Wie Sie aus Ihrem Unternehmen einen Ferrari machen
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Das Geheimnis hinter jedem Erfolg heißt SYSTEM! Wie Sie systematisch arbeiten, effizienter werden, effektiver werden, das erfahren Sie jetzt.
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Wie Sie aus Ihrem Unternehmen einen Ferrari machen
- 1. Themen Vorschau „Wie Sie aus Ihrem Unternehmen einen Ferrari machen“ Norbert Kloiber
- 4. Wo verlieren wir viel Zeit?
- 5. NORBERT KLOIBER 5 Das eigentliche Geheimnis System
- 6. NORBERT KLOIBER 6 Das Geheimnis heißt System
- 7. Das Geheimnis heißt - System
- 8. NORBERT KLOIBER 8 Das Geheimnis heißt - System
- 9. NORBERT KLOIBER 9 Ihr Erfolg ist unabhängig
- 10. NORBERT KLOIBER 10 Das Problem 90% aller „Chefs“
- 11. Wo verlieren wir viel Zeit?
- 12. NORBERT KLOIBER 12 Bereiche die uns gar nicht auffallen Ständiges Suchen
- 13. NORBERT KLOIBER 13 Bereiche die uns gar nicht auffallen Ständiges Vertippen immer die gleichen Phrasen
- 14. NORBERT KLOIBER 14 Bereiche die uns gar nicht auffallen schlechtes PC- Handling
- 15. NORBERT KLOIBER 15 Bereiche die uns gar nicht auffallen ungeeignete Hardware
- 16. NORBERT KLOIBER 16 Bereiche die uns gar nicht auffallen Schneller als die Maus erlaubt www.unterschrift24.com
- 17. NORBERT KLOIBER 17 Bereiche die uns gar nicht auffallen Voller Schreibtisch
- 18. NORBERT KLOIBER 18 Bereiche die uns gar nicht auffallen E-Mails
- 19. NORBERT KLOIBER 19 Bereiche die uns gar nicht auffallen Telefon
- 20. NORBERT KLOIBER 20 Bereiche die uns gar nicht auffallen Keine Ordner mehr Keine Akten mehr
- 21. NORBERT KLOIBER 21 Spezielle Hilfen für Finanzdienstleister Wie Sie mit professionellen Textvorlagen Ihren Umsatz steigern
- 22. NORBERT KLOIBER 22 Spezielle Hilfen für Finanzdienstleister "Der Erfolg hat viele Väter" Die schriftliche Kommunikation ist einer davon. Sie können sich durch viele Dinge von anderen positiv unterscheiden, die Art und Weise wie Sie schreiben ist jedenfalls auch eine davon. Zum Erfolg gehört auch noch die Effizienz. Um effizient kommunizieren zu können, brauchen Sie gut durchdachte Vorlagen. Wenn geht für möglichst jeden Anlassfall der öfters vorkommen kann.
- 23. NORBERT KLOIBER 23 Spezielle Hilfen für Finanzdienstleister Begrüßungsschreiben an neuen Klient Dankesbrief für Weiterempfehlung Terminbestätigung an Klient Entschuldigungsschreiben Diverse Glückwunschschreiben
- 24. NORBERT KLOIBER 24 Spezielle Hilfen für Finanzdienstleister Alle Anträge aus der eigenen Kundenverwaltung erstellen
- 25. NORBERT KLOIBER 25 Spezielle Hilfen für Finanzdienstleister Wie Sie nie wieder Personenanträge per Hand ausfüllen müssen
Hinweis der Redaktion
- Herzlich willkommen, mein Name ist Norbert Kloiber. Ich möchte Ihnen gerne zeigen wie Sie ihre Arbeitsabläufe mehr als verdoppeln werden. Das klingt für Sie jetzt wahrscheinlich völlig unmöglich oder auch unerreichbar. Diese Sichtweise ist mir natürlich völlig klar und aus Ihrer Sicht auch verständlich. Bleiben Sie aber noch ein bißchen da und hören Sie mir ein wenig zu. Ich möchte Ihnen jetzt gerne aufzeigen, wie das momentan unvorstellbare doch möglich wird. Im Laufe dieser kurzen Vorschau auf mein Umsetzungs-Coaching werden Sie selbst sehen, wie Sie die Verdoppelung erreichen können. Denn die Verdoppelung Ihrer Arbeitsabläufe ist nur ein erstes Ziel. Sie werden sehen und ich traue mich das jetzt schon zu sagen, dass Sie Ihre Abläufe nicht nur verdoppeln können sondern dass Sie Ihre Abläufe auch verdreifachen, vervierfachen und in manchen Bereichen noch mehr vervielfachen können. Sie werden nur so staunen, glauben Sie mir. Doch bevor ich starte möchte ich mich gerne vorstellen und Ihnen ein paar Dinge über mich erzählen, damit Sie überhaupt wissen wie ich zu alle dem komme was ich Ihnen jetzt alles zeigen und auch erzählen werde. Nächste Folie
