Présentation 13 01-2012

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Présentation 13 01-2012

  1. 1. Réunion deBureau Vendredi 13 janvier 2012 Passer à la première page
  2. 2. Ordre du Jour1. Budget prévisionnel, lié au plan d’actions 2012 et préparation de l’AGO2. Révision des horaires de l’OT3. Reclassement de l’OT4. La Qualité dans un OT5. Questions diverses:  Plan de Treignac  Espace terroir Maison Monédières  Projet de la CdC de Schéma de développement tourisme Passer à la première page
  3. 3. Budget prévisionnel CHARGES 2012 PRODUITS 201260. Achats (sauf 603) 706. Prestations de services6063. Fournitures dentretien et petit équipement 2 000,00 7061. Visites guidées 1 000,006064. Fournitures de Bureau 1 000,00 7062. Randonnées 200,00607. Achats de marchandises revendues 3 000,00 7063. C ontes et légendes 100,00 7064. Intervention patrimoine école 100,00Total achats 6 000,00 Total prestations de services 1 400,0061. Services extérieurs 707. Ventes de marchandises revendues615. Entretien et réparations bureautique 2 000,00 7071. produits boutique 4 500,006156. création graphisme Web 1 675,00. conception site internet 8 073,00 Total marchandises revendues 4 500,006152. Entretien divers 50,00616. Assurances 1 500,00 74. Subventions618. Matériel informatique 1 200,00 741. Fonctionnement:Total services extérieurs 14 498,00 CDC Vézère-Monédières 10 000,00 CG19 6 300,0062. Autres services extérieurs Part sur salaires CDC 65 000,006231. Annonces et insertions publicitaires 1 000,00 742. Investissements: CG19 (matériel) 700,006234. création logo et concept graphique 5 500,00 CDC (guide accueil) 7 600,006233. Foires expositions, salons 300,00 743. Autres subventions 0,006236. C oncept/impression Guide manifs estivales 2 230,00 Total subventions 89 600,0062361. C onception et impression Guide Accueil C DC 7 670,0062362. C oncept/impres brochure Hébergements 1 876,00 75. Autres produits de gestion courante62263. Réédition circuit historique 1 000,00 75100. Brocante vide-greniers 1 500,006251. Voyages et déplacements 2 500,006252. Restauration hébergement 150,00 75102. Dégustations 1 000,00. Formations / journées techniques 150,006257. Réceptions 150,00. Intervenants animations 0,00 756. C otisations membres 2 000,006261. Internet et téléphone 1 300,00 7574. Services OTI aux hébergeurs 2 300,006263. Affranchissements 2 000,00 7575. Services aux organisateurs manifs 200,006282. C otisations à dautres organismes 800,00 7576. Services aux commerçants 1 000,00Total autres services extérieurs 26 626,00 7577. Services aux activités loisirs 300,0064. Charges de personnel6411. Salaires, appointements 65 000,00645. C harges de sécurité sociale et de prévoyance 758. Produits divers de gestion 0,00647. Autres charges sociales Total autres produits 8 300,00. Don stagiaires 100,00Total charges de personnel 65 100,00 76. Produits financiers 7681. Intérêts des comptes dépargne 200,0065. Autres charges de gestion courante Total produits financiers 200,0065100. Brocante vide-greniers 800,0065102. Dégustations 700,00 Excédent exercice 2011 4 700,0065103. C oordination Journées du patrimoine 0,00 Chiffre daffaires espace terroir 2011 2 000,0065103. C oordination rando POC 50,00658. C harges diverses de gestion danimations 250,00 TOTAL PRODUITS 110 700,00Total autres charges 1 800,0066. Charges financières Résultat de lexercice -3 354,006616. Frais bancaires 30,00Total charges financières 30,0068. Dotation aux amortissements6811. Amortissements des immobilisations 0,00 Passer à laTotal dotation aux amortissements 0,00 premièreTOTAL CHARGES 114 054,00 page
  4. 4. Budget prévisionnelCHARGES 2011 2012Part Administratif (fournitures, entretien matériel, …) 7 665,00 € 13 980,00 €% du budget: 9,0% 12,0% Service PublicPart Editions(catalogue hébergements, manifs, guide accueil…) 3 812,00 € 12 775,00 €% du budget: 5,0% 11,0%Part Promotion (site internet, identité graphique,…) 1 560,00 € 16 550,00 €% du budget: 2,00% 14,00%Part Personnel 63 500,00 € 65 000,00 €% du budget: 79% 57%Part Vie associative (cotisations, boutique, animations,…) 4 000,00 € 5 750,00 €% du budget: 5% 6% PRODUITS 2011 2012 Part Service public 72 165,00 € 89 600,00 € % du budget: 94,0% 86,0% Part Vie Associative 4 620,00 € 14 400,00 € % du budget: 6,0% 14,0% Passer à la première page
