1. Metodologia projektowa
Urząd Marszałkowski w Łodzi
Departament ds. PO Kapitał Ludzki
Instytucja Pośrednicząca

2. Plan prezentacji
Czym jest projekt w ramach PO KL?
Jak dobrze zacząć pracę?
Fazy tworzenia projektu – cykl życia projektu
Techniki planowania i analizy
Analiza sytuacyjna – weryfikacja dostępnych danych
Identyfikacja i diagnoza problemów
Konstruowanie celu głównego i celów szczegółowych
Ścieżka wniosku
1

3. Czym jest projekt?
2

4. Tworzenie projektu
Każdy projekt zaczyna się od pomysłu
Projekt dobrze przemyślany
i umotywowany ma większe szanse
powodzenia
Konieczne jest sprecyzowanie celu, jaki
chcemy osiągnąć poprzez nasze działanie
Cele projektu muszą być zbieżne z
założeniami Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki i ściśle związane z jego
celami
3

5. Czym jest projekt?
Zorganizowany, Zmierzający do Wynik musi być
ułożony w czasie ciąg osiągnięcia konkretnego konkretny
wielu działań wyniku/celu i mierzalny
Adresowany do
wybranych grup Musi mieć określony
PROJEKT początek i koniec
odbiorców
Wymagający
zaangażowania
środków rzeczowych,
ludzkich i finansowych
4

6. Cykl życia projektu
W toku realizacji projektu wyodrębnić można
4 fazy życia projektu:
Faza Faza Faza Faza
Identyfikacji Planowania Realizacji Ewaluacji
Cykl życia
projektu
5

7. Faza identyfikacji
Faza
identyfikacji
Rozpoznanie Problem Wskazanie Identyfikacja
„rzeczywistej społeczny opisany odpowiedzi na odbiorców
potrzeby” – szczegółowo, istniejące i uczestników
problemu, dla z użyciem problemy i środki projektu
którego rozwiązania konkretnych danych prowadzące
przyczyni się projekt i źródeł ich do pożądanych
pochodzenia zmian
6

8. Faza Identyfikacji Definiowanie problemu
Odpowiadamy na kluczowe pytania:
Na czym polega problem?
Co jest przyczyną problemu?
Ilu i jakich osób dotyczy zaistniały problem?
Na jakim terenie występuje niepożądana sytuacja?
Dlaczego problem należy usunąć?
Po odpowiedzi na te pytania wiemy:
Dlaczego staramy się o dofinansowanie?
Warto rozważyć posłużenie się narzędziami wspomagającymi
porządkowanie informacji np. analiza SWOT
7

9. Faza Identyfikacji Definiowanie problemu
Przykładowe odpowiedzi na kluczowe pytania:
Słabe wyniki w nauce uczniów z terenu małej gminy wiejskiej
Dysproporcje w poziomie edukacji szkolnej pomiędzy obszarem
wiejskim a miejskim oraz brak oferty zajęć pozalekcyjnych w gminnych
szkołach, brak środków finansowych oraz rozwiniętej infrastruktury
oświatowej
Problemem dotknięta jest duża część uczniów szkół
Niepożądana sytuacja występuje na terenie jednej, małej gminy
wiejskiej
Rozwiązanie problemu jest konieczne, aby uczniowie osiągali lepsze
wyniki w nauce i dzięki temu zdobywali lepsze wykształcenie, co
pomoże zwiększyć dochody, zmniejszyć poziom bezrobocia w gminie
8

10. Faza Identyfikacji Analiza SWOT
Analiza SWOT to jedna z najczęściej stosowanych technik
planowania i analizy. Służy do porządkowania informacji.
S (Strengths) – mocne strony W (Weaknesses) – słabe strony
wszystko to co stanowi atut wszystko to co stanowi
analizowanego obiektu słabość, wadę analizowanego
obiektu
O (Opportunities) – szanse T (Threats) – zagrożenia
wszystko to co stwarza dla wszystko to co stwarza dla
analizowanego obiektu szansę analizowanego obiektu
korzystnej zmiany niebezpieczeństwo zmiany
niekorzystnej
9

