Release Planning Days @meetic
Story of a collective ritual of agile acculturation
Speakers
2
Coach I evangelist I kanban maniac I
Trop enthousiaste I
Nicolas Kalmanovitz
Agile transformation director
@mee...
# Release Planning Days in practice @meetic
# Lessons learned in implementation
# A powerful lever of agile transformation
The #1 dating service in Europe!
15years
350 people
17countries
90emails sent every second
15 million pictures every year
...
Agile transition @meetic
5
2013 201520142011 20162012
Scrum of Scrum @dev
Kanban @dev
Product team pilots
Agile @scale
Agi...
# Release Planning Days in practice @meetic
# Lessons learned in implementation
# A powerful lever of agile transformation
A quarterly meeting for teams to synchronize
Release Plan - Example
Team Release Plan
July
Aug.
Sept.
1
2
3
4
5
6
1 – Strategy presentation
2 - Release Planning tentative per team
3 – Dependencies management
4 - Release Plans finalization
5 – Results sharing and confidence vote
# Release Planning Days in practice @meetic
# Lessons learned in implementation
# A powerful lever of agile transformation
# how did we implement it?
# thing big – start small – scale fast
# rely on your agile champions…
# …and on management
# survey+retrospective on the ritual
# communicate!
# Release Planning Days in practice @meetic
# Lessons learned in implementation
# A powerful lever of agile transformation
#another story
#ready to scale?
#deal with resistance to change
#…#use the resistance
# find the connector
#just piggyback
#well known or tailor made
#waterfall & agile together ?
#easier to scale
#culture hacking ?
#learning by doing
#one rhythm for all
#taste the magic
#start with why
#adapt collaboratively
#lean is great, less is more
#process is yours
#neuroscience
#culture
#proud
#collective strenght
#do you want to try?
Release Planning Days @meetic, rituel collectif et acculturation agile - agile france 2016
Release Planning Days @meetic, rituel collectif et acculturation agile - agile france 2016
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Release Planning Days @meetic, rituel collectif et acculturation agile - agile france 2016

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Un retour d’expérience sur 1 an d’implémentation du release planning day chez meetic. Nous vous expliquerons comment ce rituel collectif nous permet de synchroniser plus de 160 personnes et une vingtaine d’équipe en moins de 2 jours et cela tous les 3 mois.
Nous reviendrons également sur les conditions de son implémentation et les leçons que nous en avons tiré.
Enfin nous vous expliquerons en quoi le release planning day peut s’avérer être un puissant levier de transformation de la culture d'entreprise et favoriser l’agilité à l’échelle

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  • Nous vous proposons un retour d’expérience sur 1 an d’implémentation du release planning day chez meetic. Nous vous expliquerons comment ce rituel collectif nous permet de synchroniser plus de 160 personnes et une vingtaine d’équipe en moins de 2 jours et cela tous les 3 mois. Nous reviendrons également sur les conditions de son implémentation et les leçons que nous en avons tiré. Enfin nous vous expliquerons en quoi le release planning day peut s’avérer être un puissant levier de transformation de la culture d'entreprise et favoriser l’agilité à l’échelle
  • Présentation du sujet : le Release Planning Day, rituel trimestriel de road mapping Inspiré du PI Release Planning de SAFe (Scaled Agile Framework de Dean Lefingwell), sans attachement particulier à SAFe
    Comment nous l’avons implémenté
    Le RPD, levier de transformation /acculturation agile
  • Histoire d’une start up qui réussit et devient leader sur son marché.
    Ce dont nous sommes fiers : 6 millions de couples


