ðàçëè÷íè ñðåäñòâà è òåõíîëîãèè çà âèçóàëèçàöèÿ
íà ïðåçåíòàöèèòå è ñúîáùåíèÿòà
êàòî: óàéòáîàðä, ôëèï÷àðò, ïðåçåíòàöèîííà òåõíèêà, äèàãðàìè,
ïîñòåðè è ò.í.). Ïðåäâàðèòåëíî
ðàçäàéòå êîïèÿ îò äíåâíèÿ ðåä íà
âñåêè ó÷àñòíèê â çàñåäàíèåòî, à
ñúùî è äîïúëíèòåëíè ìàòåðèàëè.
8. Ïðîìåíÿéòå ìåñòàòà çà ñðåùè, àêî îòäåëíèòå ó÷àñòíèöè â
íåÿ ñà ãåîãðàôñêè ðàçãðàíè÷åíè.
Òàêà ìàêñèìàëíî ùå ãè óëåñíèòå è
ùå èìà èçâåñòíà ñïðàâåäëèâîñò
îòíîñíî ïîëîæåíèòå óñèëèÿ. Óáåäåòå ñå, ÷å âñåêè çíàå êúäå è êîãà
ùå áúäå ïðîâåäåíà ñëåäâàùàòà
ñðåùà.
Ïî âðåìå íà ñúâåùàíèåòî
1. Ëè÷íî ïîçäðàâåòå âñè÷êè ó÷àñòíèöè â çàñåäàíèåòî â ìèíóòèòå
ïðåäè ñðåùàòà. Ëè÷íî ïîçäðàâåòå ñúùî è çàêúñíåëèòå ñ æåñò íà
ïîäêðåïà è áåç ãðóáè çàáåëåæêè,
çà äà íå ñå ÷óâñòâàò íàïðåãíàòè
è áúðçî äà âëÿçàò â ðîëÿòà ñè.
2. Àêî å âúçìîæíî, îòïðàâåòå
êîìïëèìåíòè è èçïîëçâàéòå ñúîòâåòíè ïðèéîìè çà
„ðàç÷óïâàíå íà ëåäà“, êîèòî äà íàìàëÿò íàïðåæåíèåòî â íà÷àëîòî
íà ñúâåùàíèåòî è äà ïðåäèçâèêàò
÷óâñòâî íà îòêðèòîñò è ñúïðè÷àñòíîñò.
3. Çàïî÷íåòå íàâðåìå, çà äà ïðèêëþ÷èòå íàâðåìå.
4. Çàïî÷íåòå ñ äíåâíèÿ ðåä è èçòúêíåòå ïðèîðèòåòèòå íà ñðåùàòà.

2. ÔÈÐÌÅÍÎ ÓÏÐÀÂËÅÍÈÅ
67
5. Ïîääúðæàéòå ñå ñòðîãî êúì
äíåâíèÿò ðåä. Êàòî ðúêîâîäèòåë è êàòî ó÷àñòíèê â çàñåäàíèåòî, ðåàãèðàéòå ïðè âðåìåâî
ðàçòî÷èòåëñòâî, ïðèçîâàâàéêè
è ïðåäëàãàéêè ñúâåòè çà ïî-âèñîêà åôåêòèâíîñò â èçêàçâàíèÿòà è
ïðåçåíòàöèèòå.
6.  äèñêóñèÿòà íàñúð÷àâàéòå
ó÷àñòíèöèòå, çà äà áúäàò ðàçáðàíè âñè÷êè ãëåäíè òî÷êè è èäåè.
Ïðè àêòèâíî è êîíñòðóêòèâíî
ó÷àñòèå, âçåòèòå ðåøåíèÿ ùå ñà
ñ ïî-äîáðî êà÷åñòâî, à ÷ëåíîâåòå
- ïî-ìîòèâèðàíè.
7. Íàñúð÷åòå îáðàòíàòà âðúçêà, êàòî ñïàçâàòå ïðàâèëàòà çà
íåéíàòà åôåêòèâíîñò. Èäåèòå,
ðåøåíèÿòà è ñâúðçàíîñòòà ñúñ
Áèçíåñåòèêåò ïðè ïðîâåæäàíåòî íà ñðåùè è ñúâåùàíèÿ
• Íå ïðèñòèãàéòå ìíîãî ðàíî çà
ñðåùà èëè ñúâåùàíèå, îáèêíîâåííî ïðèåìëèâèÿò ñðîê å îò 3 äî 5
ìèíóòè.
