SlideShare une entreprise Scribd logo
1  sur  10
Télécharger pour lire hors ligne
Informatiemanagement:
wat is er aan te verbeteren en hoe pakken we dat aan?


              Management Decision Making
   van 'Nice to Know' naar 'Need to Know'

                                White Paper – Deel 1
                                          (2011)




                                     www.linio.nl




Gepubliceerd door Linio – New Interim Solutions ©
Auteur: Peter Reij
Jupiterhof 7
3951 EA Maarn
Nederland
T. 06 4285 4983


                                             1
                    White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1
                                Linio – New Interim Solutions ©
I.       Executive Summary




        Linio White Paper – van 'Nice to Know' naar 'Need to Know' – Deel 1

Voor elke onderneming staan de doelstellingen centraal en met de stuurparameters bepaalt
het management in welke mate het bedrijf ‘op koers ligt’ om deze targets te halen. De stuur-
parameters zijn cruciaal en omvatten KRI’s en KPI’s. Met deze KRI’s (de kritische resultaat
indicatoren) komen historische resultaten aan de orde; in KPI’s (kritische prestatie indicatoren)
gaat het over de projectie naar de toekomst.

In de praktijk blijkt echter dat veel ondernemingen, ongeacht de sector of branche waarin
zij opereren, moeite hebben op een correcte, solide manier deze stuurparameters samen te
stellen en te bewaken. Verder is duidelijk dat essentiële, onderliggende data, die ook vaak
nog in hoeveelheid sterk toenemen, niet correct en niet betrouwbaar zijn.
Het senior management krijgt hierdoor onvoldoende kwalitatieve informatie om adequate
beslissingen te nemen en de onderneming op een verantwoorde en noodzakelijke wijze te
besturen in het huidige concurrentieveld. Daarom is ook telkens een belangrijke afweging
'Nice to Know' of 'Need to Know'!

De ervaring leert dat er in essentie zes stappen nodig zijn om de geschetste decision making
voor managers fundamenteel te verbeteren, onafhankelijk van de softwareapplicaties, analyse
tools of technische systemen die men gebruikt. Dit geldt voor zowel voor Business Intelligence
als voor Marketing Intelligence en Customer Intelligence. Deze stappen zijn:

         Het vaststellen welke stuurparameters voor de business gelden (KPI’s en KRI’s)
         Analyse en oordeel over noodzakelijke data (o.a. met een data-audit)
         Datakwaliteit vaststellen en verbeteren
         Organiseren van een Reporting Council (of rapportageteam)
         Inrichten rapportageproces/beheer en opzetten van effectieve rapportages
         Interne communicatie

Er zijn belangrijke voordelen te behalen met deze aanpak: op financieel gebied door Quick
Win’s en besparingen, met accuratesse en functionaliteit van het Management Informatie
Systeem en met een aanzienlijk concurrentievoordeel.


Dit is het eerste deel van een serie White Papers die Linio uitgeeft over informatiemanagement
en Management Decision Making. Aansluitend behandelt Deel 2 diverse praktijkvoorbeelden en
zogenaamde lessons-learned. Deel 3 gaat over de opzet van een ‘Reporting Council’ en Best
Practises op het gebied van Information Management.




Over Linio – New Interim Solutions ©

Linio is een onafhankelijk bedrijf dat zich onder andere richt op Information Management, met als
doel het verbeteren van Management Decision Making en Business Intelligence. Vanuit een brede
internationale ervaring heeft Linio een praktische kijk op deze materie. Zonder een voorkeur uit te
spreken voor softwareapplicaties, analysetools of andere ‘technische kunstjes’: het (commerciële)
succes van de onderneming en het functioneren van het management staat voorop. Het faciliteren
van de juiste 'gereedschappen' voor managers, om betere beslissingen te nemen en daarmee de
onderneming of het bedrijf (profit, non-profit of not-for-profit) effectiever te besturen.
Dat is waar Linio voor staat!


                                                     2
                       White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1
                                   Linio – New Interim Solutions ©
II.       Managementproblematiek


Algemeen
Een van de problemen waar managers dagelijks mee te maken hebben is het nemen van de
juiste beslissingen. Sterker nog, ook het niet-nemen van de juiste beslissingen kan vergaande
gevolgen hebben. Dit geldt voor elke onderneming, non-profit organisatie of overheids-
instantie, ongeacht de branche of sector waarin men opereert.

Management Decision Making is daarmee een belangrijk onderwerp dat op elk niveau in de
organisatie aandacht vereist: door de verantwoordelijkheid die managers dragen, afhankelijk-
heden die er spelen en de gevolgen die beslissingen hebben. En niet te vergeten door de
(financiële!) risico’s die er mee samenhangen. In de vakliteratuur wordt zelfs gesproken over
‘the Art of Decision Making’: een essentieel onderdeel dat het succes van een onderneming
kan maken of breken.

Een klassiek voorbeeld is de manager die elke maand een uitdraai op zijn bureau krijgt en
naar pagina 25 of 26 bladert voor de omzetten per productgroep. Vervolgens staan een paar
pagina’s verder de bruto marges, dit keer per productklasse. En net als vorige maand kijkt hij
ook nog even naar de gemiddelde kostprijzen van producten (bladzijde 42/43). Verder doet hij
niets met deze cijferbrij: het is immers de weergave van wat er de afgelopen maand is
gebeurd, dus daar is nu niet veel meer aan te doen. De beslissing van deze manager is in feite
‘geen beslissing nemen’ en doorgaan met de bekende dagelijkse problematiek.

Conclusies: dit pak papier is overbodig, deze managementinformatie is verouderd en de
kwaliteit van de beslissingen die deze manager op basis hiervan neemt is twijfelachtig.

Uiteenlopend onderzoek * bevestigt deze conclusie en toont heel duidelijk de signalen van de
geschetste problematiek. Bijvoorbeeld:


  ‘56% of senior managers are concerned about making poor choices because of bad data.’
  ‘Less than 10% of executives receive the information they need.’
  ‘...the biggest obstacles to successful decision-making throughout the organisation:
     o Inadequate tools for gathering, integrating or analysing operational information (39% of
         respondents).
     o Inconsistent reporting of information among business units, geographies or functional
         operations (36%).
     o Lack of accurate, timely and relevant data from across the business (31%).’




Only 3% of respondents describe their companies as ‘experts’ in using business data to drive better decisions,
and only 27% agree that their company makes better, faster business decisions than their main competitors.
* The Economist Intelligence Unit © 2009


Only 13% of senior marketers felt confident in their ability to forecast the
sales impact of their marketing programs.
* Forrester © 2010


                                                      3
                       White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1
                                   Linio – New Interim Solutions ©
Only 23% of Fortune 1000 companies have KPI’s that are accurately tied to business strategy and
financial results: this group earned almost 3% higher return on assets and more than 5% higher return
on equity than the companies with inaccurately correlated metrics and strategy.
* Harvard Business Review 2009

Hoe zou het kunnen gaan als men binnen deze ondernemingen fundamenteel anders kijkt naar
informatiemanagement en de manier waarop er managementbeslissingen genomen worden?