  5. 5. Préparation del’Assemblée Générale  Choix d’une date, un lieu  Renouvellement des membres du CA (hors membres de droit) ARTICLE 11 – ELECTION ET RENOUVELLEMENT DES MEMBRES LAssociation est administrée par un Conseil dAdministration dont les membres sont issus de l’Assemblée Générale. Les membres du CA sont élus à main levée sauf si un membre demande le vote à bulletin secret. Hormis les membres de droit, les membres du CA sont renouvelables par moitié tous les 2 ans à l’occasion de l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle. Les membres sortant sont rééligibles. = 6 membres sortants ARTICLE 6 – COMPOSITION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION Le CA est composé de 18 membres répartis en 3 tiers :  1er collège : 1/3 de membres de droit : 6 élus (ou leurs suppléants) issus du conseil communautaire de « Vézère-Monédières »  2ème collège : 1/3 des professionnels du tourisme : 6 membres représentant les professions œuvrant au développement touristique de « Vézère-Monédières », dont le représentant de la « Station Sports Nature Vézère Monédières » et le représentant de la « Maison de l’Arbre et de la Nature » de Chamberet  3ème collège : 1/3 de représentants de la société civile : 6 membres . Nul ne peut être éligible au titre de deux collèges. Passer à la première page
  6. 6. Préparation del’Assemblée Générale (suite)  Tarifs des cotisations 2012  2011: COTISATIONS 2011 2012 Membre de droit (élus des gratuite Gratuite (statuts) communes) Membre bienfaiteur 25€ Membre du CA ou membre bénévole inscrit 20€ (30€ par couple) dans une des commissions de l’OT Comité Technique / Gratuite (statuts) Membres Actifs (hébergements, 25€ restaurants, brasseries, snacks) Autres membres actifs (associations, musée, lieux de visites, 30€ producteurs-artisans, commerces, centre d’activités sportives Autres prestations touristiques des Gratuite collectivités territoriales  Organisation générale (invités,…) Passer à la première page
  7. 7. Révision des horairesde l’OT  JANVIER : fermeture au public (permanence « téléphonique, courriers postaux et courriels » assurée) Cette fermeture permet au personnel de l’OT de consacrer plus de temps : aux différents chantiers du moment (éditions de brochures, mise à jour des informations dans les bases de données, sites internet….), et d’aller à la rencontre des prestataires touristiques du territoire Passer à la première page
  8. 8. Révision des horaires de l’OT (suite) FEVRIER, MARS, OCTOBRE, NOVEMBRE et DECEMBRE : les horaires d’ouverture des Jeudis et Samedis seraient modifiés comme ci-dessous : LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VEND SAM DIM 10H-12h 10H-12h 10H-12h Fermé public 10H-12h 10H-12hAVANT 14h-17h 14h-17h 14h-17h 14h -17h 14h-17h 14h-17h 10H-12h 10H-12h 10H-12h Fermé public 10H-12h 9h30-12h30APRES 14h-17h 14h-17h 14h-17h (sauf vacances 14h-17h * scolaires)  A noter : Jours de manifestations importantes (+500 personnes) sur le territoire, en Février, Mars, Novembre ou Décembre : ouverture du Bureau le samedi toute la journée. AVRIL, MAI, JUIN et SEPTEMBRE : les horaires des jeudis seraient modifiés comme ci-dessous LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VEND SAM DIM 9H30-12h 9H30-12h 9H30-12h 9H30-12h 9H30- 10H-12h 10h- AVANT 14h-18h 14h-18h 14h-18h 14h-18h 12h 14h-17h 12h30 14h-18h 10H-12h 10H-12h 10H-12h Fermé public 10H-12h 10H-12h 10h- 14h-17h 14h-17h 14h-17h matin 14h-17h 14h-17h 12h30 APRES (sauf vacances scolaires) 14h-17h Passer à la première page
  9. 9. Reclassement de l’OT La réforme du classement des offices de tourisme, portée par l’arrêté du 12 novembre 2010 modifié par l’arrêté du 10 juin 2011 fixant les critères de classement des offices de tourisme, est entrée en vigueur le 24 juin 2011. Depuis cette date, le classement en étoiles n’est plus possible. Aussi, le présent guide précise-t-il la liste de ces pièces à fournir et donne-t-il une illustration des éléments d’appréciation sur lesquels s’appuie l’instruction administrative pour vérifier la situation de conformité de l’office de tourisme aux critères de classement en fonction de la catégorie sollicitée. Il convient de rappeler que le classement sollicité est proposé par l’office de tourisme à la commune (ou CdC), laquelle approuve le dossier de demande avant de le transmettre au préfet pour décision. Le bureau est une entité non dotée de la personnalité morale. Il constitue un échelon déconcentré de l’office de tourisme. Sa création est librement décidée localement à tout moment de sorte qu’il n’a pas paru adéquat d’en imposer la présentation dans le dossier de demande de classement. Passer à la première page