  • 2011, 1ère équipe scrum coté dev (scrum master + Intégrateur + développeurs/ en lien avec un PO proxy Chef de projet)
    2012, 8 scrum teams (60% du dev @meetic), amélioration de la capacité à délivrer, de la qualité et amélioration des résultats business
    2013, Ajout de pratiques kanban, aux équipes scrum + continuous delivery & premières conversions dans d’autres équipes beyond
    2014, Casser les silos product/it ,pour relever les challenges du business challenge, accompagnement Octo pour monter 2 équipes pilotes cross fonctionnelles co localisant PO métier, Design, dev back et front. Ces équipes réussisent à faire de meetic une société mobile first
    2015, La question du passage à l’échelle, premier RPD / acceleration de la refonte technique, de la transfo agile et re organisation des département IT & Produit
    2016, Une nouvelle stack technique , 6 équipes agiles et depuis 6 mois mise en place de l’agilité en dehors des équipes produit et notamment OPS
    Depuis 2015 : 160 personnes & 20 équipes se synchronisent tous les trimestres grâce au Release Planning Day
  • Qu’est ce que le release planning day @meetic ?
  • Croissance de Meetic  difficile de construire les roadmap et de gérer les dépendandes. Il faut 6 semaines tous les trimestres 
    La réponse ? : Le RPD. Rituel d’entreprise, qui réunit les équipes qui y participent pendant 1 à 2 jours :
    1/ pour assurer la cohérence entre la stratégie d’entreprise et les roadmaps des équipes
    2/ pour gérer de manière collaborative les dépendances entre équipes
    Pour aboutir à des Release plans partagés, plus réalistes, avec un meilleur niveau de confiance des équipes
  • L’objectif : chaque équipe repart avec son Release Plan du trimestre, et une vision d’ensemble sur l’activité
    Concrètement, les différentes étapes de l’agenda :
  • La direction prend la parole : Résultats du trimestre précédent, stratégie et priorités du trimestre à venir, mise en rapport objectifs annuels
    Tips : faire court, limiter le nombre de priorités
  • 2. Les équipes se séparent pour présentation des Epics par le PO
    Estimation en T-shirt sizing pour qu’il soit facile de reprioriser, replanifier…
    Identification des dépendances, première tentative de Release Plan , identification des risques et ajustements éventuels, vote de confiance
    Les équipes sortent de cette étape avec 4 livrables : 1/ Release Plan, 2/ dépendances, 3/ tableau de risques 4/ 1er VOTE DE CONFIANCE entre 0 et 5
    Tips : limiter le nombre de tickets en amont ; matérialiser les epics qui s’étalent sur plus d’une itération pour occuper l’espace ; indiquer les dates correspondantes aux itérations du trimestre – tout le monde les mêmes ; la fameuse semaine de slack ;-)
  • 3. Bourse des dépendances
    Rassemblement, affichage de tous les Release Plans et dépendances sur le board des équipes concernées
    Discussions, négociations, ajustements…jusqu’à que toutes les dépendances soient réglées : prise en compte / sorties du scope /
    Cas litigieux arbitrés avec le management
    Seuls les Po et Tech leads participent + ceux qui veulent
    Tips : bien expliquer à chaque équipe les modalités de gestion des dépendances, faciliter le rituel
  • 4. Finalisation et préparation des présentations
    Tips : une joli format commun, pas trop verbeux, avec ce qui est pris dans le scope / sorti du scope
    Nouveau vote de confiance => action si < 3
  • 5. Présentation
    Présentation par chaque équipe. Objectif : communiquer / partager les résultats
    ROTI pour finir
    Chaque équipe repart avec son Release Plan pour suivre pendant le trimestre, alerter les équipes en cas de pb sur leurs tickets en dépendance…
  • Comment nous avons implémenté ce rituel ?
  • Le choix d’un déploiement progressif. Testé avec 2 équipes puis 5 puis progressivement jusqu’à 20 équipes. Et 160 participants
    Mode test and learn, pour apprendre à mener l’événement et faciliter le travail des équipes, que la mayonnaise prenne avant de convier davantage d’équipes.
  • Ce qui nous a beaucoup aidé, c’est de nous appuyer sur les champions agiles dans les équipes :
    En cherchant à bien s’approprier le rituel eux-mêmes
    Et en transmettant leur compréhension à leur équipe, à leur niveau
  • Et de pouvoir compter aussi sur les managers, qui ont bien pris le relais en montrant l’importance de ce nouveau rituel, et en l’inscrivant dans le “sens de l’histoire” de la transformation de l’entreprise. A la fois le Directeur Produit et le DSI, le CPO et le CTO ont commencé à intégrer le RPD dans la nouvelle histoire.
  • Un autre point important dans la réussite, c’est qu’après chaque RPD, les PMO organisent : sondage à tous + rétro avec une sélection de participants
    Cela favorise l’autonomie et la responsabilité. :« ce rituel est pour vous, mené par les équipes et pour elles-mêmes.»
    Et de responsabiliser: « Si vous n’êtes pas satisfait, il est de votre responsabilité de prendre part à l’amélioration du processus »
    Avec l’amélioration continue : trouver l’équilibre entre les points de rencontre “obligatoires” et ce qui est laissé à l’appréciation des équipes
  • Déterminant dans le succès : la communication par les PMO, en amont et en aval de chaque session,  entretien la conviction qu’il n’y aura pas de retour en arrière les autres équipes ont commencé à demander de monter dans le train !
  • Le RPD un puissant levier de transformation de la culture d'entreprise favorisant l’agilité à l’échelle ?
  • Stargate ?
    Changer de point de vue : anthropologue venu de l’espace
    Nouvelle cérémonie = péripétie structurante +? réinvention du mythe cosmogonique.
    RPD = rituel collectif saisonnier = conjurer la peur de l’incertitude / futur + renforcer les liens entre les tribus
    1. le rituel start with Why,. Le partage de sens +réinterprétation de l’histoire +les péripéties à venir.
    Rythme saisonnier: le printemps des audites = sécurité des villages, l’été des récoltes = temps des campagnes d’acquisition
    2. Rituel initiatique propre à chaque tribu qui produit un artefact, le release plan = chemin métaphorique vers la prochaine saison +un rituel de conjuration du sort appelé risques.
    3. ANAGNORISIS collective (je suis ton pere): la Découverte des dépendances,= des liens de parenté qui unissent toutes les tribus tous et renforcent la cohésion .
    4. La scene finale, la célébration et la confirmation de la foi en un avenir commun écrit collectivement.
    Analyse capelotracté ? : des faits!
  • La mise en place du RPD au moment ou les premières graines agiles portent leurs fruits et ou l’on se sent prêt à scaler.



