Quick start guide NetExplorer 6.4

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Quick start guide NetExplorer 6.4

  1. 1. www.netexplorer.fr 0825 590 144 support@netexplorer.fr www.netexplorer.fr +33 (0) 5 61 61 20 10 contact@netexplorer.fr Solution sécurisée pour le partage de fichiers collaboratif et le stockage de documents en ligne
  2. 2. Guide de prise en main 2 | P a g e SOMMAIRE L’interface NetExplorer ............................................................................................................................................................................. 3 Partie utilisateur ....................................................................................................................................................................................... 4 Déposer des documents sur la plateforme ..................................................................................................................................................... 4 Télécharger des fichiers ou dossiers ................................................................................................................................................................ 5 Lien de partage ................................................................................................................................................................................................ 5 Lien de dépôt ................................................................................................................................................................................................... 7 Mes partages ................................................................................................................................................................................................... 8 Inviter des participants .................................................................................................................................................................................... 9 Propriétés : acces à la timeline ...................................................................................................................................................................... 10 Gestion des verrous ....................................................................................................................................................................................... 14 Aperçu de documents en ligne ...................................................................................................................................................................... 15 Édition de documents en ligne ...................................................................................................................................................................... 15 La fonction de recherche ............................................................................................................................................................................... 15 Partie administrateur .............................................................................................................................................................................. 17 Comment créer un utilisateur ? .................................................................................................................................................................... 17 Comment créer un groupe et pourquoi ? ..................................................................................................................................................... 18 Gestion des droits .......................................................................................................................................................................................... 20 Gestion des emails ........................................................................................................................................................................................ 21 L’archivage électronique des documents ...................................................................................................................................................... 23 Les autres apps NetExplorer .................................................................................................................................................................... 24 Netsync : l’outil de synchronisation de netexplorer ...................................................................................................................................... 24 Connexion en tant que lecteur réseau : webdav ........................................................................................................................................... 27 NetExplorer sur votre smartphone/tablette ................................................................................................................................................. 29 API REST : interconnecter netexplorer avec un applicatif existant ............................................................................................................... 30 Nous contacter ........................................................................................................................................................................................ 31
  3. 3. Guide de prise en main 3 | P a g e L’INTERFACE NETEXPLORER Bienvenue dans l’espace de partage de NetExplorer. Voici quelques informations sur l’interface web de la solution, accessible directement depuis votre navigateur Internet.
  4. 4. Guide de prise en main 4 | P a g e PARTIE UTILISATEUR DÉPOSER DES DOCUMENTS SUR LA PLATEFORME Pour les fichiers/ensemble de fichiers de moins d’1 Go Glisser/déposer un ou plusieurs fichiers depuis votre ordinateur dans la zone principale, ou cliquez sur le bouton « Ajouter » présent dans la barre d’outils. Note : pour Internet Explorer, le glisser/déposer n’est disponible qu’à partir de la version 10. Pour les fichiers/ensemble de fichiers de plus d’1 Go ou pour les dossiers Dans la barre d’outils, cliquez sur la petite flèche à côté du bouton « Ajouter » pour faire apparaître le menu déroulant puis cliquez sur « Déposer des dossiers/fichiers » Une fois l’opération terminée, l’envoi est automatiquement déclenché. Dès lors, vous pouvez surveiller l’avancement du transfert dans la zone « Téléchargements », dans les « Favoris ». Une fois dans la partie « Téléchargements » de la plateforme, vous pouvez visualiser les transferts en cours et les annuler si nécessaire.
  5. 5. Guide de prise en main 5 | P a g e TÉLÉCHARGER DES FICHIERS OU DOSSIERS Sélectionnez dans la zone principale l’ensemble des fichiers et dossiers que vous souhaitez télécharger. Pour ce faire, plusieurs choix s’offrent à vous : ü Laisser le clic de la souris enfoncé en survolant les éléments ü Garder la touche « Ctrl » appuyée tout en cliquant sur les différents éléments ü Utiliser « Ctrl ₊ A » pour sélectionner l’ensemble des éléments du répertoire courant Ensuite, vous pouvez au choix cliquer sur dans la barre d’outils, ou alors faire un clic droit sur un des éléments sélectionnés, puis cliquer sur « Télécharger » pour télécharger la sélection (nécessite Java), ou bien sur « Télécharger (ZIP) » pour la télécharger dans un format compressé (.zip). Une boîte de dialogue vous invitera à choisir l’endroit où vous souhaitez enregistrer le ou les fichiers sur votre ordinateur. Une fois sélectionné, cliquez sur « Enregistrer ». LIEN DE PARTAGE Un lien de partage est un lien unique regroupant un ou plusieurs fichiers. Lorsque vous communiquez ce lien à vos correspondants, ils accèdent à l’ensemble des documents attachés au lien sans avoir à être connecté sur la plateforme, et ce quelle que soit la taille des documents joints. Un lien de partage possède plusieurs attributs optionnels permettant de limiter/contrôler l’accès aux données : ü Date de validité ü Mot de passe ü Nombre de téléchargements Ces attributs sont paramétrables dans la fenêtre de génération et de gestion d’un lien de partage. Pour y accéder, sélectionnez les fichiers à attacher à votre lien de partage puis effectuez un clic droit sur les documents et cliquez sur « Partager par lien ».