Voor elke onderneming staan de doelstellingen centraal en met stuurparameters wordt
bepaald in welke mate men ‘op koers ligt’ om deze targets te halen. Deze stuurparameters zijn
cruciaal en omvatten KRI’s en KPI’s. Met de KRI’s (de kritische resultaat indicatoren) komen
de historische resultaten aan de orde; de KPI’s (de kritische prestatie indicatoren) geven een
projectie naar de toekomst.
In de praktijk blijkt dat veel bedrijven, ongeacht de bedrijfssector of branche, moeite hebben
om op een correcte, solide manier deze stuurparameters samen te stellen en te bewaken.
Duidelijk is dat essentiële, onderliggende data, die ook vaak in hoeveelheid sterk toenemen,
niet correct en niet betrouwbaar zijn. Managers krijgen hierdoor onvoldoende kwalitatieve
informatie (zie het genoemde voorbeeld) om adequate beslissingen te nemen en de
onderneming op een verantwoorde wijze te besturen. De praktijk toont dat hierdoor een
achterstand ten opzichte van de concurrentie kan ontstaan.


Informatiemanagement – meer dan cijfers alleen

Kenmerkend voor de ‘samenhang’ binnen informatiemanagement zijn de volgende onderwerpen:




I - Data
Dit zijn de cijfers in een ERP- of computersysteem, die mogelijk al geladen zijn in een
zogenaamd datawarehouse, dat met bepaalde software toegankelijk is om gegevens in beeld te
krijgen. Bijvoorbeeld aantallen producten, besteldata, voorraadvolumes, klantengegevens,
facturatiedata en geldbedragen.

II - Informatie
Omvat een weergave van data in meer gestructureerde en overzichtelijke vorm: bijvoorbeeld
het aantal producten in categorieën, aantal klanten in klantsegmenten, voorraadaantallen per
productcategorie, aantal facturen op een bepaalde datum, bruto/netto omzet, kostprijzen enz.

III - Kennis
Betreft de intelligente samenhang van informatie zoals netto omzet per klantgroep gedurende
een maand, aflopend gesorteerd in Euro, getotaliseerd. Of het betalingsgedrag van klanten en
trendcijfers over voorraden. Hier zijn vele voorbeelden te geven: bedrijf-, sector- en
branchespecifiek.


                                                   4
                      White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1
                                  Linio – New Interim Solutions ©
IV - Beslissing (gedrag)
Dit betreft de eigenlijke keuze die men maakt met de kennis over specifiek klantgedrag, over
bepaalde prijswijzigingen of over bijzondere cijfertrends die zichtbaar worden met deze kennis.
De (juiste?) beslissing wordt dus genomen met de verkregen kennis, die is gebaseerd op de juiste
informatie.

Dit lijken vanzelfsprekende stappen om tot goede ‘management decisions’ te komen. Toch
weten we dat bij veel vraagstukken over informatiemanagement, vooral bij deze eerste twee
onderwerpen, een aantal belangrijke problemen schuilen: datakwaliteit en definities.


Datakwaliteit
Hierbij spelen de volgende issues:

    •   Datakwaliteit is beperkt of onvoldoende: bedrijfsinformatie is onbetrouwbaar.

    •   Aantal databronnen en de omvang van deze bronnen groeit (bijna exponentieel) snel.

    •   Eigendom van databronnen is onduidelijk en vaak discutabel.

Een bijkomend probleem voor de ‘hiërarchie’ van data-informatie-kennis-beslissing doet
zich voor bij het eerste onderwerp: er is zo veel informatie beschikbaar, in toenemende mate
en in enorm veel variaties. Denk aan klik/surfgedrag, social-media verkeer, blog-teksten,
invoer van klantgegevens via webpagina’s etc.
Bovendien veroorzaken de processen om data te verzamelen en op te slaan ‘matige
datakwaliteit’ (hier ontstaat het bekende probleem ‘garbage in is garbage out’). Dat maakt het
er niet eenvoudiger op: hoe categoriseren we data? Wat zijn hoofd -en bijzaken? En met welke
filters kan men zinnige informatie samenstellen? Dit klassieke vraagstuk vormt in feite de
gedachte achter deze White Paper (‘Nice-to-Know versus Need-to-Know’).


Definities
Veel tijd gaat verloren aan interne discussies over ‘de juiste informatie’: bij verschillende
rapportages blijkt het onderwerp netto omzet, bruto marge of directe kosten niet tot dezelfde
waarde te leiden… en wat is dan de waarheid? Ook is het beeld van een lead, prospect of een
nieuwe klant niet bij iedereen helder.


Naast problemen rond datakwaliteit en onvoldoende afstemming over definities, spelen andere
complicaties:

    •   Bedrijfsdoelstellingen en Balanced Score Cards parameters zijn onvolledig ‘vertaald’ in
        praktische stuurparameters voor de eigen organisatie.

    •   Duplicatie van informatie, rapporten, draaitabellen, KPI/KRI-overzichten enz.
        Er zijn (te) veel rapporten, dashboards, overzichten en zogenaamde scorecards.

    •   Wie is verantwoordelijk voor data, rapportages en de beschikbare informatie?

    •   Door variëteit van rapportages en verschillende interpretaties kan een wildgroei van
        overzichten en draaitabellen ontstaan. Met gebruik van spreadsheets worden daar
        nieuwe rapportages aan toegevoegd; de aanduiding van ‘Excel ridders’ komt niet uit
        de lucht vallen.




                                                 5
                     White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1
                                 Linio – New Interim Solutions ©
Deze White Paper pretendeert geen wetenschappelijke studie te zijn of een bewijsvoering over
Business Decision Making. Maar een eenvoudig model laat zien hoe de Hiërarchie van
Information Management de actuele situatie van een onderneming kan aanduiden (de
benamingen van rapportages zijn hier slechts ter illustraties gebruikt). Het helpt de ‘maturiteit’
van Informatie Management te verklaren.




A.   Links is het kenmerkende operationele niveau uit het voorbeeld: veel klassieke rapporten op papier,
     maandelijkse overzichten en managementinformatie die ‘achteraf’ intern worden gepubliceerd. De
     voorspellende waarde van dergelijke informatie is gering. We spreken hier van KRI: kritische resultaat
     indicatoren. IT heeft in grote mate invloed op de applicatie waar deze rapportage uit voortkomt; er is
     weinig of geen betrokkenheid vanuit de business bij deze ‘intelligence’.


B.   Links van het midden is de situatie met een veelheid aan rapporten, dashboards en scorecards. Elke
     manager heeft een eigen voorkeur voor lay-out, formaat en frequentie van deze rapportages.
     Typerend zijn de interne discussies over de kwaliteit en betrouwbaarheid van de cijfers: beschikbare
     informatie toont vooral de stand van zaken op een bepaald moment en historische resultaten.
     Hiermee kan praktisch geen betrouwbare voorspelling worden gegeven over te behalen resultaten in
     de (nabije) toekomst. De waarde van KRI’s is redelijk, dat geldt niet voor KPI’s.


