Buku panduan ini memberikan pedoman bagi kepala sekolah SMP Terbuka dalam mengelola dana bantuan operasional untuk pengadaan bahan dan ATK. Dana tersebut ditujukan untuk mendukung proses belajar mengajar, administrasi, penilaian, dan supervisi. Panduan ini juga menjelaskan proses pengadaan yang sesuai peraturan serta hal-hal yang perlu diperhatikan.

1. PANDUAN PELAKSANAAN
PENYELENGGARAAN SMP TERBUKA
Buku 7 :
Panduan Pemberian Dana Batuan
Untuk Biaya Operasional SMP Terbuka
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
DIREKTORAT JENDERAL MANAJEMEN PENDIDIKAN DASAR
DAN MENENGAH
Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Pertama
Tahun 2010

3. Belajar Untuk Masa Depanku
KATA PENGANTAR
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional,
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2008 tentang Wajib Belajar,
Instruksi Presiden nomor 5 tahun 2006 tentang Gerakan Nasional Percepatan Penuntasan
Wajib Belajar Pendidikan Dasar Sembilan Tahun dan Pemberantasan Buta Aksara
merupakan indikasi yang sangat nyata upaya Pemerintah Indonesia dalam peningkatan
mutu sumberdaya manusia agar mampu bersaing dalam era keterbukaan dan globalisasi.
Di lingkungan Direktorat Pembinaan SMP Ditjen Mandikdasmen, Kementerian
Pendidikan Nasional, diantara dampak realisasi dari peraturan-peraturan perundangan
tersebut dapat diukur dari Angka Partisipasi Kasar (APK) SMP/MTs/Sederajat pada akhir
tahun 2009 mencapai 98,11%. Angka ini melebihi target yang diharapkan dapat dicapai
akhir tahun 2008, yaitu 95.0%. Dengan telah tercapainya target APK di atas, maka
orientasi pembinaan pendidikan pada jenjang SMP lebih ditekankan pada peningkatan
mutu pendidikan.
Dalam rangka peningkatan mutu tersebut, Direktorat Pembinaan SMP telah menyusun
berbagai kebijakan dan strategi yang kemudian dijabarkan dalam bentuk program dan
kegiatan yang dilaksanakan secara terpadu dan terkoordinasi. Dengan kebijakan dan
program tersebut, diharapkan misi 5 K Kementerian Pendidikan Nasional terkait dengan
Ketersediaan, Keterjangkauan, Kualitas, Kesetaraan dan Kepastian juga diharapkan dapat
terpenuhi.
Agar program dan/atau kegiatan tersebut dapat mencapai target yang telah ditetapkan,
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang ada, Direktorat Pembinaan SMP menerbitkan
berbagai Buku Panduan Pelaksanaan untuk masing-masing program dan/atau kegiatan,
baik yang pengelolaannya di tingkat pusat, provinsi, kabupaten/kota, maupun yang
dilaksanakan langsung oleh sekolah.
Dengan buku panduan ini diharapkan pihak-pihak terkait dengan penyelenggaraan
program di semua tingkatan dapat memahami dan melaksanakan dengan amanah, efektif
dan efisien seluruh proses kegiatan mulai dari penyiapan rencana, pelaksanaan, sampai
dengan monitoring, evaluasi dan pelaporannya.
Akhirnya, kami mengharapkan agar semua pihak terkait mempelajari dengan seksama dan
menjadikannya sebagai pedoman serta acuan dalam pelaksanaan seluruh program atau
kegiatan pembangunan pendidikan pada jenjang Sekolah Menengah Pertama tahun
anggaran 2010.
Jakarta, Januari 2010
Direktur Pembinaan
Sekolah Menengah Pertama,
Didik Suhardi, SH., M.Si
NIP. 196312031983031004
i