  6. 6. Guide de prise en main 6 | P a g e ↓
  7. 7. Guide de prise en main 7 | P a g e LIEN DE DÉPÔT A l’inverse du lien de partage, le lien de dépôt vous permet de recevoir à l’intérieur d’un dossier cible, tous les fichiers et dossiers que votre correspondant aura déposé dans ce dernier, et ce, qu’importe leur taille ou leur nombre. Pour cela, effectuez un clic droit sur le dossier dans lequel vous souhaitez réceptionner les documents et cliquez sur « Recevoir des fichiers ici ».
  8. 8. Guide de prise en main 8 | P a g e MES PARTAGES Le suivi de vos partages est accessible via la rubrique « Mes partages » dans les « Favoris ». Suivi des liens de partage : Dans cet espace, vous retrouvez tous les liens de partages que vous avez créés, que vous pouvez également administrer. Suivi des liens de dépôts : Dans cet espace, vous retrouvez tous les liens de dépôts que vous avez créés, que vous pouvez également administrer.
  9. 9. Guide de prise en main 9 | P a g e INVITER DES PARTICIPANTS La fonctionnalité de partage vous permet d’inviter des participants, qu’ils soient internes (utilisateurs de la plateforme) ou bien externes, à collaborer sur un dossier précis, et ce, sans avoir à passer par un administrateur pour leur ajouter des droits ou bien leur créer un compte sur la plateforme. Pour les collaborateurs : Inviter des collaborateurs à participer sur un dossier leur permettra de travailler dans ce dossier qui sera visible dans leur arborescence à la suite de leurs propres dossiers. Pour les utilisateurs externes : L’invitation d’utilisateurs externes leur fournit par email un lien vers la plateforme contenant des informations permettant leur connexion de manière transparente afin qu’ils puissent ensuite travailler au sein du dossier concerné. Consulter les participants
  10. 10. Guide de prise en main 10 | P a g e PROPRIÉTÉS : ACCES À LA TIMELINE Les propriétés d’un fichier de la plateforme, vous permettent d’obtenir de plus amples informations à propos de ce dernier : ü Informations générales (date de création, taille, propriétaire) ü Suivi des téléchargements et des partages (visible seulement pour les administrateurs et les utilisateurs ayant le droit d’ajout dans le dossier) ü Gestion des annotations ü Gestions de versions La Timeline d’un document est accessible via un clic droit sur l’élément en question puis en cliquant sur « Propriétés ».
