evention® - Die Eventsoftware.

DIE EVENTSOFTWARE.
Erleben Sie die führende Anwendung für die
Planung, Durchführung und Nachbereitung
Ihrer unternehmensweiten Events.

FACT SHEET
Evention ist die ideale browserbasierte Plattform für die professio-
nelle Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen
aller Art. Von der Teilnehmerverwaltung über die Ticket-Allokation
bis hin zum Hospitality-Management bietet die Lösung eine um-
fangreiche Palette von Werkzeugen für das effiziente Management
Ihrer unternehmensweiten Events.

© 2010. Nexcom IT-Services GmbH, Bonn www.evention.eu

Eigenschaften.

Teilnehmermanagement.
• Einfache und effektive Pflege der Gästestammdaten
• Durchgängiges Einladungsmanagement
• Intuitive Teilnehmerlistenverwaltung
• Frei konfigurierbare Teilnehmerumfragen
• Kommunikation online und/oder per E-Mail
• Importieren und Exportieren der Gästelisten
• Seating-Tool zur Sitzplatzvergabe
• Check-In-Tool zur Gästeerfassung (on-site)
• Online-Registrierung der Gäste (optional)

Personen- und Adressverwaltung.
• Individuell konfigurierbare Stammdatenverwaltung
• Erstellung von Versandadressenlisten
• Importieren und Exportieren von Gästedaten
• Exportieren elektronischer Visitenkarten (vCards)

Kontingentverwaltung.
• Kontingentierung von Tickets, Hotels, Transferlei-
stungen etc.
• Einfache und übersichtliche Verwaltung der Kontin-
gente
• Konfigurierbarer Verteilungsschlüssel
• Wartelistenfunktion
• Ticketbörse


Eigenschaften.

Ressourcenverwaltung.
Einfache und übersichtliche Verwaltung der Ressourcen:

• Gäste • Hotels
• Tickets • Hostessen
• Bestellungen • Catering
• Sitzplätze • Incentives
• Events • Transferleistungen
• Locations • Benutzer

Ticketing.
• Ticketkontingentverwaltung
• Ticketallokation und -reallokation
• Individuell gestaltbare Ticketkategorien
• Handling von Einzeltickets und/oder Ticketpaketen
• Verwaltung ticketbezogener Zusatzleistungen
• Wartelistenfunktion
• Ticketbörse

Seating.
• Frei skalierbare Benutzeroberfläche auf Basis von
Abobe Flash
• Intuitive Administration der Gäste, Gruppen und Sitz-
plätze
• Offene und flexible Architektur durch dynamische
Web-Service-Schnittstelle
• Autoseating-Funktion für Sitzplatzverteilung


Eigenschaften.

Event-Websites.
• Erlebnisorientierte Event-Websites im Corporate De-
sign
• Bereitstellung von Zusatzinformationen wie Veran-
staltungshinweisen, Rahmenprogrammen und An-
fahrtsskizzen
• Online-Registrierung

Event-Kalender.
• Übergeordnete kalendarische Anzeige aller unter-
nehmensweiten Events
• Kalender- und Listenansicht der Veranstaltungen
• Direkter Aufruf der einzelnen Event-Websites
• Filterung der Veranstaltungen nach Kategorie, Loca-
tion, Preis etc.
• Komfortable Suche

E-Mail-Kommunikation.
• Individuell konfigurierbare E-Mail-Benachrichti-
gungen für sämtliche Prozesse
• Einladungsmanagement mit personalisierten E-
Mail-Einladungen
• Auto-Reminder E-Mails für Aufgaben und Termine
• E-Mail-Newsletter


Eigenschaften.

