Archivo de tramite (libro enba)

ARCHIVO DE
TRÁMITE
GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE

HORTENSIA CONSTANZA TERCERO Y VEGA

Guía de autoaprendizaje


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

Archivo
de
Trámite
Modalidad de Educación Abierta y
a Distancia

Hortensia Constanza Tercero y
Ve g a

Secretaría de Educación Pública
Subsecretaría de Educación Superior
e Investigación Científica
Dirección General de Educación Su-
perior
Escuela Nacional de Biblioteconomía
y Archivonomía

México 2001
2


Secretaría de Educación Pública
Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica
Dirección General de Educación Superior
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
Archivo de Trámite
(Serie guías de autoaprendizaje)
Modalidad de Educación Abierta y a Distancia
Primera edición 2001
I
Impreso en México

Asesor pedagógico: Ramón E. Mondragón Sánchez
Revisión de contenido: Rosa Irene Eretza Ramos
Corrección de estilo: Miguel Angel García Cueto
Diseño editorial: Ivonne Bautista Carmona

4

Archivo de Trámite

CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................... 7
EVALUACION DIAGNÓSTICA.............................................................................................. 9

UNIDAD I: PRINCIPIOS GENERALES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE................................. 11
1.1 Concepto del archivo de trámite......................................................................................... 12
1.2 Estructura orgánica y funcional del archivo de trámite................................................. 12
1.2.1 Jefatura de la unidad....................................................................................................... 12
1.2.2 Subunidad de recepción............................................................................................ 13
1.2.3 Subunidad de expurgo.................................................................................................... 13
1.2.4 Subunidad de transferencia........................................................................................ 14
Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 14
1.3 Importancia del archivo de trámite gestión del asunto...................................................... 15
1.4 Función del archivo de trámite: expurgo de expedientes.............................................. 15
1.5 Base legal .................................................................................................................. 16
1.5.1 Ley general de Bienes Nacionales............................................................................. 16
1.5.2 Ley de la Administración Pública Federal.................................................................. 16
1.6 Políticas del archivo de trámite...................................................................................... 18
1.6.1 Políticas de servicio........................................................................................................ 18
1.6.2 Políticas de recepción.................................................................................................... 18
1.6.3 Políticas de transferencia............................................................................................... 19
Evaluación de la unidad........................................................................................................ 20

UNIDAD II: DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE TRÁMITE ...................... 21
2.1 Concepto de disposición de documentación activa..................................................... 22
2.2 Concepto de ciclo vital de documentación activa......................................................... 22
2.3 Definición de valoración de la documentación activa................................................... 24
2.4 Valores primarios: administrativos, fiscal y legal ......................................................... 25
Valor administrativo........................................................................................................... 25
Valor fiscal......................................................................................................................... 25
Valor legal.......................................................................................................................... 25

5


Actividades de aprendizaje..................................................................................................... 27

UNIDAD III: ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS............................................... 29
3.1 Recepción de documentos activos.................................................................................... 30
3.2 Seguimiento de los documentos activos....................................................................... 32
3.3 Apertura de expedientes................................................................................................... 33
3.4 Préstamo y consulta de expedientes................................................................................. 33
El préstamo........................................................................................................................ 34
La consulta......................................................................................................................... 34
Actividades de aprendizaje..................................................................................................... 34

UNIDAD IV: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA............................................... 37
4.1 Análisis del acervo documental a transferir.................................................................... 38
4.2 Expurgo....................................................................................................................... 39
4.3 Registro de documentación de transferencia................................................................ 39
4.4 Preparación de la transferencia primaria..................................................................... 40
4.5 Entrega de la documentación semiactiva..................................................................... 40
Actividades de aprendizaje...................................................................................................... 42
BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................... 43

LECTURAS........................................................................................................................... 45
Manual de Procedimientos..................................................................................................... 47
Memoria de V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archística.......... 55
Archivística general, teoría y práctica....................................................................................... 65
XIII Congreso Internacional de Archivos Beijing 1996........................................................ 73
Técnicas y tratamiento de documentación administrativa.................................................... 97

LECTURAS COMPLEMENTARIAS....................................................................................... 109
Lineamientos para la concentración de acervos documentales de trámite
concluido de las dependencias del Gobierno del Estado de México.................................... 111
Curso de capacitación para archivistas municipales 1988................................................... 117

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Archivo de Trámite

INTRODUCCIÓN

Desde la antigüedad, el hombre ha preservado su memoria para transmitirla a
futuras generaciones. El desarrollo de diferentes soportes documentales lo ha
permitido y lo sigue permitiendo con la evolución constante de las tecnologías.
Sin embargo, lo más importante no son sólo los hechos documentados, sino el
uso de los mismos para tener una secuencia lógica de los acontecimientos.

Esta guía de autoaprendizaje, llamada Archivo de trámite, permite visualizar y
analizar el desarrollo que tiene la documentación activa, desde su entrada al
archivo hasta su preparación y transferencia al archivo de concentración. A
este respecto, la guía se encuentra estructurada por cuatro unidades. En la
primera se determinan los principios básicos del archivo de trámite como son:
conceptos, estructura orgánica y sus funciones, los fundamentos jurídicos y el
control que se aplica para el adecuado funcionamiento del archivo. La segunda
unidad está compuesta por los principios teóricos de la documentación activa
para su disposición. De igual forma, la tercera unidad se refiere al ciclo que
cumple la documentación desde la recepción hasta el servicio que se
proporciona. La cuarta unidad está basada en la última parte que la
documentación cumple en el archivo de trámite, ya que de esta fase y con un
análisis preciso podrá transferirse al archivo de concentración. Como parte
final de esta guía, te presentamos una serie de bibliografías recomendadas
para el complemento de lo expuesto.

Para realizar las actividades de aprendizaje de esta guía, es necesario que
previo al inicio de tu estudio, elijas el archivo en donde puedas realizar la
actividades que se encomiendan. Si ya trabajas en un archivo y se te permite
estudiarlo, se te facilitarán mucho las cosas. Si no es así, puedes indagar en
diferentes archivos, tales como los municipales, eclesiásticos, clínicos, estatales,
contables o privados (si se te permite el acceso) para realizar tus actividades.
Si tienes dudas, consulta con tu asesor.

Deseo que nos compartas tus valiosos comentarios; ya que serán determinantes
para tu formación profesional, así como para enriquecer y desarrollar esta ciencia
tan prospera llamada ARCHIVONOMÍA.

Espero que los contenidos de está guía te ayuden a crecer en tu formación
profesional.

Atentamente

LA AUTORA

7


OBJETIVOS GENERALES DE LA GUÍA

AL TÉRMINO DE ESTE CURSO, EL ESTUDIANTE:

* CONCEPTUALIZARÁ AL ARCHIVO DE TRÁMITE, ASÍ COMO SUS FUNCIONES Y LAS
ACTIVIDADES QUE EN ÉL SE REALIZAN.

* ANALIZARÁ LA TEORÍA QUE CONSTITUYE A LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA.

* DESCRIBIRÁ LAS FASES ARCHIVONÓMICAS QUE SE REALIZAN EN EL ARCHIVO DE
TRÁMITE.

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Archivo de Trámite

EVALUACION DIAGNÓSTICA

De acuerdo a tus conocimientos en archivonomía, responde brevemente las siguientes preguntas.

1. ¿ Qué es la información? Menciona un ejemplo.

2. ¿Qué es un soporte de la información? Menciona dos ejemplos.

3. Menciona un concepto de archivo.

4.- Anota las diferencias entre un documento público y privado.

5. ¿Qué es un expediente?

6. ¿Cómo se clasifican los documentos de acuerdo a su origen?

7. Explica qué es un proceso técnico.

ENVÍA A TU ASESOR.

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R E S P U E S TA S

1. Conjunto de conocimientos transmitidos a través del proceso de comunicación que permite
incidir en la toma de decisiones.

Funge como medio para la transmisión de conocimientos a terceras personas. Es importante
cuando nos afecta de manera directa.