11. ĆWICZENIE I Definiowanie problemu
Podział na 4 grupy po 5 osób
Czas trwania 20 minut
Opis ćwiczenia:
Dokonaj analizy i zdefiniuj problem na postawie przedstawionego
poniżej opisu.
Na terenie małej gminy wiejskiej znajdują się 4 szkoły podstawowe oraz
gimnazjum. Przez gminę nie przebiegają żadne ważne szlaki komunikacyjne,
turystyczne. W gminie nie funkcjonuje ośrodek kultury, brak jest również innej
instytucji o charakterze kulturalnym lub edukacyjnym. Funkcjonuje jedna, słabo
wyposażona biblioteka publiczna. W gminie nie ma również klubu sportowego.
Mieszkańcy gminy to wielodzietne rodziny, o niskim dochodzie na osobę,
zajmujący się rolnictwem. Młodzież z gminy po ukończeniu gimnazjum wybiera
najczęściej szkoły zawodowe, nieliczni dostają do szkół średnich oraz na studia.
Na terenie gminy bardzo trudno jest uzyskać dostęp do Internetu.
Dzieci i młodzież poświęcają wakacje oraz wolny od nauki czas na pomoc
w gospodarstwach. Nieliczni mają możliwość wyjazdu poza teren powiatu.
10

12. Faza planowania
Cele powinny wynikać
Problemy z problemów i być na
nie odpowiedzią
Cele powinny się
Cele PO KL Cele bezpośrednio
przekładać na
działania, a te na
rezultaty
Działania Rezultaty związane są
bezpośrednio z efektami
projektu, np. liczbą osób,
które nabyły nowe
kwalifikacje. Powinny
zostać przedstawione
Rezultaty / w podziale na twarde
efekty i miękkie
Zgodność rezultatów
z działaniami i celami
jest jednym z
najważniejszych etapów 11
oceny projektów

13. Faza Planowania Faza planowania
Faza
planowania
Ma zapewnić Ma zaowocować Ma określić
spójne jasno koszty konieczne
skonstruowanie sprecyzowanymi dla zrealizowania
celu zadaniami zadań
Efekty fazy planowania
Sporządzony Opis działań Harmonogram Wniosek
budżet projektu podejmowanych realizacji projektu
w projekcie PO KL
12

14. Przykłady Faza planowania
Dobry przykład
CEL
Zwiększenie szans edukacyjnych z zakresu języka
angielskiego wśród 200 uczniów Szkoły
Podstawowej nr 1 w Nepomucenowie przez okres
24 miesięcy.
REZULTAT
200 uczniów poprawi wyniki w nauce języka
obcego o 1 punkt.
190 uczniów, którzy zdadzą egzamin
z j. angielskiego na poziomie A2.
13

15. Przykłady Faza planowania
Zły przykład
CEL
Zwiększenie szans edukacyjnych z zakresu języka
angielskiego wśród 200 uczniów Szkoły
Podstawowej nr 1 w Nepomucenowie przez okres 24
miesięcy.
REZULTAT
450 godzin lekcyjnych z j. angielskiego
200 uczniów wzięło udział w zajęciach z j.
angielskiego
14

16. Faza Planowania Rama logiczna projektu
Podstawowym narzędziem używanym do planowania
projektów i zarządzania nimi jest RAMA LOGICZNA.
Rama logiczna to efektywna technika umożliwiająca
identyfikowanie i analizowanie problemu, a także definiowanie
celów oraz działań, które należy podjąć, by te problemy rozwiązać.
FAZA I FAZA II
Analiza obecnej sytuacji, by Idea projektu jest rozwijana
stworzyć wizję pożądanej w szczegółach operacyjnych
sytuacji oraz wybrać strategię
osiągnięcia tej wizji
15

17. Faza Planowania Rama logiczna projektu
FAZA ANALIZY FAZA PLANOWANIA
ANALIZA PROBLEMU RAMY PROJEKTU
Identyfikacja uczestników, ich kluczowych Definiowanie struktury projektu, test jego
problemów, przeszkód i możliwości, określenie wewnętrznej logiki, formułowanie mierzalnych
związków przyczynowo-skutkowych. celów, definiowanie środków i kosztów
ogólnych.
ANALIZA CELÓW PLAN DZIAŁANIA
Ustalenie celów na podstawie Określanie kolejności i współzależności
zidentyfikowanych problemów, określenie działań, określanie czasu ich trwania,
środków do zakończenia związków. ustalenie kamieni milowych i przydzielenie
odpowiedzialności.
ANALIZA STRATEGICZNA PLANOWANIE ZASOBÓW
Określenie różnych strategii do osiągnięcia Od planu działań, rozwijanie planów wkładu
celów, definiowanie głównych celów (cele oraz budżetu.
ogólne i cele projektu).
16