Einlassmanagement.
• CheckIn-Tool für die Gästeerfassung und/oder Ein-
gangskontrolle am Akkreditierungsschalter
• Einlasskontrolle via Barcode oder RFID-Etiketten
• Rückspielung der Daten per USB, WLAN, Bluetooth
oder über das Mobilfunknetz
• Handliche, drahtlose Lesegeräte für größtmögliche
Flexibilität

Taskmanagement.
• Automatische Benachrichtigungsfunktionen für of-
fene Tasks
• Personalisierte Taskliste für anstehende Aufgaben
• Anlegen benutzerspezifischer Tasks
• Automatisch erzeugte workflowabhängige Tasks

Newsletter.
• Newsletter zur Unterstützung der Kundenkommuni-
kation
• Frei editierbare Newslettertexte
• Newsletterversand per E-Mail
• Hinzufügen von Dokumenten möglich


Eigenschaften.

Reports & Statistiken.
• Auswertungskonsole zur Erstellung detaillierter Be-
richte und Reports
• Übersichtliche Charts, Diagramme und Listen
• Spezielle Berichte für Controlling und Revision
• Auswertungen von Teilnehmerumfragen
• Unterstützung aller gängigen Dateiformate wie PDF,
Excel und Word

Controlling.
• Controlling-gerechte Verwaltung der Bestell- und
Rechnungsdaten
• Erstellung von Berichten und Reports für das Con-
trolling
• Frei konfigurierbare Schnittstellen für die Anbindung
an Drittsysteme

Compliance und Revisionssicherheit.
• Individuelle Workflows für unternehmensspezifische
Compliance-Richtlinien
• Kontrollsystem zur Einhaltung von Compliance-
Richtlinien
• Revisionssichere Archivierung der Daten möglich
• Erstellung von Berichten und Reports für die Revision


Eigenschaften.

Sicherheit und Datenschutz.
• Optimale Sicherheit durch Betrieb in modernen
Hochsicherheitsrechenzentren
• Web-Application-Security zur Abwehr von webba-
sierten Angriffen wie SQL-Injection, Cross-Site-
Scripting, Session-Hijacking etc.
• Web-Application-Firewall für Sofortschutz auch bei
neuen Sicherheitslücken (optional)
• SSL-Verschlüsselung zur sicheren Datenübertragung
(optional)
• Automatische Backup-Verfahren und Ausfallsysteme
(optional)

Mandantenfähigkeit.
• Mandantenorientierte Datenhaltung, Präsentation
und Konfiguration
• Zentrale Installation, Betrieb und Wartung mehrerer
Mandanten
• Geringere Lizenzkosten

Rechte- & Rollenmanagement.
• Interne Benutzerverwaltung mit hierarchischem Rol-
lenkonzept
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Definition der Rollen entsprechend der Aufgaben im
Eventprozess
• Authentifizierung über LDAP-Schnittstelle bzw. Sin-
gle Sign-On (optional)


Eigenschaften.

Datenimport/-export.
• Frei konfigurierbare Exportlisten und -berichte
• Importieren und Exportieren sämtlicher Berichte, Li-
sten und Statistiken
• Unterstützung aller gängigen Formate wie CSV, XLS,
XML etc.

Usability.
• Moderne Web-Applikation im Windows Look & Feel
• Intuitive Benutzeroberfläche für eine einfache Bedie-
nung
• Reduzierte Server- und Netzwerklast durch lokale
Berechnungen
• Keine Installation auf lokalen Arbeitsplätzen erforder-
lich

Customizing.
• Modularer Aufbau zur Anpassung an kundenspezi-
fische Anforderungen
• Erlebnisorientierte Event-Websites im Corporate De-
sign
• Mehrsprachigkeitsmodul


Eigenschaften.

Integration.
• Betrieb wahlweise im externen Rechenzentrum oder
internen Fimennetz
• Einfache Intranet-Einbindung
• Authentifizierung über LDAP-Schnittstelle / Single
Sign-On
• Schnittstellen zu ERP-Systemen wie Dynamics,
ABAS oder SAP

Systemanforderungen.
Server
• Windows 2003/2008 Server mit SP
• Microsoft SQL-Server 2005/2008
• .NET-Framework 3.5
• 8 GB Arbeitsspeicher
• 80 GB Festplattenplatz

Client
• Internet Explorer 7+
• Mozilla Firefox 3.5+ (optional)