2. Material que se utiliza para recoger y almacenar información. Su objetivo es preservar y
conservar la misma. Como ejemplos: Audiovisuales (videos) y Electrónicos (disketes, discos
compactos).

3. Local donde se resguarda la memoria colectiva de toda organización que significa fuente de
información y/o consulta, cuyos documentos y expedientes están debidamente organizados y
protegidos para su fácil, rápida y segura localización. Los archivos constituyen la historia
tanto de personas físicas como morales. Su conservación es indispensable para la eficaz
toma de decisiones o para servir como fuente de información histórica.

4. Los documentos se dividen en públicos y privados. Los primeros emanan de una autoridad
pública y están redactados de acuerdo con ciertas solemnidades o parámetros que los
caracterizan, como son las leyes, sentencias, decretos, privilegios, etc.

En cambio, los privados tratan de asuntos particulares y están escritos por personas privadas
(tanto físicas como morales) y pueden ser cartas, contratos, negociaciones, etc.

5. Conjunto de documentos relacionados por un mismo asunto que son generados a través de
una necesidad o a raíz de un trámite administrativo que posteriormente en el desahogo del
asunto, lo conformarán como tal. El expediente servirá en un futuro como historia institucional.

6. Los documentos se clasifican por sus características en:

PRIMARIOS. Documento original / documentos de archivo.

SECUNDARIOS. Descripción del original. Pueden ser libros, textos de revistas documentadas,
etc.

TERCIARIOS. Análisis de documentos, primarios y secundarios para que a su vez den
información compilada y transformada.

7. Es una actividad archivística que se realiza de manera operativa, que requiere de ciertos
procedimientos; por ejemplo, la archivación, la ordenación, el expurgo, etc.

NOTA: En caso de dudas consulta con tu asesor y complementa tu información con las
guías de Introducción a la Archivonomía, Soportes de la información y Correspondencia
y control de gestión.

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Archivo de Trámite

UNIDAD I
PRINCIPIOS GENERALES DEL
ARCHIVO DE TRÁMITE

OBJETIVOS DE LA UNIDAD I

AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE:

* EXPLICARÁ LOS CONCEPTOS, ESTRUCTURA Y FUNCIONES DEL ARCHIVO DE
TRÁMITE.

* DESCRIBIRÁ LA IMPORTANCIA DE LA BASE LEGAL, ASÍ COMO LAS POLÍTICAS DE
APLICACIÓN EN UN ARCHIVO DE TRÁMITE.

11


1.1 Concepto del archivo de trámite

El archivo de trámite se concibe como la unidad de resguardo documental, constituida por
expedientes de asuntos que se encuentran en constante uso y cuya conservación es necesaria
hasta la culminación del trámite.

En el archivo de trámite inicia el trabajo archivístico. Es el lugar donde se mantiene debidamente
organizada la documentación que es generada por las diferentes áreas administrativas y al mismo
tiempo es enviada y consultada por estas. Por lo tanto, toda institución genera, maneja y utiliza
documentación; para ello, el archivo de trámite debe ser la unidad responsable del resguardo,
organización y control de la misma.

1.2 Estructura orgánica y funcional del archivo de trámite

Cualquier entidad administrativa, para el adecuado manejo y aprovechamiento de sus recursos,
tiene que estar perfectamente delimitada en su organización interna, en las funciones que
realiza, con la finalidad de evitar la duplicidad del trabajo.

Así mismo, es indispensable que en un archivo de trámite se efectúen tales acciones. Por lo
anterior, se diseña un organigrama de las áreas que lo conforman; como ejemplo está el siguiente
esquema:

JEFATURA DE LA UNIDAD

SUBUNIDAD DE SUBUNIDAD DE SUBUNIDAD DE
RECEPCIÓN EXPURGO TRANSFERENCIA

1.2.1 Jefatura de la unidad

La parte fundamental de un archivo de trámite es la jefatura. Es la encargada de controlar el buen
funcionamiento de éste. Al funcionar como coordinadora de las subunidades, influirá en gran
medida para una adecuada recepción, tratamiento, control, servicio y transferencia de la
documentación, además de que representará a la unidad documental ante otras instancias cuando
así lo amerite.

Las funciones principales de esta unidad son las siguientes:

* Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de las áreas que integran la unidad,
así como el eficiente servicio y control de la documentación en trámite.

* Administrar adecuadamente los recursos humanos, técnicos, legislativos, materiales y
financieros existentes; además de vigilar el funcionamiento de los mismos y promover los
medios necesarios para la adquisición, adaptación, desarrollo y optimización de dichos
recursos.

12

Archivo de Trámite

* Cumplir y hacer cumplir las normas técnicas y jurídicas vigentes respecto a la producción,
conservación, control y uso de la documentación en trámite.

* Informar periódicamente a la supervisión acerca de los resultados de sus actividades.

1.2.2 Subunidad de recepción

Es aquella área archivística encargada de la captación documental que recién ingresa al archivo.
Entre sus funciones se encuentran:

* Recibir la documentación enviada del área administrativa a que se encuentra adscrito el archivo
(o de las áreas a las que les proporciona el servicio).

* Establecer y hacer efectivos los instrumentos de control de documentación activa.

* Manejar la documentación solicitada para préstamo por las áreas tramitadoras de la propia
entidad administrativa, turnada como convenga para su consulta de acuerdo a las políticas y
normas establecidas. Como se muestra en la figura siguiente:

ÁREA ENVÍO SUBUNIDAD OTROS
ADMINISTRATIVA DOCUMENTAL DE PROCESOS
RECEPCIÓN TÉCNICOS

SERVICIOS

1.2.3 Subunidad de expurgo

La subunidad de expurgo es una de las más importantes dentro del archivo de trámite, porque
gracias a esta evitamos la conservación de documentos no necesarios y por lo tanto el flujo
documental es más ágil. Para ello, se observan los siguientes lineamientos:

* Eliminar de los documentos recibidos todos los objetos que sean susceptibles de dañarlos
(grapas, broches, clips innecesarios)

* Establecer los elementos de identificación documental de acuerdo a las políticas establecidas
para el tipo documental.

* Elaborar el catálogo de vigencias documentales, que servirá al archivo de concentración para
su depuración o guarda permanente.

* Integrar y mantener actualizados el catálogo de vigencias documentales aportando los
elementos requeridos, para la conservación y transferencia documental en los plazos
convenidos.

13


* Extraer la documentación que no sea necesaria conservar en el expediente, de acuerdo con
el catálogo de vigencia documentales y con las políticas establecidas por el archivo de trámite.

* Efectuar los movimientos necesarios para evitar la saturación de espacio; además de retirar
correcta y oportunamente los documentos que posteriormente se someterán a depuración.

1.2.4 Subunidad de transferencia

La subunidad de transferencia permite el desahogo documental dentro del archivo de trámite, al
establecer tareas que evitan la explosión documental. Para ello se sugiere lo siguiente:

* Determinar oportuna y correctamente el estado de trámite de los expedientes conservados y
efectuar el tratamiento de la documentación activa y semiactiva de acuerdo a las normas
vigentes.

* Realizar el análisis, para la selección documental y determinar la documentación factible de
ser transferida para su guarda precaucional en el archivo de concentración.

* Analizar cuidadosamente la documentación cuyos valores hayan prescrito en una primera
etapa; establecer el tratamiento que corresponda a la misma y aplicar eficazmente las técnicas
archivísticas existentes para la correcta valoración y selección documental.

* Efectuar y registrar las transferencias de documentación semiactiva a la unidad de archivo de
concentración y establecer los controles de circulación sobre los expedientes dados de baja.

Actividad de aprendizaje

* De acuerdo a lo leído en la guía realiza lo siguiente:

1. Visita un archivo de trámite ( del sector público o privado). Investiga si cuenta con un
organigrama y describe brevemente las funciones de cada área.

2. Si no lo tiene, elabora uno con base en las actividades que realiza y explica brevemente
cuáles serían las funciones de cada área y por qué.

NOTA: No olvides que del archivo que visites o cites en tus actividades como ejemplo,
debes anotar el nombre, dirección y teléfono de la institución a la que pertenece y, si es
posible el nombre del encargado.