  10. 10. Reclassement de l’OT Les critères de classement traduisent les engagements de l’office de tourisme situé au croisement de trois interfaces : - La relation avec sa collectivité de rattachement qui donne lieu à la signature d’une convention par laquelle l’office s’engage à atteindre les objectifs contractualisés puis à évaluer leur mise en œuvre dans le cadre de l’organisation-cible retenue assortie des critères ad hoc sur les conditions matérielles et le fonctionnement de l’office de tourisme dans sa zone géographique d’intervention ; - La relation avec les professionnels de la destination qui se développe à travers la mission d’animation et de coordination des entreprises et partenaires impliqués dans le développement touristique du territoire, selon l’ampleur des missions librement déléguées à l’office de tourisme par la collectivité territoriale de rattachement et auxquelles se rapportent des critères relatifs aux outils et à l’activité de l’office; - Enfin, la relation avec la clientèle touristique qui exprime la promesse de qualité de service qui s’attache à la catégorie de classement à laquelle appartient l’office de tourisme reflétée par les critères décrivant l’accès à l’information, l’ambiance des lieux et la compétence des agents affectés notamment aux fonctions d’accueil et d’information. Passer à la première page
  11. 11. Reclassement de l’OT Passer à la première page
  12. 12. La Démarche Qualité 1 / Une démarche qualité, c’est quoi ? Pourquoi s’engager dans une démarche qualité ? Les avantages pour un OT-SI Les effets internes à l’OT-SI Une meilleure organisation pour se faciliter le travail quotidien Un Outil de professionnalisation pour l’équipe Un outil d’évaluation et de progrès Un outil d’animation du territoire Un moyen pour valoriser son action Un outil pour adapter mes services aux attentes du client Un moyen pour pérenniser une activité et des emplois Un outil de négociation avec ses financeurs (les élus) Les effets externes à l’OT-SI Faire face à la concurrence Fidéliser sa clientèle Contribuer à l’augmentation de la fréquentation touristique Favoriser l’augmentation des retombées économiques Montrer l’exemple par rapport aux acteurs touristiques locaux. Passer à la première page
  13. 13. La démarche Qualité (FAQ)  Quelle est la durée de mise en place de la démarche ? Le tempsL’OT s’est engagé nécessaire ?dans une Un Référent qualité pendant deux moisdémarche qualité complets pour le lancement de l’opération.en participant au Puis ensuite ½ journée par semaine. Traitement des statistiques tous les mois.groupe Régional Réunions qualité régulières du personnelQualité et au (1 ou 2 par mois).groupe QualitéENOTSI.Nathalie Barbet,  Est-on obligé d’aller jusqu’àréférente Qualité l’obtention de la marque ?de l’OT, souhaite La mise en place d’une démarche qualitépouvoir consacrer donne des outils d’amélioration du travailplus de temps à et de l’organisation interne.cette action en Il est cependant dommage de ne pas aller2012 et propose jusqu’à l’obtention de la marque. L’Office de tourisme joue alors un vrai rôle dede réaliser un « locomotive » pour son réseau deaudit en interne professionnels.afin de faire lebilan des actions àmener dans  Avec 1 ou 2 salariés, est-il possible del’année et de mettre en place une Démarche Qualité ?répartir celles-ci Cela peut paraitre difficile, mais l’intégration dans une démarche qualité sera malgréentre le personnel. tout positive surtout dans l’organisation interne et la satisfactionPasser à la client. première page
  14. 14. Questions diverses Demande de la Mairie de Treignac:  Dans le cadre de la réédition du plan de Treignac, qui sera cette année prise en charge par la mairie (et non plus par l’OT), serait-il possible que l’OT s’occupe du démarchage des annonceurs publicitaires?  Réponse du Bureau: Passer à la première page
  15. 15. Questions diverses Demande de la Communauté de Communes « Monédières »  Comme en 2011, l’OT pourra- t-il gérer l’encaissement des recettes de l’espace terroir de la Maison de Pays en 2012?  Réponse du Bureau: Passer à la première page
  16. 16. Questions diverses Projet de Schéma de Développement Touristique Territorial  Dans le cadre de sa mission de ……., l’OT a sensibilisé la collectivité pour la mise en place d’un SDDTT Passer à la première page
  17. 17. ConclusionsAnnée 2012: L’Office de Tourisme souhaite mettre en place une véritable identité visuelle « Tourisme Vézère-Monédières » et engager plusieurs actions de promotion (nouveau site internet, animation d’un profil Facebook, nouvelles éditions,…) Et soutenir la Communauté de Communes dans l’élaboration d’un Schéma de Développement Touristique Territorial autour duquel pourront s’articuler toutes les actions touristiques en Vézère- Monédières! Passer à la première page

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