Manual De Funciones

CENTRO DE EDUCACIÓN MILITAR
ESCUELA DE COMUNICACIONES
Res. Icfes 2903
Res. Mineducación 1777

MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS
Facatativá, Septiembre de 2004

CONTENIDO

Res. Icfes 2903 _____________________________________________________________________ 1
Facatativá, Abril 5 de 2006 _________________________________________________ 1
CONTENIDO __________________________________________________________ 2
INTRODUCCIÓN ________________________________________________________ 4
JUSTIFICACIÓN ________________________________________________________ 5

OBJETIVOS ____________________________________________________________ 6
OBJETIVO GENERAL: _________________________________________________ 6

1.1. MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
COMPLEMENTARIA ________________________________________________________ 7

1.2. VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
COMPLEMENTARIA ________________________________________________________ 7

1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION SUPERIOR ____________ 7
1.3.1. Objetivo General ________________________________________________ 7
1.3.2. Objetivos Específicos ___________________________________________ 8
1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ______________________________________ 10
CAPITULO II. FUNCIONES ______________________________________________ 11
2.1.JEFE DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR_______________________ 12
2.2. SECRETARIA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR ______________ 15
2.3. DIRECTOR DE PREGRADOS ____________________________________________ 18
2.4. DIRECTOR DE POSGRADOS_______________________ ¡Error! Marcador no definido.
2.5. COORDINADOR ACADÉMICO __________________________________________ 103
DE ORDEN ADMINISTRATIVO _____________________________________________ 104
2.6. DOCENTE______________________________________________________________ 23
2.7. JEFE DE REGISTRO Y CONTROL ________________________________________ 26
2.8. COORDINADOR DE EDUCACIÓN A DISTANCIA __________________________ 31
CAPITULO III. PROCEDIMIENTOS ______________________________________ 37

3.1. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL ___________________________________ 39

2.INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO ________________________ 39
3.1.1. Procedimiento de información _______________________________________________ 40

PROCESO DE INFORMACIÓN PARA ____________________________________ 42
3.1.2. Procedimiento de admisión __________________________________________________ 44
3.1.3. Procedimiento de matricula _________________________________________________ 45
3.1.4. Procedimiento de recepción de notas _________________________________________ 50
3.1.5. Generación de informes y estadísticas _______________________________________ 50
3.1.6. Procedimiento de expedición de certificaciones _______________________________ 50
3.2. PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO ______________________________ 56
3.3. PROCESO DE EDUCACIÓN CONTINUADA________________________________ 60
3.3.1. PROCEDIMIENTO GENERAL _______________________________________________ 60
3.4.PROCESO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA _________________________________ 63
3.4.1. Procedimiento de inscripción ________________________________________________ 63
3.4.2. Procedimiento de matricula _________________________________________________ 63
3.4.3. Procedimiento de inducción nivel introductorio________________________________ 64
3.4.4. Procedimiento de tutoría ___________________________________________________ 64
3.4.4.1. Etapas de la tutoría ______________________________________________________ 64
3.4.4.2. Tipos de tutoría __________________________________________________________ 66
3.4.4.3. Procedimiento de seguimiento _____________________________________________ 66
3.4.4.4. Procedimiento de evaluación _______________________________________________ 67

CAPITULO IV. PROCESO DE COORDINACIÓN Y DIRECCIÓN ACADÉMICA __ 69
4.1. DEFINICIÓN ___________________________________________________________ 69
4.2. PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN ACADÉMICA ____________ 70
4.3 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DOCENTES ______________________ 70
4.4. PROCEDIMIENTO DE HOMOLOGACIÓN_________________________________ 71
CAPITULO V. PROCESO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA _____________ 80
5.1. Procedimiento de Archivo _________________________________________________ 80
___________________________________________________________________________ 86

INTRODUCCIÓN

Con el fin de estructurar los diferentes procesos que se adelantan en el
Departamento de Educación Superior, a continuación se presenta un marco
general del Departamento, basado en su misión, visión, objetivos y estructura
organizacional.

Posteriormente, se presentan las funciones de la Jefatura de Educación
Superior, Secretaria Departamento de Ecuación Superior, Dirección de
Postgrados, Dirección de Postgrados, La Coordinación Académica de Pregrados,
Docente, Coordinación de Registro y Control, Coordinación de Educación a
Distancia, Coordinación de bienestar Universitaria, Coordinación de Educación
Continuada, con sus respectivos anexos.

De igual forma se analizan los procedimientos generales de cada una de las
áreas mencionadas anteriormente, con sus respectivos diagramas de flujo y de
procedimiento.

Finalmente, se desea que la estructuración del presente MANUAL DE
FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS, sirva como un elemento guía para la
organización y unificación de criterios de la gestión académica, administrativa
que se sustentan en el proyecto Educativo Institucional (PEI)., en sus
diferentes apartes.

JUSTIFICACIÓN

El diseño e implementación del presente Manual de Funciones y Procedimientos
para el Departamento de Educación Superior Complementaria, se convierte
en una herramienta de gestión académica-administrativa que permite orientar
el buen funcionamiento de la Escuela como institución Universitaria.

En este sentido, la presente herramienta contribuye:

Al proceso de inducción, adiestramiento y capacitación del personal
•
académico y administrativo.
Al empoderamiento para que cada individuo de la organización se
•
proyecte en su puesto de trabajo.
Al desarrollo administrativo por medio de la división de actividades
•
en cada puesto de trabajo.
A la disminución de tareas inconexas y actividades en cada uno de los
•
puestos de trabajo.
A que no se presenten duplicidad de funciones y actividades en los
•
diferentes procesos académico administrativos.
A la distribución equitativa de la carga de trabajo.
•
Apoyar el proceso de auditoria y control interno de cada uno de los
•
funcionarios del Departamento.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Estructurar un sistema administrativo por medio del diseño de métodos y
herramientas de simplificación del trabajo, que permitan el cumplimiento de
las metas y propósitos de orden académico administrativo de la Escuela de
Comunicaciones.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Establecer funciones de orden académico-administrativo de las
•
diferentes unidades que conforman el Departamento de educación
Superior.
•
Definir los procesos que conforman las actividades propias del
•
departamento.
•
Determinar las políticas, normas e indicadores de gestión que
•
orientan el desarrollo del Departamento.

CAPITULO I. MARCO INSTITUCIONAL

1.1.MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
COMPLEMENTARIA

La razón de ser del Departamento de Educación Superior Complementaria es lo
siguiente:

“CAPACITAR A OFICIALES, SUBOFICIALES Y PERSONAL CIVIL CON
ALTOS NIVELES DE CALIDAD, GARANTIZANDO SU FORMACIÓN
INTEGRAL PARA EL ENGRANDECIMIENTO DEL ARMA Y DEL SECTOR
DE LAS COMUNICACIONES”.

1.2. VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
COMPLEMENTARIA

El Departamento de Educación Superior proyecta su quehacer desde la
siguiente visión de futuro:

“EL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR SE PROYECTA COMO
UNA UNIDAD ACADÉMICA, LÍDER, COMPETITIVA Y DE EXCELENCIA
PEDAGÓGICA, QUE OFERTA SERVICIOS EDUCATIVOS DE ALTA
CALIDAD PARA PROMOVER EL CRECIMIENTO Y DESARROLLO DEL
ARMA Y SECTOR DE LAS COMUNICACIONES”.

1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION SUPERIOR

1.3.1. Objetivo General

Complementar la formación del personal militar y civil a través de
la utilización de diversas estrategias pedagógicas, que garanticen su
desempeño profesional.

1.3.2. Objetivos Específicos

Ofertar servicios educativos que garanticen la formación de
tecnólogos y profesionales.

Implementar eventos académicos para la socialización y aplicación de
conocimientos y saberes técnicos, que propicien la proyección social, por medio
de la estructuración de programas de educación no formal.

Desarrollar procesos de investigación formativa que permitan la
transferencia, innovación y generación de nuevos conocimientos para el
desarrollo del sector de las comunicaciones y de la Institución.

1.4. PRINCIPIOS ORIENTADORES

La formación integral del estudiante, que es la esencia del propósito de la
Escuela, para lo cual aplicará toda la capacidad institucional, y lograr así el
desarrollo de sus potencialidades en beneficio de sí mismo y de la Patria.

La promoción de los valores humanos, éticos, patrios e institucionales, así
como la formación de actitudes de respeto por los derechos humanos, la
naturaleza y el medio ambiente.

La excelencia académica, entendida ésta como la continuidad de los
esfuerzos para optimizar la calidad de sus programas académicos de
Educación Superior, de acuerdo con la evolución técnica, tecnológica y
científica en concordancia con el desarrollo institucional y nacional.

El enfoque multidisciplinario del saber y la universalidad del conocimiento
en los procesos de formación de los miembros de las Fuerzas Militares y la
sociedad civil.

La lealtad a la misión institucional para coadyuvar en la consecución de
Formar y capacitar integralmente líderes en el área de las comunicaciones
al servicio del Ejercito Nacional y de la sociedad.