Envía a tu asesor.

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Archivo de Trámite

1.3 Importancia del archivo de trámite gestión del asunto

El funcionamiento ordenado y eficiente de todas las instituciones, sean públicas o privadas, depende
en gran medida de los servicios informativos con los que cuente. En este contexto, para toda
organización es importante la documentación que genera así como la que procesa, ya que ésta
permite brindar el apoyo en cuanto a la consulta documental en el momento que sea requerida.

El archivo deja de ser el cuarto polvoriento en el que se arrumban papeles y mobiliario en desuso.
Es el lugar en que todas las personas de la organización encontrarán la «materia prima» para el
desarrollo de sus funciones; es decir, información oportuna para la toma de decisiones.

La coordinación y perfeccionamiento de los mecanismos de organización, conservación, control
y desahogo de los asuntos son algunos de los beneficios que se obtienen al contar con un archivo
de trámite bien organizado; para ello, se deben establecer los procedimientos necesarios por las
subunidades. Cabe aclarar que éstos son únicamente utilizados tanto en los archivos de trámite
como en los archivos de concentración.

1.4 Función del archivo de trámite: expurgo de expedientes

Las funciones que en el archivo de trámite se realizan no se basan únicamente en tener archivados
adecuadamente los documentos; sino que al momento de ser solicitados, se proporcionen de
forma rápida al personal responsable del trámite.

No basta con retener y conservar los documentos en un mueble de archivo, se debe contar
con un sistema para el control adecuado del mismo.

Así, todo documento es creado de acuerdo a una necesidad administrativa, en cuyo caso deberá
cubrir cierto periodo para pasar a formar parte de otro archivo (en este caso en el archivo de
concentración), o si lo amerita, se deberá destruir, como lo muestra el siguiente esquema:

ORGANISMO

ACTO
ADMINISTRATIVO

GENERA
DOCUMENTOS

TRÁMITE
ADMINISTRATIVO

RESOLUCIÓN

FIN DEL TRÁMITE

DESTRUCCIÓN DEL • CONSERVACIÓN PARA
DOCUMENTO FUNCIONES POSTERIORES
(DEPURACIÓN) • CONSERVACIÓN PERMANENTE
ARCHIVO HISTÓRICO

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La guarda de la documentación activa se debe considerar como el tiempo en que el asunto que
contiene el documento se encuentra en trámite. Después de terminado éste, deberán tomarse en
cuenta las posibles consultas que pudieran hacerle al documento, que será sometido a un análisis
riguroso (de acuerdo con las necesidades de las áreas administrativas), para conocer si dentro
del mismo expediente existen documentos innecesarios o repetidos, los que deberán expurgarse;
es decir, extraerse del expediente, para evitar las duplicidades y disminuir el costo de su
mantenimiento.

Los documentos que son expurgados dentro de un expediente son las copias de un mismo asunto,
los documentos no requeridos para el trámite, etc., porque, al mantenerlos dentro del expediente,
generan una explosión documental para el archivo y el manejo del mismo se vuelve complicado.

1.5 Base legal

Los lineamientos jurídicos en un archivo son indispensables, ya que de estos depende el buen
uso de los recursos y de la documentación. Aunque en materia de archivos es escaso este
marco, existen leyes, acuerdos, circulares, etc., que han apoyado este rubro.

En algunas ocasiones, dependiendo de las políticas de las instituciones, se permite o no el acceso
a la información. Normalmente en empresas privadas la información es de carácter confidencial.

A continuación se presentan dos leyes generales que consideran a los archivos en sus artículos:

1.5.1 Ley general de Bienes Nacionales
Capítulo I
Artículo 2.- Son bienes del dominio público:
IX: Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente substituibles, como
los documentos y expedientes de las oficinas; los manuscritos, incunables, ediciones, libros,
documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos, grabados importantes o raros, así como
las colecciones de esos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas, los especímenes tipo de la
flora y la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas, filatélicas; los archivos,
las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto
que contenga imágenes y sonidos, y las piezas artísticas o históricas de los museos.1

1.5.2 Ley de la Administración Pública Federal
Artículo 20.- Las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos establecerán sus
correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de planeación, presupuesto, informática,
recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalización, archivos y los demás que sean
necesarios en los términos que fije el Ejecutivo Federal.
Artículo 27.- A la Secretaría de Gobernación corresponde el despacho de los siguientes asuntos:
XVIII.- Manejar el Archivo General de la Nación [...]2

1 Compilación jurídica mexicana, 1998
2 Ibíd.

16

Archivo de Trámite

En estas dos leyes citadas, observamos que anuncian en sus artículos lo concerniente a
documentos y expedientes de archivo, así como los archivos especiales (fotográficos, mapotecas,
planotecas, etc.) que forman parte del sector público.


Investiga tres leyes diferentes aplicables a los archivos ( de tu localidad) y elabora un cuadro con
las siguientes características:

EN DÓNDE SE APLICA
NOMBRE DE LA LEY ARTÍCULO (S) DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO (DOCUMENTACIÓN, SERVIDORES,
CONSTRUCCIÓN, ETC.)

Envía a tu asesor

17


1.6 Políticas del archivo de trámite

Satisfacer las demandas de información es el objetivo principal del archivo de trámite. Por esta
razón, requiere de un estatuto administrativo lo suficientemente claro y explícito para que los
miembros de la institución estén enterados y respeten los lineamientos que se marcan para el uso
adecuado de la información; lo que permite proporcionar un servicio eficaz y la aplicación de
políticas que abarquen un mayor segmento para facilitar el control del archivo en una proporción
mayúscula.

1.6.1 Políticas de servicio

Las políticas de servicio están encaminadas al usuario de la documentación activa con el fin de
destinar adecuadamente el uso de la misma en su guarda y disposición.

Como se mencionó anteriormente, estas políticas no podrán separarse del usuario; ya que en
este caso serán todas aquellas áreas que realizan operaciones administrativas y que por lo tanto
envían su documentación al archivo.

Entre las políticas de servicio en un archivo de trámite, se encuentran:

* Proporcionar el servicio de préstamo y consulta únicamente a las áreas que estén involucradas
en el asunto.

* El personal que solicite la documentación debe seguir las políticas correspondientes (vale de
préstamo, registro, etc.) para su préstamo.

1.6.2 Políticas de recepción

Constituye un acto jurídico - administrativo que compromete a la dependencia para la realización
expedita y eficiente de un trámite institucional. En la recepción de documentos, deben cumplirse
tres requisitos fundamentales:
* Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación, desde el momento de su ingreso;
* Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que su encargará de
su trámite;
* Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola
como antecedente para futuras decisiones y gestiones.3

Las anteriores políticas tienen la finalidad de establecer procedimientos específicos para la
adecuada recepción documental en el momento que la documentación ingresa al archivo.

3 Archivo General de la Nación, Manual de organización de los Sistemas Red Archivos, pág. 6

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Archivo de Trámite

1.6.3 Políticas de transferencia

La transferencia de documentación al área de conservación precaucional resulta indispensable
para la eficiencia de la propia institución.

Así, transferir sistemáticamente la documentación archivada que deja de tener utilidad inmediata
para los trámites de la organización no sólo permite que el manejo documental sea eficiente y
racional; sino que también hace ágil y económica la operación en su conjunto.

En este sentido, en materia de transferencia deberán cumplirse cuatro principios básicos que son
los siguientes:
* Garantizar que la documentación que carezca de utilidad inmediata para los trámites de las diversas
áreas de la institución sea entregada completa y
* oportunamente a las instancias responsables de su conservación precaucional.
* Garantizar que solo sea transferida la documentación que así lo amerite;
* Garantizar que la documentación transferida sea conservada en condiciones económicas, adecuadas
al volumen y las características de los materiales semiactivos;
* Garantizar que la documentación transferida sea rápida y correctamente organizada, de modo que
pueda ser fácilmente localizada y consultada cuando se requiera, auspiciando su adecuado manejo
al prescribir el plazo de conservación precaucional.4


Visita un archivo de tramite e investiga las políticas con las que se cuenta para el servicio, recepción
y transferencia documental:

1. Si son políticas explícitas, explica textualmente cada una de ellas para su aplicación.

2. Si son políticas implícitas, redacta las observaciones que consideres pertinentes.

Envía a tu asesor.