Premium Support.
• User-Help-Desk für allgemeine Fragen und Hilfestel-
lungen
• Support-Hotline werktags zwischen 7:00 Uhr und
21:00 Uhr
• Garantierte Reaktionszeiten
• Qualitätskontrolle des Service-Levels
• Updates und Pflege der Software
• Bereitstellung von System- und Sicherheitspatches
• Erstellung von Reports und Fehlerdiagnosen
• Persönlicher Technical Account Manager (optional)


Editionen.

evention® Express evention® Standard evention® Enterprise

Verwaltung
Stammdatenverwaltung
Teilnehmermanagement
Einladungsmanagement
Ressourcenverwaltung
Taskmanagement
Rechte- & Rollenmanagement

Ticketing
Ticketkontingentverwaltung
Ticket(re)allokation
Individuelle Ticketkategorien
Einzeltickets
Ticketpakete
Online-Tickets

Kommunikation
E-Mail-Kommunikation
Einladungsmanagement
Event-Websites im CD

Reporting
Reports & Statistiken
Konfigurierbare Listen/Berichte
Berichte Controlling/Revision

Sicherheit
Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Online-Registrierung
Einlasskontrolle vor Ort
Compliance-Kontrollsystem
LDAP-Schnittstelle optional
SSL-Verschlüsselung optional optional
Web-Application-Security-Paket
Web-Application-Firewall optional
Automatische Backup-Verfahren
Revisionssichere Archivierung optional


Editionen.

evention® Express evention® Standard evention® Enterprise

Support
User-Help-Desk
Support-Hotline
Software-Updates
Persönlicher Account Manager optional

Import/Export
Import/Export Gästelisten
Export Berichte & Statistiken
Export vCards

Erweiterungen
Ticketbörse
Umfrage-Modul
Seating-Tool
Check-In-Tool
Event-Kalender
Newsletter-Modul
Mandantenfähigkeit
Mehrsprachigkeitsmodul

Beschränkungen
Benutzer max. 5 max. 20 unbegrenzt
Mandanten 1 1 unbegrenzt
Events max. 3 max. 50 unbegrenzt

Preise auf Anfrage auf Anfrage auf Anfrage


Referenzen.

Die Besten in Europa.

Herausforderung UEFA Champions-League.
Viele im Sportmarketing engagierte Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, die im
Rahmen ihres Sponsorings erworbenen Ticketkontingente effizient zu managen sowie zielgrup-
pengerecht und revisionssicher zu allokieren. In der Regel beschränkt sich das Ticketmanage-
ment hierbei auf eine überschaubare Anzahl von Aktivitäten und Maßnahmen.
Ganz anders sieht dies aus, wenn ein international aufgestelltes Finanzunternehmen wie die
europaweit präsente Retailbank Uni Credit Group mit ihren europaweit 22 Töchtern und Beteili-
gungen, zu denen in Deutschland die HypoVereinsbank zählt, sich als offizieller Sponsor der UEFA
Champions League engagiert.
Im Rahmen des dreijährigen Sponsorings (Spielzeiten 2009-2012) stehen die Verantwortlichen
des Unternehmens vor der Aufgabe, die zugeteilten Sitzplätze in den VIP-Tribünen von nicht we-
niger als 24 Fußballstadien europaweit zu allokieren und den Konzernrichtlinien entsprechend an
die unterschiedlichen Bezugsgruppen zu verteilen.
In einem aufwändigen Auswahlverfahren entschieden sich die Verantwortlichen von Uni Credit
für evention und damit für ein professionelles elektronisches Eventmanagement, das den vielfäl-
tigen Anforderungen des dreijährigen Champions League Engagements der Bank gerecht wird.
Damit tragen wir unseren Teil dazu bei, die Uni Credit Group bei der Positionierung ihrer Marke
hinsichtlich Visibilität und Bekanntheitsgrad sowohl europa- als auch weltweit zu unterstützen.

Deutsche Telekom kickt mit evention.