Libertad de cátedra entendida como la discrecionalidad para que todas
las temáticas objeto de estudio y cátedras específicas se puedan exponer y
debatir libremente dentro de un estricto rigor científico sin distinción
política, filosófica o religiosa. La Escuela respeta la libre expresión de
todas las ideas siempre y cuando no atenten contra las buenas costumbres,
la convivencia la moral y la Constitución Nacional.

Libertad de aprendizaje esta se concibe como la posibilidad que tiene el
estudiante de ampliar sus conocimientos y ensayar nuevas formas de
aprendizaje a través de la utilización de diferentes fuentes de información
con métodos y rigor científico los fenómenos naturales y sociales para la
construcción y aplicación de los mismos, en beneficio propio y de la
sociedad.

La Educación permanente, la cual reconoce el desarrollo de la capacidad
de la persona y de la comunidad para aprender durante toda la vida.

Participación democrática, se refiere a la participación responsable para
tomar decisiones para el logro de la misión institucional.

Autogestión pedagógica, principio concebido como la capacidad de
autodeterminación y autodirección del estudiante para incorporar los
avances científicos en la realización de sus proyectos de vida personal,
institucional y comunitaria.

1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

DIRECCIÓN
ASESORES
EDUSUP

SUBDIRECCIÓN

INSPECCIÓN
DE ESTUDIOS

DEPARTAMENTO
EDUCACIÓN
SUPERIOR

DIRECCIÓN DE
POSTGRADOS
SECRETARIA

COORDINACIÓN
COODINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN
EDU. CONTINUADA
ACADEMICA GESTIÓN REGISTRO EDUCACIÓN BIENESTAR
Y POSTGRADOS
LEGAL Y AD/TIVA Y CONTROL DISTANCIA UNIVERSITARIO
PREGRADOS

DOCENTES

CAPITULO II. FUNCIONES

De acuerdo con la estructura organizacional a continuación se
presentan las funciones de cada uno de los cargos actuales
desempeñados en las áreas académica y administrativa, que
conforman el Departamento de Educación Superior.

En su orden jerárquico son las siguientes:

2.1. JEFE DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

: Jefe Departamento de
NOMBRE DEL CARGO
Educación Superior
: Inspector de Estudios
CARGO JEFE INMEDIATO
: Inspección de Estudios
DEPENDENCIA

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

Direccionar procesos educativos, a través de la implementación
de políticas y estrategias en las áreas académicas, pedagógicas y
administrativas, que garanticen el sostenimiento y consolidación
de la Escuela de Comunicaciones como institución universitaria.

FUNCIONES

DE ORDEN ACADÉMICO Y PEDAGÓGICO

1. Definir procedimientos y acciones de orden administrativo que
permitan operativamente la implementación de disposiciones de orden
académico emanadas por el consejo académico, la Dirección de la
Escuela de Comunicaciones, el Centro de Educación Militar y demás
instituciones que regulan las instituciones de Educación Superior.

2. Delimitar cursos de acción para abordar la implementación de
sistemas de evaluación y mejoramiento institucional a los diversos
programas de pregrado y postgrado ofertados por la institución.

3. Proponer ante el Consejo Académico la apertura de nuevos programas
académicos orientados a la comunidad civil y militar.

4. Propender por el desarrollo de la investigación para fortalecer
procesos académico-pedagógico y de desarrollo disciplinar.

DE ORDEN ADMINISTRATIVO

1. Elaborar anualmente el Plan Estratégico del Departamento de
Educación Superior y establecer los mecanismos metodologías y
controles efectivos para su diseño, difusión, implementación y
seguimiento.

2. Controlar el plan de mercadeo para garantizar la ampliación y
cobertura de los programas académicos.

3. Representar al Departamento de Educación Superior en las
diferentes actividades de carácter académico y administrativo.

4. Proponer convenios, alianzas estratégicas y acuerdos de cooperativas
con instituciones universitarias y del sector socio-productivo.

5. Promover convenios con las empresas del sector productivo, con el fin
de desarrollar estrategias comerciales.

6. Evaluar los niveles de rendimiento y logros alcanzados en cada uno de
los cargos referentes a los procesos académico-administrativos.

7. Realizar los diferentes informes de gestión derivados de los
procesos académico-administrativos realizados en la dependencia.

8. Presentar propuestas de mejoramiento de tipo administrativo para el
fortalecimiento y proyección de los servicios educativos.

9. Determinar las necesidades y de personal docente, infraestructura y
material didáctico y demás suministros requeridos para el
funcionamiento académico del Departamento de Educación Superior.

2.2. SECRETARIA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR


: Secretaria Departamento
NOMBRE DEL CARGO
Educación Superior
Educación Superior
DEPENDENCIA

MISIÓN DEL CARGO

Apoyar administrativamente al Departamento de Educación
Superior y mantener de forma permanente excelentes relaciones
públicas, que garanticen un servicio de alta calidad en beneficio de
los estudiantes y demás dependencias de la Escuela.

FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS

1. Promocionar con altos niveles de calidad los diferentes servicios que
la Escuela de Comunicaciones oferta.

2. Registrar en forma clara, ordenada, sistematizada y permanente los
usuarios potenciales que solicitan información sobre los programas
ofertados.

3. Orientar a los usuarios de forma adecuada los diferentes procesos
académicos – administrativos para llevar a cabo su vinculación a la
Escuela.

4. Apoyar oportuna y en forma adecuada la realización de los diversos
eventos académicos – administrativos que adelante el Departamento.

5. Consignar en forma escrita los acuerdos y decisiones tomadas con las
reuniones académicas o administrativas programadas por el
Departamento.

6. Elaborar las actas derivadas de las reuniones programadas por el
Departamento.

7. Elaborar informes de las actividades desarrolladas por el personal
vinculado al Departamento.

8. Informar al jefe inmediato sobre las actividades y compromisos que
la dependencia ha adquirido.

9. Informar al Jefe inmediato sobre cualquier novedad irregular del
Departamento.

10. Mantener una actitud de reserva y confidencialidad de la información
expedida por el Departamento.

DE ARCHIVO

1. Mantener actualizado y organizado el archivo de los diferentes
documentos emitidos por el Departamento.
2. Mantener formas de archivo de documentos seguras que garanticen la
conservación y el buen estado de los mismos.
3. Clasificar los archivos del sistema de acuerdo con su carácter y tipo
de proceso.
4. Mantener copias actualizadas y clasificadas en medio magnético de
todos los archivos del Departamento.

DE CORRESPONDENCIA

1. Clasificar la correspondencia recibida y entregada debidamente
radicada.

2. Radicar la correspondencia enviada y llevar el respectivo control.

OPERATIVAS

1. Digitar los diferentes documentos que se expiden por el
Departamento.

2. Elaborar las certificaciones, constancias y demás documentación
solicitada por los usuarios del programa.

3. Digitar los documentos generados por los asesores.

4. Manejar en forma apropiada los diferentes programas de sistemas
como el Excel, Power Point, Word, etc.

5. Mantener en orden todos los elementos, muebles y enseres y
espacios que conforman el Departamento.

6. Velar por el buen uso de los insumos y suministros de papelería que
utiliza el Departamento.

7. Realizar las demás funciones inherentes al cargo ordenadas por
superior inmediato.

2.3. DIRECCIÓN DE POSTGRADOS


: Dirección de Postgrados
NOMBRE DEL CARGO
: Jefe Dpto. Educación
Superior
DEPENDENCIA

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

Direccionar procesos educativos, en las áreas académicas,
pedagógicas y administrativas, que garanticen el sostenimiento y
consolidación de la Escuela de Comunicaciones como institución
universitaria, en el área de postgrados.

FUNCIONES
DE ORDEN ACADÉMICO

1. Definir procedimientos y acciones de orden académico que permitan la
implementación y desarrollo de los postgrados ofertados por la Escuela
de Comunicaciones, teniendo en cuenta las disposiciones del Consejo
Académico, la Dirección de la Escuela de Comunicaciones, el Centro de
Educación Militar y demás instituciones que regulan las instituciones
de Educación Superior.

2. Delimitar cursos de acción para abordar la implementación de sistemas
de evaluación y mejoramiento institucional a los diversos programas de
postgrado ofertados por la Escuela.

3. Proponer ante el Consejo Académico la modificación, actualización
académica de los programas académicos orientados a la comunidad
civil y militar.

4. Propender por el desarrollo de los procesos de investigación que la
Escuela realiza a través de los programas de postgrado que oferta.


1. Diseñar e implementar el plan de mercadeo para garantizar la
vinculación, selección y seguimiento a estudiantes

2. Promover el desarrollo de convenios con universidades y empresas que
garanticen la ampliación y cobertura de los programas académicos de
postgrado ofertados por la escuela.

3. Presentar al Departamento de Educación Superior el informe de
gestión de las diferentes actividades de carácter académico y
administrativo.

4. Proponer convenios y alianzas estratégicas con diferentes entidades
del sector de las telecomunicaciones e instituciones universitarias y
del sector socio-productivo.

5. Adelantar procesos de seguimiento académico a los estudiantes del
postgrado.

6. Presentar propuestas de mejoramiento de tipo administrativo para el
fortalecimiento y proyección de los servicios educativos de postgrado.