  11. 11. Guide de prise en main 11 | P a g e Informations générales Dans la partie haute de la Timeline, vous avez accès en un coup d’œil aux informations générales du document. ü Son aperçu ü Son nom ü Sa taille ü Sa date de création ü Son propriétaire (l’utilisateur qui l’a téléchargé sur la plateforme) Suivi des téléchargements et des partages La Timeline vous permet d’avoir un suivi des téléchargements et des partages par lien du document. Vous savez combien il y a eu de téléchargements/partages, quand est-ce qu’ils ont eu lieu, depuis où, et par qui ils ont été réalisés. La partie supérieure vous permet d’en connaître rapidement le nombre total, et la partie principale vous donne les informations détaillées. Note : pour pouvoir voir le suivi des téléchargements et des partages, vous devez être administrateur, ou un utilisateur ayant le droit d’ajout dans le dossier. Aperçu du document Nom du document Taille du document Date de création du document ou de sa dernière version Propriétaire du document ou de sa dernière version Nombre de téléchargements Nombre de partages
  12. 12. Guide de prise en main 12 | P a g e Gestion des annotations Les annotations vous permettent d’ajouter des commentaires à un fichier, afin de laisser des indications pour d’autres utilisateurs, ou correspondre avec eux autour du document par exemple. La gestion des annotations se fait dans la Timeline. Une annotation, ajoutée par un autre utilisateur et que vous n’avez pas encore lue est repérable par une icône rouge , au lieu d’une icône grise lorsque vous l’avez déjà consultée. Il existe deux méthodes d’accès aux annotations : ü Directement depuis la petite icône annotation sur un document ü En faisant clic droit « Propriétés » sur le document Nom de l’utilisateur Lieu Etat du téléchargement Date du téléchargement Gestion des annotations (modifier/supprimer) Ajouter une nouvelle annotation Répondre à l’annotation précédente Date du début de la conversation
  13. 13. Guide de prise en main 13 | P a g e Gestion des versions La gestion des versions permet de conserver un historique des différentes modifications effectuées sur un fichier, et ainsi permet d’avoir accès aux versions antérieures du fichier. La gestion des versions est assurée par la Timeline. Il existe deux méthodes d’accès aux anciennes versions d’un fichier : ü Via le bouton , visible sur le fichier uniquement à partir de deux versions ü En faisant un clic droit puis « Propriétés » sur le document Une fois que vous êtes dans la Timeline du document, vous pouvez remonter à la version de votre choix, et la télécharger très facilement. Pour cela, il existe plusieurs façons de procéder. En remontant dans les versions via le menu déroulant En remontant dans la partie centrale En utilisant les flèches pour remonter à la version de son choix En téléchargeant directement la dernière version du document
  14. 14. Guide de prise en main 14 | P a g e GESTION DES VERROUS NetExplorer verrouille un fichier de façon à empêcher toute modification de celui-ci par les autres utilisateurs le temps que vous travaillez dessus. Par la suite, NetExplorer le déverrouille automatiquement afin qu’il soit à nouveau modifiable. Selon la configuration de votre plateforme NetExplorer, le verrouillage peut être : ü En écriture : les autres utilisateurs peuvent consulter le document mais ne peuvent pas le modifier ü En écriture et en lecture : les autres utilisateurs ne peuvent ni consulter ni modifier le document Note : ce paramétrage est modifiable par les administrateurs dans la partie configuration de la plateforme web, onglet « Fonctionnalités » (lock et lock_read). Seuls les administrateurs ont la possibilité de supprimer le verrou mis sur un fichier par un autre utilisateur, si par exemple ce dernier à oublier de le faire. Lors de la modification d’un document, le système de verrouillage se comporte uniformément, peu importe votre méthode d’accès à NetExplorer. Lorsque vous éditez un document, celui-ci sera verrouillé pour les autres utilisateurs, quelles que soient leur méthode d’accès et la vôtre. Plateforme web La plateforme web offre la possibilité d’éditer vos documents en ligne. Elle va automatiquement verrouiller le fichier lorsque vous démarrez l’édition, et le déverrouiller après avoir terminé l’opération. Vous pouvez le verrouiller/déverrouiller manuellement en faisant un clic droit sur le document. Note : Pour plus d’informations sur l’édition en ligne rendez-vous page 15. WebDav Le fonctionnement sera équivalent via l’accès WebDav dès lors que le logiciel avec lequel vous ouvrez le document supporte le verrouillage. Par exemple, un fichier .doc sera automatiquement verrouillé sur NetExplorer par Word. Par contre, un fichier .txt ouvert avec le bloc-notes ne sera pas verrouillé. NetSync Avec NetSync, les opérations de verrouillage/déverrouillage sont également automatisées. Lorsque vous éditez un document, il se verrouille automatiquement pour les autres utilisateurs, et se déverrouille une fois l’opération achevée. Comme pour la plateforme web, vous pouvez verrouiller et déverrouiller manuellement un fichier en faisant un clic droit dessus et en sélectionnant « Verrouiller » ou « Déverrouiller ». Cette commande manuelle est pratique lorsque vous savez à l’avance que vous allez travailler sur un document en mode hors-ligne, pendant un trajet en avion par exemple. Vous le verrouillez avant votre départ, vous y travaillez dessus sans connexion Internet, et dès qu’une connexion est retrouvée, le document est mis à jour et vous pouvez le déverrouiller. Note : pour plus d’informations sur NetSync, rendez-vous page 24.