4 Op. cit., págs. 21 - 22

19


Evaluación de la unidad

Responde brevemente:

1. ¿Qué es un archivo de trámite? ¿cuál es su importancia?

2. ¿Qué subunidades (orgánicamente) componen al archivo de trámite?

3. ¿Cuáles son las funciones de una jefatura de archivo? ¿Quién consideras que la debe ocupar
y por qué?

4. Explica la importancia del marco jurídico en los archivos.

5. Describe la importancia de establecer políticas para la documentación activa.

6. Lee del Manual de procedimientos las página 10 a 14, que se encuentra en la sección de
lecturas al final de esta guía. Valora si los conceptos del texto son los adecuados y analiza si
dichos procedimientos son válidos para el archivo de trámite de acuerdo con lo que has
aprendido en esta unidad. Elabora un reporte escrito con tus comentarios.

7. Lee los textos correspondientes a la Memoria del V congreso nacional sobre administración
de documentos y archivística, y el de Antonia Heredia, archivística general, teoría y practica,
elabora un cuadro comparativo sobre el proceso archivístico de Trámite con los conceptos de
ambos textos.

Envía a tu asesor

20

Archivo de Trámite

UNIDAD II
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

OBJETIVO DE LA UNIDAD II


* EXPLICARÁ LOS CONCEPTOS DE LA DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Y DEL CICLO VITAL
MEDIANTE LA COMPARACIÓN.

21


2.1 Concepto de disposición de documentación activa

Las áreas administrativas que envían su documentación al archivo de trámite (centralizado)
necesariamente requieren consultarla de manera frecuente; por eso la recuperación de la
información debe ser ágil y eficiente, en el momento que sea solicitada. Esto se hace a través de
los diferentes medios para su localización (índices, inventarios, listados, etc.).

La disposición documental no es únicamente el servicio; sino que engloba aspectos de control
que son auxiliares en la determinación del volumen que ocupa la documentación que fue recibida
en el archivo; como lo es también la ubicación física del expediente para su disposición, de acuerdo
a las políticas establecidas por la unidad de documentación en trámite.

La disposición de documentación activa es la acción de facilitar el servicio a las áreas administrativas
que lo soliciten.

Para complementar este tema, en la Unidad III, en el punto 3.4, «Préstamo y consulta», se describen
de una forma más completa los anteriores conceptos como parte fundamental de la disposición
documental.

2.2 Concepto de ciclo vital de documentación activa

El ciclo de vida de los documentos es una teoría norteamericana que establece que la
documentación cumple una vida, así surge la idea de que los documentos no son algo inerte o
muerto, sino por el contrario, tienen una vida propia según la función que cumplen.

La teoría del ciclo vital de la documentación establece que:
[...] Los documentos en primer lugar [son] organizados y utilizados de manera activa por sus productores;
una vez que el uso de estos documentos se hace más esporádico hay un segundo periodo en el que
éstos son almacenados en centros externos específicos (records centers), y luego, cuando ya no
tienen ninguna utilidad operativa, son «seleccionados» como documentos con valor archivístico y
transferidos a un archivo, o bien, por el contrario, son declarados documentos sin valor archivístico y
se eliminan.5

De esta consideración nació la siguiente división:

a) Documentos de circulación, tramitación o gestión (archivo de trámite o documentación activa)

b) Documentos de uso esporádico en cuanto a su trámite (archivo de concentración o
documentación semiactiva)

c) Documentos sin circulación administrativa o gestorial con fines de investigación o netamente
cultural (archivo histórico o documentación inactiva)

El término circulación o tramitación corresponde al primer momento del documento, a la gestión
de su fase inicial dentro de la oficina. Todo lo relacionado con el asunto en cuestión deberá ser
agrupado y listarse para su constante consulta y seguimiento del asunto.

5 Terry Cook, «Interacción entre la teoría y la práctica archivísticas», pág. 6

22

Archivo de Trámite

Los documentos mediatos son aquéllos de uso menos frecuente por parte de las oficinas
productoras. Son consultados por una necesidad ordinaria de servicio o como antecedentes de
otros asuntos.

En la última fase, los documentos son separados de los lugares de gestión corriente y pasan a
salvaguarda y a un proceso de estudio para determinar su destino final.

Cuando se determina que una documentación representa ciertos valores (históricos) para la
institución generadora o para la sociedad, debe conservarse permanentemente para fines culturales
o de investigación. En esta etapa los documentos son abiertos a consulta del público y no solamente
a la institución productora.

CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACION

FASE FASE FASE
ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA

Valores primarios Valores secundarios

Transferencia primaria Transferencia secundaria


Elabora un ejemplo de las áreas administrativas por las que debe pasar un documentos para
cumplir su ciclo en un archivo de trámite.

Envía a tu asesor.

23


2.3 Definición de valoración de la documentación activa

La valoración documental constituye uno de los procesos más importantes que toda institución
debe realizar. Como lo observamos en el esquema anterior, los valores del documento son divididos
en primarios y secundarios.

De acuerdo con la teoría del ciclo vital de la documentación, Theodore R. Schellenberg, citado por
Terry Cook, afirmó que los documentos tienen valores primarios y secundarios. El valor primario
refleja la importancia que los documentos tienen para su productor original; el valor secundario
refleja la utilidad que tienen posteriormente para los investigadores. El valor primario se refiere al
grado en que los documentos satisfacen las necesidades administrativas inmediatas de sus
productores [...]6

Para el análisis de esta unidad, nos referiremos sólo a los que pertenecen a la parte activa de la
documentación, que están conformados de la siguiente manera:

• INTERESAN A LA INSTITUCIÓN
PRODUCTORA

V • PRESENTAN • ADMINISTRATIVO
ASPECTOS • FISCAL
A • LEGAL

PRIMARIOS • EXISTEN • DE TRAMITACIÓN
L DURANTE LOS • DE VIGENCIA
MOMENTOS • DE PLAZO
PRECAUCIONAL
O
• SE VALÚAN PARA DAR UN PLAZO DE
R CONSERVACIÓN EN EL CATÁLOGO DE
VIGENCIAS DOCUMENTALES
• TERMINA SU DISPONIBILIDAD
E
SECUNDARIOS • EVIDENCIAL
S
• TESTIMONIAL
• INFORMATIVO

Como se ejemplificó en el cuadro anterior, los valores primarios (administrativos, fiscal, legal)
corresponden a la documentación activa. A continuación se da una explicación de cada uno de
ellos.

6 Op. cit., pág. 6

24

Archivo de Trámite

2.4 Valores primarios: administrativos, fiscal y legal

Valor administrativo

Se valúan desde dos perspectivas: La de la entidad productora y la del iniciador o destinatario del
documento. Desde el punto de vista institucional, los documentos tienen valor primario mientras
la información que contienen sea útil a ella (hasta el archivo de concentración).

Mientras sustente estas características, contiene valor administrativo; por ejemplo, un plan de
trabajo que con determinada fecha dejará de ser prioritario porque éste se modifique o se realice
y concluya. Entonces será obsoleto; pero el documento registra las actividades y/o desarrollo de
lo que se realizó con ese plan.

Por otra parte, la vigencia administrativa establece que:
[...] cuánto tiempo deben conservarse en el archivo de una unidad administrativa los expedientes de
una serie documental, de acuerdo al uso o consulta que las áreas tramitadoras pueden hacer de los
mismos en la gestión que se les encomienda. Ciertamente, todos los documentos fueron producidos o
recibidos para responder a una necesidad; derivada de una función o atribución especifica; mientras
dure tal necesidad.7

Valor fiscal

Es el valor que un expediente tiene cuando puede servir de testimonio del cumplimiento de
obligaciones tributarias. Son documentos probatorios que generan y amparan registros y que
comprueban que la institución o dependencia:

- Recibió o proporcionó bienes y servicios dando origen a facturas, notas, recibos de honorarios.