- Zeit ist Geld Ein Sprichwort das jeder von uns schon von klein auf kennt Handeln wir aber auch danach? Eigentlich handeln wir so als ob wir alle Zeit der Welt hätten
- Wenn Zeit wirklich Geld ist, dann müßten wir ja alles nur mögliche tun um Zeit für das zu gewinnen, womit wir eigentlich unser Geld verdienen – Zeit für die eigentliche Arbeit Ein Sprichwort das jeder von uns schon von klein auf kennt Handeln wir aber auch danach? Eigentlich handeln wir so als ob wir alle Zeit der Welt hätten
- Ja das ist wirklich die zentrale Frage Schauen wir uns mal an wo wir viel Zeit verlieren Sie werden sehen, ich werde Ihnen heute Bereiche aufzeigen, an die Sie selbst gar nicht denken. Warum? ………weil Sie sich schon so sehr daran gewöhnt haben Weil Sie einfach schon damit leben Welche Bereiche sind das die uns gar nicht mehr so auffallen? Nächste Folie
- Worin liegt das eigentliche Geheimnis von effektiven und effizienten Arbeiten im Unternehmen? … Das eigentliche Geheimnis heißt …. klicken System. Was meine ich damit? Ich habe dies damals alles intuitiv gemacht, ich war mir gar nicht bewußt warum das alles so gut funktioniert hat. Aber heute wo ich Vorträge halte, Handbücher schreibe und dieses Wissen zum „Angreifen“ machen muss, wird es mir bewußt worin das eigentliche Geheimnis liegt. Das Geheimnis liegt in der Schaffung von Systemen. Was meine ich mit System? Dabei geht es darum einen Ablauf so zu durchdenken, dass er gar nicht anders erledigt werden kann. Ich möchte Ihnen den Begriff System noch an einem Ihnen allen bekanntem Unternehmen erklären. Was glauben Sie, welches Unternehmen meine ich hier? klicken nächste Folie
- „Mc Donalds“ Bei MC Donalds ist jeder Ablauf einmal Schritt für Schritt durchdacht worden. Kein Mitarbeiter braucht sich um die Abläufe Gedanken machen. Jeder Ablauf ist komplett standardisiert und läßt absolut keinen Spielraum zu. Bei MC Donalds ist alles hochgradig systematisiert, komplett durchdacht, enorm schnell und außerdem enorm wirtschaftlich. Damit Sie ein wenig sehen oder eine Vorstellung davon haben wie weit die Systematisierung bei McDonald‘s geht, gebe ich Ihnen kurz eine Hintergrundinformation zu einem kleinen Detailprozess - zur Bestellungsaufnahme. Die Bestellungsaufnahme ist so definiert, dass der Kunde mit einem Augenkontakt begrüßt und auch wieder verabschiedet wird. Sogar die Wörter mit welchen der Mitarbeiter den Kunden begrüsst oder die Art der Zusatzverkaufs-Fragen sind definiert. Es wird z.B. nicht nach der Sauce gefragt, sondern die Meistverkaufte wird empfohlen. Warum? Denn dieses Wissen vermeidet elegant die Fragen des Kunden: „Was gibt es denn für Saucen?“ welche wiederum einen großen Zeitverlust bedeuten würden. Es ist wirklich hochinteressant zu sehen wie genau und präzise hier jeder einzelne Ablauf durchdacht ist. Man kommt fast aus dem Staunen nicht heraus. Es geht einfach darum Schienen zu legen. Klicken nächste Folie