  15. 15. Guide de prise en main 15 | P a g e APERÇU DE DOCUMENTS EN LIGNE L’aperçu de documents en ligne vous permet de consulter des fichiers directement depuis l’interface web. Cette fonctionnalité vous apporte deux bénéfices : ü Vous pouvez consulter vos fichiers en ligne sans avoir le logiciel adéquat installé sur votre poste ü Vous pouvez lire le document (si votre administrateur vous en a donné le droit) sans avoir à télécharger le fichier sur votre ordinateur Pour cela fais un clic droit, puis « Aperçu » sur le document de votre choix. Note : la majorité des formats de fichiers sont pris en charge pour vous permettre de consulter vos fichiers bureautiques (Office, PDF, dwg…), vos images (jpeg, jpg, bmp, gif, png ; psd, ai…) et vos vidéos (mp3, mp4, mov…). ÉDITION DE DOCUMENTS EN LIGNE L’édition de documents en ligne vous permet de modifier des fichiers directement depuis l’interface web à partir des logiciels installés sur votre ordinateur (par exemple Word, Excel…). Pour cela faites un clic droit, puis « Modifier » sur le document de votre choix. Note : tous les formats de fichiers ne sont pas pris en charge Note bis : cette fonctionnalité nécessite le plugin Microsoft Office. Suggestion : si vous modifiez fréquemment des documents, pensez à installer NetSync ! LA FONCTION DE RECHERCHE La recherche NetExplorer vous permet de rechercher un terme dans le nom des fichiers/dossiers, dans le contenu des documents (Office, Open Office et PDF), ainsi que dans les annotations apposées sur les fichiers et les dossiers. Vous pouvez utiliser les opérateurs ci-dessous pour rechercher dans le contenu des documents : Les préfixes ü - Le signe – indique que le mot doit être absent du contenu des fichiers retournés Exemple : Un fichier contient La réunion aura lieu lundi prochain. - Le fichier sera exclu : -réunion, -lieu ou bien –prochain - Le fichier ne sera pas exclu : -zoo, -train ou bien –chat ü Pas d’opérateur L’absence d’opérateurs sous-entend l’opérateur par défaut (qui est ₊ ), ce qui permet aux lignes contenant le texte de recherche d’être priorisées. ü >< Ces deux opérateurs influencent l’importance du mot dans la recherche, l’opérateur > l’accroît alors que l’opérateur < la décroît. ü ~ Le signe tilde en marquant la négation se rapproche de l’opérateur – tout en étant moins strict. En effet, il permet de déprioriser une ligne contenant ce mot mais ne l’exclue pas. Cet opérateur est pratique pour marquer les mots ambigus.
  16. 16. Guide de prise en main 16 | P a g e La troncature ü * Un signe astérisque est l’opérateur de troncature, il permet de ne taper que le début d’un mot, chaque mot trouvé commençant par l’expression recherchée sera retourné. Exemple : La recherche net* renverra par exemple les fichiers contenant NetExplorer ou bien network. Les opérateurs doublés : ü ( ) Les parenthèses servent à grouper des mots en sous-expressions. Les groupes de parenthèses peuvent être imbriquées. ü ‟ ” Une phrase entre guillemets doubles est recherchée littéralement, telle qu’elle a été saisie, c’est-à-dire une phrase ou une chaîne de caractère, complète. Exemple : Un fichier contient La réunion aura lieu lundi prochain. - Le fichier sera trouvé : ‟réunion”, ‟aura lieu” ou bien ‟prochain” - Le fichier ne sera pas exclu : ‟ré”, ‟pro” ou bien ‟chain” Aller dans le dossier parent Une fois que vous avez effectué votre recherche, NetExplorer vous affiche tous les éléments correspondants aux critères que vous avez renseignés. En faisant clic droit sur le document de votre choix, vous pouvez choisir « Aller dans le dossier parent ». Cette fonctionnalité vous permet de retrouver votre document dans son dossier habituel.