• Àêî çàêúñíååòå, ñúîáùåòå çà
òîâà è ïðåäîãîâîðåòå âðåìåòî
çà ñðåùàòà èëè äíåâíèÿ ðåä íà
ñúâåùàíèåòî, àêî èìàòå ïðåäâèäåíî ó÷àñòèå. Èçêàæåòå ñâîåòî
ñúæàëåíèå çà çàêúñíåíèåòî íà
âîäåùèÿ íà ñúâåùàíèåòî.
• Ïðè ïðîïóñíàòà ñðåùà èëè ñúâåùàíèå ñè ñïîìíåòå èçðàçà:
„×îâåøêî å äà ñå ãðåøè èëè äà ñå
çàáðàâÿ!“. Â ñèòóàöèÿ, ïðè êîÿòî
ñòå ïðîïóñíàëè ñúáèòèå, äîãîâîðåíî ñ âàøå ó÷àñòèå è ñúãëàñèå,
îòïðàâåòå ñâîåòî èçâèíåíèå è ñúæàëåíèå, áåç äà ñå îïðàâäàâàòå.
Çàåäíî ñ èçâèíåíèåòî ïðåäëîæåòå àëòåðíàòèâåí ïëàí - èçïðàùàíå íà èíôîðìàöèÿòà, çà êîÿòî ñòå
ïîåëè àíãàæèìåíò äà äîêëàäâàòå
ïî åëåêòðîííà ïîùà íà ó÷àñòíèöèòå, çàïîçíàâàíå îò âàøà ñòðàíà ñ ïðîòîêîëà îò ñúâåùàíèåòî
è èçðàçÿâàíå íà ìíåíèå, îðãàíèçèðàíå íà àóäèî- èëè âèäåîêîíôåðåíöèÿ ñ ïðåêèòå çàèíòåðåñîâàíè
ñòðàíè è ðúêîâîäèòåëè è ò.í. Àêî
ñòå ñå èçâèíèëè óñòíî, áèçíåñåòèêåòà èçèñêâà äà ãî íàïðàâèòå
è ïèñìåíî. Ïîãðèæåòå ñå ïîäîáåí ãàô äà íå ñå ñëó÷âà â áúäåùå
- ïðåãëåæäàéòå è îðãàíèçèðàéòå
ñâîÿ ëè÷åí ãðàôèê íà êðàÿ íà âñåêè ðàáîòåí äåí è íà êðàÿ íà âñÿêà
ðàáîòíà ñåäìèöà çà ñëåäâàùàòà.
òî çà ñëåäâàùàòà ñðåùà.
Ñëåä ñúâåùàíèåòî
1. Äî 3 äíè íàé-êúñíî ñëåä ïðîâåæäàíåòî íà ñúâåùàíèåòî íàïèøåòå è ðàçïðîñòðàíåòå ïðîòîêîëà.
Áúðçàòà ðåàêöèÿ èçòúêâà âàæíîñòòà íà ñðåùàòà è ïðåäïàçâà
îò ò.íàð. ãðåøêè íà ïàìåòòà.
2. Ïåðèîäè÷íî ïðîñëåäÿâàéòå êàê
ñå èçïúëíÿâà ïëàíà çà äåéñòâèå.
3. Ñòèìóëèðàéòå ïîçèòèâíî îñúùåñòâåíèÿ ïðîãðåñ â ñðîê. Îòïðàâÿéòå ïðåïîðúêè è êîíñóëòèðàéòå çà ïðîìåíè ïðè çàáàâÿíå
èëè ïðîáëåìè â îñúùåñòâÿíåòî
íà ïðîãðåñà.
4. Ïîñòàâåòå îò÷åòà çà ïðîãðåñà
íà òåêóùèòå çàäà÷è â äíåâíèÿ ðåä
çà ñëåäâàùîòî çàñåäàíèå.
5. Ïåðèîäè÷íî îöåíÿâàéòå ñðåùèòå. Íåîáõîäèìî å äà ñå íàáåëåæàò îáëàñòèòå, êîèòî ìîæå äà
áúäàò ïîäîáðåíè çà ïîâèøàâàíå
íà òÿõíàòà åôåêòèâíîñò.
Ëè÷íî ïî òåëåôîí èëè åëåêòðîííà
ïîùà ïîòâúðæäàâàéòå âàæíèòå
ñè ñðåùè è ó÷àñòèÿ â ñúâåùàíèÿ
äåí ïî ðàíî.