- Wenn Sie Ihre Abläufe systematisieren legen Sie sich und Ihren Mitarbeitern quasi Schienen. Schienen auf denen Sie ohne sich wirklich anstrengen zu müssen, fahren können. Klicken - Es geht darum Wege zu schaffen, die Sie und Ihre Mitarbeiter nur mehr zu gehen brauchen. Hier noch ein anderes Beispiel aus dem privaten Bereich. Nehmen wir an ich würde Ihnen zu Hause beim Geschirrabwaschen helfen und dann das Geschirr auch noch wegräumen. Mich welchem Teil des Geschirrs hätte ich sicher kein Problem beim Wegräumen? Wir brauchen es bei jeder Mahlzeit. Was meine ich? Klicken „Die Bestecklade“ Hier ist schon die Einteilung vorgegeben, hier hat jemand genau definiert was wohin kommt. Wichtig ist das der Großteil Ihrer Arbeitsabläufe systematisiert ist -. Klicken Sie sollten 80% der Tagesarbeit systematisieren. Nur dann können Sie streßfrei, ohne große Anstrengung und ohne Magengeschwüre das Tagesgeschäft gut und effizient abarbeiten. In meinem Umsetzungs-Coaching zeige ich Ihnen, wie Sie jeden Ihre Arbeitsabläufe systematisieren können. Und genau damit schaffen Sie die wesentlichste Grundlage für effektives und effizientes Arbeiten. Klicken nächste Folie
- Ein weiterer Vorteil von Systemen liegt im Multiplizieren. Klicken Nur ein System können Sie wirklich multiplizieren. klicken Nur wenn Sie ein System haben können Sie problemlos viele neue Mitarbeiter einstellen Nur wenn Sie ein System haben können Sie problemlos weitere Filialen eröffnen Nur wenn Sie Systeme schaffen, haben Sie auch die Grundlage für eine problemlose Vergrößerung und Multiplikation in jeder Hinsicht gelegt. Und jetzt kommen wir zu einem weiteren wichtigen Punkt, der durch die Schaffung von Systemen möglich ist. klicken nächste Folie
- Ihre Abhängigkeit von der Qualität Ihrer Mitarbeiter klicken Wenn Sie Systeme schaffen ist Ihr Erfolg unabhängig von der Qualität Ihrer Mitarbeiter. Dann ist die Mitarbeiter Qualität nicht mehr so ausschlaggebend für Ihren Erfolg. Glauben Sie, dass der Erfolg von MC Donalds von der Mitarbeiter-Qualität abhängt? Klicken Was ist wenn diese Mitarbeiterin z.B. nicht so freundlich ist, wenn Sie sogar unfreundlich wäre? Leidet der Erfolg dieser Filiale darunter? ……….Mit Sicherheit kaum. Obwohl gerade MC Donalds in diesem Bereich sehr viel tut. Eben auch wiederum durch konkrete Systeme wie z.B. Begrüßung etc. Nur wenn Sie Systeme haben, werden Sie auch mit durchschnittlichen Mitarbeitern sehr erfolgreich. Klicken Denn die Masse der Mitarbeiter sind eben durchschnittliche Mitarbeiter – und die genügen Ihnen auch. Aber eben nur dann, wenn Sie Ihren Mitarbeitern systematisierte Arbeitsabläufe anbieten können. Ohne Systeme oder systematisierte Arbeitsabläufe brauchen Sie „Wunderwuzzis“ klicken oder Genies Und denken Sie weiters daran, jeder von uns hat Tage an denen er nicht gut drauf ist oder z.B. schlecht gelaunt ist. Das sind Tage an denen wir arbeiten, aber in Wahrheit kaum wirklich etwas erledigen. Sie kennen das sicher. An solchen Tagen machen wir aber schon gar keine Dinge wo wir uns vielleicht auch noch anstrengen müssen, solche Arbeiten bleiben dann einfach liegen. Wenn Sie aber Ihre Arbeitsabläufe systematisiert haben, dann werden Sie oder Ihre Mitarbeiter auch an Tagen mit schlechter Stimmung oder Verfassung noch eine gute Arbeitsleistung erbringen. Schauen wir weiter. Sie kennen ja das alt bekannte Klagelied eines Chefs „Ich finde keine guten Mitarbeiter, ich kann machen was ich will“