7. Determinar las necesidades de personal docente, material didáctico y
demás suministros requeridos para el funcionamiento académico del
área de postgrado.

8. Presentar informes de gestión académica y administrativa frente a l
desarrollo de los programas de postgrado.

9. Las demás funciones que el Jefe del Departamento de Educación
Superior le solicite y que sean coherentes con el cargo.

2.4. COORDINACIÓN ACADEMICA DE PREGRADOS


: Coordinador Académico de
NOMBRE DEL CARGO
Pregrados
Educación Superior
DEPENDENCIA

MISIÓN DEL CARGO

Direccionar y proyectar el fortalecimiento y crecimiento
institucional de los programas de pregrado, a través de la
implementación y desarrollo de modelos de gestión académico-
pedagógicos eficientes sustentados en prácticas de investigación
socio educativas y formativas.

FUNCIONES


1. implementar Desarrollar políticas y procedimientos de orden
académico, que permitan el mejoramiento de los procesos.

2. Coordinar los procesos de planeación, control y seguimiento de los
convenios con las empresas del sector de las comunicaciones y
telecomunicaciones, con el fin de desarrollar estrategias comerciales.

3. Promover convenios con universidades y desarrollar estrategias
académicas, para el fortalecimiento de los procesos de formación e
investigación.

4. Promover la creación de grupos, procesos, prácticas y proyectos de
investigación y desarrollo tecnológico en los programas de pregrado.

5. Hacer estudios de factibilidad para la creación de nuevos programas

6. Llevar el control de asistencia de los docentes de la Tecnología
Nocturna.

7. Implementar sistemas de selección, desarrollo, seguimiento y
evaluación del personal docente.

8. Presupuestar los recursos físicos y requerimientos financieros,
necesarios para el desarrollo de los programas de pregrado.

9. Presentar los informes de gestión de orden académico.

10. Coordinar las actividades académicas derivadas de los convenios
interinstitucionales.

DE ORDEN ACADÉMICO

1. Implementar procesos de evaluación institucional y de acreditación,
para el mejoramiento y ampliación de la cobertura de los programas
de pregrado.

2. Desarrollar procesos de evaluación académico pedagógicos que
permitan mejorar los niveles de formación.

3. Realizar encuentros de carácter académico, pedagógico e
investigativo que promuevan la integración de la comunidad
universitaria y el fortalecimiento de la proyección institucional.

4. Implementar proceso de seguimiento académico por medio de índices
de gestión.

5. Adelantar propuestas y proyectos relacionados con la
reestructuración ampliación y creación de nuevos programas, en el
área de pregrado.

6. Ajustar los modelos de gestión pedagógica que sustenten los
propósitos de formación y del plan de estudios, en el área de
pregrado.

7. Velar por mantener al día las aulas con los dispositivos para el
desarrollo de clases.

8. Ejercer control de los elementos que soliciten los estudiantes y
docentes para el desarrollo de clases.

9. Velar por mantener los laboratorios listos para el desarrollo de
prácticas de los estudiantes de la escuela y los de convenio con otras
instituciones.

10. Recepcionar y verificar las notas de calificaciones de los estudiantes
emitidas por los docentes.

11. Entregar a Registro y Control las notas emitidas por los docentes.

12. Realizar las demás funciones inherentes al cargo, solicitadas por el
superior inmediato.

2.5. DOCENTE


: Docente
NOMBRE DEL CARGO
: Director de Pregrados
DEPENDENCIA

MISIÓN DEL CARGO

Diseñar e implementar estrategias académico-pedagógicas, que
garanticen la formación integral de los estudiantes de los
programas ofertados, a través de la aplicación de las diferentes
técnicas, herramientas y mediaciones educativas.

FUNCIONES

DE ORDEN ACADÉMICO – PEDAGÓGICO

1. Valorar, conceptuar y consignar en las actas de calificaciones las notas
respectivas según los plazos establecidos por la Dirección de Programa.

2. Diseñar y elaborar material didáctico que contribuyan al desarrollo de
habilidades y competencias que consoliden el aprendizaje de los
estudiantes.

3. Asistir puntualmente a los eventos formativos y evaluativos de los
estudiantes programados por la Escuela.

4. Sugerir a la dirección de programa cambios y mejoras posibles en los
programas y procesos pedagógicos, didácticos e instrumentales que lo
sustentan.

5. Diseñar actividades de seguimiento a estudiantes, que permitan
monitorear sus avances, logros y desarrollos, con el fin de proponer
estrategias que permitan mejorar la relación enseñanza–aprendizaje.

6. Generar espacios académicos y pedagógicos, que fomenten la discusión,
reflexión crítica y participación de los estudiantes como medios de
apropiación, aplicación y transferencia de conocimientos.

7. Planear y diseñar ambientes y estrategias de aprendizaje, que permitan
dar cumplimiento a los objetivos trazados en los planes de estudios.

8. Promover el espíritu investigativos en los estudiantes, como actitud
permanente para la generación de nuevos conocimientos.

9. Mantener una actitud positiva ante los diferentes valores que promueve la
institución, a través de la difusión y motivación de los estudiantes de la
Escuela.


1. Entregar los reportes académicos en las fechas establecidas por la
Dirección de Programa.

2. Realizar los informes de orden académico y de seguimiento de los
estudiantes a cargo.

3. Notificar las ausencias de los estudiantes y realizar los reportes
respectivos.

4. Actuar como conducto regular de las diferentes solicitudes de orden
académico-administrativo.

5. Participar en los diferentes eventos de orden administrativo, propuestos
por la Dirección de Programa.

6. Actuar como jurados de grado y/o Directores de Proyectos de Grado, toda
vez que sean autorizados para ello.

superior inmediato.

2.6. COORDINACIÓN DE GESTIÓN LEGAL Y ADMINISTRATIVA


: Coordinador de Gestión
NOMBRE DEL CARGO
Legal y administrativa
: Jefe de Educación
Superior
DEPENDENCIA

MISIÓN DEL CARGO

Coordinar y direccionar convenios con entidades del Estado, sector
de las telecomunicaciones, instituciones universitarias y sector
productivo para la promoción de alianzas estratégicas en beneficio
de la Escuela de Comunicaciones.

FUNCIONES


1. Proponer convenios con entidades del estado y gobierno local
relacionadas con la proyección de la Escuela como institución
Universitaria.

2. Proponer acciones relacionadas con el acercamiento de entidades para la
realización de convenios interinstitucionales.

3. Verificar la autenticidad de los documentos relacionados con las
propuestas de convenio con la Escuela de Comunicaciones.

4. Realizar las gestiones necesarias para proyectar la Escuela como
Institución de Educación Superior.

5. Realizar las gestiones necesarias ante el Ministerio de Educación
Nacional, para la aprobación de los estándares de calidad, de acuerdo
con lo indicado en el decreto Ley 2566.

6. Realizar los trámites necesarios ante las autoridades competentes para
el cumplimiento de las normas emanadas por el Ministerio de Educación
Nacional, Icetex, Icfes y demás instituciones afines.

DE GESTIÓN

1. Asesorar a la Escuela de Comunicaciones en los aspectos relacionados
con la

2. Proponer ante el Consejo Académico el direccionamiento Jurídico de la
Escuela como institución de educación superior.

3. Realizar la gestión necesaria para que la Escuela de Comunicaciones
mantenga una relación de alto nivel con instituciones del sector
educativo y autoridades competentes en el municipio de Facatativá.

4. Revisar y conceptuar los anteproyectos de intención relacionados con
propuestas de convenio con la Escuela.

5. Apoyar técnicamente el seguimiento a las obligaciones y
responsabilidades indicadas en los convenios suscritos entre la Escuela y
otras instituciones.

6. Velar por el funcionamiento de los convenios suscritos por la Escuela y
otras instituciones.

7. Coordinar las diferentes reuniones de orden administrativo y operativo
entre la escuela y las instituciones con las que existen convenio.


1. Presentar los informes de gestión relacionados con las acciones
realizadas con entidades del sector educativo.

2. Participar en los diferentes eventos de orden administrativo, propuestos
por la Dirección de la Escuela.

3. Actuar como jurados de grado y/o Director de Proyecto de Grado, de
los estudiantes de la Tecnología.

superior inmediato.

2.7. COORDINADOR DE EVALUACIÓN REGISTRO Y CONTROL


:
NOMBRE DEL CARGO Coordinador de Evaluación
Registro y Control
:
CARGO JEFE INMEDIATO Jefe Dpto. Educ. Superior
DEPENDENCIA

MISIÓN DEL CARGO

Implementar procesos de gestión que permitan la conservación,
custodia y sistemas de información académica y administrativa que
permitan tomar decisiones relativas con la misión de la escuela de
Comunicaciones.

FUNCIONES

1. Asesorar al la Jefatura de Educación Superior con respecto a la
información generada en los procesos de sistemas de información
académica y administrativa.