C. Rechts van het midden is sprake van sterk gerationaliseerde managementinformatie. De overvloed
     aan rapporten en scorecards is teruggebracht: er gelden eenduidige definities en men publiceert
     volgens een afgesproken standaard en frequentie. Inhoud van de informatie heeft aanzienlijk meer
     kwaliteit waardoor er redelijk betrouwbare voorspellingen zijn te doen. De business heeft veel invloed
     op de kwaliteit van de applicatie.


D. Rechts is de meest ideale situatie van managementinformatie: een grote mate van voorspelbaarheid,
     voorwaartse projecties en typische KPI’s (kritische performance indicatoren). Hierbij kan het
     management zich, met betrouwbare historische gegevens, vooral op de toekomst richten.


Deze ‘Hierarchy of Information Management’ is kenmerkend voor de ontwikkelingen die
ondernemingen doormaken. Het model helpt verduidelijken met welke status van Information

                                                      6
                        White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1
                                    Linio – New Interim Solutions ©
Management er rekening is te houden. En welke ambities een onderneming kan of mag
hebben. Met andere woorden, het model helpt bij de bewustwording van de problematiek rond
‘management decision making’ en bij de veranderingen die op dit terrein bereikbaar zijn.



Herkenbare problemen! Wat is de oplossing?

Wat is nu een verstandige aanpak? Hoe lossen we bovenstaande problematiek op? Zijn er
‘best practises’ aan te geven? Met welke risico’s en valkuilen moeten we dan rekening houden?
En… wat kan de rol van Linio zijn bij deze vraagstukken?

Een fundamentele kijk op het onderwerp ‘informatiemanagement’ kan alle betrokkenen meer
bewust maken van het verschil tussen ‘Nice-to-Know’ en ‘Need-to-Know’. Immers in de
enorme hoeveelheid data-informatie-kennis raakt men snel de weg kwijt; en daar zit de
essentie voor een juiste beslissing. Managers zullen bewust moeten kijken naar de
hoofdzaken, de ‘Need-to-Know’ onderwerpen. Hier hoort ook het correct, helder definiëren van
de eerdergenoemde parameters bij. Bijzaken, ‘Nice-to-Know’, zijn wel interessant om te
weten, maar spelen geen essentiële rol voor het succes van een bedrijf.

In de praktijk zijn er verschillende manieren op deze problematiek op te lossen. Vaak is de
aanpak ingegeven door de belangen van leveranciers van Business/Marketing Intelligence
applicaties. Oplossingen dus vanuit de technische omgeving, met wijzigingen van bijvoorbeeld
softwareconfiguraties, datawarehouse en dashboards. Meestal zijn dit kostbare ingrepen die
het eigenlijke probleem niet oplossen! Het wekt hoge verwachtingen bij het senior
management, maar de beslissingen van managers gaan er kwalitatief niet op vooruit. Anders
gezegd: mooiere en kleurrijke dashboards leveren niet per definitie betere beslissingen op!


In essentie zijn hier drie gebieden te onderscheiden:

    a- Strategisch keuzes: de beoordeling door senior management van stuurparameters
       voor de onderneming. Met de urgentie om de managementinformatie te laten voldoen
       aan hedendaagse eisen en resultaten te vergelijken met deze parameters.

    b- Tactische afwegingen: het ontwerpen, ontwikkelen en beheer van rapportages. Dit
       betreft ook de interne processen, de definities van de parameters en de rol van
       medewerkers bij de benodigde managementinformatie. De datakwaliteit komt aan de
       orde en er moet helder worden wat de regels zijn voor het verbeteren (en borgen) van
       datakwaliteit en dataprocessen.

    c-   Operationele uitvoering: het feitelijke bouwen (productie) en distributie van rapporten,
         dashboards en eerdergenoemde KRI’s/KPI’s (de kritische resultaat en prestatie
         indicatoren). Dit betreft het gebruik van rapporten, scorecards en dashboards.



De ervaring leert, ook in de praktijk van Linio, dat er in hoofdzaak zes stappen nodig zijn om
de decision making voor managers fundamenteel te verbeteren, rekeninghoudend met deze
drie niveaus. Ongeacht de omvang van het bedrijf, de sector of branche en toepasselijk voor
elk managementniveau. Belangrijk: om het even welke softwareapplicaties, analyse tools of
technische systemen men in het bedrijf gebruikt!




                                                7
                      White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1
                                  Linio – New Interim Solutions ©
Bij al deze stappen hebben we een belangrijk doel voor ogen, namelijk:


       ‘Have the right information available throughout the
    organisation, for the right staff, at the right moment, in the
correct format, to manage the company in the preferred direction.’


1-   Vaststellen welke stuurparameters voor de business gelden (KPI’s en KRI’s):
      a. Bepalen van relevante stuurparameters voor de onderneming.
      b. Bewustzijn over het belang van ‘Nice-to-Know vs. Need-to-Know’.
      c. Afstemmen met senior management welke business drivers geldig zijn.
      d. Definiëren van de business case, opstellen van een plan-van-aanpak en afspreken
         van verwachtingen. Toewijzen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

2-   Analyse, beoordelen en aanpassen van noodzakelijke data (o.a. data audit):
      a. Uitvoeren van een data audit of quick scan.
      b. Beschikbaarheid bepalen van relevante data.
      c. Werkzaamheden voor het verbeteren van datakwaliteit en dataverrijking.


3-   Processen vaststellen/verbeteren:
      a. Optimaliseren van dataprocessen: advies over verbeteren van dataprocessen en
         datakwaliteit, alsmede het borgen van datakwaliteit.
      b. Listmanagement: querying en selectiewerk database omgevingen (o.a. marketing
         en supply chain). Afstemmen waar men deze activiteiten uitvoert en wie dit doet.
      c. Gerelateerde activiteiten (door derden): advies en inrichting van ETL, DWH,
         datamarts (incl. architectuur).

4-   Organisatie:
      a. Structureren van huidige rapportages (‘Reporting Grid’).
      b. Organiseren van een Reporting Council of rapportageteam, ook wel Business
         Intelligence Competence Center genoemd.
      c. Bewaken van processen, rollen en verantwoordelijkheden.
      d. Projectbegeleiding van alle activiteiten binnen deze zes stappen.
      e. Outsourcing of insourcing: dit geldt als een mogelijk alternatief bij beperkte
         interne deskundigheid of ontbrekende resources.