• Êîãàòî êîëåãè èçëÿçàò èçâúí òåìàòà íà ñðåùàòà èëè ñúâåùàíèåòî, áåç âèå äà ñòå îòãîâîðíè çà
íåãîâîòî óïðàâëåíèå, òàêòè÷íî
îòïðàâåòå íÿêîëêî âúïðîñà êúì
ãðóïàòà êàòî öÿëî è êúì âîäåùèÿò îò ðîäà: „Íå èñêàõìå ëè ïúðâî äà ïðèêëþ÷èì îáñúæäàíåòî íà
ïðîáëåìà X?“; „Ðàçðåøèõìå ëè âå÷å
ïðîáëåìà Y?“. Èçïðîáâàéòå è äðóãè âúçìîæíîñòè, êîèòî ñâîåâðåìåííî äà íàìåêíàò íà êîëåãàòà âè
èëè íà âîäåùèÿ, ÷å â ìîìåíòà ñúáåñåäâàíåòî çíà÷èòåëíî ñå å îòäàëå÷èëî îò òåìàòà è äíåâíèÿ ðåä
íà ñúâåùàíèåòî. Àêî âèå ðúêîâîäèòå ñúâåùàíèåòî è ïðåöåíèòå,
Ì & ÅÅ
çàäà÷èòå ñå ïîäîáðÿâàò çíà÷èòåëíî, êîãàòî ÷ëåíîâåòå íà åêèïà
âèñèìî çàáåëÿçâàò êàê âúçäåéñòâàò âúðõó ðåøåíèÿòà.
8. Âîäåòå ðàçãîâîðè, ôîêóñèðàíè
âúðõó òåìàòà. Áúäåòå ïîäãîòâåíè äà èçèñêâàòå ñàìî ãðàäèâíè è íå ïîâòàðÿùè ñå êîìåíòàðè.
Òàêòè÷íî ïðåêðàòåòå äèñêóñèèòå êîãàòî òå ñòàíàò íåïðîäóêòèâíè.
9. Ïðåäâèäåòå âðåìå çà îáñúæäàíåòî íà âúïðîñè èëè çàäà÷è, êîèòî åâåíòóàëíî ìîãàò äà âúçíèêíàò íà ìîìåíòà.
10. Â êðàÿ íà çàñåäàíèåòî ðåçþìèðàéòå ïîñòèãíàòèÿ ïëàí çà
äåéñòâèå è ðàçïðåäåëåòå çàäà÷èòå ñ êîíêðåòíè ñðîêîâå è îòãîâîðíîñòè.
11. Ïðåäè ïðèêëþ÷âàíåòî íà çàñåäàíèåòî îáîáùåòå ñ ïîëîæèòåëåí òîí ïîñòèãíàòîòî è èçðàçåòå óâåðåíîñò â ñïîñîáíîñòòà íà
åêèïà è îòäåëíèòå ó÷àñòíèöè äà
ïîñòèãíàò óñïåõ â íàáåëÿçàíèòå
çàäà÷è è äîñòèãàíå íà áúäåùèòå
öåëè. Îòíîâî íàïîìíåòå çà ìèñèÿòà íà îðãàíèçàöèÿòà è âðúçêàòà
ìåæäó òåêóùèòå öåëè è çàäà÷è
ñ òåçè îò ñòðàòåãè÷åñêè õàðàêòåð.
12. Â êðàÿ íà çàñåäàíèåòî îïðåäåëåòå äàòàòà, âðåìåòî è ìÿñòî-

3. ÔÈÐÌÅÍÎ ÓÏÐÀÂËÅÍÈÅ
68
÷å òåìàòà å âàæíà, âúïðåêè, ÷å íå
å âïèñàíà â äíåâíèÿ ðåä, íàïðàâåòå ïðåäëîæåíèå çà ñúçäàâàíåòî íà
ãðóïà ïîä ðúêîâîäñòâîòî íà êîëåãàòà âè, êîéòî ÿ å ïîâäèãíàë è òÿ
äà áúäå âêëþ÷åíà çà îáñúæäàíå â
äíåâíèÿ ðåä íà ñëåäâàùîòî ñúâåùàíèå.