2. Implementar políticas que permitan la creación de un sistema de
información gerencial para la toma de decisiones.

3. Coordinar con los docentes el recibo y entrega de notas de cada uno de los
programas ofertados por la Escuela.

4. Alimentar la base de datos de Registro y control.

5. Vigilar el ingreso correcto de notas remitidas por los docentes.

6. Presentar los reportes de notas

7. Fijar las notas en los períodos establecidos.

2.8. COORDINADOR DE EDUCACIÓN A DISTANCIA


: Coordinador de Educación
NOMBRE DEL CARGO
a Distancia
Educación Superior
DEPENDENCIA

MISIÓN DEL CARGO

Direccionar los procesos de gestión administrativa, pedagógica y
académica para la proyección y desarrollo de los programas que se
ofertan a través de la metodología de Educación Abierta y a
Distancia.

FUNCIONES


1. Promocionar y difundir los programas ofertados por la Escuela.

2. Coordinar actividades concernientes al diseño, edición y distribución de
medios maestros para Educación a Distancia.

3. Verificar el registro de notas emitido por la dependencia de registro y
control.

4. Gestionar las actividades de planeación, implementación, programación y
coordinación académica, del proceso de tutoría.

5. Establecer mecanismos de control administrativo que garanticen la
medición de la calidad del servicio de Educación a Distancia.
6. Planear la distribución de carga tutorial del semestre.

7. Proponer políticas administrativas de proyección para los programas de
Educación a Distancia.

DE ORDEN ACADÉMICO

Selección y evaluación de tutores para el desarrollo de programas académicos.

Establecer mecanismos de control al proceso de seguimiento de competencias.

Coordinar eventos de encuentros académicos, a través de diferentes medios.

Establecer un sistema de indicadores de gestión académica.

Implementar y controlar el buen funcionamiento académico, a través de
indicadores de gestión

2.9. COORDINACIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO


: Coordinador de Bienestar
NOMBRE DEL CARGO
Universitario
Jefe Departamento de
CARGO JEFE INMEDIATO :
Educación Superior
Inspección de Estudios
DEPENDENCIA :

MISIÓN DEL CARGO

Programar y coordinar actividades orientadas al desarrollo integral
de los estudiantes, para el logro del bienestar de la comunidad
posibilitando el desarrollo físico, psicoafectivo, espiritual, moral,
social y cultural.

FUNCIONES


1. Diseñar estrategias que permitan la creación de convenios con empresas
productivas del entorno.

2. Proponer convenios con diferentes universidades ubicadas en el municipio
de Facatativá.

3. Diseñar estrategias para la creación y mantenimiento de un clima
organizacional que propicie el desarrollo del talento humano para los
estudiantes y funcionarios.

4. Crear el comité local de Bienestar Universitario.

5. Elaboración y ejecución del programa semestral de Bienestar Universitario.
6. Planificar los proyectos y acciones para mejorar el impacto del servicio
educativo en la comunidad.

7. Promover asesoría de tipo psicológico, salud y pastoral en beneficio de la
comunidad educativa.

8. Coordinar eventos de tipo cultural y deportivo que permitan la integración
de la comunidad educativa.

9. Promover eventos que permitan conocer las habilidades y destrezas de los
estudiantes.

10. Conocer las habilidades artísticas para la creación de grupos musicales,
tunas o coros en beneficio de los estudiantes.

11. Participar en los eventos deportivos realizados por las diferentes
organizaciones universitarias del sector.

DE ORDEN ACADÉMICO

1. Coordinar los diferentes cursos propuestos por la escuela.

2. Planear los diferentes cursos, seminarios y demás eventos de orden
académico.

2.10. COORDINACIÓN EDUCACIÓN CONTINUADA Y POSTGRADOS


: Coordinador de Postgrados
NOMBRE DEL CARGO
Jefe Departamento de
CARGO JEFE INMEDIATO :
Educación Superior
Inspección de Estudios
DEPENDENCIA :

MISIÓN DEL CARGO

Coordinar actividades administrativas y operativas relacionadas con
el desarrollo de postgrados programados por la Escuela,
manteniendo un alto nivel de calidad y excelencia académica.

FUNCIONES


1. Velar por mantener al día los dispositivos como computador, video bean,
telón, y los demás medios audiovisuales necesarios para dictar las
diferentes cátedras.

2. Mantener debidamente coordinado con los docentes las diferentes
actividades relacionadas con el postgrado.

3. Ejecutar las actividades de orden administrativo relacionadas con la
consecución y vinculación de estudiantes para los cursos de postgrado
programadas por la Escuela.

4. Desarrollar las estrategias de mercado que permitan la vinculación de
estudiantes para los programas no formales ofertados por la Escuela.

5. Mantener un archivo y una base de datos de los estudiantes
programados en los cursos de postgrado.

6. Apoyar administrativamente las diferentes actividades programadas
para el buen desarrollo de los programas de postgrado.

7. Apoyar el desarrollo logístico para la realización de eventos y cursos
programados por la escuela.

8. Apoyar administrativamente las actividades de registro y control,
manejo y hojas de vida de los estudiantes de postgrado.

DE ORDEN ACADÉMICO

1. Coordinar los diferentes eventos de orden académico externos para el
desarrollo y cumplimiento de las actividades de los postgrados.

2. Coordinar las actividades de logística relacionadas con la Universidades
en convenio.

3. Verificar los documentos recibidos por los estudiantes de postgrado,
para efectos de su respectiva titulación.

4. Decepcionar las planillas de notas de los docentes para su posterior
ingreso a registro y control de los estudiantes de postgrado.

superior inmediato.

CAPITULO III. PROCEDIMIENTOS

A continuación se presentan los diferentes procedimientos de orden
administrativo y académico que se desarrollan en el área de Educación
Superior, los cuales tiene como objetivos los siguientes:

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo
•
Evitar la alteración arbitraria de las actividades y tareas
•
administrativas.
Simplificar la responsabilidad por fallas y errores
•
Facilitar las labores de auditoria y de evaluación del control interno.
•
Contribuir a la reducción de costos gracias al incremento de la
•
eficiencia.
Ofrecer pautas de evaluación de los diferentes procesos mediante la
•
técnica del mejoramiento continuo.
Definir políticas y normas que direcciones el marco de actuación de
•
las diferentes dependencias.

Gráficamente se pueden aprecia El siguiente diagrama de flujo

PROCESO ACADÉMICO ADMINISTRATIVO
GENERAL
Diagrama de Flujo

usuario

Eventos
Información académicos
Matrícula

Almacén

Registro y Control Seguimiento
Académico Académico

Evaluación
Base
De
Datos

CONTEXTO

3.1. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL

Es un sistema de gestión de documentos que permite garantizar la
conservación, custodia y tratamiento de la información de los estudiantes que
se vinculan a la Escuela para adelantar actividades académicos.

A continuación de presentan la normatividad general, el objetivo, las políticas y
los índices de gestión para evaluar los procedimientos involucrados en ésta
área.

ESCUELA DE COMUNICACIONES MILITARES
DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

PROCESO; Registro Y Control Académico
1. MARCOS DE ACTUACIÓN

Se considera como referente el reglamento general de archivo,
1.1.Normatividad
expedido por el Archivo General de la Nación, para entidades públicas.
Así mismo se considerara los preceptos constitucionales relacionados
con el derecho a la intimidad y el habas data.
Sistematizar de forma ordenada los documentos generados en la
1.1.2.Objetivos
institución producto de las actividades académicas y administrativas,
de tal manera que se garantice su conservación, custodia,
mantenimiento y utilización acorde con su ciclo de vida.
Para archivar la documentación se tendrá en cuenta las diferentes
fases de formación del archivo así: De gestión. , inactivo y
perramente.
Los documentos se archivaran por estudiante, programa y
1.1.3.. Políticas
Facultad.
La circulación de los documentos es de carácter restringido a
personas autorizadas por la jefatura de la dependencia.
El préstamo de los documentos se adelantará mediante un formato
que discrimine el solicitante, tiempo de entrega, tiempo de
devolución y firma de entregado y recibido.
Se prohibe la salida de documentación de la dependencia hacia
otras dependencias o fuera de la institución.
2.INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO
-Número de inconsistencias por Documento y registro archivado.
-Capacidad de respuesta para atender un usuario.
-Nivel de satisfacción del cliente interno y externo.
Numero de recursos humanos, técnicos empleados en relación con el numero de usuarios
matriculados.
Flexibilidad para atender variaciones en la demanda de usuarios y en la incorporación y

adaptabilidad a la tecnología.
Numero de proceso sistematizados con relación al desarrollo de procesos manuales.
Calidad, pertinencia y nivel de utilidad de las formas impresas involucradas en el proceso.
Numero de Estudiantes evaluados vs registros realizados.
Contribución oportuna a la toma de decisiones administrativas y académicas.

3.1.1. Procedimiento de información

Es el proceso mediante el cual se dan las indicaciones generales para que el
aspirante conozca la institución y se informe sobre los requerimientos para su
ingreso a un programa ofertado por la Escuela.

La sección de información se encargará de generar un listado, en el cual se
relacionen los nombres completos, numero de cédula, dirección y teléfono de
los aspirantes.