  • Pour mettre l’agile à l’échelle, il faut gérer :
    La résistance
    L’intertie et les reflexes du systeme :
    3. La coéxistence de deux cultures (waterfall & agile)
    Comment faire ?
  • Fearless change, change Pattern de Linda Rising et Mary lyn Manns ? Le RPD = un support pour apprendre et pratiquer les pattern de transformation
    Fearless change: Oui toute résistance est une opportunité pour une transformation.
    Ouvrons ensemble les boites noires , comment ces équipes résolvent la gestion de roadmap et trouvons une solution commune.
    Le RPD a proposé à tout le monde et en premier aux résistants de tester une solution agile
  • PMO est par essence un connector
    PMO risque pour l’agilité
    Roadmap = cellule PMO. PMO sous le feu croisé des critiques IT/Produit
    Les équipes agiles = risque pour les process en place
    Coachs et PMO alliés pour résoudre les problèmes de roadmap et faciliter le déploiement de l’agilité
  • Ensemble, utilisations du Piggyback : poser le RPD et l’agilité sur les process existants
    RPD solution pour Roadmap = montrer que l’agilité, au dela d’une équipe peut réussir mieux que waterfall = l’agile est scalable.
  • Apprentissage des 2 types d’attentes :
    Pas de gros mots agile ou de spotify etc. mais des solutions pratiques personnalisées , « ça ne marchera pas ici »
    Ceux qui veulent du solide,éprouvé parce que « l’agile c’est une discipline » , « comment font les autres ? »
    RPD adapté via les deux patterns : tailor made et external validation


  • Waterfall et Agile; faire cohabiter agile et waterfall ?
    En créant un espace de coordination commun, Le RPD nous a permis et nous permet encore de gérer, de manager la coexistence de deux approches
    de nous assurer que nous continuons dans le sens de la bonne transformation tout au long de notre transition
    L histoire ne dit pas qui de jekil ou de hide représente l’agilité vs. Waterfall, c’est sans doute une affaire de perception. ;)

  • A mesure que nous avons multiplié le nombre d’équipes agiles, le système s’est montré moins résistant et elles ont pu aisément se plugger via le RPD avec les autres équipes.