- Recibió y entregó efectivo o títulos de crédito; por ejemplo, cheques, pólizas, contrarecibos,
nominas, etc.

- Sufrió transformaciones internas o eventos económicos que modifican la estructura de sus
recursos; por ejemplo, recaudaciones presupuestales, conceptos o partidas.

Así también son documentos justificatorios que determinan obligaciones y derechos que
demuestren el cumplimiento de ordenamientos jurídicos y/o administrativos aplicables a cada
operación registrada.

La vigencia fiscal [...] corresponde al plazo durante el cual cierta documentación debe guardarse
de conformidad con disposiciones fiscales, por su utilidad contable, de comprobación o justificación
presupuesta.8

Valor legal

Es el valor que en última instancia todo documento de archivo lo contiene; El aspecto legal de
manera estricta corresponde al carácter normativo que adquiere un documento cuando por
disposición o amparado por una ley se puede recurrir a la misma.

7 Olga Amaya, Compilación, pág. 124
8 Ídem

25


Desde el punto de vista del iniciador o destinatario, muchos documentos aunque no ostenten
valor legal, son fuente de derecho frente a la entidad productora.

En otras palabras la vigencia legal:
[...] corresponde al plazo que la legislación establece deben guardarse los expedientes de determinada
serie documental por su calidad probatoria o testimonial, acreditable ante tribunales competentes, en
respaldo de los derechos legales de la propia institución productora o de los ciudadanos que efectúan
trámites ante ella.9
Este valor se termina cuando el sujeto u objeto de derecho desaparece, en ocasiones dura más
que la vida del beneficiario, como en el caso de los derechos sucesorios.

Como conclusión de este tema, observamos el siguiente esquema:

VALORES PRIMARIOS DOCUMENTALES EN LOS ORGANISMOS PÚBLICOS10

ADMINISTRATIVOS FISCALES LEGALES

ACTIVIDADES REGISTRO DE REGISTRO DE
RUTINARIAS RELACIONES CON LA TRÁMITES
DOCUMENTALES DE LA HACIENDA PÚBLICA JURÍDICOS
INSTITUCIÓN

OFICIOS IMPUESTOS, VENTAS, PROPIEDAD,
ADMINISTRATIVOS; FINANZAS, LABORALES,
PERSONAL, OFICINAS; CONTABILIDAD, ESCRITURAS,
MEMORANDA;TRÁMITES ESTADOS BIENES, LEYES,
RELACIONADOS CON: FINANCIEROS, FONDOS DECRETOS,
PROYECTOS, PLANES, FIDUCIARIOS, CRÉDITOS ACUERDOS
PRESUPUESTOS, HIPOTECARIOS,
CONTABILIDAD MANIFESTACIÓN DE
BIENES

9 Ibíd., pág. 125
10 Francisco Covarrubias, «El proceso de depuración de la documentación administrativa para el uso histórico» en
Boletín del Sistema Nacional de Archivos, pág. 42

26

Archivo de Trámite

Actividades de aprendizaje

Investiga en un archivo que criterios se toman en cuenta para realizar la valoración de la
documentación activa y elabora un cuadro como el siguiente con la información que obtengas:

TIPO DOCUMENTAL VALOR CRITERIOS DE VALORACIÓN
ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL

Lista 10 documentos diferentes y selecciónalos de acuerdo con sus valores (administrativo, legal
y fiscal) y explica por qué contienen el valor asignado.

Envía a tu asesor.

27



Responde brevemente

1. Menciona cinco características de la disposición documental en el archivo de trámite.

2. Explica la importancia de considerar el ciclo vital del documento en una unidad de
documentación en trámite.11

3. Describe el fundamento teórico de la valoración documental.

4. Explica los valores primarios.

5. Lista cinco ejemplos de cada uno de los valores primarios.

6. Del texto «Ponencia internacional del XIII congreso internacional de archivos de Beijing 1996»,
que se encuentra en la sección de lecturas al final de esta guía, elabora por escrito un ensayo
en el que resaltes las ideas más importantes de ella.

Envía a tu asesor.

11 Unidad de Documentación en trámite (UDT) es un sinónimo de Archivo de trámite utilizado en la Administración
Publica.

28

Archivo de Trámite

UNIDAD III
ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS
ACTIVOS

OBJETIVO DE LA UNIDAD III


* COMPRENDERÁ Y ANALIZARÁ EL PROCESO DE ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS
ACTIVOS

29


3.1 Recepción de documentos activos

Como se mencionó en los temas anteriores, la recepción de documentos es el inicio de las
actividades archivísticas. Es la acción de captar aquella documentación que, por sus
características de uso continuo, es necesario conservar en el archivo de trámite para su
préstamo y consulta.

La documentación en trámite debe permanecer organizada para su fácil localización y procurar
con ello ofrecer un servicio ágil y oportuno al usuario.

La recepción documental se inicia cuando el material es revisado y nos percatamos de que
efectivamente procede de las unidades administrativas que envían su documentación a la Unidad
de Documentación en Trámite.

A partir del ingreso de la documentación al archivo de trámite, hasta su ubicación física
correspondiente, estaremos realizando la recepción de forma adecuada y con ello estableceremos
un control de lo que se recibe y lo que se guarda en el archivo, con lo que se logra el desahogo
oportuno de los asuntos que la institución efectúe.

La recepción de documentación activa se realiza de la siguiente forma:

1. Inicia el procedimiento

2. Las áreas administrativas envían su documentación al archivo de trámite

3. La unidad de archivo de trámite:

* Recibe la documentación enviada

* Coteja y revisa que sea la correcta con base en la relación

* Si no es correcta, se devuelve al área administrativa que corresponde

* Una vez que esté completa, de acuerdo con la relación entregada, se firma de recibido y
posteriormente se procede a realizar los procesos técnicos correspondientes

30

Archivo de Trámite

DIAGRAMA DE FLUJO DE LA RECEPCIÓN DOCUMENTAL

INICIA

RECIBE LA
DOCUMENTACIÓN
ENVIADA

COTEJA Y REVISA

COM- NO SE DEVUELVE AL ÁREA
PLETA ADMINISTRATIVA

SI

FIRMA DE
RECIBIDO

INICIAN LOS
PROCESOS
TÉCNICOS

TERMINA

31


3.2 Seguimiento de los documentos activos

Los factores que determinan el tiempo de permanencia del documento fuera de archivo de trámite
son, por un lado, la necesidad del asunto a tratar y por otro la importancia misma del documento.
Cuando se trate de documentación de tipo confidencial, se deberá tener cuidado que ésta no sea
extraída del archivo y sea susceptible de perderse. Un medio para conocer la ruta que seguirá el
documento y/o expediente es el vale de préstamo, que indica en qué área se encuentra y
cuándo será devuelto.

Contar con un vale de préstamo sirve para tener un mejor control de la documentación que sale
del archivo de trámite y además se puede utilizar para realizar la estadística de los documentos
que son consultados con mayor frecuencia; lo que permite establecer periodos de vigencia de
acuerdo a la utilidad del documento.

Controlar el seguimiento documental permite conocer la ubicación del documento, así como
también, en un momento determinado, saber cuál es el trámite que ha seguido desde su gestión.

Esta acción proporciona los elementos necesarios para integrar los expedientes, así como preservar
los recursos informativos con los que cuenta la institución. El resultado es un servicio eficiente en
el momento requerido.


Visita un archivo de trámite e investiga bajo que procedimientos y requisitos se realiza la recepción
documental, y elabora un reporte.

Envía a tu asesor.

32

Archivo de Trámite

3.3 Apertura de expedientes

La documentación que ingresa por vez primera al archivo es la que requerirá que se abra un
expediente nuevo, que contenga toda la actividad administrativa de dicho asunto hasta su
terminación.

La apertura de expedientes se efectúa cuando en el archivo no se cuenta con antecedentes
del asunto (documento) que se envía.