5. Belajar Untuk Masa Depanku
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................................ i
DAFTAR ISI............................................................................................................................. iii
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................... 1
A. Latar belakang................................................................................................................ 1
B. Tujuan ............................................................................................................................ 1
C. Sasaran ........................................................................................................................... 2
BAB II PANDUAN PENGGUNAAN ALOKASI DANA UNTUK PENGADAAN
BAHAN DAN ATK................................................................................................................... 3
A. Sebagai penunjang penyelenggaraan pendidikan........................................................... 3
B. Proses pengadaan bahan dan ATK................................................................................. 3
C. Hal-hal yang yerlu diperhatikan dalam pengadaan bahan dan ATK ............................. 4
BAB III PELAPORAN .............................................................................................................. 7
A. Jenis laporan menurut substansi..................................................................................... 7
B. Jenis laporan menurut waktu penyampaian ................................................................... 7
C. Pengiriman Laporan ....................................................................................................... 7
D. Isi laporan....................................................................................................................... 7
E. Sanksi. ............................................................................................................................ 8
BAB VIII PENUTUP................................................................................................................. 9
iii

7. Belajar Untuk Masa Depanku
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang.
SMP Terbuka sebagai salah satu pola wajib belajar, sampai saat ini masih merupakan
salah satu pendidikan alternatif yang diharapkan untuk mampu menampung tamatan
SD/MI, yang karena menghadapi berbagai kendala, seperti kondisi sosial ekonomi
yang lemah, letak geografis yang sulit, kelangkaan transportasi dan keterbatasan
waktu karena harus membantu orang tua bekerja atau terpaksa mencari nafkan sendiri,
sehingga mereka tidak mungkin mengikuti pendidikan secara reguler di SMP terdekat,
meskipun lokasinya relatif tidak jauh dari tempat tinggal mereka.
Suatu sekolah, termasuk SMP Terbuka dapat terselenggaral bila tersedia siswa,
tenaga kependidikan, sarana belajar, serta biaya operasional.
Sejak tahun 2000 setelah diberlakukannya Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999
tentang Pemerintahan Daerah yang telah diperbaharui dengan Undang-undang Nomor
32 Tahun 2004, sebenarnya tanggungjawab pengelolaan SMP telah diserahkan kepada
Pemerintah Kabupaten / Kota. Berdasarkan Undang-undang tersebut biaya
operasional SMP termasuk SMP Terbuka dengan sendirinya menjadi tanggungjawab
Pemerintah Daerah untuk menyediakannya melalui Anggaran Pendapatan dan Belanja
Daerah. Namun demikian, mengingat sistem pembelajaran di SMP Terbuka sebagai
sekolah alternatif sebagian dilaksanakan melalui sistem belajar jarak jauh, sesuai
dengan Undang-undang Nomor 25 tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan Antara
Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah yang telah diperbaharui dengan Undang-
undang Nomor 33 Tahun 2004, maka ada tanggungjawab Pusat untuk turut berusaha
menyediakan biaya bagi SMP Terbuka sebagai tambahan untuk melengkapi biaya
yang telah disediakan oleh Pemerintah Daerah.
Dalam usaha memperlancar sampainya dana bantuan tambahan ke sekolah, dan
menghindari adanya hambatan yang tidak diinginkan, maka tambahan biaya
operasional tersebut dilakukan dengan sistem “block-grant” yang dikirimkan secara
langsung ke sekolah. melalui rekening rutin sekolah.
B. Tujuan
1. Tujuan umum
Panduan ini disusun dengan tujuan agar kepala sekolah dan wakil kepala sekolah
bersama jajarannya mampu mengelola dan memanfaatkan dana bantuan “block-
grant” untuk tambahan biaya operasional ini untuk menunjang kelancaran proses
pembelajaran di SMP Terbuka dengan sebaik-baiknya.
2. Tujuan khusus
Setelah mempelajari isi panduan ini kepala sekolah bersama wakil kepala sekolah
dan guru bina serta guru pamong diharapkan mampu menghitung kebutuhan bahan
dan alat tulis kantor (ATK) antara lain untuk menunjang proses belajar mengajar,
penyelenggaraan ulangan, membuat daftar hadir, mengisi nomor induk siswa,
mengisi daftar kesulitan belajar siswa di TKB, buku rapor dan perangakat
pembelajaran TIK.
QEC24711 - Panduan Pelaksanaan Penyelenggaraan SMPT
1

8. Belajar Untuk Masa Depanku
C. Sasaran
Sasaran pemberian dana bantuan “Block-grant” untuk tambahan biaya operasional ini
adalah semua SMP Terbuka yang masih operasional.
2 Direktorat Pembinaan SMP - QEC24711