Procedimiento de Información
Para adelantar el proceso de información se considerara la
1.1.Normatividad
normatividad interna relacionada en los acuerdos internos, los
reglamentos académicos y los referentes generales que demanda la ley
30 de 1992.
Establecer vínculos entre la institución y la comunidad, a través de
1.2.Objetivos
diversas estrategias de mercadeo, que garanticen la ampliación de la
cobertura de los servicios educativos

-Los usuarios individuales e institucionales serán registrados en la
base de datos.
Los procesos de información deben sustentarse en servicio al
1.3. Políticas
cliente de alta calidad, de tal manera que garantice el
posicionamiento institucional.
No se ofertara servicios o programas académicos que no se
encuentren sustentados en informes escritos oficiales.

2. INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO

Capacidad de respuesta para atender un usuario.
Nivel de satisfacción del cliente interno y externo.

matriculados.
Posicionamiento de la imagen institucional.
Numero de aspirantes atendidos vs estudiantes matriculados.
Claridad, oportunidad y pertinencia de la información suministrada.
Numero de reclamos por inconsistencias presentadas en el proceso de vinculación y
obtención de servicios.

A continuación presentamos el diagrama de flujo que representa el
procedimiento de información de orden individual e institucional.

PROCESO DE INFORMACIÓN PARA
USUARIOS INSTITUCIONALES

USUARIO
POTENCIAL

CONTACTO
INICIAL

Inducción
Evento de
General
promoción
institucional

Presentación
De Portafolio

NO
¿
Inscri
pción

Refuerzo de
mercadeo
si

BASE
Generar DE
listado DATOS

PROCESO DE INFORMACIÓN PARA
USUARIOS INDIVIDUALES

USUARIO
POTENCIAL

CONTACTO
INICIAL

Inducción
General
institucional

Ofrecimiento de
programas

NO
Inscri
pción

Refuerzo de
mercadeo
si

BASE
Generar DE
listado DATOS

3.1.2. Procedimiento de admisión

Es el procedimiento en el cual se reciben en su totalidad los documentos
requeridos para estudio y aprobación por parte de la coordinación académica, a
fin de obtener la vinculación de un aspirante como posible estudiante regular
de la Escuela, para tal efecto se deben considerar las siguientes actividades:

a. Recepción pagos de inscripción: El aspirante deberá cancelar los
derechos pecuniarios correspondientes y entregar a la Coordinación de
Registro y Control el recibo de pago.

b. Diligenciamiento de la inscripción: El aspirante deberá diligenciar el
formulario diseñado para tal fin (Véase anexo A), adjuntando los
siguientes documentos:

1. Fotocopia ampliada al 100% del documento de identidad
2. Fotocopia autenticada al 100% de la libreta militar (varones).
3. Fotocopia autenticada del diploma de bachiller.
4. Fotocopia autenticada del Acta de grado.
5. Original del Examen del Icfes.
6. Original de los certificados de 6 a 11 grado.
7. Original del registro civil de nacimiento.
8. Dos fotos de 3x4 fondo azul.

c. La Sección de información, recibirá los documentos y verificará el buen
estado de los mismos, los cuales entregará debidamente archivados de
forma ascendente en orden anteriormente descrito, cerrando con el
formato de observaciones de documentación (véase anexo B), a la
coordinación de registro y control.

Para los cursos de extensión universitaria la inscripción de usuario se
realizará con el documento de identidad y la hoja de vida.

d. Forma de Archivo: Al interior de la carpeta en su parte superior
izquierda deberán archivarse en forma cronológica, aquellos documentos
tales como las fotocopias de los originales de correspondencia recibida,

copia de la correspondencia enviada por la Escuela con firma de recibido
y demás documentos de orden administrativo y académico.

En la parte superior derecha deberán archivarse los documentos de orden legal
establecidos en el orden del literal b.

e. Los recibos de pago por cualquier concepto deberán remitirse a la
sección de cartera, dejando una copia en la carpeta del estudiante.

f. Toda carpeta deberá ser identificada con los apellidos y nombre
completos del estudiante y archivarse en forma alfabética, además, en
el compartimento del archivo designado al programa respectivo.

g. Al aspirante se le entregará la credencial de inscripción debidamente
firmada por la sección de cartera y la coordinación académica

h. Después de realizado el proceso de inscripción archivarán los
documentos del aspirante y simultáneamente se transcribirán los datos
del formulario de inscripción, para alimentar la base de datos del
sistema de Registro y Control.

i. Una vez realizado el proceso de alimentación de datos a la base de
Registro y control, la coordinación Académica y de Bienestar
Universitario procederán a la aplicación de pruebas psicológicas y de
actitud matemática y física.

j. Terminadas las anteriores actividades, el Área de Registro y Control
publicarán la lista de los Aspirantes Admitidos para ingresar al programa
respectivo.

3.1.3. Procedimiento de matricula

Definición: Es el acto por medio del cual se formaliza el ingreso de los
estudiantes nuevos y antiguos como usuarios regulares de la institución, en
este procedimiento se constata que el estudiante y/o aspirante admitido
cumplió con los requisitos exigidos por la Escuela y se comprometió a acatar las
normas estipuladas en el Reglamento Académico y demás normas vigentes que
sena dictadas posteriormente por la Escuela.


PROCESO Matricula

Para adelantar el proceso de matrícula se considerara las disposiciones
1.1.Normatividad
generales emanadas en la ley 30, en sus artículos 8,9,10 y 14, la LEY
65 DE 1993 y el acuerdo interno que sustenta el reglamento
estudiantil.
Garantizar de forma ordenada y sistemática la vinculación de los
1.2.Objetivos
estudiantes a la institución, para la realización de actividades de
control y seguimiento académico- administrativo, a través de la
legalización de la matrícula.
No se pueden matricular estudiantes que no presenten los
documentos completos exigidos por la institución.
Ningún estudiante podrá matricularse sin haber presentado los
resultados del examen de estado – ICFES en Original.
1.3. Políticas
Ningún estudiante podrá matricular ninguna asignatura sin cumplir
prerrequisitos.
Un estudiante no podrá cursar más de un programa académico en la
institución.

2.INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO
-Numero de inconsistencias por Formato efectuado.
-Capacidad de respuesta por unidad de tiempo empleado para atender un usuario.
-Número de formatos realizados vs formatos anulados.
-Nivel de satisfacción del cliente interno y externo.
matriculados.
Flexibilidad para atender variaciones en la demanda de usuarios y en la incorporación y
adaptabilidad a la tecnología.
Numero de proceso sistematizados con relación al desarrollo de procesos manuales.
Calidad , pertinencia y nivel de utilidad de las formas impresas involucradas en el proceso.

Las actividades relacionadas a continuación deberán ser realizada por el Área
de Registro y Control:

a. Recepción del formulario de matricula (véase anexo B), debidamente
diligenciado por el estudiante.

b. Archivar los formularios de matrícula en cada una de las carpetas de los
estudiantes.

c. Recibir del estudiante la consignación expedida por el banco y verificar
que contenga los siguientes datos:

Nombres y apellidos completos del estudiante
Nombre del programa a que pertenece
Semestre que cursa actualmente
Concepto de pago (Inscripción, Matricula, derechos de grado,
Certificaciones, Constancias, Carnet, etc.)

d. Remitir a la sección de cartera, el original y 3 copias del recibo de
consignación.

e. Ingresar cada una de las asignaturas que el estudiante matriculó de
acuerdo con el Plan de estudios, previos visto bueno de la coordinación
académica, con el fin de evitar que se cursen asignaturas sin cumplir
prerrequisitos.

f. Previo pago de los derechos pecuniarios el Área de registro y Control
remitirá al estudiante a la sección de inteligencia para efectos de la
expedición del carnet estudiantil.

g. Finalmente, el Área de registro y Control deberá generar listados de
estudiantes matriculados por curso para ser entregados a las
coordinaciones académicas.

h. Entregar reglamento estudiantil.

Gráficamente se puede observar las actividades para el adelantar el
procedimiento de matrícula.

PROCESO DE MATRICULA
Diagrama de proceso

Usuario

Entrega de
documentos

Revisión de
documento

si
Organizar hoja de
¿
vida

Inscripción

Recepción
consignación

Registro de
Matrícula

Formato
Legalización
matrícula
matrícula

Entrega Base de
paquete datos

PROCESO: Matrícula UNIDADES RESPONSABLES
INFORMAC COORDINACIÓN REGISTRO Y CONTROL ALMACÉN CONTABIL
ACTIVIDADES
Procedimiento
IÓN ACADÉMICA IDAD
1.El aspirante recibe
información
2Recepción formulario de
inscripción.
3. Recepción y revisión de
documentos.
VINCULACIÓN 4. Apertura de hoja de vida.
5.Recepción de consignación.
USUARIOS
6.Diligenciamiento formato de
A
PROGRAMAS matricula.
ACADÉMICOS 7.Entrada al sistema
6.Legalización Matricula (*)
7.Entrega Copia No.1 al
estudiante
8.Entrega de paquete educativo
al estudiante.
9.Envío de Copia No.2
10. Envió De original de
formato matricula
11. Realización de
procedimientos contables

Salidas de información Informe Relación de estudiantes Registro de matricula Salidas de Soportes
aspirantes vinculados. Listados por programas inventario contables
Informe perfil de Ingresos
entrada.