La apertura debe realizarse de forma ordenada y sistemática, de acuerdo con los lineamientos
que cada archivo establece; para ello, esta actividad requiere de sumo cuidado. A continuación se
enlistan una serie de pasos para realizarla:

- Se asigna al documento el número identificador o clasificador del expediente de acuerdo con
sistema establecido (que se puede establecer desde las áreas administrativas), para evitar el
extravío y apertura de más de un expediente para el mismo asunto.

- Para tener un mejor control de las aperturas realizadas, éstas deberán registrarse en un
formato, que contendrá los datos identificadores de cada expediente.

- Se debe formar una carpeta por cada expediente abierto, la que debe contener los datos
asentados en el registro respectivo.

- La carpeta servirá como un control de aperturas.

- En caso de encontrarse abierto el expediente, únicamente se integrará el documento.

3.4 Préstamo y consulta de expedientes

El préstamo y la consulta de expedientes son actividades estrechamente relacionadas con la
disposición documental; ya que a través de estos mecanismos se ofrece un adecuado
reconocimiento de la documentación.

El préstamo y la consulta son procesos mediante los que el archivo proporciona un eficiente
servicio a los usuarios de las diversas unidades administrativas; por consiguiente, te sugerimos
los siguientes principios:

1. Que las unidades que conservan los documentos sean responsables de su control y
recuperación integral y oportuna, así como de que los servicios de préstamo y consulta sean
ágiles y eficientes.

2. Que los usuarios devuelvan al archivo de trámite los expedientes prestados completos y en el
plazo establecido.

3. Que el préstamo y la consulta se efectúen de acuerdo con las políticas de la institución.

El préstamo y la consulta de los expedientes están comprendidos bajo los siguientes conceptos:

33


El préstamo

Consiste en proporcionar determinado expediente al área generadora de la documentación,
mediante el vale de préstamo; por lo tanto, el expediente se prestará el tiempo que determine la
unidad documental o el que el usuario determine, de acuerdo con sus necesidades de consulta.

La consulta

La consulta, como parte integradora de la disposición, se refiere al uso de la información por parte
de las unidades administrativas que generaron tal documentación.

La consulta se basa únicamente en el uso inmediato del documento y que se realiza directamente
en el archivo (atención a usuarios) o por otra vía que se haya determinado (teléfono, fax, correo
electrónico). Por tal razón, la disposición documental es una actividad indispensable de servicio y
atención para quienes utilicen la información que genera la institución; y por eso es necesario
contar con instrumentos descriptivos y formatos de control que permitan un adecuado control
documental, como los vales de préstamo, los índices, etc.


1. Investiga qué requisito debe tener un usuario de documentación activa para el préstamo y
consulta documental. Elabora un reporte de tus hallazgos.

2. Elabora un vale de préstamo de acuerdo con las características y necesidades del archivo y
describe cada una de sus partes.

Envía a tu asesor.

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Archivo de Trámite


Responde brevemente los siguientes incisos:

1. Menciona tres características de la recepción documental.

2. Explica la importancia de dar seguimiento a un asunto de un documento y/o expediente.

3. Anota la finalidad de la apertura de expedientes.

4. Menciona cinco características del préstamo de documentación activa y cinco más de la
consulta.

Envía a tu asesor

35


36

Archivo de Trámite

UNIDAD IV
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
PRIMARIA

OBJETIVO DE LA UNIDAD IV


* ANALIZARÁ EL PROCESO DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA

37


4.1 Análisis del acervo documental a transferir

La transferencia documental es un procedimiento que sucede entre el archivo de trámite y el
archivo de concentración; y, posteriormente, de éste al archivo histórico para su guarda permanente.

La transferencia documental se divide en dos:

* transferencia primaria

* transferencia secundaria

La primera se realiza cuando la documentación activa se vuelve semiactiva. La segunda ocurre a
partir de cuando la documentación adquiere valores secundarios (evidencial, testimonial e
informativo).

En este tema abordaremos la transferencia primaria; aunque, antes de iniciarla, se debe de realizar
el análisis del acervo. Este análisis consiste en el conjunto de operaciones que tienen como
finalidad mantener en el archivo de trámite única y exclusivamente aquella documentación que
realmente se utiliza, lo que permite conocer el flujo de documentación que entra y sale del
archivo y sobre todo evitar la acumulación de documentos semiactivos.

Toda documentación que llega a esta etapa (transferencia) se conservará en el archivo de
concentración; esto es que, cuando lo expedientes hayan concluido su trámite, se envían a archivos
de concentración para una guarda y custodia mayores a las que se hicieron en su fase activa. A
esta parte o fase del ciclo vital de la documentación se le conoce como fase semiactiva (ver
unidad II).

Es recomendable que antes de transferir la documentación que ha concluido su etapa activa, se
levante un inventario documental; y que en este inventario se recabe las siguientes información:

1. Clasificación

2. Nombre del interesado o área que origino su creación

3. Descripción del documento y/o expediente

4. No. de caja, No. de Expediente, No. de fojas que lo integran

5. Fechas de la documentación y

6. Observaciones, entre otros datos que se consideren pertinentes

El inventario es un auxiliar para conocer la cantidad de documentación que se enviará al archivo
de concentración; así mismo para que el archivo de concentración tenga información que permita
calcular el espacio necesario para albergar los acervos.

Esta acción permite establecer un equilibrio entre la documentación de entrada y la salida del
archivo de trámite y evita la sobresaturación por la conservación de documentos inútiles que
dificultan las funciones del archivo.

38

Archivo de Trámite

4.2 Expurgo

El expurgo se realiza para evitar la conservación de documentación poco útil a la institución o al
archivo.

En México, el expurgo es un proceso técnico que consiste en eliminar o seleccionar documentos
que por sus características se consideran intrascendentes para el expediente; por ejemplo,
fotocopias, «papeles» inútiles (hojas blancas, papel carbón, etc.) y metales que dañen los
documentos (clips, broches, grapas, etc.). Esta actividad se debe realizar antes de transferir la
documentación semiactiva al archivo de concentración.

En otros países el expurgo se define como la eliminación de documentos inútiles (es un sinónimo
de lo que conocemos como depuración documental).

Sobre el expurgo, Antonia Heredia H. dice:
Junto al volumen material existe la duplicación de información generada por vías diferentes que generan
la repetición también innecesaria.
El expurgo se plantea, pues, ante el volumen documental y la duplicación informativa cuando ambos
sean innecesarios.
Nunca el expurgo ha de estar determinado, como de hecho lo hace el estado, por la falta de espacio
que ha llevado a la eliminación irresponsable de unidades para habilitar lugar para otras más recientes.12

4.3 Registro de documentación de transferencia

Al concluir la revisión de los expedientes que integran el acervo documental e identificar aquellos
de consulta esporádica, se procede a retirarlos del cuerpo del archivo de trámite y para ello se
sugieren algunos pasos a seguir.

Registro de documentación a transferir:

1. Anotar en la cédula de inventario «Baja parcial por caducidad».

2. Elaborar en original y copia.

3. Fecha de retiro y firma del responsable que realiza el retiro.

4. Reunir todos aquellos expedientes dados de baja, ya sea porque su asunto haya concluido o
caducado, de acuerdo con el catálogo de vigencias.

5. Agrupar la documentación según los parámetros de evaluación documental; es decir, según
la serie o año de tramitación: los expedientes de una misma serie documental, cuyo plazo de
conservación finalice en el mismo año, deben quedar reunidos en un solo grupo.

6. Identificar la unidad administrativa que transfiere así como la que hace la recepción.

7. Anotar su clasificación de cada uno de los expedientes.

8. Numerar las hojas de la relación o inventario de transferencia primaria.

12 Antonia Heredia. Archivística general. Teoría y práctica, pág. 188

39


9. Anotar el número de transferencia o remesa (seguido a través de una numeración sucesiva
en series que iniciarán cada año).

10. Nombre y firma del responsable de la ordenación y registro de expedientes a transferir.

11. Solicitar a la jefatura de la unidad de documentación en trámite la revisión y autorización de la
transferencia.

Los pasos mencionados están concatenados con lo que es el inventario documental; ya que con
éste se puede realizar el registro para la transferencia.