• Êàê äà îòãîâîðèì íà àãðåñèâíèòå íàïàäêè ïî âðåìå íà ñúâåùàíèå îò ñòðàíà íà êîëåãà, áåç äà
íàðóøèì äîáðèÿ òîí è áèçíåñåòèêåò? Ìíîãî ÷åñòî ñìå ñêëîííè ïðè
ïîäîáíî ïîâåäåíèå äà ðåàãèðàìå
åìîöèîíàëíî. Áèçíåñåòèêåòúò
ïðåïîðú÷âà äà ïîêàæåì, ÷å ðåïëèêèòå íà íàïàäàòåëÿ ñà áèëè ÷óòè
è îöåíåíè, áåç äà ãóáèì ñàìîîáëàäàíèå è äà àòàêóâàòå â îòãîâîð,
êàòî îòãîâîðèòå: „Ïðåç ñëåäâàùàòà ñåäìèöà ùå ïîãëåäíà òàçè
òåìà. Áëàãîäàðÿ òè, ÷å ÿ ïîâäèãíà. Äîáðå å â åêèïà íè äà èìà êîëåãà äîòîëêîâà ñâúðçàí ñ òåìàòà çà
êà÷åñòâîòî êàòî òåá!“ Ïðè íàïðåæåíèå èëè ïðîâîêèðàíå íà êîíôëèêò îò ñòðàíà íà íàïàäàòåëÿ ñå
ÌÎÁÈ2 ÎÎÄ å ôèðìà ñïåöèàëèçèðàíà
â îáëàñòòà íà îáó÷åíèå, êîíñóëòèðàíå è óåá áàçèðàíè ðåøåíèÿ çà áèçíåñà
íàñî÷åíè êàêòî êúì ìàëêèÿ è ñðåäåí
áèçíåñ, òàêà è êúì ãîëåìèòå êîìïàíèè òúðñåùè ñúâðåìåííè è ôóíêöèîíèðàùè ðåøåíèÿ çà ñâîÿòà äåéíîñò.
Moby2 êàòî ïðîåêò å ñúçäàäåí äà ïðå-
âúçäúðæàéòå îò êðàéíîñòè, êîèòî ìó äàâàò ïîâîä äà íàïðàâè êîíôëèêòà ïî-ãîëÿì. Èçáÿãâàéòå àãðåñèâíèòå èçêàçâàíèÿ îò ðîäà íà:
„ÒÈ âèíàãè!, „ÒÈ íèêîãà!“ èëè „Òîâà,
êîåòî íå ìîæåø äà îñúçíàåø, å....“
• ×åñòî ñå ñëó÷âà ïî âðåìå íà ñúâåùàíèå, êîãàòî íÿêîé ñå èçêàçâà
èìïóëñèâíî, çà äà ñå ÷óå íàøàòà
ãëåäíà òî÷êà, äà ãî ïðåêúñíåì ïî
ñðåäàòà íà èçêà÷âàíåòî ìó èëè
ñàìèòå íèå äà äîâúðøèì ìèñúëòà ìó, áåç äà ïðîÿâèì òúðïåíèå.
Ñëåä ïîäîáíè ñèòóàöèè ñè äàâàìå
ñìåòêà çà ïîâåäåíèåòî ñè è ïðåä
íàñ âúçíèêâà åäèí íåëåê âúïðîñ:
“Êàêâî äà íàïðàâÿ, çà äà íå ñúì
îò õîðàòà, êîèòî íåïðåêúñíàòî
ïðåêúñâàò äðóãèòå?“ Ïðåïîðúêàòà îò ãëåäíà òî÷êà íà áèçíåñåòèêåòà å äà ïðîÿâèì òúðïåíèå è äà
ïðåáðîèì äî òðè èëè äà èç÷àêàìå
òðè ñåêóíäè ïðåäè äà èçðàçèì ñâîåòî ìíåíèå èëè äàäåì îòãîâîð.
Ñàìî òàêà ùå èçáåãíåì ðåïóòàöèÿòà íà ÷îâåê, êîéòî îòíåìà äóìàòà.