- Das ist ein Punkt, der uns wirklich nicht auffällt. Ich denke da zum Beispiel an die ewig gleichen Phrasen die wir immer wieder schreiben. klicken Jeden Tag schreiben wir die gleiche E-mail-Antwort wie zum Beispiel „ vielen Dank für Ihr Interesse hier kommt Ihr gewünschtes Anbot“ oder X-mal schreiben wir „wenn Sie Fragen haben rufen Sie mich bitte an“ klicken …. klicken Und ich nehme weiters an, dass Sie auch nicht gerade der perfekte Tastaturschreiber sind. klicken Sie vertippen sich sicher auch des Öfteren, wahrscheinlich mehr als es Ihnen auffällt. Wenn es ein Meßgerät gäbe, das genau messen könnte wie oft wir uns am Tag vertippen, ich bin sicher das Sie hier erschüttert wären, wie viel Zeit damit aufgeht. Durch das ständige Vertippen verlieren wir Minimum 15 Minuten pro Tag, in Wahrheit wahrscheinlich sogar weit mehr. Ich habe hier ein Tool, das zentral am Server liegt, d.h. dadurch greifen alle Mitarbeiter auf dieselben Textbausteine zu. Ein weiteres Phänomen dieses Tools, es funktioniert in jeder Anwendung, in jedem Programm auch außerhalb von Word. Egal ob Sie in Ihrer Kunden Verwaltungssoftware etwas schreiben, ob Sie in Google etwas schreiben oder wo auch immer Sie etwas schreiben, es funktioniert in allen nur denkbaren Anwendungen. Ein weiterer Bereich wo wir Zeit verlieren, ist das PC Handling Klicken nächste Folie
- Klicken Und zwar meine ich schlechtes PC-Handling oder eigentlich sollte wir sagen „normales PC Handling. Wie schaut das in der Praxis aus? Jeder Mitarbeiter bedient doch seinen PC so wie er es sich angeeignet hat. Wie er es eben bei anderen sieht oder vielleicht in PC-Kursen gelernt bzw. gesehen hat. Wobei ich hier fest davon überzeugt bin, dass jeder seinen PC nach bestem Wissen bedient und sich auch bemüht. Warum ist das so? Weil Ihnen noch nie jemand aufgezeigt hat, wie viel Zeit Sie gewinnen könnten, wenn Sie Ihren PC wirklich gut beziehungsweise richtig bedienen. Also ich sage Ihnen hier einmal , eine ganz vorsichtige Zahl, die zwischen einem normalen PC Handling und einem professionellem PC-User liegen. Der Zeitunterschied ist in etwa das dreifache. Das heißt mit professionellen PC Handling sind Sie dreimal so schnell als jemand der dieses Wissen nicht hat. Ein Beispiel. Wie öffnen Sie z.B. Word? Wo klicken Sie hin, damit sich Ihr Word öffnet? Gehen Sie auf Start – Programme – oder öffnen Sie Ihr Word vom Desktop aus, indem Sie auf das Word-Symbol klicken? Oder öffnen Sie Word durch einen Klick in Ihre Taskleiste? Ja Sie sehen es gibt mehrere Möglichkeiten wie Sie Word öffnen können. Übrigens keiner dieser erwähnten Wege ist schnell. Es gibt eine viel viel schnellere Möglichkeit. Oder wie kommen Sie wenn Sie mehrere Anwendungen geöffnet haben wieder auf Ihren Desktop? Ich nehme an Sie werden jedes Programm durch klicken auf das Kreuzchen im rechten oberen Eck schließen, Programm für Programm. Viel schneller oder am schnellsten geht das aber in dem Sie die Windowstaste, die ist links untern neben der STRG Taste, gemeinsam mit der Taste „M„ wie „Martha drücken.“ Probieren Sie das gleich einmal. Ich habe noch keinen Chef kennen gelernt, der das PC Handling vorgibt, in dem er seinen Mitarbeitern zeigt wie was am einfachsten und effizientesten zu bedienen ist. Obwohl das ganz wichtig wäre, denn immerhin arbeiten wir ja den ganzen Tag auf dem dem PC. Übrigens hier reden wir am Tag von Minimum, aber wirklich Minimum einer Stunde Zeitverlust durch schlechtes PC- Handling. Und wenn Sie mehrere Mitarbeiter haben, dann rechnen Sie sich das aus, wie viel Stunden am Tag Sie für schlechtes PC Handling bezahlen. Alles Zeit in der Sie nicht produktiv arbeiten. Sie werden staunen wenn ich Ihnen zeige, wie Sie Ihren PC viel schneller, und auch viel stressfreier bedienen können. Nun der nächste Bereich wo wir Zeit verlieren klicken nächste Folie