3.1.4. Procedimiento de recepción de notas

Es el procedimiento mediante el cual, se establecen los registros de ingreso
de notas a la base de información, con el fin de adelantar procesos de
vinculación, publicación y seguimiento de los estudiantes.

Las actividades a realizar son las siguientes:

a. Recepcionar las actas de calificaciones expedidas por los docentes
que la coordinación académica entrega para su ordenamiento,
sistematización y archivo, por estudiante, periodo, programa y
asignatura.
b. Introducir a la base de datos las notas correspondientes
consignadas en las actas de calificaciones parciales y finales
entregadas por la coordinación académica, (véase anexo G y H).
c. Entregar a las coordinaciones académicas los informes y registros de
notas individuales parciales y finales.

3.1.5. Generación de informes y estadísticas

Para efectos de la toma de decisiones de orden administrativo, académico,
pedagógico y financiero es necesario que el Área de Registro y Control,
genere los siguientes informes y listados:

Listado de aspirantes por programa
Listado de estudiantes matriculados
- Por periodo académico
- Por Asignatura cursada
- Por tipo de programa

Listado de estudiantes egresados
Listado de Retención, repitencia y mortalidad académica.

3.1.6. Procedimiento de expedición de certificaciones

Las actividades a desarrollar para adelantar tal procedimiento son las
siguientes:

a. Recepción y registro de los requerimientos de los estudiantes o
dependencia solicitante.
b. Registro en el libro de actas de entrega de documentos, señalando
nombres y apellidos completos, fecha de solicitud, fecha de
entrega y firma de recibido.
c. Elaboración de la constancia y certificación en original y copia
(véase anexo B), expedida por la Coordinación de Registro y
Control.
d. Entrega a la Inspección de estudios para su firma a fin de
obtener su legalización.
e. Recepción de la documentación por parte de la Coordinación de
Registro y Control para la entrega de la original al estudiante y la
copia para el archivo en la hoja de vida del estudiante..
f. Consignar en el libro de actas en el espacio destinado para tal fin.
La fecha de entrega del documento y la firma de recibido.

Gráficamente podemos observar las anteriores actividades mediante el
siguiente diagrama de flujo.

PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO

USUARIO

Evaluación de
aprendizajes

Registro de Recepción de notas
datos matricula

RECOPILACIÓN DE
INFORMACIÓN

Base de datos

REPORTES Y
ESTADÍSTICAS
ACADÉMICOS

PROCESO: Registro y Control Académico UNIDADES RESPONSABLES
INFORMACIÓN COORDINACIÓN REGISTRO Y CONTROL CONTABILIDAD
Procedimiento Actividades
ACADÉMICA
1.Recepción de la solicitud del
estudiante.
2.Registro solicitud en libro acta
documentación expedida.
3. Enviar relación de solicitudes
4.. Recepción de la
consignación de pago.
EXPEDICIÓN DE 5. Legalización contable del
CERTIFICADOS Y pago.
NOTAS 4. Elaboración de certificaciones
(Original y una copias)
5. Legalización de la
certificación.
6.Entrega de certificaciones
7.Solicitar firma de recibido en
el libro de actas.
8.Archivar copia con firma de
recibido

Registro de Certificaciones y Soportes
Salidas de información
solicitudes constancias contables


Actividades INFORMACIÓN COORDINACIÓN REGISTRO Y CONTROL
Procedimiento
ACADÉMICA
1.Recepción de actas de
calificaciones, notas e información de
retorno
2. Envió de calificaciones para ser
sistematizadas.
3. Clasificación y organización de las
notas por programa.
4.Entrada de notas al sistema por
estudiante.
SISTEMATIZACIÓN 5. Realizar copia de seguridad en
Y medio magnético.
6.Elaboración de reportes individuales
REPORTE DE de notas ( dos Copias)
NOTAS 7.Archivar copia uno en la carpeta del
estudiante.
8.Enviar copia No.2 a La
coordinación académica.
9.Legalización de notas.
10Publicación de notas y/o envió de
resultados.

Duplicación de Informes de Registros
notas. gestión académica académicos
individuales


INFORMACIÓN COORDINACIÓN REGISTRO Y CONTROL
ACADÉMICA
1. Solicitud de reportes de
información
2.Recepción de la solicitud d la
coordinación
3.Registro solicitud en libro acta
documentación expedida.
ENTREGA DE 4 Elaboración de Estadísticas
INFORMES Y (Original y una copia)
REPOTES 6. Copia en medio magnético
7.Enviar estadísticas
7.Solicitar firma de recibido en
el libro de actas.
8.Recepción de estadísticas.
8.Archivar copia con firma de
recibido

Informes de Listados y estadísticas
generales y
gestión
específicos por
Académica.
programa

3.2. PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

Es el proceso mediante el cual se desarrollan un conjunto de actividades de
orden cultural, intelectual, académico, recreación y bienestar personal físico y
moral, permitiendo mantener un alto clima de bienestar estudiantil y elevar a
la par los niveles de compromiso y pertenencia institucional.

PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO

Se considera como referentes de actuación el PEI, la Ley 30/92, el
1.1.Normatividad
Estatuto de Bienestar Universitario, La ley 115/94 y los criterios del
CNA para valorar las acciones de esta área.
Propiciar la formación integral de los miembros de la comunidad
1.1.2.Objetivos
educativa, a través de prácticas de formación y capacitación que
permitan la pertenencia y ambiente alto de clima organizacional..

Los proyectos se desarrollarán atendiendo a la formación integral
de la comunidad universitaria
El 2% de los Ingresos de la Escuela deberá ser destinados para los
proyectos de Bienestar..
1.1.3.. Políticas
Los proyectos deberán incluir a todos los miembros de la
comunidad universitaria.
Las acciones generadas deben tender a mejorara el clima
organizacional.
2. INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO
Niveles de satisfacción del cliente interno y externo
Numero de proyectos diseñados vrs. Proyectos implementados.
Capacidad de gestión para optimizar recursos.
Capacidad de liderazgo para promover la integración y el sentido de pertenencia
institucional.

Las áreas de trabajo de bienestar universitario son las siguientes:

3.2.1. Área psicológica

Es el área encargada de desarrollar programas durante el año escolar que
permitan mejorar las condiciones de la relación entre el hombre como ser
social y el mejoramiento de su comportamiento.

3.2.2. Área Biológica

Desarrolla programas durante el año escolar que permitan mejorar las
condiciones de orden biológicos de los estudiantes de los diferentes programas
académicos.

3.2.3. Área social

Se encarga de desarrollar programas que permitan mejorar las condiciones de
orden social de los estudiantes, con el fin de interactuar con los demás
miembros de la escuela.

3.2.4. Área Espiritual

Se encarga de desarrollar programas que permitan mejorar las condiciones de
orden espiritual de los estudiantes de los diferentes programas académicos.

Los procesos de planeación, ejecución y seguimiento para adelantar el
desarrollo de las actividades de bienestar son las siguientes:

a. Presentación del proyecto a desarrollar
b. Someter los proyectos a estudio y aprobación por parte del superior
inmediato.
c. Presentación del informe final con índices de gestión, después de
realizado el evento.

3.2.5. Procedimiento de planeación y desarrollo de proyectos

Las actividades que se tendrán en cuenta para adelantar el procedimiento de
planeación y desarrollo de proyectos de bienestar universitario son las
siguientes:

a. Diseño de plan de trabajo anual que contemple los proyectos a
desarrollar en las diversas áreas mencionadas anteriormente,
conteniendo como mínimo los siguientes aspectos:

Preliminares
-
Problemática
-

Objetivos
-
Fase de desarrollo
-
Metodología
-
Costos y
-
Cronograma de actividades.
-

b. Presentación del proyecto para su aprobación ante la dirección del
Departamento de Educación Superior.
c. Presentación del presupuesto de inversión para su aprobación a la
subdirección de la escuela de Comunicaciones.
d. Difusión de los proyectos aprobados dentro de la comunidad
universitaria, mediante reuniones, boletines, publicaciones en
cartelera o cualquier otro medio publicitario.
e. Implementación de los diversos programas del plan de acción.

3.2.6. Procedimiento de evaluación y seguimiento

Las actividades que se tendrán en cuenta para evaluar los programas de
bienestar universitario son los siguientes:

a. Realización de las actividades de seguimiento y evaluación a los
programas en proceso.
b. Elaboración de informes mensuales de gestión para ser entregados
al Jefe del Departamento, con el propósito de adelantar ajustes y
mejoras.
c. Definición de posibles convenios y acuerdos para el fortalecimiento,
ampliación de la cobertura y mejoramiento de la calidad de los
servicios ofertados.
d. Presentación del informe anual del impacto de las actividades
desarrolladas.

Gráficamente se puede observar el procedimiento en el siguiente diagrama de
flujo:

PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

USUARIO
POTENCIAL

PLANEACIÓN

NO
Apro-
bación

DESARROLLO
EVENTO ACAD.