5-   Inrichten rapportageproces en beheer, plus opzetten van effectieve rapportages:
       a. Definities (+ borgen!) van parameters, data en informatie binnen IT/Business.
       b. Ontwerpen, ontwikkelen en implementeren van rapportages en (marketing)
          management dashboards: prototyping, ontwikkeling en productie.
       c. Bepalen wie rapporten bouwt, wijzigt, gebruikt.
       d. Huisregels voor het aanpassen van standaard rapportages (KRI’s en KPI’s,
          dashboards, scorecards) en creëren van nieuwe rapporten.
       e. Toegangsregels voor data: autorisatie.
       f. Naamgeving, categorieën e.d.
       g. Borging van oplossingen binnen het bedrijf en versiebeheer.
       h. Verzendlijstbeheer en distributie van rapportages.


6-   Interne communicatie rond Information Management:
       a. Verkrijgen van ‘user acceptance’ in de gehele organisatie.
       b. Bewustmaking van veranderingen: welke rapportages gebruikt men nu, wat
          zijn de beperkingen, welke onderwerpen zijn hierbij te verbeteren en welke
          wijzigingen mag men verwachten.
       c. Managen van interne veranderingen: hulp inroepen van ‘interne ambassadeurs’,
          presentaties door senior management en super-users, die verbeteringen en
          voordelen van de veranderingen op operationeel niveau verduidelijken.



                                               8
                     White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1
                                 Linio – New Interim Solutions ©
Wat zijn de concrete voordelen van deze aanpak?
En welke verbeteringen zijn er te bereiken?

Financiële voordelen – Quick Win’s en tastbare resultaten

  ICT investeringen en kosten kunnen verminderen:
   o Beperking van directe kosten door beperking van werkzaamheden binnen de ICT
      afdeling; vragen over ad-hoc rapportage en verzoeken voor speciale rapporten
      worden immers niet langer bij ICT geaccepteerd.
    o Lagere indirecte kosten door minder interne discussies over definities en inhoud van
      rapportages: eenduidigheid en consistentie van de benamingen en begrippen zoals
      men die in verschillende rapporten, overzichten en dashboard gebruikt. Dit geldt niet
      alleen voor ICT medewerkers maar juist ook aan de ‘business kant’ (de gebruikers
      van deze informatie; sales, service, marketing, operations enz.)
  Lagere kosten door minder ‘foute rapportages’ en elimineren van inefficiënte rapportages:
   o Met het bewaken van ‘de juiste rapportages’ zal er minder energie besteed worden
       aan onnodige, overbodige informatie. Dat is tijdswinst, dus een besparing!
    o Door accurate en betrouwbare informatie is er minder risico dat men onjuiste
       beslissingen neemt.

  Snelle, efficiënte rapportages: KPI’s-KRI’s, dashboards en scorecards:
   o Door het beter stroomlijnen van rapportages zal de gewenste informatie op het juiste
       moment, in het juiste formaat en bij de juiste managers beschikbaar kunnen zijn.
    o Minder wachttijden voor gebruikers en belanghebbenden van rapportages; met name
       bij het creëren van nieuwe rapporten en bij wijzigingen/verbeteringen van bestaande.

  Verminderde afhankelijkheid van ‘Excel Ridders’ en handmatige rapportages:
   o Als er duidelijke keuzes zijn gemaakt voor specifieke rapportages (en men weet deze
       discipline te bewaken), dan moet het ook duidelijk zijn welke rapportages niet langer
       nodig zijn. Gevolg hiervan is dat er minder noodzaak is aanvullende overzichten
       (bijvoorbeeld in Excel) samen te stellen en deze te distribueren.

Accuratesse en functionaliteit van het Management Informatie Systeem

  Relevante, actuele data is beschikbaar voor een omvangrijke groep gebruikers:
   o Naast rapportages en dashboards kunnen ook met ad-hoc queries gerichte analyses
       worden uitgevoerd: typische ‘what if’ scenario’s en bepaalde projecties.
    o Uiteenlopende gebruikers hanteren identieke en uniforme informatie: dat is een must
       om naar klanten, leveranciers en stakeholders (financiers!) een professionele
       uitstraling te bereiken en te behouden.

  Blijvend oplossingen:
   o Verbetering van datakwaliteit en betrouwbare data: dit is een essentieel onderdeel
       van een robuust en professioneel management informatie systeem.
    o De autoriteit van de Reporting Council vomt de basis voor een duurzaam, betrouwbaar
      informatie systeem, dat wijzigbaar is binnen de grenzen van structuur en processen
      als de (commerciële) bedrijfsomstandigheden dat vereisen.
    o Ook met de toenemende vraag naar mobiele informatie (op smart phones) kan de
      Reporting Council samen met ICT werken aan verdere professionalisering van accurate
      management informatie die elk moment (24/7) beschikbaar is.

Concurrentievoordeel

  Geavanceerde analytische intelligentie:
   o Betere datakwaliteit en grotere accuratesse van informatie maakt het mogelijk
       meer en scherper inzicht te verkrijgen uit het managementinformatie systeem.
       Daarbij hoeft de blik niet achterwaarts te zijn maar kan juist een intelligente
       projectie in de toekomst liggen.


                                              9
                    White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1
                                Linio – New Interim Solutions ©
o Strategische en operationele beslissingen kunnen sneller worden genomen als
       gewenste informatie snel en betrouwbaar beschikbaar is. Als dat op elk
       managementniveau mogelijk is, t.o.v. concurrenten die dat minder goed georganiseerd
       hebben, dan kan men spreken van een duidelijk concurrentievoordeel.
     o Voor klanten betekent correcte informatie minder ergernis en hogere betrouwbaarheid
       van de onderneming in algemene zin: een en ander zal resulteren in hogere
       klantentevredenheid.



Linio wil graag een rol spelen bij het verbeteren van
Information Management

Deze White Paper is gebaseerd op ruime ervaring met informatiemanagement bij verschillende
bedrijven, zowel B2B als B2C. Linio wil deze kennis delen met anderen, om bewustwording te
creëren van het begrip 'Nice to Know vs. Need to Know' en te helpen met de juiste aanpak.




Over Linio – New Interim Solutions ©

Linio is een onafhankelijk bedrijf dat zich onder andere richt op Information Management, met als doel
het verbeteren van Management Decision Making. Vanuit een brede internationale ervaring heeft Linio
een praktische kijk op deze materie. Zonder een voorkeur uit te spreken voor softwareapplicaties,
analysetools of andere ‘technische kunstjes’: het (commerciële) succes van de onderneming en het
functioneren van het management staat voorop. Of het nu gaat over Business Intelligence of Marketing
(Customer) Intelligence.
Linio denkt mee vanuit de business doelstellingen: de technische oplossing is een hulpmiddel om die
doelen te bereiken. Het faciliteren van de juiste 'gereedschappen' voor managers, om betere
beslissingen te nemen en daarmee de onderneming of het bedrijf (profit, non-profit of not-for-profit)
effectiever te besturen. Dat is waar Linio voor staat!