- Ein weiteres Thema ist ungeeignete Hardware . Was meine ich damit? Da wäre einmal der Bildschirm - klicken Mit der richtigen Bildschirmlösung inklusive einem kleinen Software-Tool sparen Sie mindestens 30 Minuten pro Tag. Können Sie sich das vorstellen …30 Minuten? Und wenn Sie Mitarbeiter haben, müssen Sie das einfach immer nur mit der Anzahl Ihrer Mitarbeiter multiplizieren. Ja ich weiß, das ist ein Punkt an den Sie wahrscheinlich nie denken würden. Weiters, die Maus. klicken - jetzt werden Sie sagen was soll denn bei der PC-Maus schon zu beachten sein? Ich weiß, der Maus wird überhaupt keine Bedeutung beigemessen. Da wird einfach eine Standardmaus gekauft sowie hier im Bild. Mit der richtigen Maus allerdings, sparen Sie ebenfalls pro Tag Minimum 15 Minuten. Wir werden uns auch über den Einsatz von Headset unterhalten. Klicken In meinem Coaching erfahren Sie ganz genau und ausführlich, worauf es wirklich ankommt. Welche Hardware, das heißt mit welcher Sie am effizientesten Arbeiten können. Gut, schauen wir weiter klicken nächste Folie
- Und hier nun ein konkretes Beispiel zum PC-Handling. Schneller als die Maus erlaubt. klicken Ich habe selbst ein Handbuch geschrieben, indem ich Ihnen das Funktionsprinzip der Tastatur erkläre. Da werden Sie selbst erkennen, warum Sie mit der Tastatur 3x schneller als mit der Maus sind. Leider lernt man es in vielen Kursen nur mit der Maus zu arbeiten. Und bei Freunden, Bekannten und Kollegen sieht man es ja auch nur so. Daher ist es gar nicht verwunderlich, wenn die meisten die Möglichkeit der Tastatur gar nicht kennen und natürlich auch nicht anwenden. Dieses Handbuch können Sie sich übrigens unter klicken www.Unterschrift24.com gratis herunterladen. Und jetzt kommen wir aber zu einem Punkt der nicht zu den unbekannten Punkten zählt, sondern wo sich die meisten wünschten, dass es nicht so wäre. Worum geht es da? klicken nächste Folie
- Das Leiden Vieler. Ein voller Schreibtisch. Klicken Ich zeige Ihnen in meinem Coaching in ganz einfachen Schritten wie Sie zum Leertischler werden. Und zwar nicht nur für einen Tag sondern wie Sie dauerhaft Leertischler bleiben. Übervolle Arbeitsplätze machen Millionen von Menschen krank. Wie Wissenschaftler in einer groß angelegten Studie herausgefunden haben, führen Überstunden, überquellende Schreibtische zum Büro-Frust-Syndrom. Ein voller Schreibtisch lenkt Sie schon allein optisch ab und behindert darüber hinaus Ihren Arbeitsfluss. Längere Suchaktionen sind programmiert und es macht überhaupt keinen Spaß, wenn Sie sich den Platz zum Arbeiten erst einmal freiräumen müssen, um loslegen zu können. Darüber hinaus fühlen Sie sich unter Druck gesetzt, wenn Sie ununterbrochen all die unerledigten Vorgänge im Blickfeld haben. Worum geht es bei der Büroarbeit eigentlich? Was ist die Hauptaktivität bei der Büroarbeit? Hinter all den persönlichen Aktivitäten im Büro geht es um Informationsverarbeitung. Es kommt etwas herein, wird verarbeitet und geht wieder hinaus. Dieser Verarbeitungskreislauf wiederholt sich in vielfältiger Weise. In meinem