SEGUIMIENTO

EVALUACIÓN

Genera
BASE
INFORME
DE
DE GESTION
DATOS

3.3. PROCESO DE EDUCACIÓN CONTINUADA

La Extensión Universitaria se considera como una función educativa no formal,
continua y permanente, que contribuye a la solución de problemas
socioproductivos de la comunidad en general, del contexto empresarial, con un
alto sentido de responsabilidad y proyección social.

3.3.1. PROCEDIMIENTO GENERAL

Existen diferentes formas para el desarrollo de la gestión de educación
continuada, básicamente las relacionadas con el proceso administrativo de
Planeación, Ejecución, Evaluación y Seguimiento.

a. Procedimiento de planeación

Realizar un estudio de las necesidades del entorno que sustentan
-
la realización del estudio.
Establecer un diagnóstico con respecto a los programas que
-
ofertan las universidades del entorno.
Elaborar los planes de oferta de servicios de acuerdo con los
-
términos de referencia estipulados por la escuela. (véase Anexo
C)
Elaborar un plan de actividades incluyendo costos, puntos de
-
equilibrio y programación académica.
Someter a aprobación por parte del comité los proyectos de
-
extensión universitaria.
Revisar y ajustar los proyectos en ejecución a partir de la
-
retroalimentación del proceso de evaluación.

b. Procedimientos de ejecución

Difundir y promocionar los diferentes programas de extensión
-
continuada ofertadas por la escuela de Comunicaciones.
Programar actividades relacionadas con la inducción a los
-
estudiantes que se vinculan por primera vez.

Vincular los diferentes docentes para el desarrollo de los
-
proyectos educativos de extensión.
Desarrollar las actividades académicas pertinentes, de acuerdo
-
con la programación realizada.
Programar las sesiones de cierre académico como clausuras y
-
otros eventos requeridos para la legalización y certificación de
los cursos.

c. Procedimientos de evaluación

Coordinar los eventos de evaluación diagnóstica y formativa de
-
los usuarios de los proyectos de extensión.

Realizar los ajustes necesarios para reordenar los procesos de
-
evaluación de todos los estudiantes y docentes.

PROCESO DE EDUCACIÓN CONTINUADA

USUARIO
POTENCIAL

PLANEACIÓN

NO
Apro- CERTIFICACIÓN
bación

DESARROLLO
EVENTO ACAD.

SEGUIMIENTO

EVALUACIÓN.
REGISTRO. Y
CONTTOL.

BASE
Genera
DE
INFORME
DATOS
DE GESTIÓN

3.4. PROCESO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

Es una unidad académica que a través de la metodología del autoaprendizaje y
la autoformación permite ofertar diferentes programas y servicios educativos,
caracterizándose por la separación física temporal entre tutores y
estudiantes.

Utiliza diversas metodologías basadas en nuevas tecnologías de información.

3.4.1. Procedimiento de inscripción

Es el proceso mediante el cual el estudiante cancela los derechos pecuniarios
correspondientes y envía vía fax los recibos de pago al Área de Registro y
Control para los efectos de inscripción, quienes se encargarán de los
procedimientos pertinentes.

Los demás pasos del proceso de inscripción serán iguales a los relacionados en
el numeral 1.3. del presente manual.

3.4.2. Procedimiento de matricula

El proceso de matricula es similar al indicado en el numeral 1.4. del presente
manual, incluyendo además los siguientes pasos:

Remisión paquete educativo con los siguientes documentos
-
Módulos en medio escrito
-
Módulos en medio magnético
-
Módulos en CD
-
Guías de apoyo técnico
-
Evaluaciones de cada una de las asignaturas
-
Programación académica incluyendo los diferentes eventos
-
académicos y el cronograma de actividades
Material de apoyo didáctico pertinente
-
Material del módulo introductorio y
-

Copia del formulario de matrícula.
-

b. Registrar en el libro de correspondencia enviada el número de la guía de
envío y registro de salida de almacén.

3.4.3. Procedimiento de inducción nivel introductorio

Es el evento educativo mediante el cual los estudiantes reciben la información
sobre el proceso y la metodología de enseñanza aprendizaje, que se debe llevar
a cabo, para adelantar su formación en educación a distancia.

Este proceso se debe realizar de la siguiente manera:

Desarrollar eventos de inducción por asignatura.
•
Programar tutorías para el desarrollo de talleres prácticos.
•
Implementar el proceso de retroalimentación, en el cual se
•
exprese la aplicación y transferencia de los conceptos de la
educación a distancia.

3.4.4. Procedimiento de tutoría

La tutoría se considera como un espacio que garantiza situaciones de
autoaprendizaje, en los cuales los estudiantes participan responsablemente
ante los procesos de aprender a aprender, donde estos son capaces de auto
dirigirse, utilizando los recursos que le plantee la institución y el entorno.

La tutoría contempla de las siguientes disposiciones:

a. Programar las fechas de atención al estudiante por el medio
seleccionado.

b. Disponer de los recursos existentes en forma óptima.

3.4.4.1. Etapas de la tutoría

Para la realización de una tutoría el docente deberá considerar las siguientes
actividades para cumplir con las siguientes etapas:

a. Etapa de inducción:

En esta etapa el tutor motiva y sensibiliza al estudiante acerca de
-
la importancia de la apropiación de los conocimientos.
El tutor apoya el proceso de diagnóstico de las necesidades del
-
proceso de aprendizaje individual como grupal.
El tutor establece los niveles de conocimiento previos que el
-
estudiante posee sobre un tema.
El tutor establece los criterios de orden administrativo y
-
académico que sustenta el proceso de aprendizaje del estudiante.

b. Etapa de apoyo:

El tutor realiza actividades de formación y capacitación que
-
faciliten autodiagnósticos de las necesidades de aprendizaje, la
auto dirección para apropiar y transferir conocimiento.
El tutor identifica el potencial de autoaprendizaje del usuario.
-
El tutor induce a los estudiantes a procesos de reflexión y acción
-
organizada para aplicar el conocimiento.
El tutor orienta y asesora el proceso de autoaprendizaje en
-
relación con los contenidos y la metodología propia del área
estudiada.
El tutor evalúa en forma efectiva y sistemática el rol del usuario
-
como responsable del proceso de aprendizaje.
El tutor promueve y anima los procesos de interacción y
-
participación académica y social.
El tutor apoya y orienta el desarrollo de pensamiento autónomo,
-
critico y creativo de los usuarios.
El tutor define y aplica los procedimientos eficaces para el
-
desarrollo de los usuarios.

c. Etapa de Retroalimentación

Es un proceso en el cual el tutor responsable del área objeto de estudio,
expresa los niveles de rendimiento de los estudiantes en términos
cuantitativos y cualitativos en relación con el dominio con unos objetivos
de aprendizaje, asimismo, aprecia el grado de aprovechamiento de los

estudiantes en el desarrollo de la apropiación, aplicación y transferencia
de conocimientos y potencialización de competencias.

Las actividades que deben ser realizadas por el tutor son las siguientes.

Establecer las causas y los factores que intervienen en el éxito o
-
fracaso de los resultados del estudiante.
Examinar y evaluar los niveles de acierto o fracaso de los
-
productos, procesos y aprendizajes que el estudiante refleja en
sus evaluaciones.

3.4.4.2. Tipos de tutoría

Se pueden ejercer diferentes formas de tutoría, dependiendo de los medios
que se tengan a disposición, por ejemplo:

a. Tutoría presencial
b. Epistolar
c. Telefónica
d. Audioconferencia
e. Virtual
f. Videos interactivos
g. Simulaciones
h. Realidad virtual
i. Teleconferencia
j. Páginas de consulta interactiva

El tutor responsable se encargará de diligenciar el formato de seguimiento
académico, (véase anexo E), el cual una vez diligenciado deberá reposar en
la carpeta del estudiante.

3.4.4.3. Procedimiento de seguimiento

Es el acto académico mediante el cual el tutor realizará un seguimiento a la
evolución de los procesos de autoaprendizaje (Véase anexo E).

Posteriormente el tutor, realizara el acto administrativo, el cual consiste en
revisar el control de envío de trabajos en los plazos estipulados, atendiendo
a las fechas programadas para tal fin.

Además el tutor deberá hacer las siguientes acciones:

Revisar los documentos de las carpetas de los estudiantes activos
•
Definir el estado académico y administrativo de los estudiantes
•
en el proceso de educación a distancia.
Contactar a los estudiantes para reportar novedades académicas
•
y administrativas.
Consignar información en el formato de seguimiento.
•

3.4.4.4. Procedimiento de evaluación

Las actividades son las siguientes:

a. La sección de archivo y correspondencia recibirá cada uno de los
trabajos remitidos por el estudiante, los cuales deberán ser radicados
en un libro y entregados al tutor responsable de la asignatura.
b. El tutor diligenciará la información de retorno (véase anexo D), en
original y copia atendiendo a la evolución de los productos procesos y
aprendizajes.
c. Registra en el programa de Registro y Control la notas respectiva.
d. Archivar la copia de la información de retorno en cada una de las
carpetas de los estudiantes.

PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS ADMINISTRACIÓN DE EDUCACIÓN A
DISTANCIA.

ESTUDIANTE

MATRICULA

INDUCCIÓN

DESARROLLO
TUTORIAS
SEGUIMIENTO

EVALUACIÓN

RETROALIMEN-
TACIÓN ENVIÓ DE
CORRESPONDE
NCIA
NO
APRUEBA

REGISTRO Y
SI
CONTROL

REGISTRO
BASE DE INDIVIDUAL
DATOS

CAPITULO IV. PROCESO DE COORDINACIÓN Y DIRECCIÓN
ACADÉMICA

4.1. DEFINICIÓN

Son las actividades de gestión académica que permiten la integración entre los
estudiantes de los diversos programas y la institución, a fin de garantizar la
prestación de servicios académicos de alta calidad.

PROCESO COORDINACIÓN ACADÉMICA

NORMATIVIDAD Se considera como referente de actuación las Leyes
30 de 1992 y ley 115 de 1994, normas internas
señaladas en el Reglamento estudiantil “PEI”,
estatuto Docente y criterios Propuestas por el CNA
para evaluación de programas, Decreto 2566 de
2003, Ministerio de Educación.
OBJETIVO
POLÍTICAS Los proyectos académicos se plantearan de acuerdo
con lineamientos Señalados en el proyecto Educativo
institucional.
Solo se aprobaran gastos de proyectos que se
encuentren presupuestados y aprobados por la
Dirección de la Escuela y el programa.

INDICADORES DE GESTIÓN
Capacidad de gestión para optimizar recursos
•
Capacidad de liderazgo para promover el trabajo en equipo y
•
fortalecer el sentido de pertenencia institucional.
Nivel de satisfacción del cliente interno y externo.
•
Proyecto diseñados vs proyectos implementados con éxito.
•
Disposición para innovar y proyectar procesos de orden académico,
•
pedagógico e investigativo.
Establecimiento de estrategias implementada para la disminución de
•
los niveles de mortalidad y repitencia académica.
Implementación de estrategias para incrementar los niveles de
•
retención y ampliación de cobertura de población estudiantil.

4.2. PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN ACADÉMICA

Los procesos de planeación en gestión académica que adelantará la función de
Coordinación Académica considera las siguientes actividades:
a) Definición e implementación de un plan académico de trabajo anual que
considere como mínimo aspectos relacionados con antecedentes,
problemática, justificación, objetivos, etapas de desarrollo, definición de
proyectos estratégicos, cronograma, metodología e indicadores de
gestión, académicas y administrativas.

Entrega del plan de trabajo a la dirección del programa para su
b)
aprobación.

Envió de plan de inversión a la subdirección para su aprobación.
c)

Implementación de los proyectos de un orden estratégico con sus
d)
respectivos eventos académicos, atendiendo a la programación académica.

Diseño e implementación de una evaluación trimestral institucional y de
e)
aprendizajes a los diversos eventos.

Elaboración de un estudio de impacto semestral por parte de coordinación
f)
académica para adelantar los ajustes a los eventos programados.

4.3 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DOCENTES

Para adelantar el procedimiento de evaluación del personal docente, la
coordinación académica, realizará las siguientes actividades:

a) Elaboración de un proyecto de acción de evaluación docente semestral.

b) Aplicación de instrumentos (Véase anexo F) para la realización de dos (2)
evaluaciones de los docentes por parte de los estudiantes.

c) Implementación del proceso de autoevaluación para docentes.

d) Tabulación y análisis de la información para la realización de un informe
diagnostico del personal docente de la Escuela.

e) Socialización de los resultados de evaluación a personal docente.

f) Realización de un plan de mejoramiento semestral y desarrollo docente para
ser aprobados por la Dirección de programa respectivo.

4.4. PROCEDIMIENTO DE HOMOLOGACIÓN

Las actividades requeridas para adelantar el proceso de homologación por
parte de la coordinación académica son las siguientes:

Recepción de solicitudes de homologación por vía telefónica y/o epistolar e
a)
inclusión en la base de datos.

Verificación de que el aspirante a ingresar al programa presente en su
b)
orden los siguientes documentos atendiendo su calidad, veracidad y
autenticidad, a saber así:

Fotocopia autenticada y ampliada de la cédula de ciudadanía.
•
Fotocopia del diploma de Bachiller.
•
Certificados originales de calificaciones de los cursos realizados,
•
expedidos por la institución debidamente reconocida.
Presentación de planes analíticos de los cursos realizados,
•
expedidos por la Institución Universitaria debidamente
reconocida.

Realizar la apertura de la hoja de vida del aspirante, con los documentos,
c)
señalados en el literal “b”.

Realización del estudio de homologación considerando la correspondencia y
d)
equivalencia entre el plan de asignaturas vigente y las asignaturas y/o
cursos presentados por el aspirante, considerando factores como:

Considerar para homologar asignaturas con notas superiores o
•
iguales a tres punto cinco (3.5)
Relación, consistencia y equivalencia de los objetivos y los
•
contenidos de los programas y el de los cursos presentados.

Comparación entre la intensidad horaria prevista por la institución
•
y la presentada por el aspirante.

Elaboración de Acta de homologación en original copia (véase anexo G).
e)
Para el caso de homologaciones de personal de la Escuela, además, de
f)
realizar las actividades señaladas en los literales anteriores, se debe
recolectar y sistematizar la información existente del aspirante de cursos
realizados en la institución, para efectos de realización del acta de
homologación.

Envío a la coordinación de registro y control para su archivo de la copia del
g)
acta de homologación en la carpeta y entrega del original al aspirante.

PROCESO COORDINACIÓN ACADÉMICA

USUARIO

PLANEACIÓN
ACADÉMICA

DESARROLLO DE
EVENTOS
ACADÉMICOS

EVALUACIÓN EVALUACIÓN
INSTITUCIONAL DE APRENDIZAJES

Base
de
datos

Estrategias

PROCESO: Coordinación Académica UNIDADES RESPONSABLES
REGISTRO Y COORDINACIÓN DIRECCIÓN DE
CONTROL ACADÉMICA PROGRAMAS
1.Entrega de estadísticas.

2.Diseño de planes de desarrollo
académico - pedagógica.
3. Presentación para su
aprobación a la jefatura de la
dependencia.
PLANEACIÓN Y
4.Aprobación del plan de
GESTIÓN
inversión.
ACADÉMICA
5. Socialización con el personal
docente.
4.Implementación del plan de
desarrollo académico.
5. Seguimiento al plan.
6. Desarrolle de ajustes al plan
7. Sistematización y evaluación
de resultados académicos.
8.Análisis del impacto
9.. Presentación del informe final
10 Envío copia Facultad.
10. Archivo del informe.

Salidas de información Registro Planes de Diagnostico para
Académicos desarrollo adelantar procesos
individuales. académico de acreditación.
Evaluación de
impacto.

CUERPO COORDINACIÓN ACADÉMICA DIRECCIÓN
DOCENTE DE PROGRA.
1. Elaboración de un proyecto.
2. Ajuste de instrumentos.
3. Aprobación jefatura de la
dependencia.
4. Realización de evaluación.
5. Realización de la
EVALUACIÓN autoevaluación.
DE DOCENTES 6. Análisis de la información
7. Reunión con los docentes para
exponer resultados.
8. Elaboración de informe.
9. Presentación de propuesta de
contratación
10. Elaboración de propuesta de
capacitación y desarrollo
docente.
11. Aprobación de la propuesta de
contratación y desarrollo
docente.
12. Adelantar contratación y
vinculación
13. Archivar documentación

Autoevaluación Informe de evaluación docente Contratos de
docentes Plan de mejoramiento docente vinculación.

ESTUDIANTE FACULTAD
COORD. ACADÉMICA REGISTRO Y
CONTROL
1. Elaboración de programación
académica.
2. Entrega de material y
programación a estudiantes.
3. Asignación de Director.
4. Entrega de trabajos de grado
con dos copias.
TRABAJOS
5. Asignación de Jurados de
DE GRADO
grado.
6. Recepción de trabajos de
grado.
7. Realización de Ajustes
metodológicos y técnicos.
8. Recepción de trabajos
ajustados
9. Sustentación del trabajo

10. Recepción de documentos
para trámites
11. Elaboración de trámites

12. Programación grados

13. Ingreso al sistema

14. Archiva carpeta egresados
Trabajos de grado Programación académica Contratación de Base de
Jurados y egresados
directores

PROCESO:
COORDINACIÓN
Coordinación ACTIVIDADES INFORMACIÓN REG. Y CONTROL CONTABILIDAD
ACADEMICA
Académica
a. Contacto con el
usuario potencial
para establecer
requisitos.
b. Recepción pago
homologación.
c. Legalización
contable.
d. Recepción de
Documentos
e. Verificación estado
HOMOLOGACIÓN
documento.

f. Apertura carpeta

g. Realización estudio

h. Entrega acta
i. Archivo copia

Entrega al aspirante

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