  17. 17. Guide de prise en main 17 | P a g e PARTIE ADMINISTRATEUR COMMENT CRÉER UN UTILISATEUR ? Note : vous devez être administrateur ou avoir des droits d’administration (utilisateur délégué) pour accéder à cette partie. Dans la partie de gauche de l’interface web, cliquez sur « Administration ». L’onglet « Utilisateur » est sélectionné par défaut. Cliquez sur « Ajoutez un utilisateur ». La fenêtre d’ajout d’un utilisateur apparaît à l’écran. Seuls les champs « identifiant » et « mot de passe » sont obligatoires, mais nous vous recommandons de toujours renseigner une adresse email pour pouvoir utiliser les fonctionnalités d’alertes emails automatiques intégrées à NetExplorer. De plus, lorsque vous renseignez l’adresse email, NetExplorer détecte et rempli automatiquement le Prénom, le Nom et l’Organisation de votre utilisateur (vous pouvez bien entendu modifier ces informations). Si vous souhaitez que l’utilisateur soit membre d’un ou plusieurs groupes, cliquez sur l’onglet « Membre de » et sélectionnez les groupes dont l’utilisateur sera membre. L’onglet « Options de connexion » vous permet de paramétrer les plages horaires d’accès à votre plateforme pour l’utilisateur (par défaut 24/24h et 7/7j). Ces deux manipulations sont facultatives. Bon à savoir : Il est possible de tester les droits d’accès de chaque utilisateur en prévisualisant l’arborescence des dossiers auxquels il a accès. Pour ce faire, toujours dans la partie « Administration » onglet « Utilisateurs », cliquez sur le bouton pour ouvrir la fiche utilisateur et cliquez sur l’onglet « Aperçu des accès » pour visualiser l’arborescence de l’utilisateur concerné. Plateforme disponible en français, anglais, espagnol, portugais, chinois Donner une date de validité au compte utilisateur
  18. 18. Guide de prise en main 18 | P a g e La fenêtre affiche uniquement les dossiers auxquels l’utilisateur a accès (droit de naviguer minimum). Les lettres R, D, W et E (lire, télécharger, écrire, modifier) vous permettent de connaître le droit de l’utilisateur pour chaque dossier accessible. COMMENT CRÉER UN GROUPE ET POURQUOI ? Un groupe est un conteneur contenant plusieurs utilisateurs. Celui-ci sert à simplifier les tâches d’administration. Par exemple, si vous avez une vingtaine de commerciaux et que vous souhaitez partager un ou plusieurs dossiers avec l’ensemble du service commercial, vous pouvez créer un groupe « Service commercial » et y ajouter les comptes utilisateurs de vos commerciaux. Ainsi, quand vous partagerez le(s) dossier(s), que vous attribuerez les droits d’accès et que vous ajouterez des alertes emails, il suffira d’indiquer le groupe « Service commercial », sans avoir à répéter à chaque fois la liste des différents utilisateurs qu’il contient. En recréant votre hiérarchie interne avec des groupes, vous facilitez le partage et la diffusion des documents, et vous gagnez un temps précieux. Note : même si des droits d’accès à un dossier sont attribués à un utilisateur par l’intermédiaire de son groupe, vous pouvez les redéfinir en lui rajoutant (ou supprimant) des droits. R : read – lire D : download – télécharger W : write – écrire E : edit - modifier Groupes déjà créés Rechercher un groupe existant Créer un nouveau groupe Modifier le groupe Supprimer le groupe
  19. 19. Guide de prise en main 19 | P a g e Pour accéder à la gestion des groupes, cliquez sur « Administration », puis sélectionnez l’onglet « Groupe ». Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur le bouton « Ajouter un groupe ». Spécifiez le nom du groupe désiré, et cliquez sur « Ajouter », pour désigner des utilisateurs en tant que membres du groupe. Sélectionnez le ou les utilisateurs à ajouter dans le groupe via l’icône . Les utilisateurs ajoutés sont visibles dans la colonne de droite. Cliquez sur un utilisateur sélectionné pour le supprimer de la sélection (il apparaît en rouge et son nom est barré lorsque vous le survolez avec la souris). Une fois que vous avez terminé de sélectionner les futurs membres du groupe, cliquez sur « Valider ». La fenêtre générale de création d’un groupe vous affiche votre sélection d’utilisateurs. Là encore, vous pouvez supprimer des membres en cliquant sur leur nom. Lorsque vous avez terminé votre sélection, cliquez sur « Sauvegarder ».