18. Faza Planowania Analiza problemu
Istota projektu
Projekt tworzy się po to, aby odpowiadał
na problemy beneficjentów.
Prawidłowo zaplanowany projekt odpowiada na rzeczywiste
potrzeby odbiorców.
Istota problemu
Przedstawiamy zwięzły opis sytuacji, który jak najlepiej
zobrazuje specyfikę problemu.
Wskazujemy i opisujemy obszar oraz ludzi, których
problem dotyczy
Tworzymy drzewo problemów - prezentujemy negatywne
aspekty istniejącej sytuacji
17

19. Faza Planowania Analiza celów
Technika służąca:
Opisowi przyszłego stanu rzeczy, który zaistnieje po
rozwiązaniu problemów
Identyfikacja potencjalnych rozwiązań
Przekształceniu aspektów negatywnych w pozytywne
Analiza celów przedstawia pozytywne aspekty pożądanej
przyszłej sytuacji w postaci drzewa celów.
Drzewo celów to pozytywne lustrzane odbicie drzewa
problemów i polega na przeformułowaniu
problemów na cele.
18

20. Faza Planowania Analiza celów
PROBLEM CEL
Niskie oceny uczniów Poprawa wyników
z egzaminów końcowych z egzaminów końcowych
w szkole podstawowej uczniów szkoły
podstawowej
Niski wskaźnik aktywności Wzrost wskaźnika
zawodowej osób do 25. aktywności zawodowej
roku życia osób do 25. roku życia
19

21. Faza Planowania Analiza celów
Cele projektu powinny spełniać kryteria S M A R T
Kryteria
SMART
S M A R T
(Simple) (Measurable) (Assesable) (Realistic) (Time-bound)
konkretne mierzalne mierzalne realne do określone
i proste ilościowo jakościowo osiągnięcia w czasie
20

22. Faza Planowania Analiza celów
Prawidłowo sformułowany cel ogólny projektu:
Podniesienie posiadanych kompetencji informatycznych w ramach
obsługi oprogramowań graficznych do poziomu zaawansowanego
użytkownika u 100 uczestników projektu do końca 2009 r.
Prawidłowo sformułowane cele szczegółowe projektu:
1. Podniesienie umiejętności obsługi oprogramowania graficznego
"XXX" o co najmniej 80% u 100 uczestników projektu,
2. Podniesienie o co najmniej 70% wiedzy u 100 uczestników
projektu z zakresu umiejętności wykorzystywania
innowacyjnych przyrządów informatycznych do projektowania
wirtualnego,
3. Podniesienie o co najmniej 80% umiejętności u 100 uczestników
z zakresu obróbki i korekty zdjęć przy użyciu programu "XXX".
21

23. Faza Planowania Analiza strategii
Analiza strategii polega na:
selekcji strategii, które będą używane do osiągnięcia
pożądanych celów
podjęciu decyzji, które z celów zostaną ujęte w projekcie,
a które z nich nie będą osiągane poprzez realizację projektu
ustaleniu i sformułowaniu celu ogólnego projektu
22

24. ĆWICZENIE II Problem i cel projektu
Podział na 4 grupy po 5 osób
Czas trwania 20 minut
Opis ćwiczenia:
Na podstawie dokonanej w Ćwiczeniu I analizy problemu dokonaj
analizy celów, strategii i wskaż cel ogólny i cele szczegółowe
projektu.
23

25. Faza Planowania Matryca logiczna
W wyniku przeprowadzonych analiz otrzymujemy wstępną
koncepcję projektu, która określa uwarunkowania społeczne
i gospodarcze, definiuje wszystkie podmioty, które mają
bezpośredni lub pośredni wpływ na projekt, identyfikuje
potencjalną grupę docelową projektu, przedstawia propozycje
rozwiązań po dokonaniu weryfikacji i wyboru strategii działania.
Wstępna koncepcja projektu przekładana jest na matrycę
logiczną projektu, która jest jednym z najważniejszych narzędzi
stosowanych na etapie przygotowania wniosku projektowego.
24

26. Faza Planowania Matryca logiczna
Opis Źródła
Wskaźniki Założenia
projektu weryfikacji
Cel ogólny
Cele projektu
(szczegółowe)
Rezultaty
Działania
25

27. Faza Planowania Matryca logiczna
Logika pozioma dotyczy pomiaru efektów projektu oraz
zasobów wykorzystanych do jego realizacji poprzez określenie
wskaźników pomiaru oraz źródeł, dzięki którym pomiar będzie
weryfikowalny
Logika pionowa określa, co projekt ma realizować, wyjaśnia
związki przyczynowe oraz określa założenia i potencjalne
problemy mające wpływ na projekt, ale od niego niezależne
26