äîñòàâè íà ñâîèòå êëèåòè òåõíîëîãè÷íè ðåøåíèÿ â îáëàñòòà íà:
- îáó÷åíèÿ è êîíñóëòàöèè áàçèðàíè íà
ïðèíöèïà „áèçíåñà îáó÷àâà áèçíåñà“
- óåá äèçàéí è óåá áàçèðàíè ðåøåíèÿ
çà áèçíåñà
- ìîáèëíè êîìïþòðè è ñèñòåìè çà
êîìóíèêàöèÿ
• Êàê äà ðåàãèðàìå ñïîðåä íîðìèòå íà áèçíåñåòèêåòà, êîãàòî ñúâåùàíèåòî ñå ïðîòî÷è ïîâå÷å
îò îïðåäåëåíîòî âðåìå? Àêî òî
ïðîäúëæè ïîâå÷å îò ïåò ìèíóòè,
ìîæåòå äà íàïóñíåòå êàòî îòïðàâèòå äèñêðåòíî èçâèíåíèå êúì
ðúêîâîäèòåëÿ, ÷å íàïóñêàòå çàðàäè ñïåøåí àíãàæèìåíò. Àêî ïðåäè
ñúâåùàíèå ïðåöåíÿâàòå âúçìîæíîñòòà çà çàêúñíåíèå çà ìíîãî âåðîÿòíà - èíôîðìèðàéòå ðúêîâîäèòåëÿ íà ñúâåùàíèåòî çà âàøèÿ
ñïåøåí àíãàæèìåíò, êîéòî íå âè
ïîçâîëÿâà äà îñòàíåòå ñëåä îïðåäåëåíîòî âðåìå è ñè íàìåðåòå
ìÿñòî íàé-áëèçî äî âðàòà, òàêà
÷å áúðçî è áåçïðîáëåìíî äà íàïóñíåòå. Àêî ó÷àñòâàòå â çàñåäàíèå
- ìàðàòîí è òðÿáâà äà ïðèñúñòâàòå äî êðàÿ ìó, ïðåäëîæåòå ïî
10 ìèí. âðåìå çà ïî÷èâêà íà âñåêè
÷àñ. Ðàáîòîñïîñîáíîñòòà çíà÷èòåëíî ñå ïîâèøàâà ïî-ãîëÿìà,
êîãàòî çà ìàëêî ñå îòäåëèì îò
ïðîáëåìà è ó÷àñòâàìå â íåôîðìàëíî îáùóâàíå.
Ìîáè2 ÎÎÄ
1111 Ñîôèÿ
óë. „Åäèñîí“ 33
òåë. +359 2 491 2353 /54/55
ôàêñ +359 2 491 33 22
e-mail: nayden.nikolov@moby2.com
www.moby2.com
áð. 5-6/2007
THE EFFECTIVE MEETING
The agenda of the meeting is a kind of „road map“, which allows you to have a better orientation for the direction and the
tasks needed to be solved as topics. From another hand that „road map“ clearly defines in advance the responsibilities of
each participant.
Recommendations for preparation of the agenda
The time for the beginning and the end of the meeting must be clearly appointed, as well as the place of its happening.
The major tasks must be defined in advance and additional information accompanying each topic is recommended to be
supplied. Show to the participants the timing for each topic as well their responsibilities during the meeting.
Before the meeting
The target of the meeting must be clearly stated as well as the agenda and all that information should be distributed among
the participants before that. The appropriate timing for the meeting is crucial, that’s why 1-2 weeks in advance it should be
clear. In the meeting room/hall the participants must look towards each other in a circle or half-circle. The place must be
appropriate for the actual group. The technologies for the visualisations like whiteboard, flip chart, multimedia, etc. have to
be prepared in advance as well as the additional supporting materials and the daily agenda to be given to each member of
the group.
During the meeting
The first step is to greet each participant personally before the meeting and all those people who are late must be
encouraged to get in role as the kind support and words towards them for welcome are recommended. Make appropriate
personal compliments and use the techniques for „breaking the ice“, which will reduce the tension in the beginning.
Start on time so that you can finish on time and always have in mind the schedule of the agenda. In the phase of the
discussion encourage the participants so that they take part and you can realise the points of view of each member. In
active and constructive participation, you will have better quality of the decisions as well highly motivated participants.
Kindly terminate those discussions, which are going to nowhere or when they are un-productive. Predict enough time
during the meeting for discussion of questions or topics which can arrise at the moment. In the end of the meeting make a
resume of the action plan which was decided to be followed, distribute the tasks to each member with specific terms and
responsibilities. Before the termination of the meeting you can use positive wording for making a conclusion the succeeded
result due to that common group work, and afterwards to fix the end you can make the next meeting appointment defining
the time and place for it..
After the meeting
Write a protocol and send it to all participating members not later than 3 days. Periodically follow up the progress of the
action plan fulfilment. Positively stimulate the progress which was made on time, and make recommendations when there
is delay or problems. Place the report for the progress of the ongoing tasks in the agenda of the next meeting. Make an
estimation of the meetings periodically so that the areas where an improvement is needed to be done.