  20. 20. Guide de prise en main 20 | P a g e GESTION DES DROITS Dans NetExplorer, il est possible de personnaliser les droits d’accès pour chaque dossier, et pour chaque utilisateur/groupe. Pour accéder à la gestion des droits, effectuez un clic droit sur le dossier souhaité, puis cliquez sur « Propriétés » et sur l’onglet « Droits d’accès ». Note : les droits définis par un utilisateur sont prioritaires à ceux définis pour son groupe. Le reste du temps, les droits sont cumulatifs (si l’utilisateur est membre de plusieurs groupes ayant droits sur le dossier, les droits se cumulent). Mode simple En mode simple, vous n’avez à administrer que trois droits, Lire – Ecrire – Inviter. Passer en mode avancé Lire Lire le contenu des répertoires et les traverser, visualiser et télécharger les fichiers Ecrire Modifier le contenu (renommer, supprimer) et en ajouter par envoi/création de fichiers/dossiers, copier/coller ou glisser/déposer Inviter Partagez un dossier avec des collaborateurs internes ou externes à la plateforme Ajouter des utilisateurs ou des groupes Supprimer les droits Appliquer les droits aux sous dossiers Appliquer les droits de tout le monde aux sous dossiers
  21. 21. Guide de prise en main 21 | P a g e Mode avancé Si vous préférez gérer plus finement les droits d’accès, vous pouvez passer en mode avancé, et gérer tous les droits disponibles dans NetExplorer. Lire = Écrire Inviter GESTION DES EMAILS Envoyer automatiquement des alertes email (dépôt et mise à jour d’un document) NetExplorer vous permet d’envoyer automatiquement des alertes emails aux utilisateurs et groupes ayants droit sur un dossier lorsqu’un nouveau document est déposé, ou lorsque un fichier existant est mis à jour. Pour cela, effectuez un clic droit sur le répertoire concerné puis « Propriétés » et cliquez sur l’onglet « Alertes email ». Naviguer Traverser les répertoires sans en voir le contenu Modifier Modifier le contenu existant Ajouter Ajout de contenu Lire Visualiser les fichiers Télécharger Télécharger les fichiers du répertoire Supprimer Supprimer des dossiers/fichiers Inviter Partager le dossier
  22. 22. Guide de prise en main 22 | P a g e La liste affichée représente l’ensemble des utilisateurs (et groupes) concernés par les alertes emails sur ce dossier. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur le bouton « Ajouter », et en supprimer grâce au bouton . Si vous souhaitez que les alertes définies s’appliquent aux dossiers enfants, cliquez sur « Appliquer les alertes aux sous dossiers ». Lors de la création d’un nouveau dossier, les alertes du dossier parent sont automatiquement utilisées. Note : ü Lorsque l’email est envoyé à un groupe, il est envoyé à tous les membres du groupe. Si un utilisateur possède plusieurs adresses emails enregistrées, l’alerte sera envoyée à chaque adresse. ü En cliquant sur le bouton « Modifier l’email d’alerte » vous pouvez modifier le contenu du message envoyé aux destinataires. Modifier le texte et le formatage des alertes emails Tous les emails envoyés via NetExplorer peuvent être modifiés. Les emails sont formatés au format HTML. Ils contiennent également des masques comme [prenom] ou [expediteur] qui seront automatiquement remplacées par la valeur adéquate lors de l’envoi. Par exemple, le masque [prenom] sera remplacé par le prénom du destinataire de l’email. Vous pouvez personnaliser les emails directement, en cliquant sur le bouton « Modifier l’email d’alerte » (voir screenshot précédent). En décochant « Utiliser l’email d’alerte par défaut », comme ci-contre, vous aurez la possibilité de personnaliser cet email, tout en conservant les masques si vous le souhaitez. Si vous ne personnalisez pas le message, ce sera l’alerte email par défaut qui sera envoyée. Il existe six emails génériques : ü La notification d’ajout de fichier sur NetExplorer ü L’envoi des identifiants d’accès à l’espace de partage NetExplorer ü La notification de partage d’un dossier sur NetExplorer ü [utilisateur] vous a répondu ü [utilisateur] a annoté [nom]
  23. 23. Guide de prise en main 23 | P a g e Pour les modifier, cliquez sur « Configuration » dans le volet de gauche, puis sur l’onglet « Emails ». Cliquez sur le bouton pour modifier l’email par défaut de votre choix. L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS La fonctionnalité d’archivage et de désarchivage est seulement accessible par les administrateurs, dans la partie Administration. Les utilisateurs n’y ont donc pas accès et ne peuvent pas archiver ou désarchiver un fichier/dossier. En un coup d’œil, vous connaissez l’espace de stockage restant dans votre zone d’archives. Les archives bénéficient des mêmes conditions de sécurité et de sauvegarde, mais toutes les fonctions collaboratives et de synchronisation sont désactivées. Vous pouvez archiver des fichiers, mais également des dossiers. L’arborescence sera conservée. Pour archiver un fichier, il suffit de faire un clic droit dessus et « Archiver ». Une fenêtre vous demandera de valider votre action. Vous retrouvez votre fichier à la racine de vos archives. Libre à vous de le classer comme vous le souhaitez, grâce à diverses fonctionnalités : ü Créer un nouveau dossier ü Renommer le fichier ü Couper ou copier le fichier ü Supprimer le fichier Attention, lorsque vous supprimez un fichier archivé, sa suppression est définitive il ne pourra pas être restauré depuis la corbeille. C’est pourquoi une fenêtre générant un code aléatoire vous demande de le recopier pour valider la suppression de l’élément. Pour désarchiver un fichier/dossier, il vous suffit de faire un clic droit dessus et « Désarchiver ». Un folder-chooser vous permettra de choisir où est-ce que vous souhaitez désarchiver vos éléments.