Neem voor meer informatie contact op met Peter Reij: 06 4285 4983 (email naar peterreij@linio.nl)

                                          www.linio.nl




                                                   10
                       White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1
                                   Linio – New Interim Solutions ©

Contenu connexe

En vedette

2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by Hubspot2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by HubspotMarius Sescu
 
Everything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPTEverything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPTExpeed Software
 
Product Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage EngineeringsProduct Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage EngineeringsPixeldarts
 
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental HealthHow Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental HealthThinkNow
 
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfAI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfmarketingartwork
 
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024Neil Kimberley
 
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)contently
 
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024Albert Qian
 
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsSocial Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsKurio // The Social Media Age(ncy)
 
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Search Engine Journal
 
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summarySpeakerHub
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Tessa Mero
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentLily Ray
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity -  Best PracticesTime Management & Productivity -  Best Practices
Time Management & Productivity - Best PracticesVit Horky
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementMindGenius
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...RachelPearson36
 

En vedette (20)

2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by Hubspot2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by Hubspot
 
Everything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPTEverything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPT
 
Product Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage EngineeringsProduct Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
 
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental HealthHow Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
 
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfAI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
 
Skeleton Culture Code
Skeleton Culture CodeSkeleton Culture Code
Skeleton Culture Code
 
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
 
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
 
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
 
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsSocial Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
 
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
 
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
 
How to have difficult conversations
How to have difficult conversations How to have difficult conversations
How to have difficult conversations
 
Introduction to Data Science
Introduction to Data ScienceIntroduction to Data Science
Introduction to Data Science
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity -  Best PracticesTime Management & Productivity -  Best Practices
Time Management & Productivity - Best Practices
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project management
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
 

Informatiemanagement - Linio whitepaper deel 1 'Nice-to-Know vs. Need-to-Know' - 2011