Coaching lernen Sie diese Systematik kennen und auch anwenden, und dadurch gelingt Ihnen ein dauerhaft leerer Schreibtisch. Welche Gründe sprechen noch dafür lieber heute als morgen Leertischler zu werden? Sie haben nie das Gefühl die Arbeit im Griff zu haben sondern im Gegenteil, Sie haben ständig das Gefühl, dass die Arbeit Sie im Griff hat. Die Stapel belasten Sie unbewußt, da Sie beim Hinschauen immer wieder daran denken wieviel noch gemacht werden muss. Wenn Sie im Stapel suchen, müssen Sie oft auch andere Unterlagen kurz in die Hand nehmen um zum gewünschten Dokument zu kommen, dadurch werden Sie oft so abgelenkt, dass Sie dann nicht das erledigen, was Sie gerade erledigen wollten. Ja, soweit zum Thema voller Schreibtisch Und wieder kommen wir zu einem Punkt der nicht zu den unbekannten Punkten zählt und wo sich auch die meisten wünschen, dass es nicht so wäre. Worum geht es da? klicken nächste Folie
- Das Leiden Vieler. Klicken Ein voller Outlook Posteingang. Sind E-Mails nun ein Segen oder ein Fluch? Weder noch. Denn, eigentlich sind ja nicht die E-Mails das Problem, sondern unser Umgang mit ihnen. Schätzungen gehen davon aus, dass der durchschnittliche Mitarbeiter pro Tag zwischen 30 und 40 E-Mails bekommt. „Durchschnittlich“ heißt, dass es Personen gibt, die weniger empfangen, aber eben auch solche, die bedeutend mehr erhalten. Und um diese E-Mails zu lesen und zu bearbeiten, sowie selber noch ein paar zu schreiben, benötigt ein durchschnittlicher Mitarbeiter pro Tag eineinhalb Stunden. Das sind dann pro Woche….. siebeneinhalb Stunden d.h. eigentlich ein ganzer Arbeitstag, den Sie nur mit E-Mails verbringen. Das ist Ihnen wahrscheinlich bisher noch nie so bewußt geworden. In meinem Coaching lernen Sie einen ganz neuen Umgang mit E-Mails. Ihr Posteingang wird NIE wieder voll sein. Damit werden Sie sehr viel Zeit sparen. …..Gegenüber heute liegen mindestens 70 Prozent Zeitersparnis drin. D.h. wenn Sie z.B. bisher eineinhalb Stunden mit Ihren E-Mails verbringen, …. werden Sie künftig nur noch eine halbe Stunde mit Ihren E-Mails verbringen. Ich weiß, das hört sich ein wenig unglaublich für Sie an, aber Sie werden es selbst erleben. Nun zu einem Punkt, der auch die wenigsten stört. Klicken nächste Folie
- Ein weiterer Bereich ist alles rund um das Telefon, rund um das Telefonieren. Klicken Hier geht unbemerkt wirklich sehr viel Zeit verloren. Das Telefon gehört ja zu den Werkzeugen, die wir täglich am allermeisten verwenden. Und gerade aus diesem Grund läßt sich hier viel einsparen. Wo verlieren wir hier viel Zeit? Was meine ich da? Ja zum Beispiel.. - Durch das ständige von Hand eintippen der Telefonnummer, vor allem wenn Sie bedenken dass Sie den gewünschten Teilnehmer nicht gleich beim ersten Mal erreichen sondern in der Regel mehrmals anrufen müssen, bis Sie ihn erreichen. Womit ja auch die Chancen steigen, dass Sie sich „vertippen“ Weiters - Durch das unsystematische ausrichten vom Rückrufen. Da werden entweder Post-it oder Notizzettel geschrieben und dem Betreffenden auf seinen Tisch gelegt – oder der Rückruf wird mittels E-Mail ausgerichtet – aber das ist eben alles nicht sehr effizient. Lernen Sie in meinem Coaching hier einen Weg kennen, wie Sie die Welt der Telekommunikation mit der Internet Welt verbinden können, klicken und somit ein einheitliches und effizientes Telefonhandling schaffen. Nun wechseln wir zum Thema Ablage klicken nächste Folie