  24. 24. Guide de prise en main 24 | P a g e LES AUTRES APPS NETEXPLORER NETSYNC : L’OUTIL DE SYNCHRONISATION DE NETEXPLORER La synchronisation permet de partager des documents entre plusieurs utilisateurs. NetSync s'installe sur vos ordinateurs, PC ou MAC, et vous permet de synchroniser les dossiers de votre choix en temps réel. Il informe vos collaborateurs automatiquement dès qu'un document est ajouté ou mis à jour. Télécharger NetSync NetSync est compatible PC et Mac, son installation est gratuite et ultra rapide. Télécharger NetSync pour PC Télécharger NetSync pour Mac Processus d’installation et de paramétrage initial Après avoir téléchargé NetSync, lancez-le, un assistant de configuration va s’ouvrir. Adresse de votre plateforme web qui vous a été envoyée par e-mail Vos identifiants Choisissez de synchroniser l’ensemble de la plateforme (en fonction de vos droits) Par défaut, le répertoire synchronisé sera placé dans votre répertoire personnel et nommé « NetSync ». Ou bien ne synchronisez que les dossiers de votre choix (en fonction de vos droits), qui seront placés dans le répertoire de votre choix
  25. 25. Guide de prise en main 25 | P a g e Répertoire de synchronisation Votre répertoire synchronisé sera automatiquement placé dans la liste des favoris de l’explorateur Windows, afin d’y accéder plus facilement. La présence de l’icône « vert » placé sur l’image de votre répertoire local indique que toutes vos données sont synchronisées en ligne. Si au contraire, le dossier est en cours de synchronisation, une icône bleue apparaît. Il en va de même pour chaque fichier et dossier se trouvant sous le répertoire local. Verrouillage automatique d’un document en cours d’édition Lorsque vous éditez un document depuis NetSync, celui-ci se verrouille automatiquement pour les autres utilisateurs afin d’éviter les conflits. Vous pouvez aussi verrouiller et déverrouiller manuellement un fichier en faisant clic droit « Verrouiller » ou « Déverrouiller ». Pour savoir qui a verrouillé un document, faites clic droit dessus pour obtenir l’information. Dossier en cours de synchronisation Dossiers/fichiers synchronisés Fichier verrouillé Selon l’état du fichier, c’est en cliquant ici que vous pourrez le verrouiller ou bien le déverrouiller Clic droit sur le fichier
  26. 26. Guide de prise en main 26 | P a g e Fonctionnalités de partage et de réception de documents par lien Comme sur l’interface web, vous pouvez partager un document par lien, ou envoyer un lien de dépôt directement depuis NetSync : ü Pour le partage par lien : faites un clic droit sur votre document, et cliquez sur « Partagez par lien », la même fenêtre que sur l’interface web avec les options de partage s’ouvre. ü Pour le lien de dépôt : faites un clic droit sur le dossier de votre choix, et cliquez sur « Recevoir des fichiers ici », la même fenêtre que sur l’interface web avec les options de dépôt s’ouvre. Notifications de mise à jour Cette fenêtre apparaîtra lors de la mise à jour/ajout d’un ou plusieurs fichiers, en précisant le nom du fichier mis à jour ou le nombre de fichiers mis à jour si plusieurs modifications ont eu lieu. Cliquez sur la fenêtre pour accéder directement au dossier contenant le fichier, ou à la liste des fichiers récemment mis à jour. Etats de NetSync ü Synchronisé : Toutes les données sont à jours ü Synchronisation : Mise à jour des données en cours ü Pause : Synchronisation en pause ü Déconnecté : Aucune connexion Internet disponible Fenêtre principale de NetSync - Transferts « En cours » : Liste des fichiers en cours d’envoi ou de téléchargement, avec leur taille, la vitesse de transfert et la possibilité de le mettre en pause. - Transferts « Récents » : Historiques des fichiers transférés, avec la possibilité d’accéder au dossier contenant le fichier en cliquant sur « Ouvrir le dossier ».