  • 1. Informatiemanagement: wat is er aan te verbeteren en hoe pakken we dat aan? Management Decision Making van 'Nice to Know' naar 'Need to Know' White Paper – Deel 1 (2011) www.linio.nl Gepubliceerd door Linio – New Interim Solutions © Auteur: Peter Reij Jupiterhof 7 3951 EA Maarn Nederland T. 06 4285 4983 1 White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1 Linio – New Interim Solutions ©
  • 2. I. Executive Summary Linio White Paper – van 'Nice to Know' naar 'Need to Know' – Deel 1 Voor elke onderneming staan de doelstellingen centraal en met de stuurparameters bepaalt het management in welke mate het bedrijf ‘op koers ligt’ om deze targets te halen. De stuur- parameters zijn cruciaal en omvatten KRI’s en KPI’s. Met deze KRI’s (de kritische resultaat indicatoren) komen historische resultaten aan de orde; in KPI’s (kritische prestatie indicatoren) gaat het over de projectie naar de toekomst. In de praktijk blijkt echter dat veel ondernemingen, ongeacht de sector of branche waarin zij opereren, moeite hebben op een correcte, solide manier deze stuurparameters samen te stellen en te bewaken. Verder is duidelijk dat essentiële, onderliggende data, die ook vaak nog in hoeveelheid sterk toenemen, niet correct en niet betrouwbaar zijn. Het senior management krijgt hierdoor onvoldoende kwalitatieve informatie om adequate beslissingen te nemen en de onderneming op een verantwoorde en noodzakelijke wijze te besturen in het huidige concurrentieveld. Daarom is ook telkens een belangrijke afweging 'Nice to Know' of 'Need to Know'! De ervaring leert dat er in essentie zes stappen nodig zijn om de geschetste decision making voor managers fundamenteel te verbeteren, onafhankelijk van de softwareapplicaties, analyse tools of technische systemen die men gebruikt. Dit geldt voor zowel voor Business Intelligence als voor Marketing Intelligence en Customer Intelligence. Deze stappen zijn:  Het vaststellen welke stuurparameters voor de business gelden (KPI’s en KRI’s)  Analyse en oordeel over noodzakelijke data (o.a. met een data-audit)  Datakwaliteit vaststellen en verbeteren  Organiseren van een Reporting Council (of rapportageteam)  Inrichten rapportageproces/beheer en opzetten van effectieve rapportages  Interne communicatie Er zijn belangrijke voordelen te behalen met deze aanpak: op financieel gebied door Quick Win’s en besparingen, met accuratesse en functionaliteit van het Management Informatie Systeem en met een aanzienlijk concurrentievoordeel. Dit is het eerste deel van een serie White Papers die Linio uitgeeft over informatiemanagement en Management Decision Making. Aansluitend behandelt Deel 2 diverse praktijkvoorbeelden en zogenaamde lessons-learned. Deel 3 gaat over de opzet van een ‘Reporting Council’ en Best Practises op het gebied van Information Management. Over Linio – New Interim Solutions © Linio is een onafhankelijk bedrijf dat zich onder andere richt op Information Management, met als doel het verbeteren van Management Decision Making en Business Intelligence. Vanuit een brede internationale ervaring heeft Linio een praktische kijk op deze materie. Zonder een voorkeur uit te spreken voor softwareapplicaties, analysetools of andere ‘technische kunstjes’: het (commerciële) succes van de onderneming en het functioneren van het management staat voorop. Het faciliteren van de juiste 'gereedschappen' voor managers, om betere beslissingen te nemen en daarmee de onderneming of het bedrijf (profit, non-profit of not-for-profit) effectiever te besturen. Dat is waar Linio voor staat! 2 White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1 Linio – New Interim Solutions ©
  • 3. II. Managementproblematiek Algemeen Een van de problemen waar managers dagelijks mee te maken hebben is het nemen van de juiste beslissingen. Sterker nog, ook het niet-nemen van de juiste beslissingen kan vergaande gevolgen hebben. Dit geldt voor elke onderneming, non-profit organisatie of overheids- instantie, ongeacht de branche of sector waarin men opereert. Management Decision Making is daarmee een belangrijk onderwerp dat op elk niveau in de organisatie aandacht vereist: door de verantwoordelijkheid die managers dragen, afhankelijk- heden die er spelen en de gevolgen die beslissingen hebben. En niet te vergeten door de (financiële!) risico’s die er mee samenhangen. In de vakliteratuur wordt zelfs gesproken over ‘the Art of Decision Making’: een essentieel onderdeel dat het succes van een onderneming kan maken of breken. Een klassiek voorbeeld is de manager die elke maand een uitdraai op zijn bureau krijgt en naar pagina 25 of 26 bladert voor de omzetten per productgroep. Vervolgens staan een paar pagina’s verder de bruto marges, dit keer per productklasse. En net als vorige maand kijkt hij ook nog even naar de gemiddelde kostprijzen van producten (bladzijde 42/43). Verder doet hij niets met deze cijferbrij: het is immers de weergave van wat er de afgelopen maand is gebeurd, dus daar is nu niet veel meer aan te doen. De beslissing van deze manager is in feite ‘geen beslissing nemen’ en doorgaan met de bekende dagelijkse problematiek. Conclusies: dit pak papier is overbodig, deze managementinformatie is verouderd en de kwaliteit van de beslissingen die deze manager op basis hiervan neemt is twijfelachtig. Uiteenlopend onderzoek * bevestigt deze conclusie en toont heel duidelijk de signalen van de geschetste problematiek. Bijvoorbeeld:  ‘56% of senior managers are concerned about making poor choices because of bad data.’  ‘Less than 10% of executives receive the information they need.’  ‘...the biggest obstacles to successful decision-making throughout the organisation: o Inadequate tools for gathering, integrating or analysing operational information (39% of respondents). o Inconsistent reporting of information among business units, geographies or functional operations (36%). o Lack of accurate, timely and relevant data from across the business (31%).’ Only 3% of respondents describe their companies as ‘experts’ in using business data to drive better decisions, and only 27% agree that their company makes better, faster business decisions than their main competitors. * The Economist Intelligence Unit © 2009 Only 13% of senior marketers felt confident in their ability to forecast the sales impact of their marketing programs. * Forrester © 2010 3 White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1 Linio – New Interim Solutions ©
  • 4. Only 23% of Fortune 1000 companies have KPI’s that are accurately tied to business strategy and financial results: this group earned almost 3% higher return on assets and more than 5% higher return on equity than the companies with inaccurately correlated metrics and strategy. * Harvard Business Review 2009 Hoe zou het kunnen gaan als men binnen deze ondernemingen fundamenteel anders kijkt naar informatiemanagement en de manier waarop er managementbeslissingen genomen worden? Voor elke onderneming staan de doelstellingen centraal en met stuurparameters wordt bepaald in welke mate men ‘op koers ligt’ om deze targets te halen. Deze stuurparameters zijn cruciaal en omvatten KRI’s en KPI’s. Met de KRI’s (de kritische resultaat indicatoren) komen de historische resultaten aan de orde; de KPI’s (de kritische prestatie indicatoren) geven een projectie naar de toekomst. In de praktijk blijkt dat veel bedrijven, ongeacht de bedrijfssector of branche, moeite hebben om op een correcte, solide manier deze stuurparameters samen te stellen en te bewaken. Duidelijk is dat essentiële, onderliggende data, die ook vaak in hoeveelheid sterk toenemen, niet correct en niet betrouwbaar zijn. Managers krijgen hierdoor onvoldoende kwalitatieve informatie (zie het genoemde voorbeeld) om adequate beslissingen te nemen en de onderneming op een verantwoorde wijze te besturen. De praktijk toont dat hierdoor een achterstand ten opzichte van de concurrentie kan ontstaan. Informatiemanagement – meer dan cijfers alleen Kenmerkend voor de ‘samenhang’ binnen informatiemanagement zijn de volgende onderwerpen: I - Data Dit zijn de cijfers in een ERP- of computersysteem, die mogelijk al geladen zijn in een zogenaamd datawarehouse, dat met bepaalde software toegankelijk is om gegevens in beeld te krijgen. Bijvoorbeeld aantallen producten, besteldata, voorraadvolumes, klantengegevens, facturatiedata en geldbedragen. II - Informatie Omvat een weergave van data in meer gestructureerde en overzichtelijke vorm: bijvoorbeeld het aantal producten in categorieën, aantal klanten in klantsegmenten, voorraadaantallen per productcategorie, aantal facturen op een bepaalde datum, bruto/netto omzet, kostprijzen enz. III - Kennis Betreft de intelligente samenhang van informatie zoals netto omzet per klantgroep gedurende een maand, aflopend gesorteerd in Euro, getotaliseerd. Of het betalingsgedrag van klanten en trendcijfers over voorraden. Hier zijn vele voorbeelden te geven: bedrijf-, sector- en branchespecifiek. 4 White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1 Linio – New Interim Solutions ©