9. Belajar Untuk Masa Depanku
BAB II
PANDUAN PENGGUNAAN ALOKASI DANA
UNTUK PENGADAAN BAHAN DAN ATK
Besarnya alokasi dana untuk pengadaan bahan dan ATK didasarkan pada jumlah seluruh
siswa masing-masing SMP Terbuka yang bersangkutan, termasuk siswa di TKB Mandiri.
Untuk setiap siswa diperhitungkan sebesar @ Rp. 150.000,= per siswa, per tahun.
Dana untuk pengadaan bahan dan ATK dimaksudkan sebagai sarana penunjang untuk
memenuhi keperluan penyelenggaraan administrasi sekolah, menunjang kebutuhan proses
belajar mengajar (PBM), untuk kepentingan penilaian, dan menunjang kegiatan supervisi.
Keperluan ATK per siswa, per bulan dialokasikan sebesar Rp. 5.000,=. Sisa kelebihannya,
dapat digunakan untuk membeli perangkat TIK seperti CD pembelajaran, Radio Kaset
Perekam (Radio Cassette Recorder) dan perangkat Komputer, LCD dan sebagainya secara
bertahap, yang pada saatnya nanti akan sangat membantu siswa dalam pembelajaran
dengan menggunakan TIK.
A. Sebagai penunjang penyelenggaraan pendidikan
1. Bahan penunjang untuk keperluan administrasi dapat berupa alat tulis kantor /
bahan keperluan pelaksanaan administrasi: buku induk, kartu siswa, daftar hadir,
struktur organisasi, pembagian tugas, program kerja, pemetaan SMP Terbuka,
pembuatan cohort siswa, buku rapor, format daftar kesulitan belajar siswa.
2. Sebagai penunjang kebutuhan proses belajar mengajar antara lain untuk
penyusunan program perbaikan, pengadaan bahan untuk praktik, pembuatan
transparansi, alat peraga dan yang sejenis, daftar kemajuan belajar siswa serta foto-
copy bahan ajar (modul) bila modul yang dimiliki oleh sekolah kurang.
3. Bahan penunjang untuk kepentingan penilaian adalah berupa biaya untuk
menggandakan naskah soal, analisis hasil penilaan, dan “legger”.
4. Sebagai penunjang kebutuhan kegiatan supervisi antara lain penyusunan
instrumen dan penggandaannya.
5. Sebagai penunjang kebutuhan perangkat TIK berupa perangkat keras (hard ware)
yang akan membantu pembelajaran siswa SMP Terbuka dalam rangka peningkatan
mutu pendidikan mereka serta membantu dalam pengadministrasian .
B. Proses pengadaan bahan dan ATK
Proses pengadaan bahan dan ATK harus mengacu pada KEPPRES tentang Pengadaan
Barang dan Jasa yang masih berlaku, dan memperhatikan mana yang dapat
dilaksanakan dengan melalui pengadaan langsung / swakelola, mana yang boleh
melalui penunjukan langsung, mana yang perlu dilaksanakan melalui pengadaan
langsung.
Mengingat, bahwa dana bahan dan ATK pada umumnya kecil, maka biasanya proses
pengadaan bahan dan ATK dilaksanakan melalui pengadaan langsung
Pengadaan bahan dan ATK sebaiknya dilakukan secara triwulanan, sesuai ketentuan
yang berlaku. Tetapi kalau diinginkan untuk membeli sekaligus secara keseluruhan,
perlu diperhatikan benar prediksi harga. Kalau diperkirakan akan naik, sebaiknya
QEC24711 - Panduan Pelaksanaan Penyelenggaraan SMPT
3