  • Résistance ok… changement comment ?
    Agile = culture... Le RPD = diffuser les pratiques et les valeurs de l’agilité

  • via RPD : apprendre itération , l’estimation en TS, (jh), le découpage, la co construction du release plan, la valeur du coaching…
    Comment : en douceur, par la pratique, en team buildant et tous ensemble (collectif) une fois par trimestre.
  • Proposer de passer toute l’entreprise en itérations de 2 semaines ?
    Facilitation visuelle du RPD, le release plan découpé en itération de 2 semaines…. Norme partagée, élément de culture
    Élément facilitant la transformation
  • Faire fi des mythes et théories ou préjugés : Le RPD permetà tous de Toucher la magie : ex : participer à la bourse des dépendances = communication directe...
    Il a également permis au collectif d’intégrer des valeurs et des principes agiles par l’expérience :
  • Ce qui a changé :

    Le WHY au centre de nos préoccupations. Moins le what ou le how
    permet de réaligner toutes les équipes et facilite les arbitrages au plus tôt.
    planning n’est plus un engagement absolu
    Planning doit faciliter l’adaptation continue
    l’important c’est la vision plus le plan.
  • Un plan réaliste n’est plus un Gantt de chef de projet, le plan qui a une chance de réussir est celui qui est co-construit par tous les métiers
    L’important c’est la collab et l’autonomie des acteurs.
    La meilleure façon de s’organiser et de communiquer au sein d’une équipe et entre équipes ce n’est plus JIRA mais la communication directe.
    L’ownership est venu également modifier et autonomiser les rôles traditionnels.
    Il ne suffit plus de demander la réalisation d’un projet et d’attendre qu’il soit livré. Désormais qui “demande” doit porter, inspirer, convaincre, organiser, faciliter.

  • Du point de vue du transformateur, le RPD facilite la leanification de l’ensemble de la chaîne.
    Permet de remettre l’aval en amont du système (ex : les OPS)
    Cela permet de réfléchir le workflow par rapport à la capacité réelle des équipes “contraintes”
    D’initier un flux tiré… d’initier devops et ce, sans effort
  • Cycle de rétrospective sur le RPD : ancre le principe selon lequel les process et l’organisation de l’entreprise peuvent et doivent évoluer par le travail de tous les acteurs.
  • Une des 1ere retro: besoin d’améliorer le processus avant rpd, atelier Pimp my process avec les demandeurs.
    Il en est ressorti un besoin de travailler l’alignement et le partage des priorités
  • Réponse : Mise en place d’un nouveau rituel en amont du RPD pour partager le top prio de chaque demandeur
    Puis de tous les demandeurs IT et OPS inclus
  • Cela améliorer l’alignement, l’arbitrage et la gestion des dépendances
    visual management
    une vision clair et une stratégie alignée IT/Produit
  • Dernier trimestre une retro startreck : besoin de travailler au lissage des phases de cadrages , de l’anticipation du RAF d’un trimestre à l’autre, du nombre de projets en // etc
  • Cela a donné lieu à la mise en place d’un company kanban support de :
    1 Experimentation
    2. Flux tiré
    3. Vision client
    4. Finance et capexisation
  • Ça fait toujours bien d’avoir un slide neuroscience...
    les retro au dela des équipes agiles pour les utiliser à l’amélioration des processus et du workflow de l’entreprise , en transverse
    Les processus appartiennent à ceux qui les « subissent »
    Influence du coach/sans cynisme/bienveillance
    Du probème aux solutions co élaborées sous forme d’expérimentation
     ces solutions tirent toute seule la transfo lean et agile et modifient nos pattern de transfo et de coaching(voir cadrage 360 vs. Popcorn flow)
  • Après 1 an de RPD, la culture de meetic est changée
    Le RPD est désormais un composant de cette nouvelle culture
    Il est le poul qui rythme l’entreprise et la preuve c’est que tout le monde veut y participer/place to be/personne ne veut être mis à l’écart.
    C’est un élément de l’identité de l’entreprise et non un changement imposé
  • Le RPD a créé de la fierté collective, C’est une élément de notre culture dont on parle avec passion en interne et en externe
  • la fierté de pouvoir démontrer tous ensemble et régulièrement la qualité de notre collaboration et la force de notre collectif.
    Une opportunité de créer cet espace propice à la collaboration, à la communication, à l’échange;
    propice à l’émergence d’une culture centrée sur la dimension humaine de l’entreprise.
  • Nous ne pouvons que vous souhaitez d’avoir la même chance et n’oubliez pas : toute résistance est une opportunité
  • Release Planning Days @meetic, rituel collectif et acculturation agile - agile france 2016