  • 5. IV - Beslissing (gedrag) Dit betreft de eigenlijke keuze die men maakt met de kennis over specifiek klantgedrag, over bepaalde prijswijzigingen of over bijzondere cijfertrends die zichtbaar worden met deze kennis. De (juiste?) beslissing wordt dus genomen met de verkregen kennis, die is gebaseerd op de juiste informatie. Dit lijken vanzelfsprekende stappen om tot goede ‘management decisions’ te komen. Toch weten we dat bij veel vraagstukken over informatiemanagement, vooral bij deze eerste twee onderwerpen, een aantal belangrijke problemen schuilen: datakwaliteit en definities. Datakwaliteit Hierbij spelen de volgende issues: • Datakwaliteit is beperkt of onvoldoende: bedrijfsinformatie is onbetrouwbaar. • Aantal databronnen en de omvang van deze bronnen groeit (bijna exponentieel) snel. • Eigendom van databronnen is onduidelijk en vaak discutabel. Een bijkomend probleem voor de ‘hiërarchie’ van data-informatie-kennis-beslissing doet zich voor bij het eerste onderwerp: er is zo veel informatie beschikbaar, in toenemende mate en in enorm veel variaties. Denk aan klik/surfgedrag, social-media verkeer, blog-teksten, invoer van klantgegevens via webpagina’s etc. Bovendien veroorzaken de processen om data te verzamelen en op te slaan ‘matige datakwaliteit’ (hier ontstaat het bekende probleem ‘garbage in is garbage out’). Dat maakt het er niet eenvoudiger op: hoe categoriseren we data? Wat zijn hoofd -en bijzaken? En met welke filters kan men zinnige informatie samenstellen? Dit klassieke vraagstuk vormt in feite de gedachte achter deze White Paper (‘Nice-to-Know versus Need-to-Know’). Definities Veel tijd gaat verloren aan interne discussies over ‘de juiste informatie’: bij verschillende rapportages blijkt het onderwerp netto omzet, bruto marge of directe kosten niet tot dezelfde waarde te leiden… en wat is dan de waarheid? Ook is het beeld van een lead, prospect of een nieuwe klant niet bij iedereen helder. Naast problemen rond datakwaliteit en onvoldoende afstemming over definities, spelen andere complicaties: • Bedrijfsdoelstellingen en Balanced Score Cards parameters zijn onvolledig ‘vertaald’ in praktische stuurparameters voor de eigen organisatie. • Duplicatie van informatie, rapporten, draaitabellen, KPI/KRI-overzichten enz. Er zijn (te) veel rapporten, dashboards, overzichten en zogenaamde scorecards. • Wie is verantwoordelijk voor data, rapportages en de beschikbare informatie? • Door variëteit van rapportages en verschillende interpretaties kan een wildgroei van overzichten en draaitabellen ontstaan. Met gebruik van spreadsheets worden daar nieuwe rapportages aan toegevoegd; de aanduiding van ‘Excel ridders’ komt niet uit de lucht vallen. 5 White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1 Linio – New Interim Solutions ©
  • 6. Deze White Paper pretendeert geen wetenschappelijke studie te zijn of een bewijsvoering over Business Decision Making. Maar een eenvoudig model laat zien hoe de Hiërarchie van Information Management de actuele situatie van een onderneming kan aanduiden (de benamingen van rapportages zijn hier slechts ter illustraties gebruikt). Het helpt de ‘maturiteit’ van Informatie Management te verklaren. A. Links is het kenmerkende operationele niveau uit het voorbeeld: veel klassieke rapporten op papier, maandelijkse overzichten en managementinformatie die ‘achteraf’ intern worden gepubliceerd. De voorspellende waarde van dergelijke informatie is gering. We spreken hier van KRI: kritische resultaat indicatoren. IT heeft in grote mate invloed op de applicatie waar deze rapportage uit voortkomt; er is weinig of geen betrokkenheid vanuit de business bij deze ‘intelligence’. B. Links van het midden is de situatie met een veelheid aan rapporten, dashboards en scorecards. Elke manager heeft een eigen voorkeur voor lay-out, formaat en frequentie van deze rapportages. Typerend zijn de interne discussies over de kwaliteit en betrouwbaarheid van de cijfers: beschikbare informatie toont vooral de stand van zaken op een bepaald moment en historische resultaten. Hiermee kan praktisch geen betrouwbare voorspelling worden gegeven over te behalen resultaten in de (nabije) toekomst. De waarde van KRI’s is redelijk, dat geldt niet voor KPI’s. C. Rechts van het midden is sprake van sterk gerationaliseerde managementinformatie. De overvloed aan rapporten en scorecards is teruggebracht: er gelden eenduidige definities en men publiceert volgens een afgesproken standaard en frequentie. Inhoud van de informatie heeft aanzienlijk meer kwaliteit waardoor er redelijk betrouwbare voorspellingen zijn te doen. De business heeft veel invloed op de kwaliteit van de applicatie. D. Rechts is de meest ideale situatie van managementinformatie: een grote mate van voorspelbaarheid, voorwaartse projecties en typische KPI’s (kritische performance indicatoren). Hierbij kan het management zich, met betrouwbare historische gegevens, vooral op de toekomst richten. Deze ‘Hierarchy of Information Management’ is kenmerkend voor de ontwikkelingen die ondernemingen doormaken. Het model helpt verduidelijken met welke status van Information 6 White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1 Linio – New Interim Solutions ©
  • 7. Management er rekening is te houden. En welke ambities een onderneming kan of mag hebben. Met andere woorden, het model helpt bij de bewustwording van de problematiek rond ‘management decision making’ en bij de veranderingen die op dit terrein bereikbaar zijn. Herkenbare problemen! Wat is de oplossing? Wat is nu een verstandige aanpak? Hoe lossen we bovenstaande problematiek op? Zijn er ‘best practises’ aan te geven? Met welke risico’s en valkuilen moeten we dan rekening houden? En… wat kan de rol van Linio zijn bij deze vraagstukken? Een fundamentele kijk op het onderwerp ‘informatiemanagement’ kan alle betrokkenen meer bewust maken van het verschil tussen ‘Nice-to-Know’ en ‘Need-to-Know’. Immers in de enorme hoeveelheid data-informatie-kennis raakt men snel de weg kwijt; en daar zit de essentie voor een juiste beslissing. Managers zullen bewust moeten kijken naar de hoofdzaken, de ‘Need-to-Know’ onderwerpen. Hier hoort ook het correct, helder definiëren van de eerdergenoemde parameters bij. Bijzaken, ‘Nice-to-Know’, zijn wel interessant om te weten, maar spelen geen essentiële rol voor het succes van een bedrijf. In de praktijk zijn er verschillende manieren op deze problematiek op te lossen. Vaak is de aanpak ingegeven door de belangen van leveranciers van Business/Marketing Intelligence applicaties. Oplossingen dus vanuit de technische omgeving, met wijzigingen van bijvoorbeeld softwareconfiguraties, datawarehouse en dashboards. Meestal zijn dit kostbare ingrepen die het eigenlijke probleem niet oplossen! Het wekt hoge verwachtingen bij het senior management, maar de beslissingen van managers gaan er kwalitatief niet op vooruit. Anders gezegd: mooiere en kleurrijke dashboards leveren niet per definitie betere beslissingen op! In essentie zijn hier drie gebieden te onderscheiden: a- Strategisch keuzes: de beoordeling door senior management van stuurparameters voor de onderneming. Met de urgentie om de managementinformatie te laten voldoen aan hedendaagse eisen en resultaten te vergelijken met deze parameters. b- Tactische afwegingen: het ontwerpen, ontwikkelen en beheer van rapportages. Dit betreft ook de interne processen, de definities van de parameters en de rol van medewerkers bij de benodigde managementinformatie. De datakwaliteit komt aan de orde en er moet helder worden wat de regels zijn voor het verbeteren (en borgen) van datakwaliteit en dataprocessen. c- Operationele uitvoering: het feitelijke bouwen (productie) en distributie van rapporten, dashboards en eerdergenoemde KRI’s/KPI’s (de kritische resultaat en prestatie indicatoren). Dit betreft het gebruik van rapporten, scorecards en dashboards. De ervaring leert, ook in de praktijk van Linio, dat er in hoofdzaak zes stappen nodig zijn om de decision making voor managers fundamenteel te verbeteren, rekeninghoudend met deze drie niveaus. Ongeacht de omvang van het bedrijf, de sector of branche en toepasselijk voor elk managementniveau. Belangrijk: om het even welke softwareapplicaties, analyse tools of technische systemen men in het bedrijf gebruikt! 7 White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1 Linio – New Interim Solutions ©