  27. 27. Guide de prise en main 27 | P a g e Réglages et réinitialisation de NetSync CONNEXION EN TANT QUE LECTEUR RÉSEAU : WEBDAV Tous les utilisateurs de la plateforme NetExplorer peuvent utiliser cette fonctionnalité. Pour l’activer, il vous suffit de suivre les instructions suivantes en fonction de votre environnement. Sous un environnement Windows Vista/7/8 Télécharger NetExplorer Drive, l’assistant de connexion au WebDav de NetExplorer, depuis notre site Internet (www.netexplorer.fr). Lancez NetExplorer Drive. Renseignez l’adresse de votre plateforme et vos identifiants. Cliquer sur « Connecter ». NetExplorer Drive connecte le lecteur et ouvre l’explorateur immédiatement. Cliquez ici pour réinitialiser tous les paramètres de NetSync et revenir à l’assistant de configuration Vos fichiers synchronisés ne seront pas supprimés Cliquez ici pour accéder au panneau de réglages de NetSync
  28. 28. Guide de prise en main 28 | P a g e Sous un environnement Windows XP Dans le menu « Démarrer » accédez à « Favoris Réseaux ». Sélectionnez « Assistant ajout d’un Favori Réseau », puis cliquez successivement deux fois sur « Suivant » pour arriver à la fenêtre ci- contre. Renseignez l’adresse du réseau avec celle de votre plateforme NetExplorer suivie de « /dav ». Exemple : https://demo.netexplorer.fr/dav Puis cliquez sur « Suivant ». L’ordinateur va chercher ce réseau et vous demander des identifiants d’accès. Saisissez alors vos identifiants de connexion à NetExplorer. Sous un environnement MAC OS Allez dans le FINDER, et dans le menu cliquez sur « Aller ». Sélectionnez « Se connecter au serveur ». Une fenêtre s’ouvre, et renseigner dans le champ adéquat l’adresse de votre plateforme. Exemple : https://demo.netexplorer.eu/dav Puis cliquez sur « Se connecter ». L’ordinateur va chercher ce réseau et vous demander des identifiants d’accès. Saisissez vos identifiants de connexion à NetExplorer.
  29. 29. Guide de prise en main 29 | P a g e NETEXPLORER SUR VOTRE SMARTPHONE/TABLETTE Interface web optimisée pour la navigation mobile L’interface web a été spécialement optimisée pour être accessible aussi bien sur ordinateurs, que sur smartphones et tablettes. La vue mobile de l’interface web est adaptée aux écrans tactiles et permet un accès aux informations à partir d’un simple clic. NetExplorer Mobile NetExplorer propose également des applications natives à installer sur votre smartphone ou votre tablette. Il existe deux versions de l’application NetExplorer Mobile, gratuites, en fonction du système d’exploitation de votre smartphone ou tablette : - iPhone, iPad :https://itunes.apple.com/fr/app/netexplorer-for-ios/id929279418 - Android : https://play.google.com/store/apps/details?id=fr.bsnet.netexplorer Navigation d’un simple clic, et menu contextuel accessible en cliquant à droite d’un élément Les différentes fonctionnalités de la barre d’outils sont désormais à gauche de l’écran Favoris, Administration et Arborescence de vos dossiers accessibles en un clic
  30. 30. Guide de prise en main 30 | P a g e API REST : INTERCONNECTER NETEXPLORER AVEC UN APPLICATIF EXISTANT L’API (Application Programming Interface) de NetExplorer au format REST (REpresentational State Transfer) vous permet de faire communiquer facilement un programme ou une application externe avec la plateforme de stockage NetExplorer. La documentation de l’API est disponible à cette adresse : http://api.netexplorer.fr/
  31. 31. Guide de prise en main 31 | P a g e NOUS CONTACTER 05 61 61 20 10 Du lundi au vendredi de 9h à 18h contact@netexplorer.fr .fr www.netexplorer.fr/contact/ TOULOUSE 10 Allée Aristide Maillol 31770 Colomiers PARIS 24 Boulevard des frères Voisin 92130 Issy-les-Moulineaux

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