10. Belajar Untuk Masa Depanku
segera dibeli. Namun kalau cairnya dana hanya triwulanan, tak memungkinkan untuk
membeli sekaligus.
Biasanya proses pengadaan langsung dengan jumlah dana yang relatif kecil adalah
sebagai berikut:
1. Sekolah melalui Tim Pengadaan melakukan Pemesanan bahan dan ATK kepada
rekanan yang memenuhi kriteria (termasuk memiliki NPWP), dengan
menyebutkan jenis barang, spesifikasinya, jumlah-nya, jangka waktu penyerahan
barang , dan cara pembayarannya.
2. Rekanan mengajukan penawaran harga lengkap dengan spesifikasi-nya.
3. Tim Pengadaan melakukan pemeriksaan berkas penawaran.
4. (Bila diperlukan) Tim Pengadaan melakukan negosiasi harga dengan rekanan
yang memenuhi kriteria “best-buy”untuk mendapat-kan barang yang terbaik
dengan harga wajar yang termurah.
5. Sekolah menerbitkan SPK.
6. Rekanan menyerahkan barang dengan berita acara hasil pemeriksaan dan serah
terima barang.
7. Sekolah melakukan pembayaran, setelah rekanan menyampaikan faktur, kuitansi
dan berita acara serah terima barang, Pembayaran dilakukan oleh bendaharawan
sekolah, dan transaksi ini dibukukan secara benar ke dalam Buku Kas Umum
(BKU).
8. Penyimpanan barang oleh bendaharawan barang
9. Memasukkan barang ke dalam “stock” bahan habis pakai
10. Laporan petugas penyimpan barang tentang posisi “stock” barang saat ini.
Faktur, Kuitansi, dan Buku Kas Umum (BKU) Tabelaris, sudah cukup dikenal.
C. Hal-hal yang yerlu diperhatikan dalam pengadaan bahan dan ATK
1. Kepala Sekolah dan Wakil Kepala Sekolah jangan disibukkan dengan kegiatan
pengadaan bahan dan ATK seperti ini. Perhatian Kepala Sekolah / Wakil Kepala
Sekolah hendaknya terfokus pada kegiatan teknis edukatif.
2. Untuk memproses kegiatan pengadaan bahan dan ATK, serahkan tugas kepada
Tim Pengadaan untuk melakukannya. Kepala Sekolah / Wakil Kepala Sekolah
cukup memberikan arahan agar proses dapat berjalan benar.
3. Setiap 3 bulan sekali, petugas penyimpan barang menyampaikan laporan posisi
barang habis pakai, sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan perlu tidaknya
pengadaan yang baru.
4. Petugas penyimpan barang setiap kali ada yang minta bahan dan ATK harus
dengan persetujuan Kepala Sekolah / Wakil Kepala Sekolah, dengan menyebutkan
keperluan penggunaanya. Petugas penyimpan barang harus membukukan barang
yang diminta, dan yang meminta juga harus menandatangani permintaan barang.
4 Direktorat Pembinaan SMP - QEC24711

11. Belajar Untuk Masa Depanku
Dalam buku itu minimal tercantum nomor urut barang, jenis barang, jumlah barang
yang diminta, kemudian tanda tangan dari kedua belah pihak. Petugas penyimpan
barang kemudian mencatat sisa stock yang masih ada.
5. Perlu diingat, pada pengadaan bahan dan ATK dengan jumlah tertentu, dapat
dikenakan Pajak Pertambahan Nilai (PPn).
Belilah bahan
dan ATK demi
kemajuan belajar
siswa!
QEC24711 - Panduan Pelaksanaan Penyelenggaraan SMPT
5

13. Belajar Untuk Masa Depanku
BAB III
PELAPORAN
A. Jenis laporan menurut substansi.
1. Laporan Kegiatan, yaitu laporan yang berkaitan dengan aktivitas yang dilakukan
sebagai hasil kegiatan dari penyediaan dana.
2. Laporan keuangan, yaitu laporan yang berkaitan dengan penggunaan dana sebagai
pertanggungjawaban atas kebena-ran pemanfaatan alokasi dana.
B. Jenis laporan menurut waktu penyampaian
1. Laporan Bulanan
2. Laporan Triwulanan
3. Laporan Tengah Tahunan
4. Laporan Tahunan
C. Pengiriman Laporan
1. Laporan ditujukan kepada Dinas Pendidikan Kabupaten / Kota, tembusan kepada
Dinas Pendidikan Provinsi (Provinsi) dan kepada Direktorat Pembinaan Sekolah
Menengah Partama (Pusat).
2. Pengiriman laporan bulanan, selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya
harus sudah dikirim. Misalnya untuk bulan Januari, sudah dikirim paling lambat
tanggal 10 Februari
3. Pengiriman Laporan Triwulanan
a. Laporan Triwulan I tahun anggaran ybs. paling lambat dikirim pada tanggal 10
April.
b. Laporan Triwulan II tahun anggaran ybs. paling lambat dikirim tanggal 10 Juli.
c. Laporan Triwulan III tahun anggaran ybs. paling lambat dikirim tanggal 10
Oktober
d. Laporan Triwulan IV tahun anggaran ybs. paling lambat tanggal 10 Januari
tahun berikutnya. Laporan Triwulan IV perlu dipercepat penyampaiannya,
karena akan segera digunakan sebagai masukan untuk menyusun laporan
tahunan
4. Laporan Tengah Tahunan tahun anggaran ybs. paling lambat dikirim tanggal 10
Juli.
5. Laporan Tahunan dikirim paling lambat tanggal 10 Juli bersamaan dengan
penyampaian Laporan Triwulan IV.
D. Isi laporan.
1. Laporan kegiatan.
Isi laporan kegiatan secara garis besar hendaknya mencakup:
a. Tanggal melaksanakan kegiatan
b. Tujuan dalam melaksanakan kegiatan
c. Sasaran dalam melaksanakan kegiatan
d. Hasil yang dicapai dalam melaksanakan kegiatan
QEC24711 - Panduan Pelaksanaan Penyelenggaraan SMPT
7