  • 8. Bij al deze stappen hebben we een belangrijk doel voor ogen, namelijk: ‘Have the right information available throughout the organisation, for the right staff, at the right moment, in the correct format, to manage the company in the preferred direction.’ 1- Vaststellen welke stuurparameters voor de business gelden (KPI’s en KRI’s): a. Bepalen van relevante stuurparameters voor de onderneming. b. Bewustzijn over het belang van ‘Nice-to-Know vs. Need-to-Know’. c. Afstemmen met senior management welke business drivers geldig zijn. d. Definiëren van de business case, opstellen van een plan-van-aanpak en afspreken van verwachtingen. Toewijzen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 2- Analyse, beoordelen en aanpassen van noodzakelijke data (o.a. data audit): a. Uitvoeren van een data audit of quick scan. b. Beschikbaarheid bepalen van relevante data. c. Werkzaamheden voor het verbeteren van datakwaliteit en dataverrijking. 3- Processen vaststellen/verbeteren: a. Optimaliseren van dataprocessen: advies over verbeteren van dataprocessen en datakwaliteit, alsmede het borgen van datakwaliteit. b. Listmanagement: querying en selectiewerk database omgevingen (o.a. marketing en supply chain). Afstemmen waar men deze activiteiten uitvoert en wie dit doet. c. Gerelateerde activiteiten (door derden): advies en inrichting van ETL, DWH, datamarts (incl. architectuur). 4- Organisatie: a. Structureren van huidige rapportages (‘Reporting Grid’). b. Organiseren van een Reporting Council of rapportageteam, ook wel Business Intelligence Competence Center genoemd. c. Bewaken van processen, rollen en verantwoordelijkheden. d. Projectbegeleiding van alle activiteiten binnen deze zes stappen. e. Outsourcing of insourcing: dit geldt als een mogelijk alternatief bij beperkte interne deskundigheid of ontbrekende resources. 5- Inrichten rapportageproces en beheer, plus opzetten van effectieve rapportages: a. Definities (+ borgen!) van parameters, data en informatie binnen IT/Business. b. Ontwerpen, ontwikkelen en implementeren van rapportages en (marketing) management dashboards: prototyping, ontwikkeling en productie. c. Bepalen wie rapporten bouwt, wijzigt, gebruikt. d. Huisregels voor het aanpassen van standaard rapportages (KRI’s en KPI’s, dashboards, scorecards) en creëren van nieuwe rapporten. e. Toegangsregels voor data: autorisatie. f. Naamgeving, categorieën e.d. g. Borging van oplossingen binnen het bedrijf en versiebeheer. h. Verzendlijstbeheer en distributie van rapportages. 6- Interne communicatie rond Information Management: a. Verkrijgen van ‘user acceptance’ in de gehele organisatie. b. Bewustmaking van veranderingen: welke rapportages gebruikt men nu, wat zijn de beperkingen, welke onderwerpen zijn hierbij te verbeteren en welke wijzigingen mag men verwachten. c. Managen van interne veranderingen: hulp inroepen van ‘interne ambassadeurs’, presentaties door senior management en super-users, die verbeteringen en voordelen van de veranderingen op operationeel niveau verduidelijken. 8 White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1 Linio – New Interim Solutions ©
  • 9. Wat zijn de concrete voordelen van deze aanpak? En welke verbeteringen zijn er te bereiken? Financiële voordelen – Quick Win’s en tastbare resultaten  ICT investeringen en kosten kunnen verminderen: o Beperking van directe kosten door beperking van werkzaamheden binnen de ICT afdeling; vragen over ad-hoc rapportage en verzoeken voor speciale rapporten worden immers niet langer bij ICT geaccepteerd. o Lagere indirecte kosten door minder interne discussies over definities en inhoud van rapportages: eenduidigheid en consistentie van de benamingen en begrippen zoals men die in verschillende rapporten, overzichten en dashboard gebruikt. Dit geldt niet alleen voor ICT medewerkers maar juist ook aan de ‘business kant’ (de gebruikers van deze informatie; sales, service, marketing, operations enz.)  Lagere kosten door minder ‘foute rapportages’ en elimineren van inefficiënte rapportages: o Met het bewaken van ‘de juiste rapportages’ zal er minder energie besteed worden aan onnodige, overbodige informatie. Dat is tijdswinst, dus een besparing! o Door accurate en betrouwbare informatie is er minder risico dat men onjuiste beslissingen neemt.  Snelle, efficiënte rapportages: KPI’s-KRI’s, dashboards en scorecards: o Door het beter stroomlijnen van rapportages zal de gewenste informatie op het juiste moment, in het juiste formaat en bij de juiste managers beschikbaar kunnen zijn. o Minder wachttijden voor gebruikers en belanghebbenden van rapportages; met name bij het creëren van nieuwe rapporten en bij wijzigingen/verbeteringen van bestaande.  Verminderde afhankelijkheid van ‘Excel Ridders’ en handmatige rapportages: o Als er duidelijke keuzes zijn gemaakt voor specifieke rapportages (en men weet deze discipline te bewaken), dan moet het ook duidelijk zijn welke rapportages niet langer nodig zijn. Gevolg hiervan is dat er minder noodzaak is aanvullende overzichten (bijvoorbeeld in Excel) samen te stellen en deze te distribueren. Accuratesse en functionaliteit van het Management Informatie Systeem  Relevante, actuele data is beschikbaar voor een omvangrijke groep gebruikers: o Naast rapportages en dashboards kunnen ook met ad-hoc queries gerichte analyses worden uitgevoerd: typische ‘what if’ scenario’s en bepaalde projecties. o Uiteenlopende gebruikers hanteren identieke en uniforme informatie: dat is een must om naar klanten, leveranciers en stakeholders (financiers!) een professionele uitstraling te bereiken en te behouden.  Blijvend oplossingen: o Verbetering van datakwaliteit en betrouwbare data: dit is een essentieel onderdeel van een robuust en professioneel management informatie systeem. o De autoriteit van de Reporting Council vomt de basis voor een duurzaam, betrouwbaar informatie systeem, dat wijzigbaar is binnen de grenzen van structuur en processen als de (commerciële) bedrijfsomstandigheden dat vereisen. o Ook met de toenemende vraag naar mobiele informatie (op smart phones) kan de Reporting Council samen met ICT werken aan verdere professionalisering van accurate management informatie die elk moment (24/7) beschikbaar is. Concurrentievoordeel  Geavanceerde analytische intelligentie: o Betere datakwaliteit en grotere accuratesse van informatie maakt het mogelijk meer en scherper inzicht te verkrijgen uit het managementinformatie systeem. Daarbij hoeft de blik niet achterwaarts te zijn maar kan juist een intelligente projectie in de toekomst liggen. 9 White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1 Linio – New Interim Solutions ©
  • 10. o Strategische en operationele beslissingen kunnen sneller worden genomen als gewenste informatie snel en betrouwbaar beschikbaar is. Als dat op elk managementniveau mogelijk is, t.o.v. concurrenten die dat minder goed georganiseerd hebben, dan kan men spreken van een duidelijk concurrentievoordeel. o Voor klanten betekent correcte informatie minder ergernis en hogere betrouwbaarheid van de onderneming in algemene zin: een en ander zal resulteren in hogere klantentevredenheid. Linio wil graag een rol spelen bij het verbeteren van Information Management Deze White Paper is gebaseerd op ruime ervaring met informatiemanagement bij verschillende bedrijven, zowel B2B als B2C. Linio wil deze kennis delen met anderen, om bewustwording te creëren van het begrip 'Nice to Know vs. Need to Know' en te helpen met de juiste aanpak. Over Linio – New Interim Solutions © Linio is een onafhankelijk bedrijf dat zich onder andere richt op Information Management, met als doel het verbeteren van Management Decision Making. Vanuit een brede internationale ervaring heeft Linio een praktische kijk op deze materie. Zonder een voorkeur uit te spreken voor softwareapplicaties, analysetools of andere ‘technische kunstjes’: het (commerciële) succes van de onderneming en het functioneren van het management staat voorop. Of het nu gaat over Business Intelligence of Marketing (Customer) Intelligence. Linio denkt mee vanuit de business doelstellingen: de technische oplossing is een hulpmiddel om die doelen te bereiken. Het faciliteren van de juiste 'gereedschappen' voor managers, om betere beslissingen te nemen en daarmee de onderneming of het bedrijf (profit, non-profit of not-for-profit) effectiever te besturen. Dat is waar Linio voor staat! Neem voor meer informatie contact op met Peter Reij: 06 4285 4983 (email naar peterreij@linio.nl) www.linio.nl 10 White Paper´Nice to Know vs. Need to Know’ – Deel 1 Linio – New Interim Solutions ©