    1. 1. Release Planning Days @meetic Story of a collective ritual of agile acculturation
    2. 2. Speakers 2 Coach I evangelist I kanban maniac I Trop enthousiaste I Nicolas Kalmanovitz Agile transformation director @meetic @kalmanovitzN Agile Game player & creator I Trop calme I Alban Dalle Scaling Agile Tribe leader & Agile coach @Octo Technology @adalle
    3. 3. # Release Planning Days in practice @meetic # Lessons learned in implementation # A powerful lever of agile transformation
    4. 4. The #1 dating service in Europe! 15years 350 people 17countries 90emails sent every second 15 million pictures every year 1936events in 176 cities (2015) 6million of couples 1people on 5knows a « meetic » couple 9 customer care awards
    5. 5. Agile transition @meetic 5 2013 201520142011 20162012 Scrum of Scrum @dev Kanban @dev Product team pilots Agile @scale Agile @Ops Scrum a little R.P.D
    6. 6. # Release Planning Days in practice @meetic # Lessons learned in implementation # A powerful lever of agile transformation
    7. 7. A quarterly meeting for teams to synchronize
    8. 8. Release Plan - Example Team Release Plan July Aug. Sept. 1 2 3 4 5 6
    9. 9. 1 – Strategy presentation
    10. 10. 2 - Release Planning tentative per team
    11. 11. 3 – Dependencies management
    12. 12. 4 - Release Plans finalization
    13. 13. 5 – Results sharing and confidence vote
    14. 14. # Release Planning Days in practice @meetic # Lessons learned in implementation # A powerful lever of agile transformation
    15. 15. # how did we implement it?
    16. 16. # thing big – start small – scale fast
    17. 17. # rely on your agile champions…
    18. 18. # …and on management
    19. 19. # survey+retrospective on the ritual
    20. 20. # communicate!
    21. 21. # Release Planning Days in practice @meetic # Lessons learned in implementation # A powerful lever of agile transformation
    22. 22. #another story
    23. 23. #ready to scale?
    24. 24. #deal with resistance to change
    25. 25. #…#use the resistance
    26. 26. # find the connector
    27. 27. #just piggyback
    28. 28. #well known or tailor made
    29. 29. #waterfall & agile together ?
    30. 30. #easier to scale
    31. 31. #culture hacking ?
    32. 32. #learning by doing
    33. 33. #one rhythm for all
    34. 34. #taste the magic
    35. 35. #start with why
    36. 36. #adapt collaboratively
    37. 37. #lean is great, less is more
    38. 38. #process is yours
    39. 39. #neuroscience
    40. 40. #culture
    41. 41. #proud
    42. 42. #collective strenght
    43. 43. #do you want to try?

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