14. Belajar Untuk Masa Depanku
e. Hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan kegiatan
2. Laporan keuangan.
Isi laporan keuangan secara garis besar hendaknya mencakup:
a. Tanggal pemberian uang
b. Jumlah biaya yang dikeluarkan
c. Pertanggungjawaban dari penerima biaya
d. Jumlah dan persentase penyerapan dana
e. Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan keuangan.
E. Sanksi.
1. Jika berdasarkan hasil pemantauan dari berbagai pihak terhadap sekolah penerima
dana bantuan “block-grant” untuk tambahan biaya operasional SMP Terbuka
ternyata, bahwa penggunaannya tidak sesuai dengan Panduan ini, maka pihak
kepala sekolah wajib menyetor kembali dana bantuan tersebut sebesar jumlah yang
diterima ke KPPN selambat-lambatnya 30 hari setelah hasil pemantauan dan
evaluasi disepakati.
2. Proses penyelesaian ini sesuai dengan prosedur audit yang berlaku dan pengelola
program pada tingkat di mana terjadi penyimpangan harus bertanggung jawab
sesuai dengan proporsinya.
3. Pribadi atau kelompok yang melakukan penyalahgunaan / penyimpangan akan
mempertanggungjawabkan perbuatan-nya sesuai dengan hukum dan peraturan
yang berlaku.
8 Direktorat Pembinaan SMP - QEC24711

15. Belajar Untuk Masa Depanku
BAB VIII
PENUTUP
Dengan diterimanya dana bantuan “block-grant” untuk tambahan biaya operasional SMP
Terbuka mudah-mudahan lapangan dapat terbantu sedikit dalam mengatasi masalah
keterbatasan dana operasional yang telah disediakan oleh Pemerintah Kabupaten / Kota
masing-masing.
Meskipun dana bantuan ini secara relatif tidak banyak jumlahnya, namun Direktorat
Pembinaan Sekolah Menengah Pertama tetap menghimbau agar pemanfaatannya dapat
diarahkan pada usaha-usaha untuk peningkatan kegiatan pembelajaran dan pembinaan,
sehingga pada gilirannya mampu menunjang peningkatan mutu pendidikan pada SMP
Terbuka.
Dengan diterbitkannya buku panduan ini diharapkan sekali lagi, kiranya setiap Kepala dan
Wakil Kepala SMP Terbuka dengan dibantu jajarannya sesuai tugas dan fungsi masing-
masing dapat menjabarkan penggunaan dana bantuan ini untuk keperluan pembayaran
honorarium bagi tenaga kependidikan, pengadaan bahan dan ATK, serta biaya transport
sesuai alokasi masing-masing dengan prinsip keterbukaan, akuntabel, dan memenuhi rasa
keadilan, termasuk di dalamnya program penyampaian laporan pertanggung-jawabannya.
QEC24711 - Panduan Pelaksanaan Penyelenggaraan SMPT
9

17. Belajar Untuk Masa Depanku
QEC24711 - Panduan Pelaksanaan Penyelenggaraan SMPT
11