28. Faza Planowania Matryca logiczna
Szersze cele sektorowego lub narodowego programu,
Cel ogólny do którego projekt ma wnosić wkład przyczyniając się
do realizacji priorytetów programu operacyjnego
Cele Trwałe korzyści dostarczane adresatom w wyniku
projektu realizacji projektu
Mierzalne, bezpośrednie korzyści dostarczane
Rezultaty
przez projekt dla jego odbiorców
W jaki sposób korzyści projektu będą dostarczane
Działania
adresatom projektu
27

29. Faza Planowania Matryca logiczna
Opis Źródła
Wskaźniki Założenia
projektu weryfikacji
Obiektywnie weryfikowalne Kiedy wskaźniki są Czynniki zewnętrzne,
wskaźniki opisują cele sformułowane, powinno jakie muszą zaistnieć
projektu w mierzalnych zostać określone źródło w odniesieniu do celów
kategoriach i zapewniają informacji i sposób zbierania projektu, aby możliwe było
podstawy dla mierzenia danych. osiągnięcie celu ogólnego.
wydajności. Określony Należy określić:
Należy uwzględnić jakie
wskaźnik powinien format, w którym informacja czynniki zewnętrzne mogą
uwzględniać ilość, jakość, powinna być udostępniona to utrudnić lub uniemożliwić.
czas oraz lokalizację. (np. raporty, statystyki
Stanowią podstawę oceny z projektu)
wykonania zakładanych
kto powinien dostarczać
w projekcie celów.
informacje
częstotliwość sporządzania
informacji 28

30. Faza realizacji
Zaczynasz działać!
Faza realizacji
Uruchomienie Najczęściej to Zarządzanie Kontrola Konieczność
i realizacja tutaj przyznane finansowe finansowa – prowadzenia
projektu zostaje projektem – może ją działań
zgodnie dofinansowanie konieczność przeprowadzić sprawozdawczych
z założeniami utworzenia instytucja, dotyczących
i złożonym rachunku która realizowanego
wnioskiem bankowego i przyznała projektu
zabezpieczenia dotację albo
realizacji inna instytucja
umowy uprawniona
29

31. Faza ewaluacji
Faza ewaluacji
Ewaluacja Wymaga cofnięcia
polega na się do etapu
badaniu identyfikacji
i monitorowaniu i sprawdzenia czy
rezultatów skutki naszego
projektu działania (rezultaty
projektu) są zgodne
z tym co
identyfikowaliśmy
na początku pracy
z projektem
30

32. Faza Ewaluacji Rodzaje ewaluacji
Rodzaje ewaluacji:
ex-ante – dokonywana przed rozpoczęciem projektu
on-going – przeprowadzana w trakcie realizacji projektu
ex-post – dokonywana po zakończeniu projektu
Narzędzia ewaluacji:
ankieta
analiza dokumentacji
wywiad
obserwacja
31

33. Ścieżka wniosku
32

34. Ścieżka wniosku
Złożenie wniosku w Punkcie Przekazanie wniosku do
Informacyjnym PO KL Wydziału Obsługi Projektów
Poinformowanie beneficjenta listownie Ocena formalna wniosku
Poinformowanie beneficjenta listownie Ocena merytoryczna wniosku
Przesłanie PRAWIDŁOWYCH załączników Przygotowanie umowy
Podpisanie umowy
Wypłata środków
Wniesienie zabezpieczenia
33

35. Podsumowanie
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
1. Nie rozpoczynamy pracy od wypełniania Generatora Wniosków
Aplikacyjnych.
2. Pracę zaczynami od opracowania projektu, który jest punktem
wyjściowym do wypełnienia GWA.
3. Dobry projekt musi opierać się na dobrze zidentyfikowanym
problemie oraz na poprawnie sformułowanych celach.
4. Twój projekt musi zakończyć się konkretnym, mierzalnym efektem,
który rozwiąże problem – przyczynę powstania projektu.
34

36. Źródła informacji
Podręcznik zarządzania cyklem projektu
Podręcznik zarządzania projektami miękkimi
Poradnik projektodawcy. Praktyczne
aspekty realizacji projektów EFS
www.pokl.lodzkie.pl
www.efs.gov.pl
35

37. Dziękuję za uwagę