4.4 Preparación de la transferencia primaria

Una vez relacionada la documentación a transferir, se cotejan los datos del inventario con lo que
existe en los legajos y expedientes, además de cerciorarse de que la actividad (transferencia) a
ejecutar sea pertinente y que la documentación sea únicamente la que haya cumplido su fase
activa; de igual forma se debe revisar que la relación se encuentre completa con los requisitos
solicitados. De no ser así, se procederá a la cancelación de dicha transferencia.

Como última parte y si todos los procedimientos están completos, se firmarán de visto bueno las
relaciones de transferencia documental y posteriormente se solicitará a la jefatura de la unidad
de archivo de concentración que asigne el día y hora para el envió y recepción de la documentación
con el fin de no interponerse con otras actividades que esté contemplado ejecutar en la unidad
documental.

4.5 Entrega de la documentación semiactiva

Una vez realizados los pasos anteriores, la documentación que se envía al archivo de concentración
se deberá revisar físicamente.

El traslado se efectuará en períodos establecidos entregando la documentación semiactiva para
su guarda y custodia. Los responsables del archivo de concentración deben comprobar que la
documentación coincida con la relación respectiva. Terminadas las verificaciones, se recibe la
relación de transferencia, que se integra dentro del registro de documentación transferida de
acuerdo con el número de remesa.

Concluidas todas las operaciones, el archivo de concentración será la unidad encargada de la
guarda y custodia de la documentación semiactiva, así como de darle la ubicación física; realizar
los procesos técnicos correspondientes; proporcionar el servicio las veces que sea requerido y,
por último, preparar la documentación para la transferencia secundaria.

Es importante que el archivo de trámite conserva los inventarios de la documentación transferida;
ya que en un momento determinado puede ocuparse y será de gran ayuda para la recuperación
de la información.

Para concluir esta guía te presentamos el siguiente esquema que representa de manera general
el paso de la documentación activa.

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Archivo de Trámite

ARCHIVO DE TRÁMITE

PROPORCIONA SERVICIOS

ÁREAS
ADMVAS 1

ÁREAS RECIBE Y PROCESO ANÁLISIS
ADMVAS 2 ANALIZA TÉCNICO DOCUMENTAL

• CLASIFICACIÓN
• CATÁLOGO
• EXPEDIENTACIÓN
• ARCHIVACIÓN EXPURGO
• *DISPOSICIÓN*
ÁREAS
ADMVAS 3

ÁREAS REGISTRO Y
ADMVAS 4 PREPARACIÓN

PRÉSTAMO
TRANSFERENCIA
CONSULTA PRIMARIA

RECEPCIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN

41



1. Investiga en tres archivos diferentes el tipo de formato que se utiliza para las transferencias
primarias. Compáralos y destaca las similitudes y diferencias. Posteriormente elabora un
formato que consideres como el más adecuado y señala cada una de sus partes.

2. Elabora un esquema de los procedimientos o etapas que debe pasar un documento antes de
ser enviado al archivo de concentración y destaca las características de cada uno.

Envía a tu asesor.


Para concluir la unidad, realiza la siguiente investigación:

Visita un archivo de trámite del sector público y analiza cada una de las actividades archivísticas
(desde la entrada de la documentación hasta su transferencia) y descríbelas.

Visita un archivo de trámite del sector privado y, de igual forma, analiza y describe sus actividades.

Una vez que hayas realizado las dos actividades anteriores, elabora un cuadro comparativo y
agrega las observaciones y sugerencias que consideres adecuadas.

Lee el texto «Técnicas y tratamiento de documentación administrativa» (págs. 155 a 167) que
está en la sección de lecturas al final de esta guía. Envía un cuadro sinóptico de cómo se realiza
la transferencia primaria.

Envía a tu asesor.

42

Archivo de Trámite

BIBLIOGRAFÍA
Amaya, Olga. Compilación. México, AGN, 1992
Archivo General de la Nación. Manual de procedimientos de las unidades de documentación en
trámite No. 4. México, AGN, 1991
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históricos en la administración estatal y municipal. México, AGN, 1978
— Normas para la preparación de tarjetas catalográficas. México, AGN. 1981
— Organización y funcionamiento de los archivos administrativos e históricos de la nación.
México, AGN, 1984
Archivo General del Poder. Lineamientos para la concentración de acervos documentales de
trámite concluido de las dependencia del gobierno del Estado de México.
Archivos administrativos. México, AGN, 1980
Couture, Carol y Jean Ives Rousseau. Los archivos en el siglo XX. Trad. Nora Setterls Sandahl.
México, AGN - Dirección de Documentos del Gobierno Federal - Universidad de Montreal -
Secretaría General Servicio de Archivos, 1988
Guía de las unidades de correspondencia y archivo del sector público federal. México, Secretaría
de la Presidencia, 1969
Heredia H. Antonia. Archivística general. Teoría y práctica. España, 1993
Hernández, Arturo. Cursos de capacitación para archivistas municipales, México, Gobierno del
Estado de México - Instituto Cultural Mexiquense; 1988
Kahnt, Gilbert. Sistemas de archivo y manejo de documentos. 2ª ed., Trad. Beatriz de Dueñas,
México, Mcgraw-Hill, 1993
Ketelar, Eric. Legislación y reglamentos de archivos y gestión de documentos: un estudio del
ramo con directrices. París, Unesco, 1985
Lozano H., Leonor. Teoría y prácticas de archivonomía. 2ª ed., México, ECA, 1994
Mabbs, Alfredo. Sistemas de clasificación, 1975
Manual de procedimientos para la unidad de trámite. México, AGN, 1986 (Sistemas Red de Archivos
no 1,2,4)
Mc Carthy, Paul H. La administración de los archivos: agenda de investigación. 1992
Muñiz, Olga, et. al. Administración de documentos. Recurso de información. Illinois, Scott, Foresman
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AGN, 1996
Pérez Galaz, Juan de Dios. Elementos de archivología: manual de divulgación. México: Imprenta
Universitaria, 1952
Schellenberg, Theodore R. Archivos modernos: principios y técnicas. 2ª ed., Trad. Manuel Carrera
Stampa, La Habana, Archivo Nacional, 1957
XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, 1996

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Archivo de Trámite

LECTURAS

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47
Manual de Procedimientos
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Archivo de Trámite


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Archivo de Trámite

PROCEDIMIENTO. Archivo de Trámite
ACTIVIDAD RESPONSABLE No. OPERACIÓN

Clasificación de SU Archivo de 12 Recibe previa comprobación los documentos, y
documentos. Trámite. procede a su clasificación, leyendo
cuidadosamente el documento en cuestión para
determinar el asunto, tema o materia de que se
trata, así como el sujeto (persona física o moral,
lugar geográfico, etc.)

SU Archivo de 13 Identifica los números o símbolos que
Trámite. corresponden dentro del cuadro de clasificación
vigente en la Institución al asunto, tema o ma-
teria de que trata el documento, representando
esta clave en el lugar respectivo del documento.

SU Archivo de 14 Investiga en los catálogos de la Unidad si ya
Trámite. existen antecedentes del sujeto precisado:

14.1 Si ya existen antecedentes del sujeto, anota
tanto en el documento como en las fichas de
Registro Local y de Control de Trámite Interno
(esto en el caso de correspondencia de
entrada), después de la diagonal que los
separa de los clasificadores, los números
identificadores del expediente. Enseguida
turna el documento debidamente identificado
al área de control de correspondencia de la
propia Unidad, para su trámite (Pasa a 17).

14.2 Si no existen antecedentes del sujeto, procede
a la catalogación de la unidad documental.

15 Elabora en original y copia una tarjeta provisional
con los datos de catalogación y apertura de la
nueva unidad documental (Nombre-sujeto-del
expediente; extracto del asunto; clave
identificadora y clasificadora; y fecha de
iniciación), anotando tanto en el documento en
cuestión como en la ficha de Registro Local y
de Control de Trámite (esto en el caso de
correrspondencia de entrada), después de la
diagonal que los separa de los clasificadores,
los números identificadores del nuevo
expediente.