Vorreiter für ein Compliance-konformes Ticketmanagement.
Im Rahmen ihres Engagements als Hauptsponsor des FC Bayern München setzt die Deutsche
Telekom AG seit vielen Jahren erfolgreich auf evention, die Unternehmensanwendung für profes-
sionelles Eventmanagement.
Dabei unterstützt die Software die Event-Verantwortlichen des Unternehmens nicht zuletzt bei
der Umsetzung der strengen, compliance-konformen Richtlinien, die sich die Deutsche Telekom
AG bei der Ticketvergabe auferlegt hat.

evention for energy.

EnBW führt elektronisches Ticketmanagement ein.
Als “Exklusiv-Partner” des VfB Stuttgart und Hautsponsor des Karlsruher SC setzt auch der Ener-
gieversorger EnBW Energie Baden-Württemberg AG beim Eventmanagement auf evention.
Das Unternehmen, das nach E.ON und RWE das drittgrößte Energieunternehmen in Deutschland
ist, führt mit evention ein konzernweites elektronisches Ticketmanagement ein.


Profil.

Das Unternehmen

NEXCOM ist ein Technologie- und Dienstleistungsunternehmen mit einem Serviceportfolio, das
weite Teile der digitalen Wertschöpfungskette abdeckt. Von der Entwicklung zukunftsweisender
Webapplikationen über das Technologie-Consulting und Management von IT-Infrastrukturen bis
hin zu Geschäftsprozesslösungen auf Basis von Microsoft Dynamics oder SharePoint - wir stehen
für maßgeschneiderte Lösungen durch integrative Kompetenz.

Als Microsoft Gold Certified Partner liegt ein Schwerpunkt von NEXCOM in der Entwicklung web-
basierter Datenbankanwendungen auf Basis von .NET. Mit NexCore verfügen wir über ein eigenes
leistungsfähiges Framework für die agile komponentenbasierte Softwareentwicklung. Dadurch
lassen sich für unsere Kunden die Kosten und Projektlaufzeiten deutlich reduzieren.
Durch unsere langjährige Erfahrung in der Umsetzung professioneller Internet- und Intranetpro-
jekte auf Basis von SharePoint, CoreMedia und TYPO3, verfügen wir über fundierte Kenntnisse in
den Bereichen Enterprise Content Management, Collaboration und Social Media.

Unser Kreativteam bietet Ihnen darüber hinaus die gesamte Palette multimedialer Spitzentech-
nologien - angefangen beim Corporate Design und der Markenbildung über konsistente Screen-
designs für alle digitalen Kanäle bis hin zu interaktiven Benutzeroberflächen und Flash-basierten
Applikationen.

Weiterhin unterstützen wir unsere Kunden mit führenden Branchenlösungen für Eventmanage-
ment und Unternehmenskommunikation. Evention ist die ideale browserbasierte Plattform für
die professionelle Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen aller Art. Und
public.one die Komplettlösung zur Steuerung der Kommunikationsinstrumente im Rahmen der
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.

Zu unseren Kunden zählen namhafte Unternehmen aus den Branchen Industrie und Neue Medi-
en, Presse und Verlagswesen sowie Informationstechnologie und Telekommunikation.

An unserem Firmensitz in Bonn beschäftigen wir derzeit 20 feste und freie Mitarbeiter, die in
vielen erfolgreich realisierten Projekten bewiesen haben, dass sie nicht nur technologische He-
rausforderungen meistern, sondern auch unsere Kunden und deren Zielgruppen verstehen.


Kontakt/Impressum.

Gehen Sie Ihrem Erfolg noch heute einen Schritt entgegen.

Unser evention-Team steht Ihnen jederzeit für ein persönliches Gespräch zur Verfügung:

Nexcom IT-Services GmbH
Thomas-Mann-Straße 45
53111 Bonn
Germany

Fon: +49 (0) 228 / 85 44 99 - 0
Fax: +49 (0) 228 / 85 44 99 - 55

Mail: evention@nexcom.de
Web: www.evention.eu

Geschäftsführender Gesellschafter: Markus Schewe
Handelsregister: Amtsgericht Bonn HRB 009159
Sitz der Gesellschaft: Bonn


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