49



SU Archivo de 16 Revisa y confronta cuidadosamente los datos
Trámite. de la tarjeta provisional con los de documento
sujeto a catalogación, turnando de no haber
correcciones el original de la tarjeta a
mecanografía, para continuar el proceso de
apertura (Pasa a 17), y el documento al área de
control de correspondencia en trámite de la
propia Unidad, para que se turne para la gestión
respectiva (pasa a 17); asimismo, integra como
corresponda la copia de la tarjeta provisional en
el Catálogo-inventario de la Unidad, como con-
trol para evitar demoras, extravíos o
incorrecciones.

Mecanografía 17 Recibe el original de la tarjeta provisional y, con
los datos asentados en ella, elabora las cédulas
catalográficas y los marbetes del nuevo
expediente:

17.1 Confecciona con las características y el
número prescritos, según las reglas de
catalogación establecidas dentro de la
Unidad, las cédulas de inventario y de
referencia del nuevo expediente,
remitiéndolas, previa revisión y confronta con
la tarjeta provisional, para su integración en
los Catálogos de archivo.

17.2 Confecciona con las características prescritas
los marbetes del nuevo expediente,
remitiéndolos, juntos con el original de la
tarjeta provisional, para la apertura de la
carpeta correspondiente. (Pasa a 19).

SU Archivo de 18 Recibe las cédulas catalográficas del nuevo
Trámite. expediente y las coloca -si no hay devolución
para modificaciones, previa confronta con la
copia de la tarjeta provisional que conserva- en
el Catálogo respectivo, desechando la copia de
la tarjeta provisional y colocando en su lugar la
cédula de inventario correspondiente.

50

Archivo de Trámite


Apertura de expe- SU Archivo de 19 Recibe los marbetes de los nuevos expedientes
dientes. Trámite. y los adhiere, de no proceder su devolución para
modificaciones, tras la confronta con el original
de la tarjeta provisional que le es entregado
según corresponda en las carpetas respectivas,
manteniendo a éstas ordenadas y separadas
del cuerpo del archivo, para tener conocimiento
preciso de los documentos por integrar a los
nuevos expedientes, así como para incorporar
inmediatamente la documentación ya tramitada
a sus carpetas, agilizando la archivación (Pasa
a 27.2).

Análisis de trámite y SU Archivo de 26 Recibe los documentos que son remitidos para
expurgo. Trámite. archivación, analizándolos cuidadosamente
para determinar si dan por terminado el asunto
al que se refieren, o bien si el asunto en cuestión
no ha llegado a su término:
26.1 En caso de que el documento recibido
implique la conclusión del asunto al que se
refiere, el responsable de análisis de trámite
procede a retirar del cuerpo del archivo el
expediente al que corresponde el documento
en cuestión para cerciorarse de que su
apreciación ha sido correcta, en cuyo caso:

26.1.1 Asienta en la portada de la carpeta
respectiva la anotación "Baja parcial", así
como una breve justificación de tal
determinación y la fecha en que se da por
cerrado el expediente; asimismo, revisa
cuidadosamente el expediente concluido,
quitándole las copias innecesarias de
documentación duplicada que contenga, y
lo remite junto con el documento recién
recibido al área correspondiente para su
glosa (Pasa a 27 bis).

26.1.2 Localiza en el Catálogo-inventario de la
Unidad la cédula correspondiente al
expediente en cuestión y asienta en ella la
anotación "Baja parcial", una breve
justificación de tal determinación y la fecha
en que se dio por cerrado el expediente,
dejando la tarjeta en el lugar donde se
encontraba.

51



26.2 En caso de que el asunto al que se refiere el
documento recibido no haya llegado a su
conclusión, turna la pieza para su glosa en el
expediente respectivo.

Glosa de docu- SU Archivo de 27 Recibe del área de análisis de trámite los
mentos. Trámite. documentos que deben integrarse a los
expedientes activos que correspondan,
procediendo a localizar la carpeta respectiva,
sea que se conserve dentro del cuerpo del
archivo (en caso de documentos que cuentan
con antecedentes), sea que se conserve aparte
(en caso de documentos que no contaran con
antecedentes):

27.1 Retira del cuerpo del archivo la carpeta
correspondiente al documento por glosar y
verifica el correcto ordenamiento de los
documentos que contiene (sea por orden
cronológico o de trámite), precediendo a
integrar el nuevo documento en el lugar
respectivo; en seguida, costura o fija con
grapas especiales el expediente y completa
la foliación del mismo, anotando en el
documento recién glosado el número que le
corresponda dentro de la secuencia
establecida.

27.1 En caso de que el expediente al que debería
BIS integrarse el documento por glosar se
encuentre prestado, toma la carpeta
supletoria respectiva (Véase 32.2) y coloca
en ella la pieza en cuestión, cuidando de no
alterar el contenido de la carpeta, que deberá
colocarse enseguida en el mismo lugar que
ocupaba dentro del cuerpo de archivo
(Cuando el expediente original fuere devuelto,
recibirá del área de préstamo de la Unidad,
para su glosa, tanto la documentación por
glosar como el expediente entregado (Véase
36.1). En tal caso, se glosa el documento
dentro del expediente que le corresponde
según lo estipulado en 27.1, y se turna el
expediente completo según proceda, pasando
a 28).

52

Archivo de Trámite


27.2 Toma la carpeta que conserva para la
integración del documento de apertura del
expediente y coloca en ella la pieza en
cuestión, costurando o fijando con grapas la
nueva unidad documental o procediento a su
foliación.

SU Archivo de 27 Recibe del área de análisis de trámite el
Trámite BIS documento por glosar junto con el expediente
que se cierra (el que llevará la anotación "Baja
parcial"), y verifica el correcto ordenamiento de
los documentos que contiene (sea por orden
cronológico o de trámite), procediendo a
integrar el nuevo documento en el lugar
respectivo; en seguida, costura o fija con grapas
especiales el expediente y completa la foliación
del mismo -o da una nueva foliación, en caso
de que el expediente haya sido expurgado-,
anotando en el documento recién glosado el
número que le corresponda dentro de la
secuencia establecida.

SU Archivo de 28 Turna al área que corresponda los expedientes
Trámite debidamente glosados:

28.1 En caso de que se trate de expedientes de
baja parcial, los remite al área de
transferencia documental de la propia Unidad
para que se les de el curso correspondiente
(Pasa a 38).

28.2 En caso de que se trate de expedientes
activos, los remite para su reintegración en
alrchivo de la Unidad.

Archivación de ex- SU Archivo de 29 Recibe los expedientes por integrar al archivo
pedientes activos Trámite de la Unidad, cerciorándose de que se
encuentren debidamente glosados, completos
y en buenas condiciones, en cuyo caso localiza
el lugar exacto que les corresponde de acuerdo
con su clasificación en el cuerpo del archivo de
la Unidad y los coloca precisamente en ese sitio,
cerciorándose de conservar correctamente
ordenados los expedientes en el acervo.

53



Préstamo de ex- SU Archivo de 30 Efectúa las certificaciones correspondientes
pedientes activos Trámite respecto a la identidad del solicitante y sobre
la procedencia del préstamo de expedientes del
archivo, de acuerdo con la política establecida
al efecto dentro de la Unidad; en caso de que
proceda el préstamo (y recabados los
elementos de autorización que en su caso se
requieran a la Jefatura de la Unidad Regional
de Correspondencia y Archivo -tratándose de
solicitantes de otras entidades administrativas
de la propia dependencia- o a su la Jefatura de
la Unidad Central de Administración de
Documentos de la propia dependencia,
tratándose de solicitantes de otras
dependencias-), otorga al solicitante del servicio
el "Vale de préstamo" correspondiente para que
sea requisitado e original y copia (FORMATO
UDT-1).

54

Archivo de Trámite

○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Memoria de V Congreso Nacional sobre Administración
de Documentos y Archivística.

55


56

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